LOS SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLE

Debido a los constantes cambios que se producen en el medio ambiente de los

negocios y la cada vez ms exigente competencia, la informacin se ha convertido en
una de los requisitos ms importantes para la empresa moderna. Quienes obtengan
informacin de manera ms rpida y ms confiable, podrn tomar las decisiones ms
correctas para el crecimiento de su empresa.
Segn expresa Laudon en su libro, los sistemas de informacin proporcionan la
solucin ms importante a los retos y problemas que surgen del medio ambiente de
negocios1.
Definicin del Sistema Administrativo segn Juan Jos Gilli: los sistemas
administrativos son una red de procedimientos relacionados de acuerdo con un
esquema integrado, tendiente al logro de fines2. El sistema administrativo de por s no
puede asegurar el xito de una empresa, pero sta difcilmente pueda ser exitosa sin un
buen sistema administrativo. Un sistema administrativo debe integrar a los distintos
subsistemas de informacin de una misma empresa. As, el subsistema de Compras, el
de Pagos, el de Ventas, el de Produccin y el de Cobranzas alimentan el Sistema
Contable y ste debe alimentar la Informacin Gerencial3. Esto se puede observar en el
siguiente cuadro:

Segn Gilli, el Sistema de Informacin Contable es slo una parte de lo que es el

Sistema Administrativo de una empresa. El mismo se alimenta de los distintos
subsistemas (cobranzas, compras, pagos, ventas, produccin) para poder brindar
1

LUADON, Kenneth; Administracin de los Sistemas de Informacin; Ediciones Prentice Hall

Hispanoamericana S.A., Mxico, 1996; pgina 11
2
GILLI, Juan Jos; Sistemas Administrativos, Tcnicas y Aplicaciones; Editorial Docencia, Buenos Aires,
Argentina, 1998; pgina 28
3
Confirma GILLI, Juan Jos; Sistemas Administrativos, Tcnicas y Aplicaciones; Editorial Docencia,
Buenos Aires, Argentina, 1998
4
GILLI, Juan Jos; Sistemas Administrativos, Tcnicas y Aplicaciones; Editorial Docencia, Buenos Aires,
Argentina, 1998; pgina 29

Sebastin Leonel Daich

N de Registro 351.338

informacin que permita la planificacin y el control de gestin de una organizacin

(informacin gerencial).
Segn Osvaldo Chaves, el Sistema Contable Es un sistema de informacin que
debe garantizar el control de las acciones que realizan aquellos que tienen la
responsabilidad de conducir la empresa5. El sistema contable debe asegurar el registro
de todos los hechos econmicos y financieros que se producen en la marcha de la
empresa. La calidad de los informes que se elaboren es una condicin clave y sta no
debe abandonar los principios de economa de los procesos, o sea que el lmite para
disear un sistema de informacin contable est representado por el costo de
implementar y mantener dicho sistema. El costo no puede superar a los beneficios que
el sistema le puede brindar a la empresa6.
El Sistema Contable tiene que brindar informacin oportuna y confiable. Adems
debe tener ciertas medidas de seguridad que la informacin no pueda ser violada.
Es muy importante que el Sistema Contable sea un sistema nico. Esto significa
garantizar que los procesos de recoleccin de datos, clasificacin y archivo de los
mismos, permitan la elaboracin de informes que atiendan los requerimientos de
usuarios internos y externos. La falta de unidad del sistema, o sea, la implementacin de
ms de un sistema Contable dentro de una misma entidad, puede producir dificultades
en el seguimiento de las acciones de la empresa, y adems demandara un mayor costo
de mantenimiento de los sistemas.
No es necesario que el Sistema Contable recoja absolutamente todos los datos y
todas las transacciones existentes en una compaa. A veces, esta cantidad de datos
puede hacer desbordar el sistema, dados que el sistema tiene lmites de capacidad a
nivel tecnolgico. Por ello, la seleccin de los datos que deben ser capturados se orienta
a cumplir con los objetivos clave. Debe asegurar el cumplimiento de los requerimientos
legales, o sea que los datos debern estar ordenados, clasificados y archivados como
soporte de los registros contables.
Un ejemplo de esto sera registrar en el Sistema Contable el resumen de ventas de
un da en un slo asiento contable resumen y mantener el detalle de las ventas en el
subsistema de ventas. De esta manera se reducira en gran nmero la cantidad de datos
que ingresan al sistema.
Segn Robert Meigs, El objetivo principal de la contabilidad es proporcionar
informacin til en la toma de decisiones. La contabilidad no es un fin sino ms bien
un medio para lograr un fin. El producto final de la informacin contable es la
decisin, ya sea de los propietarios, gerentes, acreedores u otros grupos que tengan
algn inters en el desempeo financiero de una empresa7.
5

CHAVES, Osvaldo, y otros; Contabilidad, Presente y Futuro; Ediciones Macchi, Buenos Aires, Argentina,
1996; pgina 3
6
Confirma en CHAVES, Osvaldo, y otros; Contabilidad, Presente y Futuro; Ediciones Macchi, Buenos
Aires, Argentina, 1996; pgina 4

Sebastin Leonel Daich

N de Registro 351.338
EL PROCESO
CONTABLE

ACTIVIDADES
ECONOMICAS
Acciones
(decisiones)

INFORMACIN
CONTABLE
PERSONAS QUE
TOMAN DECISIONES

La contabilidad une a quines toman decisiones con las actividades econmicas y

con los resultados de sus decisiones. El diagrama ilustra la forma en que las
actividades econmicas fluyen en un proceso de contabilidad, del cual va a surgir la
informacin contable. Esta informacin es utilizada por quienes toman decisiones
econmicas, que al realizar acciones especficas, dan como resultado nuevas actividades
econmicas que van a volver a alimentar el proceso contable.
Las decisiones pueden ser estructuradas y no estructuradas. Las primeras son
repetitivas, rutinarias e implican un procedimiento definido para tomarlas de manera
que no se manejen cada vez como si fueran nuevas. Las segundas, son aquellas en las
que quien toma las decisiones debe proporcionar los criterios, la evaluacin y los puntos
de vista para la definicin del problema. Estas decisiones son nuevas, importantes y no
rutinarias y no existe un procedimiento bien comprendido o aceptado para tomarlas.
Algunas decisiones son semiestructuradas, en tales casos, slo parte del problema tiene
una respuesta clara proporcionada por un procedimiento ya aceptado 9. La informacin
contable, debe brindar soporte a estos tres tipos de decisiones. Para ello, los informes
contables deben ser precisos y oportunos.
Los usuarios externos de la informacin contable son individuos y otras empresas
que tienen un inters financiero en la compaa que presenta el informe, pero no estn
involucrados en las operaciones diarias. Por ejemplo: acreedores, proveedores,
organismos gubernamentales, sindicatos.
As como hay muchos tipos de decisiones econmicas tambin hay muchos tipos de
informacin contable: contabilidad financiera, gerencial y tributaria, que estn
ntimamente relacionados entre s10. A continuacin dar una breve descripcin de cada
una de ellas.
7

MEIGS, Robert y otros; Contabilidad. La Base para Decisiones Gerenciales; Editorial Mc Graw Hill
Interamericana, Santa Fe de Bogot, Colombia, 2000; pgina 3
8
Idem
9
Confirma LAUDON, Kenneth; Administracin de los Sistemas de Informacin; Ediciones Prentice Hall
Hispanoamericana S.A., Mxico, 1996; pgina 149
10
MEIGS, Robert y otros; Contabilidad. La Base para Decisiones Gerenciales; Editorial Mc Graw Hill
Interamericana, Santa Fe de Bogot, Colombia, 2000; pgina 4

Sebastin Leonel Daich

N de Registro 351.338

Contabilidad Financiera: se refiere a la informacin que describe los recursos, las

obligaciones y las actividades financieras de una entidad econmica. Est diseada
principalmente para ayudar en la toma de decisiones de los inversionistas y los
acreedores.
Contabilidad Gerencial: la contabilidad gerencial comprende el desarrollo e
interpretacin de la informacin contable destinada especficamente a la gerencia. Los
gerentes utilizan esta informacin al fijar las metas generales de la compaa, al evaluar
el desempeo de las distintas reas, al decidir si se introduce una nueva lnea de
productos y al efectuar prcticamente todo tipo de decisiones gerenciales.
Contabilidad Tributaria: el principal objetivo de la contabilidad tributaria no es la
preparacin de una declaracin de impuestos sobre la renta, sino la planeacin de los
impuestos, es decir anticipar los efectos tributarios de las transacciones de negocios y
estructurar estas transacciones de tal forma que minimicen la carga del impuesto sobre
la renta.
Segn Robert Meigs, el sistema contable consta de procedimientos, mecanismos y
registros utilizados por una organizacin para desarrollar la informacin contable y
para transmitir esta informacin a quienes toman decisiones11.
Personalmente, coincido con la definicin de Sistemas Contables, que expresa
Robert Meigs en su libro, dado que la contabilidad no se limita solamente a registrar
hechos econmicos del ente para brindar informacin a terceros, sino que tambin
involucra a la contabilidad gerencial que, mediante la interpretacin de la informacin
contable y la emisin de informes para el control de gestin, proporciona gran ayuda
para la toma de decisiones.
Por otra parte, el profesional contable, debe participar activamente junto con los
integrantes del departamento tecnolgico en la implementacin del Sistema Contable en
una empresa. Es quien debe proporcionar todos los lineamientos para que el sistema sea
implementado en la organizacin con xito. Los programadores darn las limitaciones
tcnicas y acatarn las instrucciones del rea contable. Generalmente, los sistemas
contables son diseados e instalados por un equipo de personas con muchos talentos
especializados. Es de suma importancia probar todo el funcionamiento del sistema antes
de que el mismo entre en funcionamiento. De ser necesario se puede contar con un
sistema paralelo por un lapso de tiempo hasta estar seguro de que el Sistema Contable
est en condiciones ptimas para el normal desenvolvimiento de la empresa.
A su vez, el sistema Contable debe ser lo suficientemente flexible para poder
adaptarse a los constantes cambios que se suceden en la economa actual de la
Argentina. El Contador es el responsable del mantenimiento y constante actualizacin
del sistema, para que el mismo no quede obsoleto.

11

Idem; pgina 5

Sebastin Leonel Daich

N de Registro 351.338

3. COMO APLICAR LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

CONTABLE PARA EL PLANEAMIENTO Y CONTROL DE
GESTION DE LA EMPRESA
La informacin contable gerencial creada y utilizada principalmente por personas
que toman decisiones tienen como fin primordial las decisiones de planificacin y
control. Debido a que la meta de crear y utilizar informacin contable gerencial difiere
de las razones para producir informacin financiera reportada a terceros, sus
caractersticas son diferentes12.
La informacin producida para hacer el seguimiento y control de procesos necesita
establecer claramente quien tiene la autoridad para tomar decisiones con el fin de
corregir los problemas. El objetivo de la informacin contable gerencial es motivar a la
gerencia a tomar decisiones futuras que sean de mejor inters de la empresa,
consecuentes con sus metas, objetivos y misin.
Los registros contables deberan poder desagregarse con el fin de proporcionar la
mayor cantidad de informacin posible sobre el saldo contable. Con esto me refiero a
que el Sistema debera mostrar, por ejemplo, el total de ventas de cada Unidad de
Negocios de la Empresa. La Unidad de Negocios es el principal motivo por el cual se
debe formular una estrategia comercial. Una Unidad de Negocios opera con una
misin empresarial especfica. Se caracteriza por satisfacer necesidades especficas de
un grupo de consumidores, con un producto que representa bienes y/o servicios, y
utiliza ventajas competitivas para captar consumidores13. El sistema tendra que tener
almacenado la descomposicin de ese rubro de Ventas entre los distintos productos o
los distintos canales de venta de la empresa. Para ello es necesario contar un Plan de
Cuentas detallado. As, se podrn obtener informes desde distintas visiones para poder
detectar cuales son los puntos dbiles de la empresa.
Otra consideracin a tener presente en los Sistemas de Informacin Contable que es
de suma importancia, es que se permita ingresar dentro del Sistema mismo el
Presupuesto de la empresa. Los presupuestos constituyen el medio de accin que da
forma en trminos econmicos a las decisiones contenidas en planes, programas y
proyectos de una empresa14. El control presupuestario se refiere a la comparacin,
para un perodo determinado, entre las proyecciones y los resultados reales obtenidos
a partir de la gestin efectiva real de la organizacin 15. Tanto el planeamiento como
los presupuestos son de gran ayuda para la gestin. En resumen el proceso de control
consiste en16:
12

MEIGS, Robert y otros; Contabilidad. La Base para Decisiones Gerenciales; Editorial Mc Graw Hill
Interamericana, Santa Fe de Bogot, Colombia, 2000; pgina 16
13
KARLOF, Bengt; Prctica de la Estrategia, Impreso en Estocolmo, Suecia, 1990; pgina 96
14
LAVOLPE, Antonio, y otros; La Gestin Presupuestaria; Ediciones Macchi, Buenos Aires, Argentina,
2000; pgina 22
15
LAVOLPE, Antonio, y otros; La Gestin Presupuestaria; Ediciones Macchi, Buenos Aires, Argentina,
2000; pgina 295
16
Idem

Sebastin Leonel Daich

N de Registro 351.338

Obtencin de los datos sobre la gestin realizada y los resultados reales alcanzados
a nivel de costos e ingresos.
Comparacin con los valores presupuestados y determinacin de las variaciones o
desvos.
Establecimiento de las causas de dichas variaciones.
Anlisis de responsabilidad de aquellas y atribucin de las mismas a las distintas
reas o personas de la organizacin
Correccin de los comportamientos futuros para evitar desvos.
Eventualmente, correccin de los pronsticos existentes, ajustando los presupuestos
de perodos futuros.
Empleo de la informacin obtenida para evaluar la gestin de todos los miembros
de la organizacin.

Al contener el presupuesto dentro del sistema contable se podrn obtener informes

comparativos entre la situacin real y la presupuestada de una empresa. Se trata de una
herramienta fundamental para la Gerencia para la toma de decisiones y el control de la
entidad. De esta manera se podrn detectar desvos entre la situacin real y la
presupuestada. Si la informacin llega con rapidez y en forma clara a los niveles
superiores de la entidad, ms rpido se podrn tomar las medidas correctivas necesarias.
Es muy importante que el Sistema Contable permita hacer un control riguroso de los
gastos de explotacin de la Compaa. Es por ello necesario que el Sistema Contable
permita registrar los gastos por cada uno de los centros de costos que pueda tener una
empresa. El proceso de determinacin de costos requiere la apertura de la
organizacin en centros de costos, que se convierten en unidades de costeo
intermedias, y su identificacin tiene como objetivo, adems de servir al control de
gestin, mejorar la precisin de los costos unitarios de carga fabril. El proceso de
apertura mencionado se denomina centrolizacin17.
Cada factura debe ser imputada al centro de costos correspondiente, siempre y
cuando se trate de gastos directos de cada centro de costos de la entidad. En caso de ser
gastos indirectos, como los alquileres, el Sistema Contable deber tener la capacidad de
recibir ndices o porcentajes o cualquier otra base de distribucin para poder asignar
estos costos indirectos. Por ejemplo para distribuir los alquileres se pueden cargar los
metros cuadrados que contiene cada centro de costo y el Sistema los distribuir
automticamente. Esto va a permitir emitir informes para el control de gastos. Se
pueden listar informes por centro de costos, ya sea detallando los gastos propios as
como tambin los imputados de forma indirecta.
Otra utilidad que se le puede agregar al Sistema Contable es que el mismo pueda
emitir informes de Cash Flow o de Flujo de Fondos. El informe de Flujo de Fondos
presenta el cambio en efectivo durante un perodo de tiempo en trminos de
actividades de operacin, inversin y financiacin de la compaa 18. Se requiere una
17

Idem; pgina 119

MEIGS, Robert y otros; Contabilidad. La Base para Decisiones Gerenciales; Editorial Mc Graw Hill
Interamericana, Santa Fe de Bogot, Colombia, 2000; pgina 52
18

