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Tema N 15
Conocimientos Previos
Qu es una Correspondencia?
Qu partes tiene una correspondencia?
Sabes cules son las herramientas que se utilizan para crear correspondencia
en un documento?
Conflicto Cognitivo
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar
en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por
ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una
lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden
introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros
compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo
corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes
de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos
sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de
los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu
sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.
Se les mostrar un ejemplo de cmo utilizar esta funcin para enviar cartas,
para esto necesitaremos lo siguiente:
1 Carta redactada en Word
1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero
puedes utilizar otras opciones como Access o Outlook
El ejemplo consiste en l envi de una carta, ofreciendo los servicios de una
empresa de redaccin de documentos. Lo que haremos es que podamos
personalizar la carta con los datos de los destinatarios.
Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que
utilizaremos, en este caso, sern solo: Nombre, Direccin, Empresa, Profesin.
3
Imagen 2: combinacin con Documentacin actual
Despus al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldr una ventana como
esta:
PARA ASIGNAR
CAMPOS EN
NUESTRA CARTA
Clic en Ms Elementos, aparece una ventana que muestra los campos para
asignar, lo cuales puedes colocar en el documento al posicionarte sobre el
campo y luego INSERTAR. Si el campo no est insertado donde debiese en el
documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar.
Las opciones para enviar el documento son 3, en el botn que dice Finalizar y
Combinar puedes escoger entre:
1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los
datos correspondiente al nmero de registro que tengas en el cuadro de
control
2. Imprimir
3. Enviar por Correo
Se abrir una ventana con una opcin muy interesante: Varias pginas.
Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por
ejemplo, si una pgina contiene slo una o dos lneas de texto, lo ideal
sera intentar ajustar el texto de forma que quepa en la anterior, y as
ahorrar un papel. Tambin veremos de forma ms rpida y cmoda si los
grficos o imgenes del documento estn bien centrados, etc.
Una vez nos hemos hecho una idea de cmo quedar, lo interesante
ser que volvamos a la vista que normalmente utilizamos para trabajar.
Elas Aguirre 933 Fono 481614 // Email PAC: paccis@crece.uss.edu.pe // Email PEAD: cpead_cis@crece.uss.edu.pe
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AUTOEVALUACION
1. Para Combinar Correspondencia solo puedo trabajar con una Base de Datos en
Excel?
a) Si
b) No
2. En Word 2013 cmo se llama la pestaa que contiene los botones del ZOOM
a) Correspondencia
b) Referencias
c) Vista
d) Ninguna de las anteriores
3. La Ventana IMPRIMIR se puede activar con las teclas
a) CTRL V
b) CTRL Z
c) CTRL P
d) CTRL C
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS