1 Introduccin a Microsoft Word

Conceptos generales
Un procesador de textos es un programa informtico que permite la creacin, modificacin
(o edicin) e impresin de documentos, fundamentalmente de texto. Los procesadores de
textos actuales permiten crear documentos muy elaborados y complejos con la inclusin en
los mismos de tablas, grficos, imgenes y otros objetos diversos. As mismo, incorporan
herramientas avanzadas para la correccin ortogrfica, creacin de cartas personalizadas,
cartas modelo, plantillas y otras muchas aplicaciones que permiten maximizar el
rendimiento de cualquier trabajo que requiera la creacin de documentos de tipo texto.
Caractersticas fundamentales de Word
Word XP es el procesador de textos integrado en la familia de programas Microsoft Office
XP y se instala como un elemento ms del paquete integrado. Las caractersticas
fundamentales del programa son:
Creacin de documentos con la aplicacin de diferentes formatos de fuente (tipo de letra,
tamao, efectos), de prrafo (justificacin, centrado, espaciado) y de pgina (mrgenes,
orientacin, tamao) de tal modo que lo que se ve en la pantalla es lo que se obtendr en la
impresora.
Empleo de diferentes opciones de formato adicionales, numeracin, vietas, esquemas,
letra capital, insercin de smbolos de todo tipo.
Uso del portapapeles para copiar o mover bloques de texto u objetos entre documentos de
Word y de otras aplicaciones.
Empleo de mltiples ventanas, varios documentos de Word abiertos simultneamente.
Insercin y gestin de tablas que permiten la alineacin de texto. Columnas periodsticas.
Correccin automtica de errores mecanogrficos, gramaticales u ortogrficos, mientras se
escribe o a posteriori.
Creacin de cartas modelo (cartas personalizadas o mailing). Impresin de etiquetas y
sobres.
Insercin y edicin de grficos y todo tipo de imgenes.
Empleo de plantillas y estilos.
Herramientas para la creacin de pginas WEB.
Ayuda interactiva, asistentes y tutoriales.
Entrar y salir del programa
Al instalar OFFICE XP se crear automticamente una entrada a Microsoft Word en el
men de Todos los programas del men de Inicio de Windows, o bien, si se ha utilizado
Word recientemente aparece una entrada desde el men Inicio.
Para entrar a la pantalla principal de Word haremos un clic sobre el botn de Inicio de la
barra de tareas de Windows, otro clic en el men de Todos los programas y por ltimo otro
en elemento Microsoft Word. Este acceso u otro similar a una opcin del men lo
representaremos en este y posteriores captulos como sigue: Inicio-Todos los programasMicrosoft Word.

Otra posibilidad para entrar en Word es crear un icono de acceso directo en el escritorio y
hacer un doble clic sobre l.

Si en el escritorio no tenemos el icono de Word pero s lo tenemos en el men de Inicio,

podemos crearlo afuera en el escritorio, es decir sacarlo, de una sencilla manera:
Con clic en el botn INICIO, desplegaremos el men de inicio, accederemos al elemento
Todos los Programas, y arrastraremos el elemento Microsoft Word que aparece por ah
hacia afuera, hacia el escritorio, pero ojo!, teniendo la precaucin de que mientras
arrastramos, y antes de soltar el ratn deberemos con la otra mano mantener apretada la
tecla <Control> del teclado. Esto provoca que aparezca un pequeo signo + en un
cuadradito junto al arrastre. Esto significa que lo que estamos realizando, que el arrastre
que estamos haciendo no va a mover (si movemos el elemento de dentro a afuera, lo
quitaremos de dentro) sino a copiar, es decir, se van a mantener los dos elementos para de
esta forma poder ejecutar Microsoft Word a partir de ese instante desde cualquiera de los
dos lugares: Desde el Men de Inicio - Todos los Programas o bien y a partir de ahora,
desde el propio escritorio.
Ahora, al ejecutarlo, y tras aparecer en pantalla unos instantes el logotipo de Microsoft
Word XP aterrizamos en la pantalla principal del programa. Para salir del mismo se har
un clic sobre la X de la ventana ms exterior (arriba a la derecha del todo) o bien pulsando
sobre la opcin Salir del men de Archivo. Archivo-Salir