Sebastin Leonel Daich

N de Registro 351.338

reelaboracin especial de informes contables en base al criterio de lo percibido y no de

lo devengado, lo que significa capturar algunos movimientos dentro de ciertas cuentas,
y no el total o sus saldos, como habitualmente se hace al preparar un estado de
resultados.
Es muy importante el valor agregado que el profesional contable pueda ofrecer en
sus informes, ya que no slo tiene que informar cifras contables o preparar un Estados
de Situacin Patrimonial o un Estado de Resultados, sino que deber tener adems
capacidad de anlisis. Al momento de analizar los resultados, simultneamente con el
cotejo de cifras presupuestadas y reales, deberan tenerse en cuenta una serie de datos
fundamentales para extraer conclusiones adecuadas, entre los cuales se pueden
mencionar: 19
Tasa de crecimiento de la economa en general y del mercado.
Participacin de la empresa en los diferentes mercados y evolucin de la misma
entre distintos perodos.
Aspectos cualitativos de tipo comercial, tales como nuevos productos introducidos
en el mercado, estrategia de competidores, fusiones, alianzas, cambios en la cadena
logstica y de distribucin.
Tasa de inflacin en general de la economa, en particular de los mercados en que la
empresa analizada se mueve, y muy en especial de los productos y los competidores
y sustitutos de los mismos.
Aspectos legales de regulacin del comercio, barreras arancelarias, situacin
internacional de los productos y competidores locales y extranjeros actuales y
potenciales.
Se trata de establecer el origen de los errores, pero como forma de aprendizaje, y
persiguiendo la mejora continua, y no para salvar responsabilidades propias y cargar las
culpas en otros.
El anlisis de los resultados debe efectuarse de forma sistemtica y con una
frecuencia alta, abarcando perodos breves (por ejemplo, mensuales). Esto lleva a que
las tareas de revisin y control sean permanentes y eviten que algunos problemas y
errores de gestin sean apreciados demasiado tarde, y en lo posible, se debe abarcar
todos los puntos mencionados anteriormente, para poder contar con informacin
completa y no ser superficial al medir los resultados de una organizacin.
A modo de conclusin podramos decir, que el Contador no reemplaza la funcin de
la Gerencia en el anlisis de la situacin de una empresa. Las decisiones las toman y las
seguirn tomando los directivos de la entidad. Los informes del Contador son slo una
ayuda para los directivos de la empresa para que puedan poner en accin las decisiones
que puedan torcer los desvos reportados, y el Sistema Contable debe brindar todas las
facilidades y funciones para un mayor anlisis de la informacin. Mientras ms
completos sean dichos informes confeccionados por el rea Contable, mayor ser el
beneficio que la Gerencia podr extraer de ellos.
19

LAVOLPE, Antonio y otros; La Gestin Presupuestaria; Ediciones Macchi, Buenos Aires, Argentina,
2000; pgina 323

Sebastin Leonel Daich

N de Registro 351.338

4. EL CONTROL INTERNO Y SEGURIDAD EN LOS

SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLE
Es necesario considerar, que los sistemas de informacin Contable tengan la
funcionalidad de poder aplicar normas de control interno de algunos procesos de una
Compaa, y tambin, reglas de seguridad para que la informacin no pueda ser alterada
con sencillez.
Segn Juan Jos Gilli, el trmino control interno se encuentra asociado con la
especialidad de auditora y como tal se le asigna de carcter principal la proteccin de
los activos20. El control interno es por naturaleza interno al Sistema Contable que
integra, y tiene como finalidad prevenir y evitar condiciones propicias para la comisin
de errores, anomalas o fraudes dentro de una compaa. Sus objetivos son:
Eficacia en los procedimientos y controles
Eficiencia operativa
Seguridad de los bienes y valores involucrados
Confiabilidad de la informacin
El control interno depender de la calidad del Sistema Contable y del procesamiento
de la informacin. Algunos de los requerimientos del Sistema Contable en materia de
control interno son:
Separacin de funciones
Asignacin de responsabilidades
Niveles de autorizacin
Control numrico del uso de formularios
Normas de seguridad informtica
Con respecto a la separacin de funciones, un claro ejemplo, es que si el rea
contable es quien se encarga de imputar las facturas de gastos en el sistema, no puede
ser el mismo sector quien emita el cheque para efectuar el pago al proveedor. Este
control se logra con distintos grados de acceso entre los distintos usuarios del sistema.
Es aconsejable crear grupos de usuarios: usuarios del rea contable, quienes podrn
registrar asientos contables e ingresar distintas clases de facturas al sistema; usuarios de
tesorera, quienes podrn librar los cheques de forma automtica; y usuarios que tengan
slo acceso a los informes contables y de gestin21.
Un ejemplo tpico de control interno dentro de un Sistema de Informacin Contable
es el uso de nmeros seriales sobre los cheques emitidos. La contabilidad de una

