ACCESS

ACCESS es una base de datos.

Es un contenedor de datos donde se almacenan y organizan todos los datos
que all se encuentren.
Se organizan a travs de los siguientes objetos:
- tablas
- consultas

Tablas
Consultas

Formularios

- formularios

Informes

- informes
Lo que organiza y lo que almacena se venden por separado, es decir, por un
lado la base de datos como tal y por otro lado, las tablas, consultas,
formularios e informes.
Las bases de datos ms importantes son: DB2 y Oracle.
Al abrir el Access encontramos varias opciones:
- plantillas destacadas en lnea: activos, contactos
- base de datos en blanco.
Una

CONSULTA es un filtro. Hay varios tipos de consultas.

FORMULARIO es la forma bonita de ver la tabla.

Todo lo que se introduce en el formulario, se introduce directamente en la
tabla. Tambin lo que se modifica en el formulario o lo que se elimina
tambin afecta a la tabla.
En una base de datos podemos crear varias tablas diferentes y
relacionarlas.

Orden de creacin:
Primero se crea la base de datos y seguidamente se crea la tabla.
El orden de creacin es muy importante.
Abrimos Access/click en base de datos en blanco/ lado derecho pide el
nombre del archivo / Crear. (Ya est creada la base de datos).
Tambin se le ha aadido una tabla (lado izquierdo).

Aparece la herramienta de tabla por defecto.

TABLA: es un conjunto de columnas y filas donde sus columnas se

conocen con el nombre de Campos y sus filas con el nombre Registros.
La tabla es el nico objeto de la base de datos que almacena los datos.
Un CAMPO es cada uno de los valores que identifican a una persona, objeto,
o animal (DNI, Nombre o Apellidos)
Un REGISTRO es el conjunto de valores que identifican a una persona,
objeto o animal.
Los campos podemos identificarlos por el tipo de datos que albergan
(campo texto, campo nmero, campo fecha)

Tipos de Vistas:
Lo que aparece encima de ver, es para ir a, no es que estemos en ese
diseo:

Si desplegamos el men Ver, se encuentra resaltado el diseo en el que

nos encontramos:

Permite Manipular (aadir, eliminar,

modificar) los datos de un objeto.
Permite Crear o Modificar un objeto

Para crear / Vista Diseo / Nombre de

la Tabla /Aceptar / Aparecen 3
columnas, la obligatorias son Nombre
del campo y Tipo de datos.

Tipo de datos:
(qu valores va a coger el campo).
-

Texto: almacena letras y nmeros (es un campo alfanumrico)

Memo: almacena gran cantidad de texto, por ejemplo, campo
observaciones.
Nmero: almacena solo los valores numricos (se pueden realizar
operaciones matemticas)
Fecha/hora: almacena fecha y hora.
Moneda: es un nmero con smbolo monetario.
Autonumrico: genera nmeros correlativos automticamente
(nosotros no escribimos nada)
Si/No: valor booleano, permite elegir entre dos opciones.
Objeto OLE: almacenas imgenes.
Asistente para vnculos: (Creamos como una especie de lista
desplegable) Asistente para bsqueda/ Marco Escribir los valores
que desee/Siguiente/Escribo los valores
(Ej:XS,X,M,L,XL)/Siguiente/Finalizar. No marco Permitir varios valores
porque ser una cosa u otra.
Hipervnculo y Datos adjuntos.

Relacin de tablas:
Hay que tener en comn campos en las dos tablas de la base de datos.
La primera tabla se crea por defecto y para crear la segunda: Crear / Tabla
Las relaciones permiten unir dos o ms tablas para poder visualizar datos
de todas ellas al mismo tiempo.

Existen 3 tipos de relaciones:

1) Uno a uno:
Estas relaciones se establecen entre dos campos que son claves principales.
El registro de la tabla se enlaza con un nico registro de la otra tabla.

