DISEO DE SISTEMA DE INFORMACIN DE

APOYO A LA GESTIN DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS Y ACADMICOS
CARIBBEAN INTERNATIONAL
UNIVERSITY
COORDINACIN DE MAESTRA
REA DE CIENCIAS GERENCIALES
MAESTRA EN GERENCIA, MENCIN
SISTEMAS DE INFORMACIN

Caso de estudio: "U.E. MANUELITA SAENZ"

Asesor:
M.D. Edwuard Castaeda

Presentado por:
Delgado R., Jacqueline
Delgado R., Yelitza
Iafolla G. Cesar B.

OBJETO DE ESTUDIO
La Unidad Educativa Manuelita Senz fue fundada el 19 de Mayo del
ao 1990, su epnimo se debe a una insigne patriota ecuatoriana,
compaera del Libertador Simn Bolvar, fue llamada La Libertadora
del Libertador.

Es una Institucin Privada, la cual a travs del ejercicio innovador,

pertinente, eficaz y eficiente formando jvenes Bachilleres en Ciencias
y Humanidades para Universitarios futuros del maana.

OBJETO DE ESTUDIO

Misin: Ofrecer un servicio educativo de calidad, dirigido a la

formacin de un ser humano que al egresar a la Educacin Superior,
est dotado de una cultura cientfica y tecnolgica, as como
humanstica, que le permita incorporarse al sistema educativo con el
nimo de mantener un desarrollo sustentable y la proteccin del medio
ambiente con fundamentos de paz y democracia.
Visin: Formar ciudadanos con sensibilidad y responsabilidad social,
capacitados para adaptarse a los cambios, con permanente deseo de
superacin creando en los Estudiantes valores como: amor,
responsabilidad, tolerancia, paz, solidaridad, compromiso, integridad,
cooperacin, dedicacin, autonoma, liderazgo, conocimiento,
innovacin, confianza, creatividad.

PROBLEMTICA ACTUAL

En la actualidad los procesos administrativos como inscripcin de

alumnos, gestin de notas, generacin de documentos acadmicos,
memorandos, se manejan mediante una combinacin de formatos
manuscritos y herramientas ofimticas como hojas de clculo y
procesadores de texto.

Este esquema de trabajo manifiesta un proceso no muy eficiente de

control de notas, funcionando en forma manual y originando alto grado
de desorden, lentitud en la realizacin de reportes, duplicacin de
datos y demora en la entrega de notas.

PROBLEMTICA ACTUAL

El Centro Educativo actualmente cuenta con un nmero alto de

matrcula de alumnos, influyendo de manera directa a provocar un
proceso de registro, con retardos y en ocasiones con errores, esto
genera una alta carga de trabajo a las seccionales encargadas de
coordinar este proceso, y se puede prestar a la prdida y alteracin de
la informacin.
Tomando en consideracin todo lo mencionado anteriormente, se
propone el diseo de un sistema de informacin bajo ambiente web y
usando tecnologas libres, que simplifique los procesos administrativos
y acadmicos, evitando la duplicacin y prdida de informacin, que
agilice el proceso de control de notas, centralice el manejo del portal
informativo y elimine todos los procesos manuales que actualmente se
realizan.

OBJETIVOS

Objetivo General: Disear un sistema de informacin de apoyo a la

gestin de procesos acadmicos y administrativos para la "U.E.
Manuelita Saenz".
Objetivos Especficos:
Analizar la informacin relacionada con los procesos
administrativos y acadmicos de la institucin.

Analizar los requerimientos necesarios para el diseo del

sistema de informacin.
Analizar las diferentes alternativas de software existentes, para
elegir el que mejor se adapte a las necesidades.

Modelar la estructura del software, base de datos de la

aplicacin y la interfaz del usuario.

JUSTIFICACIN
Surge la necesidad de dar respuesta oportuna a los
requerimientos de la institucin, mediante el diseo de un sistema
de informacin al nivel que permita agilizar, simplificar y optimizar
los procesos administrativos y acadmicos.

Proporcionando un servicio de calidad, en cuanto a inscripcin

de alumnos, gestin de notas, generacin de documentos
acadmicos.
Mejorando
la
comunicacin
e
interaccin,
utilizando
adecuadamente la tecnologa de la informacin, reduciendo
gastos administrativos en el buen funcionamiento de los servicios
que presta la institucin.

ALCANCE

Diseo de un sistema de informacin de apoyo a la gestin de los

procesos administrativos y acadmicos en la U.E Manuelita Senz.
El cual permita lograr la optimizacin y calidad de los servicios
administrativos y acadmicos que ofrece la institucin educativa, como
lo son: proceso de inscripcin, gestin de notas, generacin de
documentos acadmicos, logrando as la reduccin de costos
administrativos y el mejoramiento del portal informativo y la
capacitacin del personal que labora en la misma.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Operativo:
El diseo operacional es factible ya que el diseo del sistema de
informacin cubre con todos los requerimientos de una forma sencilla y
amigable, proporcionando informacin oportuna y confiable.
En lo que respecta al personal de la institucin, prcticamente todos
los profesores han asistido a cursos de formacin sobre comunicacin,
informtica, trabajo en equipo y la cohesin.
La innovacin en cuanto a las tecnologas de la informacin y la
comunicacin es apoyada por el grupo de trabajo y los acuerdos se
toman igual en equipo.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Operativo:
En cuanto al aspecto tcnico, se evaluarn los requerimientos de
planta fsica como seguridad del recinto, suministro elctrico, acceso
remoto a los servicios, red de datos interna entre otros.
Se determinarn adems las caractersticas mnimas de los equipos
de computacin en base a la arquitectura del diseo del software y a la
estimacin de la carga de usuarios concurrentes.
En cuanto al software ser bajo tecnologas web, utilizando sistemas
operativos, lenguajes de programacin y bases de datos de licencia
libre.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Operativo:
Se requiere personal Tcnico, una vez implementado el Sistema de
Informacin ya que al Recurso Humano existente no es profesional
Informtico.
En cuanto al Hardware, actualmente se requiere, ya que contaban
con un laboratorio de Computacin con 20 equipos de computacin los
cuales fueron robados.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Econmico:
Se cuenta con las herramientas necesarias para llevar a cabo el
diseo del sistema de informacin entre ellos materiales de oficina,
papel para impresoras, cartuchos de impresoras, costos del recurso
humano, costos de hardware y software, entre otros.

