TEMA 5 : PLANIFICACIN DE TAREAS DEL

DEPARTAMENTO.

NDICE
1. ORGANIZACIN E IMAGEN CORPORATIVA.
2. ORGANIGRAMAS FUNCIONALES DE LAS
ORGANIZACIONES.
2.1. Tipos de organigramas.
3. UTILIZACIN DE GRFICOS Y MTODOS DE CONTROL DE
PROYECTOS.
4. CALIDAD DEL SERVICIO DE SERCRETARA.
4.1. Tipos del servicio del personal de asistencia a la
direccin.
4.2. Secretaria virtual.

1. ORGANIZACIN E IMAGEN CORPORATIVA

La imagen corporativa se refiere a
cmo se percibe una compaa. Es una
imagen generalmente aceptada de lo que
una compaa "significa".
La creacin de una imagen corporativa
es un ejercicio en la direccin de la
percepcin. Es creada sobre todo por
los expertos de relaciones pblicas,
utilizando principalmente campaas de comunicacin, plataformas
web (pginas web, redes sociales) y otras formas de promocin para
sugerir un cuadro mental al pblico.
Una imagen corporativa se disea para ser atractiva al pblico,
de modo que la compaa pueda provocar un inters entre los
consumidores, cree hueco en su mente, genere riqueza de marca y
facilite as ventas del producto.
La imagen de una corporacin no es creada solamente por la
compaa. Otros factores que contribuyen a crear una imagen de
compaa
podran
ser
los
medios
de
comunicacin, periodistas, sindicatos,
organizaciones
medioambientales, y otras ONG.
Pero, qu
organizacin?

es

la

imagen

corporativa

de

una

Parece una pregunta de respuesta sencilla, verdad?. Pues por

algn motivo, cada vez ms medios y empresas confunden este
concepto con el de identidad visual corporativa, difundiendo una
informacin errnea.
La imagen corporativa es la imagen mental que cada
pblico tiene de una organizacin y se forma segn sus
experiencias directas e indirectas con ella. Por eso una organizacin
puede tener distintas imgenes corporativas dependiendo del pblico
al que se le pregunte.
El motivo de la confusin puede ser el trmino imagen que
comnmente se identifica con algo fsico y material y es ah donde
est la clave, la imagen corporativa siempre se refiere a un concepto
mental e individual, a una estructura cognitiva.

Cuando se habla de logos, cartelera, colores corporativos,

tipografa, smbolo, diseo de edificios, uniformes... el trmino
correcto es identidad visual corporativa. Este concepto grfico y
esttico
tampoco
se
debe
confundir
con
la identidad
corporativa(omitiendo visual) de una empresa porque estaramos
volviendo a cometer un error. La identidad corporativa est formada
por la identidad visual pero tambin por la filosofa y cultura
corporativa.
La imagen corporativa tambin se puede diferenciar de la
identidad visual porque est formada por atributos primarios y
secundarios que pueden ser precio, calidad, diseo, responsabilidad
social, liderazgo, innovacin, garanta, servicio... y no por elementos
grficos.
Los atributos de imagen que le corresponde a una entidad
dependern nuevamente de cada pblico. La red de asociaciones se
definir en funcin de cada persona al igual que el valor que se le da
a cada atributo, lo que repercutir en las preferencias de estos
pblicos a la hora de consumir una marca u otra.
A continuacin vemos algunos casos que ejemplifican esta
confusin.
http://marketingactual.es/relaciones-publicas/rrpp-online/imagencorporativa-e-identidad-visual-dos-conceptos-muy-diferentes-de-lacomunicacion-corporativa
Vemos el concepto de branding: Branding es un anglicismo
empleado en marketing, que hace referencia al proceso de hacer y
construir una marca mediante la administracin estratgica del
conjunto total de activos vinculados en forma directa o indirecta al
nombre y/o smbolo que identifican a la marca influyendo en el valor
de lamarca, tanto para el cliente como para la empresa propietaria de
la marca.

