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Manuel dutilisation
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Chapitre
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4.1.1.10
37
Ce qui a volu
Rfrentiels
Version 3.17
Primtre ....................................................................................................................................................... 7
Rfrentiels de structure........................................................................................................................ 11
3.2
Rfrentiels de gestion .......................................................................................................................... 11
3.2.1
Les natures comptables et groupes de natures comptables ............................................................ 11
3.2.2
Les centres de cots, hirarchie standard et groupes de centres de cots ...................................... 12
3.2.3
Les types dactivit, et groupes de types dactivits ..................................................................... 13
3.2.4
Les ratios statistiques .................................................................................................................... 14
3.3
Structures oprationnelles..................................................................................................................... 14
3.3.1
Les Organigrammes Techniques de Projets (OTP) ....................................................................... 14
3.3.2
Les cycles de rpartition globale ................................................................................................... 16
4
Rfrentiels
Version 3.17
4.1.2.11
Supprimer un groupe de centres de cots .............................................................................. 68
4.1.2.12
Transaction KSH3 Afficher groupes de centres de cots ................................................ 69
4.1.2.13
Transaction OKEON Gestion de la Hirarchie standard de centres de cots .................. 70
4.1.2.14
Transaction OKENN Afficher la hirarchie standard de centres de cots ...................... 74
4.1.3
Export sous forme de fichier Excel ............................................................................................... 74
4.1.4
Maintenance des types dactivits et groupes de types dactivits ................................................ 77
4.1.4.1 Transaction KL01 Crer Type dactivit ............................................................................. 77
4.1.4.2 Transaction KL02 Modifier Type dactivit ........................................................................ 80
4.1.4.3 Transaction KL03 Afficher Type dactivit ......................................................................... 81
4.1.4.4 Transaction KL04 Supprimer Type dactivit ...................................................................... 83
4.1.4.5 Transaction KL14 Supprimer des types dactivit ............................................................... 85
4.1.4.6 Transaction KL05 Afficher les modifications dun type dactivit ...................................... 87
4.1.4.7 Transaction KL13 Liste des types dactivit ........................................................................ 88
4.1.4.8 Transaction KLH1 Crer Groupe de types dactivit ........................................................... 90
4.1.4.9 Transaction KLH2 Modifier Groupe de types dactivit ..................................................... 92
4.1.4.10
Transaction KLH3 Afficher Groupe de types dactivit ................................................. 94
4.1.5
Maintenance des ratios statistiques ............................................................................................... 97
4.1.5.1 Transaction KK01 Crer Ratios statistiques ........................................................................ 97
4.1.5.2 Transaction KK02 Modifier Ratios statistiques .................................................................. 98
4.1.5.3 Transaction KK03 Afficher Ratios statistiques ................................................................... 99
4.1.5.4 Transaction KK03DEL Supprimer Ratios statistiques ...................................................... 101
4.1.5.5 Transaction KAK2 Modifier les Ratios statistiques .......................................................... 102
4.1.5.6 Transaction KAK3 Afficher les Ratios statistiques ........................................................... 103
4.1.5.7 Transaction KBH1 Crer Groupes de ratios statistiques ................................................... 104
4.1.5.8 Transaction KBH2 Modifier Groupes de ratios statistiques .............................................. 106
4.1.5.9 Transaction KNH3 Afficher Groupes de ratios statistiques .............................................. 107
4.2
Gestion des structures oprationnelles ............................................................................................... 108
4.2.1
Gestion des OTP standard ........................................................................................................... 109
4.2.1.1 Transaction CJ91 Crer OTP Standards ............................................................................ 109
4.2.1.2 Transaction CJ92 Modifier OTP Standards ....................................................................... 114
4.2.1.3 Transaction CJ93 Afficher OTP Standards ....................................................................... 115
4.2.1.4 Transaction CN11 Crer Jalons standards ......................................................................... 116
4.2.1.5 Transaction CN12 Modifier / Supprimer Jalons standards ................................................ 118
4.2.1.6 Transaction CN13 Afficher Jalons standards .................................................................... 120
4.2.2
Gestion des OTP Oprationnels .................................................................................................. 122
4.2.2.1 Prsentation de Project Builder ............................................................................................... 122
4.2.2.2 Transaction CJ20N Constructeur de projets Gestion des Autres Dpenses Oprationnelles
(A.D.O.) 139
4.2.2.3 Transaction CJ20N Constructeur de projets Gestion des FMCAC ................................... 144
4.2.2.4 Transaction CJ20N Constructeur de projets Gestion des contrats ..................................... 149
4.2.2.5 Transaction CJ20N Constructeur de projets Gestion des OIP ........................................... 150
4.2.2.6 Transaction CJ20N Constructeur de projets Gestion des projets dinvestissement davenir
157
4.2.2.7 Transaction CJ20N Modification des structures OTP ....................................................... 158
4.2.2.8 Transaction CJ06 Crer Dfinition de projet ..................................................................... 167
4.2.2.9 Transaction CJ07 Modifier Dfinition de projet ............................................................... 169
4.2.2.10
Transaction CJ08 Afficher Dfinition de projet ............................................................ 170
4.2.2.11
Transaction CJ01 Crer Organigramme technique de projet ......................................... 171
Rfrentiels
Version 3.17
Rfrentiels
Version 3.17
A propos de ce manuel
Les conventions utilises
Identifie des informations lire et/ou excuter imprativement.
Identifie un renvoi vers un chapitre, une partie ou une page o est dcrite
la suite de la procdure.
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Version 3.17
1 Primtre
Ce manuel dcrit lensemble des transactions utilises dans le cadre du domaine de la comptabilit
analytique du projet BFC.
Aprs un bref rappel des concepts de base lis aux diffrents rfrentiels, il dcrit la gestion des :
Rfrentiels de gestion
Activits oprationnelles
Autres Dpenses Oprationnelles
FMCAC
Contrats
Investissements davenir
OIPs
Oprations de clture
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2 Mode opratoire
Vous tes
Vous voulez
Vous devez
Page
Transaction CJ20N
Transaction CJR2
Transaction CJ9BS
Gestionnaire
DFI
Transaction CJ9BS
Gestionnaire
de lOIP
Valoriser
mensuellement
immobilisations en cours
Gestionnaire
de lOIP
les
service
des
Transaction CJIC
Transaction CJ8G valorisation des
immobilisations dfinitives
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Transaction CJ20N
Vous tes
Vous voulez
Vous devez
Page
Transaction KB11N
Transaction KB44N
Transaction KSBT
Transaction KB21N
Transaction KKA0
Transaction KKAJ
Comptabiliser
contrat
lencours
du
Valoriser
mensuellement
immobilisations en cours
les
Contrleur
de gestion
central
Transaction KSU5
Gestionnaire
en DR
Transaction KSU5
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Vous tes
Vous voulez
Vous devez
Page
Transaction KB11N
Transaction KB44N
Transaction KSBT
Transaction KB21N
Transaction KKA0
Calculer lajustement de CA
Transaction ZPS11ERL1A
Manuel comptable
Transaction KKAJ
Comptabiliser
contrat
lencours
du
Valoriser
mensuellement
immobilisations en cours
les
Contrleur
de gestion
central
Transaction KSU5
Gestionnaire
en DR
Transaction KSU5
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lexistence dune nature comptable primaire rend obligatoire limputation analytique lors
dune comptabilisation sur le compte gnral correspondant ;
une nature statistique est une nature comptable primaire cre pour un compte gnral
de bilan ;
les comptes gnraux concerns sont les comptes de subvention (13), dinvestissement
(20, 21 et 23)
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elle est cre pour rpondre des besoins de r affectation analytique de charges ou de
recettes dun objet analytique un autre.
les groupes de natures comptables sont crs pour rpondre des besoins de
totalisation dans des tats de reporting par natures comptables ;
des groupes de natures comptables sont aussi utiliss pour des besoins de slection.
Un pour recevoir une quotte part des frais administratifs du CNRS (processus de
clture) et la recette lie la saisie des temps chercheurs.
Un pour toutes les dpenses de lunit, engages en dehors des OIP, FMCAC ou
contrats
Ces cots peuvent tre engags, rels.
Les centres de cots sont organiss suivant une hirarchie standard.
La hirarchie standard est la structure qui reprsente lorganisation du CNRS. Elle est obligatoire.
Elle intgre tous les centres de cots crs. Elle reprsente le principal axe danalyse des dpenses
et des recettes.
En plus de la hirarchie standard, SAP permet de grer des hirarchies alternatives en utilisant des
groupes de centres de cots. Une hirarchie alternative offre la possibilit dorganiser les centres de
cots selon une autre vision que dans la hirarchie standard. Une hirarchie alternative nintgre pas
forcment tous les centres de cots. Les hirarchies alternatives sont principalement utilises des
fins de reporting.
