CLASIFICACIN Y REGISTRO DE LA INFORMACIN

El trabajo de clasificacin y registro debe concentrarse en formatos que

permitan su manejo gil y claro, los cuales es recomendable ordenar en carpetas
en calidad de documentos fuente. El procesamiento de los mismos puede
contemplar la utilizacin de equipos de cmputo, especficamente paquetera
desarrollada para diseo grfico y/o presentaciones, hojas de clculo o
procesadores de texto con la opcin de manejo grfico.
As mismo este paso es de vital importancia ya que es la instancia en la que
organiza, clasifica y selecciona la informacin recopilada de forma tal que los
posteriores pasos encuentren dicha observacin adecuadamente presentada y
concentrada por lo cual debern elaborarse formatos que permitan su manejo gil
y claro.
LNEAS DE CONEXIN EN EL ORGANIGRAMA
Son las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la
estructura orgnica, las cules se representan por medio de lneas.
Relacin principal de autoridad (relacin lineal)
Es aquella en que la transmisin de la autoridad y responsabilidad correlativas
a travs de una sola lnea, establece una relacin de subordinacin entre las
diversas unidades que aparecen en el grfico de la organizacin.
Recomendaciones:

Utilizar un trazo ms grueso para las lneas que interconectan las figuras
rectangulares, que el que utiliza para trazar estas ltimas.

Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo,
porque se rompe con el principio de autoridad-responsabilidad, adems de
crear la impresin de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente
vertical.

Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a l

por una sola lnea.

Evitar todos los trazos y tramos injustificados.

Mantener el mismo grosor de las lneas de interconexin en todo el

organigrama. La importancia o jerarqua de un rgano no se amplifica
marcando ms las lneas.

Representacin de la relacin autoridad lineal

Relacin de autoridad funcional
Es aquella que representa la relacin de mando especializado. Este tipo de
autoridad se limita al mtodo especfico de ejecucin de una actividad y puede
existir en forma paralela a la autoridad lineal, o bien entre un rgano especializado
en determinada funcin y los subordinados de otros jefes de lneas. La autoridad
funcional deber presentarse por medio de lneas cortas de trazo discontinuo.
Representacin de la relacin de autoridad funcional
Relacin de asesora
Es aquella que existe entre unidades que brindan informacin tcnica o
conocimientos especializados a unidades de lnea. Normalmente, las unidades
asesoras o de apoyo cuentan con una autoridad tcnica derivada de su
preparacin y/o experiencia, lo cual les permite proponer a las unidades de lnea

las medidas o criterios para resolver un asunto, pero no para transmitrselas como
rdenes. En todo caso pueden elaborar una propuesta a un rgano superior, para
que ste, a su vez, la gire con carcter de orden o mandato. Existen dos tipos de
esta clase de relacin:
Representacin de la relacin de asesora
Relacin de asesora interna
Es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman parte de la
estructura organizacional, a los rganos de lnea.
Estas unidades asesoras estn conformadas con recursos humanos,
materiales, financieros y tecnolgicos de la organizacin. Su ubicacin en el
organigrama se suele representar por medio de lneas continuas de trazo fino
colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad a la cual se
adscriben.
Relacin de asesora externa
Es la que suministran unidades asesoras a los rganos de lnea, que aunque
forman parte del grfico de la organizacin, desempean sus funciones en forma
independiente de sta. Su colocacin en el organigrama se hace a travs de
lneas de trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de
la unidad de la cual dependen jerrquicamente.
Debe anotarse que en ambos casos, independientemente de su dependencia
directa, cuentan a su vez con la autoridad tcnica derivada de su funcin, por lo
que pueden apoyar a otras unidades con diferente adscripcin.
Relacin de coordinacin

Este tipo de relacin tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan
diversas reas de la organizacin. Puede existir entre unidades de un mismo nivel
jerrquico, o bien entre el rgano central y las unidades tcnico-administrativas
desconcentradas. La relacin de colaboracin deber representarse por medio de
lneas largas de trazo discontinuo.
Representacin de la relacin de coordinacin
Relacin con rganos desconcentrados
Los rganos desconcentrados se colocan en el ltimo nivel del organigrama. Entre
stos y el resto de la organizacin debe trazarse una lnea de eje para establecer
su distincin. Para ampliar el contenido de los rganos desconcentrados y sus
relaciones con el resto de la organizacin se puede incluir el tipo de organizacin
de los rganos desconcentrados, no slo indicar su existencia.
Representacin de las relaciones con los rganos desconcentrados

