Introduccin

El siguiente curso est diseado para aquellas personas que no tienen

ningn conocimiento sobre el ERP SAP ECC.
El objetivo es que el alumno adquiera un conocimiento bsico sobre la
funcin y caractersticas del mismo y adems, unas nociones bsicas sobre
cmo acceder y navegar.

1.1. Empezando por el principio: Qu es un ERP?

SAP es un ERP pero, qu es eso realmente?
La palabra ERP viene de las siglas en ingls de Enterprise Resource
Planning, que se podra traducir como Planificacin de los Recursos de la
Empresa. Pero hoy en da abarca mucho ms que eso, y esta definicin
viene ms bien dada por su origen.
Un ERP es un sistema informtico que abarca toda una empresa,
utilizado para gestionar todos sus recursos y compartiendo la
informacin necesaria entre los distintos departamentos de la
misma en una nica base de datos.
Frente al enfoque del desarrollo a medida, en el cul, un nuevo programa
informtico es creado desde 0 para una determinada empresa, un paquete
ERP es un programa estndar que contiene las funciones ms habituales en
todo tipo de empresas y que permite ciertos niveles de configuracin y
personalizacin para adaptarlo a cada empresa en particular.
Normalmente est compuesto de diferentes mdulos o funcionalidades
que se comunican entre s correspondientes a distintas actividades
dentro del negocio.
As, un ERP soportar todos los procesos, desde la gestin de un Pedido de
Venta hasta la gestin de los Pedidos de Compra para la compra de la
Materia Prima necesaria para Fabricar los productos a vender, pasando por
el registro de las horas empleadas por el personal y resto de recursos.
Registrar toda esta informacin y en caso de que sea relevante actualizar
automticamente la informacin necesaria para el departamento de
Finanzas.
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El objetivo es que la informacin solo se introduzca una vez en el

sistema y est disponible inmediatamente para aquellas funciones que
la requieran a lo largo de toda la compaa.

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1.1.1. Origen
El origen de las siglas viene de MRP (Material Requirements Planning
Planificacin de necesidades de material) que posteriormente
evolucion a MRP II (Manufacturing Resource Planning
Planificacin de recursos de fabricacin) y finalmente a ERP.
En el inicio de la aplicacin de sistemas informticos a la gestin de la
empresa se desarrollaron programas especficos para una funcin
determinada dentro de la misma. Para realizar ciertos clculos, para
registrar la contabilidad, para calcular la Materia Prima necesaria
El MRP es una funcionalidad utilizada para planificar las necesidades de
materiales en el proceso de produccin o distribucin. Para ello explota a
los componentes de un producto las necesidades para fabricar el mismo en
las fechas estimadas de su utilizacin.
Esta aplicacin no tena en cuenta la capacidad de las mquinas o
personas necesarias para afrontar la fabricacin a planificar. As, se
podran tener disponibles todas las materias primas pero el sistema no
tena en cuenta si haba disponibles recursos para transformarlas en las
fechas previstas. Para ello se avanz incluyendo la gestin de dichos
recursos con el sistema MRP II.
Por otra parte, y ya una vez decidida la fabricacin a realizar, otro sistema
debera informar de los materiales realmente utilizados durante el proceso,
de los costes incurridos, y en definitiva recolectar toda la informacin
necesaria para poder controlar y supervisar el proceso.
Tambin, parte de esta informacin ser necesaria integrarla en la
contabilidad financiera.
Es por ello, que el siguiente paso lgico fue integrar todas estas
funcionalidades en un mismo sistema para evitar la introduccin repetida
de los mismos datos con el consiguiente mayor coste, posibilidad de
errores y falta de inmediatez en la disponibilidad de dichos datos.
Esta integracin dio lugar a los ERPs.

1.1.2. Caractersticas
La principales caractersticas de los paquetes ERPs es que:
-

son integrados

comparten la informacin en tiempo real

pese a ser paquetes estndar permiten cierta personalizacin.

Al decir integrados nos estamos refiriendo a que en una misma base de

datos guardan la informacin de diferentes departamentos de la empresa. El
dato nico permite ahorros en el

mantenimiento del mismo pero tambin, y mucho ms importante,

que todas las reas involucradas de la empresa dispongan del mismo
dato.
Una vez se ha introducido un dato en un rea, digamos por ejemplo la
expedicin de un producto terminado a un cliente introducida por almacn,
automticamente el resto de las reas tienen en tiempo real
informacin sobre esa transaccin. As ventas podr saber que ya no tiene
disponible para la venta dicho producto, contabilidad podr registrar dicha
expedicin y hacer una provisin del cobro la misma, y as todas las reas
implicadas dependiendo de la empresa.
Por ltimo, un ERP permite la aplicacin inmediata de las mejores prcticas
en cada una de las reas para una empresa genrica. Pero cada empresa
es diferente y tiene caractersticas distintas al resto.
Para utilizar este sistema es necesario que la empresa personalice o
parametrice el sistema a sus requerimientos. Este proceso se realiza
durante la llamada Implantacin del ERP.
La parametrizacin va desde datos bsicos sobre la estructura de la
empresa (nmero de almacenes, fbricas, mquinas) hasta forma de
realizar los procesos (fabricacin contra pedido, configuracin de proceso
para aprobacin de pedidos de compra, forma de amortizar los distintos
activos).
Debido a la complejidad de las empresas, especialmente las ms grandes,
a veces no es suficiente con la parametrizacin que permite el paquete.
Se produce lo que se llama un gap entre lo que ofrece el paquete y las
necesidades detectadas por el equipo de implantacin.
En este caso es necesario recurrir al desarrollo a medida, tanto dentro
del mismo paquete como con elementos de software externos. Por
ejemplo, realizando interfases con otros sistemas.

1.1.3. Ventajas e Inconvenientes

Las ventajas de tener un sistema integrado con informacin en tiempo
real frente a uno que no lo es son obvias.
Lo que tambin representa una gran ventaja es la aplicacin de un
paquete que ha sido desarrollado y depurado durante aos ofreciendo
una mayor fiabilidad y una mayor inmediatez en su implantacin que
si se tuviera que desarrollar desde 0.
Por otra parte, algunas empresas, por su particularidad, encuentran difcil
adecuar dicho paquete a sus procesos o incluso stos a las
caractersticas que ofrece el mismo. Es decir, el gap es muy amplio.
Esto puede hacerles incurrir en grandes costes o incluso puede
hacer no rentable la implantacin del mismo.

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Para subsanar este inconveniente, las empresas creadoras de ERPs estn

desarrollando soluciones especficas para distintas industrias, las cuales
se adaptan ms a dichos procesos ms peculiares.

1.2. Qu es SAP?
SAP AG es una empresa de software alemana cuyas iniciales responden
inicialmente a Systemanalyse und Programmentwicklung (Anlisis de
Sistemas y Desarrollos de Programas), aunque posteriormente se cambi su
significado a Systeme, Anwendungen und Produkte in der
Datenverarbeitung (Sistemas, Aplicaciones y Productos en el Procesamiento
de datos).
Coloquialmente, cuando alguien habla de SAP normalmente se est
refiriendo a su producto estrella, un ERP muy extendido a nivel mundial
especialmente en grandes empresas. ste ha ido tomando diferentes
nombres a medida que ha ido evolucionando: R/1, R/2, R/3 y ECC, cada
uno con sus correspondientes versiones.
El resto de productos de esta empresa son ampliaciones de funcionalidad
del ERP, tanto en la cadena de valor (por ejemplo aumentando
interactividad con Proveedores o Clientes) como aadiendo nuevos
procesos especficos de ciertas industrias (Retail, Media,...).

1.2.1. La Empresa
En 1972 cinco antiguos empleados de IBM fundaron la compaa SAP
con la visin de desarrollar una aplicacin de software estndar para
soportar los procesos de negocio en tiempo real.
El inicio fue a partir de la funcionalidad de contabilidad, que se concret un
ao ms tarde con el lanzamiento de R/1. Posteriormente en el 1979 lanz
R/2, para finalmente en 1992 alcanzar R/3. Finalmente ya en 2004 lanz el
producto actual, ECC.
Desde el principio el crecimiento fue constante, tanto en funcionalidad que
abarca el programa como de implantaciones y negocio a nivel geogrfico y
en volumen de facturacin.
En 1988 SAP sale a cotizar en bolsa en los Mercados de Frankfurt y
Stuttgart. En 1995 es incluida en el ndice de acciones de alemn DAX
y en 2003 en el Dow Jones Stoxx 50.
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A parte del desarrollo del software y la funcin de Ventas, SAP soporta una
amplia estructura para dar soporte a las implantaciones en activo y para
dar formacin a los consultores o desarrolladores que implantan sus
soluciones.

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1.2.2. Productos
Aunque tal y como comentamos, SAP ECC (ERP Central Component) es el
producto estrella resultado de la evolucin de SAP R/3, existen otros
productos que complementan al mismo o que estn enfocados a un
segmento distinto.
Por una parte, en funcin de la empresa a la que est enfocada la solucin,
podemos distinguir 3 productos:
-

mySAP Business Suite: Producto que permite la mayor

personalizacin de todos los de su gama. Enfocados a grandes
empresas.
mySAP All-in-One: Soluciones verticales para una industria pas
determinado, desarrolladas en colaboracin con partners. Algunas
funciones vienen preconfiguradas facilitando la implantacin para
empresas con no demasiados empleados y procesos relativamente
estables.
MySAP Business One: Solucin para empresas ms pequeas con
una interface similar a la de Microsoft Windows e integracin con las
herramientas Word y Excel.

