Carta de cobranza

Carta de cobranza
La cobranza en redaccin est constituida por una serie de cartas,
diferentes en tono y conducentes a obtener el cheque que cancele una
cuenta vencida./ Serie de cartas para lograr el cobro de un saldo pendiente.
Objetivos:
1- cobrar una cuenta vencida.
2- Preservar la simpata, amistad y buena voluntad del cliente o deudor.
Factores que aseguran el xito:
1- Conocimiento amplio del cliente. (facilita la posibilidad de
brindarle extensiones en su plazo de pago cuyo negocio ha sido
afectado por un siniestro, o una baja en su rendimiento por
circunstancias temporales.)
2- Programa sistemtico de cobranza. (serie de cartas que se envan
peridicamente al cliente moroso. Los perodos pueden ser de 15
o de 20 das, que es el plazo normal para que se realicen las
labores administrativas de correspondencia, trmites bancarios , y
el tiempo que tomara el servicio de correos).
3- Tono adecuado.(trato cordial porque se pretende mantenerla
buena voluntad del cliente.
Etapas: 1- notificacin amistosa (transcurridos los primeros das
siguientes al vencimiento de una factura. Suponemos que pas
por alto su pago), 2- segunda notificacin (tentativa de recordar al
cliente su obligacin vencida. Un poco de presin en el tono),3discusin (conseguir el cheque o romper el silencio del cliente.
Solicitud imperiosa de explicacin), 4-ultimtum (medida de
fuerza. Tono imperativo; amenaza de accin legal en Notificacin
amistosa, generalmente se usa una tarjeta impresa, ya que el
mensaje es breve y de naturaleza estrictamente recordatoria.; 2carta circular: en la segunda notificacin, la cobranza apela a una
solicitud de pago y el mensaje es ms amplio; 3- carta personal:
las etapas de discusin y de ultimtum, requieren una carta
personal que dar al lector la impresin de que se posee especial
inters en ayudarlo a resolver su problema).Etapas propuesta por
otro autor (3 cartas):
1- recordar saldo vencido (estado de cuenta),
2- reiterar notificacin anterior.
Solicitar pago. Ofrecer oportunidad de refinanciacin.
3- referirse a notificaciones previas. Otorgar ltimo plazo para
pagar. Anunciar accin judicial.
FRASES MODELO
Primera notificacin

-Por la presente hacemos/queremos recordar a Uds. el vencimiento

de la factura N. del da...

Les rogamos verifiquen su estado de cuenta adjunto, dado que muestra un

importe pendiente a nuestro favor de $...Agradecemos se sirvan cancelar
este saldo a la brevedad.
Nos dirigimos a Uds. para recordarles que el da les enviamos nuestra
factura N, cuyo importe an no ha sido saldado.
Reiteracin de requerimiento de pago
-Nuevamente llamamos su atencin al saldo de su cuenta con nosotros por
la suma de $..., que venci el da
-Nos permitimos recordarles que an sigue sin saldar en su cuenta el
importe
-Les rogamos la pronta cancelacin de nuestra factura N de fecha..
-

Les agradeceramos, si no lo han hecho en el nterin, el envo de un

cheque por la cantidad correspondiente-Nos hemos dirigido a Uds. en
dos ocasiones anteriores para solicitarles el pago de nuestra factura
N de fecha.

-A pesar de la prrroga de pago que les hemos concedido, Uds. No han

atendido el pago pendiente.- Esta situacin nos preocupa
-

No dudamos que esta situacin sea ajena a su voluntad

Sin embargo, dado que ya han disfrutado de una prrroga comercial
considerable, les exigimos ahora nos hagan llegar su cheque hasta el
da a ms tardar.

