Ejercicios de Access Resueltos

EJERCICIOS
de
ACCESS
AUTOR:
Juan Carlos Cambero Palmero
EDITA:
ACADEMIA BALANUS
Ejercicios de Access
Reservados todos los derechos. Queda prohibido, sin el permiso del autor o editor, la reproduccin o la
transmisin total o parcial de esta obra por cualquier procedimiento mecnico o electrnico, incluyendo la
reprografa y el tratamiento informtico.
Ejercicios de Access.
Autor: Juan Carlos Cambero Palmero
Depsito legal: en trmite
ISBN: en trmite
Imprime: Academia Balanus.
www.academiabalanus.com
Zarza de Granadilla (CC)
Telf: 927486419
Telf: 927486419
Ejercicio 1
La Comunidad de Regantes Ro Ambroz quiere hacer una base de datos que refleje, entre
otras cosas, la relacin de todos sus regantes, las parcelas y parajes, las hectreas, reas y
centireas a regar, el importe a pagar por sus regantes, etc.
Para ello cuenta con la siguiente informacin de los Regantes recogida en los siguientes
campos:
Informacin de los Parajes.
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Informacin recogida en Polgonos:
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La direccin de la Comunidad de Regantes Ro Ambroz tiene la necesidad de saber cosas

como:
1. Una consulta donde aparezcan los nombres, apellidos, localidad, n de polgono, la
descripcin del paraje y el cultivo de todos sus regantes. Guardar como consulta
parajes.
2. Una consulta en la que solamente aparezcan los primeros apellidos comprendidos
entre las letras G y S. Los campos incluidos son: nombre, apellidos, direccin,
localidad y cdigo postal. Guardar como consulta apellidos G y S.
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3. Una consulta que refleje los cultivos de flores y pimientos. Los campos a incluir son:
nombre, apellidos, descripcin del paraje y cultivo. Guardarla como consulta flores y
pimientos.
4. Una consulta de regantes que no incluya a los de las localidades de Zarza de
Granadilla y Granja. Los campos incluidos son: nombre, apellidos, direccin, localidad
y cdigo postal. Guardarla con el nombre de consulta menos zarza y granja.
5. Una consulta que solamente incluya los regantes de Zarza de Granadilla. Los campos
incluidos son: nombre, apellidos, direccin, localidad y cdigo postal. Guardarla con
el nombre de consulta zarza.
6. Un informe donde salga valorado lo que riega cada socio.
7. Un informe donde salga valorado lo que debe pagar cada socio por regar.
8. Etc.
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RESOLUCIN.
Creacin de una base de datos.
Al abrir Access se nos presentan dos iconos maysculos, ejecutamos en
Base de datos del escritorio en blanco.
Seguidamente se nos abre otra ventana en la q damos nombre a nuestra
base de datos: Regantes Ro Ambroz, ejecutamos en Crear.
Seguramente al abrirse el esqueleto de la base de datos creada te aparezca un mensaje de

advertencia en amarillo, habilita los contenidos porque si no lo haces puedes tener
problemas a la hora de crear tablas. Esto lo hacen por el tema de seguridad a la hora de
abrir, por ejemplo, una macro q pueda contener algn virus.
Creacin de tablas.
Hay que hacer tres tablas: REGANTES, POLGONOS y PARAJES. A cada tabla hay
que dar formato de los campos que la componen.
Al abrir la base de datos ejecutamos en el icono de Vista diseo para que se
nos abra una nueva ventana y poder dar un nombre a nuestra primera tabla,
que llamaremos Regantes.
Ejecutamos con el derecho encima de Tabla1 y guardamos como REGANTES.
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Puesto el nombre nos cambia a la vista diseo para asignar el formato a los campos. Si
Access no asigna clave principal, se la asignamos al ID REGANTE.
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Terminamos de escribir los campos siguientes como se muestra abajo.
Creacin de relaciones.
Ruta: Herramientas de base de datos Relaciones.
Al ejecutar sobre relaciones se nos abre una ventana con las

tres tablas disponibles que acabamos de crear. Si esto no
ocurriera, ejecutamos en mostrar tabla. Agregamos las tres y
cerramos. Se pueden agregar ejecutando con el izquierdo dos
veces, es ms rpido.
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Si los ID tienen el mismo formato en las tres tabla, al relacionarlas, Access no nos dir nada;
si por el contrario, el formato no es el mismo, nos avisar de que hay ciertas relaciones que
no pueden ser posibles porque las claves no son iguales. Atento a esto.
Guardamos las relaciones y cerramos.