Por otra parte, y ya concentrndonos en el primero de estos productos,

mySAP Business Suite est formado por diferentes aplicaciones
individuales.
Cada una de stas se enfoca en una determinada rea y provee funciones
para soportarla de una manera flexible.
Todas las aplicaciones estn basadas en la plataforma SAP NetWeaver,
la cual las integra y soporta la evolucin de mySAP Business Suite hacia
una arquitectura basada en servicios.
Esta plataforma soporta Java 2 Enterprise Edition y ABAP (el lenguaje de
programacin de SAP).
Podemos distinguir como aplicaciones comunes a todas las industrias:
-

mySAP ERP.
Que incluye las principales
funciones:

mySAP ERP Financials

o mySAP ERP Human Capital Management
o mySAP ERP Operations
o mySAP ERP Corporate Services
- mySAP CRM (Customer Relationship Management)
- mySAP PLM (Product Livecycle Management)

- mySAP SCM (Supply Chain Management)

mySAP SRM (Supply Relationship
Management) Y, por otro lado, soluciones
especficas de industria:
-

Automotive

Banking
Chemicals
Healthcare
Logistics Service Providers
Mining
Oil and Gas
Public Sector
Retail
Media

2. Cmo se accede a SAP?

SAP ECC tiene una arquitectura cliente / servidor. Lo cual quiere decir que
la base de datos y configuracin sobre la que trabajamos no se encuentra
en nuestro PC, sino en otra mquina llamada servidor, con la cual nos
comunicamos.
Para que nuestro PC pueda comunicarse con el servidor es necesario que
tenga instalado un programa llamado SAP GUI (Graphical User Interface).
Tambin ser necesario tener acceso a una red en la que se encuentre el
servidor sobre el que vamos a trabajar.
Por ltimo, en el SAP GUI instalado en nuestro PC debemos indicarle la
ruta para que pueda acceder a dicho servidor.
Una vez instalado el SAP GUI en nuestro PC, debemos ejecutar el SAP
Logon. Programa desde el cual configuraremos la conexin y lanzaremos el
SAP GUI contra la instalacin de SAP que hayamos escogido.
El SAP Logon tiene el siguiente aspecto:

En l, podemos distinguir en la parte izquierda las distintas

instalaciones que se han configurado en nuestro PC.

Para cada una de estas instalaciones se ha introducido la ruta, que es la que

nos permite comunicarnos con el servidor en que se encuentra la base de
datos y programas contra los que vamos a trabajar.
De esta forma, si pulsamos el botn Nueva Entrada... se nos solicitarn
los datos necesarios para aadir una nueva instalacin.

Salvo la Descripcin, que la introduciremos a nuestro criterio para distinguir

unas instalaciones de otras, los otros parmetros nos deberan ser dados
por el departamento o proveedor de sistemas que gestione la instancia a la
que queremos acceder.
Por ltimo, y una vez hayamos configurado la conexin, la seleccionaremos
en el SAP Logon en la izquierda y haremos dobleclick en ella o bien
pulsaremos en Acceder al sistema. Si la conexin se realiza correctamente
nos aparecer la ventana de acceso.

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Client o Mandante.
En esta ventana en primer lugar se nos pide el Client (en ingls) o
Mandante (en espaol).
Cada instalacin de SAP puede haberse configurado con varios
Mandantes, cada uno de los cuales mantiene cierta configuracin en
comn pero puede personalizar para distintas aplicaciones.
Los datos introducidos en cada uno de los Mandantes son totalmente
independientes de los del resto y una vez que hayamos accedido a uno no
podemos visualizar los del resto.
Representa por tanto la unidad jerrquica ms alta dentro de la base de
datos utilizada por SAP.

User y Password.

Usuario y contrasea que nos deben asignar para permitirnos el acceso a

SAP.
Normalmente se nos proporcionar una contrasea temporal que
tendremos que personalizar la primera vez que accedamos.
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Por otra parte, ser configurable el tiempo que podemos utilizarla antes
de cambiarla y el nmero de intentos fallidos que podemos realizar
antes de que se nos bloquee.

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An accediendo a SAP, cada usuario necesitar tener permisos asignados

para acceder a las distintas aplicaciones o datos.

Language o Idioma.

Por defecto se habr configurado el idioma del pas en que estemos

trabajando. En estos casos si lo dejamos en blanco accederemos en el
mismo.
En entornos internacionales es posible que sea necesario el acceso en
distintos idiomas, por lo que si queremos acceder en espaol deberamos
introducir ES.
Una vez accedemos con los datos correctos se nos mostrar la ventana del
men de SAP ECC6.

Y desde aqu ya podremos interactuar con el sistema.

3. Navegacin en SAP

Una vez hemos accedido a SAP, se nos mostrar la ventana del

men principal.

En ella podemos distinguir distintas partes, algunas de las cuales son

comunes a todas las transacciones:

Barra de men.
Barra de herramientas de navegacin.
Barra del ttulo.
Barra de herramientas de la aplicacin.
Ventana principal.
Barra de estado.

3.1. Barra de men.

La barra de men est presente en todas las ventanas de SAP, aunque
algunos de sus mens varan en funcin de dnde nos econtremos.
En la ventana inicial nos muestra los siguientes mens:

Los nicos mens que estn presentes en todas las ventanas de SAP son:

Sistema

Que permite acceder directamente a algunas funciones comunes y desde

las que es probable necesitemos acceder estemos en la transaccin que
estemos.

Ayuda

Permite acceder directamente a las distintas funciones de ayuda y, por

tanto, puede requerirse desde cualquier funcin de SAP.
El resto de los mens que se nos mostrarn en esta barra dependern del
contexto en que nos encontremos, de forma que siempre nos ofrecern las

funciones que aplican a los mismos. Por ejemplo en la barra de men de

Sap Easy Access nos aparecen las siguientes opciones:

Men

Nos permite escoger entre el men estndar de SAP, que es el que se

muestra en la figura, o el men de usuario, que es un men configurado
para que solo muestre las funciones que realiza el usuario que se ha
conectado.
Tambin nos permite acceder al Workplace, donde el usuario puede
gestionar sus mensajes, workflow, agenda...

Tratar

Permite acceder a la transaccin que hayamos seleccionado, hacerlo en

una ventana nueva o crear un enlace directo a la misma en nuestro
escritorio.

Favoritos

Debido a la cantidad de transacciones disponibles y a que comnmente los

usuarios finales solo acceden a unas pocas frecuentemente para
desarrollar su trabajo, SAP permite que cada usuario recopile stas en un
men de Favoritos para que pueda acceder ms rpido a las mismas.
En este men se encuentran las opciones para organizar estas
transacciones favoritas, las cuales posteriormente aparecern en la seccin
de Favoritos justo encima del men de SAP.

Detalles

En este men es posible configurar distintas opciones sobre la

disposicin en la pantalla de men de los componentes o sobre la
visualizacin de los nombres tcnicos de las transacciones en los mens.

Las funciones de men del resto de transacciones aplican solo a las

mismas y solo tienen sentido dentro de su contexto.

3.2. Barra de herramientas de navegacin.

Justo debajo de la barra de men se encuentra la Barra de herramientas
de navegacin.
sta est presente en todas las transacciones y con las mismas funciones,
aunque las distintas funciones estarn habilitadas o deshabilitadas
dependiendo de si aplica o no su uso al contexto.
Consta de los siguientes botones:

Como se puede ver, el icono de cada uno de ellos es respresentativo y

manteniendo el cursor encima de cualquiera de ellos se nos mostrar una
ayuda contextual explicativa de la funcin del mismo.
Cada nueva ventana de SAP, salvo cuadros de dilogo (ayuda, errores,
confimaciones...), se denomina transaccin y tiene un cdigo de 4
caracteres a travs del cul se puede acceder directamente. Para ello se

deber introducir dicho cdigo en el cuadro de comandos y pulsar Enter

o el botn Continuar.

As, por ejemplo, si introducimos MM03 en el cuadro de comandos y

pulsamos Enter
automticamente el sistema nos llevar a esa transaccin que es la de
Visualizar Maeriales.
Esta navegacin directa por medio del codigo de transaccin es muy til
para acceder ms rpido a las transacciones que ya conocemos. La
alternativa sera buscar dicha transaccin en el men, que, debido a la gran
cantidad de ellas que existen nos obligara a desplegar sucesivos mens
hasta encontrarla.
Tambin desde el cuadro de comando es posible realizar acciones ms
avanzadas.

El botn Grabar nos aparecer en aquellas transacciones en que hemos

introducido datos y queramos guardarlos. En el momento que se haya
cargado una transaccin y se haya
mostrado al usuario, nuestro cliente o PC deja de tener comunicacin
directa con el servidor hasta que validamos por medio del botn
Continuar o grabamos por medio del botn Grabar. Mientras no
realicemos alguna de estas dos o cuaquier otra que active la
comunicacin, el sistema no tendr constancia de lo que estamos
introduciendo.

Una vez hemos introducido los datos tambin es posible que lo pensemos
mejor y deseemos salir sin grabar, para ello debemos pulsar el botn
Cancelar. Los botones Retroceder un paso y Salir de la transaccin actual
nos permiten volver a la ventana inmediatamente anterior (en el primer
caso) o abandonar totalmente la transaccn (en el segundo).
Los botones de impresin, bsqueda y desplazamiento a travs de las
pginas solo estarn disponibles en aquellas ventanas en que apliquen.
En los casos en que para una bsqueda salgan varios resultados, con el
botn Buscar Siguiente
continuaremos la bsqueda a partir del ltimo texto encontrado.

En el momento que iniciamos SAP se nos abre un modo a travs del cual
podemos navegar sin salir del mismo. Pero tambin es posible abrir

distintos modos a travs de los cuales podemos navegar

independientemente. Esto es muy til cuando, por ejemplo, queremos
comparar informacin entre dos transacciones o para poder ir realizando
otras acciones mientras se est procesando una transaccin que lleva
bastante tiempo.
Por cada sesin que iniciamos, SAP nos permite abrir hasta 6 modos.
Para abrir cada modo adicional debemos pulsar en el botn Nuevo Modo.
Tambin es posible crear un Acceso directo desde el escritorio de nuestro
PC a cualquiera de las transacciones de SAP. Para ello, una vez estamos en
la transaccin deseada pulsaremos el botn Acceso Directo.

Por ltimo los dos ultimos botones de la esta barra nos permiten acceder a
la ayuda contextual, que nos mostrar informacin sobre el componente en
que se encuentra el cursor en ese momento, y a un men de Opciones
relacionadas con la visualizacin del programa.

3.3. Barra de ttulo.

Justo debajo de la Barra de Herramientas podemos ver la barra del ttulo.
En ella se mostrar una indicacin de la transaccin en que nos
encontramos. Por ejemplo en la transaccin del men principal nos
aparece el siguiente men:

SAP Easy Access es el nombre del men principal de SAP. Por ejemplo
en otra transaccin como la de visualizar materiales (MM03) nos
aparecer Visualizar Material (Acceso).

3.4. Barra de herramientas de la aplicacin.

Debajo de la barra de ttulo aparece una nueva barra con botones, siendo
stos totalmente dependientes de la transaccin en que nos
encontremos.

As, por ejemplo, en la transaccin del men principal podemos ver botones
relativos a la gestin de los mens (de SAP o personalizado para usuario),
acceso al Workplace donde se pueden realizar gestiones de mensajes y
workflow y gestin de las transacciones seleccionadas como Favoritos.
En otras transacciones, como por ejemplo en la de Visualizacin de
materiales (MM03) nos aparecern otros botones que solo tienen sentido
en dicha aplicacin:

3.5. Ventana principal.

Debajo de las 4 barras descritas y en el centro de la pantalla se encuentra
la Ventana principal.
El contenido de la misma es totalmente distinto segn la transaccin en
que nos encontremos, pudiendo estar formada por distintos componentes
con ciertas caractersticas:

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Cuando para una transaccin se requiere mostrar o gestionar muchos datos,

stos pueden venir organizados en Carpetas con distintas Pestaas segn el
tipo de informacin a que hagan referencia.
Los Cuadros de texto se permitarn actualizar siempre y cuando su fondo
aparezca en blanco, cuando entramos a la transaccin en modo de
visualizar o cuando por alguna razn no se puede modificar algn dato,
ste aparecer con el fondo azul.
Los Botones pueden llevar solo un icono que describe su accin o una
descripcin de la accin que se llevara a cabo si se pulsan. Tambin
pueden estar deshabilitados en caso de que no apliquen al contexto en que
se est accediendo.
Los Flags sirven para seleccionar una caracterstica. Cuando son cuadrados
puede hacerse una seleccin mltiple entre todos los que estn agrupados.
Cuando son rendondos solo es posible escoger una de las opciones
agrupadas, ya que son excluyentes.

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3.6. Barra de estado.

Por ltimo, en la parte inferior de la ventana de todas las transacciones se
encuentra la barra de estado.

En ella podemos distinguir 3 campos:

En el primero de ellos podemos configurar la informacin que

nos muestre y de esta forma poder en cualquier momento y
con un solo vistazo al inferior de la ventana conocerlo.

En ocasiones puede ser til ver el Mandante, si estamos trabajando con

varios. En otras la transaccin, para saber de un vistazo dnde nos
encontramos y as con el resto de opciones.

En el segundo vemos el servidor, en este caso m2bsrv04v1.

En el ltimo podemos ver si estamos en modo Insertar o no.

4. Ayuda en SAP
4.1.

Men de ayuda

Una vez estemos trabajando en el sistema es posible nos surjan

dudas, tanto del funcionamiento del mismo, de la funcin de un
campo, posibles valores que podemos introducir, etc.
Para resolverlas, SAP ofrece una serie de funciones de ayuda online a
las que se accede directamente desde la transaccin en que nos
encontremos.
En primer lugar tenemos las funciones a las que se accede directamente
desde el men de Ayuda, el cual, como vimos anteriormente, est
presente en todas las transacciones:

Ayuda para Aplicacin

Biblioteca SAP
Glosario
Notas entre versiones
SAP Services Marketplace
Registrar mensaje de soporte
Parametrizaciones de la ayuda

4.1.1.

Ayuda para Aplicacin

Esta primera opcin permite acceder a ayuda sobre la transaccin en la

que estamos en el momento de pulsarla.
Si la pulsamos en el men principal, nos llevar a la ventana principal de
la Biblioteca SAP. Si, por el contrario la pulsamos cuando estamos en una
transaccin, por ejemplo, la MM03 - Visualizacin de Materiales, nos
llevar al captulo de la Biblioteca referente a la misma.

A partir de ella tambin podemos navegar por funciones relacionadas en

el men de la parte izquierda o incluso, realizar bsquedas a travs del
cuadro de texto de la parte superior.

4.1.2.

Biblioteca SAP

Nos lleva tambin a la Biblioteca de SAP pero independientemente de la

transaccin en que estemos, siempre a la ventana principal de la misma.

4.1.3.

Glosario

Cuando queramos saber el significado o la funcin de un trmino

utilizado en SAP podemos acceder a esta opcin y buscarlo

Podemos desplazarnos por el men de la izquierda hasta encontrarlo o

introducir el trmino en el cuadro de texto de la parte superior para iniciar
una bsqueda del mismo.

4.1.4.

Notas entre versiones

Esta funcin es ms avanzada y lo que muestra es los distintos cambios

que se han realizado entre las distintas versiones del programa que ha
sacado SAP

4.1.5.

SAP Service Marketplace

A travs de esta funcin podemos acceder al portal de servicios de SAP.

Tambin es posible directamente a travs de un navegador e internet.
En l, es de principal inters para los usuarios o consultores SAP, el poder
acceder a las Notas de SAP.

Las notas OSS (Online Service System) es el procedimiento que SAP utiliza
para solucionar los posibles errores que los usuarios del sistema pueden
encontrar.
Para no repetir la investigacin y solucin de las mismas, lo que
permite este sistema es consultar todas las incidencias relevantes
anteriormente declaradas por otros clientes as como la solucin que
les ha dado SAP. En algunos casos la consulta de las mismas puede
llevarnos a solucionar dicho error.
En otros ser necesario poner una nueva incidencia o nota para
que los analistas o programadores de SAP la evalen y nos de una
solucin o corrijan el problema.

4.1.6.

Registrar mensaje de soporte

A travs de esta opcin es posible poner directamente una de las notas o

incidencias descritas en el apartado anterior.

4.1.7.

Parametrizaciones

Por ltimo, esta opcin nos permite parametrizar o configurar cmo se

nos mostrarn tres diferentes tipos de ayuda:

Ayuda F1: Ayuda sobre un campo en concreto que solicitamos

posicionando el cursor en l y pulsando la tecla F1
Ayuda para Aplicacin: La opcin que hemos visto en el men de
Ayuda.
Ayuda de entradas: Ayuda para facilitar la entrada de
datos que veremos posteriormente.

4.2. Ayuda de campo

Ya una vez estemos interactuando con los diferentes campos de cada una
de las transacciones podemos obtener una ayuda ms especfica.
Colocando el cursor en un campo de texto o en un check-box (estn o no
deshabililtados) y pulsando F1 llamaremos a la funcin de ayuda de
campo, la cual nos mostrar una pantalla emergente como la siguiente:

Para este ejemplo, hemos accionado esta ayuda para el campo cdigo de
Material.
A parte de una descripcin del campo y sus funciones asociadas, en la
parte superior podemos ver una barra de herramientas.

Al igual que en una pgina web, dentro de esta ventana de ayuda podemos
ir accediendo a hiperenlaces que nos lleven a explicaciones ms detalladas
del campo y funciones asociadas al mismo. De ah que en caso de que
hayamos navegado de esta forma podamos volver atrs o ir hacia delante a
travs de los Botones de Navegacin.
La Ayuda para Aplicacin nos llevar a la misma pgina web que esta
misma opcin en el Men de Ayuda comentada anteriormente.
La Informacin Tcnica nos mostrar una pantalla indicando el programa y
pantalla en que nos encontramos as como el cdigo del campo dentro de la
base de datos de SAP. Funcin muy til para los consultores, programadores
o usuarios avanzados encargados de la implantacin y mantenimiento del
sistema.
Por medio de la funcin Tratar Documentacin es posible modificar el
texto que por defecto muestra SAP.
El botn Parametrizacin est deshabilitado en este caso, ya que este
campo no tiene una parametrizacin especfica. En otros campos en que,
por ejemplo, los posibles valores a introducir y sus connotaciones se
definan en la Parametrizacin del sistema esta funcin nos llevara
especficamente a dnde se parametriza.

Glosario nos llevar a la misma pgina web que la misma funcin

del Men de Ayuda anteriormente descrita.

El Portal SAP de Ayuda nos lleva a una pgina web donde tenemos
agrupada toda la ayuda. Desde ah podemos acceder a las diferentes
Bibliotecas de las distintas versiones.
Por ltimo Imprimir nos permite obtener una copia en papel de la
ayuda mostrada y con Cerrar cerramos esta ventana volviendo a la
transaccin donde nos encontrbamos.

4.3. Match-code
Una vez ya conocemos el significado del campo en el que estamos es
posible que para realizar la funcin que queremos hacer necesitemos
introducir un valor en el mismo.
As, por ejemplo, para ver las caractersticas de un Material tendremos
previamente que introducir el cdigo del mismo.
Si lo sabemos de memoria podemos introducirlo directamente, pero si no es
as, SAP nos permite buscarlo entre todos los valores posibles. Esto se
realiza pulsando la tecla F4 cuando el cursor se encuentra en el campo que
queremos introducir o pulsando el botn que nos aparece justo a la derecha
del mismo.
Al hacer esto nos aparecer una ventana emergente llamada Match-code,
la cual ser distinta en funcin del campo a la que haga referencia, ya que
pueden tener funciones de bsqueda distintas.
Por ejemplo, en el caso del cdigo de Material, nos saldra la siguiente
ventana:

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Como podemos ver, a parte de la bsqueda con los parmetros mostrados

en la pestaa que se muestra, tambin es posible buscar por otros
parmetros diferentes escogiendo otras pestaas.
En los campos de texto introduciremos la palabra o palabras por la que
queremos buscar, siendo posible utilizar el smbolo '*' para buscar por
cualquier cadena entre las palabras introducidas.
Una vez hecho esto, se nos mostrar una lista con los registros que
cumplan la bsqueda que hemos realizado.

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Por ejemplo, suponiendo que habiendo introducido la cadena "*bomba*"

en el campo Texto breve material, el Match-code nos mostrar todos los
registros de Materiales los cuales en su descripcin tienen dicha palabra.
Dentro de esta seleccin podremos buscar de nuevo una cadena en
concreto o guardar este resultado como favorito.

Por ltimo, una vez hemos encontrado el registro que estbamos

buscando haremos doble click sobre el mismo o pulsaremos el botn de
Continuar una vez situados en l.
Con ello, este registro ser llevado al campo desde el que abrimos el
Match-Code y podremos continuar.

5. Conceptos generales
Dentro de SAP podemos distinguir distintos tipos de datos segn su
funcin:

5.1.

Estructura organizativa
Datos maestros
Datos transaccionales

Estructura organizativa

El primer paso en cualquier implantacin de SAP es definir su estructura

organizativa.
Pese a ser un paquete estndar, SAP permite configurarse o adaptarse a las
caractersticas de la empresa en que se va a utilizar. Debido a que su
objetivo es integrar las diferentes partes de la misma, es necesario en
primer lugar informar de su estructura para posteriormente ir posicionando
el resto de datos en su unidad correspondiente.
As, por ejemplo, un grupo en que se quiera implantar SAP puede estar
formado por diferentes sociedades con un nmero determinado de plantas
de produccin y almacenes y donde se quieran agrupar los costes segn
diferentes criterios.
A continuacin se describen brevemente los diferentes elementos
organizativos a definir:

Mandante

Es el elemento de ms alto nivel. Representa al grupo de empresas

dentro del alcance de la implantacin de SAP.
A nivel ms tcnico, representa una instancia de SAP dentro de la cual es
posible compartir informacin.
Se introduce en el momento de acceder al sistema, no siendo posible, por
tanto, acceder a dos mandantes dentro de la misma sesin.
Tampoco es posible compartir informacin entre dos mandantes distintos.

Normalmente en una implantacin se utilizan diferentes mandantes con

distintos propsitos. Por ejemplo, uno con la operativa real (productivo),
otro para hacer pruebas (integracin o pruebas) y otro para hacer cambios
y desarrollar modificaciones (desarrollo).

Sociedad FI

Representa a una Unidad de contabilidad legal e independiente y es el

elemento organizativo central de la Contabilidad Financiera.
Es decir, representa a una empresa o sociedad independiente sujeta a
sus obligaciones y calendario fiscal.

Dentro de un Mandante podremos crear tantas Sociedades FI como

tenga el grupo de empresas.

Centro

Es el elemento organizativo central de Produccin.

Representa la localizacin en que se fabrica un producto, se distribuye o se
presta un servicio. Cada Sociedad FI puede tener varios Centros.

Almacn

Tal y como indica su nombre, representa las reas donde se

deposita el inventario. Cada Centro puede tener varios
Almacenes.

Organizacin de ventas

Controla las polticas de venta al cliente y, por tanto, es el elemento

organizativo central en Gestin de Ventas.

Canal de distribucin

Se utiliza dentro de la Gestin de Ventas para definir cmo los distintos

productos llegan a los

clientes.

Organizacin de compras

Controla las polticas de compra a proveedores y, por tanto, es el

elemento organizativo central en Gestin de Compras.

5.2.

Datos maestros

Los datos maestros representan los elementos sobre los que se van a
crear las transacciones. Incluyen, por ejemplo:

Materiales
Proveedores
Clientes
Cuentas Contables
Centros de Coste
...

Todos ellos estarn definidos para sus correspondientes

elementos organizativos. As, es posible definir un Material para
una Sociedad FI y no para otra.
Diferentes datos de los Maestros pueden ser dependientes de distintos
niveles de la Estructura Organizativa. Por ejemplo, los datos de planificacin
generales de un Material deben ser definidos a nivel de Centro, mientras los
datos de cmo se va a almacenar debern ser definidos a nivel de Almacn.
Por ejemplo, si accedemos a los datos de Compras a la hora de
visualizar un Material nos solicitar el Centro, ya que estos datos son
dependientes del mismo:

En caso de que, por ejemplo, seleccionramos el Centro "1000" nos

mostrara los datos por el mismo, indicando en la parte superior el Centro
al que pertenecen.

Del mismo modo que para los Materiales, estas dependencias

aparecern en los distintos datos maestros.

5.3.

Datos transaccionales

En la operativa diaria se utilizarn datos maestros correspondientes a sus

respectivos niveles de organizacin para reflejar las distintas operaciones
que se llevan a cabo en la empresa.
As por ejemplo, si queremos crear un Pedido de compra se nos solicitar
la Organizacin de Compras y la Sociedad FI para el cul se va a comprar
(elementos organizativos).
Por otra parte, ser tambin necesario especificar el Proveedor, el cul debe
estar ya creado en este momento y en caso de que se vaya estocar el
Material que se va a comprar (datos maestros).
En el momento que grabemos dicho Pedido habremos creado un nuevo
dato que quedar reflejado en el sistema para su posterior proceso o en
el momento que se hay procesado completamente para su consulta.

Cada mdulo o funcin de la empresa tiene una serie de elementos u

objetos que reflejan la actividad principal de la misma. As por ejemplo, en
Compras tendremos el pedido de compras, en Ventas el pedido de ventas...
Dichos objetos tienen su propia estructura dependiendo de los datos que
administran, aunque, por regla general SAP siempre los administra con
una cabecera (con datos generales comunes al objeto) y una serie de
posiciones individuales.
Cada uno de estos objetos, a medida que se procesan van pasando por
una serie de estados, los cuales se pueden reflejar tanto a nivel de
cabecera como de posicin segn su naturaleza. Por ejemplo, una Orden
de Fabricacin pasar normalmente por los estados de Creada, Liberada,
Impresa, Notificada, Entregada, Cerrada...
En ocasiones algunas de las operaciones que se realizan al procesar estos
objetos implican un apunte contable, el cual si el sistema est
adecuadamente configurado para ello se realizar automticamente sin
que el usuario sea consciente de ello.
Cuando hay movimientos de mercanca de un sitio a otro tambin
quedar reflejado en el sistema a travs de los movimientos de
Material, provocando la actualizacin de los inventarios en los
Almacenes en tiempo real.

Toda esta operativa dar lugar a una serie de datos que posteriormente
se podrn consultar para analizar la operativa, tomar decisiones, extraer
indicadores...

6. Funcionalidad bsica
A continuacin se describir la funcionalidad principal y cmo est
repartida dentro de SAP. Para ello se introducirn los distintos mdulos y
los objetos principales dentro de ellos.
El objetivo de este curso y de este captulo en concreto no es entrar en el
detalle de toda la funcionalidad que ofrece el sistema, que es muy
amplia, sino simplemente de dar una idea general para tener un
concepto lo ms amplio posible del mismo.

6.1. MM: Gestin de materiales y compras.

El mdulo MM (Materials Management - Gestin de Materiales) engloba
tanto la gestin de stocks como todos los procesos de aprovisionamiento.

Aunque tradicionalmente y en anteriores versiones siempre se ha incluido

de esta manera, y a efectos prcticos se sigue realizando, con las nuevas
versiones SAP se refiere al mdulo de compras como Procurement Contratacin o aprovisionamiento. Dejando de esta forma la gestin de
stocks como una funcionalidad comn a todos los mdulos de logstica.
Dentro de la gestin de stocks se engloban funcionalidades como los
movimientos de Material, los tipos y estados del stock, etc.

Centrndonos en los procesos de compras, a continuacin enumeramos por

orden los distintos pasos que soporta el sistema:

Clculo de necesidades
Determinacin automtica de Proveedor
Seleccin y comparacin de ofertas
Creacin del Pedido de compras
Gestin del Pedido de compras
Recepcin del Pedido
Verificacin de factura
Proceso de pago

6.1.1.

Clculo de necesidades
Ya sea a travs del MRP o de sistemas pull basados en punto de pedido o
Kanban, el sistema automticamente propone los materiales y cantidades
de los mismos necesarios para cumplir con el plan de produccin y ventas.
En cualquier caso, siempre ser posible generar pedidos manualmente
sin que haya una necesidad en el sistema para el mismo.

6.1.2.

Determinacin automtica de Proveedor

A partir de pedidos anteriores y acuerdos a largo plazo de compras, el

sistema es capaz de proponer el proveedor o proveedores que mejor
pueden satisfacer el pedido a crear.

6.1.3.

Seleccin y comparacin de ofertas

El sistema es capaz de simular distintos escenarios junto con sus

precios permitiendo la comparacin de diferentes ofertas.
6.1.4.

Creacin del pedido de compras

El pedido de compras es el objeto principal de la funcionalidad de

compras.

Pg 40
de 77

Es el contrato a travs del cul solicitamos el aprovisionamiento a un

proveedor en una fecha, bien de una cantidad de material, bien de un
servicio.
Una vez creado se deber enviar al proveedor por el medio que hayamos
acordado con el mismo y el pedido dentro de SAP reflejar la informacin
introducida para su posterior control.
6.1.5.

Gestin del pedido de compras

Una vez creado el pedido quedar registrado en nuestro sistema y

disponible para su consulta o modificacin.
Ir pasando por una serie de estatus como enviado, entregado
parcialmente... etc.
Ser posible tambin actualizar las fechas en que el proveedor nos
informa que ser entregado, o cualquier otra informacin que haya
cambiado desde su creacin.
6.1.6.

Recepcin del pedido

La recepcin del pedido ser una entrada a nuestro stock y se har con
referencia al mismo. De forma que en el mismo pedido podremos ver cunto
se ha recepcionado y en qu fecha.
6.1.7.

Verificacin de factura

Una vez se ha recepcionado y el proveedor ya nos haya entregado la

factura, el sistema chequear automticamente que la cantidad introducida
de la misma coincide con la cantidad que hemos recepcionado.
6.1.8.

Proceso de pago

Finalmente, cerrando el proceso, el departamento encargado proceder al

pago al proveedor quedando cerrado el pedido solo para posteriores
consultas.

6.2.

PP: Planificacin y gestin de la produccin.

El mdulo de PP (Production Planning - Planificacin de la Produccin)

engloba todo el proceso de produccin, desde la planificacin hasta la
entrega en almacn del producto terminado.
Pg 41
de 77

Aunque a efectos prcticos la comunidad de SAP se sigue refiriendo a

este mdulo de esta forma, en las ltimas versiones SAP lo ha incluido
en lo que ha llamado mySAP.com SCM solution (Supply Chain
Management). Esta ltima funcionalidad incluye planificacin y
programacin avanzada a travs de la aplicacin APO (Advanced
Planner and Otimizer - Planificador y optimizador avanzado).
Dejando para ms adelante los procesos que soporta APO, a
continuacin enumeramos los principales que soporta SAP ECC en esta
rea:

Pg 42
de 77

6.2.1.

Planificacin de la produccin
Creacin de rdenes de fabricacin
Liberacin de rdenes de fabricacin
Impresin de rdenes de fabricacin
Suministro de componentes y materia prima a las rdenes de
fabricacin
Ejecucin de la produccin
o Notificacin de las rdenes de fabricacin
o Entrega de producto terminado
o Liquidacin de la orden de fabricacin
Planificacin de la produccin

Pese a aparecer como un solo paso en este esquema, representa una serie
de funcionalidades muy amplias complementadas por las ofrecidas por
APO.
Desde la utilizacin de modelos estadsticos de prediccin de la demanda
con sus respectivos chequeos e informes para sus anlisis, hasta la
planificacin ms bsica basada en punto de pedido o Kanban.
El MRP es un elemento central de este proceso y del mdulo en su
conjunto, intengrando tanto la demanda generada manualmente como
los pedidos de venta, stocks, pedidos de compra y todo elemento que
pueda influir en el mismo.
El objetivo es obtener un plan de produccin ptimo y realizable que,
posteriormente en un horizonte ms cercano permita la programacin y
secuenciacin de las rdenes de fabricacin que se van a lanzar al taller con
la seguridad de tener disponibles los componentes y capacidad necesaria y
de cumplir las necesidades de la organizacin.
6.2.2.

Creacin de rdenes de fabricacin

La orden de fabricacin es el objeto principal de este mdulo.

Como resultado de la planificacin se habrn creado propuestas de
fabricacin, llamadas rdenes previsionales, que se pueden convertir
en rdenes de fabricacin en firme.
Tambin es posible en cualquier momento crear manualmente de forma
directa una orden de fabricacin.

La orden de fabricacin incluir toda la informacin necesaria para el

proceso de produccin. Distribuidas en diferentes pestaas y pantallas
tendremos las fechas en que se debe fabricar, los componentes a utilizar
(en la lista de materiales seleccionada), las operaciones a realizar (en la
hoja de ruta seleccionada), almacn en que se debe recepcionar, forma de
liquidarla, ... etc.

6.2.3.

Liberacin de rdenes de fabricacin

Una vez se ha creado una orden, se requiere su activacin o liberacin a

taller para que se inicie su fabricacin.
Las rdenes de fabricacin al igual que la mayora de los objetos de SAP
tiene una serie de estados que se van activando a medida que se va
avanzando en su proceso. Estos estados permiten una serie de acciones
determinadas e impiden otras y se puede consultar en cualquier
momento.
Las acciones que permiten se pueden en muchos casos configurar. De esta
forma puede no ser posible por ejemplo imprimir una orden que todava no
se ha liberado, y de esta forma controlar que el proceso se realiza siguiendo
todos los pasos.
6.2.4.

Impresin de rdenes de fabricacin

Una vez que se ha liberado y que, por tanto, ya se puede iniciar su

fabricacin, ser necesario informar al taller o a las personas encargadas
de que deben iniciar el proceso de la misma.

Este paso no siempre es necesario, ya que en muchos casos tambin

los mismos usuarios pueden consultar en SAP aquellas rdenes ya
liberadas.
El formulario impreso se puede configurar para que muestre la informacin
necesaria para la

fabricacin en cada caso.

6.2.5.
Suministro de componentes y materia prima a las rdenes
de fabricacin
Para la fabricacin es necesario utilizar ciertos componentes o materia
prima. En ocasiones no se encuentran en la misma planta, por lo que es
necesario solicitarlos a almacn y trasladarlos a la misma. En ese momento
en SAP se dara de baja ese stock de dichos almacenes y posteriormente se
consumira en la orden de fabricacin pasando a cargarla con ese coste.
En otras ocasiones no es necesario este paso e incluso se realiza un
consumo posterior de componentes cuando ya se ha notificado la
finalizacin de la orden de fabricacin.

6.2.6.

Ejecucin de la produccin

Es el momento en que los operarios o mquinas estn fabricando lo que

se ha pedido en la orden.
Es posible en este proceso se requiera consumir ms componente del
previamente planificado, aumentando el suministro a la orden.

6.2.7.

Notificacin de las rdenes de fabricacin

Finalmente, una vez se ha terminado la orden, los encargados de

realizar la misma introducirn al sistema lo que se fabricado y las
horas, as como otros parmetros configurables que sean
relevantes para el control de la produccin.
Esta informacin cargar tambin la orden de fabricacin con los costes de
mano de obra y/o mquina.

6.2.8.

Entrega de producto terminado

El ltimo paso en el proceso es trasladar el producto terminado (o

semiterminado) al almacn correspondiente. Esto provocar un aumento
de stock de este producto en el almacn al que se traslada.

As mismo, al salir de la orden de fabricacin generar en la orden de

fabricacin un abono por el precio de dicho producto.

6.2.9.

Liquidacin de la orden de fabricacin

Antes de cerrar la orden y darla totalmente por terminada es necesario

dejarla con saldo 0.
Durante su proceso se han ido realizando cargos contra la misma (consumo
de componentes y horas hombre / mquina, por ejemplo) y abonos (entrega
del producto terminado).
Normalmente no se compensarn totalmente y podr quedar una
diferencia en uno u otro sentido.
Previamente se ha debido informar en la orden cmo distribuir estas
diferencias. A qu cuentas o centros de coste deben imputarse.
En el momento de la liquidacin se realiza dicho traspaso dejando ya la
orden con saldo 0 y lista para cerrarse, quedando a partir de entonces en
el sistema solo para su consulta.

6.3.

SD: Ventas y Distribucin.

El mdulo de SD (Sales and Distribution - Ventas y Distribucin) engloba

todo el proceso de ventas y de logstica asociada al mismo.
Tambin se ha aadido a la funcionalidad bsica incluida en el ERP un
nuevo componente para mejorar la relacin con el cliente, CRM (Customer
Relationship Management - Gestin de la relacin con el cliente, del cual se
hablar ms adelante.
Los pasos bsicos dentro del proceso de ventas son los siguientes:

Creacin del Pedido de ventas

Verificacin de disponibilidad
Creacin de Entrega
Picking
Packing
Transporte
Salida de Mercanca
Facturacin
Cobro

6.3.1.

Creacin del Pedido de Ventas

Es uno de los objetos principales de la funcionalidad de ventas.

En el momento que un cliente hace un pedido se registra en el sistema.

En cada pedido a parte de unos datos de cabecera se podrn definir
distintas lneas en funcin de los productos que se requieran junto con sus
respectivas fechas requeridas de entrega.
Tambin se puede configurar para que automticamente pase a entrar en
el clculo del MRP para ser considerado en la planificacin de la
produccin o en otras formas de aprovisionamiento. En caso de que
hubiera previsin de demanda puede consumir la misma para no duplicar
dicho aprovisionamiento.

6.3.2.

Verificacin de disponibilidad

En ocasiones es necesario saber si tenemos en el momento actual o

tendremos para la fecha en que se requiere el producto o productos
demandados en el pedido de ventas. Para ello se puede definir una regla
de verificacin especificando aquellos elementos que queremos se tengan
en cuenta para ello (stock disponible, rdenes de fabricacin en curso...).

De esta forma, se pueden tomar medidas o informar al ciente sobre la

fecha en que podr ser servido.

6.3.3.

Creacin de entrega

La entrega es oro de los objetos principales en la funcionalidad de ventas.

Normalmente ser creado con referencia a un pedido de ventas, pero

tambin se puede crear sin referencia o con referencia a otros objetos (una
orden de transporte, una orden de subcontratacin o un proyecto).

La funcin de este objeto es gestionar todos los pasos involucrados en la

salida del producto terminado de nuestros almacenes, incluyendo por
tanto los siguientes procesos:

Picking
Packing
Transporte
Salida de mercanca

6.3.4.

Picking

En primer lugar ser necesario que se indique dnde est el producto que
queremos entregar o de qu ubicacin retirarlo.
Es posible utilizar la funcionalidad WM (Warehouse Management Gestin de Almacenes) para gestionar almacenes con ubicaciones.
Una vez se ha recogido el producto de su ubicacin pasaremos al
siguiente proceso.

6.3.5.

Packing

Antes del transporte ser necesario empaquetar el producto a enviar.

Dependiendo de sus caractersticas este proceso ser ms o menos
complejo, en el sistema se recoge como un paso ms.

6.3.6.

Transporte

A travs de la entrega ser posible imprmir la informacin necesaria e

instrucciones para que el transportista pueda llevar la mercanca al
destino solicitado.
Se monitorizar en este momento este proceso.

6.3.7.

Salida de mercanca

Finalmente, una vez se confirma que el cliente ha recibido la mercanca

enviada se notificar en nuestro sistema dndose de baja en nuestras
existencias.

6.3.8.

Facturacin

Segn se haya configurado el sistema se generar la factura realizando los

apuntes contables requeridos y se enviar al cliente para su pago.

6.3.9.

Cobro

Una vez el cliente realice el pago se registrar en el sistema saldando la

cuenta de facturas pendientes de cobrar y cerrando el ciclo.

6.4.

FI-CO: Finanzas y Controlling.

Todas las operaciones logsticas relevantes tienen su reflejo en

contabilidad a travs de sus correspondientes apuntes.
Este hecho evita que tengamos que introducir la informacin varias veces
y adems asegura una coherencia entre la operativa real y lo que queda
reflejado en las cuentas.
Adems de servir para presentar las cuentas segn la legislacin de cada
pas, tambin ser posible configurar el sistema para que automticamente
recoja y organice los datos relevantes para el anlisis de rentabilidad y
costes de las distintas unidades de negocio que precisemos.
Nos referimos a estos mdulos como FI (Financials - Contabilidad financiera)
y CO (Controlling - Contabilidad analtica).
Centrndonos en FI o la Contabilidad financiera podemos distinguir los
siguientes elementos principales dentro del sistema:

6.4.1.

Libro mayor
Contabilidad de cuentas a pagar
Contabilidad de cuentas a cobrar
Contabilidad de activos
Contabilidad de bancos
Consolidacin
Balance y Cuenta de prdidas y ganancias
Libro mayor

Es el elemento central de este mdulo. En l se graban todas las

transacciones relevantes para contabilidad.
Est estructurado de acuerdo al Plan de cuentas, el cual contiene las
definiciones de todas sus cuentas. Incluyendo su nmero, designacin y
categorizacin.
Para mayor claridad el Libro mayor normalmente solo contiene
imputaciones agregadas. En esos casos, las imputaciones individuales son
recogidas en libros (subledgers) que agregan sus datos en el Libro mayor
en tiempo real a travs de las cuentas de reconciliacin.

