Grado en Traduccin e Interpretacin

Documentacin aplicada a la traduccin

2010/2011
Prof. Jos Antonio Merlo Vega
Dpto. de Biblioteconoma y Documentacin

TEMA 1
La documentacin y las instituciones documentales
1.1. La Documentacin y las ciencias documentales
1.2. Documentacin y Traduccin
1.3. Las instituciones documentales
1.3.1. Archivos
1.3.2. Bibliotecas
1.3.3. Centros de documentacin
Bibliografa empleada y complementaria

1
3
9
9
13
17
20

1.1. La Documentacin y las ciencias documentales

Los profesionales de la traduccin y la interpretacin son conscientes de la
necesidad de documentarse a la hora de realizar cualquier traduccin. Es habitual
que el concepto de "documentacin" se entienda como sinnimo de fuentes o
recursos de informacin que pueden ser tiles para pasar un texto de una lengua a
otra. No obstante, el trmino documentacin es un buen ejemplo de polisemia, ya
que por el mismo puede ser entendidas diversas acepciones, entre ellas, una
disciplina acadmica, del mbito de las ciencias de la informacin o de la
documentacin. La Documentacin, concebida como disciplina cientfica, ha sido
definida de formas muy distintas, como lo constata Flix Sagredo1, quien recoge
ms de cien definiciones de esta concepto entre 1934 y 1984. Prescindiendo de la
evolucin histrica de esta ciencia y de lo que histricamente fue entendindose por
la misma2, es posible delimitar qu se conoce por documentacin, como lo han
hecho Jos Lpez Yepes y Juan Ros Garca3. El concepto de Documentacin
puede entenderse de las siguientes formas:
1

Sagredo Fernndez, Flix. Anlisis formal de las definiciones sobre Documentacin

(1934-1984). En Lpez Yepes. J. (comp.). Fundamentos de informacin y documentacin.
Madrid: Eudema, 1989, p. 160-200.
2
Vase Lpez Yepes, Jos. Documentacin. En Lpez Yepes, Jos (coor.). Manual de
Ciencias de la Documentacin. Madrid: Pirmide, 2002, p. 39-73.
3
Lpez Yepes, Jos; Ros Garca, Juan. Qu es documentacin?: teora e historia del
concepto en Espaa. Madrid: Sntesis, 1993.

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- En un sentido amplio, la Documentacin es la suma de disciplinas que estudian

el documento como una fuente de informacin para obtener datos o para tomar
decisiones. Este conjunto se denomina Ciencias de la Documentacin y abarca
materias como Archivstica, Biblioteconoma, Bibliografa, Documentacin y
Museologa.
- Desde una perspectiva ms estricta, la Documentacin es la disciplina que
estudia los aspectos relacionados con la organizacin de los servicios, redes y
centros de documentacin, as como con los procedimientos y recursos que se
emplean para el tratamiento y difusin de las informaciones contenidas en los
centros de documentacin o servicios de informacin. Cuando se utiliza esta
acepcin se denomina Documentacin General.
- La Documentacin es tambin una disciplina instrumental al servicio de
cualquier materia, ya que es una fuente para obtener nueva informacin.
Cualquier ciencia o rama del saber dispone de una documentacin especializada
que trabaja para la misma. En este caso se habla de Documentacin
especializada o Documentacin aplicada. Algunos ejemplos de esta
especializacin son la Documentacin Mdica, la Documentacin Informativa o
la Documentacin Aplicada a la Traduccin.
La Documentacin, sea cual sea la acepcin empleada, est compuesta de
unos principios tericos y de una tcnicas para la seleccin, tratamiento y difusin
de la informacin. La mayora de las distintas ramas documentales comparten las
tcnicas de anlisis documental, aunque adaptndolas a los tipos de documentos
con los que se trabaja y los usuarios a los que se atiende.
Las otras ciencias documentales son la Biblioteconoma, la Archivstica y la
Bibliografa, que, respectivamente, se encargan del estudio de las bibliotecas, los
archivos y las fuentes de informacin. Todas estas disciplinas constituyen el
conjunto de las Ciencias de la Documentacin, aunque existen otras materias
afines.
La Biblioteconoma, segn la ISO4 es la ciencia de la informacin aplicada
a la organizacin, administracin y funcionamiento de las bibliotecas.
La Archivstica es definida5 como la disciplina que trata de los aspectos
tericos y prcticos (tipologa, organizacin, funcionamiento, planificacin, etc.) de
los archivos y el tratamiento archivstico de sus fondos.
4

Norma ISO 5127/1-1983, correspondiente a la norma espaola UNE 50-113-92. AENOR.

Documentacin: tomo 2: normas fundamentales. Madrid: AENOR, 1994.
5
Diccionario de terminologa archivstica. Madrid: Ministerio de Cultura, 1993.

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Por ltimo, para definir Bibliografa, pueden ser tiles las ya clsicas
aportaciones de Malcls6: aquella parte de la ciencia del libro cuya misin es
buscar, identificar, describir y clasificar los datos impresos con el fin de construir
repertorios que faciliten el trabajo intelectual, aunque esta definicin debera
adaptarse al momento actual y sustituir los trminos libro por documento y datos
impresos por datos en cualquier soporte. En la actualidad la Bibliografa, como
disciplina, es sinnimo de Fuentes de informacin.
Adems, la Documentacin General est muy relacionada con otras
disciplinas que inciden en sus contenidos tericos y en sus aplicaciones prcticas.
Nuria Amat7 estudi algunas de las materias relacionadas con la Documentacin.
En opinin de esta autora, la Terminologa es fundamental para resumir y
sintetizar la informacin cientfica; recuperar y almacenar informacin mediante la
indizacin y lenguajes documentales. La Lingstica es de suma importancia para
la transferencia y ordenacin automtica de la informacin y, en consecuencia, para
la clasificacin, indizacin y preparacin de resmenes analticos con la ayuda de la
computadora. Sin la Informtica las tcnicas documentales no tendran razn de
existencia hoy en da. Adems, existen otras materias vinculadas de forma directa
con las Ciencias de la Documentacin, como son la Psicologa, la Lgica, la
Estadstica, la Bibliometra, el Derecho, la Paleografa, las restantes tcnicas de
investigacin historiogrficas, etc.
1.2. Documentacin y Traduccin
Roco Palomares ha estudiado la relacin existente entre estas dos
disciplinas: Documentacin y Traduccin. Para esta autora8 la documentacin se
pone al servicio de la actividad traductora, tomando un carcter utilitario y
convirtindose, por ende, en un elemento ms del proceso translativo, tomando el
nombre de Documentacin aplicada a la traduccin. Efectivamente, si el proceso
translativo se desdobla en dos fases9, 1) comprensin/ sentido del Texto Origen
(TO) y 2) reexpresin del Texto Meta (TM), el traductor habr de acudir a las
fuentes documentales para adquirir:

Malcls, L.N. Manuel de bibliographie. 4eme ed. Paris: PUF, 1984, p. 15.
Amat, Nuria. Documentacin cientfica y nuevas tecnologas de la informacin. Madrid:
Pirmide, 1988, p. 29-33.
8
Palomares Perrault, Roco. Recursos documentales para el estudio de la traduccin.
Mlaga: Universidad de Mlaga, 2000, p. 15-18.
9
Garca Yebra, V. Teora y prctica de la traduccin. Madrid: Gredos, 1982.
7

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A) Informacin sobre el contenido del TO, que le permita comprender el asunto del
que trata el texto objeto de traduccin.
B) Informacin terminolgica que le faculte para utilizar con precisin el
vocabulario especializado de esta materia o asunto.
C) Informacin fraseolgica que le permita utilizar el estilo propio del texto.
En este sentido, la documentacin se emplea para resolver los problemas
que afloran tanto en el anlisis del texto de la lengua de partida (proceso
semasiolgico) como aqullos relacionados con la sntesis o reexpresin del texto
en la lengua de llegada (proceso onomasiolgico). De la pertinencia y calidad de las
fuentes consultadas, as como del tiempo empleado en acceder a la informacin
depender en gran medida la calidad y rentabilidad de la traduccin.
No obstante, la documentacin afecta a la traduccin de forma diferente,
segn se trate de traduccin literaria o especializada. Jos Antonio Merlo Vega ha
estudiado la relacin entre estas dos disciplinas, dependiendo de si los recursos
documentales son necesarios para la traduccin de un texto literario 10 o de un
documento especializado11.
La traduccin de textos de ficcin o traduccin literaria presenta una serie
de elementos que la definen y distinguen de la traduccin general y de la
especializada. Es posible resumir las caractersticas o particularidades de la
traduccin de obras literarias en un serie de factores:
- estilo del autor: idiolecto, rasgos creativos particulares, etc.
- caractersticas del gnero literario: poesa, guin cinematogrfico, cmic, etc.
- empleo de figuras literarias: elementos retricos, mtricos, etc.
- contexto histrico de la obra: poca, corrientes literarias, etc.
- contexto social de la obra: empleo de jergas, lenguaje profesional, etc.
- contexto cultural de la obra: lenguaje popular, niveles educativos, etc.
- contexto geogrfico de la obra: dialectos, localismos, variantes, etc.
- argumento de la obra: temtica, disciplinas, etc.

10

Merlo Vega, J.A. Uso de la documentacin en el proceso de traduccin literaria. En

Gonzalo Garca, C.; Garca Yebra, V. (eds.). Manual de documentacin para la traduccin
literaria. Madrid: Arco/Libros, 2005, p. 181-200.
11
Merlo Vega, J.A. Uso de la documentacin en el proceso de traduccin especializada. En
Gonzalo Garca, C.; Garca Yebra, V. (eds.). Manual de documentacin y terminologa para
la traduccin especializada. Madrid: Arco/Libros, 2004, 309-336.

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Antes de abordar cualquier traduccin de un texto literario ser necesario

reunir una serie de informaciones concernientes al mismo, ya que de esta manera
el resultado final ser de mayor calidad y la conversin de una obra original a otro
idioma distinto ser ms fiable. Las necesidades de documentacin que requiere la
traduccin de un texto literario se agrupan en tres niveles: informacin sobre el
autor, informacin sobre la obra que se va a traducir y recursos informativos sobre
la lengua original. Ser conveniente obtener documentacin de cada uno de estos
mbitos para una correcta traduccin. Estos tres aspectos incluyen a su vez otros
tres subniveles especficos, como se describe a continuacin.