2. Descripcin de la pantalla de Word

En la pantalla de Word se pueden adivinar dos ventanas tpicas de Windows, la ms exterior

es la del programa Word y la interior, en el caso de estar visible, es la ventana del
documento actual. Notar que al abrir la aplicacin la ventana interior puede estar dividida a
su vez en otras dos ventanas, la izquierda es la ventana en la cual vamos a trabajar, ventana
del documento, y la de la derecha que es el denominado Panel de tareas. Si las dos se
encuentran maximizadas el aspecto es el de la figura anterior.
Describiremos a continuacin cada uno de los elementos de estas ventanas:
Mens de control, ttulo y botones de maximizar, minimizar y cerrar

Tienen la funcin de controlar la ventana de Word. En el ttulo de la ventana de Word

aparece el nombre del documento actual, en el caso de la imagen anterior "Documento2".
Barra de mens y mens contextuales
Permite el acceso a los mens de Word. La mayora de las operaciones llevadas a cabo en
Word se realizan a travs de las opciones de la barra de mens. Para acceder a cualquiera de
las opciones de la Barra de mens, basta con hacer un clic con el botn izquierdo del ratn
sobre la opcin deseada.
En Word XP, los mens desplegables suelen presentar inicialmente, solo las opciones ms
utilizadas (con lo cual a lo mejor no encontramos a primera vista la operacin que estamos
buscando), pero manteniendo el ratn sobre la doble flecha que se encuentra en la parte
inferior del men elegido, ste se despliega por completo mostrando todas las opciones de
que dispone dicho men. Es posible personalizar el programa, si se trata del Word XP, para

que de primeras se desplieguen los mens completamente. Esto se hace desde Men de
Ver -> Barras de herramientas -> Personalizar (abajo). En el panel que aparece, en la solapa
superior de Opciones, se marca la casilla de verificacin: Mostar siempre los mens
completos.
La sintaxis de los mens de Word es la siguiente:
Opcin de men con una punta de flecha rellena hacia la derecha. Al hacer un clic sobre
esta opcin se desplegar otro men de Word . (Existen submens)
Opcin de men con puntos suspensivos. Al hacer un clic sobre esta opcin se desplegar
un cuadro de dilogo en el que es posible llevar a cabo distintas operaciones. (Los puntos
suspensivos significan que hay algo ms...)
Opciones sin puntos suspensivos. Al hacer un clic sobre esta opcin se llevar a cabo la
operacin concreta.
Opciones con una ventana izquierda sensible. En este caso el usuario puede hacer un clic en
la casilla a la izquierda de la opcin y activarla, una opcin activada tiene un smbolo de
verificado.
El mtodo ms rpido para acceder a los mens de Word es hacer un clic con el ratn sobre
las distintas opciones. Si en algn caso se desea activar una opcin del men empleando el
teclado se deben pulsar simultneamente las teclas ALT y la letra subrayada del men al
cual se quiere acceder. Si queremos por ejemplo acceder al men de Ver bastar con pulsar
simultneamente la tecla ALT y la tecla V. Esto lo representaremos desde ahora con
ALT+V.
Otro mtodo para acceder a los mens desde el teclado es activar la barra de mens
pulsando la tecla de funcin F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos
mediante la flechas de movimiento (tambin del teclado del ordenador), para acceder a una
de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opcin.
Mens contextuales. Los mens contextuales o rpidos aparecen al pulsar el botn derecho
del ratn, dependiendo de la posicin del puntero del ratn el men contendr unas
opciones u otras. Se podra decir que el men contextual tiene las opciones que se pueden
aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.
A la derecha de la barra de mens, aparece un pequeo panel (que muestra el mensaje:
Escriba una pregunta en gris) que nos permite escribir alguna pregunta sobre el programa
en caso de dudas. Esto enlazar con la ayuda del programa para tratar de responder a dicha
pregunta. A la derecha del todo de la barra de mens, otro botn de cerrar sirve para cerrar
el documento o folio con el que estamos trabajando ahora (documento actual). Pero nos
quedaramos dentro del programa Word. Es el botn de cerrar de arriba del todo a la
derecha el que cierra el programa Word. Por lo tanto uno cierra el programa (el de arriba
del todo) y el otro cierra el documento vigente o actual dentro del programa.