6.4.2.

Contabilidad de cuentas a pagar

Recoge todas las cuentas que guardan relacin con los Proveedores. Toma,
por tanto, muchos datos de MM.

6.4.3.

Contabilidad de cuentas a cobrar

Recoge todas las cuentas que tienen relacin con los Clientes. Tomando,
por tanto, la mayora de los datos del mdulo SD.

6.4.4.

Contabilidad de activos

Recoge todas las transacciones relacionadas con la gestin de activos

fijos.

6.4.5.

Contabilidad de bancos

Contiene las transacciones de flujos de caja

6.4.6.

Consolidacin

SAP soporta grupos de empresas, por lo que, en ocasiones ser

necesario consolidar las cuentas de diferentes sociedades.
Para cada jerarqua se pueden definir diferentes grupos de consolidacin,
que pueden ser a nivel de sociedad, reas de negocio, centros de
beneficio y nodos de la jerarqua.

6.4.7.

Balance Y Cuenta de prdidas y ganancias

El Libro mayor se gestiona a nivel de sociedad FI y desde el mismo se

generan el balance y la cuenta de prdidas y ganancias.
En cuanto a CO y la Contabilidad analtica podemos distinguir los
siguientes elementos:

6.4.8.

Contabilidad de elementos de coste

Contabilidad de costes indirectos
Coste basado en actividades
Contabilidad de costes del producto
Anlisis de rentabilidad
Contabilidad de elementos de coste

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de 77

Ofrece informacin sobre con qu tipos de coste o beneficio estamos

tratando. Permite la asignacin de los mismos a las diferentes
transacciones, de forma que stas,
adems de imputarse a una cuenta contable financiera lo hagan a un objeto
de Controlling (un centro de coste o una orden interna) dependiendo del
tipo de coste o beneficio que sean.

Pg 50
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6.4.9.

Contabilidad de costes indirectos

Se centra en distribuir costes que no pueden ser directamente
asignados a productos y servicios concretos.
Por ejemplo, imputndolos a centros de coste u rdenes internas.
Al final del periodo, los saldos de los objetos que contengan costes
indirectos sern imputados a la Contabilidad de costes del producto o al
anlisis de la rentabilidad.

6.4.10.

Coste basado en actividades

Dentro de la contabilidad de costes indirectos, esta funcionalidad permite

utilizar metodos de distribucin de costes orientados a procesos.

6.4.11.

Contabilidad de costes del producto

Recoge los costes causados por la creacin de productos y servicios.

De esta forma, permite evaluar la rentabilidad en la fabricacin de
productos o prestacin de servicios o proyectos.

6.4.12.

Anlisis de rentabilidad

Se enfoca en analizar los beneficios de las diferentes actividades de la

empresa en los diferentes segmentos del mercado exterior. De forma que
permite analizar lo rentable que es cierta actividad en un segmento o
segmentos determinados.
Para ello es necesario asignar diferentes centros de coste para cada objeto
sobre el que se van a imputar costes y beneficios.

Pg 51
de 77

6.5.

HR: Recursos Humanos.

Recursos Humanos es una funcionalidad que aunque aadida ms

tarde al resto de funcionalidades descritas est integrada con las
mismas.
Abarca principalmente los siguientes elementos:

6.5.1.

Gestin de la organizacin
Reclutamiento
Administracin de personal
Desarrollo de personal
Formacin y gestin de eventos
Gestin de tiempo
Evaluaciones
Nminas
Planificacin del coste de personal
Gestin de la organizacin

A travs de esta funcin es posible modelar la estructura

organizativa de la empresa, definiendo los distintos roles y puestos
y las personas que los ocupan.

6.5.2.

Reclutamiento

A travs de esta funcionalidad es posible realizar el proceso completo de

contratacin, desde la introduccin de los datos del candidato hasta el
traspaso de los mismos a la posicin correspondiente.
Esto aplica tanto a contratacin externa como a empleados en activo que
cambien de puesto.
Las necesidades de personal son representadas por vacantes. Las cuales
son puestos que se necesitan cubrir.
Este mdulo soporta los procesos de gestin de las necesidades de
personal, anuncios, gestin y seleccin de candidatos y la correspondencia
con los mismos.
Cuando finalmente se contrata a un candidato sus datos pueden ser
transferidos a la administracin de personal.

6.5.3.

Administracin de personal

Los datos de cada empleado son guardados como registros infotipo.

As por ejemplo se guardan los siguientes datos:

6.5.4.

Asignacin en la organizacin
Informacin personal
Direccin
Periodo de trabajo planificado
Nmina
Detalles del banco
...
Desarrollo de personal

Con esta funcionalidad es posible planificar y realizar el desarrollo

personal y formacin continua para los empleados, estando integrado con
la funcionalidad de Formacin y gestin de eventos.
Las necesidades de desarrollo personal surgen de la comparacin entre
las necesidades del puesto y las capacidades del empleado. La
informacin requerida se guarda en perfiles.

6.5.5.

Formacin y gestin de eventos

Soporta la planificacin, gestin y gestin de los cursos y los eventos de

negocio.

65.6. Gestin de tiempo

Soporta todos los procesos relacionados con la planificacin y gestin
de la presencia o ausencia de los empleados.
Esta informacin es tambin muy valiosa para otros mdulos como los de
Controlling y Logstica, ya que puede servir para imputar costes a las
actividades as como para planificar operaciones.
6.5.7.

Evaluaciones

Soporta procesos de evaluacin flexibles que se pueden llevar a

cabo con la mxima objetividad.
Adems de para evaluar al personal se pueden utilizar para evaluar
eventos de negocio o para usar encuestas a empleados o clientes.

Inlcuye las fases de:

Planificacin
Revisin
Ejecucin

Se pueden tambin almacenar evaluaciones reutilizables.

Adems esta funcionalidad estar integrada con la de otros mdulos como
Administracin de Personal, Compensacin o BW (Business Information
Warehouse).

6.5.8.

Nminas

Adems de las nminas podemos incluir aqu cualquier otro tipo de

remuneracin a los empleados.
Esta funcionalidad permite el clculo de la remuneracin correspondiente a
cada empleado. Tambin comprende otros procesos como las transferencias
bancarias resultantes, el pago por cheque y su correspondiente integracin
con el mdulo de Finanzas.

6.5.9.

Planificacin del coste de personal

A partir de datos de otras funcionalidades como Nminas o datos

organizativos el sistema permite hacer un plan de los costes de
personal esperados. Dicho plan puede ser posteriormente modificado
manualmente.
Una vez el plan ha sido liberado, podr ser utilizado en procesos como:

Creacin de presupuesto para Formacin y Gestin de Eventos

Traspaso de datos a Controlling
Extraccin del coste para su anlisis

Tambin, a travs del Autoservicio para el empleado, el sistema permite

que stos actualicen su propia informacin y controlen muchas
transacciones administrativas. De esta forma se pueden configurar
sistemas de aprobacin para tareas como chequear los periodos de
vacaciones.
Estos servicios pueden ser integrados en un Portal para facilitar su
interfaz con el usuario.

7. Funcionalidad avanzada
Una vez vista la funcionalidad comn, en este captulo vamos a ver por
encima nueva funcionalidad ms avanzada y que normalmente se
apoyar sobre la vista anteriormete.
El objetivo de nuevo es ver por encima los procesos que soporta y
posibilidades que ofrece cada una de estas herrramientas.

7.1.
SRM (Supplier Relationship Management): Gestin
de relaciones con los Proveedores.
Esta funcionalidad permite gestionar de una manera efectiva la base de
suministro de forma que se consigan mejoras en los procesos de
aprovisionamiento, se incrementen su calidad, beneficios, colaboracin
con proveedores e innovacin.
Los procesos principales que soporta el sistema son:

7.1.1.

Compra y aprovisionamiento estratgico

Aprovisionamiento operativo
Colaboracin con proveedores
Compra y aprovisionamiento estratgico.

Dentro de esta funcionalidad podemos distinguir los siguientes procesos:

Desarrollo de la estrategia de suministro

Esta funcionalidad ofrece una variedad de diferentes herramientas y

mtodos que pueden ser especficas para cada material y mercado.
La estrategia determinar los proveedores recomendados, el plazo y
tipo de contrato, la utilizacin de proveedores locales o globales, etc.

Anlisis del gasto

Permite mejorar el anlisis sobre la forma en que se estn empleando los

recursos.
Por medio de catlogos electrnicos y almacenes de datos permitir
identificar relaciones con proveedores redundantes y analizar los patrones

de gasto a travs de toda la organizacin, poniendo a la empresa en una

mejor posicin para negociar los trminos de los contratos y los costes de
aprovisionamiento.

Seleccin de proveedor

Por medio de subastas electrnicas y herramientas de puja ser posible

conseguir aquellos proveedores que mejor se adapten a las necesidades
de aprovisionamiento.
A esto podemos aadir la integracin con la funcionalidad de Gestin de
Vida del Producto para permitir una mejor colaboracin en los procesos
de ingeniera de producto y aprovisionamiento.

Gestin de contratos

La centralizacin de la gestin de contratos permite a departamentos de

compra de difernetes unidades de negocio reusar contratos para categoras
de productos especficas.

Gestin de catlogos

Permite crear y gestionar un catlogo unificado utilizando herramientas que

importan datos de fuentes externas y otras funcionalidades para facilitar su
uso.

7.1.2.

Aprovisionamiento operativo

Soporta el proceso de comprar tanto materiales directamente utilizados en

produccin como materiales indirectos utilizdos en servicios,
reparaciones...
Incluye los siguientes procesos:

Auto-aprovisionamiento

Permite a los usuarios realizar de forma sencilla las compras necesarias a

travs de un carro de compra implementado en tecnologa Web.

Aprovisionamiento segn plan

Permite integrarlo con el sistema de gestin de la cadena de suministro.

Servicios de aprovisionamiento

Permite reducir los costes de aprovisionamiento en una amplia gama

de servicios como consultora o autnomos.