-No podemos diferir por ms tiempo el cobro, ya que debemos cumplir

nuestros propios compromisos contrados con proveedores.
Ultimtum
-Lamentamos dirigirnos a Uds. en ltima notificacin para informarles que
nuestra factura N del sigue an pendiente de pago a pesar de nuestros
reiterados avisos.-Dado que la extensin de su crdito ya ha excedido toda
regla de crdito otorgado a un cliente, han puesto en serio riesgo su
prestigio crediticio.Si bien es nuestro deseo preservar nuestra amistad comercial en la medida
de lo posible, insistimos una vez ms que

. de no recibir el pago dentro de las prximas 72 horas, nos

veremos obligados a iniciar una a ccin legal

-Esperamos contar con su cooperacin para evitar tener que recurrir a

medidas ms drsticas en la proteccin de nuestros intereses.-Como
nuestra buena disposicin no ha sido correspondida por su empresa, nos
vemos obligados a iniciar acciones pertinentes.
-

Pasaremos el asunto a un abogado, cargndoles a Uds. todos los

gastos que se produzcan.-

Les rogamos que efecten el pago hasta el En caso contrario nos

veremos obligados a encargar la gestin del cobro a nuestro departamento
jurdico para que acte en la forma que estime procedente.En su vista de su negativa a cumplir sus obligaciones de pago pendiente
desde hace seis meses, no nos queda otra alternativa que recurrir a
procedimientos procesales. Ejemplos:
1-Notificacin amistosa.
2-Segunda notificacin.
a- Referencia saldo (recordar cuenta vencida)
b- solicitud pago (solicitar envo cheque).
Un cordial saludo, seor Castillo:
Nos agradara contar con su puntualidad de costumbre para el envo de su
cheque por su saldo vencido.
Hasta entonces.
Estimado seor Robles:
Nos habra gustado recibir sus cuotas de enero y febrero con la puntualidad
de costumbre.
Por tanto, apreciaremos se sirva cooperar en este sentidopara mantener su
bien ganado prestigio comercial.
Atentamente,
Estimado cliente:
Este es un simple aviso amistoso. Su cheque en pago de nuestra factura
N no ha llegado con la puntualidad de costumbre.
Atentamente, Estimados seores:
Por la presente queremos recordar a Uds. el vencimiento de la factura N
por $.... el da. .

Sin otro particular saludamos a Uds. muy atentamente,

3-Aclaracin (discusin)
a-Referencia carta anteriores.
c- Valoracin crdito.
d- Ofrecimiento cooperacin. d- Solicitud cheque-explicacin
4- Ultimtum
a-Referencia cartas
b-Extensin prrroga
c-Accin legal
d-Llamado cumplimiento.
Ejercicios:
1- Escribe una notificacin amistosa, sin repetir las que
aparecen en los ejemplos.
2- Tecno madera S.A. debe reclamar por tercera vez el pago de
su factura 3425 vencida 4 semanas atrs por $42.500 a
Tolex Ltda.., Cufr 2170, Dr. Santiago Lpez, 12700
Montevideo. Se trata de un cliente de aos con el cual
nunca hubo problemas y del cual saben, que a raz de un
incendio tuvo que reequipar su oficina. Ya les fue informado
que hasta no cobrar la totalidad del seguro no estaran en
condiciones de pagar. El asunto del seguro est siendo
litigado y puede extenderse a unos meses todava. Escribir
proponiendo fraccionar el pago en tres cuotas para ir
cobrando al menos algo.
3- Uru madera Ltda.., Mercedes 1821, 11200 Montevideo se
dirige a Centro Carpintero, Sr. Pedro Madera, Blanes 1021,
11200Montevideo en ltima notificacin , luego de no haber
recibido respuesta alguna a sus tres cartas anteriores,
reclamando el pago por US$ 1.800 correspondientes a la
factura 2934 del 04.12 Se da un plazo de 48 horas a partir
de la fecha antes de iniciar una accin legal.
Estimado seor Romero: Lo invitamos a dialogar nuevamente sobre el pago
de nuestra factura 4567 del 15 de junio.
Creemos que su crdito comercial es el mejor capital con que cuenta y que
debiera conservarlo. Por eso, le pedimos que nos haga conocer las
dificultades que han motivado la interrupcin de sus pagos.
Al recibo de su explicacin, estudiaremos la posibilidad de fraccionar su
deuda o de otorgarle alguna otra concesin dentro de un lmite comercial
justo.
Mientras tanto, apreciaremos el envo de su cheque o de alguna explicacin
hasta el 15 de agosto.
Cordialmente,

Cordial saludo, seor Barrales:

