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Microsoft Office Word 2013

Tema N 15

Correspondencia e Impresin con Word 2013


15.1. Combinar correspondencia: cartas, sobres y etiquetas
15.2. Impresin de documentos: vista preliminar, zoom,
seleccionar impresora y Opciones de Impresin,
configuracin de pgina, secciones.

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Capacidad del Tema

Aplica las herramientas bsicas para la creacin de Correspondencia e Impresin


en Word 2013

Conocimientos Previos

Qu es una Correspondencia?
Qu partes tiene una correspondencia?
Sabes cules son las herramientas que se utilizan para crear correspondencia
en un documento?

Conflicto Cognitivo

Cmo se podra generar una invitacin a un evento acadmico dirigido a 200


personas, teniendo el tiempo de 1 hora para enviarla a cada uno?

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15.1. COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA


Mediante la opcin Combinar correspondencia Word 2013 nos permite incluir
en un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los
datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo
escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se
encargar de generar los datos variables (los que cambian en cada carta
segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas
cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados
los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin
de etiquetas o recibos, la impresin de sobres, etc.

15.1.1. Conceptos previos


Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos
fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar
en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por
ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una
lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden
introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros
compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo
corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes
de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos
sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de
los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu
sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

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Se les mostrar un ejemplo de cmo utilizar esta funcin para enviar cartas,
para esto necesitaremos lo siguiente:
1 Carta redactada en Word
1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero
puedes utilizar otras opciones como Access o Outlook
El ejemplo consiste en l envi de una carta, ofreciendo los servicios de una
empresa de redaccin de documentos. Lo que haremos es que podamos
personalizar la carta con los datos de los destinatarios.
Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que
utilizaremos, en este caso, sern solo: Nombre, Direccin, Empresa, Profesin.

Imagen 1: Tabla de Datos

Tengan claro donde tienen guardado el archivo Excel.

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15.1.2. Pestaa Correspondencia


Una vez que tenemos la Base de Datos y el Documento principal podemos ir a
la Pestaa Correspondencia de Word y combinamos la BD con la carta

3
Imagen 2: combinacin con Documentacin actual

En el archivo del Documento principal, seguimos los siguientes pasos:


a) Ir a Combinacin de Correspondencia
b) Iniciar combinacin de correspondencia
o Seleccionamos asistente de correspondencia
c) Comenzamos con el asistente de correspondencia
o Seleccionamos el tipo de documento: Carta y siguiente
o Utilizar el documento actual y siguiente
o En escoger los destinatarios, clic en Utilizar una lista existente, y
presionamos el botn EXAMINAR. Aqu es donde buscamos nuestro
archivo excel.

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Despus al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldr una ventana como
esta:

Imagen 3: Para Seleccionar una Tabla

Presionamos aceptar si los datos estn en la hoja 1, sino, seleccionan la hoja


que corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que
registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, esto es ideal si solo quieres
enviar tu carta a algunas personas y no a todos.

Imagen 4: Combinando con la Base de Datos

Despus ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita,


procedemos a la asignacin de los campos, como campos entenderemos que se
refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.

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PARA ASIGNAR
CAMPOS EN
NUESTRA CARTA

Imagen 5: Asistente de Combinacin en el Documento

Clic en Ms Elementos, aparece una ventana que muestra los campos para
asignar, lo cuales puedes colocar en el documento al posicionarte sobre el
campo y luego INSERTAR. Si el campo no est insertado donde debiese en el
documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar.

Imagen 6: Listado de Campos

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Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma


<<Nombre>>, es solo el nombre del campo. Quedando de esta forma en el
documento.