Relacin con comisiones

Intersecretariales
Este tipo de mecanismo se integra con representantes de diferentes

instituciones oficiales. Cuando forman parte del grfico de la organizacin, se les

ubica adscritos al titular en un rectngulo de trazo discontinuo ligado
perpendicularmente a la lnea de mando por una lnea de coordinacin.
Comisiones internas
Estas comisiones se incluyen en el organigrama, en dependencia jerrquica
directa del rgano rector de sus actividades, y su presentacin se hace mediante
un rectngulo y lnea de trazo discontinuo.

Relacin de subordinacin
Se representa en los organigramas verticales, mediante una lnea que sale de
la parte inferior del rectngulo del rgano o de los rganos inferiores.
Relacin de representacin personal
La relacin entre jefe y ayudante se representa en los organigramas verticales
mediante una lnea horizontal que parte del lado del rectngulo del jefe a un lado
del rectngulo del ayudante. Esta relacin slo aparece en los organigramas
complementarios y analticos. En los organigramas generales o esquemticos, los
ayudantes se incluyen en el rectngulo del jefe. La relacin entre ayudante y
subordinado que slo aparece en los organigramas analticos, se representa
mediante lneas oblicuas de puntos que unen la parte inferior del rectngulo del
ayudante a la parte superior de los rectngulos de los subordinados, si el
organigrama es vertical.
Relacin de mando especializado
Si el organigrama es vertical, esta relacin se representa mediante una lnea
oblicua de puntos que une la parte inferior del rectngulo del rgano especialista
con la parte superior de los rectngulos de los subordinados. Slo se representa
en los organigramas analticos.
Relacin de revisin
Su representacin en el organigrama depender de las facultades de que
gocen los rganos de revisin ya que stos pueden actuar como rganos
asesores, como ayudantes o como rganos de mando especializado. Su

colocacin ser en el lugar que les corresponda segn el jefe inmediato de quien
dependan.
Relacin de servicio
Esta relacin entre el rgano que presta el servicio y el que lo recibe, es una
relacin especial que no se representa en el organigrama. S se representa la
relacin lineal entre el rgano que presta el servicio y el jefe de lnea del cual
depende.
DISEO DEL ORGANIGRAMA
Integracin del documento con la(s) alternativa(s) especfica(s).
Criterios generales para la elaboracin de organigramas en el sector pblico
Origen
Por lo general, en este mbito, los cambios de estructura orgnica se derivan
de una propuesta que puede partir de:

El presidente de la repblica.

El titular de la institucin.

Una dependencia globalizadora (institutos oficiales que tienen la facultad de

dictar lineamientos de carcter normativo para todo un sector administrativo o
de actividad).

Una cabeza de sector (secretario de Estado responsable de la coordinacin de

las entidades paraestatales agrupadas en un sector de actividad).

La autoridad administrativa de la institucin.

Un rea especfica de trabajo.

Mecnica

El procedimiento para modificar estructuras de organizacin en esta instancia

es muy claro, ya que por su naturaleza eminentemente jurdica se apega a las
siguientes faces:

Determinacin del cambio especfico a realizar.

Justificacin tcnica.

Fundamentacin legal.

Presentacin de la propuesta de cambio.

Anlisis interno y/o ajuste.

Integracin del documento final.

Autorizacin del titular de la institucin.

Envo de la propuesta a la secretaria de Hacienda y Crdito Pblico.

En caso de aprobarse, se autoriza la modificacin de la estructura.

La validacin de la propuesta se remite a la institucin para su implantacin.

Responsables

Titular de la institucin

Gira instrucciones para que se efecten las modificaciones a la estructura, y

una vez realizadas las autoriza.

Funcionario designado

Persona a la que se le encomienda el seguimiento de los cambios propuestos.

Responsable del rea administrativa

Funcionario que realiza los movimientos relativos a la reestructuracin de

unidades administrativas y puestos.

Responsables del rea jurdica

Actualiza el reglamento interno y otras disposiciones jurdicas que inciden el

funcionamiento de la institucin.

Responsable del rea afectada

La reestructuracin de organigramas y funciones. En caso de existir una

unidad de mejoramiento administrativo, sta puede brindar soporte tcnico al
resto de los encargados de los cambios estructurales.