Con esta accin tenemos relacionadas las tres tablas, esto se observa cuando abrimos la
tabla de Regantes y en el signo + que hay en el Id de cualquiera de los regantes ejecutamos,
nos devolver la siguiente imagen si lo hacemos en el n 1 Juanillo.
Antes de hacer las relaciones esto no se apreciaba.

Seguramente te he tenido metiendo datos en las tablas si saber lo que estabas haciendo, es
muy posible que lo pienses, pero ahora sabes que Juanillo tiene una parcela en el polgono
1 que corresponde al paraje de La Cardosa, tiene sembrada gramneas y hacen un total de
11522 hectreas. Pero tambin tiene una parcela en el polgono 20 del paraje El Carrasco
y otra en el polgono
Eso es lo que quera saber la Comunidad de Regantes Ro Ambroz que tantos problemas
tiene con la Confederacin Hidrogrfica del Tajo.
Este es uno de los planteamientos a la hora de hacer una base de datos, primero estrujarte
un poco la forma, el qu tengo que hacer para despus preguntarte cmo lo voy hacer y
finalmente con qu lo voy hacer.
En cualquier caso, el con qu lo voy hacer es lo ltimo que debes plantearte.
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Consultas.
Una consulta es un conjunto de instrucciones que usamos a la hora de trabajar con datos.
Las consultas las podemos hacer de una o ms tablas. Las ms usuales son las consultas de
seleccin o consultas de tabla de referencias cruzadas.
Access nos presenta dos formas para hacer una consulta, una mediante un asistente para
consultas y otra mediante diseo de consulta. Particularmente y profesionalmente me
parece ms apropiada la segunda opcin.
El asistente es para principiantes o miedosos, pero t eres hbil y no quieres hacer dos
veces el mismo camino. Lo digo porque al usar el asistente, es muy posible que tu consulta
tenga limitaciones, por lo que es mejor entrar a matar desde el principio.
Consulta con una sola tabla.
Consulta de datos postales de los regantes.
Crear Diseo de consulta. Se nos abre la ventana de Mostrar tabla y ejecutamos dos veces
en la tabla de Regantes y Cerramos, o seleccionamos Regantes Agregar Cerrar.
Nos posicionamos en el exterior de la tabla que se ha abierto y la estiramos para que se
vean todos los campos. Picamos en Nombre y lo arrastramos hasta la rejilla Qbe y lo
soltamos en Campo. Hacemos lo mismo con Apellidos, Direccin, Localidad y Cdigo postal;
los soltamos de forma correlativa.
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Seguidamente ejecutamos en el icono de Vista de hoja de datos para ver el

resultado de nuestra primera consulta.
Consulta utilizando dos tablas.

en la tabla de Regantes y en la tabla de Polgonos. Cerramos y ampliamos las dos tablas para
ver todos sus campos.
Seguro que ves la relacin uno a varios (infinito) entre las dos tablas.
De la tabla Regantes elegimos arrastrando hasta la rejilla el nombre, apellidos, localidad y
nif; de la tabla Polgonos elegimos paraje, cultivo y reas.
Ahora bien, resulta que el campo de las reas no me dice nada, lo tengo que eliminar. Para
ello, observo que encima de todos los campos hay una zona muy pequea en color gris,
posiciono el cursor de ratn encima y ejecuto; automticamente se selecciona en negro.
Presiono la tecla Supr para eliminarlo.
Consulta de seleccin.
En esta ocasin la necesidad de la Comunidad de Regantes es que quiere conocer
solamente los socios de Zarza de Granadilla y la clase de cultivo que tienen.
en la tabla de Regantes y en la tabla de Polgonos. Cerramos y ampliamos las dos tablas para
ver todos sus campos.
Hay que elegir la de Polgonos porque aqu estn los tipos de cultivos.
Elegimos los campos de las distintas tablas que se ven en la figura.
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En esta tercera ocasin necesita un listado de los regantes que no residan en Zarza de
Granadilla y Granja.
en la tabla de Regantes, elegimos los campos nombres, apellidos direccin, localidad, y
cdigo postal.
Ordenacin.
Es utilidad para poner, por ejemplo, los apellidos de los regantes en orden alfabtico, y de
esta forma encontrarlos mejor en el caso que tengamos un listado con 200 regantes.
La ordenacin se puede configurar de forma ascendente o descendente y mediante dos
maneras. Una, ejecutando encima del campo de Apellidos y eligiendo la forma de
ordenacin; dos, mediante la vista diseo cuando estamos creando la consulta.
Ejecutando con el ratn en el campo.

