ENFOQUE NEOCLSICO: PROCESO ADMINISTRATIVO

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman el proceso
administrativo: por ejemplo, planeacin, organizacin, direccin y control,
consideradas por separado, constituyen las funciones administrativas;
cuando se toman como una totalidad para conseguir objetivos, conforman el
proceso administrativo.
Cada una de las funciones administrativas, denominadas por Fayol como
elementos de la administracin, repercute en la siguiente y determina su
desarrollo.
PLANEACIN
Las empresas no improvisan, as todo lo tienen planeado. Esta funcin
determina por anticipado cules son los objetivos que deben cumplirse y
qu debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo terico para
actuar en el futuro.
La planeacin determina donde se pretende llegar, qu debe hacerse,
cmo, cundo y en qu orden.
Establecimiento de objetivos
La planeacin es un proceso que comienza por los objetivos, y luego,
determina los planes necesarios para conseguirlos. La fijacin de objetivos
es la primera actividad que debe realizarse: saber a dnde se pretende
llegar para poder llegar hasta all.
Los objetivos son pretensiones futuras, que una vez alcanzadas, dejan de
ser objetivos y se convierten en realidad. Como concepto, los objetivos son
resultados establecidos de antemano, que deben conseguirse en cierto
periodo; reflejan la manera de pensar de la organizacin.
Tipos de objetivos
Respecto del tiempo establecido para lograrlos, pueden ser inmediatos,
mediatos o remotos.
Jerarqua de objetivos
Los objetivos dela empresa prevalecen sobre todos los dems, y los de cada
divisin estn por encima de los de cada especialista. Los objetivos
generales priman sobre los objetivos especficos.
Toma de decisiones
La toma de decisiones no es un proceso de planeacin. ste debe
considerarse un aspecto particular de la toma de decisiones, que implica
algunas caractersticas especiales como:

Toma de decisiones anticipada. La planeacin se refiere a la decisin de qu

hacer como hacerlo, antes e ejecutar la accin requerida. La planeacin
incluye un proceso formal que precede a la accin, en tanto en la toma de
decisiones puede ser informal.

Interconexin de las decisiones. La planeacin busca conjugar las diversas

decisiones tomadas en los diversos niveles y reas de la organizacin, as
como incluir una decisin o un conjunto de decisiones en otras decisiones
antecedentes o subsecuentes.
Creacin de un estado futuro deseable. La planeacin busca alcanzar una
situacin futura deseada por la organizacin, que puede referirse a objetivos
organizacionales globales o a objetivos departamentales o sectoriales
Alcance de la planeacin
Planeacin estratgica: Es la planeacin ms aplia de la organizacin. Sus
caractersticas principales son:
- Proyectada a largo plazo, sus efectos y consecuencias se extienden a
varios aos en el futuro
- Abarca la empresa como totalidad e incluye todos los recursos y reas e
actividad; se preocupa por alcanzar los objetivos del nivel organizacional.
Planeacin tctica: Planeacin realizada en el nivel departamental. Sus
caractersticas principales son:
- Proyectada a mediano plazo, en general para el ejercicio anual
- Incluye todos los departamentos y abarca sus recursos especficos se
preocupa por alcanzar los objetivos departamentales
Caractersticas de la Planeacin
Las caractersticas mas importantes de la planeacin son las siguientes:
1. La Planeacin es un proceso permanente y continuo: no se agota en
ningn plan de accin, sino que se realiza continuamente en la empresa.
2. La planeacin esta siempre orientada hacia el futuro: La planeacin se
halla ligada a la previsin, aunque no debe confundirse con sta. En el
fondo, la planeacin es una relacin entre tareas por cumplir y el tiempo
disponible para ello.
3. La planeacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: Al
establecer esquemas para el futuro, la planeacin funciona como un medio
orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye
la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisin.

4. La planeacin busca seleccionar un curso de accin entre varias

alternativas: La planeacin constituye un curso de accin escogido entre
varias alternativas de caminos potenciales
5. La planeacin es sistmica: La planeacin debe tener en cuenta el
sistema y los subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organizacin
como totalidad (si la planeacin se elabor en el nivel organizacional) o una
unidad como totalidad (si se elabor en el nivel de ejecucin)
6. La planeacin es repetitiva: Incluye pasos o fases que se suceden. En un
proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.
7. La planeacin es una tcnica de asignacin de recursos: Tiene por fin la
definicin el dimensionamiento y la asignacin de los recursos humanos de
la empresa o de la unidad, segn se haya estudiado y decidido con
anterioridad.
8. La planeacin es una tcnica cclica: La planeacin se convierte en
realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutndose, la
planeacin permite condiciones de evaluacin y medicin para establecer
nueva planeacin con informacin y perspectivas ms seguras y correctas.
9. La planeacin es una funcin administrativa que interacta con las
dems: Esta estrechamente ligada las dems funciones - organizacin,
direccin y control , sobre las que influye y de lasque recibe influencia en
todo momento y en todos los niveles de la organizacin.
10. La planeacin es una tcnica de cambio e innovacin: Constituye una de
las mejores manera deliberadas de introducir cambios e innovaciones en
una empresa, definidos y seleccionados con anticipacin y debidamente
programados para el futuro.
ORGANIZACIN
1. Organizacin como entidad Social: orientada hacia objetivos especficos y
estructurada de manera liberada. La organizacin es una entidad social
porque esta constituida por personas; y se halla orientada hacia objetivos
porque est diseada para alcanzar resultados, por ejemplo, obtener
ganancias (empresas en general), proporcionar satisfaccin social, (clubes).
Organizacin formal: Basada en una divisin racional del trabajo que
especializa rganos y funciones de determinadas actividades. Es la
organizacin planeada o definida en el organigrama, consagrada por las
direccin y comunicada en todos los manuales de la empresa. Es la
organizacin formalizada de modo oficial
Organizacin informal: Surge de modo espontneo debido a las
relaciones humanas que establecen las personas que desempean cargos
en la organizacin formal. Se basa en relaciones de amistad (o de

antagonismo) y el surgimiento de grupos que no aparecen en el

organigrama ni en ningn otro documento
2. Organizacin como funcin administrativa y parte integrante del proceso
administrativo: En este sentido, organizacin se refiere al acto de organizar,
integrar y estructurar los recursos y los rganos involucrados en su
administracin; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones
de cada uno.

Principios de la Especializacin
Segn las teoras clsica y neoclsica, la concentracin de esfuerzos en
cambios limitados permite aumentar la calidad y la cantidad de la
produccin
1. Especializacin horizontal. Consecuencia de la divisin del trabajo
2. Especializacin vertical. Caracterstica bsica de toda actividad
organizada, tambin es consecuencia de la divisin del trabajo. La divisin
del trabajo conduce a la especializacin vertical, es decir, la diferenciacin
entre los rganos ejecutores. La especializacin vertical desdobla el rgano
en varios niveles jerrquicos, lo cual especializa la supervisin ejercida.
Principios de la definicin funcional
El contenido de cada posicin y las relaciones entre los ocupante deben
definirse por escrito con claridad. Los deberes, las atribuciones, la autoridad
y las relaciones de cada descripcin de cargos.
Principios de la correspondencia entre la responsabilidad y la autoridad
La mayora es el poder para imponer tareas, y la responsabilidad es la
obligacin de realizarlas. Las responsabilidades puede delegarse
Principios de las funciones de staff y de lnea
Las funciones de lnea son aquellas que estn ligadas directamente a los
objetivos de la empresa o del departamento, en tanto que las funciones de
staff no se encuentran ligadas de modo directo dichos objetivos.
Principios Escalar
Se refiere a la cadena de relaciones directas de autoridad de un superior
respecto del subordinado, en toda la organizacin tiendo en cuenta que la
autoridad mxima debe establecer en algn nivel y que debe existir una
lnea definida que la vincule con cualquier posicin en la organizacin.