Fuentes de cambio
Por lo general, los procesos de reestructuracin en el sector pblico obedecen a
directrices dictadas por el titular del Ejecutivo Federal, de los secretarios de
Estado o de los responsables de las entidades para estatales, con base a
aspectos tales como:

Fusin, cancelacin o liquidacin de instituciones.

Cambio de adscripcin sectorial.

Creacin de instituciones.

Reagrupacin o redireccionamiento de funciones.

Cambio en las polticas de gobierno.

Criterios generales para la elaboracin de organigramas en el sector privado

Origen
La mayora de las organizaciones privadas llevan acabo revisiones ms o
menos peridicas de su estructura y mtodos de trabajo, las que traen como
consecuencia modificaciones, las cuales pueden ser desde simples variaciones en
la distribucin de cargas de trabajo hasta la preparacin de una nueva estructura
administrativa.
Mecnica
Este aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales, del tipo
de respuesta que debe de darse en materia de tiempo, recursos y nivel tcnico
para su instrumentacin.
Convencionalmente, los cambios de esta naturaleza pueden agruparse en:
Bsicos
stos implican ajuste a operaciones, actividades o funciones en mnima
medida, que pueden producir cambios en el organigrama no ms all de nivel
departamental o de oficina.
Slo se necesita una propuesta bien fundamentada y autorizada, que incluya la
referencia funcional y de la estructura orgnica que se afecta, as como las
ventajas que el cambio reportar a la organizacin.
De alcance medio

Estos cambios implican variantes funcionales y estructurales que afectan a la

organizacin hasta el nivel gerencial.
En este caso se aplica el procedimiento general para la elaboracin y/o
actualizacin de organigramas.
Globales
Estas modificaciones se refieren a decisiones que cambian por completo la
estructura de una organizacin, las cuales varan de acuerdo con los recursos
tcnicos y econmicos que se destinen a este fin.
La decisin de llevar a cabo una modificacin estructural de esta magnitud
conlleva la ejecucin de un anlisis organizacional que si bien debe basarse en el
procedimiento especfico para la elaboracin de organigramas, tambin debe
considerar la integracin de variables metodolgicas de mayor alcance.
Responsables

De cambios bsicos

Personal del rea que hace la propuesta.

De alcance medio

Personal del rea afectada, personal de otras reas relacionadas con ella y
personal tcnico interno especializado en la materia.

Globales
Personal de todas las reas de organizacin, apoyados en un cuerpo tcnico y de
decisin altamente calificado, el cual puede utilizar los servicios de consultores
externos.
Poltica general

Cambio del objeto de la institucin.

Integracin de nuevos socios.

Aumento del capital.

Reestructuracin de funciones con motivo de la creacin, desaparicin o

readscripcin de unidades administrativas.

Tratados, convenios o acuerdos nacionales e internacionales.

Factores ambientales.

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y/O ACTUALIZACIN DE

ORGANIGRAMAS
Los pasos bsicos para la preparacin de organigramas son:
Autorizacin para realizar el estudio
El responsable o la unidad encargada de elaborar los organigramas pueden
hacerlo por propia iniciativa, a peticin de parte o por rdenes superiores. Esta
autorizacin debe emanar de los niveles de decisin, toda vez que se traducir en
el apoyo con que debe contar quien realice el acopio de la informacin para el
diseo del organigrama.
Integracin del equipo de trabajo
La tarea de hacer organigramas requiere de personal compenetrado con la
materia, por lo que es procedente efectuar una seleccin del equipo que se
asignar para este efecto; asimismo, se puede capacitar a personal de apoyo. En
caso de trabajos muy especficos y de poca complejidad, basta con designar un
responsable para llevarlo acabo.
Determinacin del programa de trabajo
Es necesario que la planeacin de actividades para la composicin de
organigramas se plasme en un documento rector que sirva como marco de
actuacin, para lo cual puede emplearse una grfica de Gantt y/o una red,
independientemente que se complemente con una exposicin de motivos
(naturaleza, propsito, acciones, etctera) en forma adicional.
Capacitacin de informacin
Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las
funciones que se estudian, con los lderes tcnicos de las reas, con el personal
operativo, as como con los usuarios de los servicios y/o reas que interactan con
el rea de cambio. Tambin se puede acudir a los archivos y centros de
documentacin, en donde, a travs de la investigacin documental se puede
recopilar informacin normativa y administrativa relativa a la constitucin, rganos,
niveles, relaciones y funciones de la organizacin.

