AUXILIAR DE FACTURACIN

Funciones

Revisin
papelera
(PLANILLAS,
GUIAS
MANUALES,
REMISIONES, ETC...) envos bajo modalidad de CREDITO Y
CREDICONTADO.
Bsqueda de soportes faltantes en archivo, terminales,
representantes y otros recursos.
Manejo y control de planillas quincenales.
Archivo de planillas por empresa, orden cronolgico.
Mdulos en Sistema MyS utilizados para revisin de guas.
Revisin del paquete diario y procedimiento de correcciones.

Sub proceso Control de Planillas

Descripcin
Ingresar a la plataforma MyS con el usuario y contrasea asignado,
abrir el mdulo movilizacin por clientes, usar el remitente y la
fecha de la planilla como primer filtro de bsqueda, luego buscar en
la lista generada el nmero que tiene la planilla el cual corresponde
a la segunda columna con encabezado DOC. REF y escribir el
nmero de gua respectivo a cada destinatario en la planilla, luego
ingresar al mdulo trazabilidad de guas y corroborar que la
informacin all digitada corresponde a los datos de la planilla para
cada destinatario, esto teniendo en cuenta las condiciones
presentadas en el ANEXO 1 especificaciones de revisin, los errores
observados se resaltan para realizar la correccin respectiva en el
sistema al terminar la revisin.
Al finalizar se hacen los registros en el archivo de Access: si la
planilla tiene informacin resaltada se registra en el formulario de
control de errores y luego en el formulario de control de planillas, si
no hay error solo se realiza registro en el formulario de control de
planillas, luego se archiva la planilla por empresa y por orden
cronolgico en la AZ.
El procedimiento descripto se hace para que cada quincena el
operario de facturacin lleve a cabo la actividad de reliquidacin y
facturacin sin ningn contratiempo.
Objetivos

Asegurar que la informacin de los soportes de la operacin

en el sistema, se digiten de manera correcta.

Verificar que los documentos estn debidamente tramitados y

hacer las correcciones necesarias.

Responsable
Operario Auxiliar de facturacin.
Entrada
Planillas provenientes de los puntos de atencin Norte, Sur,
Montera y Centro, las cuales fueron diligenciadas por algunos
Clientes y funcionarios de Mandar y Servir.
Salida

Errores corregidos en el sistema.

Planillas con nmero de gua escrito a cada destinatario.
Registro electrnico de la revisin hecha e indicadores para
medir la trazabilidad del proceso (Formulario de control de
errores y control de planillas en Access).

Relacin con otros procesos

Facturacin

Tabla 1. Diagrama de flujo Sub Proceso Control de planillas 1/3

Tabla 2. Diagrama de flujo Sub Proceso Control de planillas 2/3

Tabla 3. Diagrama de flujo Sub Proceso Control de planillas 3/3

Sub proceso Control de guas

Descripcin
Consiste en hacer la revisin de las guas que vienen en el paquete
diario con soporte manual y cuya forma de pago sea a crdito o
credicontado.

Cuando se encuentra una gua con soporte manual a crdito o

credicontado se verifica que ambos documentos correspondan de
acuerdo al nmero de planilla (DOC. REF) y que la informacin de la
gua sea la misma que tiene el soporte manual, si esto no ocurre se
corrige inmediatamente el error (Ver condiciones de revisin en el
ANEXO 1), se registra la gua en el formulario de Control de Errores
y en el formulario Paquete Diario, si la gua no contiene errores solo
se registra en el formulario Paquete Diario, esto se hace gua por
gua y se debe respetar el orden en que vienen las guas en el
paquete diario.

Objetivos

Asegurar que la informacin de los soportes de la operacin

en el sistema, se digiten de manera correcta.
Verificar que los documentos estn debidamente tramitados y
hacer las correcciones necesarias.

Responsable
Operario Auxiliar de facturacin.
Entrada
Guas provenientes de los puntos de atencin Norte, Sur, Montera y
Centro.
Salida

Informacin corregida en el sistema por datos mal digitados

en las guas.

Relacin con otros procesos

Archivo.

Tabla 4. Diagrama de flujo Sub Proceso Control de guas 1/2

Tabla 5. Diagrama de flujo Sub Proceso Control de guas 2/2

ANEXO 1 especificaciones de revisin

Especificaciones generales revisin empresas

Remitentes, medidas, cantidades, documentos de referencia,

informacin del destinatario, destinos, orgenes.
Las planillas de CLIENTES, cuando tiene observaciones,
medidas u otras especificadas escritas por funcionarios de
MyS es necesario corroborarlas en el sistema.

Empresas especiales
INGEOMEGA: Remitente en observaciones Obligatorio documento
de referencia.
DLM: Documento de referencia (Cdigo de barras), se debe ingresar
nmero completo se debe ingresar nmero de campaa.
Especificaciones en contenido: 0000 (4 dgitos) CATALOGO, EXTRA
O PREMIO, 74 CAMBIOS, 71 72 PEDIDOS, En CONTENIDO NO
puede decir: Ropa, confeccin, documentos, STICKER se deben
comparar con planilla y sistema, se agrupan por zonas, se hace de
paquetes organizados al departamento de facturacin al
departamento de facturacin.
Si es necesario que MyS ingrese la informacin al sistema (AFORE)
se debe especificar en observaciones.
FEDERACION NACIONAL DE CAFETEROS: Documentos de referencia,
no confundir con CAFICULTORES.
AVON: Remitentes en observaciones, dependen del origen Documentos de referencia Se puede confundir con Refricarga.
Fundacin medico preventiva: Documento de referencia Seguros.
Energa integral andina: Seguros - Cantidades Lios Medidas Todo debe tener - documentos de referencia - Se le informa
contacto para reporte de novedades
Sonda de Colombia: Equipos electrnicos - Orgenes
FUREL: El documento de referencia es el CENTRO DE COSTO,
NUNCA es el nmero de planilla o gua.
EDATEL: Se confundida con SONDA, FUREL O ENERGIA INTEGRAL
ANDINA.
C&F INTERNATIONAL: El documento de referencia, es el cdigo de
barras de la gua generada por C&F INTERNATIONAL. Se ordenan
por consecutivo nmero de gua - Se debe revisar: Fecha, municipio
y cantidad.

CROYDON: El documento de referencia es el nmero de factura - El

valor declarado es el valor asegurado - Se debe cortar y ordenar por
nmero de gua - Se debe entregar a facturacin.
COFERRINI: Fecha, destino, Cantidad valor asegurado.
INSTRUIMOS: Modalidad de CREDITO y CONTRAENTREGA.
COREDI: Origen principal JAIR OSPINA (MARINILLA), Se debe
confirmar los orgenes diferentes poblaciones.
FINANCIERA JURISCOOP
860.075.780

NIT:

900.688.066

JURISCOOP

NIT:

NOTA: Las empresas FINANCIERA JURISCOOP y JURISCOOP

usualmente son confundidas en el momento de aforarlas.
JURISCOOP enva regalos que deben ser especificados en contenido,
para su respectiva facturacin.
COOMEVA EPS Y COOMEVA MP: Informa contacto para novedades.
SINERGIA: Informa contacto para novedades, Consecutivo planillas
(Nmeros).
FUNDACION SECRETOS
PARA CONTAR: Verificacin de fechas,
destinos, cantidades, medidas
IPS SALUD FAMILIAR y COOSALUD: Se puede confundir, se debe
tener en cuenta que entre las 2 empresas NUNCA se realizan
envos.

BANCO DAVIVIENDA: facturacin debe tener conocimiento de las

personas responsables del envi Adriana Salazar.
INTERSAS (INDUSTRIA TECNICA DEL REVESTIMIENTO): Medidas.
TECNOLOGIA GALOS: Si en la gua dice CONTRAENTREGA Se debe
verificar en el sistema.
SAFERBO: El documento de referencia es el nmero de gua de
SAFERBO. Se debe organizar por nmero de gua MyS y entregar a
facturacin.
C.I. LEONISA: Se organiza por fecha, se debe verificar cantidad,
destino y destinatario.
SITT CIA: Se puede confundir con IMPUESTOS DE VEHICULOS, Se
debe verificar origen.

