HOJAS DE CÁLCULO: Una hoja de cálculo es un programa que permite la manipulación de

datos y números. Los datos se suelen organizar en tablas divididas en filas y columnas. Nacen en
1961 por la necesidad de agilizar operaciones matemáticas que se hacían con tablas y que a menudo
eran muy tediosas. La primera se llamó VISICALC, luego a medida que avanzó el tiempo surgieron
otras como QPRO y EXCEL.

Actualmente las más usadas son: Calc (perteneciente al paquete gratuito OpenOffice), Gnumeric
(de Gnome ofiice), KSpread (de KOffice) y Excel de Microsoft. En el presente curso nos
concentraremos en Excel.

FORMAS DE ABRIR EL PROGRAMA:

El Excel, al igual que los otros programas manejados se puede abrir de tres formas distintas a saber:
1. Mediante el menú INICIO de Windows Inicio\Todos los programas\Microsoft Office\Excel
2. Creando un ícono de acceso directo en el escritorio (se sigue el mismo proceso que usamos con
Word).
3. Creando un botón de acceso rápido en la barra de tares de Windows (Igual que como se hizo
con Word).
Otra forma de abrirlo, es obviamente abriendo cualquier archivo que se haya hecho con Excel. Los
archivos que realizamos con Excel se llaman LIBROS y su extensión es .xls, aunque en la versión
2007 la extensión es .xlsx.

VENTANA INICIAL DE EXCEL:

Una vez abierto el programa se ve una ventana como la siguiente:

Imagen tomada de: http://www.ice.urv.es/abcnet/curso_excel/entorno.htm

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En la imagen se puede observar que la ventana tiene el mismo tipo de barras que tiene Word y los
demás programas de office; pero Excel trae una barra adicional llamada “Barra de Fórmulas”, que
es la barra donde se visualizan y editan las diferentes operaciones realizadas en la hoja. La “barra de
Etiquetas” es la barra donde se puede acceder a las diferentes hojas del libro de Excel.

Hoja de Cálculo: En Excel cada una de las tablas en las que se pueden insertar y manipular datos se
llama “Hoja de Cálculo”, cada hoja tiene una etiqueta que la identifica y se accede a la hoja
correspondiente haciendo clic en su etiqueta.

Columna: Dentro de las hojas de cálculo hay arreglos verticales llamados columnas, cada columna
se nombra con una letra de la A a la Z; pero después de la Z las demás columnas se nombran con
combinaciones de dos letras. En total hay 256 columnas.

Fila: Las filas son los arreglos horizontales de las hojas de cálculo, se designan con números, en
total hay 65536 filas.

Celda: Una celda es la intersección entre una fila y una columna, visualmente son rectángulos en
donde se colocan los datos y se visualiza el resultado de las operaciones que se haga con dichos
datos. Las celdas se nombran con la letra de la columna a la que pertenecen, seguida del número de
la fila; por ejemplo la celda C59 es la celda donde se cruzan la fila 59 con la columna C. El número
total de celdas es el producto entre 256 y 65563 es decir: 16’777.216.

GUARDAR LOS LIBROS DE EXCEL.

Los libros se guardan de tres maneras:
1. Mediante el comando CTRL+G.

2. Con el botón de guardado , que está en la barra de herramientas Estándar.

3. Activando desde la barra de menús el menú Archivo\Guardar como…

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En cualquiera de los tres casos se abrirá un cuadro de diálogo en el que se especifican las opciones
de guardado.

En la barra Se coloca el
nombre con el que deseamos guardar el libro.

En la barra: se especifica la ubicación

donde quedará guardado el archivo, esto se puede hacer desplegando la flecha y buscando la carpeta
deseada. También se puede hacer esto con la barra vertical izquierda donde aparecen los accesos a
“Mis documentos recientes”, “Escritorio”, “Mis documentos”, “Mi pc” y “Mis sitios de red”. Si se
desea guardar el libro en una nueva carpeta se usa el botón “nueva carpeta” de la barra
superior de la ventana de guardado.

Una vez colocados el nombre y la ubicación para el archivo, se da clic al botón “aceptar”, y listo.

PARA CERRAR EL LIBRO O CERRAR EXCEL:

Cuando se termine de trabajar con el libro, pero se seguirá trabajando en Excel, se cierra este con el
botón “cerrar ventana” de Excel : . Si ya se terminó de trabajar con Excel, se cierra el programa
con el botón rojo 2cerrar” (también sirve el comando ALT+F4).

PARA ABRIR UN LIBRO EXISTENTE: Se usa alguna de las siguientes alternativas:

1. Se explora en las carpetas del disco duro hasta encontrar el libro que se quiere abrir, luego
se da doble clic en el icono del archivo localizado.
2. Se abre Excel y luego se activa el cuadro de diálogo abrir con el comando CTRL+A, o con
el menú Archivo\Abrir…, o se pulsa el botón de la barra de herramientas estándar de
Excel, luego se explora la carpeta donde se guardó el libro y al encontrarlo se selecciona
con un clic y se pulsa el botón “abrir”.
3. Cuando el libro ha sido trabajado recientemente aparecerá en el menú Inicio\Documentos
recientes de Windows XP o en un listado de los 4 últimos archivos trabajados con Excel, al
que se accede desde el menú Archivo de Excel.

ACTIVIDAD EN CLASE
Realice un libro de Excel con las fórmulas que se le indiquen y envíelo por correo electrónico para
ser calificado.

ACTIVIDAD EN CASA
Investigue cuántos valores diferentes de IVA se cobran en Colombia y haga un libro de Excel
calculando el impuesto para un ejemplo de cada valor.

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