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Hirarchie de CC de la DR
1 CC administratif
1 CC paye administratif
Hirarchie
de
centres de cot
dun laboratoire
Lgende :
CC : centre de cots
DR : dlgation rgionale
CC du laboratoire
CC paye du laboratoire
Lcriture analytique de transfert est porte par une nature comptable secondaire
affecte au type dactivit.
Les types dactivits peuvent tre regroups laide de groupes de types dactivits pour des
besoins de slection.
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Dlments complmentaires :
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Les jalons
Dans le cadre du projet BFC, les structures OTP seront cres pour suivre de faon individuelle
certaines oprations (contrats, OIP, colloques).
Des structures OTP plus gnriques seront cres pour grer de faon globales dautres activits
(dpenses des units hors contrats suivis, OIP, les dpenses dans le cadre des FMCAC) ;
Les structures OTP seront constitues de :
Dlments dOTP ;
De jalons.
La dfinition de projet
La dfinition de projet est limite dans le temps par la dure globale du projet. Cest elle qui porte les
dates de dbut et de fin du projet.
5
La structure OTP
La structure OTP reprsente lorganisation oprationnelle et financire du projet. La structure OTP est
constitue dElments dOTP (EOTP).Chaque Elment dOTP reprsente un ensemble cohrent de
tches du projet. Il est limit dans le temps par la dure de la phase du projet.
Une gestion de statuts permet de positionner lElment dOTP dans son cycle de vie. Les statuts
permettent dautoriser ou dinterdire certains types doprations (Exemple : autorisation/interdiction
dimputer).
Chaque Elment dOTP peut tre un collecteur de cots primaires et de recettes directement lies la
phase du projet.
Chaque Elment dOTP peut-tre un collecteur de cots secondaires retraant les frais internes au
CNRS engags dans le cadre de la phase du projet.
Sur un EOTP, les dpenses et recettes peuvent tre engages, relles ou pr budgtes.
Pour faciliter lutilisation des OTP/EOTP et assurer une gestion homogne par type dopration, un
modle de structure est prdfini dans BFC (OTP standard). Lutilisation des modles sappuie
ensuite sur des fonctionnalits de copie.
6
Les jalons
Les jalons sont des indicateurs permettant de signaler et/ou de dclencher des vnements.
Dans le cadre de BFC, sont grs des jalons techniques et des jalons de facturation.
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les dpenses imputes sur les centres de cots des units administratives centrales
vers les centres de cots des units administratives rgionales (DR)
les dpenses imputes sur les centres de cots des units administratives rgionales
(DR) vers les centres de cots des units de recherche de la dlgation.
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Cliquez sur
NB : Il est galement possible de saisir 9000 directement dans la zone de saisie de la fentre
principale, puis de passer directement ltape.
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Rfrentiels
Version 3.17
Saisissez le compte de la nouvelle nature comptable ainsi que la date de validit de cette
nouvelle nature comptable. Ces deux zones de saisie sont obligatoires (le symbole
permet de reconnatre les zones obligatoires).
Pour crer une nature comptable primaire, crez au pralable compte
gnral li.
Rfrentiels
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Il est possible, de manire facultative, de prendre une nature comptable existante pour
modle. Ne saisissez rien si vous ne souhaitez pas utiliser cette possibilit. Une aide la
recherche permet daller rechercher une nature comptable existante. Le primtre
analytique saisir est 9000 .
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22 cette valeur nest utilise que pour les comptes de rsultats (724xxxxx et
725xxxxx) permettant de valoriser les immobilisations en cours dans les flux
OIP dont le CNRS est matre duvre.
Saisissez le code de la nouvelle nature comptable ainsi que la date de validit de cette
nouvelle nature comptable. Ces deux zones de saisie sont obligatoires (le symbole .
Une aide la recherche est disponible pour la saisie du code de centre de cot.
Une nature comptable secondaire doit toujours tre dfinie dans BFC avec
un compte de la classe 9 (Exemple : 9210000000 centralisation des
OIP).
Il est possible, de manire facultative, de prendre une nature comptable existante pour
modle. Ne saisissez rien si vous ne souhaitez pas utiliser cette possibilit. Une aide la
recherche permet daller rechercher une nature comptable existante. Le primtre
analytique saisir est 9000 .
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Dans lcran de base de la transaction, trois zones de saisie doivent tre compltes :
Valeurs possibles
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43 pour les natures comptables permettant de tracer les saisies des temps
chercheurs sur certains contrats.
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Cliquez sur le bouton <Retour> pour sortir de la transaction et revenir lcran initial.
Saisissez les bornes de la tranche des codes de nature comptable que vous souhaitez
afficher. Cette zone est obligatoire.
Pour atteindre un descriptif de la procdure lie laide la recherche
du code des natures comptables primaires et secondaires, cf. le
manuel dutilisation Elments gnraux BFC-MUT-ELG
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Les natures comptables sont affiches dans lcran de base de la transaction sous forme
matricielle, chaque nature comptable est reprsente par une ligne. Les enttes des trois
premires colonnes sont dans lordre :
Aprs avoir cliqu sur une ligne spcifique, il est possible dafficher les dtails de la
nature comptable dans une nouvelle fentre en cliquant sur le bouton <Dtails>.
Il est possible douvrir une nature comptable en affichage avec la
mme prsentation que celle de la transaction Afficher nature
comptable cf. 4.1.1.4. Pour ce faire, double-cliquez sur la ligne
correspondante la nature comptable afficher.
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Cliquez sur le bouton <Oui> pour valider la suppression de la nature comptable. Il suffit
de cliquer sur le bouton <Non> pour stopper la procdure de suppression de la nature
comptable.
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Saisissez les bornes de la tranche des codes de natures comptables que vous
souhaitez supprimer. Cette zone est obligatoire.
Pour atteindre un descriptif de la procdure lie laide la recherche
du code des natures comptables primaires et secondaires, cf. le
manuel dutilisation Elments gnraux BFC-MUT-ELG
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Cliquez sur le bouton <Oui> pour valider la suppression des natures comptables. Il suffit
de cliquer sur le bouton <Non> pour stopper la procdure de suppression des natures
comptables.
Un tableau spcifie galement les suppressions non effectues quand celles-ci sont
impossibles.
Un double clic sur la nature comptable permet dobtenir plus dinformation sur les raisons
du refus de suppression.
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Saisissez le code de la nature comptable pour laquelle vous souhaitez afficher les
modifications. Cette zone est obligatoire. Saisissez galement le primtre analytique
du centre de cots, pour BFC il sagit toujours de 9000 .
Pour atteindre un descriptif de la procdure lie laide la recherche
du code des natures comptables primaires et secondaires, cf. le
manuel dutilisation Elments gnraux BFC-MUT-ELG
Appuyez sur la touche <Entre> pour excuter la transaction et afficher les rsultats.
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Cliquez sur le bouton <Toutes les modifications> pour afficher toutes les modifications.
Un cran apparat avec les modifications relatives la zone slectionne. Elles sont
rsumes sous forme de tableau.
La nouvelle valeur de la zone modifie est prsente dans la colonne Nv. valeur .
Lancienne valeur de la zone modifie est prsente dans la colonne Anc. val.
La colonne Date prcise la date de modification. Les autres colonnes spcifient le
nom de la zone et sa priode de validit.
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4.1.1.9
Cliquez enfin sur le bouton Autres et slectionnez Insrer Nature comptable afin
daffecter au groupe cr des natures comptables.
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Il est possible daffecter des valeurs individuelles de natures comptables (comme indiqu
sur les crans prcdents) ou des fourchettes de natures comptables.
Les options Insrer Groupes de natures comptables au mme niveau et Insrer Groupes
de natures comptables au niveau infrieur permettant de crer de nouveaux groupes de
natures comptables en les hirarchisant.
Renseignez les natures comptables que vous souhaitez affecter au groupe de natures
comptables cr.
Cliquez sur le pictogramme reprsentant un triangle
recherche.
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Cliquez sur le bouton Sauvegarder afin denregistrer votre cration de groupe de natures
comptables.
Dans la fentre de cration de la structure du groupe de natures comptables, lentit la
plus haute de la structure RECETTE, ont t affectes les natures comptables
slectionnes.
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Cliquez sur le bouton de validation pour accder au rsultat de votre recherche, savoir,
tous les groupes de NC dfinis pour le plan comptable ZPCG.
Double-cliquez sur le groupe de natures comptables que vous souhaitez afficher.
Le code du groupe slectionn est rapatri dans lcran initial de la transaction.
Cliquez sur le bouton Hirarchie pour accder la structure du groupe de natures
comptables slectionn.
