INSTRUO DE TRABALHO N.

2
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1. OBJETIVO
Descrever a metodologia de atribuio de nomes a ficheiros, relativos a um determinado
projeto, assim como definir o modo de organizao desses documentos em suporte
informtico.

2. PROCEDIMENTO
2.1 mbito
Os procedimentos referidos no presente documento so aplicveis aos ficheiros internos
respeitantes empresa com a exceo de casos onde seja exigido/sugerido, por parte do
cliente, da equipa projetista ou mesmo de outra entidade, a adoo de outros procedimentos
que manifestem incompatibilidade com o definido no presente documento.
2.2 Nomenclatura dos ficheiros
Todos os ficheiros criados, includos no mbito da presente instruo de trabalho, devero ser
designados utilizando como base os princpios seguidamente descritos.
Os ficheiros devero ser classificados como:

pertencentes aos elementos constituintes de um projeto;

ou os restantes documentos internos, que podero referir-se especificamente a um

projeto, mas que no sero elementos constituintes desse processo.

Mediante essa classificao dever ser seguido, para a atribuio dos nomes dos ficheiros, o
descrito nos seguintes pontos:

documentos constituintes dos processos de um projeto
consultar ponto 2.2.1;

restantes documentos
consultar ponto 2.2.2.

A classificao dos vrios documentos est resumida no seguinte fluxograma:

Elaborado: GQ

Aprovado: GER
01.0

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Documento Interno CIVI4

Restantes documentos

Elemento constituinte do Projeto

(consultar 2.2.2)

Peas Escritas
(consultar 2.2.1.1)

Peas Desenhadas
(consultar 2.2.1.2)

2.2.1 Documentao constituinte dos processos de projetos

Numa primeira fase, todos os ficheiros devero ser classificados como pertencentes
documentao escrita ou documentao desenhada. Mediante essa classificao dever ser
seguido o descrito nos pontos seguintes.
2.2.1.1 Documentao escrita
A nomenclatura adotada para este tipo de ficheiros dever obedecer ao seguidamente
estipulado.
Quadro 1 Nomenclatura a adotar nas peas escritas
AAAA.BB.CC.DD.EE
Descrio
AAAA Cdigo do projeto
BB Sigla da fase (Quadro 3, consultar ponto 2.2.1.3)
CC Cdigo da especialidade (Quadro 4, consultar ponto 2.2.1.3)
DD Sigla da pea escrita (Quadro 5, consultar ponto 2.2.1.3)
EE ndice de reviso (R0, R1, etc.)
Exemplo: 4913.PE.02.MD.R0
Nos documentos que, para a mesma fase do mesmo projeto, seja adotada a mesma
nomenclatura, tendo em conta a metodologia anteriormente descrita, devero ter uma
referncia no seu nome, definida por uma numerao sequencial, aps a sigla da pea escrita.

01.0

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Por exemplo, no caso de existirem trs ficheiros distintos de notas de clculo do mesmo projeto
acima exemplificado, a nomenclatura dos referidos ficheiros deveria ser:

4912.PE.02.NC1.R0

4912.PE.02.NC2.R0

4912.PE.02.NC3.R0

2.2.1.2 Documentao desenhada

A nomenclatura adotada para este tipo de ficheiros dever obedecer ao seguidamente
estipulado.
Quadro 2 Nomenclatura a adotar nas peas desenhadas
AAAA.BB.CC.PD.DD.EE
Descrio
AAAA Cdigo do projeto
BB Sigla da fase (Quadro 3, consultar ponto 2.2.1.3)
CC Cdigo da especialidade (Quadro 4, consultar ponto 2.2.1.3)
PD Pea desenhadas (cdigo fixo)
DD Nmero da pea desenhada
EE ndice de reviso (R0, R1, etc.)
Exemplo: 4913.PE.02.PD.01.R0
2.2.1.3 Siglas e cdigos a adotar
Quadro 3 Siglas a adotar nas fases do projeto
Ref.

Descrio

EP

Estudo prvio

AP

Anteprojeto

PC

Projeto de concurso

PL

Projeto de licenciamento

PE

Projeto de execuo

Quadro 4 Cdigos a adotar no desenvolvimento dos projetos das diversas especialidades

Cd.

Especialidade

02

Fundaes e estruturas

03

Rede de abastecimento de gua

04

Rede de drenagem de guas residuais

05

Rede de drenagem de guas pluviais

06

Rede Interna de distribuio de gs

07

Comportamento trmico - RCCTE

01.0

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Cd.