Imagen 7: Asignacin e Campos en el Documento

Para ver los resultados de la combinacin, debes ir a la pestaa de Word de


correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver cmo cambia con
los controles

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Imagen 8: Combinacin de Datos

Las opciones para enviar el documento son 3, en el botn que dice Finalizar y
Combinar puedes escoger entre:
1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los
datos correspondiente al nmero de registro que tengas en el cuadro de
control
2. Imprimir
3. Enviar por Correo

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Si no se hubiera tenido el archivo en excel con la base de datos, se hubiera podido


crear la lista aqu mismo en Word de la sgte. manera:
1. Dando clic en la opcin Escribir una Lista Nueva

Imagen 9: Si desea Trabajar la Base de Datos de otra foma

2. Clic en Crear, y se mostrar la siguiente Ventana

Imagen 10: Nueva Lista de Direcciones

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3. Al dar clic en Personalizar Columnas podremos determinar el nombre de los


Campos a partir de los que el programa nos brinda, usando los botones:
Eliminar, Agregar, Cambiar Nombre, Subir o Bajar

Imagen 11: Personalizacin de Campos

4. Llegando as a obtener los Campos que se necesitan:

Imagen 12: Listado de los Campos que se han generado

5. Clic en Aceptar, para poder as editar nuestros datos

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15.2. IMPRESIN DE DOCUMENTOS


15.2.1 Vista Preliminar, Zoom
Antes de imprimir es interesante echar un vistazo al aspecto general del
documento para ver si est todo correcto.
Para ello en la Opcin Imprimir tenemos una vista previa del documento.

Imagen 13: Imprimir un Documento

Word nos da la posibilidad de adecuar el Zoom del documento y para


ellos nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de
impresin. En la pestaa Vista deber estar seleccionado Diseo de
impresin, o bien deberemos comprobar que en la barra de estado est
marcada esta opcin

Como ya sabes, esta vista presenta la pgina tal y como se imprimir,


con grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc.
Si has utilizado versiones anteriores de
Word es posible que eches de menos
la Vista preliminar. En Word 2013 ya no
existe. Lo que se ha hecho es incluir en
la pestaa Vista las opciones ms
interesantes, que son las de Zoom:

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El botn Una pgina ajustar la pgina al espacio que tenga en la


pantalla, para que quepa completamente. Lo mismo sucede con Dos
pginas, pero con dos de ellas, una junto a la otra.
Pero, y si tenemos ms pginas? Y si queremos ver por encima las 15,
30 o 500 pginas que tiene el documento?

Para hacerlo, deberemos pulsar el botn Zoom

Se abrir una ventana con una opcin muy interesante: Varias pginas.

Imagen 14: Zoom para visualizar el Documento

Haremos clic en el botn con forma de monitor y se desplegar un


submen donde podremos seleccionar cuntas pginas queremos ver y
cmo debern estar organizadas.
Por ejemplo, en la imagen queremos ver una vista previa de un
documento de 15 pginas, as que hemos decidido mostrar 3 filas con 5
columnas cada una. Seleccionamos las pginas del modo en que
queremos. Justo bajo el men indicar que vamos a mostrar 3 x 5
pginas.
En la pantalla de vista previa vemos cmo quedar, y al pulsar Aceptar
veremos el resultado real.

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Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por
ejemplo, si una pgina contiene slo una o dos lneas de texto, lo ideal
sera intentar ajustar el texto de forma que quepa en la anterior, y as
ahorrar un papel. Tambin veremos de forma ms rpida y cmoda si los
grficos o imgenes del documento estn bien centrados, etc.
Una vez nos hemos hecho una idea de cmo quedar, lo interesante
ser que volvamos a la vista que normalmente utilizamos para trabajar.

La opcin Ancho de pgina ajusta la pgina al ancho de la ventana


de Word.
La opcin 100% muestra el tamao original de la pgina, sea cual
sea el tamao de la ventana de Word.

15.2. Seleccionar Impresora, Opciones de Impresin


Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir
a la pestaa Archivo y seleccionar Imprimir. En la pantalla vers las
opciones de impresin, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Imagen 15: Aplicando Configuraciones para Imprimir

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En la zona izquierda de la ventana dispondremos de una serie de


opciones de configuracin de la impresin, que nos permitirn:
o
o

Elegir cuntas copias imprimir del documento.