ANTECEDENTES
Desarrollo de un Sistema de Informacin para la Administracin de
un Colegio. En el Estado Vargas. . Propuesto por Manuel Andrade
Fornell y Luis Rodrguez Ojeda, ao 2003.
Sistema de Informacin para Inscripcin de Estudiantes y Emisin de
Boletines en la Escuela Bolivariana Lisandro Ramrez. Propuesta por
Wilfredo Ramrez (2010).
Sistema de Informacin para el Registro y Control de Notas del
Colegio La Estancia San Isidro Labrador. Propuesto por Eilen Jola el 2
de Diciembre de 2013.

MARCO LEGAL

Basamento Legal:
En la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999),
art 108, 109 y 110.
Ley Orgnica de Telecomunicaciones (2000)
Ley Orgnica de Ciencias y Tecnologas e Innovacin (2005)

Decreto 1290 Administracin y Funcionamiento de la Tecnologa

Ley Orgnica de Educacin (2009)

SITUACIN ACTUAL
Acadmico

Contable

Control de Asistencia no oportuno

Demora en recibos
Pagos mensuales a destiempo

de pago
Imposible control de

Descontrol en el pago de los Uniformes

Descontrol de Notas

rendimiento de los
Profesores
Proceso de Inscripcin lento
Manejo ineficiente
de la U.E.

Utilizacin de papelera Burocrtica

Retardo Emisin de Reportes
Duplicacin de Datos
Extravo de Documentos

Administrativo

IMPLEMENTACIN

Es la actividad por la cual se procede a instalar el software creado en

la plataforma adecuada, adems de entrenar a los usuarios finales del
sistema como lo son el personal Administrativo y Docente de la
institucin, y construir todos los archivos que sean necesarios para
almacenar los datos.
Lenguaje de Programacin: PHP
Base de Datos: MYSQL
HTML
WAMP

IMPLEMENTACIN

Induccin al Personal
Este pretende facilitar la adaptacin e integracin del personal
administrativo y docente de la U.E Manuelita Saenz mediante
programas de capacitacin sobre el manejo y uso adecuado del
sistema de informacin de apoyo a la gestin de los procesos
administrativos y acadmicos con el propsito de mejorar el acceso a
la informacin, de una forma organizada y sistematizada
contribuyendo a la calidad en la prestacin de los servicios que se
ofrecen a los estudiantes.

SOPORTE Y MANTENIMIENTO

El soporte tcnico puede variar dependiendo del rango de

posibilidades. Algunas cosas que son soportadas en los niveles bajos
de soporte pueden ser soportadas en los altos niveles; por ejemplo, las
preguntas directas pueden ser llevadas a cabo a travs de mensajes
de texto o fax; los problemas de software bsico pueden ser resueltos
por telfono, mientras que los problemas de hardware son por lo
general tratados en persona.

FACTORES DE RIESGO
Operatividad: En cuanto al funcionamiento de los equipos
informticos se pueden ver afectados por las amenazas naturales o
catstrofes, se tendra como opcin un equipo alternativo o plan de
contingencia.
Tecnolgicos: Para proteger la informacin de los virus informticos,
se debe utilizar medidas preventivas y correctivas, tales como
software anti-virus, Firewall, o para sincronizar transacciones.

Humanos: Se debe contar con medidas de seguridad del sistema,

gestin de claves de acceso y cifrado de la informacin residente en la
base de datos, en el cual se realicen auditorias para verificacin de
debilidades y ajustarlas para evitar los delitos informticos.

PLANES DE MITIGACIN

Para la proteccin de la informacin en caso de algn evento que

pudiera ocurrir en cuanto a las fallas de los equipos, desastre natural,
virus informtico, interrupcin del servicio elctrico se debe desarrollar
un plan de emergencia y de recuperacin, en el cual se llevaran a
cabo mediante actividades para la reduccin y eliminacin de los
riesgos que proponen las medidas de accin, entre ellas:
Realizar copias de seguridad (backups) a los archivos de trabajo
Mantener los equipos alternativos en buen funcionamiento
Uso adecuado de los UPS en caso de fallas elctricas
Mantenimiento del aire acondicionado para el control y monitoreo de
la temperatura.
Contar con los extintores de incendios entre otras.

MUCHAS GRACIAS
CARIBBEAN INTERNATIONAL
UNIVERSITY
COORDINACIN DE MAESTRA
REA DE CIENCIAS GERENCIALES
MAESTRA EN GERENCIA, MENCIN
SISTEMAS DE INFORMACIN

Asesor:
M.D. Edwuard Castaeda

Presentado por:
Delgado R., Jacqueline
Delgado R., Yelitza
Iafolla G. Cesar B.