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Cliquez sur le code de la nature comptable dont vous souhaitez obtenir des informations
plus dtailles afin de la slectionner
Lcran de base contenant les donnes de la nature comptable souvre dans une nouvelle fentre.
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Cliquez sur le bouton Retour afin de revenir sur laffichage de la structure du groupe de
NC.
Lcran Cas demploi souvre il vous permet de visualiser les cas demploi de ce groupe de natures
comptables.
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Cliquez sur le bouton Retour afin de revenir sur laffichage de la structure du groupe de
NC.
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Sur lcran de base, dans longlet Donn. base (Donnes de base), les champs
Dsignation , Responsable , Type de centre et Domaine de hirarchie sont
obligatoires.
La zone Responsable = X. Cette zone est obligatoire mais non exploite dans le
cadre de BFC.
Le domaine de hirarchie correspond au groupe de centre de cots de rattachement du
centre de cots. Il doit tre existant lors de la cration du centre de cot.
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Saisissez les champs facultatifs dans longlet Donn. base (Donnes de base) :
la description du centre de cots ,
le service qui correspond dans BFC au code Labintel,
le type de centre
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Saisissez le code du centre de cots modifier. Il est galement possible dutiliser laide
la recherche (cf. le manuel dutilisation Elments gnraux BFC-MUT-ELG).
Dans lcran de base, les zones blanches sont en modification. Lcran de base de cette transaction
est le mme que celui prsent dans la transaction de cration dun centre de cots.
Si les modifications sont faites sur lcran de base et sauvegarder immdiatement, elles ne sont pas
historises.
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Pour historiser certaines modifications, lies un changement dorganisation par exemple, il faut :
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Saisissez les informations utiles la recherche : code du centre de cots, type de centre
de cots, dsignation du centre de cots ou autres.
Il est aussi possible de saisir une partie du code ou du libell en masquant le reste par
une * . Exemple : Centre de cots R* permet dafficher tous les centres de cots de
dpenses des laboratoires.
Dsignation du centre : Il est possible de saisir le code labintel de lunit recherche
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Saisissez la date des bornes de validit du centre de cots supprimer. Ces deux
zones sont obligatoires.
Dcochez les deux cases doption concernant le pilotage dexcution. Quand la case
test est coche, la suppression du centre de cot est uniquement opre sous
forme de test mais en aucun cas rellement effectue.
Cliquez sur le bouton <Oui> pour valider la suppression du centre de cots. Il suffit de
cliquer sur le bouton <Non> pour stopper la procdure de suppression du centre de
cots.
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Version 3.17
Saisissez les bornes de la tranche des codes de centres de cots que vous souhaitez
modifier. Cette zone est obligatoire.
Pour atteindre un descriptif de la procdure lie laide la recherche
du code de centre de cots, cf.4.1.2.3
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Version 3.17
Saisissez une priode de validit. La priode de validit permet de dfinir les centres de
cots modifier. Seuls les centres de cots ayant cette priode de validit seront
modifiables.
Aprs avoir modifi les zones de saisie voulues, cliquez sur le bouton <Sauvegarder>
pour enregistrer les modifications et sortir de la transaction.
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Version 3.17
Saisissez les bornes de la tranche des codes de centres de cots que vous souhaitez
supprimer. Cette zone est obligatoire.
Pour atteindre un descriptif de la procdure lie laide la recherche
du code de centre de cots, cf. 4.1.2.3
Rfrentiels
Version 3.17
Saisissez une priode de validit. La priode de validit permet de dfinir les centres de
cots supprimer. Les centres de cots qui ont une la priode de validit diffrente ne
seront pas supprims.
Dcochez les deux cases doption concernant le pilotage dexcution. Quand la case
test est coche, la suppression du centre de cot est uniquement opre sous forme
de test mais en aucun cas rellement effectue.
Cliquez sur le bouton <Oui> pour valider la suppression des centres de cots. Il suffit
de cliquer sur le bouton <Non> pour stopper la procdure de suppression des centres
de cots.
Aprs avoir valid la suppression des centres de cots, un tableau rcapitulatif spcifie
le code et la dsignation des centres de cots supprims, ainsi que suppressions non
effectues quand celles-ci sont impossibles.
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Saisissez le code du centre de cots pour lequel vous souhaitez afficher les
modifications. Cette zone est obligatoire. Saisissez galement le primtre analytique
du centre de cots, pour BFC il sagit toujours de 9000 .
Pour atteindre un descriptif de la procdure lie laide la recherche
du code de centre de cots, cf. 4.1.2.3
Appuyez sur la touche <Entre> pour excuter la transaction et afficher les rsultats.
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Version 3.17
Cliquez sur le bouton <Slectionner> pour afficher les modifications relatives la zone
slectionne.
Il est possible dafficher toutes les modifications de tous les champs lists
en cliquant sur le bouton <Toutes les modifications>.
Un cran apparat avec les modifications relatives la zone slectionne. Elles sont
rsumes sous forme de tableau.
La nouvelle valeur de la zone modifie est prsente dans la colonne Nv. valeur .
Lancienne valeur de la zone modifie est prsente dans la colonne Anc. val.
La colonne Date prcise la date de modification. Les autres colonnes spcifient le
nom de la zone et sa priode de validit.
Rfrentiels
Version 3.17
4.1.2.8
Cette transaction permet dafficher en masse toute une srie de centres de cots sous la forme dun
affichage matriciel.
Procdure de rfrence :
Pour afficher la liste des centres de cots, activez la transaction <KS13> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Centres de cots / Centre :
tat de donnes de base ..
Saisissez les bornes de la tranche des codes de centres de cots que vous souhaitez
afficher. Cette zone est obligatoire.
Pour atteindre un descriptif de la procdure lie laide la recherche
du code de centre de cots, cf. 4.1.2.3
Rfrentiels
Version 3.17
Les centres de cots sont affichs dans lcran de base de la transaction sous forme
matricielle, chaque centre de cots est reprsent par une ligne. Par dfaut, les enttes
de colonne sont dans lordre :
Devise ;
Aprs avoir cliqu sur une ligne spcifique, il est possible dafficher les dtails du centre
de cots dans une nouvelle fentre en cliquant sur le bouton <Dtails>.
Le menu Autres / Modifier mise en forme ou Slectionner mise en forme ou
Sauvegarder mise en forme permet de changer et de conserver des structures dcran
diffrentes.
Lorsque lon veut modifier la mise en page, la fentre suivante apparat :
Rfrentiels
Version 3.17
Rfrentiels
Version 3.17
Procdure de rfrence
Pour crer des groupes de centres de cots, activez la transaction <KSH1> partir du
chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / Centres de cots/ Groupes
de centres de cots / Crer groupe de centres
Rfrentiels
Version 3.17
Cliquez sur <Insrer Centre de cots> en suivant le chemin Traiter > Centre de cots >
Insrer centre de cots pour relier un centre de cots existant au groupe de centre de
cots slectionn.
Il est possible de crer de la mme manire un groupe de centre de
cots fils en slectionnant <Insrer Groupe de centres de cots>
partir du chemin Menu > Traiter > Groupe de centres de cots >
Insrer Groupe de centres de cots.
Il est possible dutiliser une aide la recherche pour slectionner le centre de cots
voulu.
Pour atteindre un descriptif de la procdure lie laide la recherche
du code de centre de cots, cf. 4.1.2.3
Rfrentiels
Version 3.17
Pour quittez la transaction, cliquez sur le bouton <Sauvegarder>, puis sur <Retour> pour
revenir lcran de base.
Rfrentiels
Version 3.17
Procdure de rfrence :
Pour modifier des groupes de centres de cots, activez la transaction <KSH2> partir
du chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / centres de
cots/.Groupes de centres de cots / Modifier groupe de centres
Rfrentiels
Version 3.17
A la fin des manipulations, Cliquez sur le bouton <Sauvegarder> pour sauvegarder les
modifications effectues sur la hirarchie du groupe de centres de cots.
Rfrentiels
Version 3.17
Rfrentiels
Version 3.17
Procdure de rfrence :
Pour afficher des groupes de centres de cots, activez la transaction <KSH3> partir
du chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / centres de cots/
.Groupes de centres de cots / Afficher groupe de centres
Rfrentiels
Version 3.17
Pour grer des groupes de centres de cots, activez la transaction <OKEON> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / centres de cots/ Hirarchie .std de centres de
cots / Modifier hirarchie standard
Prsentation de la transaction
Lcran principal de la transaction de gestion de la hirarchie standard se subdivise en plusieurs
parties associes chacune une fonction particulire :
Zone
de
recherche
Zone
de
synthse
Zone
dtail
Zone
de
slection
Rfrentiels
Version 3.17
de
Dans la zone de slection, les units organisationnelles que vous avez slectionnes apparaissent
dans une liste.
