Los Sistemas de Gestión de Información,

piedra angular de la Estrategia integral

de gerencia.

MSc. Lourdes Portela Lara.

Desarrollo Organizacional.
Instituto de Información Científica y Tecnológica (IDICT)
Ministerio de Ciencia Tecnología y Medio Ambiente.
Capitolio de La Habana. Prado entre San José y Dragones.
Ciudad de La Habana. Cuba
Portela@idict.cu

1
Master en Ciencias de la Educación de la Universidad Pedagógica E.J. Varona Universidad de
La Habana 1998. Especialización en Ciencias Sociales, Universidad de La Habana-1982.
Licenciada en Historia y Ciencias Sociales 1980. Con mas de 25 años de experiencia en
enseñanza pre y posgraduada, trabaja en el Instituto de Información Científica y Tecnológica
(IDICT) desde 1998 como especialista encargada de la Superación Profesional del Sistema
Nacional de Información, profesora del Diplomado de Gestión de Información, Modulo de
Gestión del Conocimiento.
Ha Participado en eventos nacionales e internacionales.

2
RESUMEN

El trabajo aborda los fundamentos teóricos del servicio de Consultoría, brindado

por el IDICT a organizaciones en general, para el tratamiento sistémico de la
información argumentado que los Sistemas de Gestión de Información dentro de la
estrategia de las organizaciones se constituyen en requerimientos para la gerencia,
tanto de los indicadores no financieros como financieros, cualidad que los hace
indispensables para establecer cualquier sistema de Gestión del Conocimiento y el
aprendizaje.

INTRODUCCION

3
El emprendizaje1 a un mundo nuevo global y competitivo es actualmente un reto
estratégico al que se enfrentan las organizaciones donde el Conocimiento, la
innovación y la aplicación de las nuevas ideas será la única ventaja competitiva
sostenible. De esta manera, la principal tarea de las organizaciones será la de
maximizar los flujos de información, conocimiento e inteligencia.

Estos cambios exigen la construcción de un nuevo paradigma económico, basado

en la tecnología de la información y en la información en sí misma, estrechamente
relacionadas con la globalización.

La aparición de este nuevo paradigma produce presiones irreversibles sobre los

modelos organizacionales y las formas de pensar y actuar, provocando una ruptura
entre estos modelos establecidos y los que se necesitan para reconstruir la sintonía
de las organizaciones con el entorno al cual ellas, supuestamente, debe ofertar sus
productos y servicios.

En este contexto las organizaciones deben pasar por un profundo proceso de

rediseño y debate colectivo interno y externo, que les permita cuestionar, revisar
y transformar sus objetivos, misión políticas y estrategias, que garantice construir
un nuevo marco orientador tanto contemporáneo como legitimo con relación a sus
realidades y al entorno que deben servir.

La información en su sentido más amplio, es comunicación del conocimiento y ha

sido fundamental en todas las sociedades En contraste, el término sociedad de la
1
El concepto emprendizaje, que en una primera aproximación se asocia a la creación de nuevas empresas, tiene un
alcance mucho más amplio. Cada vez es más extensa la literatura sobre la aplicación de este concepto a empresas ya
existentes con el fin de lograr las transformaciones organizacionales requeridas por el nuevo entorno competitivo. Es
decir emprender no-solo para generar, sino para regenerar.

4
información o sociedad informacional, indica el atributo de una forma específica de
organización social en la que la generación, el procesamiento y la transmisión de la
información se convierten en fuentes fundamentales de la productividad y el poder,
debido a las nuevas condiciones tecnológicas.

En nuestros países de América Latina no hemos resuelto aún el problema de la

información, mucho dista para proclamar nuestras sociedades informatizadas,
aunque hoy se avanza en muchos de ellos para implementar las estrategias de su
aplicación, además de manifestar preocupación y ocupación para maximizar,
compartir y conservar el "capital intelectual" que tienen las organizaciones y
hacerlas rentables en el plazo cercano para asegurar su viabilidad, en el plazo
lejano.

La sociedad cubana sensibilizada ante estos retos, se afana en crear las bases para
la introducción de la Gestión de la Información y el Conocimiento a escala
nacional, creando un conjunto de factores que pueden propiciarlo:

¾ El Sistema de Ciencia e Innovación Tecnológica.

