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Definicin del objetivo del proceso. Importante para determinar claramente las salidas del
proceso y su relacin con el siguiente o siguientes procesos del Sistema.
Marcaje de las etapas o actividades que componen el proceso. La determinacin de las etapas
que componen el proceso es necesario para determinar su idoneidad as como la lnea
efectiva de trabajo efectuado en la empresa.
- Determinacin de las responsabilidades y recursos necesarios para cada etapa del proceso.
Vinculado totalmente con la etapa anterior, la determinacin del personal que interviene en
cada fase del proceso as como sus tareas desarrolladas (y recursos necesarios) es
indispensable para su planificacin y ejecucin.
Tal y como se puede observar en este caso particular se han definido un total de 8 procesos
que podran generar un nmero similar o superior (si se dividen los procesos en subprocesos)
de procedimientos del sistema.
Ejemplo. En casi todas las organizaciones se editan procedimientos separados para el control de
recursos humanos y de la infraestructura. Tambin la prestacin de servicio puede dividirse en funcin de
las reas a acreditar por la organizacin as una empresa de servicios que preste servicios de limpieza,
consejera y jardinera podra tener un procedimiento para cada tipo de servicio.
Generalmente las empresas trasladan los procesos a Procedimientos del Sistema de Gestin
de Calidad, de este modo se genera la documentacin del Sistema de Gestin indicando cmo
se efecta cada proceso, quin son los responsables del mismo y los registros de control que
se emplean, por otro lado su control puede garantizarse mediante la aplicacin de las 7
herramientas de la calidad.
La principal ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona
sobre los vnculos entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos as como
sobre su combinacin e interaccin con independencia de su estructura (esta interaccin es
igual de importante que la determinacin de los procesos pues marca la lnea de trabajo de la
empresa as como su orientacin y favorece el control de las diferentes actividades
desarrolladas
por
la
entidad)*.
Observacin*. Existen metodologas como la sistemtica Lean que "robustecen" y agilizan los
procesos muy enfocados a la demanda del cliente.
La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas (control de datos
eindicadores correspondientes y generacin en muchas empresas de un Cuadro de Mando
Integral, que prioriza los procesos internos de la empresa (muchas entidades tambin
determinan sus actividades prioritarias y delimitan los llamados Factores Crticos de xitocon
objeto de optimizar su estrategia empresarial).
La visin basada en procesos aplicada a una empresa garantiza el control por unidades
relacionadas controlando las diferentes entradas de informacin y artculos en cada procesos,
el trabajo efectuado en cada apartado junto con las necesidades de recursos que precisa y
las salidas de cada proceso que a su vez se convierten en entradas del siguiente proceso.
Todo de un modo claro y ordenado que permite marcar valores de referencia para cada fase de
la entidad y el posterior control de datos y anlisis (punto fundamental de las Revisiones del
Sistema) de cara a la mejora progresiva (va objetivos, acciones preventivas, etc.) de las
organizaciones*.
En enfoque de procesos se lleva a su "cota ms alta" en los trabajos de reingeniera de los
mismos y contribuye en gran medida en el paso del Aseguramiento a la Gestin de la Calidad.
Dentro de nuestro trabajo como consultores, en muchas ocasiones tenemos que marcar esta
nueva visin de la empresa de cara a la Direccin de la entidad, de modo que se supere el
acotamiento por departamentos o reas preexistente en prcticamente todas las
organizaciones, encontrandose su "visin" final en dependencia de la estructura de la entidad.
Por otro lado en nuestro trabajo formativo la implicacin de que los trabajadores de cada
proceso son proveedores del siguiente y a su vez clientes del anterior es una constante en
cualquier proceso de implantacin.
Bibliografa
http://dbcalidad.blogspot.com/2014/11/enfoque-basado-en-procesos-calidad.html