Especialidade

08

Ventilao natural e exausto de fumos

09

Segurana contra o risco de incndio

10

Condicionamento acstico

11

Resduos slidos urbanos

12

Plano de segurana e sade

13

Redes de abastecimento de gua Infraestruturas

14

Redes de drenagem de guas residuais Infraestruturas

15

Redes de drenagem de guas pluviais Infraestruturas

16

Redes de gs Infraestruturas

17

Infraestruturas de arruamentos e pavimentaes

18

Estudos de Geotecnia

19

Propriedade horizontal

20

Preveno e gesto de resduos de construo e demolio

21

Plano de segurana

22

Arranjos exteriores

23

Cdigo de reserva

24

Cdigo de reserva

25

Cdigo de reserva

26

Cdigo de reserva

27

Cdigo de reserva

28

Cdigo de reserva

29

Cdigo de reserva

30

Infraestruturas eltricas

31

Infraestruturas de telecomunicaes

32

Mdia Tenso

33

Gerador

34

Eletricidade

35

Telecomunicaes

36

Segurana

37

Elevadores / ascensores

38

Gesto tcnica

39

Cdigo de reserva

40

AVAC

41

Ar comprimido

42

Gases medicinais e especiais

43

Instalaes eletromecnicas

44

Comportamento trmico - RSECE

45

Aspirao central

46

Cdigo de reserva

01.0

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Cd.

Especialidade

47

Cdigo de reserva

48

Cdigo de reserva

49

Cdigo de reserva

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Quadro 5 Siglas a adotar nas peas escritas

Ref.

Descrio

MD

Memria descritiva e justificativa

NC

Notas de clculo

CT

Condies tcnicas

MQ

Mapa de trabalhos e quantidades

CM

Critrios de medio

EO

Estimativa oramental

LD

Lista de peas desenhadas

LE

Lista de peas escritas

TR

Termo de responsabilidade

FR

Folha de rosto

AT

Apreciao tcnica

2.2.2 Restantes documentos

A nomenclatura adotada para este tipo de ficheiros dever obedecer ao seguidamente
estipulado.
Quadro 6 Nomenclatura a adotar nos documento no constituintes dos projetos
AA.BB.CC.DD.EE
Descrio
AA Tipo de documento (Quadro 7)
BB Cdigo do projeto ou proposta (se no for aplicvel esta referncia omissa)
CC Empresa ou entidade a que diz respeito, (se no for aplicvel esta referncia omissa)
DD Ano a que diz respeito
EE Nmero sequencial
Exemplo 1: PH.2913.ROD.2012.1
Exemplo 2: LF.PT.2012.1
Quadro 7 Cdigos a adotar para os tipos de documentos
Ref.

Descrio

RT

Relatrio tcnico

DE

Declarao

PH

Proposta de honorrios

NH

Nota de honorrios

01.0

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Ref.

Descrio

EF

Envio de fatura

ER

Envio de recibo

LF

Liquidao fatura

RE

Reunio

FX

Fax

GE

Guia de envio

CA

Carta/ofcio

LQ

Lista de questes

CL

Calendarizao

RQ

Requerimento

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No caso de serem elaborados documentos cujos cdigos do tipo de documento no esteja

listado no quadro anterior deve ser escolhida uma sigla, que no esteja mencionada no quadro
7, cuja interpretao seja o mais intuitiva possvel.
2.3 Organizao da documentao de suporte informtico
2.3.1 Documentos relativos a um projeto especfico
Os procedimentos a realizar para a criao de uma diretoria destinada a um projeto so em
tudo semelhantes criao de uma diretoria destinada a um processo de fiscalizao, pelo que
todo o contedo do presente ponto referente criao dessas diretorias aplicado tambm, de
igual forma, aos processos de fiscalizao.
A organizao dos documentos de um projeto especfico dever ser realizada procedendo
criao de uma diretoria exclusiva a esse projeto inserida na diretoria denominada Projetos
existente no servidor. Para isso, na diretoria Projetos dever existir uma diretoria (diretoria de
arquivo) dentro da qual sero arquivados, no mximo, dez projetos. Os trs primeiros
algarismos dos nmeros dos projetos arquivados na mesma diretoria de arquivo tm de ser
iguais. A nomenclatura destas diretorias ser realizada da seguinte forma:
Proj(AA)0
Em que:
(AA) trs primeiros algarismos do cdigo do projeto;
Exemplo:
uma diretoria, inserida na diretoria Projetos do servidor que contm os
projetos 4120, 4121, 4122, 4123, 4124, 4125, 4126, 4127, 4128, 4129 deve ter
o nome Proj4120.