¾ El Perfeccionamiento Empresarial.
¾ La Informatización de la Sociedad.
¾ La Política Nacional de Información.

Cada uno de estos factores inciden de modo diferente sobre las organizaciones
pero todos conllevan practicas positivas a corto plazo para el logro de este
propósito.

Euroforum, Medicion del capital intelectual. Modelo INTELEC. Madrid 1998

5
El sistema de ciencia e innovación tecnológica en sentido general se propone
alcanzar una mayor relación efectiva de las tecnologías y los procesos de
innovación con los cambios actuales y buscar nuevos paradigmas que motive la
utilización en mayor grado de las capacidades y potencialidades de las personas.

La política nacional de información establece las bases de la gestión de información

requisito para la implantación de la gestión del conocimiento y a grandes rasgos se
concreta en: La creación de una infraestructura nacional de información, impulsar
la producción y distribución de fuentes de información nacional, contribuir a la
satisfacción de la demanda nacional de información, en el desarrollo sostenible de
las redes telemáticas, en la inserción del país en la industria de la información en
el ámbito internacional, en la formación de los Recursos Humanos necesarios y el
fomento de la cultura informacional en la sociedad.

La informatización de la sociedad debe lograr la mejor utilización de la

información y la informática en el sector empresarial, la administración pública y la
gestión de la dirección estatal, convirtiéndose esta estrategia en uno de los factores
para la implantación de la gestión del conocimiento.

El perfeccionamiento empresarial persigue, tanto a nivel macro como micro, que

todas las organizaciones perfeccionen su gestión estratégica y operativa para elevar
integralmente su desempeño. Conjuntamente se inicia un programa similar para las
unidades de ciencia y tecnología, que va orientado al conocimiento, las
tecnologías, los procesos de innovación y la competitividad. La evidencia de este
proceso en ambos sectores es el diseño de organizaciones eficientes, flexibles, aptas

6
para emprender procesos de transformaciones continuas orientadas todas al
desarrollo.

La Gestión del Conocimiento va mas allá de la contribución al desempeño exitoso

en el plano económico, constituye un enfoque gerencial donde se integran el
conjunto de valores que aportan los colectivos de personas que conforman la
organización y permite preparase para el futuro no solo sobre la base de los valores
materiales y financieros disponibles sino también sobre la base del conjunto de
valores intelectuales, morales, culturales y de relaciones. En particular la Gestión
del conocimiento permite aprovechar, incrementar y proteger los conocimientos
adquiridos por la organización.

Nuestra organización, encargada de trazar los lineamientos generales para el

sistema de información del país tiene implicaciones en el cumplimento a nivel
macro y micro de estos lineamientos, sin embargo, en este trabajo pretendemos
compartir nuestra concepcion teórica resultante de la experiencia acerca del papel
que desempeñan los Sistemas de Gestión de Información integrados a la estrategia
de las organizaciones en el proceso de toma de decisiones y la contribución de
estos a la gestión del conocimiento a través de uno de nuestros servicios, las
Consultorías.

El servicio de Consultoría2 comenzó a brindarse en nuestra organización en 1999

dirigido y adecuado a las condiciones de nuestro desarrollo y a la necesidad de
nuestros clientes para la identificación, la solución de problemas y la toma de

2
Es el servicio prestado por una persona o grupo de personas independientes y calificadas para la identificación e
investigación de problemas que recomiendan, respecto a la política, organización, procedimientos y métodos la
acción adecuada y pueden proporcionar ayuda en la puesta en práctica de estas recomendaciones. Milan Kurb

7
decisiones estratégicas, lo que nos obligó a diseñar un servicio que se denominó
“Consultorías de tipo A” y “Consultorías Especializadas o de tipo B “.