20

GILLI, Juan Jos; Sistemas Administrativos, Tcnicas y Aplicaciones; Editorial Docencia, Buenos Aires,
Argentina, 1998; pgina 33
21
Confirma WAINSTEIN, Mario; Auditora Temas Seleccionados; Ediciones Macchi, Buenos Aires,
Argentina, 1999.

Sebastin Leonel Daich

N de Registro 351.338

secuencia no interrumpida de nmeros seriales proporciona seguridad de que cada

cheque girado ha sido registrado en la contabilidad22.
Segn Enrique Fowler Newton, una de las principales actividades dentro del
planeamiento de una auditora, es el relevamiento del funcionamiento formal de los
controles internos que inciden sobre la calidad de la informacin contable 23. Los
controles del sistema contable tienen que estar dirigidos al logro del siguiente objetivo
formulado por la I.F.A.C. (International Federation of Accountants): Que todas las
operaciones se registren oportunamente por el importe correcto, en las cuentas
adecuadas y en el perodo contable en que se ejecuten, de modo de permitir la
preparacin de informacin contable en un marco de polticas contables reconocidas y
de mantener control contable sobre los activos24.
A su vez, Enrique Fowler Newton clasifica los controles del sistema contable en
estos dos grupos25:
Los que se aplican cada vez que se contabiliza un comprobante o grupo de stos.
Los mismos pueden ser: antes del proceso (controles de entrada), durante el proceso
(controles del proceso), o despus del proceso (controles de salida, de aceptacin de
los resultados del procesamiento)
Los que se practican a intervalos regulares para verificar la exactitud de los estados
contables (controles peridicos).
Controles de entrada:
Estos controles se practican antes de la contabilizacin de un comprobante con el
propsito bsico de determinar que no falte ningn comprobante, y que cada uno de los
comprobantes recibidos en el sistema contable no haya sido contabilizado
anteriormente, contenga datos vlidos, cuente con todos los datos necesarios y que
contenga clculos previos correctos. La no superacin de estos controles de entrada
deber producir el rechazo total o parcial de la documentacin recibida para su
contabilizacin.
Deben existir procedimientos que aseguren que los comprobantes rechazados por
incompletos o por contener datos incorrectos sean corregidos, reingresados al sistema y
vueltos a someter a los mismos controles de entrada.

Controles del proceso:

22

MEIGS, Robert y otros; Contabilidad. La Base para Decisiones Gerenciales; Editorial Mc Graw Hill
Interamericana, Santa Fe de Bogot, Colombia, 2000; pgina 19
23
FOWLER NEWTON, Enrique; Auditora Aplicada; Ediciones Macchi, Buenos, Argentina, 1992; pgina
227
24
Idem; pgina 234
25
Idem; pgina 235