Vous pouvez dlimiter la liste laide de certains critres en paramtrant le filtre. Vous
pouvez, par exemple, slectionner tous les objets dun propritaire.
Vous pouvez afficher et traiter les units organisationnelles affectes votre hirarchie
standard ainsi que les donnes de base correspondantes. Pour ce faire, vous disposez
des options suivantes :
Vous pouvez slectionner les units organisationnelles de votre choix en doublecliquant dessus. Le systme transfre lunit organisationnelle dans la zone de
synthse centrale.
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Version 3.17
Procdure de rfrence
La gestion de cette transaction permet aussi de crer des groupes de centres de cots et des centres
de cots.
Pour accder la gestion de la hirarchie standard de centres de cots, activez la
transaction <OKEON> partir du chemin Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit
analytique / .Hierar. std centres de cots / Modifier hirarchie standard
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Dans la zone de dtail apparat un onglet avec les donnes de base du nouveau centre
de cots.
Pour atteindre une description complte de la cration dun centre de
cots, avec une vue dtaille de toutes les zones, cf. 4.1.2.1
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Cliquez sur le bouton <Menu> et suivre le chemin Liste > Exporter. Cliquez sur <Fichier
Une fentre apparat, cliquez sur la case doption Calcul avec tableur pour obtenir un
fichier de type tableur Excel. Il est galement possible dexporter les rsultats sous forme
de page Internet ( Format HTML ) ou sous format texte ( Rich Text Format ).
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local>.
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Procdure de rfrence :
Pour crer un type dactivit, activez la transaction <KL01> partir du chemin
Rfrentiels / Rfrentiel comptabilit analytique / .Types dactivit / Types dactivit /
Crer type dactivit
Saisissez
le
code du type
dactivit
Saisissez
les
dates de dbut
et de fin de
validit du type
dactivit
Vous pouvez galement
utilisez la fonction de
copie par modle
Cliquez sur le bouton Donnes de base afin daccder lcran de cration des donnes
de base du type dactivit.
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Renseignez
une
dsignation ainsi que
la description du type
dactivit
Saisissez
lunit
doeuvre
du
type
dactivit en utilisant
le bouton daide a la
recherche
Double-cliquez sur lunit duvre souhaite. Dans le cadre de BFC lunit de temps
utilise est H lheure.
Renseignez le code du type de centres qui dtermine les types de centres pour lesquels
un type d'activit est autoris pour la budgtisation et en tant qu'metteur lors de
l'imputation indirecte des activits.
Dans le cadre de BFC, seul le type de centre 2 est autoris (units de recherche).
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Renseignez la catgorie du type dactivit dans la zone de saisie prvue cet effet.
Ce code dfinit le type de pr-budgtisation des quantits d'activit ainsi que l'imputation
d'activit.
Cliquez le bouton daide la recherche.
Double-cliquez sur la catgorie souhaite, par exemple dans le cas prsent : 1 Saisie
manuelle, imputation manuelle.
Pour les types d'activit de cette catgorie, les taux de valorisation sont dfinis
manuellement. La saisie du temps pass est aussi manuelle.
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Cliquez sur le bouton Donnes de base afin daccder lcran de modification des
donnes de base du type dactivit.
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Cliquez sur le bouton Donnes de base afin daccder lcran daffichage des donnes
de base du type dactivit.
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Cliquez sur longlet Historique afin daccder lhistorique du type dactivit depuis sa
cration.
Dans une nouvelle fentre, le rsultat de votre recherche saffiche. Double-cliquez sur le
code du type dactivit souhait.
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Cliquez sur le bouton Excuter une fois le code du type dactivit supprimer renseign.
Cliquez sur le bouton daide la recherche si vous ne connaissez pas ce code.
Une fentre venant rappeler le type dactivit et sa dsignation souvre.
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Cliquez sur
Dans lexemple, les types dactivits ne peuvent tre supprims car les taux de valorisation ont t
enregistrs.
Aprs avoir renseign le groupe de types dactivit, cliquez sur le bouton Excuter pour
le supprimer.
Les types dactivits dsormais supprims saffichent sous forme de liste dans une
nouvelle fentre.
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Aprs avoir renseign lintervalle de types dactivit, cliquez sur le bouton Excuter pour les
afficher.
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Les types dactivits saffichent sous forme de liste dans une nouvelle fentre.
Cliquez sur un type dactivits pour le slectionner, la case Type dactivit du tableau change
de couleur.
Cliquez sur le bouton Autre puis slectionnez Dtails pour accder aux donnes dtailles du
type dactivit.
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Renseignez le code que vous souhaitez donner au groupe de types dactivit crer.
La saisie directe despaces dans les libells est impossible. Pour saisir
un libell contenant des espaces, il faut imprativement effectuer un
copier-coller partir dun outil de traitement de texte.
Cliquez enfin sur le bouton Autres et slectionnez Insrer Type dactivit afin daffecter
au groupe cr des types dactivit.
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Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider laffectation de cet intervalle de types
dactivit au groupe que vous crez.
Dans la fentre de cration de la structure du groupe de types dactivit, lentit la plus
haute de la structure IR Institut de recherche, ont t affectes les types dactivit
slectionns dans lintervalle.
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Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider laffectation de cet intervalle de types
dactivit au groupe que vous venez de modifier.
Dans la fentre de modification de la structure du groupe de types dactivit, de
nouveaux types dactivit ont t affects au groupe.
La barre dtat vous indique que vos modifications ont t enregistres.
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Cliquez sur un type dactivit que vous souhaitez visualiser en dtail afin de le
slectionner.
Cliquez sur le bouton Type dactivit afin dafficher la fiche du type dactivit slectionn.
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Vous pouvez aussi afficher les pices de modification du type dactivit slectionn.
Cliquez sur le bouton Menu puis slectionnez Saut et enfin Pices de modification.
Cliquez sur le bouton Donnes de base pour accder la cration des donnes de base
du ratio statistique.
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Cliquez sur le bouton Donnes de base pour accder la modification des donnes de
base du ratio statistique.
Dans la fentre de modification des donnes de base, changez par exemple lunit de
mesure du ratio statistique.
Cliquez sur le bouton daide la recherche afin de slectionner lunit souhaite.
Dans le cadre de BFC, lunit utilise est UNI pour les poids budgtaires
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Toutes les affectations de ce ratio statistique saffichent sous forme de liste dans une nouvelle fentre.
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Version 3.17
Les ratios statistiques saffichent dans la fentre de modification sous forme de liste.
Cliquez sur le bouton Nouvelles entres afin dentrer un nouveau ratio statistique.
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Version 3.17
Les ratios statistiques saffichent dans une nouvelle fentre sous forme de liste.
Cliquez sur le bouton Menu puis slectionnez Utilitaires et enfin Protocoles des
modifications afin daccder aux donnes de modification du ratio statistique.
Cliquez sur le bouton Retour afin de revenir sur laffichage en masse des ratios
statistiques.
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Version 3.17
Renseignez sur lcran daccs le code que vous souhaitez donner au groupe de ratios
statistiques.
Cliquez sur le bouton Autres puis slectionnez Insrer Ratio statistique afin daffecter
des ratios statistiques ce groupe de ratios.
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Version 3.17
Renseignez dans les champs prvus cet effet, lintervalle de ratios statistiques que
vous souhaitez affecter ce groupe.
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Version 3.17
Renseignez dans lcran daccs le groupe de ratios statistiques que vous souhaitez
modifier.
Renseignez dans les champs prvus cet effet, lintervalle de ratios statistiques que
vous souhaitez affecter ce groupe.
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Version 3.17
Renseignez dans lcran daccs le groupe de ratios statistiques que vous souhaitez
afficher.
Cliquez sur lun des ratios statistiques dont vous souhaitez accder aux donnes
dtailles.
Cliquez sur le bouton Ratio statistique afin daccder au dtail du ratio statistique
slectionn.
Les donnes de base du ratio statistique slectionn saffichent dans une nouvelle
fentre.
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Les dpenses et recettes des units de recherche et les recettes des units
administratives engages sur des activits non suivies individuellement (A.D.O.)
Les dpenses engages par les Dlgations rgionales dans le cadre des FMCAC
Pour faciliter la cration des structures appropries, des modles ont t mis en place pour les
contrats et pour les OIPS. Ces modles sont des OTP standard.
Il est possible de crer de nouveaux OTP standard.
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Version 3.17
Rfrentiels
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FMCAC
Colloques
Il est possible et recommand de crer une dfinition de projet standard partir dune
autre dfinition de projet standard ou plus simplement partir dune dfinition de projet
(ou dune dfinition de projet standard) existante. Il est possible de reprendre les
donnes du profil de rfrence en cochant la case Donn. prof. de rf. (voir le point
dinformation ci-dessous pour plus de dtails).