Qu quiere decir esta parrafada? Bsicamente el branding se

encarga de utilizar todos los factores que interviene de una
empresa (sistema de trabajo, conocimiento de los empleados,
capacidad comunicativa, capacidad de ventas, hitos conseguidos,
propuesta de futuro, capacidad de inversin, etc.) para utilizarlos
como baza estratgica potencial de posicionamiento frente a
los consumidores y su competencia, tanto directa como
indirecta. Es decir, entender bien cmo funciona una empresa para
hacerla fuerte ante el mercado.
Lo vemos con un ejemplo web: http://www.inkieto.com/logotipoidentidad-y-branding/.

https://www.youtube.com/watch?v=BURlI0sm-vA
Uno de los aspectos donde ms se detienen las empresas de
marketing a la hora de disear una estrategia bien encauzada es el
concepto de identidad corporativa unido al de imagen corporativa.
Muchas empresas tienden a confundir ambos trminos y a creer
errneamente que son similares o intercambiables, pero lo cierto es
que son conceptos que en marketing se trabajan de manera muy
diferente.
La identidad corporativa va ligada al nombre de la empresa, un
nombre que debe escogerse bien para permanecer en la mente del
cliente potencial. Son varias las herramientas, tanto a nivel visual
como psicolgico, que se pueden utilizar para la consecucin de este
objetivo. Por un lado encontramos la identidad verbal (el nombre
propiamente dicho) y por otro la identidad visual (logotipo y cdigos
de conducta de la marca). De esta forma podramos concluir que la
frmula de la identidad corporativa es la suma de la identidad verbal
y la identidad visual.

Dentro de la identidad corporativa nos encontramos con quiz

el aspecto ms importante de la empresa a la hora de comunicarse
con los consumidores, lo que llamamos marca corporativa. Aqu estn
incluidas las seas de identidad fcilmente reconocibles por el cliente
como son el logotipo e isotipo, el descriptor de la marca (a lo que se
dedica la marca) y el claim (una frase que transmita los valores de la
marca). En todos estos elementos el color y la tipografa son muy
importantes para que impregne la mente del consumidor y asocie
rpidamente un color a una marca. Un ejemplo claro es el rojo intenso
de Coca-Cola.
En la identidad corporativa es muy importante tener muy bien
marcada la lnea creativa y los estmulos sensoriales mediante el
logotipo y la esttica elegida, para lograr un impacto importante en el
receptor y reconozca con rapidez la marca. Todos estos elementos
son muy visuales y tienden a confundirse con la imagen corporativa
que realmente se centra en la concepcin psicolgica de la marca, es
decir la opinin que el consumidor se forma de la empresa una vez
que se ha impregnado de la identidad corporativa. En este caso la
entidad debe ser coherente con los valores que pretende representar
y mostrar una actitud que convenza al cliente.

Actividad logos.
2. ORGANIGRAMAS FUNCIONALES DE LAS ORGANIZACIONES
El organigrama es una representacin grfica de la estructura
organizacional de una empresa o negocio, en sta se indica en forma
esquemtica, las reas que la integran, las lneas de autoridad,
relaciones de personal, lneas de comunicacin y de asesora.
El Organigrama, que es un mtodo de expresar la estructura,
jerarqua e interrelacin de los rganos que la componen.
Los organigramas son importantes en toda empresa ya que
estn nos indican:
* Una organizacin establecida dentro de la empresa.
*Divisin de Funciones.
*Niveles de jerarqua.
*Lneas de Autoridad, Responsabilidad y Comunicacin.
* Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

* Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la

empresa.
La finalidad del organigrama es:
*Reflejar las organizaciones existentes.
* Consignar las organizaciones propuestos.
*Medio para comunicar al personal la estructura de la
organizacin.
*Indicar las relaciones de trabajo y de lneas de autoridad.
*Identificacin de cada trabajador con la labor que hace y
sector que pertenece.
Los organigramas deben ser:
- Debe de ser lo ms sencillo y claro posible, no debe caer en
muchos detalles; se recomienda no desarrollar muchos puestos.
- Debe contener solo el nombre de la Funcin o Puesto de
trabajo; pero si queremos colocar el nombre del dueo del puesto
debemos colocarlo dentro del cuadro pero con una letra de menor
tamao.
- Las casillas de funciones deben de ser rectngulos
horizontales.
- Debe de tener la fecha cuando se elabor.
- Debe de tener el autor quien la elabor.
- Debe de poseer una Estructura Organizacional
2.1.