Las “Consultorías de tipo A” dirigidas a realizar el diagnóstico del subsistema de

información de la empresa para la conformación del expediente del
Perfeccionamiento Empresarial le proporciona a nuestros clientes conocer el
desperdicio, el retrabajo, el costo y la eficiencia de todos los procesos de la
organización y dar todos los elementos requeridos para diseñar el sistema que será
mas económico y efectivo en la medida que se monte en una plataforma
tecnológica lo mas avanzada posible.
El diagnóstico del Sistema de Información permite detectar la existencia de islas de
información, los niveles de utilización o subutilización de la información
disponible, la duplicidad en cuanto a la generación, procesamiento, distribución,
etc. de la información que conlleven a elevados índices de desperdicio y retrabajo,
la funcionalidad y disfuncionalidad en la generación, distribución y uso de la
información en los procesos de toma de decisión de las organizaciones.
Este tipo de servicio genera al mismo tiempo la revisión completa de la situación
de la empresa respecto a:
La identificación, adquisición, generación, tratamiento y uso de los recursos de
información de carácter interno en correspondencia con la misión y objetivos de la
organización, el estudio de los recursos de información identificados por los
Clientes en cuanto a: disponibilidad, generación, organización, medios y formas de
distribución, utilización y necesidades identificadas y no cubiertas.

Las Consultorías de tipo B, dirigidas a la realización de diagnósticos

organizacionales, Identificación y diseño de los flujos de información,

8
Identificación de los recursos de información de la organización y conocer los
necesarios y al diseño de sistemas de gestión de información.
Las experiencias que hemos tenido en este tipo de consultorías nos han permitido:
Confeccionar el Sistema de Gestión de Información soportado en una Intranet
Corporativa con sistemas de bases de datos propias y vínculos a otras bases de
datos, a portales y otros sitios web de interés. Así como la creación de condiciones
para que la Empresa pueda acometer trabajos de inteligencia (subcontratados
preferiblemente) que permitan un mayor y mejor reposicionamiento en el mercado,
el diseño del flujo actual y propuesta de nuevo flujo.

La Salidas o resultados de esta etapa permite a las Empresas identificar las

fuentes de información internas que constituyen recursos y no se tenían
identificadas, determinar la información externa que constituyen recursos y no se
conocen o no se identifican como tales.

Estos resultados son posibles a partir de tratar la información en su dimensión

estratégica y como un activo mas de la organización que hay que gestionarlo con un
enfoque sistémico.
Las fundamentación teórica de este servicio descansa en:
¾ Gestionar la información estratégicamente.
¾ Comprender la dimensión metodológica de la información.
¾ Diseñar Sistemas de Gestión de Información partiendo de los anteriores
postulados y utilizando las TIC como soporte.
¾ Asumir que la gestión de la información constituye soporte de la gestión del
conocimiento organizacional.

LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN EN SU DIMENSIÓN ESTRATÉGICA

9
"La información está compuesta de datos y hechos organizados, el conocimiento

consiste en verdades y creencias, perspectivas y conceptos, juicios y expectativas,

metodología y 'know-how'".3

De este concepto preliminar se puede deducir que sin información no se puede

alcanzar el conocimiento; pero el conocimiento requiere una apropiación individual
y una validación que sólo se consigue en la modificación de actitudes, y encierra
un conjunto de hábitos y habilidades que si bien pueden ser transferibles
teóricamente, necesitan de la experimentación individual para ser concebidos como
conocimiento, por lo que la simple existencia de información no implica
necesariamente la elaboración y apropiación de conocimiento. Igualmente, una
decisión informada (con conocimiento de causa) presupone la existencia de
información organizada con ese fin, pero la simple existencia de información
organizada para la toma de decisiones no genera decisiones ni acción.

Debe existir un proceso de Gestión de información, concebido como sistema que

vincule la información, la decisión y la acción, e involucre las cadenas de
decisiones afectadas por varias redes de relaciones entre actores que poseen
diferentes funciones e intereses asociados a las decisiones y los impactos de éstas,
que rebase la estructuración de los activos tangibles en el momento actual para
revelar el futuro previsible de estos sobre la base de las particularidades del capital
intelectual.

3
Lefrere, Paul y Jones, Geoff:, "Knowledge Management: a Strategic Agenda", Long Range Planning, Vol. 30, No.
3, pp. 385 a 391, 1997, Elsevier Science Ltd.

10
Los Sistemas de Gestión de Información penetran los tres componentes del Capital
Intelectual (el capital relacional, el estructural y el humano) convirtiéndose en
vehículos para facilitar su desempeño, si los gerentes y usuarios del SGI piensan y
actúan bajo la influencia de una cultura organizacional y el pensamiento
estratégico.