3. Barras de herramientas
Tambin llamadas barras de botones, permiten realizar de una forma rpida y por medio del
ratn algunas de las opciones de uso ms frecuente de Word. Estos botones sirven para
agilizar la realizacin de estas tareas mediante un simple clic con el ratn (tenerlas ms "a
mano"). El nmero de barras de herramientas visibles es variable, las barras de
herramientas tambin se pueden personalizar. (Agregar botones, cambiarlos de posicin,
eliminar botones que nosotros no utilizamos...)
Las barras de botones que se recomienda inicialmente tener debajo de la de mens
desplegables son la Estndar y la de Edicin. La primera, la estndar, comienza con un
botn que tiene dibujado un folio en blanco y la segunda, la de formato, tiene en su zona
central los botones que permiten dar forma a los textos es decir, formato a los textos:
negrita: N, cursiva: K y subrayado: S.
Gestin de barras de herramientas
Visualizar una barra de herramientas. Activar la casilla izquierda (mediante clic) de la barra
de herramientas elegida en el men de Ver-Barra de herramientas.
Ocultar una barra de herramientas. Desactivar la casilla a la izquierda de la barra de
herramientas elegida en el men de Ver-Barra de herramientas.
Tambin se puede ocultar una barra pulsando el botn cerrar de la misma cuando no est
fusionada con los bordes de la ventana de documento.
En resumen, para comprobar que barras de herramientas tenemos sacadas, lo podemos
hacer de dos formas:
Desde el men de Ver-Barras de Herramientas (las que estn marcadas son las que estn
visualizadas). Deberemos tener Estndar y Formato.
Haciendo clic con el botn derecho del ratn en cualquier botn de cualquier barra
(llegamos al mismo panel).
Mover una barra de herramientas. Cualquier barra de herramientas o botones, tiene a su
izquierda del todo, un pequeo nervio gris o palito en relieve, desde donde podemos
arrastrar dicha barra de botones a otro flanco de la pantalla. Al sobrevolar dicho relieve,
aparece una flecha cudruple, que llamaremos cuatriflecha, lo cual manifiesta la posibilidad
de arrastrar en cualquier direccin dicha barra de botones.
A partir de ah, decir que podemos arrastrarlas (las barras de herramientas) a cualquier
posicin de la pantalla o bien dejarlas flotantes a modo de pequea ventana por el medio
de la pantalla. Si las dejamos flotantes, presentarn una pequea barra de ttulo, de color
azul marino o gris (segn versin de Word) con el nombre de la barra de herramientas, y
desde donde como con todas las ventanas de Windows, podremos desplazarla arrastrando
hacia donde queramos incluso arrimando a un lateral o zona de la pantalla, aparcarlas o

fusionarlas debidamente. Comprobamos que se acoplan automticamente. Tambin

podemos variar el tamao vertical u horizontalmente arrastrando desde sus bordes como
cualquier ventana Windows.
Cambiar el tamao de una barra. Solo se puede hacer con barras flotantes (se ve el ttulo de
la barra), bastar con hacer una arrastre sobre el borde de la barra, el puntero del ratn
cambia de forma y adquiere la de una doble flecha.

Aadir o quitar botones de una barra de herramientas. En el caso de las barras de

herramientas flotantes (como la de la figura anterior), para aadir o eliminar botones,
picamos sobre el pequeo tringulo de la esquina derecha de su barra de ttulo. Elegir ahora
agregar o quitar botones y en este caso la opcin tablas y bordes.