Tipos de organigramas.

Basndonos en las clasificaciones planteadas por Enrique B.

Franklin, en su libro "Organizacin de Empresas" y Elio Rafael de
Zuani, en su libro "Introduccin a la Administracin de
Organizaciones",, podemos atender a los siguientes criterios para su
clasificacin:
1. Por su naturaleza.
2. Por su finalidad.
3. Por su mbito.
4. Por su contenido.
5. Por su presentacin o disposicin grfica.

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de

organigramas:

* Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin, y

pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las
reas que la conforman.
* Macroadministrativos: Involucran a ms de una organizacin.
* Mesoadministrativos: Consideran una o ms organizaciones de
un mismo sector de actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el
trmino mesoadministrativo corresponde a una convencin utilizada
normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede utilizarse
en el sector privado.

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de

organigramas:
* Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas
que se disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo
pblico, es decir, como informacin accesible a personas no
especializadas.
* Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el
anlisis
de
determinados
aspectos
del
comportamiento
organizacional, como tambin de cierto tipo de informacin que
presentada en un organigrama permite la ventaja de la visin macro o
global de la misma, tales son los casos de anlisis de un presupuesto,
de la distribucin de la planta de personal, de determinadas partidas
de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc.
* Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de
funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta
con el instrumento escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el
organigrama de una Sociedad Annima se considerar formal cuando
el mismo haya sido aprobado por el Consejo de Administracin de la
S.A.
* Informal: Se considera como tal, cuando representando su
modelo planificado no cuenta todava con el instrumento escrito de su
aprobacin

3. POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de

organigramas:
* Generales: Contienen informacin representativa de una
organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y
caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de
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direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado

suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. Ejemplo:

* Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea

de la organizacin. Ejemplo:

4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de

organigramas:

* Integrales: Son representaciones grficas de todas las

unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones de
jerarqua o dependencia. Conviene anotar que los organigramas
generales e integrales son equivalentes.

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* Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen

asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de
organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y
presentar a la organizacin en forma general .

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* De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en

cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para
cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las
personas que ocupan las plazas.

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5. POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este

grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
* Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba
abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los
diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso
ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de
organizacin recomiendan su empleo.

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* Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a

derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles
jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las
relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas
horizontalmente.

* Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones

verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin.
Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran
nmero de unidades en la base.

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* De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la

particularidad de integrar un mayor nmero de unidades en espacios
ms reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades
ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos.

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* Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa

de mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos
concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de
autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo
crculo, o sea el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de
autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo
crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que
unen las figuras.

3. UTILIZACIN DE GRFICOS Y MTODOS DE CONTROL DE

PROYECTOS

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https://www.youtube.com/watch?v=Uskmz2E64rE

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https://www.youtube.com/watch?v=xuo8i9-j5p4

4. CALIDAD DEL SERVICIO DE SERCRETARA

El departamento de secretara, es
un departamento que existe en la
mayora de las empresas, donde una
o varias personas atienden al
director y al resto de jefes.

Internet, los porttiles, el email,

los telfonos mviles, etc., han
permitido que los directivos actuales
sean mucho ms autnomos en su
da a da. Cmo afecta esto al profesional del secretariado? Se agiliza
su trabajo, orientndose a funciones ms polivalentes Se asumen
nuevas competencias: gestin de negociacin, protocolo o
habilidades directivas, entre otras.
Esto hace que lo que hoy da se valores en el personal de
secretariado sea: la autonoma, el dinamismo, la discrecin, el
liderazgo, la capacidad de resolucin de problemas y capacidad para
coordinar un equipo de trabajo con xito.