La cultura organizacional es uno de los elementos claves de toda organización y en

ella se encuentran un conjunto de valores y formas de llevar a cabo las tareas dentro
de la organización aceptada por la mayoría de sus miembros. La información forma
parte de la cultura y al mismo tiempo ella constituye un elemento a tener en cuenta
y a desarrollar, por eso hablamos de Cultura Informacional dentro de la Cultura
Organizacional.

La Cultura Informacional significa reconocer los beneficios de usar la información

y las nuevas tecnologías de información y comunicación, eliminar los rasgos de
centralización de la información y de poder alrededor de la información, motivar y
garantizar la participación de todos como clientes y proveedores del Sistema de
Información creado.

Este escenario de trabajo basado en la información y el conocimiento, y entroncado

en la actividad de las personas como fuente de riqueza, romperá muchos de los
paradigmas de la organización tradicional del trabajo, nacida de los principios del
diseño de las organizaciones industriales

Toda estrategia es una hipótesis conformada por una serie de objetivos que se
relacionan entre sí, a través de una secuencia de causa y efecto. El pensamiento

11
estratégico desde la perspectiva de un SGI articula al menos cuatro elementos de la
alta gerencia:
1 Una visión estratégica sobre la importancia, necesidad, contribución y
factibilidad de un SGI en la organización que no sólo tributa a la toma de
decisiones, sino que se integra en la estrategia de negocios y desde allí se proyecta
a revelar el futuro de la organización a partir de mejorar los procesos internos, el
aprendizaje y el conocimiento organizacional,
2 La convicción de que un SGI es imprescindible para el mejoramiento de
la dimensión de servicios de la organización,
3 La voluntad para patrocinar y participar del desarrollo de un SGI en la
organización,
4 La decisión política de asignar recursos financieros y talentos
profesionales en el proceso de desarrollo del SGI.

La dimensión estratégica de los Sistemas de Gestión de Información pone en juego

los factores Cliente, Negocio Interno, Innovación y Aprendizaje, y Perspectiva
Financiera, posibilitando el proceso de transformación de los activos intangibles en
clientes, mejora de procesos, en resumen en resultados financieros tangibles.

DIMENSIÓN METODOLÓGICA DE LA INFORMACIÓN

La Información es la materia prima más importante y más olvidada por la gerencia

en los procesos de la toma de decisiones, en la actualidad esta actitud puede
transformarse en un factor de vulnerabilidad y puede incluso determinar la
extinción de muchas organizaciones. La falta de información oportuna pertinente y
relevante puede constituir una de las mayores limitantes de la gerencia eficaz y
eficiente, la toma de decisiones adecuadas y de manera eficiente constituye un

12
proceso fundamental de la gestión, en el que la información es un recurso crucial y
critico, concebida como un bien económico y un recurso productivo.

Los administradores y gerentes requieren información para desarrollar políticas

institucionales de buena calidad, lo que hace que vivamos en una época de
continua espiral de la información y el conocimientos, motivado por el constante
cambio, en la que el problema principal no es sólo conocimiento en sí, sino, como
la capacidad de aprender que conlleva la necesidad de aprender a aprender y al
mismo tiempo desaprender.

La correcta elección del camino más adecuado en cada situación específica, exige
obviamente información relevante, captada tanto del entorno interno como del
entorno exterior a la organización y en todos los casos el éxito depende de la
correcta medición de la actuación empresarial, que revele si la estrategia adoptada
produce los resultados previstos y deseados, si permite una correcta adaptación al
entorno, o bien, por el contrario, dicha medición señala la necesidad de efectuar
cambios en los objetivos y en las propias estrategias, ya sea para aprovechar
nuevas oportunidades de explotación, o bien con el fin de perfeccionar o incluso
rediseñar algunos de los procesos de la organización, con miras a asegurar la
mejora continua en la búsqueda de la excelencia que exige el liderazgo,
compromiso y el mantenimiento del nivel de competitividad alcanzado.