O en la vista diseo al crear la consulta, apellidos en ascendente. (imagen)
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Tablas valoradas.
Access es una base de datos (perogrullada) y como tal me gusta utilizarla. Esto quiere decir
que lo hago para consultas o listados varios, pero no para hacer o tener clculos en ella.
Para eso utilizo Excel que es una grandsima herramienta.
Esto no quita que en Access se hagan algunos clculos, pero repito, utilizar Excel que es
mejor herramienta y como se pueden exportar o importar datos, mejor que mejor.
El presidente y el secretario de la Comunidad de Regantes Ro Ambroz se dan cuenta que
tienen (hasta ahora) una base de datos donde solamente aparecen los regantes, los
distintos cultivos, los parajes, las hectreas de riego, etc., pero no aparecen lo que deberan
pagar los regantes por el uso del agua.
Result que la chica que tuvieron trabajando perteneca a un curso para demandantes de
empleo y al cumplir las horas reglamentarias de prcticas, no le dio tiempo a dejrselo
hecho. Pero eso no es problema porque Juan Carlos Cambero Palmero, director de la
Academia Balanus se lo va a resolver.
Creo la consulta con las tablas de Regantes y Polgonos mediante Diseo de consulta.
Selecciono y traslado los campos nombre, apellidos y localidad de la tabla Regantes; y n
polgono, descripcin paraje, cultivo, hectreas, reas, centireas, a regar, precio, a
ingresar.
Aado la siguiente modificacin al campo A regar, pero en la rejilla, como lo ves en la figura;
sumando las medidas entre corchetes.
Ejecuto en Vista hoja de datos.
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Cierra la consulta y gurdala con el nombre de Polgonos completos valorados.

Convertir consulta en tabla.
Siempre es mejor opcin extraer datos de una tabla que de una consulta, por lo que
cambiar la consulta por tabla es una buena e inmejorable opcin.
Como esta conversin lleva unos pasos especiales, vamos a comenzar desde nuevo,
creando una consulta con Crear Diseo de consulta. Arrastramos a la rejilla los campos de
nombre, apellidos y localidad de la tabla Regantes, y los campos n polgono, paraje, id
paraje, cultivo, id regante, hectreas, reas, centireas, a regar, precio e a ingresar.
Por qu incluyo estos id?, porque despus nos van a ser necesarios para relacionar las
tablas a la hora de hacer relaciones cruzadas.
Access nos dir que le demos un nombre a la tabla, la llamamos Polgonos valorados.
Aceptamos.
Seguidamente
Consultas de referencias cruzadas.
Al hablar de referencias cruzadas, estamos hablando de una consulta normal a la que en
Vista diseo deberemos ejecutar el icono GENERAL.
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La Comunidad de Regantes quiere saber los apellidos de los regantes de Jarilla y Abada, las
hectreas que riegan y lo que debe pagar por regar en estos predios.
Previamente a la realizacin de la consulta, hay que relacionar las dos tablas que vamos a
utilizar; tabla de Regantes y Polgonos valorados.
Ejecutamos en el men de Herramientas de base de datos Relaciones:
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Cerramos y guardamos la tabla.

Volvemos a Herramientas de base de datos Relaciones Mostrar tabla y agregamos la
tabla de POLIGONOS VALORADOS.
Lo que deseaba saber la Comunidad de Regantes: quiere saber los apellidos de