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Formas de denominar a este colectivo de profesionales es:

Asistente de Direccin Secretaria de Direccin Secretaria Ejecutiva
Ayudante de Direccin o Assistant manager
Las funciones bsicas que desarrolla este personal son:
Atencin a visitas: tanto internas como externas. Se
encarga de su recepcin y despedida, as como de atenderles
mientras dure la visita.
Atencin telefnica: recibir, realizar y filtrar llamadas de
forma educada y segn su criterio de prioridades.
Organizar la agenda de trabajo: tanto la suya como la de
su superior, de cara a poder abarcar los mximos temas posibles en
el mnimo tiempo aplicando la optimizacin de recursos adecuada.
Confeccin de la informacin escrita: conocer los
distintos soportes de documentos generados por su compaa, as
como el lenguaje y el formato de los mismos, en consonancia con la
poltica de informacin corporativa de su empresa.
Archivo: controlar y mantener el archivo eficazmente,
estando al da de las nuevas tcnicas de clasificacin de
documentacin.
Organizar eventos: tanto internos como externos de la
empresa. Se encarga de establecer el protocolo, hacer reservas,
alquiler de locales, catering
Organizar y asistir a reuniones: se encarga de todos los
preparativos de la misma, as como de la redaccin y coordinacin de
la informacin necesaria. En numerosas ocasiones levanta actas de
las reuniones, comprobando posteriormente el cumplimiento de los
acuerdos tomados en ellas.
Realizacin de otras tareas: en ausencia de su jefe, este
podr delegar determinadas funciones Nuevas funciones o Funciones
de Recursos Humanos: nminas/ seguros sociales, seleccin de
nuevas incorporaciones, coordinacin de la formacin de la empresa,
etc.
Temas financieros: control de facturacin, de gastos,
elaboracin de informes, etc.
Trmites para la apertura de nuevas Delegaciones o
Asistencia a Comits y Reuniones o Coordinacin y puesta en marcha
de temas de Calidad, Medio Ambiente, Prevencin de Riesgos
Laborales o Control de equipos informticos.
Coordinacin del Departamento, del equipo de
Secretarias, de Proyectos especficos relacionados con nuevas
acciones de la empresa.
Elaboracin de informes internos, memorias, auditoras,
resumen interno de prensa.
Actualizacin de contenidos de la pgina web de la
empresa, as como mantenimiento de la intranet.
Temas de proteccin de datos y creacin de bases de
datos.
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Qu formacin debe tener el personal asistencia a la

direccin o Assistant manager?

Formacin acadmica:
Titulacin.

Conocimientos de: cultura general, lengua, sintaxis,

ortografa y redaccin, as como clculo elemental.
Gestin ofimtica: tratamiento de textos, hoja de
clculo, base de datos, Internet, ...
Conocimientos tcnicos suficientes de: Derecho civil,
mercantil, administrativo y laboral.

Elementos de economa. correspondencia comercial,

introduccin a la contabilidad, cumplimentacin de
documentos mercantiles (facturas, letras de cambio,
etc., gestin del tiempo, agendas y preparacin de
eventos, viajes, etc., as como protocolo empresarial.
Psicologa empresarial: modelos de direccin y de
liderazgo, psicologa de la persona, empata y
asertividad, habilidades sociales, imagen personal.
Idiomas: dominio del ingls (sobre todo hablado) y
otros idiomas necesarios para el puesto de trabajo que
desempeen.

Actitudes positivas y habilidades necesarias:

Sentirse til y aportar soluciones en vez de aadir
problemas.
Buena relacin personal y profesional con el director.
Educacin, buenos modales y conocimientos de
protocolo.
Imagen personal y sentido del decoro.
Lealtad, dignidad, honradez, honestidad, discrecin y
confidencialidad.
Sentido
de la
responsabilidad, capacidad de
organizacin y tacto.
Creer y compartir los objetivos del proyecto de
direccin.
Confianza en las posibilidades personales: autoestima
Iniciativa,
autonoma,
afn
de
superacin
y
entusiasmo.
Capacidad de adaptacin.
Ser autodidacta (querer saber) y no dormirse en los
laureles.
Eficacia, capacidad de trabajo, dedicacin plena, que
no se debe confundir con estar muchas horas en la
oficina o la adiccin al trabajo, sino con el entusiasmo
y el gusto por lo que se hace.
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4.1. Tipos del servicio del personal de asistencia a la

direccin.