Lorsque vous crez un projet avec modle, plusieurs cas sont possibles.
Les paragraphes qui suivent dcrivent l'action du systme dans chacun
des cas :
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Longlet Donn. base comprend toutes les zones de saisies relatives aux donnes de
base du projet.
Les liens indispensables ce niveau sont :
Primtre analytique = 9000
Socit = Z900
Longlet Pilotage est relatif aux donnes la gestion des processus analytique (gestion
du budget et des cltures).
Les valeurs sont alimentes par dfaut partir du profil de projet slectionn.
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Sur longlet Affectat. les zones importantes sont alimentes par dfaut. A ce stade,
les zone Domaine dactivit , Division et Domaine fonctionnel nont pas besoin
dtre gres.
Sur longlet Responsabilits. aucune zone ne doit tre gre
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Version 3.17
Sur longlet Pilotage. les zones importantes varient en fonction du profil de projet
choisi.
Pour les OIP grs par le CNRS il faut renseigner la zone Profil Invest de
lEOTP de niveau 1 et la mettre blanc pour tous les autres EOTP.
Pour les contrats avec encours il faut grer la zone Cl rgular .Choisir une
cl de zone commenant par Z, cre pour le CNRS.
Sur longlet TOTAL. qui permet de revoir lensemble des zones, il est possible de
grer en plus les zones utilisateurs
La zone Cl de zone permet de dfinir la configuration des 4 zones
utilisateur. Elle varie en fonction de la finalit de lOTP standard
La zone Texte 1 (n partenariat) contient une srie de XXXXXXXXXX pour
une structure ddie des contrats ou des colloques, sinon elle est blanc.
La zone Texte 2 (CDP de reprise) contient une srie de XXXXXXXXXX pour
une structure ddie des contrats ou des colloques, sinon elle est blanc.
La zone NOIP contient 000000 pour les structures qui ne correspondent
pas des OIP ou XXXXXX dans le cas des OIP.
La zone Code Labintel contient XXXXXXX.
Cliquez sur le bouton <Sauvegarder> pour enregistrer dfinitivement la dfinition de
projet standard.
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Version 3.17
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Version 3.17
Il est galement possible de cliquer sur le bouton <Synthse lts dOTP> (Synthse
des lments dOTP) de manire accder directement la hirarchie standard des
lments dOTP propres la dfinition de projet standard ;
Lcran de base de cette transaction est assimil celui de la transaction de cration cf.
4.2.1.1
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Version 3.17
Il est possible de crer un jalon standard en prenant pour modle un autre jalon
standard. Pour ce faire, il suffit de saisir le code du jalon standard servant de modle
dans la zone de saisie Jalon standard du cadre Rfrence .
Appuyer sur la touche <Entre> pour accder lcran de base de la transaction.
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Saisissez le libell du jalon standard dans la zone de saisie prsente droite de celle
correspondant au code du jalon standard.
Saisissez le code dutilisation du jalon. Le code Utilisation permet de dcrire l'objectif de
l'utilisation du jalon ou la phase de projet qu'il caractrise.
Les codes utilisation crs spcifiquement pour le CNRS commencent par Z .
Cela permet de les diffrencier des standards livrs par lditeur.
Dans le cadre Utilisation , la case cocher Date doc. Vente (Date du document
de vente) permet de faire du jalon standard un jalon de facturation standard ou un jalon
technique standard.
Pour atteindre une description du processus de suppression dun jalon standard, cf.
4.2.1.5
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Version 3.17
Rfrentiels
Version 3.17
Saisissez le libell du jalon standard dans la zone de saisie prsente droite de celle
correspondant au code du jalon standard.
Saisissez le code dutilisation du jalon. Le code Utilisation permet de dcrire l'objectif de
l'utilisation du jalon ou la phase de projet qu'il caractrise.
Dans le cadre Utilisation , la case cocher Date doc. Vente (Date du document
de vente) permet de faire du jalon standard un jalon de facturation standard ou un jalon
technique standard.
Afin de supprimer un jalon standard, il faut dans un premier temps se rendre dans
lcran de base de la transaction.
Suivez le chemin Jalon standard > Supprimer et cliquez sur <Supprimer> ou appuyez
sur les touches Shift+F2.
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Le libell du jalon standard apparat dans la zone de saisie prsente droite de celle
correspondant au code du jalon standard.
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Il est possible de lire le texte descriptif associ le jalon standard, et ce en cliquant sur le
bouton <Texte descriptif> de lcran de base de la transaction.
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Version 3.17
Arborescence
Espace de travail
Rserve de
travail
et
modles
Dans la zone de rserve de travail/modle, vous avez accs la rserve de travail et aux modles.
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Version 3.17
Vous pouvez conserver des donnes de projet utilisateur frquemment utilises (dfinitions de projet,
rseaux et lments dOTP) dans la rserve de travail, pour pouvoir y accder rapidement par la
suite. En outre, la liste des cinq derniers projets sur lesquels vous avez travaill est toujours affiche
dans la rserve de travail.
Lutilisateur ne peut pas ajouter de projet manuellement dans la rserve de travail. Celle-ci se met
jour automatiquement en fonction des derniers projets traits par lutilisateur.
Disponibles pendant le traitement, les modles permettent de crer des lments ou structures dans
le projet en cours par :
Lespace de travail vous permet de consulter la vue de dtails de l'objet slectionn (ligne en
surbrillance orange) dans l'arborescence. Vous pouvez galement accder directement aux synthses
des objets subordonns. Vous pouvez excuter ce niveau toutes les oprations de gestion
ncessaires la coordination et la ralisation des projets. Vous pouvez toujours vous dplacer entre
la vue dtaille de l'objet slectionn et les synthses des objets subordonns.
La premire fois que vous appelez Project Builder, une bote de dialogue saffiche et
vous renseigne sur les options que vous pouvez dfinir. Vous pouvez ensuite passer
la bote de dialogue Options utilisateur ou quitter cette bote de dialogue sans modifier
les options standard. Si vous ne les modifiez pas, la bote de dialogue saffiche
l'utilisation suivante du Project Builder. Si vous ne voulez pas que cela se produise,
cochez Ne plus afficher .
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Version 3.17
Si vous avez l'habitude de consulter les donnes des projets sans les modifier, chargez
ces donnes en affichage seul. Dans ce cas, la base de donnes n'est pas verrouille et
le projet peut tre trait (modifi) par un autre utilisateur. Si vous n'avez pas
d'autorisation de modification, le systme slectionne automatiquement le mode
d'affichage.
Si vous slectionnez cette case cocher, le dernier projet que vous avez utilis saffiche
automatiquement dans l'arborescence lors de l'accs suivant au Project Builder.
Si vous slectionnez cette case cocher, le systme surligne en couleur les objets
marqus pour suppression (objets logiquement supprims).
Ces cases cocher vous permettent de dterminer les objets contenus dans la zone
dcran modles :
Ces cases cocher vous permettent de dterminer les objets pouvant tre traits dans
le Project Builder. Les objets qui ne doivent pas tre traits ne sont pas affichs dans les
zones dcran.
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Version 3.17
Menu contextuel
Clic/double-clic sur
un objet
(arborescence,
rserve de travail)
Barre de menus
Icne
Description
Article
Dfinition de projet
lment d'OTP
Rseau
Jalons
Textes PS
Liaison
Activit
Documents
Sous-activits
Dans lespace de travail, ces icnes sont galement utilises pour appeler
les synthses et les crans de dtail des lments de projet
correspondants.
Utilisation de la rserve de travail
Dans la rserve de travail personnelle :
Vous pouvez enregistrer des dfinitions de projet, des lments d'OTP et des rseaux
pour pouvoir accder rapidement ces objets ultrieurement ;
Les cinq derniers projets que vous avez traits sont affichs. Vous pouvez y accder
directement partir de la rserve de travail d'un double-clic et poursuivre le traitement.
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Version 3.17
Tous ces lments de projet restent dans la rserve de travail une fois que vous avez quitt le Project
Builder et sont disponibles lorsque vous reprenez le travail.
Si vous copiez des donnes dans la rserve de travail, elles sont automatiquement affectes la
catgorie pertinente :
Dfinitions de projet ;
lments d'OTP ;
Ceci facilite l'organisation des donnes de projet dans la rserve de travail tout en offrant une vue
d'ensemble plus claire.
Vous ne pouvez pas copier d'autres lments de projet (par exemple, des activits, des sous-activits,
des jalons, des documents) individuellement dans votre rserve de travail. Vous ne pouvez les copier
dans la rserve de travail que comme partie d'une sous-structure (lments d'OTP, rseaux).