Documentacin sobre el autor

Informacin sobre la trayectoria del autor

Informacin sobre el contexto del autor
Informacin sobre el estilo del autor

Documentacin sobre la obra

Estudios sobre el texto y crtica literaria de la obra

Ediciones en lengua original de la obra
Traducciones de la obra

Informacin lingstica
Documentacin sobre la lengua Informacin lexicogrfica
Informacin terminolgica
El primer grupo de fuentes de informacin que se deben manejar en el
proceso de la traduccin literaria es el que concierne al autor de la obra con la que
est trabajando. Ser necesario conocer los aspectos biogrficos y literarios del
responsable intelectual de una obra para ajustar el texto traducido a las condiciones
especficas del autor y a las de su poca: aspectos estilsticos, tradicin literaria,
recursos retricos que identifican al autor, contexto histrico y sociocultural, etc.
Todos estos aspectos pueden ser documentados empleando fuentes de
informacin especficas.
En segundo lugar, la informacin que se obtenga sobre la obra literaria que
se va a traducir ser muy provechosa para la traduccin de la misma que se realice.
En este caso, los recursos de informacin que pueden ser empleados se centrarn
en el ttulo concreto con el que se est trabajando, por lo que la documentacin
necesaria consistir en conocer estudios crticos de la obra y ediciones en la lengua
original, as como traducciones que se hayan efectuado, tanto a la lengua que se
quiere trasladar el texto como a otras que conozca el traductor.

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Por ltimo, las fuentes relativas a una lengua son de importancia comn
para la traduccin de cualquier obra literaria, independientemente del idioma, el
autor, la poca y el gnero literario. Contar con recursos que ayuden a resolver
dudas lingsticas, a conocer la correspondencia entre trminos de la lengua de
origen y la de destino y a informarse de la actividad y el vocabulario especfico de
un mbito determinado acentuarn la calidad de la traduccin que se realice.
En cuanto a la traduccin especializada, sta es uno de los tipos de
traduccin que mayor bibliografa profesional ha generado, ya sea de forma global o
estudiando las distintas disciplinas incluidas en los campos de la traduccin
cientfico-tcnica. Es posible reconocer una serie de particularidades que distinguen
a la traduccin de textos especializados de los restantes tipo de traduccin:
A) Lenguaje exento de figuras retricas: por lo general, los textos que deben ser
traducidos utilizan un lenguaje directo y preciso, sin apenas giros literarios o
recursos estilsticos. Esto permite que la traduccin sea ms sencilla, al no
ser necesario tener en cuenta los rasgos creativos del autor del texto.
B) Contenidos temticos especializados: los documentos que se van a traducir
pertenecen a disciplinas cientfico-tcnicas concretas o a algn campo de las
mismas, por lo que es necesario comprender la temtica del texto antes de
trasladarlo a otra lengua.
C) Terminologa especfica: las distintas disciplinas poseen vocabularios
particulares, que hacen que cada herramienta, proceso, etc., tengan un lxico
concreto, por lo que el traductor, una vez conocidos esos aspectos, deber
emplear la terminologa especial adecuada, ya que en estos casos no suele
darse la sinonimia.
D) Lectores profesionales de las disciplinas tratadas: los usuarios de los textos
especializados suelen ser comunidades cientficas, investigadoras, etc.,
aunque en muchos casos los lectores pueden no ser profesionales, sino
personas interesadas en el texto en cuestin. Al tratarse de usuarios
formados en las disciplinas sobre las que se est trabajando, las traducciones
deben ser precisas y emplear los mismos trminos que se manejan en la
lengua de destino.
E) Tipologa documental variada: dependiendo del campo tcnico o profesional en
el que se inscriba el texto que se va a traducir ser posible encontrarse con

Tema 1. Documentacin aplicada a la traduccin. Universidad de Salamanca. 2010/2011

una inusitada variedad de tipos o gneros documentales. Desde los artculos

cientficos hasta las patentes, pasando por informes clnicos, normas,
legislacin, documentos administrativos, prospectos, folletos, etc. Esto implica
que muchas veces la especializacin deba ser mayor y que el traductor,
adems de ser especialista en una materia, tambin lo deba ser en un tipo
documental concreto.

Como puede concluirse de estas cinco caractersticas, de entre todos los

tipos de traduccin existentes, la especializada es, sin duda, la que ms recursos
documentales requiere, ya que, debido a la concrecin de los campos temticos
sobre los que trabaja, est obligada a apoyarse constantemente en las fuentes de
informacin que solucionen las dudas sobre el contenido del texto que se est
trasladando de una lengua a otra. As lo han constatado autores como Silvia
Gamero, para quien la traduccin de textos especializados requiere una serie de
competencias propias del traductor: conocimientos temticos, conocimientos de
terminologa y conocimiento de los gneros caractersticos.
Asimismo, agrupa en un requisito esencial estas tres caractersticas: la
capacidad para documentarse. En palabras de esta misma autora, citadas por
Amparo Hurtado12 la capacidad para documentarse ocupa un lugar central en el
conjunto de competencias, ya que permite al traductor adquirir conocimientos sobre
el campo temtico, sobre la terminologa y sobre las normas de funcionamiento
textual del gnero en cuestin.
De esta forma se evidencia que el conocimiento y uso de las fuentes de
informacin son herramientas esenciales en el proceso de la traduccin
especializada. Todos los aspectos relacionados con las fuentes de informacin se
vern en otro tema.
Tambin es interesante la opinin de Eva Ortoll 13, quien expone la relacin
entre las competencias del traductor y los procesos informacionales:

12

Hurtado Albir, Amparo. Traduccin y traductologa: introduccin a la traductologa.

Madrid: Ctedra, 2001, p. 62.
13
Ortoll Espinet, Eva. Competencia informacional para la actividad traductora. Revista
Tradumtica [en lnea], nov. 2003, n. 2 [consulta 7 septiembre 2009]. Versiones en html y
pdf. Disponible en <http://www.fti.uab.es/tradumatica/revista/num2/articles/01/art.htm>

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- Competencia comunicativa. Tanto en el proceso de compresin de la lengua de

partida como sobre todo en el de produccin de la lengua de llegada, se
requerir consultar informacin de carcter lingstico para resolver
determinadas cuestiones.
- Competencia extralingstica. En esta dimensin la intensidad informacional
para adquirir conocimientos sobre mbitos temticos particulares o sobre
condiciones sociales y culturales concretas, ser especialmente crtica dado
que constituye el rea en la cual, inicialmente, el traductor dispone de
menos conocimientos de partida.
- Competencia profesional. Para su desarrollo ser importante disponer de
informacin relacionada con el ejercicio de la profesin, mantenerse al da
sobre nuevas herramientas, eventos sobre el propio colectivo, por citar
algunas de las ms comunes. As mismo, tambin podemos encontrar
elementos informacionales derivados de la participacin en la gestin de
proyectos, o en las estrategias de difusin de la propia actividad de los
profesionales autnomos.
Para

esta

autora

el

traductor

adems

de

poseer

competencias

tradicionalmente aceptadas (lingstica, gramatical, sociocultural, pragmticocomunicativa, cognitivo-especfica y funcional, por citar algunas de ellas) necesita el
desarrollo de la competencia informacional que le ser til como estrategia de
apoyo para la realizacin de las anteriores.
Adems, la documentacin y la traduccin estn muy vinculadas por la
incidencia de la normalizacin en ambas disciplinas. Existen distintas iniciativas
que, desde una perspectiva documental, normalizan determinados aspectos de la
traduccin. La relacin entre normalizacin y traduccin ha sido estudiada por
Carmen Gmez y Mara Pinto14, quienes ofrecen un completo panorama de los
distintos mbitos en los que existen normas, ya sean nacionales o internacionales,
que afectan a las traducciones: contratos de traduccin, vocabulario y terminologa,
tecnologas de la informacin (intercambio de datos, codificacin, etc.), anlisis del
contenido, mtodos de traduccin, presentacin de traducciones.

14

Gmez, C.; Pinto, M. La normalisation au service du traducteur. Meta, 2001, vol. 46, n. 3,
p. 564-579.

Tema 1. Documentacin aplicada a la traduccin. Universidad de Salamanca. 2010/2011

Uno de los aspectos de la traduccin normalizados y que se debe conocer

es lo relativo a cmo se debe presentar una traduccin. La presentacin de
traducciones est normalizada en muchos pases, entre ellos Espaa, donde se
aprob la Norma UNE 50-128-1994: Documentacin. Presentacin de traducciones,
desarrollada a partir de la norma internacional ISO 2384:1977.
Otra norma importante es la UNE-EN 15038:2006: Servicios de traduccin.
Requisitos para la prestacin del servicio15. Se trata de una norma europea, que ha
sido adoptada oficialmente por varios pases, entre ellos, Espaa. El objetivo de
esta norma es unificar la terminologa relacionada con los servicios comerciales de
traduccin, definiendo las relaciones entre clientes y proveedores y estableciendo
los procedimientos que se deben seguir en los servicios de traduccin.
1.3. Las instituciones documentales
Se entiende por instituciones documentales, las entidades que administran
informacin y documentos. Son centros en los que se recibe documentacin, se
organiza y se pone a disposicin de los usuarios. No todas las unidades de
informacin o instituciones documentales trabajan de la misma manera. Si bien, en
lo esencial se sigue un mismo proceso documental, ste debe ser adaptado a las
caractersticas y particularidades de los distintos centros o instituciones.
Habitualmente, los centros o unidades documentales se dividen en tres tipos:
archivos, bibliotecas y centros de documentacin.
1.3.1. Archivos
Una definicin completa de archivo es la que expone Antonia Heredia16
Archivo es uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin
pblica o privada en el transcurso de su gestin, conservados, respetando aquel
orden, para servir como testimonio e informacin para la persona o institucin que
los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia. Otra
definicin til es la que aporta la Ley del Patrimonio Histrico Espaol 17: Son
Archivos los conjuntos orgnicos de documentos, o la reunin de varios de ellos,
15

Informacin sobre la norma UNE-EN 15038:2006 en h ttp://traductor-europa.com/norma.html.

Heredia Herrera, A. Archivstica general: teora y prctica. 5 ed. Sevilla: Diputacin,
1991, p. 89.
17
Ley 16/1985 de 25 de junio del Patrimonio Histrico Espaol (BOE 29 de junio), ttulo VII,
captulo II, artculo 59.1.
16

Tema 1. Documentacin aplicada a la traduccin. Universidad de Salamanca. 2010/2011 10

reunidos por las personas jurdicas, pblicas o privadas, en el ejercicio de sus

actividades, al servicio de su utilizacin para la investigacin, la cultura, la
informacin y la gestin administrativa. Asimismo, se entienden por Archivos las
instituciones culturales donde se renen, conservan, ordenan y difunden para los
fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgnicos.
Las funciones de los archivos se articulan en las distintas etapas del
proceso documental: reunir la documentacin, tratarla mediante operaciones
especficas de clasificacin y ordenacin, conservar esa documentacin y difundirla.
Cruz Mundet18 expone una serie de funciones que deben cumplir los archivos:
1.

Organizacin y puesta en servicio de la documentacin administrativa,

durante ese perodo de mxima utilidad para la gestin administrativa de las
oficinas y para la toma de decisiones.

2.

Asegurar la transferencia peridica al archivo de los documentos que ya no

son de uso corriente por parte de las oficinas.

3.

Aplicar los principios y tcnicas modernos de valoracin para, transcurrido

un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser
conservados indefinidamente, y destruir el resto.

4.

Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentacin en sus distintas

etapas, de acuerdo con los principios de la archivstica.

5.

Describir la documentacin para hacer fcilmente accesible la informacin,

mediante los distintos instrumentos de descripcin documental y valindose
de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologas.

6.

Instalar adecuadamente los documentos mediante locales o equipamiento

que garanticen su conservacin ntegra en el tiempo.

7.

Asegurar que stas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo,

queden firmemente establecidas y garantizadas en un reglamento del
servicio.
A pesar de que existen distintos tipos de archivo todos realizan tareas

tcnicas similares, que sern desarrolladas de manera ms o menos exhaustiva

dependiendo del valor del documento y del archivo donde est depositado. Las
operaciones comnmente desarrolladas en los archivos administrativos son:

18

Cruz Mundet, J. R. Manual de archivstica. 2 ed. Madrid: Fundacin Germn Snchez

Ruiprez, 1996, p. 95.

Tema 1. Documentacin aplicada a la traduccin. Universidad de Salamanca. 2010/2011 11

- Recepcin y reclamacin de documentos: recogida de los documentos que vayan

entregando las distintas oficinas productoras o archivos anteriores y
reclamacin de aquellos que an no han sido recibidos.
- Formacin de expedientes: reunin de los documentos que tratan del mismo
asunto y que se han ido produciendo de manera sucesiva a medida que se
resolva dicho asunto.
- Identificacin de organismos y series: establecimiento de la entidad productora y
sistematizacin del fondo a partir de la jerarquas establecidas.
- Clasificacin: operacin intelectual que consiste en el establecimiento de las
categoras y grupos que reflejan la estructura orgnica y/o funcional el
fondo.
- Ordenacin: proceso por el cual se unen y relacionan los documentos constitutivos
de cada serie documental (documentos singulares, expedientes, etc.) de
acuerdo a un criterio preestablecido.
- Descripcin: elaboracin de los instrumentos que informarn del contenido del
fondo: catlogos, guas, inventarios, ndices, etc.
- Control de fondos: conjunto de operaciones realizadas en los archivos para el
adecuado seguimiento, comprobacin e inspeccin fsica, administrativa e
intelectual de los fondos.
- Valoracin: anlisis de los valores informativos y administrativos del documento,
delimitando su calendario de conservacin, transferencia o eliminacin.
- Seleccin: extraccin de los documentos, series o partes de series que se estima
necesario conservar.
- Expurgo: eliminacin de los documentos que han perdido su validez administrativa
y su inters
- Transferencia: traspaso de la documentacin de un tipo de archivo a otro a
medida que va perdiendo su validez funcional
- Recuperacin de documentos: bsqueda y localizacin de los documentos
requeridos por los usuarios

Tema 1. Documentacin aplicada a la traduccin. Universidad de Salamanca. 2010/2011 12

- Conservacin: aplicacin de las medidas preventivas de conservacin y de

restauracin

necesarias

para

garantizar

el

perfecto

estado

de

la

documentacin
- Difusin: desarrollo de servicios que faciliten el acceso a los documentos
depositados en el archivo, destinados tanto para el personal del organismo
productor como para investigadores o usuarios en general.
Los tipos de archivos suelen ser descritos a partir de la edad de los
documentos que albergan. La archivstica tradicional divide los archivos en las
siguientes clases:19