La informacin que debe reunirse con este propsito debe referirse a:

Los rganos que integran dichas reas.
El nivel jerrquico que ocupan en la estructura orgnica.
Las relaciones que guardan entre ellos.
La naturaleza de estas relaciones.
Las funciones que realizan y, en su caso
Los puestos y el nmero de plazas que lo integran.
Clasificacin y registro de la informacin
El trabajo de clasificacin y registro debe concentrarse en formatos que permitan
su manejo gil y claro, los cuales es recomendable ordenar en carpetas en calidad
de documentos fuente. El procesamiento de los mismos puede contemplar la
utilizacin de equipos de cmputo, especficamente paquetera desarrollada para
diseo grfico y/o presentaciones, hojas de clculo o procesadores de texto con la
opcin de manejo grfico.
Anlisis de informacin
Es necesario realizar un examen crtico de los datos obtenidos con el fin de
detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.
Diseo del organigrama
Integracin del documento con la(s) alternativa(s) especfica(s).
DISEO DEL ORGANIGRAMA
Los elementos graficos que se utilizan para representar a las unidadesque
componen la estructura organica, asi como las relaciones existentes entre ellos,
son:

Figuras para representar los rganos.

Lneas de conexin para indicar la relaciones existente entre ellos.
El elemento grafico esencial en el diseo del organigrama son las lneas de
conexin, ya que representan las relaciones entre los rganos y la naturaleza
de estas.

INTRODUCCION
TEMA IV REVISION Y ACTUALIZACION DEL ORGANIGRAMA

TEMA III LINEAS DE CONEXIN EN EL ORGANIGRAMA

Las lneas en el organigrama unen las distintas unidades

indicando los

diferentes tipos de relaciones existentes entre stos. Los organigramas ms

frecuentes suelen presentar una sola clase de lnea, pero en algunos casos puede
observarse la existencia de distintos tipos de trazos, cada uno de los cuales
representar un tipo especial de relaciones. Adems la lnea ya se contina o
discontinua indica los tipos de nexos entre componentes.
Por consiguiente el punto de origen de la lnea indica donde radica la autoridad
y el punto de trmino indica la unidad sobre la cual recae esa autoridad. Dado que
el vnculo jerrquico supone una relacin de contenido bidireccional, no es
necesario que las lneas que lo representan terminen en flechas. Se recomienda
no cruzar dos lneas que no tienen relacin. Al representar la relacin entre dos o
ms unidades, se debe evitar interrumpir la lnea que une otras unidades. No
obstante, si fuere necesario cruzar una lnea para ilustrar dicha relacin, sta
deber hacerse de forma diferente, o tal vez, mediante la interrupcin de la lnea
continua.
TEMA III LINEAS DE CONEXIN EN EL ORGANIGRAMA
Las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la
estructura orgnica, se presentan por lneas. A continuacin, se proporciona
criterios especficos con el objetivo de uniformar su presentacin.

Relacin principal de autoridad, (relacin lineal).

Es aquello que implica una relacin de subordinacin entre los responsables de
las unidades y subalternos.

Recomendaciones:

Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo,
ya que en este caso se pone de relieve solo uno de los componentes de la
relacin de autoridad, descuidndose el elemento ascendente o sea la relacin

de responsabilidad.
El diseo debe disponer de modo que todas las unidades orgnicas que

dependen de un superior, queden ligadas a el por una sola lnea.

Debe rechazarse las ramificaciones que incluyan tramos injustificado
No deben adelgazarse las lneas de autoridad a medida que se descienda a los
sucesivos niveles ya que no es necesario una visin cuantitativa de la

autoridad por medio de dicho procedimiento.

Para evitar el cruce de dos lneas se recomienda ensayar diferentes
colocaciones hasta que permita suprimir los cruces, o por lo menos reducirlos
al mnimo.
Relacin de autoridad funcional:
Es aquella que representa la relacin de mando especializado, no la de
dependencia jerrquica. La autoridad funcional est limitada al mtodo
especfico de ejecucin de una actividad y puede existir en forma paralela a la
autoridad en lnea, o entre un rgano especializado en determinada funcin y
los subordinados de otros jefes en lnea (como personal, programacin y
presupuesto, etc.).
Se puede representar este tipo de vnculo por medio de lneas cortas de
trazo discontinuo.