Sebastin Leonel Daich

N de Registro 351.338

Estos controles son frecuentes en los sistemas computarizados y evitan la

realizacin de controles manuales. Por ejemplo, un buen sistema contable, podra prever
que durante el ingreso de datos, el mismo verifique:
que ciertos datos existan previamente en los archivos del sistema.
que las fechas a registrar existan.
que se rechacen datos alfabticos si lo que corresponde es el ingreso de un dato
numrico.
que los datos ingresados estn comprendidos dentro de ciertos parmetros.
que los clculos previos al procesamiento sean correctos. Un ejemplo de este
control sera el caso que durante el ingreso de una factura, se ingresen los precios
unitarios y el precio total, el sistema calcular el total correcto y rechazar cualquier
inconsistencia.
que exista coherencia entre los datos ingresados a ciertos campos. Ejemplo: que se
ingrese una fecha de pago anterior a la fecha de contabilizacin de una factura.
que se hayan completados todos los campos necesarios para los procesos
posteriores.
en el caso particular de los asientos de diario, que la suma algebraica de los dbitos
y crditos computados sea nula.
Controles de salida:
Los controles de salida se efectan para detectar casos en que deban rechazarse los
resultados del procesamiento y corregir los errores que se pudieran haber cometido en
esa etapa.
Los controles de salida pueden consistir en los siguientes:
De coincidencia entre totales resultantes del procesamiento (importe y cantidad de
documentos) y los respectivos totales de control.
De coincidencia entre dbitos y crditos contabilizados en el mayor general.
De cumplimiento de ciertas relaciones lgicas.
Controles peridicos:
Los principales controles peridicos son:
Preparar balances de saldos de las cuentas del mayor general y verificar que la suma
algebraica de sus saldos sea nula.
Preparar balances de saldos de mayores auxiliares y verificar que sus totales
coincidan con los saldos de las pertinentes cuentas de control.
Fowler Newton apunta principalmente a las pruebas que el auditor externo debera
realizar sobre el sistema contable de una empresa. Pero, lo ideal, es que el sistema
contable mismo pueda realizar esta clase de controles para evitar posteriores
observaciones de la auditora externa.

10

Sebastin Leonel Daich

N de Registro 351.338

Es muy importante que cada usuario del sistema tenga una clave intransferible para
acceder al sistema, y que esta clave sea actualizada regularmente, por ejemplo una vez
por mes.
Otra medida de seguridad, de gran significacin, es hacer una copia de los archivos
(backup) del sistema contable con regularidad. Esta copia debe ser almacenada en un
disco u otro tipo de almacenamiento de datos. Estos dispositivos deben permanecer en
un archivo que se encuentre en un establecimiento que no sea el mismo en donde se
desarrolla la administracin de la empresa. Esto se hace con el fin de evitar que, en el
caso de ocurrir un siniestro en el edificio de la empresa, se pierda toda la informacin
contenida dentro del sistema contable y no haya forma de recuperar la misma.
Otro tipo de limitacin que se puede aplicar, es topes de importes a contabilizar por
usuario. As, por ejemplo, un empleado contable junior (con poca experiencia) no
debera tener la posibilidad de contabilizar asientos mayor a 100.000 pesos. El Sistema
no lo dejar grabar el asiento.
Hay ciertas operaciones del Sistema Contable que se deberan restringir a uno a dos
usuarios. Por ejemplo el Sistema debera contar la posibilidad de cerrar y abrir perodos
de contabilizacin. Esto significa que si se ha cerrado un ejercicio contable, se deber
imposibilitar al sistema que acepte contabilizaciones en el perodo cerrado. Otra funcin
de carcter restringido es la creacin y eliminacin de cuentas contables, o sea, el
mantenimiento del Plan de Cuentas de la empresa.
Otra utilidad de gran importancia, y hasta imprescindible en empresas con grandes
volmenes de operaciones, es el clculo automtico de los impuestos que se generan en
las transacciones de la organizacin. As, por ejemplo, al momento de ingresar una
factura de un proveedor, se podrn marcar los distintos indicadores de retencin de
impuestos, y al momento del pago de la factura, se contabilizarn de forma automtica.
Como conclusin, quiero remarcar la importancia de la seguridad y de los controles
internos dentro del Sistema Contable, ms an si se trata de una empresa mediana o
grande, dado que el volumen de transacciones es muy alto, y con controles rigurosos se
podrn evitar errores de registracin y fraudes que puedan llegar a cometer los mismos
empleados de la empresa. Mientras ms controles tenga el sistema contable, desde el
momento de la registracin misma de los comprobantes, menor van a ser los errores de
imputacin y menor va a ser la tarea de conciliacin de saldos y cuentas posterior.

11