La table suivante indique comment excuter diverses fonctionnalits dans la rserve de travail.
Fonction
Action
Remarque
Ouvrir un objet
(dans la rserve
de travail)
Le systme effectue
automatiquement l'affectation au
groupe concern (dfinition de projet,
lment d'OTP ou rseau).
Supprimer des
objets de la
rserve de travail
Vider la rserve
de travail
Modifier la
squence
d'affichage
Description et identification
Identification et description
La modification de la squence ce
niveau entrane galement la
modification de la squence dans la
zone dcran Modles et dans
l'arborescence.
Fonctionnalits de l'arborescence
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Version 3.17
Vous pouvez modifier la structure dans larborescence pour planifier et excuter un projet. Il est
impossible d'excuter des oprations de gestion.
Vous pouvez afficher les objets suivants dans l'arborescence :
Dfinition de projet ;
lment d'OTP ;
Jalons ;
Vous pouvez excuter les fonctionnalits dans larborescence l'aide des icnes ou du menu
contextuel (bouton droit de la souris). Une barre d'outils distincte se trouve au-dessus de
l'arborescence.
Fonction
Ouvrir
Icne
Menu contextuel
Utilisation
<Ouvrir>
Nouveau
Projet /
Rseau /
Simulation
crer un projet/rseau
ou
Crer lment
d'OTP, Rseau,
etc.
Crer avec
modle
Nouveau
Projet avec
modle / Rseau
avec modle /
Simulation avec
modle
Insertion
<Insertion>
Dplacer
llment
dOTP dun
niveau vers
le haut ou
vers le bas
dans la
Menu>traiter>El
ment dOTP >
lever ou >
descendre
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Version 3.17
hirarchie
Copier
<Copier>
Couper
<Couper>
Annuler
coupe
<Annuler coupe>
Coller
<Coller>
Supprimer
<Supprimer>
Rechercher
<Rechercher
dans
larborescence>
Chercher
suivant
<Chercher
suivant>
Dvelopper
<Dvelopper/Rd
uire>
Copier dans
Rserve de
travail / Modles
Rduire
Transfrer
les donnes
dans la
rserve de
travail et les
modles
Rfrentiels
Version 3.17
Une autre faon de crer un OTP par copie dun modle est de passer par le menu
Menu / Projet / Nouveau / Projet avec modle
(Crer).
Dans la fentre droulante, cliquez sur <Projet avec modle> pour lancer le processus de
cration dun projet bas sur un modle existant.
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Version 3.17
Dans la fentre de cration du projet, dans la zone Rfrence , Saisissez le code de lOTP
standard ou cliquez sur laide la recherche de la zone de saisie de dfinition de projet
standard.
Il est aussi possible de prendre comme modle un autre OTP oprationnel (zone Df.
Projet
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Version 3.17
Saisissez dans les zones Valeur de dbut et Valeur de fin les bornes de la tranche de
numros indique dans le libell de la dfinition de projet standard.
Cliquez sur la case doption Premier numro libre de manire chercher le premier
numro disponible dans cette tranche de numros.
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Version 3.17
Saisissez le libell du nouvel OTP. Ce libell apparatra toujours avec la dfinition de projet.
Une fentre derreur apparat et rclame pour indiquer quil reste des zones obligatoires
complter. Cliquez sur le bouton pour
valider.
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Version 3.17
Rfrentiels
Version 3.17
Le bouton
Longlet Gestion rassemble des informations non modifiables sur les dates de
cration et modifications de la dfinition de projet, ainsi que sur les auteurs lorigine de
la cration et des modifications.
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Version 3.17
Dans la zone de travail, cliquez ensuite sur le bouton <Jalon standard> afin de crer un jalon
partir dun jalon standard.
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Version 3.17
Dans la fentre Intgrer jalon standard , utilisez laide la recherche en cliquant sur
licne .
Saisissez une date de base pour le jalon. (date prvisionnelle dmission de la facture de
recette)
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Version 3.17
pour mmoire. Cf chapitre gestion des avances financires du manuel dutilisation Recettes
Tome2 - BFC-MUT-REC-Tome2.
Une aide la recherche est associe la zone de saisie Utilisation et
permet de slectionner la cl dutilisation voulue.
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Version 3.17
Dans le cadre Utilisation , la case cocher Date doc. Vente (Date du document de
vente) permet de faire du jalon en question un jalon de facturation ou un jalon technique.
Quand la case est coche, il sagit dun jalon de facturation. Une fois les jalons
repris dans le module des recettes, lapposition dune date relle sur le jalon,
permettra la cration de la facture.
La date fixe de base du jalon permet de le dfinir. Cette zone de saisie est obligatoire.
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Version 3.17
4.2.2.2
La prsente procdure sattache dcrire les lments important pour la gestion des lments dOTP
utiliss dans le cadre des dpenses et recettes constates en dehors des activits suivies
individuellement.
Pour grer la structure des A.D.O., activez la transaction <CJ20N> partir du chemin
Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP / Project Builder
La structure OTP des A.D.O. est dj cre en fonction de lorganisation au moment du
dmarrage. Sa gestion est lie aux rorganisations au sein du CNRS
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Version 3.17
Rfrentiels
Version 3.17
Elt de pr-bdget nest pas coch, le pr-budget nest pas gr pour les
autres dpenses oprationnelles
Rfrentiels
Version 3.17
Rfrentiels
Version 3.17
Tous les lments dOTP sont au statut Lanc , cest dire quils sont prt
recevoir des dpenses et des recettes.
Rfrentiels
Version 3.17
Une structure OTP 9CACCNRS est initie. Cette structure sera utilise pour toutes les
convocations dont lunit est lorigine.
La structure contient un lment dOTP par entit qui convoque et un par dlgation
rgionale pour recevoir les dpenses de chaque dlgation. Les lments dOTP
dimputation par dlgation sont crer au fur et mesure des besoins des dlgations.
Changer lcran (voir mandant 500 9CACCNRS)
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Version 3.17
Chaque entit qui convoque est reprsente par un EOTP intermdiaire codifi :
9CACxx (xx = Ndquipe de la direction qui convoque) pour consolider les
donnes collectes sur les diffrents EOTP de niveau fin reprsentant les
dpenses par DR selon lentit qui convoque.
Socit Z900
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Version 3.17
Le libell de lEOTP.
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Version 3.17
Elt de pr-bdget nest pas coch, le pr-budget nest pas gr pour les
FMCAC
Elt de facturation nest pas coch, il nest pas prvu de grer des
recettes en compte de classe 7 sur les FMCAC.
Ces zones sont modifiables tant que des flux correspondant nont pas t imputs sur
lEOTP.
Rfrentiels
Version 3.17
Suivez le chemin Traiter > Cots > Rgles dimputation et cliquez sur <Rgles
dimputation> ou appuyez sur les touches Crtl+F3.
Pour les EOTP des FMCAC, la catgorie de rcepteur est CTR (seule option
possible)
Cette opration doit tre ralise pour les EOTP de chaque DR.
Rfrentiels
Version 3.17
Rfrentiels
Version 3.17
LOIP peut tre cre soit par copie dun OTP standard, soit par copie dune autre OIP.
Une structure standard 1-OIP6 est disponible
Rfrentiels
Version 3.17
Les dfinitions de projet des OIP sont codifis dans la tranche de numros :
1000 1999
En fonction du modle choisi la structuration est ensuite soit par phase de travaux
soit par source de financement (SE / RP).
Socit Z900
Type de contrat
Procdure particulire
Ces informations sont purement indicatives et nont aucune influence sur les
flux.
Rfrentiels
Version 3.17
Le profil de budget est aliment par dfaut avec la valeur Z00001. Il permet, en
cas de besoin, de grer des enveloppes limitatives par EOTP.
Les autres informations ne sont pas gres ou portent des valeurs par dfaut
sans incidence.
Rfrentiels
Version 3.17
Rfrentiels
Version 3.17
Rfrentiels
Version 3.17
Le lien avec un numro d OIP. Cet lment fait partie du code des programmes
CB reprsentant lOIP dans les adresses budgtaires.
Cest la cl de zone Z000002 qui gre les libells des zones utilisateurs.
Le libell de lEOTP.
Si lEOTP de dpense contient plus de 8 caractres, le message derreur suivant
apparait :
Elt de pr-bdget il doit tre coch pour les niveaux pouvant recevoir des
dpenses ou des recettes.
Elt de facturation il doit tre coch pour les lments devant recevoir des
recettes en comptes de classe 7.
Ces zones sont modifiables tant que des flux correspondant nont pas t imputs sur
lEOTP.