7.1.3.

Colaboracin con proveedores

Proporciona una manera muy efectiva de conectar a los proveedores con

diferentes procesos del ciclo de vida de la relacin con los mismos.
Utilizando un navegador Web los proveedores pueden tener acceso al
portal del proveedor el cual puede servir para la centralizacin de todas las
actividades relacionadas con los mismos.
Incluye procesos como:

Registro de proveedores

De esta forma los compradores pueden acceder a una informacin ms

actualizada sobre los proveedores y tomar mejores decisiones.

Colaboracin en los pedidos

Proporciona a los proveedores acceso a los sistemas de gestin de pedidos

de la organizacin para el proceso de actualizacin de fechas de entrega,
facturas y especificaciones electrnicamente.
Tambin puede ayudar proporcionando informacin sobre rotacin de
inventarios, pedidos abiertos, historial de pedidos...

Colaboracin en el diseo

Por medio de la utilizacin de herramientas que permitan compartir

informacin sobre el producto o proyecto se pueden acortar los tiempos
de desarrollo de producto y lograr que sean mucho ms rentables para
todas las partes implicadas.

Reposicin colaborativa

Permitiendo a los proveedores acceder al inventario de la organizacin se

puede optimizar la gestin de la cadena de suministro. De esta forma, se
pueden establecer estrategias en que los mismos proveedores sean
responsables de mantener un nivel de stock acordado previamente.

Conectividad con el proveedor

A travs de la tecnologa XML es posible mantenerse conectado

electrnicamente con los sistemas de los proveedores.

7.2.
SCM (Supply Chain Management): Gestin de
la cadena de suministro
Hoy en da no es suficiente con gestionar la planificacin a nivel de planta o
ubicacin. Grandes organizaciones requieren que dicha planificacin se
realice a travs de todos sus centros y almacenes.
Adems de ello, la funcionalidad que ofrece esta herramienta,
anteriormente denominada APO, permite la optimizacin de dicha
planificacin a travs de algoritmos.

Entre los procesos que soporta tenemos:

7.2.1.

Planificacin
Ejecucin
Coordinacin
Colaboracin

Planificacin

Permite modelar la cadena de suministro incluyendo los siguientes

procesos:

Diseo de la cadena de suministro

A travs de esta funcionalidad los planificadores pueden tener una visin

centralizada de la red de aprovisionamiento.
Es posible simular cmo cambios en el mercado, negocio o demanda
pueden afectar al suministro.

Planificacin de la demanda y suministro

Proporciona un completo soporte desde el punto de vista

estratgico y tctico a las necesidades de suministro.
Por medio de herramientas colaborativas se pueden mejorar las
estimaciones de la demanda y el proceso de planificacin.
Tambin se incluyen herramientas de optimizacin.

Planificacin de la produccin

Permite la optimizacin de la utilizacin de los recursos a travs de

mtodos heursticos.
Para horizontes de planificacin medios y largos se permite la agregacin
de necesidades de materiales y recursos, como mquinas, herramientas o
mano de obra.
Para las necesidades inmediatas la planificacin se enfoca en
programar con detalle las distintas operaciones y proporcionar alertas
a los planificadores.

Planificacin del transporte

A travs de esta funcionalidad la organizacin podr determinar los

mejores modos de transporte, transportistas y rutas basados en el
menor coste posible considerando las limitaciones existentes.
Permite optimizar el uso de la capacidad disponible en camiones, trenes,
barcos y aviones.

7.2.2.

Ejecucin

Integra la planificacin, logstica y sistemas transaccionales a travs de la

gestin de materiales, ejecucin de produccin, promesa de rdenes,
ejecucin de transportey gestin de almacenes.
Incluye los siguientes procesos:

Gestin de Materiales

Permite que los materiales requeridos para produccin se encuentren en el

lugar adecuado en el momento que sean necesitados.

Ejecucin de la produccin

Soporta todos los tipos de produccin. Tambin genera programas de

produccin optimizados que tienen en cuenta las limitaciones de materiales
y capacidad en tiempo real.

Promesa de orden

Basado en el algoritmo Global ATP (Global Available-to-promise), esta

funcionalidad recibe consultas desde el mdulo SD o de CRM y
determina cundo un producto est o estar disponible teniendo en
cuenta la red de suministro.

Tambin mostrar cunto costar dicho producto y cunto tiempo llevar

suministrarlo.

Ejecucin del transporte

Permite a las empresas de distribucin gestionar el transporte de forma

centralizada o a travs de diferentes unidades de negocio.
Es posible consolidar rdenes y optimizar cargas para obtener una mxima
eficiencia. Tambin la inclusin de los diferentes costes incurridos para
tomar en todo momento la mejor decisin.

Gestin de almacenes

Integra los pedidos de compra abiertos con los transportes que se

reciben. Permite recordar dnde se guardan los productos y optimiza el
picking por parte de los usuarios.

7.2.3.

Coordinacin

Permite monitorizar y analizar procesos tanto dentro de la

compaa como fuera. Incluye los siguientes procesos:

Gestin de eventos de la cadena de suministro

Permite monitorizar en todo momento los procesos de suministro

mostrando alertas cuando no se consiguen hitos claves y proporcionando
informes detallados.

Gestin del rendimiento de la cadena de suministro

Mide, monitoriza y muestra indicadores clave (KPIs) asociados al proceso

de suministro.

7.2.4.

Colaboracin

Permite compartir informacin y conseguir objetivos comunes en la

gestin de la cadena de suministro a travs de herramientas
colaborativas.
Incluye las siguientes:
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de 77

Soporte para planificacin, prediccin y reposicin colaborativo

Permite a los fabricantes colaborar con sus clientes estratgicos

para incrementar la facturacin, servicio y disminuir los niveles de
inventario y coste.

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Soporte para la gestin del inventario del distribuidor

Este proceso de reposicin reduce costes, incrementa la utilizacin y

mejora el servicio al cliente. Se puede implementar a travs de la Web
hacindolo muy prctico para los distribuidores.

Soporte para la gestin del inventario del proveedor

Permite utilizar Internet para que los proveedores puedan gestionar el

proceso de reposicin.

7.3.
CRM (Customer Relationship Management): Gestin
de relaciones con el cliente
Esta funcionalidad soporta no solo los procesos tradicionales de ventas sino
que, proporciona a la empresa soluciones para iniciar, construir y mantener
relaciones rentables con los clientes.
De esta forma ofrece funcionalidad en todas las fases del ciclo de vida del
producto, en todos los canales relevantes y en todas las dimensiones del
negocio.
A diferencia de la funcionalidad utilizada en un sistema tradicional, SAP CRM
permite a cada empleado que necesita informacin relevante sobre clientes
tenerla inmediatamente desde su porttil.
La posibilidad de analizar toda esta informacin le da a la empresa que
lo utiliza un conocimiento ms profundo de sus clientes. Como resultado
de ello, la organizacin puede incrementar su paquete de servicios,
procesar las consultas ms rpidamente, construir relaciones ms
slidas y beneficiarse de una mayor lealtad por parte de sus clientes.
A continuacin se muestra las funcionalidades que ofrece para los distintos
departamentos por los que puede ser utilizada:

7.3.1.

Mrketing
Ventas
Servicio
Mrketing

Incluye los siguientes procesos:

Planificacin de Mrketing
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de 77

Permite planificar todas las actividades de mrketing de la empresa a nivel

regional, de campo, de producto o de marca.

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Gestin de campaa

Soporta el diseo, optimizacin, ejecucin y gestin de todas las

comunicaciones a travs de la organizacin.

Gestin de lanzamientos

Soporta la seleccion, transferencia y seguimiento para evitar tiempo

perdido en lanzamientos poco exitosos.

Anlisis de todo el proceso de mrketing

Permite la visualizacin de todo el proceso para mejorar la planificacin,

control y medida de las iniciativas en esta rea.

Segmentacin de clientes

Permite el desarrollo de diferentes segmentos de clientes.

Personalizacin

Permite que se ofrezcan los productos adecuados a los clientes

apropiados.

Gestin de promociones

Soporta y analiza el establecimiento de promociones.

7.3.2.

Ventas

Incluye los siguientes procesos:

Prediccin y planificacin de ventas

Informa y analiza todas las actividades de planificacin y prediccin.

Gestin de la organizacin

Define territorios basado en la dimensin, facturacin, geografa,

productos y cuentas, asignando agentes de ventas a cada una de
ellos.

Gestin de cuentas y contactos

Permite introducir y mantener toda la informacin relevante sobre los

clientes.

Gestin de actividad

Programa y gestiona tareas simples y complejas.

Gestin de oportunidad

Le da a los canales visibilidad sobre oportunidad de ventas.

Gestin de ofertas y pedidos de venta

Configura, valora y crea ofertas para los clientes y genera los

pedidos de venta correspondientes.

Gestin de contratos

Permite la creacin de contratos personalizados y acuerdos de compra a

largo plazo.

Gestin de incentivos y comisiones

Desarrolla, implanta y gestiona planes de compensacin.

7.3.3.

Servicio

Incluye los siguientes procesos:

Servicio multicanal

Permite la gestin de diferentes canales.

Servicio al cliente y soporte

Soporta la planificacin del servicio y su ejecucin. Conecta todo el proceso

de servicio, desde el contacto inicial con el cliente hasta la resolucin final.

Planificacin y optimizacin de los recursos

Permite planificar estrategias de recursos a largo plazo y optimizar las

programaciones tcticas inmediatas.

Gestin de operaciones de servicio

Soporta la planificacin de tctica y estratgica del servicio, la

administracin del mismo, soporte en las transacciones y anlisis de
operaciones y financiero.

Planificacin y prediccin del servicio

Establece planes de servicio, realiza predicciones sobre el mismo y asegura

la disponibilidad de los recursos necesarios.

Servicios profesionales

Ofrece herramientas para gestionar proyectos, recursos y oportunidades.

8. Informes
Una parte fundamental de la funcionalidad ofrecida por SAP es, una
vez introducidas y mantenidas los distintos datos maestros y
transacciones en el sistema, la posibilidad de extraerlos de una
manera relevante y efectiva.
Podemos distinguir principalmente tres tipos distintos de informes:

Informes estndar
Queries
Informes a medida

Tambin existe una herramienta adicional, BW - Business Warehouse,

que permite extraer datos de otros sistemas o de distintas instancias de
SAP y manipularlos con estructuras multidimensionales para mostrar
informacin agregada.