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Dentro destas diretorias existiro as diretorias do projeto (dentro das quais existem os ficheiros
relativos a um s projeto). A nomenclatura destas diretorias dever ser feita de acordo com o
seguinte:
(BB)(CC)
Em que:
(BB) cdigo do projeto;
(CC) breve descrio que caracterize o projeto (poder ser o nome do cliente ou o
nome do edifcio, p.e.);
Exemplo:
as diretorias relativas aos projetos 4740 e 4750 podero ser designadas por
4740Avelino Silva Moura e 4750Ed. ALTAVISTA9, respetivamente. O tpico
identificao do projeto tem um carcter subjetivo, devendo ser escolhida
(pela pessoa que criar a diretoria do projeto) a identificao que se achar ser
mais intuitiva e caracterizadora do mesmo.
Na diretoria do projeto existiro vrias diretorias contendo as informaes recebidas, enviadas
e os documentos realizados no mbito da execuo do respetivo projeto. Toda essa
informao deve ser classificada como:

Documentos enviados para a CIVI4 por parte do cliente;

Documentos relacionados com a arquitetura;

Documentos produzidos pela CIVI4 no mbito da execuo do projeto;

Documentos relacionados com empresas subcontratadas para a execuo de

determinados projetos de especialidades.

A organizao destes trs grupos de documentos ser descrita nos pontos seguintes.
2.3.1.1 Documentos enviados para a CIVI4 por parte do cliente
Todos os documentos rececionados pela CIVI4 que sejam enviados por parte do cliente
devero ser guardados numa diretoria denominada 01Cliente que dever ser criada dentro da
diretoria do projeto. Dentro da diretoria 01Cliente devero ser criadas diretorias para a
organizao dos documentos recebidos que devero ser designadas tendo em conta os
seguintes pressupostos:
(AA)(BB)
Em que:

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(AA) data de receo do(s) documento(s) com a forma aaaa-mm-dd;

(BB) breve descrio que caracterize os documentos existentes dentro da diretoria;
Exemplo:
o registo predial recebido no dia 6 de Dezembro de 2012 (enviado pelo cliente)
dever

ser

arquivado

numa

diretoria

designada

por

2012-12-06

RegistoPredial dentro da diretoria 01Cliente. O tpico (BB) tem um carcter

subjetivo, devendo ser escolhida a identificao que se achar ser mais
especfica e caracterizadora do conjunto de documentos contidos na diretoria.
2.3.1.2 Documentos relacionados com a arquitetura
Todos os documentos relacionados com a arquitetura devero ser guardados numa diretoria
denominada 02Arquitetura criada dentro da diretoria do projeto. Dentro desta diretoria devero
ser criadas diretorias para a organizao dos documentos recebidos que devero ser
designadas tendo em conta os seguintes pressupostos:
(AA)(BB)
Em que:
(AA) data de receo do(s) documento(s) com a forma aaaa-mm-dd;
(BB) breve descrio que caracterize os documentos existentes dentro da diretoria;
Exemplo:
os documentos recebidos nos dia 8 de Dezembro de 2012 relativos
arquitetura final de licenciamento de um projeto devero ser colocados numa
diretoria designada por 2012-12-08Arq. Licenciamento dentro da diretoria
02Arquitetura. O tpico (BB) tem um carcter subjetivo, devendo ser
escolhida a identificao que se achar ser mais especfica e caracterizadora do
conjunto de documentos contidos na diretoria.
2.3.1.3 Documentos produzidos pela CIVI4 no mbito da execuo do projeto
Todos os documentos produzidos pela CIVI4 no mbito da execuo do projeto devero ser
guardados numa diretoria denominada 03CIVI4 criada dentro da diretoria do projeto. Dentro
desta diretoria devero ser criadas diretorias para a organizao dos documentos que devero
classificadas tendo em conta o seguinte:

Documentos de entrega ao cliente ou documentos de apoio destes (diretamente

relacionados com os primeiros), relativos a uma determinada fase de projeto;