Para lograr excelencia en los resultados hay que integrar diferentes áreas de la
empresa a partir de su planificación, lo que representa un vuelco en el concepto
tradicional de gerencia, al asumir ahora una posición de autocontrol, en la que los

13
Sistemas de Gestión de Información (SGI) juegan un importante papel, si se
elimina la departamentalización de la información

En lo más profundo de este cambio se encuentra en nuestra capacidad de organizar

las entidades integradas en torno a los recursos humanos, la información y el
conocimiento y no a departamentos o áreas. Hacer que el conocimiento se
transforme de forma productiva, generando procesos económicos, que añaden valor
a los clientes. Esa será la clave del pensamiento de gestión de las empresas.

Por ello, antes de pensar en la tecnología soporte de este nuevo devenir, es quizá
previo reconsiderar el significado de la “información”. Capturar, clasificar,
producir, combinar, ordenar, almacenar, distribuir, relacionar e intercambiar
información y conocimiento, de una manera sistémica en las organizaciones y entre
las personas constituye una de las disciplinas del futuro. Para que esta disciplina se
desarrolle armónicamente se requiere de la cooperación de cuatro factores:

• Las Tecnologías de la Información. Principalmente las telecomunicaciones y

la informática.
• El factor humano como valor clave de la empresa. Nueva concepción del
valor aportado por el trabajo y por los sistemas de motivación.
• Nuevas organizaciones empresariales, basadas en la flexibilidad de cambio,
en competencias actualizadas y en procesos de alto valor añadido para los
clientes.

Organizarse para la “ información ” es, por tanto, un camino de aproximación al

escenario empresarial que se avecina en los próximos años y cuyos albores están ya

14
presentes en los planes y acciones inmediatas de muchas organizaciones, que
consideran a la información, además, como un recurso metodológico para penetrar
en la funcionalidad organizativa.

¿Qué es un sistema de Información Gerencial?

Existe una marcada diferencia entre Los Sistemas de Gestión de Información Y

Los Sistemas de Información Gerencial

Aparecen en la literatura diversas definiciones de SIG. Para Davis y Olson (1985),

el SIG es un sistema integrado, computarizado, utilizado para proveer la
información de apoyo a la operación, el manejo y la toma de decisiones en una
institución. En general un SIG utiliza equipos (hardware) y programas (software)
de computadoras para producir la información necesaria, además de contar con:

¾ Manual de Procedimientos,
¾ Modelo de análisis,
¾ Modelo de planificación, modelo de control y de toma de decisiones y
¾ Base de datos.

A pesar de las definiciones de SIG que puedan existir es importante señalar que en
la práctica, sus componentes dependen de la estructura y necesidades de
información de cada organización, sin embargo hay algunos elementos que deben
ser considerados:
¾ Elementos operativos,
¾ Elemento de apoyo a las decisiones,

15
¾ Las actividades gerenciales,
¾ Las funciones organizacionales.
Los elementos operativos son aquellos indispensables y necesarios para que los
sistemas puedan opera. Los tipos de equipos (hardware y software),
procedimientos, bases de datos y el personal que va a operar el sistema, todo debe
ser escogido a partir de las necesidades y fines del SIG.

Elementos de apoyo a decisiones, son las formas que el sistema apoya a la toma de
decisiones gerenciales, incluye reglas internas de programación estructuradas que
permite que la decisión se tome de forma programada. Son las rutinas internas para
las decisiones que se repiten continuamente.

Las actividades gerenciales que apoyan la gestión pueden ser clasificadas por
jerarquías y van desde la planificación estratégica hasta la operativa, incluyendo su
control, en cada uno de los niveles de decisión.

La estructura del sistema no tiene un patrón determinado, se adecua a las funciones

de las organizaciones y a los objetivos de transformar datos en información
relevante para la toma de decisiones en los diferentes niveles gerenciales de las
organizaciones. Este sistema debe ser capaz de articular todas las áreas de la
organización (en las cuales existen subsistemas de información) y debe cumplir con
los principios de simplicidad y flexibilidad.

Para crear un SIG debemos considerar un conjunto de elementos:

¾ Enfoque integral del proceso de planificación seguimiento y evaluación.