Escoger qu impresora queremos utilizar en la impresin del
documento, en caso de que no queramos utilizar la
predeterminada que viene seleccionada por defecto. Tambin
podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada,
para por ejemplo imprimir en blanco y negro.
En la ventana de impresin, podemos seleccionar la impresora de
entre las que tenemos instaladas. Ahora vamos a introducir un
nuevo concepto: la impresora virtual.
La impresora virtual es una impresora que realmente no existe
fsicamente. Es una especie de "engao" al sistema. Se trata de
un programa que se hace pasar por impresora, pero en vez de
enviar la informacin que se imprime a la bandeja de impresin, lo
que hace es imprimirlo como un archivo. Es decir, que aparecer
un cuadro de dilogo preguntndonos dnde guardar el archivo.
Existen impresoras virtuales que imprimen a PDF, por ejemplo.
Aunque lo normal es que dispongamos de la que incluye
Windows, llamada Microsoft XPS Document Writer, que imprime
un archivo de formato .xps.
Puede que estas impresoras virtuales te sean alguna vez de
utilidad, o puede que no. Pero es interesante que sepas de su
existencia, porque puede ocurrir que trates de imprimir y veas que
tienes un listado de dos o tres impresoras disponibles, cuando en
realidad slo tienes una. Ahora ya conoces el motivo.

Opciones de Configuracin como:


- Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la
seleccin realizada.
- La intercalacin. Cuando imprimimos varias copias sin
intercalacin se imprime X veces cada pgina, por ejemplo:
1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sera la impresin de tres copias de
un documento que ocupa cuatro pginas. En cambio, si
utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez
tras otra. El mismo ejemplo sera: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4
- La orientacin y el tamao del papel.
- Modificar los mrgenes.
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- Escoger cuntas pginas se incluirn en cada hoja impresa.


- Acceder a la Configuracin de pgina.

15.3. Configurar pgina


La mayora de las opciones que hemos mencionado las encontraremos
tambin en el cuadro de dilogo que se muestra al hacer clic en el enlace
Configurar pgina.

Imagen 16: Configurando la Pgina

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

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Imagen 17: Configurando Mrgenes

Las opciones estn clasificadas en las pestaas Mrgenes, Papel y


Diseo. No vamos a verlas con detalle porque son opciones que ya
hemos ido viendo en la unidad de Diseo de pgina, pero s vamos a
mencionar las opciones que pueden resultar ms interesantes.

Por ejemplo, la opcin Aplicar a. Esta opcin nos permite mezclar


configuraciones en la impresin de un nico documento.
Imagina que quieres imprimir el vertical las primeras 5 pginas y en
horizontal el resto. En versiones anteriores de Word habras tenido
que realizar dos impresiones distintas, una de las pginas 1 a 5 y
otra de las dems. Pero ahora ya no es necesario. Si ests situado
en la pgina 6 en la vista previa en el momento en que accedes al
cuadro de dilogo, podrs cambiar la orientacin y escoger la opcin
De aqu en adelante en el desplegable Aplicar a.
Esto es slo un ejemplo, podramos modificar los mrgenes o
cualquier otra opcin configurable en el cuadro de dilogo.
Si normalmente imprimimos siempre con los mismos parmetros
(mrgenes, orientacin, tipo de papel, etc.), lo ideal es pulsar el botn
Establecer como predeterminado tras haber configurado la
impresin. De esta forma se imprimir siempre as por defecto.
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AUTOEVALUACION

1. Para Combinar Correspondencia solo puedo trabajar con una Base de Datos en
Excel?
a) Si
b) No
2. En Word 2013 cmo se llama la pestaa que contiene los botones del ZOOM
a) Correspondencia
b) Referencias
c) Vista
d) Ninguna de las anteriores
3. La Ventana IMPRIMIR se puede activar con las teclas
a) CTRL V
b) CTRL Z
c) CTRL P
d) CTRL C

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

CORPORATION, M. (2012). Microsoft IT Academy Program. Obtenido de


https://itacademy.microsoftelearning.com/spain/
Sistemas, D. d. (2012). Mdulo de Computacin 1. Chiclayo: UNIVERSIDAD SEOR
DE SIPAN.

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