Pese a nuestros reiterados avisos amistosos, nuestra factura 3444de febrero
an se encuentra pendiente de pago.
Como quiera que la demora en su pago ha excedido cualquier trmino
prudencial y justo, creemos importante recordarle que est poniendo en
serio riesgo su prestigio crediticio.
No obstante este hecho, an estamos dispuestos a cooperar y le solicitamos
se sirva enviarnos su cheque a ms tardar hasta el 15 de abril. De no
hacerlo, nos veremos obligados a transferir su cuenta al Departamento
Legal.
Nos gustara contar con su cooperacin, seor, Barrales, para evitar tener
que acudir a tan desagradable procedimientos en la proteccin de su propio
crdito.
Hasta entonces.
Estimado seor:
Su cheque en pago a nuestra factura N 8612 vencida hace25 das, no ha
llegado con la puntualidad de costumbre.
En consecuencia, solicitamos nuevamente se sirva cooperar para regularizar
su cuenta con nosotros.
Atentamente,

Estimado seor Morales:

Llamamos nuevamente su atencin por el pago de la factura nmero 5644 y
lo invitamos a dialogar sobre el particular.
Creemos que usted desear conservar su buen crdito comercial, y es por
ello que le solicitamos se sirva hacernos conocer las dificultades o razones
que le han hecho posponer sus pagos.
Gustosos haremos un anlisis de su situacin financiera a efecto de otorgar
un fraccionamiento de su deuda o cualquier otra concesin, dentro de un
lmite comercial justo.
Mientras tanto, apreciaremos que nos haga llegar su chequeo una
explicacin de su demora a la brevedad posible.
Atentamente,
Estimado seor:

Lamentamos acudir a usted en ltima notificacin para informarle que

nuestra factura del 15 de julio an se encuentra pendiente de pago a pesar
de nuestros reiterados avisos.
Estar usted de acuerdo en admitir que la extensin de su pago ha excedido
a toda regla de crdito otorgado a un cliente en ocasin alguna y, por lo
tanto, creemos que ha puesto en serio riesgo su prestigio crediticio en
nuestra compaa.
Es nuestro deseo preservar nuestra amistad comercial en la medida de lo
posible por eso le solicitamos nos haga llegar su pago lo antes posible. De
no hacerlo, nos veremos obligados a transferir su cuenta al departamento
legal.
Esperamos contar con su cooperacin y evitar que acudamos a medidas tan
desagradables en la proteccin de nuestros intereses.
Atentamente,
Estimados seores:
Nuevamente llamamos su atencin al saldo de su cuenta con nosotros por la
suma de $... que venci el.
Les agradeceremos nos hagan llegar el cheque a la brevedad posible.
Saluda atentamente,
Estimados seores:
Nos hemos dirigido a Uds. en dos ocasiones anteriores para solicitarles el
pago de nuestra factura N .Al no haber recibido respuesta alguna,
estamos preocupados por esta situacin y si bien no dudamos que la
demora en hacernos llegar el pago sea debida a dificultades que est
atravesando su firma, quisiramos que nos informe acerca de las mismas.
De esta forma sera posible, dada la larga amistad que nos une, de estudiar
la forma en que eventualmente podramos cooperar con Uds..
Sin embargo, dado que ya han disfrutado de una prrroga comercial
considerable, les exigimos ahora que nos hagan llegar su cheque o en su
defecto una explicacin de su demora hasta el a ms tardar.
Saluda atentamente,
Estimados seores: Lamentamos tener que dirigirnos a Uds. en ltima
notificacin para informarles que nuestra factura del an se encuentra
pendiente de pago a pesar de nuestros reiterados avisos.
Dado que la extensin de su pago ya ha excedido a toda regla de crdito
otorgado a un cliente, Uds. han puesto en serio riesgo su prestigio crediticio
en nuestra compaa.

Si bien es nuestro deseo preservar nuestra amistad comercial en la medida

de lo posible, insistimos una vez ms que de no recibir elpago dentro de las
72 horas, nos veremos obligados a iniciar una accin legal.
Esperamos contar con su cooperacin y de esta manera evitar tener que
recurrir a medidas ms drsticas en la proteccin de nuestros intereses.
Atentamente,