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Version 3.17
Rfrentiels
Version 3.17
Le lien avec un numro d OIP (cet lment fait partie du code du programme
CB identifiant le contrat dans les adresses budgtaires)
Pour les diffrents lments dOTP des structures OIP dont le CNRS est Matre doeuvre, il est
ncessaire de grer une rgle dimputation. Cette rgle est diffrente pour llment dOTP en tte
(mme code que la dfinition de projet) et pour les autres lments dOTP.
Pour grer la rgle dimputation des EOTP (autres que lEOTP den-tte). Etre positionn sur lEOTP
pour lequel on veut dterminer une rgle dimputation.
Cliquez sur le bouton <Menu>.
Suivez le chemin Traiter > Cots > Rgles dimputation et cliquez sur <Rgles
dimputation> ou appuyez sur les touches Crtl+F3.
Pour les diffrents EOTP de la structure OIP la catgorie de rcepteur est OTP
Le rcepteur est lEOTP den tte de la structure.
Le type dimputation est PER et le pourcentage 100 %
Cette rgle permet tous les mois de remonter au niveau de len-tte de lOIP les
dpenses et recettes constates.
Cette opration doit tre ralise pour tous les EOTP dimputation des dpenses et de la
recette.
La rgle dimputation d EOTP en-tte na pas tre gre. Elle se cre
automatiquement lors de la premire valorisation de limmobilisation en-cours.
La sauvegarde aprs lancement de lOIP dont le CNRS est matre duvre entrane la
cration dune fiche dimmobilisation en cours.
Il peut tre pratique, dindiquer ce n de fiche immobilisation dans la zone dsignation
de len tte de EOTP.
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Version 3.17
4.2.2.7.1 Insrer une EOTP dans un structure OTP par copie dun EOTP dj
existant :
Dans le cas ci-dessous, il est dtaill comme insrer un autre EOTP dpense en copiant un qui est
dj prsent dans la structure OTP. Cette procdure est fortement conseille pour modifier un modle
de projet. Cela permet davoir des OTP ayant les mmes caractristiques au niveau des codes
oprationnels et des rgles dimputation.
Ensuite il faut se positionner sur llment dOTP suprieur auquel lon souhaite rattacher notre nouvel
EOTP et cliquer sur licne insrer.
Pour ce nouvel EOTP, il faut complter les onglets donn. de base, affectation et zone utilisateur.
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La suppression dun EOTP se fait sil na pas t imput. Pour cela il faut le slectionner dans la
structure de projet puis cliquer sur licne
sauvegarder.
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Afin daccder au jalon concern et lafficher dans la zone de travail, cliquez dessus
dans larborescence du projet.
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Dans le cadre Utilisation , la case cocher Date doc. Vente (Date du document de
vente) permet de faire du jalon en question un jalon de facturation ou un jalon technique.
Dans la zone Date fixe base (Date fixe de base) apparat la date initiale de base du
jalons.
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Cliquez sur <Lancer> pour faire passer la dfinition de projet ou llment dOTP du
statut ouvert lanc en passant par lenchanement suivant : Traiter > Statut >
Lancer.
Quand une dfinition de projet ou un lment dOTP possde un statut
LNCP , cela signifie que llment est lanc partiellement, c'est--dire
quune partie des lments hirarchiquement dpendants sont sur un
statut lanc , les autres pas.
Il est galement possible de grer le passage tous les autres statuts. Pour ce faire, il
suffit de suivre la mme procdure : slectionnez llment dont le statut est modifier
en cliquant dessus dans larborescence du projet. Ensuite cliquez sur le bouton <Menu>
et suivez le chemin Traiter > Statut.
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Pour chacun des cas il faut ensuite cliquer sur <Activer> en suivant donc pour chacun
des cas le chemin suivant :
Il est possible de revenir sur le passage dun statut lautre en suivant pour chacun des
cas le chemin suivant :
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Cliquez sur <Statut systme/utilisateur> pour vous rendre dans lcran de gestion du
statut utilisateur en passant par lenchanement suivant : Traiter > Statut > Statut
systme/utilisateur.
Il est galement possible dutiliser le raccourci clavier Ctrl+F1.
Par la suite, pour librer la possibilit dengager des commandes et pour solder une
commande, activez le bouton doption Autoriser Cdes (autoriser commandes).
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Cliquez sur le bouton Retour pour revenir sous Project Builder et prendre en compte
le changement. Il faut sauvegarder la structure avant de sortir.
Il est possible de voir pour une liste dOTP le statut appos via ltat dcrit
chapitre 4.2.2.20 de ce tome. Attention la mise en forme standard ne
permet pas davoir cette information. Il est ncessaire de rajouter la
colonne statut dans le tableau en modifiant la mise en forme.
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Le bouton <N libre> permet de rechercher un code libre pour la nouvelle dfinition de
projet.
La procdure de recherche dun numro libre pour la dfinition de projet
est accessible au paragraphe 4.2.2.1.4.1
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Version 3.17
Il est possible dutiliser une aide la recherche pour trouver un code de dfinition de
projet. Pour ce faire il suffit de cliquez sur le bouton .
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Pour afficher une dfinition de projet, activez la transaction <CJ08> partir du chemin
Comptabilit analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP / Gestion
individuelle dune dfinition / Afficher dfinition de projet
Il est possible dutiliser une aide la recherche pour trouver un code de dfinition de
projet. Pour ce faire il suffit de cliquez sur le bouton
.
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Le bouton Remplacer permet de gnrer les EOTP partir des EOTP standards repris du modle.
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Les diffrents onglets permettent de grer les informations constitutives des EOTP. La premire
colonne Niveau gre la relation hirarchique entre les diffrents EOTP.
Longlet Total permet de grer toutes les zones alors que les autres onglets donnent des vues
partielles.
Le bouton Rgles dimput. permet, une fois slectionner un EOTP de plus bas niveau, de
renseigner sa rgle dimputation lorsque cela est ncessaire.
La description des rgles de gestion des diffrentes zones des EOTP est
accessible dans la partie de ce document consacre Project Builder cf.
4.2.2.1.
Le bouton Sauvegarder permet denregistrer la structure.
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Il est galement possible de cliquer sur le bouton <Synthse elts dOTP> (synthse des
lment dOTP) pour accder lcran de base de la transaction qui va permettre de
manipuler directement la structure dOTP rattache la dfinition de projet.
La description de lcran de base de la transaction est accessible dans la
partie de ce document consacre Project Builder cf. 4.2.2.1
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Il est galement possible de cliquer sur le bouton <Synthse elts dOTP> (synthse des
lment dOTP) pour accder lcran de base de la transaction qui va permettre de
visualiser directement la structure dOTP rattache la dfinition de projet.
La description de lcran de base de la transaction est accessible dans la
partie de ce document consacre Project Builder cf. 4.2.2.1
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Pour crer un lment dOTP, activez la transaction <CJ11> partir du chemin Comptabilit
analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP / Gestion individuelle des EOTP / Crer
lment dOTP
Cliquez sur le bouton <Elt OTP> (Elment dOrganigramme Technique de Projet) pour accder
lcran de base de la transaction.
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Cliquez sur le bouton <Elt OTP> (Elment dOrganigramme Technique de Projet) pour
accder lcran de base de la transaction.
La description de lcran de base de la transaction est accessible dans la
partie de ce document consacre Project Builder cf. 4.2.2.1
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Version 3.17
Cliquez sur le bouton <Elt OTP> (Elment dOrganigramme Technique de Projet) pour
accder lcran de base de la transaction.
La description de lcran de base de la transaction est accessible dans la
partie de ce document consacre Project Builder cf. 4.2.2.1
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Version 3.17
Saisissez le profil utiliser pour gnrer des groupes dlments dOTP. Le profil saisir
est toujours 000000000001 .
Saisissez lintervalle des codes projets contenant les lments dOTP intgrer dans le
groupe dlments dOTP.
Il est galement possible dintgrer directement des lments dOTP, soit en saisissant
une tranche de numro dlments dOTP insrer, soit en saisissant le code unique
dun lment dOTP.
Lutilisation de la slection multiple via la flche jaune est
dcrite dans le manuel d utilisation Comptabilit Analytique
Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome2 chapitre 6.1
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Le bouton doption Etendre groupe existant permet dtendre un groupe dfini dans la
zone aux nouveaux lments dOTP saisis.
Cliquez sur le bouton <Excuter> pour lancer la cration du groupe dlments dOTP.
Une fentre apparat et informe de la cration du groupe dlment dOTP. Une zone
daffichage dans la zone de travail permet de visualiser les lments dOTP insrs.
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Dans la zone de travail apparat larborescence du groupe dlments dOTP avec les
diffrents lments dOTP, leur code et dsignation, ainsi que le groupe parent.