Accederemos a un men de botones como el siguiente, en el que se puede hacer clic sobre
cualquier elemento para aadirlo o eliminarlo de la barra de herramientas.

La barras de herramientas segn su posicin pueden ser flotantes o estar fusionadas con los
contornos de la ventana de documento. En funcin de las barras de herramientas visibles y
su posicin el aspecto de la ventana de Word puede variar mucho.

Barra de estado

Como ya se ha mencionado, situada en la parte inferior de la ventana de Word, muestra

informacin til sobre el estado del documento en uso: posicin del cursor (nmero de
pgina, fila y columna) y modos de trabajo.

4. Ventana de documento
Siguiendo nuestro recorrido visual sobre la pantalla del programa, vemos inmediatamente
debajo de los botones, la llamada regla. Se trata de una escala graduada que nos permite
gobernar los mrgenes, las sangras y los tabuladores (ya comentaremos que son stos
elementos ms adelante).
En las reglas, las zonas de margen aparecen en una tonalidad de gris ms oscura, y la zona
de escritura "del folio" en color blanco.
La regla de la que estamos hablando, puede verse o no verse dependiendo del estado en el
que se encuentre la opcin Regla del men desplegable de Ver.
En el lateral izquierdo de la zona de escritura, del folio, tambin aparece una regla
vertical graduada que nos permite manipular tanto el margen superior como inferior de la
pgina.
Decir que sta regla vertical, solo se visualizar, si la regla principal horizontal, est
mostrada y adems est activada la casilla del men Herramientas-Opciones-solapa Ver,
opcin: Mostrar regla vertical (solo en vista impresin).
Mirando a la derecha y parte inferior del folio, aparecen las llamadas barras de
desplazamiento que nos permiten, realizando arrastres, desplazarnos por el documento,
bsicamente arriba y abajo en tiempo real. El piquito superior nos sube en el documento,
el piquito inferior nos baja y el cuadrado gris, el ascensor es del que podemos arrastrar
para desplazarnos en el documento de cara a ver sus distintas zonas (el documento sube o
baja para recorrerlo).
A la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal inferior y debajo de la regla vertical
izquierda, aparecen unos botones de modo vista que equivalen a las cuatro primeras
opciones del men de Ver. Los modos de visualizacin, por lo tanto, se pueden cambiar
desde los iconos de representacin de documento de la esquina inferior izquierda.
Debajo de la barra de desplazamiento vertical de la derecha, aparecen unos botones con
doble flecha para retroceder o avanzar de pgina en pgina o de lo que tengamos
seleccionado en la botonadura que se despliega al pulsar la bola que est entre dichas
flechitas dobles. De entre los botones que se abren al hacer clic en esta bolita conviene
tener seleccionado el superior derecho que permite examinar por pginas.
Por fin, en la zona inferior de la pantalla de Word, aparece la barra de estado desde la cual
conoceremos (a su izquierda) en que pgina del documento nos encontramos, en que
seccin nos encontramos (ya veremos que son las secciones), posicin de fila, columna de
estar trabajando en columnas, as como otras informaciones de inters para el usuario que
procuraremos comentar ms adelante.
En la base de la pantalla, como siempre (de no ser que la tengamos configurada para que
desaparezca) la barra de tareas de Windows nos permite ver a la derecha el reloj con la
hora, a la izquierda el botn de Inicio y en su zona central, los programas que tenemos en
ejecucin en ese instante de trabajo con el ordenador.

En la ventana de documento se genera el documento de texto, la gran hoja o folio de trabajo

para escribir. Su aspecto depende del modo de visualizacin del documento, de si estn
activadas o no las reglas y los ascensores de movimiento de texto. Ocupa generalmente la
parte central de la pantalla de Word.

