DEPARTAMENTO DE INGRESOS

EXTRAORDINARIOS ENES
UNAM MORELIA

Manual de
Procedimientos del
Departamento de
Ingresos Extraordinarios
Enes Morelia
Presentado por: Ingeniero Industrial Alberto Ortiz
Corza

Introduccin
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la
descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las
funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas.
Dentro de este manual se abordaran los temas relacionados a las
polticas de calidad y normas establecidas por parte de todos los
responsables de los procesos aqu presentados, desde los alumnos y las
reas generadoras hasta el departamento de ingresos extraordinarios de
la ENES UNAM Morelia.
Como principales reas de aplicacin, y teniendo de manera central al
departamento de Ingresos Extraordinarios, se tendrn a todas las reas
generadoras como CIEM, REDEC, MEDIATECA, Centro Cultural,
Laboratorio de Microscopia, COESI, entre otras reas generadoras de
ingresos extraordinarios no mencionadas aqu.
La importancia de la realizacin de este manual de procedimientos surge
por las constantes evaluaciones por parte de auditoras al rea
administrativa referentes a los ingresos extraordinarios y la falta de
conciliacin de estos dentro de fechas requeridas, es por tanto de gran
importancia poder demostrar a travs de la gestin enfocada a
procesos, que este manual estar comprendiendo, que todas las reas
somos parte de un solo proceso con un fin en especfico y que los
errores observados dentro de auditoria no son nica y exclusivamente
responsabilidad de la secretaria administrativa, como si de un proceso o
departamento a parte se tratara.
Es tambin importante que las reas generadoras y el departamento de
Ingresos Extraordinarios revisen y actualicen constantemente los
procedimientos, polticas y normas aqu establecidas para que estas se
adapten al constante cambio que existe en la UNAM campus Morelia, al
ser este un campus en proceso de crecimiento, para esto deber
establecerse una estrategia de mejor continua, como el circulo de
Deming, que permita la verificacin constante del alcance de los
objetivos y crear las modificaciones necesarias para lograrlos.
Al ser todos parte un mismo proceso que va desde la capacitacin hasta
la captacin de ingresos para la UNAM campus Morelia, se debe
entender y aclarar que no puede existir importancia mayor para ninguna
de las partes participantes, es decir estos procedimientos no pueden

dividirse para otorgar una importancia mayor a ningn rea, puesto que
todas las reas participantes son parte de un mismo proceso, se debe
buscar un equilibrio que permita a todas las reas actuar en tiempo y
forma debidas para alcanzar todos sus objetivos tanto individuales como
grupales y a su vez atender y corregir las observaciones por parte de
auditoria.

Objetivos y Alcances.
Objetivos.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar
su alteracin arbitraria.
Simplificar la responsabilidad por fallas o errores.
Facilitar las labores de auditora.
La evaluacin del control interno y su vigilancia, que tanto los
empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando
adecuadamente.
Reducir los tiempos al aumentar la eficiencia general.
Crear un documento que auxilie en el futuro a reducir la curva de
aprendizaje en la capacitacin de nuevo personal del rea de ingresos
extra ordinarios de la ENES UNAM Morelia.
Establecer un organigrama que permita diferenciar a los responsables y
sus auxiliares o iguales de cada etapa.

reas de Aplicacin y/o Alcance de los Procedimientos.

Area de
Areas
Generad
oras
Ingresos
Extra UNAM ENES Morelia
Ordinarios
Grfico 1. reas de aplicacin y su comunicacin