los regantes de Jarilla y Abada, las hectreas que riegan y lo que debe pagar por
regar en estos predios.
Creamos una nueva consulta de las tablas Regantes (nombre, apellidos y
localidad) y Polgonos valorados (a regar y a ingresar). Trasladamos estos
campos a la rejilla y ejecutamos en el icono General.
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para que al ejecutar Vista hoja de datos nos devuelva los siguientes valores:
Cerrar y guardar la consulta.
Anexar datos.
Se nos puede dar el caso de tener una tabla a la que queremos introducir ms datos, esto se
hace anexando los nuevos datos a la tabla original.
Para ello creamos primero una consulta, sta la convertimos en tabla y a esta tabla le
anexamos los datos.
Creamos una consulta con Regantes y Polgonos. En la rejilla trasladamos los campos de
nombre, apellidos, localidad, n de polgono, descripcin paraje, cultivo; aqu destacamos el
criterio de MAZ.
Ejecutamos Vista hoja de datos para ver el resultado.
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Al decir si ya tenemos nuestra nueva tabla en su sitio. Guarda la consulta con el nombre
de Consulta maizYotros. Cerrar.
Si lo haces con el mismo nombre que la tabla no te dejar.
Una puntualizacin. Si la Comunidad tuviera un campo de FrutalesPeral y otro de

FrutalesManzano o ms y los quisiramos todos, se debe poner en la rejilla FRUTALES*
con un asterisco para que tome todos los frutales.
El resultado de Vista hoja de datos:
Automticamente nuestra rejilla ha cambiado a este nuevo aspecto.
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Seguidamente ejecutamos en el icono de ejecutar (admiracin en rojo) para que

nos diga:
Ahora abre la tabla MAIZ Y OTROS y comprobars como se han aadido los datos de
frutales y huerta.
Creacin de formularios.
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o
mostrar los datos de una tabla o consulta.
Formulario sencillo.
Crear un formulario sencillo de la tabla Regantes.
Aqu si vamos a utilizar el asistente, es ms prctico y rpido. Ejecutamos en Crear
Asistente para formularios.
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Se nos abre una ventana en la que elegimos en Tablas/Consultas la tabla de Regantes. De

esta pasamos de Campos disponibles a Campos seleccionados mediante la seleccin y
flecha a derecha los campos:
Observamos 1 de 10 registros que se corresponden con los 10 regantes de nuestra tabla.

Formularios compuestos.
Cuando hacemos uso de por lo menos dos tablas, para tan fin utilizaremos igualmente el
asistente para formularios.
Creemos un formulario en el que aparezcan la direccin postal ms el nif de la tabla
Regantes y de la tabla de Polgonos valorados los campos n de polgono, descripcin
paraje, cultivo, a regar y a ingresar. Resulta que la Comunidad de regantes quiere tener en
un informe todos estos datos por su utilidad a la hora de pasarles el cobro a los regantes.
Crear Asistente para formularios, en la ventana de Tablas/Consultas traspasamos los
campos dichos arriba y Siguiente.
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Grficos de formularios.
Access dispone de una herramienta para hacer grficos, la verdad es que es
una herramienta muy limitada. Para estos menesteres Excel es inmejorable,
pero vamos con ella.
Crear Diseo del formulario, se abre una ventana con una cuadrcula y en la
barra de iconos elegimos las barras (colores) para insertar un grfico.
Telf: 927486419
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Ejecutamos y dentro de la cuadrcula arrastramos el punteo del ratn para seleccionar el

rea del grfico. Se nos abrir una ventana y elegimos la tabla de Polgonos valorados.
Creacin de informes.
Los informes tiene la utilidad de la presentacin de datos para imprimirlos. Es una buena
herramienta a la hora de tener constancia de algo.
La mejor opcin es utilizar el asistente para informes.
La Comunidad de Regantes desea tener un informe de sus regantes que incluya, de la tabla
de Regantes el nombre, apellidos y localidad.
El inicio del resultado del informe.
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Utilidad de este informe, que tienes recogido en un documento todo lo que riegan y deben
los regantes.
Creacin de etiquetas.
La Comunidad de Regantes Ro Ambroz tiene que enviar
cartas a sus regantes y como es muy tedioso escribir los
nombres en los sobres decide hacer unas etiquetas.
Nos posicionamos en la tabla de Regantes, sin abrirla.
Ejecutamos en crear y despus en Etiquetas, dentro de la
persiana de Informes.
Se abre una ventana en la que deberemos elegir el fabricante y el tipo de producto, en mi
caso es la Apli 1272.
Telf: 927486419
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Las etiquetas de los 10 regantes. Se pone una hoja de etiquetas en blanco y se imprimen.
Datos externos.
Exportacin a Excel.
Mi opinin es conocida, utilizo Access como agenda de direcciones, para trabajos ms
complejos y sobre todo si hay que valorar, utilizo Excel. Pero Access tiene esa buena ventaja
de poder pasar sus datos a Excel, valorarlos y volverlos a incorporar.
Aunque ya est hecho, volvamos a valorar lo que riegan y deben los regantes mediante la
exportacin y tratamiento de datos con Excel.
Abrimos la tabla Regantes a la que le faltan las valoraciones.
La cerramos.
Ejecutamos en Datos externos Exportar y vincular icono de Excel.
Telf: 927486419
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De Excel.
Se abre en Excel un libro llamado Polgonos, como la base de datos.