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Outros documentos

2.3.1.3.1 Documentos relativos a uma determinada fase de projeto

Todos os documentos produzidos pela CIVI4 relativos a uma determinada fase de projeto
devero ser arquivados numa diretoria, dentro da diretoria do projeto, que deve ser designada
tendo em conta os seguintes pressupostos:
(AA)(BB) (CC)
Em que:
(AA) letra atribuda segundo a ordem alfabtica (tendo em conta a data da fase de
projeto);
(BB) fase de projeto (concurso, estudo prvio, anteprojeto, licenciamento ou
execuo)
(CC) data prevista de entrega do(s) documento(s) com a seguinte forma ms de
ano;
Exemplo:
os documentos entregues (ou com data prevista de entrega) em de Julho de
2012 relativos fase de execuo (2. conjunto de documentos entregues)
devero ser colocados numa diretoria designada por BEXECUO Julho de
2012.
Dentro desta diretoria os documentos iro ser organizados por especialidade (dentro desta
categoria iro ser distinguidos os documentos referentes s peas escritas e s peas
desenhadas) ou, no caso do documento ser relativo a mais do que uma especialidade ou no
dizer respeito a nenhuma especialidade em concreto, por tipos de documentos que contm.
A atribuio do nome s diretorias que dizem respeito a uma especialidade dever ser
realizada da seguinte forma:
(DD)
Em que:
(DD) cdigo que diz respeito ao tipo especialidade que o documento se refere. No
Quadro 8 apresentam-se os cdigos a seguir.

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Quadro 8 Nomenclaturas das diretorias das especialidades

Especialidade

Nomenclatura da diretoria

Arquitetura

01Arquitetura

Fundaes e estruturas

02Estruturas

Rede de abastecimento de gua

03Abgua

Rede de drenagem de guas residuais

04Residuais

Rede de drenagem de guas pluviais

05Pluviais

Rede de distribuio de gs

06Gs

Comportamento trmico RCCTE

07Trmico

Ventilao natural e exausto de fumos

08Ventilao

Segurana contra incndio

09Segurana

Condicionamento acstico

10Acstica

Resduos slidos

11ResSlidos

Plano de segurana e sade

12PSS

Rede de abastecimento de gua Infraestruturas

13Abgua-INF

Rede de drenagem de guas residuais Infraestruturas

14Residuais-INF

Rede de drenagem de guas pluviais Infraestruturas

15Pluviais-INF

Rede de distribuio de gs Infraestruturas

16Gs-INF

Infraestruturas de arruamentos e pavimentaes

17ArruaPavimentaes

Estudos de geotecnia

18Geotecnia

Propriedade horizontal
Preveno e gesto de resduos de construo e demolio

19PH
20PGRCD

Plano de segurana

21PSegurana

Arranjos exteriores

22AExteriores

Infraestruturas eltricas

30Eletricidade-INF

Infraestruturas de telecomunicaes

31Telecomunicaes-INF

Mdia tenso

32MTenso

Gerador

33Gerador

Eletricidade

34Eletricidade

Telecomunicaes

35Telecomunicaes

Segurana

36Segurana

Elevadores/ascensores

37Elevadores

Gesto tcnica

38GTcnica

AVAC

40AVAC

Ar comprimido

41ArComprimido

Gases medicinais e especiais

42GMedicinaisEspeciais

Instalaes eletromecnicas

43Eletromecnicas

Instalaes mecnicas

23Mecnicas

Comportamento trmico RSECE

44Trmico

Aspirao central

45AspCentral

01.0

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Dentro destas diretorias existiro duas diretorias denominadas Peas Escritas e Peas
Desenhadas onde sero arquivados os respetivos documentos (sempre que se justifique,
podero ser criadas diretorias para outros tipos de documentos, p.e., Clculos).
A atribuio do nome s diretorias que contm documentos relativos a mais do que uma
especialidade ou que no dizem respeito a uma especialidade em concreto dever ser
realizada da seguinte forma:
00(EE)
Em que:
(EE) descrio que caracterize os documentos existentes dentro da diretoria;
Exemplos de nomes de diretorias:
00Doc-Auxiliares
00Doc-Calendarizao
00Doc-CondiesTcnicas
00Doc-RequerimentosCartas
00Doc-Rtulos
00Documentos
00Topografia
2.3.1.3.2 Outros documentos
Os restantes documentos devero ser arquivados numa diretoria, dentro da diretoria do projeto,
que deve ser designada tendo em conta os seguintes pressupostos:
00(AA)
Em que:
(AA) descrio que caracterize os documentos existentes dentro da diretoria;
Exemplos de nomes de diretorias:
00Doc-Recebidos
00Doc-Enviados
Dentro destas diretorias e sempre que se justifique devero ser criadas diretorias para a
organizao dos documentos recebidos ou enviados que devero ser designadas tendo em
conta os seguintes pressupostos:

01.0

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(BB)(CC)
Em que:
(BB) data de receo/envio do(s) documento(s) com a seguinte forma aaaa-mm-dd;
(CC) breve descrio que caracterize os documentos existentes dentro da diretoria;
Exemplo:
o ofcio de uma entidade recebido no dia 12 de Fevereiro de 2013 dever ser
colocado na diretoria 00Doc-Recebidos dentro de uma diretoria designada por
2013-02-12-Ofcio guas do Porto.
2.3.1.4 Documentos relacionados com empresas subcontratadas
Todos os documentos enviados por empresas subcontratadas devem ser guardados em
diretorias designadas da seguinte forma:
(AA)(BB)
Em que:
(AA) numerao sequencial com incio no nmero 90 atribuda segundo o nmero de
empresas subcontratadas;
(BB) nome da empresa subcontratada;
Exemplo:
no caso de existirem duas empresas subcontratadas, p.e., a L2M e a FNT,
devero ser criadas duas diretorias dentro da diretoria do projeto: 90L2M e
91FNT.
Dentro destas diretorias (da respetiva) devero ser criadas diretorias para a organizao dos
documentos recebidos que devero ser designadas tendo em conta os seguintes
pressupostos:
(AA)(BB)
Em que:
(AA) data de receo do(s) documento(s) com a forma aaaa-mm-dd;
(BB) breve descrio que caracterize os documentos existentes dentro da diretoria;
Exemplo:
os documentos recebidos nos dia 6 de Dezembro de 2012 relativos ao projeto
de licenciamento de instalaes mecnicas, elaborado pela L2M devero ser

01.0

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colocados numa diretoria designada por 2012-12-06ProjLicenciamento

dentro da diretoria 90L2M. O tpico (BB) tem um carcter subjetivo, devendo
ser escolhida a identificao que se achar

ser mais especfica e

caracterizadora do conjunto de documentos contidos na diretoria.

2.3.1.4 Exemplo da organizao
Seguidamente apresenta-se um exemplo possvel para a organizao das diretorias de um
projeto:
01Cliente

2012-09-19-Fatura EDP

02Arquitetura

2012-08-20-ArqFinal
2012-10-04PormenorCisterna
00DocEnviados

2012-10-10CaixasDrenagem

00DocQualidade

00DocRecebidos

2012-09-19Topografia
Clculos
Peas
Desenhadas

00PropostasComerciais
4945-Pavilho
Hquei Luanda

03CIVI4

02Estruturas

Peas
Escritas

09Segurana

Peas
Desenhadas

A-ESTUDO PRVIO
Setembro de 2012

Peas
Escritas
00Condies
Tcnicas

B-EXECUO Outubro
2012

00Estimativas
Oramentais

Clculos

00Mapas de
Trabalhos e
Quantidades

Peas
Desenhadas

02Estruturas

Peas
Escritas

09Segurana

Peas
Desenhadas

2012-09-13-EstudoPrvio
90FNT
2012-10-20-ProjetoExecuo

Peas
Escritas
91L2M

2012-10-20-ProjetoExecuo

01.0

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2.3.2 Documentos relativos a um processo de fiscalizao

Conforme referido anteriormente, a criao de uma diretoria destinada a um processo de
fiscalizao deve obedecer aos mesmos procedimentos adotados para os projetos pelo que se
dever respeitar o descrito no ponto 2.3.1 do presente documento.
2.3.2.1 Organizao das diretorias relativas a um processo de fiscalizao
A diretoria do processo de fiscalizao dever conter diretorias com os seguintes nomes:

00DocEnviados

00DocRecebidos

Projetos Concurso

Projetos Execuo Obra

Fiscalizao

Dentro desta ltima (Fiscalizao), devero ser colocadas as diretorias:

Atas de Reunio

Autos de Medio

Trabalhos a Mais

Trabalhos a Menos

Para alm destas diretorias podero ser tambm colocadas outras diretorias que se considere
trazer beneficio para a organizao interna do processo.

01.0