Relacin de asesora o staff:

En la relacin que se da entre los rganos que proporcionan informacin

tcnica o conocimientos especializados a los rganos de mando de lnea y suelen
representarse

por

medio

de

lneas

de

trazo

discontinuo,

colocadas

perpendicularmente a la autoridad principal del rgano al que asesoran.

Relacin de coordinacin:
La relacin de coordinacin (colaboracin) es aquella que tiene por objeto
interrelacionar las actividades que realizan diversas unidades de la organizacin,
podr darse entre unidades de mismo nivel jerrquico, o entre unidades del
rgano central y las unidades tcnicos-administrativas desconcentradas.
Este tipo de relaciones suele representarse por medio de lneas largas de trazo
discontinuo.
Relacin con los rganos desconcentrados:
Es conveniente disponer rganos desconcentrados en el ltimo nivel del
organigrama. Entre esta ltima representacin y el grafico de la dependencia,
deber trazarse una lnea eje que permita establecer la distincin entre ambos.
En caso de que desee especificar las diferentes relaciones que guardan los
rganos desconcentrados con el resto de las unidades centrales, se deber
representar un tipo general de organizacin de las unidades desconcentradas, en
el ltimo nivel grfico.
Relacin con los organismos pblicos descentralizados:
La relacin de este tipo de rganos, es una relacin de autoridad de lnea o
directa, ya que depende de la ms alta jerarqua, su colocacin se plasma al final
de los niveles jerrquicos, despus de anotar una lnea discontinua. Se
caracterizan por contar con personalidad jurdica y patrimonio propio.
Relacin de las comisiones:

Por la relacin que guardan las comisiones con el rgano central, pueden ser
clasificados en:

Comisiones interinstitucionales:

Son aquellas integradas por los representantes de las diversas instituciones

gubernamentales y que tienen por objeto coordinar determinadas acciones de dos
o ms organismos.
Cuando quieren incluirse estas comisiones en el organigrama de la
dependencia que los engloba, debern colocarse en un recuadro general de trazo
discontinuo, que estar ligado por una lnea de coordinacin, dispuesta
perpendicularmente a la autoridad de la misma.

Comisiones descentradas:
Estas tienen facultades de decisin, pero siguen sujetas a la planeacin y

control que de sus actividades realice el rgano superior, cuentan con cierta
autonoma: la relacin de autoridad de lnea desaparece, por lo que debern
colocarse en el ltimo nivel de grfico de la misma manera en que fueron situados
los rganos desconcentrados.

Comisin interna de administracin y programacin:

Dado que esta comisin o unidad depende directamente del titular de la

dependencia, aparecer inmediatamente despus del mismo utilizando rectngulo

de trazo discontinuo.
DEFINICION DE TERMINOS BASICOS
TEMA III LINEAS DE CONEXIN EN EL ORGANIGRAMA
Jerarqua:

podra definirse como el status o rango que posee un trabajador

dentro de una empresa, as el individuo que desempea como gerente goza

indudablemente de un respetable status dentro de la misma, pero la diferencia de

este individuo en su cargo tambin condicionar su mayor o menor jerarqua

dentro de una empresa.
Uniformar:

Hacer uniforme una cosa o hacer que varias cosas de la misma

clase sean iguales o semejantes entre s.

TEMA IV REVISION Y ACTUALIZACION DEL ORGANIGRAMA
La revisin de organigrama habr de realizarse de manera continua y en
funcin de los cambios que sufra la dependencia o entidad en su estructura
orgnica.
El titular de cada rgano ser responsable de sealar los cambios
correspondientes a su rea, reportndolos al rea administrativa, o personas de la
misma dependencia, encargadas de actualizar los organigramas generales y
especficos.
DEFINCION DE TERMINOS BASICOS
TEMA IV REVISION Y ACTUALIZACION DEL ORGANIGRAMA

BIBLIOGRAFIA

LINEAS DE CONEXIN EN EL ORGANIGRAMA

http://es.slideshare.net/romandaniel/guia-para-la-elaboracion-de-organigrama

REVISION

ACTUALIZACION

DEL

ORGANIGRAMA.

http://es.slideshare.net/romandaniel/guia-para-la-elaboracion-de-organigrama

ANEXO

LINEAS DE CONEXIN EN EL ORGANIGRAMA

Lneas cortas de trazo discontinuo
(Fig. 1)

(Fig. 2)

REVISION Y ACTUALIZACION DEL ORGANIGRAMA