Hasta ahora hemos hablado de funciones, tanto si se trabaja en

un departamento como al servicio directo de alguien. En este
apartado hablaremos de actividades concretas en las distintas reas
empresariales: econmica, productiva y jurdica.

REA ECONMICA: El rea econmica de la empresa atiende a la

adquisicin y control de los recursos materiales necesarios para la
produccin. Los departamentos que pueden componer esta rea son:
el financiero, el contable y el administrativo. El profesional que
trabaje en el rea econmica, colaborar con su jefe de
departamento. No tiene que realizar todas las tareas, que a
continuacin se detallan pero, s debe estar familiarizado con ellas.
Actividades del depto. Financiero:
Disear los planes de inversiones a medio y a largo
plazo. Confeccionar los planes de financiacin para obtener los
recursos financieros que permitan mantener, renovar y ampliar,
en su caso, la estructura productiva de la empresa.
Relacionarse con el sistema bancario por la suscripcin
de crditos y otros sistemas de financiacin.
Gestin y control de la poltica de cobros y pagos en la
empresa
Actividades del depto. Contable:
Registro de todas las operaciones en los libros de
contabilidad: compras, ventas, pagos, cobros, gastos de
personal, impuestos, operaciones financieras..
Elaboracin de las cuentas anuales: balance, cuenta de
resultados y memoria.
Anlisis de la estructura patrimonial y financiera.
Diseo de polticas de amortizaciones.
Actividades del dpto. Administrativo: Este departamento
se ocupa en general de la gestin de la documentacin de la
empresa tanto en lo que afecta al interior (con empleados)
como con el exterior (clientes, proveedores).
Documentacin relacionada con el personal: contratos
de trabajo, nminas, calendario de vacaciones.

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 Documentacin relacionada con organismos pblicos:

Seguridad Social, Hacienda, Servicio pblico de empleo.
Documentacin relacionada con las ventas: facturas,
albaranes
Correspondencia mercantil y gestin del correo.
Elaboracin de estadsticas, informes, etc.
Tareas burocrticas y complementarias y de apoyo a
otros departamentos.

REA
PRODUCTIVA:
bsicamente:

Existen

tipos

de

empresas

Industriales, cuyo esquema productivo consiste en combinar y

transformar materias primas en productos terminados. Sus
ciclos productivos son ms o menos largos, en funcin del
producto o servicio que fabrican.
Comerciales, cuya misin es acercar al cliente el producto
terminado. Son empresas mediadoras entre el fabricante y el
consumidor.
De Servicios, cuyo proceso de fabricacin consiste en prestar
un servicio al cliente (transporte, hostelera, enseanza,
servicios profesionales).
El profesional del secretariado que ejerza en el rea productiva,
adems del perfil mnimo de actitudes que se le exige, tendr que
demostrar conocimientos prcticos sobre:
Ciclo productivo de la empresa.

Conocimientos elementales de contabilidad de costes

(en las empresas de fabricacin).

Habilidades sociales y conocimientos de marketing y

atencin al cliente en las empresas comerciales y de
servicios.
Conocimientos del tipo de servicio que se presta o del
tipo de producto que se vende.

REA
JURDICA: Las funciones bsicas en un despacho
jurdico son, en general, iguales al resto de secretaras, sin
embargo debido a que es una actividad diferente a cualquier
oficina empresarial, hay determinadas funciones especficas.
Una de las cualidades ms importantes del assistant es la
confidencialidad, pero en este tipo de despachos se convierte
en una obligacin esencial.
Continuo contacto con el archivo, se crea y maneja mucha
documentacin, todo de gran importancia, que debe estar
perfectamente clasificado.
Las relaciones con los clientes, independientemente de la
persona o nivel social, debe ser siempre impecable, con un
trato correcto y siempre con gran atencin.

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 Llevar una agenda minuciosa, no se puede jugar con las fechas

ni las horas.
Es imprescindible tener dominio de ofimtica.
Montaje de eventos, reuniones, firmas, comidas, viajes,
conferencias, cursos, etc.

4.2. Secretaria virtual.

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