2) Uno a varios:
Uno de los dos campos que se relacionan no es campo principal. El registro
de una tabla se relaciona con varios registros de la otra tabla.
3) Relacin indeterminada:
Ninguno de los campos que se relacionan es clave principal.
Herramientas de bases de datos /Relaciones/Mostar tabla/Agregamos las
tablas

Si aadimos por error una tabla 2 veces, click sobre el ttulo de la tabla y
Suprimir.
Hacemos click sin soltar sobre el campo comn en las dos tablas y llevamos
hacia el otro campo igual y aparece un cuadro Modificar relaciones

Es opcional marcar Exigir

integridad referencial. Si la
activamos se activan las
siguientes opciones: Actualizar
en cascada y Eliminar en
cascada.

Exigir integridad referencial: si activamos esta propiedad, indicamos a la

base de datos que los valores de los valores de los campos de ambas tablas
tienen que ser exactamente iguales: maysculas, minsculas, espacios en
blanco, tildes.
Si por ejemplo DNI tiene unas determinadas propiedades, tienen que ser
idnticas en el otro campo DNI.
Las propiedades de un campo deben ser iguales en el otro campo
relacionado.

Actualizar en cascada: permite actualizar todos los datos del valor de un

campo a razn del valor del otro campo relacionado, de manera automtica.
Eliminar en cascada: elimina los datos iguales en todas las tablas
relacionadas.
No es obligatorio activar estas opciones.
Seguidamente le damos a Crear y aparecen unos smbolos que unen las
tablas. Si hacemos doble click sobre esa lnea aparece la tabla de nuevo:

+ en la parte izquierda y
si lo pulsamos nos lleva a la otra tabla que hemos relacionado. Ese +
Comenzamos a rellenar los campos y aparece un
significa que hay otra tabla relacionada.

Filtrar
Filtrar nos permite localizar y visualizar aquellos registros que cumplan con
un criterio/condicin.

Ejemplos de criterios: (*=cualquier cosa y el interrogante cerrado significa

una posicin)
C*,*s, >,>,=, >=,<=,<>, Entre fecha1 y fecha 2,>= fecha1 y <=fecha
2, S(=-1), No (=0)
Los filtros no se almacenan, las consultas s. El filtro viene adaptado al tipo
de campo.

Hay varias maneras de hacer filtros:

1) En la pestaa del nombre del campo/Click/ Quitamos Seleccionar todo y
nos ponemos encima de filtros de texto y hacemos el filtro que deseemos:

2) En el icono de Filtro y sale lo mismo que en el paso anterior:

3) Cick en Avanzadas/ Filtro avanzadas/ Filtro avanzado-ordenar /aparece el

cuadro igual a cuando hacemos consulta/ Ponemos criterios / Alternar flitro

Consultas
Crear/
Diseo
de

Consulta/ Criterios/ Ejecutar

Las consultas aceptan varios
criterios.
Campo calculado= es un campo ficticio con el cual puedo realizar
operaciones matemticas. Su estructura es: Nombre del campo ficticio:
[CAMPO]+-*/[CAMPO]

Vaco= Es Nulo
Lleno= Es No Nulo
Hay consultas de seleccin y consultas de accin (todas llevan un signo de
admiracin).
Consulta de parmetros:
Es una consulta de seleccin con un criterio especial que se introduce desde
teclado:
Como[ORDEN]&*

Consulta de creacin de tablas:

Son consultas de accin (se tienen que ejecutar) que crean una nueva tabla
y aaden en ella todos los registros que cumplan una condicin.
Crear/ Diseo de consulta/ Aadimos la tabla/ Crear Tabla/ Ponemos nombre
de la tabla /Aceptar
Antes de ejecutar/ Vista Hoja de datos/ Vista diseo otra vez/
Ejecutar/Aparece una nueva tabla.
Consulta Actualizar:
Consulta de accin que modifica los datos de la tabla.
Criterio=lo que busco
Actualizar=lo que voy a cambiar
Consulta Eliminacin:
Es una consulta de accin que elimina los datos de la tabla que cumplan con
un criterio. NO EJECUTAR (perderamos datos de la tabla).