COMERCIALIZADORA S Y E: Documentos de referencia, de no tener

soporte se debe especificar en observaciones el remitente.
ALMACEN Y COMERCIALIZADORA AGRICOLAS EL RUIZ: Verificar
origen, cantidades (lios), Si se encuentra una observacin sobre
LIOS se debe entregara a facturacin el documento.
La informacin debe estar lista en las fechas que el operario de
facturacin lo requiere.
Casos que son errores de digitacin
Generales
1. Es necesario especificar MEDIDAS en el sistema, para su
respectiva verificacin se deben escribir en las planillas.
Nota: En especial las planillas de CLIENTES se deben cubicar
y especificar por destinos.
2. Documentos de referencia: si el paquete, caja o sobre tiene
GUA MANUAL, en el momento de aforar no se puede poner
9. sin documento de referencia se debe especificar en
observaciones quien remite.
Nota: Siempre se debe tener en cuenta en las siguientes
empresas FUNDACION MEDICA PREVENTIVA, INGEOMEGA,
COMERCIALIZADORA SYE
3. Por cada envi se debe hacer GUIA, no se permite usar dos
nmeros de planilla para una misma gua as tenga el
mismo destinatario y el mismo destino.
Nota: Si en una planilla se encuentran 2 despachos para un
mismo destino y el mismo destinatario, si se puede hacer una
sola gua.
4. Se debe confirmar cantidades cuando no coincidan con la
cantidad relacionada en la planilla. Se debe informar.
5. Cuando se haga reemplazo de una gua de planillas de
CLIENTES, se debe especificar cul es el nuevo nmero.
Por empresa
1. COOMEVA EPS, COOMEVA MP, SINERGIA: Se debe tener
en cuenta el valor del seguro que tenga la planilla, si NO tiene
valor de seguro ser el mnimo $100.000.
El DOCUMENTO DE REFERENCIA es el nmero de planilla, NO
se debe en una misma gua utilizar dos nmeros de planilla.

2.

3.
4.

5.
6.
7.

Ejemplo: DOC. REF. 1020-1021 esto ser tomado como

ERROR, se debe hacer UNA GUIA POR CADA PLANILLA, si
tengan el mismo destinatario. La informacin del sobre se
debe confirmar con la planilla, si se encuentra anomalas se
debe escribir en la planilla. Los sobres que NO se encuentran
relacionados en planilla se deben escribir con letra legible al
final de una de las planillas.
D.L.M, VOTRE: En contenido: Especificar siempre si se trata
de catlogos, correo extra, o pedido: si en la mercanca no
viene especificado por algn motivo para eso estn las
planillas. Deben revisarse. Adems el consecutivo de los
sticker proporciona una idea de la clase de contenido que les
estn entregando los mensajeros.
AVON: En observaciones se debe especificar REMITENTE,
incluyendo despachos de REFRICARGA. Cuando son ORIGEN
GUARNE, el documento de referencia VIAJE: V04XXXX.
ENERGIA INTEGRAL ANDINA: Confirmar cantidades cuando
no coincidan, El destinatario no es EDATEL, se debe ingresar
el nombre que dice en la planilla, Tener en cuenta la
especificacin de UO.
INSCRA (LEBON): Se tomara como ERROR cuando no se
pega el sticker a la gua.
DISTRIBUCIONES AGRALBA: Cuando la empresa envi una
relacin como documento de referencia se debe ingresar al
nmero de factura, NO se acepta Doc. Ref. 9.
FUREL: Todos los despachos deben tener CENTRO DE
COSTOS (Documento de referencia).

SERVICIO AL CLIENTE
Funciones
1.
2.
3.
4.

Liquidar planillas de representantes

Atender quejas y reclamos de clientes y representantes.
Liberar pedidos.
Programar recogidas en municipios solicitados por correo
electrnico.
5. Enviar soportes de entrega a los clientes.
6. Enviar informes de despacho de mercanca.
7. Confirmar entrega de mercancas.