En el grafico 1, se puede observar que las reas generadoras necesitan

del departamento de Ingresos extra ordinarios para funcionar y
complementar sus procedimientos, a su vez se da a notar que la razn
de ser del rea de ingresos extra ordinarios son las reas generadoras
de la UNAM ENES Morelia ambas reas pertenecientes a esta ltima. De
igual forma se puede observar que el flujo de informacin es constante
entre ambas y es en ambas direcciones pues en trminos generales,
sino existe una peticin de fichas de depsito de las reas generadoras a
Ingresos extraordinarios, estos no pueden captar el recurso de la forma
debida y si ingresos extraordinarios no cumplen con la conciliacin del
dinero captado en los cursos las reas generadoras no logran su objetivo
de ingresar recurso a la ENES UNAM Morelia.
Por tanto el alcance de este documento y sus procedimientos que aqu
sern descritos son nica y exclusivamente, todos aquellos en que las
reas generadoras y el rea de ingresos extra ordinarios participan de
manera conjunta para alcanzar los objetivos de la UNAM ENES Morelia.
De ahora en adelante se tratara cada captulo haciendo referencia de
manera nica a un rea generadora, su participacin con el rea de
ingresos extraordinarios, las polticas y normas establecidas para el
proceso y los responsables que en l participan, as como la

presentacin del flujograma y las estrategias de mejora continua que se

tomaran para alcanzar los objetivos y adaptar el proceso de forma
continua a la creciente demanda que tiene la UNAM ENES Morelia y a las
observaciones e instrucciones por parte de auditoria a los
procedimientos de ingresos extraordinarios, de forma que ambas reas
terminen trabajando de forma conjunta para alcanzar los objetivos de
ambos lados del proceso.

Captulo 1. CIEM
Definicin y actividades del CIEM.
Objetivos del CIEM.
Polticas y Normas del CIEM.

a Generacin de referencias bancarias:

El rea de Ingresos Extraordinarios generar con periodicidad mensual, la
cantidad de referencias bancarias que le soliciten las reas generadoras con los
importes y conceptos indicados.
Dichas referencias se harn llegar a las reas generadoras solicitantes, quienes
sern las encargadas de ponerlas a disposicin de los interesados
entregndolas de manera personal, realizando envo directo a travs de correo
electrnico y/o a travs de sistemas de registro (CIEM).

Las fichas que no hayan sido pagadas al da 25 de cada mes sern canceladas.

b Recepcin de pagos
El depsito a la referencia bancaria deber realizarse dentro de las 48 horas
posteriores a que la misma fue recibida. Dicha leyenda se mostrar en el texto
del correo de envo y en el formato impreso de la referencia.
Durante el periodo que se mantenga abierta la convocatoria correspondiente,
cada uno de los interesados deber entregar en el rea de Ingresos
Extraordinarios el comprobante de depsito bancario por el pago de la
referencia.
Al recibir el comprobante bancario, el rea de Ingresos Extraordinarios emitir
el CFDI con el objetivo de entregar al interesado un comprobante de pago
oficial. El interesado deber incluir dicho CFDI a su expediente, y lo entregar
al rea generadora para finalizar su trmite de registro.

Registro y conciliacin de operaciones

Con la finalidad de registrar los pagos en el mismo mes calendario en que son
recibidos, el interesado entregar el comprobante de depsito en el rea de
Ingresos Extraordinarios y sta a su vez, generar el CFDI correspondiente.
Este proceso garantizar que las referencias bancarias emitidas sean pagadas
y registradas en el mismo mes, haciendo posible el puntual entero a las
instancias correspondientes de los ingresos captados y dndole posibilidad a la
Dependencia de disponer de los recursos obtenidos.
Preguntas a resolver:
Qu sucede con todos aquellos que no pueden entregar la ficha en horarios de
oficina?
-Por ejemplo con aquellos que solo pueden asistir los sbados y solo pueden
asistir los sbados como recibimos su ficha.
Qu poltica de devolucin existe, has que momento del curso se puede pedir
una devolucin?
Qu sucede con todos aquellos que pagan o entregan fichas de pago fuera de
convocatoria?

Qu estrategia, normas e instrucciones se pueden seguir para estratificar los

tiempos y cantidad de trabajo dado los nuevos estndares de trabajo
impuestos por auditoria?
-Al entregar un CFD por alumno los tiempos de trabajo se han disparado al
doble para el proceso de captura de fichas.