- Archivos de Oficina (o gestin): son los que renen la documentacin en trmite

o sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas
oficinas. En virtud de la normativa vigente, con carcter general y salvo
excepciones, no suelen custodiar documentos que superen los cinco aos de
antigedad.
- Archivo Central (o administrativo): es el que coordina y controla el
funcionamiento de los distintos archivos de gestin y renen los documentos
transferidos por los mismos, una vez finalizado su trmite y cuando su consulta
no es constante. No suelen custodiar documentos que superen los treinta aos
de edad.
- Archivo Intermedio: es aqul al que se han de transferir los documentos de los
archivos centrales (o de los archivos de gestin en el caso de archivos
provinciales) cuando su consulta por los organismos productores es
espordica, y en el que permanecen hasta su eliminacin o transferencia al
archivo histrico. No suelen conservar documentos que superen los cincuenta
aos de antigedad.
- Archivo Histrico: es aqul al que se han de transferir desde el archivo
intermedio la documentacin que deba conservarse permanentemente, por no
haber sido objeto de dictamen de eliminacin por parte de la Comisin
Calificadora de Documentos Administrativos.
19

Molina Nortes, J.; Leyva Palma, V. Tcnicas de archivo y tratamiento de la

documentacin administrativa. Guadalajara: ANABAD Castilla-La Mancha, 1996, p. 52-53.

Tema 1. Documentacin aplicada a la traduccin. Universidad de Salamanca. 2010/2011 13

Junto a esta clasificacin tradicional, se emplea otra ms actual, que se

basa en el valor de la informacin que contiene un documento y que los divide en:
- archivos activos: documentacin con valor administrativo
- archivos semiactivos: la documentacin pierde vigencia, aunque conserva
su utilidad administrativa
- archivos inactivos : documentos sin valor administrativo
1.3.2. Bibliotecas
Una de las definiciones ms completas es la que ofrece la ISO 20:
Independientemente de su denominacin, es cualquier coleccin organizada de
libros y publicaciones peridicas impresas o de cualquier otro documento,
especialmente grfico y audiovisual, as como los servicios del personal encargado
de facilitar la utilizacin de esos documentos por los usuarios con los fines de
informacin, investigacin, educacin y recreo. La Ley del Patrimonio Histrico
Espaol tambin ofrece una definicin de biblioteca21:
Son Bibliotecas las instituciones culturales donde se conservan, renen,
seleccionan, inventaran, catalogan, clasifican y difunden conjuntos o colecciones
de libros, manuscritos y otros materiales bibliogrficos o reproducidos por cualquier
medio para su lectura en sala pblica o mediante prstamo temporal, al servicio de
la educacin, la investigacin, la cultura y la informacin.
De estas definiciones se extraen las funciones bsicas de toda biblioteca:
1. Reunir una coleccin de documentos de calidad.
2.

Organizar

convenientemente

esa

coleccin,

segn

las

tcnicas

bibliotecarias.
3. Difundir los fondos documentales a travs de diferentes sistemas.
Para cumplir estas funciones las bibliotecas, sea cual sea el tipo al que
pertenecen, realizan una serie de operaciones tcnicas:
20

ISO 2789-1974, traducida al espaol como norma UNE 1-080-79. AENOR.

Documentacin: tomo 2: normas fundamentales. Madrid: AENOR, 1998.
21
Ley 16/1985 de 25 de junio del Patrimonio Histrico Espaol (BOE 29 de junio), ttulo VII,
captulo II, artculo 59.2.

Tema 1. Documentacin aplicada a la traduccin. Universidad de Salamanca. 2010/2011 14

- Seleccin de documentos: aplicacin de criterios cuantitativos y cualitativos para

seleccionar los documentos que integrarn la coleccin de la biblioteca. Del
mismo modo, se aplicarn normas para expurgar los fondos, es decir, para
eliminar aquellos documentos que por su falta de actualidad, su escaso uso
o su deterioro fsico no deban permanecer en la biblioteca.
- Incorporacin de documentos: realizacin de los procedimientos necesarios para
traer un documento a la biblioteca. El sistema habitual es la compra, aunque
las bibliotecas tambin incorporan obras a travs del canje o intercambio de
documentos y mediante la donacin. Algunas bibliotecas tambin incorporan
fondos gracias al Depsito Legal.
- Registro de los fondos: los documentos que forman parte de una coleccin
bibliotecaria deben ser inventariados o registrados, a fin de constatar la
pertenencia del documento a la biblioteca y de controlar las obras de que se
disponen.
- Proceso tcnico: antes de poner los documentos a disposicin de los usuarios es
necesario realizar una serie de operaciones como el tejuelado o la
preparacin para el prstamo. El tejuelo es la etiqueta donde figura la
signatura o cdigo por el que se ordenan las colecciones en la biblioteca.
- Preservacin: la biblioteca debe llevar a cabo medidas para la proteccin de sus
documentos, tanto de forma preventiva, como realizando restauraciones o
reencuadernaciones en los documentos que lo requieran.
- Catalogacin y clasificacin de los documentos: para que las obras puedan ser
localizadas por los usuarios es necesario catalogar los documentos
mediante sistemas normalizados, as como ofrecer una clasificacin
temtica de los mismos.
- Formacin y mantenimiento de catlogos: el producto de la catalogacin es el
catlogo, el cual constituye el mejor producto para informar a los usuarios de
la coleccin que posee la biblioteca. Los catlogos en muchos casos son
colectivos, es decir, renen las colecciones de varias bibliotecas en una
misma herramienta de consulta, indicando las obras y los centros en los que
estn depositadas.