DIRECCIN

La direccin, que sigue a la planeacin y la organizacin, constituye la

tercer funcin administrativa. Definida la planeacin y establecida la
organizacin, solo resta hacer las cosas marchen.
Este es el papel de la direccin: poner a funcionar la empresa y
dinamizarla. La direccin se relaciona con la accin cmo poner en marcha,
y tiene mucho que ver con las personas: se halla ligada de modo directo
con la actualizacin sobre los recursos humanos de la empresa.

Alcances de la Direccin
Los directores se encargan de dirigir a los gerentes, stos dirigen a los
supervisores se encargan de dirigir a los gerentes, stos dirigen a los
supervisores y stos a su vez a los empleados u obreros. La direccin puede
presentarse en tres niveles distintos: Institucional, intermedio y operacional.

Autoridad y poder
Autoridad y poder constituyen medios de influencia. La influencia se refiere
a cualquier comportamiento de una persona que modifique el
comportamiento, las actitudes o los valores de otra. La influencia puede
llevarse a cabo por diversos medios: persuasin, coaccin, sancin,
recompensas, etc. La autoridad es el concepto ms controvertido. Su
significado ms restringido y representa el poder institucionalizado.
Principios generales de administracin aplicados a la direccin
1. Principio de unidad de mando
El principio de unidad de mando fue bastante demostrado por Fayol y los
dems autores anatomistas. Este principio hace nfasis en que cada
subordinado debe rendir cuantas a un solo superior.
2. Principio de delegacin
Para que el agrupamiento de funciones de organizacin sea lgico y
armonioso, es necesario que todas las funciones requeridas para la
consecucin de los objetivos de la empresa sean delegadas al nivel
organizacional que pueda ejecutarlas bien.
3. Principio de amplitud de control
El principio de la amplitud o mbito de control, o incluso del mbito de
mando (span of control), se refiere a la cantidad de personas que un jefe
puede supervisar y en las cuales puede delegar su autoridad.
CONTROL

1. Control como funcin restrictiva y coercitiva: Utilizado para evitar ciertos

desvos indeseables o comportamientos no aceptados. En este sentido, el
control tiene carcter negativo y limitante y muchas veces se interpreta
como coercin, delimitacin, inhibicin y manipulacin.
2. Control como sistema automtico de regulacin: Utilizado para mantiene
cierto grado constante de flujo de modo automtico, o el funcionamiento de
un sistema
3. Control como funcin administrativo: Forma parte del proceso
administrativo, junto con la planeacin, la organizacin y la direccin.
La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo que plante,
organiz y distribuy se ajusten lo mximo posible a los objetivos
preestablecidos. La esencia del control radica en la verificacin de si la
actividad controlada est alcanzando o no los objetivos o resultados
deseados. El control es un proceso cclico, compuesto de cuatro fases:
1. Establecimiento de estndares y criterios
2. observacin del desempeo
3. comparacin del desempeo como el estndar establecido
4. accin para corregir el desvo entre el desempeo esperado.
Establecimiento de Estndares y criterios
Los estndares representan el desempeo deseado, los criterios
representan las normas que guan las decisiones.
Observacin del desempeo
El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones de
estndares previamente establecidos, y funciona de acuerdo con la
informacin que recibe.
Principios generales del administrador aplicados al control
1. Principio de garanta del objetivo. El control debe localizar e identificar las
fallas o distorsiones existentes en los planes para indicar las correcciones
que deben aplicarse para conseguir los objetivos.
2. Principio de definicin de los estndares: La fijacin de estndares de
desempeo y de calidad, cuando estos se establecen con objetividad y se
definen con precisin, facilita la aceptacin de quien debe responder por la
tarea y permite emprender una accin de control ms fcil y segura.
3. Principio de excepcin: Estas disposiciones deben justificar la accin de
control, que generalmente implica cierta inversin de tiempo, personal y
otros elementos ms.