Ahora trabajamos normalmente en Excel.
En la celda J2 introducimos la frmula
Intro.
Si no dominas Excel, te recomiendo otro de mis libros de ejercicios, el dedicado a Excel; muy
prctico.
Ya tenemos formulada y valorada la primera fila.
Telf: 927486419
28
Ya tenemos valorados los polgonos. Guardamos el libro de Excel y lo cerramos.

Durante todo este proceso, es muy probable que hayas tenido un mensaje emergente en tu
barra de inicio, se trata de si queras guardar los pasos de exportacin; a m no me hacen
falta, a ti no lo s.
Importacin de Excel.
Caso contrario del anterior, tenemos un libro de Excel que queremos incorporar a nuestra
base de datos.
La ruta a seguir es la siguiente.
Datos externos Importar y vincular icono de Excel.
Telf: 927486419
29
Telf: 927486419

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Zarza de Granadilla (CC)

Zarza de Granadilla (CC)

Informacin de los Parajes.

Zarza de Granadilla (CC)

Informacin recogida en Polgonos:

Zarza de Granadilla (CC)

La direccin de la Comunidad de Regantes Ro Ambroz tiene la necesidad de saber cosas

Zarza de Granadilla (CC)

Zarza de Granadilla (CC)

Seguramente al abrirse el esqueleto de la base de datos creada te aparezca un mensaje de

Zarza de Granadilla (CC)

Zarza de Granadilla (CC)

Terminamos de escribir los campos siguientes como se muestra abajo.

Al ejecutar sobre relaciones se nos abre una ventana con las

Zarza de Granadilla (CC)

Guardamos las relaciones y cerramos.

Antes de hacer las relaciones esto no se apreciaba.

Zarza de Granadilla (CC)

Zarza de Granadilla (CC)

Seguidamente ejecutamos en el icono de Vista de hoja de datos para ver el

Consulta utilizando dos tablas.

Zarza de Granadilla (CC)

Ejecutando con el ratn en el campo.

Zarza de Granadilla (CC)

Ejecuto en Vista hoja de datos.

Zarza de Granadilla (CC)

Cierra la consulta y gurdala con el nombre de Polgonos completos valorados.

Zarza de Granadilla (CC)

Zarza de Granadilla (CC)

Cerramos y guardamos la tabla.

Lo que deseaba saber la Comunidad de Regantes: quiere saber los apellidos de

Zarza de Granadilla (CC)

Cerrar y guardar la consulta.

Zarza de Granadilla (CC)

Una puntualizacin. Si la Comunidad tuviera un campo de FrutalesPeral y otro de

Automticamente nuestra rejilla ha cambiado a este nuevo aspecto.

Zarza de Granadilla (CC)

Seguidamente ejecutamos en el icono de ejecutar (admiracin en rojo) para que

Zarza de Granadilla (CC)

Se nos abre una ventana en la que elegimos en Tablas/Consultas la tabla de Regantes. De

Observamos 1 de 10 registros que se corresponden con los 10 regantes de nuestra tabla.

Zarza de Granadilla (CC)

Zarza de Granadilla (CC)

Ejecutamos y dentro de la cuadrcula arrastramos el punteo del ratn para seleccionar el

El inicio del resultado del informe.

Zarza de Granadilla (CC)

Zarza de Granadilla (CC)

Zarza de Granadilla (CC)

Se abre en Excel un libro llamado Polgonos, como la base de datos.

Zarza de Granadilla (CC)

Ya tenemos valorados los polgonos. Guardamos el libro de Excel y lo cerramos.

Zarza de Granadilla (CC)

Zarza de Granadilla (CC)

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