Tema 1. Documentacin aplicada a la traduccin. Universidad de Salamanca. 2010/2011 15

- Prstamo: el prstamo de los documentos de la biblioteca es una de las

actividades de difusin ms tradicionales. Las bibliotecas establecen
sistemas para que los usuarios, ya sea de forma individual o colectiva,
puedan llevarse a sus domicilios los fondos, por los periodos de tiempo que
se establezcan.
- Consulta en sala: otro servicio de difusin es la consulta de las obras en el recinto
de la biblioteca. Habitualmente, las bibliotecas diferencian las salas de
consulta en funcin del material: hemerotecas, seccin de referencia, etc.
- Referencia e informacin bibliogrfica: este tipo de servicios se llevan a cabo para
solucionar las cuestiones bibliogrficas o de cualquier tipo de consulta que
presenten los usuarios de la biblioteca.
- Extensin bibliotecaria: las bibliotecas realizan actividades culturales que
redundan

en

el

uso

de

la

coleccin:

exposiciones,

conferencias,

presentaciones de libros, etc.

- Alfabetizacin informacional: las bibliotecas deben ensear a sus usuarios a
emplear a localizar y usar la informacin. Entre las actividades de
alfabetizacin en informacin est la formacin de usuarios; se denomina
as a las acciones que la biblioteca realiza para dar a conocer los servicios
bibliotecarios o para ensear el manejo de instrumentos bibliotecarios como
el catlogo o la forma de consulta de un determinado documento.
Existen diversas teoras que sistematizan los tipos de bibliotecas. No
obstante, una de las ms tiles es la clasificacin tradicionalmente empleada, que
ofrece los siguientes tipos:
- Bibliotecas nacionales: Las bibliotecas que, cualquiera que sea su
denominacin, son responsables de la adquisicin y conservacin de
ejemplares de todas las publicaciones impresas en el pas, y que funcionen
como bibliotecas de depsito en virtud de disposiciones sobre el depsito
legal o de otras disposiciones. Normalmente pueden desempear algunas de
las funciones siguientes: elaborar una bibliografa nacional; reunir una
coleccin amplia y representativa de obras extranjeras que tambin comprenda
libros relativos al propio pas; actuar como centro nacional de informacin

Tema 1. Documentacin aplicada a la traduccin. Universidad de Salamanca. 2010/2011 16

bibliogrfica; compilar catlogos colectivos; publicar la bibliografa nacional

retrospectiva.22
- Bibliotecas pblicas: aquellas que poseen un fondo de carcter enciclopdico, es
decir, compuesto por documentos de todos los campos de la ciencia, y que
cuyo acceso no est restringido a ningn tipo de usuario. Normalmente, este
tipo de bibliotecas dependen de administraciones pblicas, locales, regionales
o estatales; de ah que en Espaa se empleen denominaciones como
Biblioteca Municipal, Biblioteca Provincial, Biblioteca Regional o Biblioteca
Pblica del Estado.
- Bibliotecas escolares: La biblioteca escolar se define como el conjunto
ordenado de todos aquellos materiales que la escuela necesita para llevar a
cabo su labor docente y que pueden ser utilizados por todos los individuos que
componen la comunidad escolar.23
- Bibliotecas universitarias: aquellas que forman parte de una institucin de
enseanza superior y que est al servicio de la comunidad universitaria para
cumplir las funciones de ayuda al estudio, la docencia y la investigacin. Las
tendencias actuales estn convirtiendo las bibliotecas universitarias en Centros
de Recursos para el Aprendizaje y la Investigacin (CRAI), en los que se
integran las colecciones impresas, audiovisuales y digitales y la consulta es
tanto presencial como telemtica.
- Bibliotecas especiales: las bibliotecas que, a pesar de tener una coleccin
multidisciplinar, atienden a usuarios con caractersticas muy concretas. Se
utiliza esta denominacin para agrupar a las bibliotecas de hospitales, de
prisiones, bibliotecas para personas discapacitadas, bibliotecas para minoras
lingsticas o tnicas, etc.
-

Bibliotecas

especializadas:

aquellas

cuya

coleccin

est

compuesta

fundamentalmente por documentos de un campo concreto del conocimiento.

Segn la materia de su fondo podran dividirse en administrativas, cientficas,
tcnicas, parlamentarias, de empresa, etc.

22
23

Sylvestre, G. Directrices sobre bibliotecas nacionales. Pars: UNESCO, 1987, p. 1.

Bar, M.; Ma, T. Formarse para informarse. Madrid: Celeste, 1996, p. 9.