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Suivez le chemin Menu > Traiter > Elment dorg. techn > Insrer
Elment dorg. techn. de proje pour insrer un nouvel lment dOTP
dans le groupe pralablement slectionn ;
Suivez le chemin Menu > Traiter > Groupe lments OTP > Mme
niveau pour insrer un nouveau groupe dlment dOTP au mme niveau
que celui de llment pralablement slectionn ;
Suivez le chemin Menu > Traiter > Groupe lments OTP > Niveau
infrieur pour insrer un nouveau groupe dlment dOTP au niveau
infrieur de celui du groupe pralablement slectionn.
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Version 3.17
Saisissez la tranche de codes projet pour lesquels afficher leur structure. Il est
galement possible de ne saisir quun seul code projet.
Il est possible de saisir des lments dOTP pour visualiser leur structure dpendante.
Saisissez soit une tranche de code, soit un lment dOTP seul pour utiliser cette
fonctionnalit.
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Version 3.17
Dans la zone de travail de la fentre BFC apparaissent les diffrents projets avec leur
structure dOTP dispose de manire hirarchique. Une colonne Elt de projet
(Elment de projet) permet dtre inform du code de llment affich.
Il est possible de double-cliquer sur un lment dOTP ou sur une dfinition de projet
pour accder en visualisation ses caractristiques (donnes de base).
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Version 3.17
Saisissez la tranche de codes projet dans lesquels se situent les dfinitions de projet
afficher. Il est galement possible de ne saisir quun seul code projet.
Lutilisation de la slection multiple via la flche jaune est
dcrite dans le manuel d utilisation Comptabilit Analytique
Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome2 chapitre 6.1. Il est aussi
dcrit dans ce chapitre comment faire une recherche via le
code Labintel, le domaine dactivit et la division
Dans la zone de travail de la fentre BFC apparaissent les diffrents projets. Une
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Version 3.17
Saisissez la tranche de codes projet dans lesquels se situent les lments dOTP
afficher. Il est galement possible de ne saisir quun seul code projet.
Lutilisation de la slection multiple via la flche jaune est
dcrite dans le manuel d utilisation Comptabilit Analytique
Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome2 chapitre 6.1. Il est aussi
dcrit dans ce chapitre comment faire une recherche via le
code Labintel, le domaine dactivit et la division
Il est possible de saisir directement une tranche dlments dOTP. Saisissez soit une
tranche de codes, soit un lments dOTP seul pour utiliser cette fonctionnalit.
Il est possible de restreindre laffichage des lments dOTP ceux placs dans des
niveaux spcifiques des structures dOTP. Pour ce faire, saisissez la tranche de niveaux
voulue dans les zones de saisie Niveau .
Lutilisation de la slection multiple via la flche jaune est
dcrite dans le manuel d utilisation Comptabilit Analytique
Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome2 chapitre 6.1. Il est aussi
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Le champ Mise en forme permet de choisir une mise en forme adapte lanalyse
souhaite.
Dans le cadre de BFC, les mises en forme CNRS mises disposition sont :
* /ANALYEOTP permet de visualiser n partenariat, division, domaine fonctionnel,
domaine dactivit
* /ZCTRLDISPO permet de visualiser le statut des EOTPs.
* /ANAFMCAC permet de vrifier la cohrence de la saisie de la structure
9CACCNRS
Dans la zone de travail de la fentre BFC apparaissent les lments dOTP. Une colonne
Dfinition de projet permet de visualiser leur dfinition de projet dappartenance. Il est
possible de retraiter le tableau de visualisation laide des outils prsents sous la barre
de menu.
Il est possible de double-cliquer sur un lment dOTP pour visualiser ses
donnes de base en mode affichage
Il est possible dappliquer des filtres, dexporter la liste
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Saisissez la tranche de codes projet dans lesquels se situent les jalons afficher. Il est
galement possible de ne saisir quun seul code projet.
Lutilisation de la slection multiple via la flche jaune est
dcrite dans le manuel d utilisation Comptabilit Analytique
Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome2 chapitre 6.1. Il est aussi
dcrit dans ce chapitre comment faire une recherche via le
code Labintel, le domaine dactivit et la division
Il est possible de saisir directement une tranche dlments dOTP auxquels seront
rattachs les jalons afficher. Saisissez soit une tranche de codes, soit un lment
dOTP seul pour utiliser cette fonctionnalit.
Lutilisation du bouton slections dfinies par lutilisateur
qui permet de faire des recherches par division, domaine
dactivit et autres critres est dcrite dans le manuel d
utilisation Comptabilit Analytique Tome 2 - BFC-MUTCOG-Tome2 chapitre 6.1.
Il est possible de restreindre laffichage des jalons ceux dpendants des lments
dOTP prsents dans des niveaux spcifiques des structures dOTP. Pour ce faire
saisissez la tranche de niveau voulue dans les zones de saisie Niveau .
Le champ Mise en forme permet de choisir une mise en forme adapte lanalyse
souhaite.
Dans le cadre de BFC, la mise en forme CNRS : / ANALJALONS est mise disposition
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Dans la zone de travail de la fentre BFC apparaissent les jalons. Une colonne
Dfinition de projet permet de visualiser leur dfinition de projet dappartenance. Une
colonne Elment dOTP permet de visualiser leur lment dOTP dappartenance. Il
est possible de retraiter le tableau de visualisation laide des outils prsents sous la
barre de menu.
Il est possible de double-cliquer sur un jalon pour visualiser ses donnes
de base en mode affichage.
Il est possible dappliquer des filtres, dexporter la liste
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Version 3.17
Saisissez la tranche de codes projet dans lesquels se situent les lments dOTP
afficher. Il est galement possible de ne saisir quun seul code projet.
Lutilisation de la slection multiple via la flche jaune est
dcrite dans le manuel d utilisation Comptabilit Analytique
Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome2 chapitre 6.1. Il est aussi
dcrit dans ce chapitre comment faire une recherche via le
code Labintel, le domaine dactivit et la division
Il est possible de saisir directement une tranche dlments dOTP. Saisissez soit une
tranche de codes, soit un lments dOTP seul pour utiliser cette fonctionnalit.
Il est possible de restreindre laffichage des lments dOTP ceux placs dans des
niveaux spcifiques des structures dOTP. Pour ce faire, saisissez la tranche de niveaux
voulue dans les zones de saisie Niveau .
Lutilisation de la slection multiple via la flche jaune est
dcrite dans le manuel d utilisation Comptabilit Analytique
Tome 2 - BFC-MUT-COG-Tome2 chapitre 6.1. Il est aussi
dcrit dans ce chapitre comment faire une recherche via le
code Labintel, le domaine dactivit et la division
Le champ Mise en forme permet de choisir une mise en forme adapte lanalyse
souhaite.
Dans le cadre de BFC, les mises en forme CNRS mises disposition sont :
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Dans la zone de travail de la fentre BFC apparaissent les lments dOTP. Une colonne
Dfinition de projet permet de visualiser leur dfinition de projet dappartenance. Il est
possible de retraiter le tableau de visualisation laide des outils prsents sous la barre
de menu.
Il est possible de double-cliquer sur un lment dOTP pour visualiser ses
donnes de base en mode affichage
Il est possible dappliquer des filtres, dexporter la liste
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Chaque opration de type TGIR du CNRS est reprsente par un EOTP dagrgation
codifi 9TGIxx (xx = numro dordre de la TGIR).
Socit Z900
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Version 3.17
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Version 3.17
Elt de pr-bdget nest pas coch, le pr-budget nest pas gr pour les niveaux
dagrgation
Elt dimputation nest pas coch, limputation de dpenses nest pas autorise
ce niveau
La cration des OTP de niveau infrieur dpend de lacteur qui gre la TGIR :
o soit lUPS TGEIR
o soit linstitut
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Le N OIP : 000000
Longlet affectation
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Le N OIP : 000000
Tous les lments dOTP sont au statut Lanc , cest dire quils sont prts recevoir des
dpenses.
Les EOTP de recettes nont pas t modliss dans la mesure o le suivi des recettes (classe 7 ou
classe 13) nest pas souhait sur ces structures.
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Longlet affectation
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Le N OIP : 000000
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Le N OIP : 000000
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Version 3.17
Chaque projet est reprsente par un EOTP dagrgation codifi 9PJxx (xx = numro
dordre du projet).
Socit Z900
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Version 3.17
Elt de pr-bdget nest pas coch, le pr-budget nest pas gr pour les niveaux
dagrgation
Elt dimputation nest pas coch, limputation de dpenses nest pas autorise
ce niveau
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Version 3.17
Elt de pr-bdget nest pas coch, le pr-budget nest pas gr pour les niveaux
dagrgation
Elt dimputation nest pas coch, limputation de dpenses nest pas autorise
ce niveau
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Version 3.17
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Version 3.17
N dOIP = 000000
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