16
¾ Identificación precisa de los subsistemas
¾ Sentido práctico y objetividad.
¾ Identificación de los flujos de información entre los subsistemas del SIG

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN? (SGI)

Parece un simple juego de palabras, pero en este caso se trata de gerenciar la

información en sí. Gerenciar aquella información generada dentro y fuera de la
organización que posibilita mejorar directamente la posición competitiva de la
organización, alterando inclusive la naturaleza, el comportamiento o la orientación
de los negocios. Es el Sistema de Información que forma parte de la estrategia de
los negocios, no se trata simplemente de apoyar la estrategia o tributar a ella, sino
que el impacto potencial de los SGI constituya un ingrediente fundamental en el
proceso de desarrollo de la estrategia en el momento mismo de formularla. Se
pretende adoptar perspectivas más creativas, a partir de las aportaciones del SGI,
ver las nuevas oportunidades para los negocios y mejorar la posición competitiva.

Esta nueva orientación supone dos momentos indisolubles. En primer lugar, una
apertura de la organización hacia el entorno, convirtiendo a los competidores,
clientes, proveedores etc. en el elemento instigador para utilizar de diferente
manera los SGI, ya sean para obtener ventajas o para evitar incurrir en desventajas.
En segundo lugar una orientación para que el primer nivel de dirección se involucre
mas en el SGI antes, incluso, de proyectar las estrategias, porque la búsqueda de
oportunidades de forma inteligente y ordenadas brotan del SGI.

Los SGI permiten:

17
¾ Comprender la marcha de las organizaciones desde un enfoque analítico(donde
queremos estar), evaluador (donde estamos) y creativo (donde podríamos estar),
¾ Develar oportunidades que merezcan ser explotadas y contrarrestar amenazas,
¾ Establecer los factores que resulten críticos y las necesidades asociadas al SGI,
¾ Estudiar el impacto de los SGI en la posición del negocio y buscar nuevas
oportunidades.
Este enfoque integral del proceso de negocio basadas en la información, requiere
que la organización sea vista como un sistema de flujos de información entre las
diferentes áreas o departamentos y sus subsistemas de información y parte de la
premisa de que los procesos y subprocesos de las organizaciones tienen que estar
interrelacionados entre sí y con su entorno, esta interrelación se plasma en los
flujos de información tratados sistémicamente.

El tratamiento sistémico y sistemático de la información interna que brota de los

procesos de las organizaciones es capaz de revelar el retrabajos, el desperdicio y
las islas de información, en resumen la ineficacia de los procesos internos de las
organizaciones.

La identificación precisa de los subsistemas es esencial para que el sistema opere

eficientemente. Cada módulo o subsistema debe cumplir su papel de generar
información especifica para las diferentes instancias, subprocesos y diferentes
niveles gerenciales, pero a la vez contemplar las diferentes variables propias de su
gestión y permitir la integración de la información que cada uno genera.

18
La elaboración de un SGI no debe realizarse sobre ideas hechas de otras
organizaciones sino sobre la base de las necesidades de cada organización, lo que
no significa que no se adapten las mejores prácticas.

La identificación de los flujos de información entre los subsistemas del SGI puede
visualizarse como la secuencia de acciones de los datos provenientes de cada
proceso que transformados en información, actúan como insumo y producto de
otras áreas o departamentos La incorporación de los flujos de información
constituye insumos básicos de los elementos operativos (procesos, subprocesos),
de apoyo a las decisiones y para modificar las estrategias o proyectar nuevas.

La toma de decisión en todos los sentidos y para cualquiera de las actividades que
se acometen en las organizaciones requiere de información oportuna, precisa e
inmediata. Esta información rebasa los limites de la científica y técnica. abarca
todos los tipos: ambiental, cultural, política, de mercado, precio, contable,
financiera, histórica, de patentes y marca, tecnológica, estadística, etc. tanto de
carácter interno como externo de la organización

De manera equivocada, se piensa que sólo con la adquisición de tecnologías de

información y comunicación se resuelven los problemas de la información
necesaria para la toma de decisiones. El diseño de un sistema de gestión de
información precisa de:
Un análisis previo de las necesidades de Información de la organización,
Un diagnóstico de la situación.

19
 Una auditoría de información que permita conocer los recursos de
información disponibles y los que faltan, para qué y quienes lo utilizan, que valor
se le añade en su uso, entre otros.

El diagnóstico debe permitir conocer el desperdicio, retrabajo, costo y

eficiencia de toda la actividad y dar todos los elementos requerido para diseñar el
sistema que será el más económico y efectivo.