Tema 1. Documentacin aplicada a la traduccin. Universidad de Salamanca. 2010/2011 17

1.3.3. Centros de documentacin

Una definicin de centro de documentacin es la que defiende la
UNESCO24: Las unidades de informacin que centran su trabajo en la descripcin
del contenido, tienen la misin esencial de identificar con la mayor precisin la
informacin que puede ser til a los usuarios, ayudarles a encontrar los documentos
primarios correspondientes, proporcionarles informacin y responder a sus
preguntas. En definitiva un centro de documentacin es el servicio del que
disponen las organizaciones o entidades para la obtencin de informacin
necesaria para la actividad de dicha institucin.
Los centros de documentacin siempre estn especializados en las materias
de estudio o trabajo de las empresas o instituciones de las que dependen, por lo
que en muchas ocasiones es difcil distinguirlos de las bibliotecas especializadas.
Las funciones que desempean los centros de documentacin estarn
siempre orientadas a servir informacin a sus usuarios:
1. Recopilacin de fuentes de informacin: los centros de informacin necesitan
disponer de un gran nmero de fuentes a las que acudir cuando sea necesario
obtener un dato o un documento.
2. Realizacin de bases de datos y otros productos documentales: el centro de
documentacin recopila la informacin de que dispone y la introduce en sus bases
de datos con la intencin de gestionarla de manera gil. Adems, realiza otra
serie de productos, como repertorios bibliogrficos, guas de uso de bases de
datos, informes, etc.
3. Tratamiento de la informacin: el centro de documentacin emplea tcnicas de
anlisis documental para describir la informacin que posteriormente introducir
en sus bases de datos.
4. Recuperacin de la informacin: los documentos deben ser recuperados de
forma inmediata cuando sean solicitados por el usuario.

24

Guinchat, C.; Menou, M. Introduccin general a las ciencias y tcnicas de la informacin

y documentacin. 2 ed. corr. y aum. por M.-F. Blanquet. Madrid: CINDOC; UNESCO, 1992,
p. 349.

Tema 1. Documentacin aplicada a la traduccin. Universidad de Salamanca. 2010/2011 18

5. Obtencin de documentos: el centro de documentacin tambin debe conseguir

de centros externos la informacin solicitada por el usuario.
Es difcil establecer una tipologa, ya que prcticamente todos realizan las
mismas operaciones: recopilar informacin, procesarla y difundirla en funcin del
tipo de usuarios para los que se est trabajando. No obstante, es posible clasificar
a los centros de documentacin en virtud de criterios concretos, como la institucin
de la que se depende, los destinatarios o la finalidad de su actividad.
- segn la dependencia orgnica:
centros de documentacin pblicos: los que dependen de una entidad de
derecho pblico: ministerios, administracin local, etc.
centros de documentacin privados: los que pertenecen a entidades de
derecho privado: bancos, empresas, etc.
- segn sus usuarios:
centros de documentacin de acceso pblico: sea cual sea su dependencia
orgnica cualquier persona -perteneciente a la entidad o no- puede hacer uso
de sus servicios.
centros de documentacin de acceso restringido: slo podrn ser utilizados por
los miembros de determinada institucin o quienes estn autorizados por la
misma.

- segn su finalidad:
centros de documentacin internacionales: dependen de organismos
supranacionales y trabajan tanto para que los miembros de dichas entidades
tengan la informacin que necesitan para desarrollar en condiciones ptimas
su actividad, como para que los usuarios externos puedan disponer de la
documentacin relacionada con la actividad o temtica de estos organismos.
Algunos ejemplos son los servicios de documentacin pertenecientes a las
Naciones Unidas o a la Unin Europea.
centros de documentacin nacionales interdisciplinares: recopilan , tratan y
difunden la documentacin cientfica nacional y gran parte de la internacional

Tema 1. Documentacin aplicada a la traduccin. Universidad de Salamanca. 2010/2011 19

de todas las disciplinas de la ciencia. Tienen la misin de obtener toda la

produccin cientfica de un pas, tratarla documentalmente y difundirla. En
Espaa el ejemplo es el Instituto de Estudios Documentales sobre Ciencia y
Tecnologa (IEDCYT), perteneciente al Consejo Superior de Investigaciones
Cientficas (CSIC).
centros de documentacin nacionales especializados: actan de forma nacional
con especializacin en una disciplina o rea del saber. Suelen tratarse de los
centros de documentacin de las entidades gubernamentales con las
competencias en un campo especfico. Suelen comercializar sus servicios y
productos. Algunos ejemplos espaoles son el Centro de Documentacin
Teatral o el Centro de Documentacin de la Oficina Espaola de Patentes y
Marcas.
centros de documentacin comerciales: trabajan con fines mercantiles en
cualquier mbito geogrfico, especializndose en materias concretas.
Emplean las redes de telecomunicaciones como principal vehculo para
difundir sus servicios y vender sus productos. Un ejemplo es el Chemical
Abstracts Services (CAS), principal entidad internacional especializada en
informacin qumica.
servicios de documentacin: son los centros que trabajan directamente al
servicio de una entidad concreta: industrias, empresas, medios de
comunicacin, profesionales, administracin, etc. Suelen ser de acceso
restringido y limitan sus servicios a los trabajadores del organismo del que
dependen, aunque en determinados casos los servicios se abren tambin a
usuarios externos.

Tema 1. Documentacin aplicada a la traduccin. Universidad de Salamanca. 2010/2011 20

Bibliografa empleada y complementaria

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Carrin Gtiez, Manuel. Manual de
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en el mbito biosanitario. Granada:
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documental per a la traducci professional:
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