5. Ventana de Panel de tareas

La ventana de Panel de tareas aparece si est activada la opcin Panel de tareas del men
Ver. Est ventana es una especie de resumen abreviado de opciones de men, en el que se
recogen algunas de las operaciones ms habituales al trabajar con la aplicacin.
Para cerrarla bastar hacer clic en la X de la barra de ttulo o desactivando la opcin de
Panel de tareas del men Ver.

En la parte superior de este panel se observan dos flechas de navegacin, as como el ttulo
del conjunto de opciones visibles en este momento (Nuevo documento) y un tringulo.
Haciendo clic en el tringulo se despliega y aparecen los ocho grupos de opciones
existentes. Una vez que hayamos abierto ms de uno de dichos grupos, las flechas de
navegacin nos permitirn desplazarnos de unos a otros (aunque en la prctica siempre
resultar ms rpido hacer uso del desplegable mencionado y acceder directamente a la
opcin deseada).
Mover el Panel de tareas. Hacer un arrastre sobre el ttulo del Panel de tareas. Slo se puede
fusionar con la ventana de Word a la derecha o a la izquierda.

ndice Alfabtico
6. Ayuda de Word
Word presenta una ayuda bien desarrollada que permite resolver problemas en los
momentos de desconcierto, es posible emplear la ayuda de diferentes formas:
Ayuda general
Para acceder basta con elegir la opcin ? de la barra de mens. Este men de ayuda consta
de las siguientes opciones.

Ayuda de Microsoft Word F1

Se trata del ayudante de Word, ofrece la posibilidad de realizar preguntas sobre la
aplicacin de Word que queremos emplear, el ayudante busca temas relacionados con la
pregunta realizada.
Se puede hacer una consulta de manera rpida sin ms que escribir la pregunta en el cuadro
de texto que est a la derecha de la barra de mens. Para que aparezca este cuadro de texto
tenemos que tener maximizada la ventana de la aplicacin.
Configurar el ayudante (Si no est visible picar en Mostrar el ayudante de Office del
men ?). Es posible configurarlo segn nuestras necesidades. Para ello, hacer clic sobre el
botn Opciones que aparece al activar el ayudante. En la solapa Galera podremos cambiar
su aspecto y en la solapa Opciones elegir su comportamiento.

ndice Alfabtico
Bsqueda de ayuda por temas: desactivar la casilla Responder a la tecla F1 en la lengeta
Opciones del cuadro de dilogo descrito antes. De esta forma, al pulsar F1 se acceder al
sistema tradicional; de ayuda de Windows (picar en
para ver Contenido e ndice). Esto
permite explorar los contenidos de la ayuda a modo de manual de usuario, seleccin del
tema mediante un ndice de material alfabtico o la bsqueda de temas a partir de una
palabra contenida en los mismos.
Qu es esto? Ayuda en pantalla
Se puede obtener ayuda de cualquier elemento de pantalla haciendo un clic sobre l, previo
activar la ayuda sobre un elemento con la pulsacin previa de las teclas MAY+F1. El icono
del puntero del ratn cambia cuando esta ayuda est activada a
. Tras visualizar la
ayuda sobre un elemento, se desactiva esta opcin.
Office en la Web
Nos conecta a travs de nuestro navegador con las principales pginas Web que ofrecen
informacin y ayuda de Microsoft.

Ayuda para WordPerfect

Teniendo en cuenta que WordPerfect (programa de la casa Corel) es otro programa
procesador de textos muy implantado en el mundo ofimtico, esta ayuda muestra la forma
de realizar en Word una tarea concreta de WordPerfect. A partir de la funcin en
WordPerfect se obtiene la funcin alternativa de Word. Va dirigidos a usuarios de
WordPerfect que han migrado a Word y estn acostumbrados a realizar las operaciones de
una determinada manera con WordPerfect. Facilita la adaptacin a este tipo de usuarios.
Detectar y reparar
Ofrece un diagnstico y una solucin de problemas cuando Word no funciona
correctamente. Es posible que se pidan los discos de instalacin originales de Word.
Acerca de Microsoft Word
Nos da informacin de la versin, usuario y fabricante de Microsoft Word.