Sub Proceso liquidacin de representantes

Descripcin
El representante relaciona las guas en el Registro de envi de guas
en formato fsico o en el sistema MyS, enva las guas y dems
documentos a Servicio al Cliente (Centro), cuando llegan la
papelera que enva el representante procede a verificar que todo lo
que est relacionado En el Registro de envi de guas, si esto no
ocurre, el operario de servicio al cliente llama al representante para
notificarle que hace falta alguna gua que fue relacionada en el
formulario pero no fue enviada, el representante realiza la gestin
para hacer l envi de lo contrario las guas faltantes no se le
asigna pago en el sistema.
Cuando el representante solicita un pago, el operario de Servicio al
cliente revisa que la siguiente informacin esta correcta: saldo por
guas enviadas, los fletes enviados este en el sistema de lo
contrario ingresarlos, ingresar las guas al mdulo control de guas,
saldo por guas confirmadas, saldo por guas escaneadas, en la
opcin deduccin de prstamo ingresar la cantidad autorizada por
el representante para que le sea descontada de la deuda, luego
imprimir el comprobante de pago y entregarlo al operario de
tesorera para que proceda a pagar, hecho el pago, tesorera
devuelve el comprobante a servicio al cliente, este revisa que fue
pagado al nmero de cuenta correcto, llama al representante y le
informa la cantidad que le pago y en qu entidad, se le enva copia
de la planilla de liquidacin al representante como prueba de pago.
Objetivos
Realizar los pagos a los representantes de manera ordenada y clara
sistematizando el proceso de liquidacin de los servicios prestados.
Responsable
Servicio al cliente
Entrada
Guas, fletes, formulario de registro de envi e guas
Salida
Liquidacin de representantes
Relacin con otros procesos
Tesorera

Sub Proceso Atender quejas y reclamos de clientes y

representantes
Descripcin
El representante se comunica va telefnica con el operario de
Servicio al Cliente en MyS para informar las siguientes novedades:
Llega la mercanca sin gua, solo llega las guas, cajas o empaques
en mal estado, cajas abiertas o con faltantes, decomiso de la
mercanca por parte de la fuerza pblica, devolucin por datos
errneos.
El operario de servicio al cliente toma nota de estas novedades,
luego llama al cliente para solicitar autorizacin de devolucin,
correccin de datos de entrega de mercanca, reposicin de
mercanca, carta de reclamacin y factura para cobro por perdidas
etc segn sea el caso.
Objetivos
Satisfacer las necesidades de cliente cuando tiene algn reclamo o
recomendacin de manera oportuna.

Responsable
Servicio cliente
Entrada
Llamadas de clientes sobre quejas y reclamos

Salida
Recibo y solucin de la queja

Relacin con otros procesos

Por parte del representante, llama a servicio al cliente a reportar

pedidos que llegaron si la respectiva gua, guas que llegaron sin el
respectivo pedido, empaque de pedido en mal estado, pedidos
incompletos, decomisos etc...

Devoluciones por datos errneos etc

Servicio al cliente llama al remitente del pedido para notificarle la
novedad recibida por el representante y este recibe del cliente:
autorizacin para devolucin, correccin de datos del destinatario
para entrega, reposicin de mercanca y carta de reclamacin y
factura para cobro por prdidas,
Servicio al cliente notifica al representante el paso a seguir

LIBERAR PEDIDOS
A principios de mes NIVI global hace el envi de pedidos a los
siguientes municipios (Caucasia, Bagre, Segovia, Remedios, Nechi,
Zaragoza)
Estos quedan en espera de ser autorizados para entregar, da a da
la empresa manda e-mails autorizando la entrega de pedidos que
fueron pagados por los respectivos destinatarios, Servicio al cliente
procede a programar la entrega y notificar al representante para
que la realice.
Cuando termina el mes se hace la revisin del pago de los pedidos,
si algn destinatario no hizo el respectivo pago la empresa enva email para autorizar la devolucin, servicio al cliente notifica al o a
los representantes para que procedan a hacer la devolucin de la
mercanca, el representante hace l envi a Medelln.
Cuando llegan los pedidos devueltos se aforan y se despachan a
Pereira.
Cuando se hace la liberacin de pedidos servicio al cliente notifica
al representante respectivo que procesa a realizar la entrega al
destinatario
Servicio al cliente ingresa en el sistema la gua de representantes
que no aforan (Bagre, Nechi, Zaragoza)
Hacen gua (Prueba de entrega) Caucacia, Segovia, Remedios hacen
guias y envan pruebas de entrega

Ingresar guias que sl sistemaque transportan los representantes de

municipio a municipio

Ceja (DLM) despacha a: Abejorral, Sonson, La unin, Argelia, Nario,

la ceja.
Caas gordas (Federacion de cafeteros): Peuqe, Uramita, Dabeiba,
frontino

Dabeiba (Federacion de cafeteros) Caas gordas

Peque (Federacion de cafeteros) Caas gordas

PROGRAMAR RECOGIDAS EN MUNICIPIOS SOLICITADAS POR

E-MAIL