8.1.

Informes estndar

Dentro de cada uno de los mdulos existen transacciones estndar desde

las cuales se pueden listar los informes ms comnmente utilizados.
Obviamente, dependiendo del sector, empresa y diseo que se
haya hecho unas organizaciones utilizarn ms unos que otros.
Por ejemplo, en el men del pedido de compras podemos ver los siguientes
informes estndar disponibles:

Una vez pulsamos en uno de ellos nos aparecer una pantalla con los
campos por los que queremos seleccionar la informacin.
Por ejemplo, en el primero de ellos Por proveedor, nos permitir seleccionar
los pedidos de uno o varios proveedores en concreto, adems de
seleccionar por algn otro campo. Para ello nos mostrar una ventana
como la siguiente:

Como se ve, en el primer campo podramos seleccionar el Proveedor,

aunque tambin hay muchos otros por los que acotar la seleccin.
Una vez introducidos estos datos de seleccin y pulsado el botn Ejecutar
se nos mostrarn dichos pedidos de la siguiente forma:

Por supuesto, esto es solo un ejemplo y los distintos informes

disponibles pueden tener distintos formatos segn el rea e
informacin que se quiera mostrar.
En muchos de ellos ser posible seleccionar entre algunos campos para
mostrar, configurando de esa forma una disposicin que incluso se puede
grabar para el usuario para posteriores ejecuciones del mismo.
No es el objeto del presente curso entrar en el detalle de cada uno de los
informes, ya que el nmero de ellos es muy extenso y tiene ms sentido
tratarlos en el momento de estudiar ms a fondo la funcionalidad de cada
uno de los mdulos.

8.2.

Queries

Adems de los informes estndar, SAP proporciona una herramienta para

generar informes ms especficos que no hayan sido cubiertos por los
primeros.
Dicha herramienta consta principalmente de dos partes:
-

Infosets

Es la herramienta a partir de la cual se define la tabla base sobre la

que se extraern los distintos informes con sus respectivos formatos.
Se puede crear a partir de:
o
o

Lectura directa de una tabla

Unin de varias tablas relacionadas
o Base de datos lgica
o Programa
En ocasiones bastar con extraer los datos de una tabla, caso que ser el
ms sencillo. En otras podremos unir varias tablas de la base de datos a
partir de algunos de sus campos mediante consultas SELECT de relacin. La
herramienta de creacin y mantenimiento de infosets facilita esta tarea.
Tambin es posible obtener el infoset a partir de bases de datos lgicas
predefinidas por SAP. Dichas estructuras ya contienen entre s las
relaciones entre tablas necesarias para la correcta extraccin de los datos
y adems lo hacen de una manera ms eficiente en cuanto a rendimiento.

Por ltimo, tambin es posible utilizar un programa o estructuras creadas a

medida para crear

el infoset.

Queries

Cada query se crear a partir de un infoset y, por tanto, solo podr extraer
los campos que se han definido en el mismo utilizando las relaciones que
para ello se han creado.
El proceso de generacin de queries es menos tcnico, consiste en la
definicin de los campos de seleccin y el formato y disposicin del
resultado para que muestre solo la informacin necesaria.
En muchas implantaciones usuarios avanzados se pueden ya encargar de
esta tarea y de esta forma tener ms autonoma en la elaboracin de los
informes que necesitan.

Por ltimo, cada uno de estos queries debe estar asociado a un Grupo de
usuarios que ser el que determine los usuarios que tienen autorizacin a
la ejecucin del mismo as como permitir su categorizacin para casos en
que se hayan creado muchos.
Para acceder a la funcionalidad de los queries se debe acceder a la
siguiente opcin de men:

Una vez dentro de la transaccin de Queries (SQ01) podremos ver para

cada grupo de usuarios los que se han creado y mantenerlos o crear
nuevos:

Una vez creados, al ejecutarlos tendrn un aspecto similar a los estndar,

con su ventana de seleccin por los campos que hayamos escogido y
finalmente con la disposicin diseada para los mismos.

8.3.

Informes a medida

En ocasiones puede ocurrir que ni siquiera la herramienta de creacin de

queries sea suficiente para extraer la informacin que necesitamos.
Es posible que se requiera manipular los datos por medio de programa
antes de mostrarlos, o crear campos nuevos calculados para facilitar el
anlisis al usuario.
Mediante la utilizacin del cdigo ABAP y la plataforma de programacin
ofrecida por SAP, es posible realizar dichos programas y colgarlos de una
opcin de men ms para que sea transparente a la operativa del usuario.
Por supuesto, al ser a medida pueden tener la estructura que en cada caso
se quiera dar, pero normalmente utilizando los objetos que ofrece SAP y
para mantener cierta homogeneidad con los estndar existentes deberan
tener una estructura similar a los mismos.

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9. Parametrizacin
Dadas las grandes diferencias que existen entre la forma de trabajar de
empresas de diferentes sectores, o incluso dentro del mismo, sera
imposible que un paquete estndar como SAP sirviera para todas ellas
sin cierta personalizacin.
Esta personalizacin de SAP se le denomina parametrizacin. En ella de
definen desde la configuracin de la estructura de la organizacin, como
pueden ser los centros que la constituyen, hasta funcionalidades
especficas de ciertos objetos, como los campos que se deben rellenar
obligatoriamente para la creacin de un Material.
Solo estar autorizado a consultores o personal especializado acceder a la
parametrizacin y modificarla. Para mayor seguridad los cambios no se
realizarn directamente sobre la instancia de SAP en productivo, sino que
previamente se realizarn pruebas en un entorno de desarrollo, los cambios
escogidos se transportarn a otro entorno de pruebas, donde deberan
probar los usuarios responsables del proceso. Y finalmente se transportarn
los cambios validados al entorno que se est utilizando en la operativa real.
Para acceder a las funciones de parametrizacin iremos a la siguiente
funcin de men (transaccin SPRO):

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En algunas implementaciones, debido a la cantidad de proyectos o nuevas

implantaciones de funcionalidad que se estn implementando en el
sistema simultneamente, se organizan dichos cambios en proyectos, en
los cuales se puede restringir el nmero de transacciones de
parametrizacin a las necesitadas. Por ello en la siguiente ventana que
aparece nos solicita a que seleccionemos uno de ellos.

Pulsando sobre el botn IMG Referencia SAP accederemos a todo la gua de

parametrizacin:

Como se puede observar se compone de otro men organizado

segn la diferente funcionalidad que se quiera parametrizar.
En la parte izquierda de muchas de las funciones u opciones de men
aparece un icono para acceder a la visualizacin de ayuda especfica para la
configuracin de dicha opcin. Una ayuda rpida muy til. En caso de que
no sea suficiente habra que acceder a la Biblioteca de Ayuda descrita en el
captulo correspondiente del presente curso.
Por ejemplo si accedemos a dicha ayuda para la opcin de men Estructura
de la empresa nos mostrar la siguiente ventana:

A modo de ejemplo, suponiendo que queremos configurar las

sociedades FI de nuestra organizacin, accederamos a su respectiva
opcin de men mostrndonos la siguiente ventana:

En ella introduciramos los nombres, crearamos nuevas o

entraramos al detalle para configurar sus caractersticas.

Para pasar los cambios individuales de un sistema a otro (de desarrollo a

pruebas y de ah a productivo) se utilizan lo que se llaman rdenes de
transporte.
Cada vez que hacemos un cambio en parametrizacin, al grabar nos
solicitar una orden de transporte. sta deberemos crearla si estamos
autorizados para ello y a partir de ah ir agrupando todos los cambios
que le asociemos.
Una vez queramos pasar los cambios a otro sistema, deberemos
liberarla, con lo que ya no aceptar ms cambios y transportarla.

En cada implantacin los responsables del sistema definirn el camino

y la estrategia que debern llevar las rdenes de transporte.

10.

Programacin

En ocasiones o en ciertas funcionalidades no es suficiente la

parametrizacin estndar que ofrece SAP para adecuar la funcionalidad
del sistema a la requerida por los procesos de negocio.
La no adecuacin del sistema a un proceso se denomina gap y se
puede solucionar bien haciendo pequeos cambio en el
procedimiento, bien desarrollando cdigo adicional al ofrecido por el
paquete estndar.
Los nuevos desarrollos se pueden implementar principalmente de dos
formas:

En nuevas transacciones creadas especficamente para ellos

Dentro de transacciones estndar, en puntos definidos por SAP para
introducir nuevo cdigo desarrollado a medida

El caso ms sencillo de implementar es aqul en que se crea una nueva

transaccin.
Una nueva opcin de men permitir el acceso a dicha nueva
funcionalidad donde habr una interaccin con el usuario que no ser
distinguible del resto de transacciones estndar.
Para permitir realizar estas ampliaciones SAP incluye una plataforma de
desarrollo, en la que utilizando su lenguaje de programacin ABAP y los
objetos y funciones utilizadas en el resto de transacciones estndar,
permite el desarrollo de programas a medida.

A partir de estos programas se podrn interactuar con los datos de SAP o

con otros creados en la base de datos para la implantacin.

En ocasiones, la funcionalidad de una transaccin estndar es vlida

salvo por una pequea personlizacin, algn campo o cualquier detalle.
Para no tener que replicar toda esa transaccin, SAP permite a travs de
puntos de salida de su cdigo, implementar cdigo dentro de ellas y a
continuacin volver a la misma para continuar.
Dicho cdigo se puede alimentar de datos previamente introducidos o
calculados por el sistema y puede manipularlos para que logren el
comportamieto deseado.
Hay dos tipos principales de implementar este cdigo:

User-exits o salidas de usuario

Presentes desde las versiones ms tempranas de SAP

BAdIs

Ms recientes.
La diferencia entre ambas es principalmente tcnica, cumpliendo las dos
la misma funcin.

Para desarrollar nuevo cdigo se requiere de una autorizacin especial y el

flujo de los cambios es el mismo que para la parametrizacin. Los cambios
sern incluidos dentro de una Orden de transporte de tipo desarrollo que
posteriormente se podr liberar y transportar a los entornos de Pruebas y
Productivo.