Este paso del establecimiento de los sistemas de Gestión de Información registra

los procesos internos y permite identificar los procesos críticos de éxito para
mejorarlos, eliminar los despilfarros y reducir costes a fin de satisfacer mejor a los
clientes, aumentar la rentabilidad que establece la excelencia en cada uno de los
departamentos que integra la organización, enfatizando en la competencia principal
de la empresa y la tecnología requerida para alcanzar el liderazgo del mercado.

Para este indicador deben llevarse a cabo continuas mediciones que reflejen el
impacto de las medidas y las acciones de los empleados, en este aspecto los
sistemas de información adquieren un rol protagónico, pues son los que van a
suministrar todos los datos que permitan posteriormente detectar las fallas y
corregirlas.

Un sistema de gestión de información debe reunir bases de datos actualizadas y un

sistema de análisis (informatizado) con el objetivo de proporcionar a los decisores
y a todos los empleados el acceso oportuno a la información que cada nivel de la
organización requiere, lo que significa que este sistema reúna la información de
distintas partes de la organización y la haga accesible a todos los que la necesiten.

20
Las Bases de datos están sistemáticamente enfocadas a áreas especificas de RRHH,
presupuestos y finanzas, proveedores, clientes. En segundo lugar deben estar
dirigidas al control de los procesos de las organizaciones, sus resultados parciales y
finales así como otras informaciones como; relaciones con otras instituciones, para
garantizar el monitoreo de la competencia, la implementación de sistemas de
calidad, la conformación de planes de negocios, el desarrollo de procesos de
innovación. Ambos tipos de información deben estar integradas en el sistema de
gestión de información.

Es importante tener en cuenta que los resultados que se obtiene de un S G I

dependen de la calidad de la información y su validez, por otro lado la información
derivada del SGI dependerá de la exactitud y la eficiencia de los procedimientos
usados en la recolección de la información sobre insumos procesos y resultados,
por lo que en este sentido el diseño del sistema debe garantizar que los flujos de
información en la organización sean lo más exactos posibles de manera que la
información que salga del sistema sea correcta y lo mas ágil posible y pueda
considerarse como inteligencia organizacional. La información como inteligencia
constituye un recurso indispensable que es usado para trazar la estrategia de
negocios y para la toma de decisiones por parte de la alta gerencia

Una vez establecidos los flujos de información y determinada la información

relevante que forma parte de la estrategia, puede utilizarse una herramienta que
esta considerada como la memoria electrónica de las organizaciones: La Intranet
Corporativa.

21
"La Intranet es la plataforma de comunicaciones de un grupo de trabajo; el "cerebro
electrónico" al que se conectan los empleados”4

La Intranet permite un uso descentralizado, con diversos niveles de seguridad,

almacenamiento centralizado de archivos, registro de ingreso y salida de
documentos, alerta de cambios, grupos de noticias, discusiones por circuitos de
correo electrónico y la capacidad para agregar URLs y vincular bases de datos. No
obstante, ninguna Intranet es realmente típica.
Tiene que haber un cerebro detrás de este esfuerzo y su éxito esta en el tratamiento
que se dé a la información en la organización.

¿Que permite la Intranet?

Mantener a la gente en contacto. Permite que los empleados, aunque estén en

localidades distantes, se sientan parte de la Organización, no elimina por completo
la necesidad de una interacción cara a cara, pero - paradójicamente - pueden
mejorar las reuniones que tienen lugar. Facilita la capacitación y compartir el
conocimiento: Al ingresar, cada empleado ve una pantalla adaptada a su función y
a su nivel, con programas de capacitación, estructura de la organización, funciones
etc.

Desde este punto de vista, el SGI soportado en una intranet llega a satisfacer las
perspectivas de aprendizaje e innovación porque proporciona la infraestructura
necesaria para el aprendizaje organizacional. Las empresas tienen que incluir
dentro de sus valores y formas de medición la capacidad de innovar y mejorar,

4
Steve McCormick, consultor de Watson Wyatt Worldwide.

22
como única forma de asegurar el éxito, una Intranet posibilita trasmitir las mejores
prácticas y compartir conocimiento.

El aprendizaje y la innovación se transforman en los inductores esenciales para

conseguir los resultados deseados en los procesos internos y con los clientes, y
todas pueden confluir y gerenciarse con el establecimiento de un coherente sistema
de información soportado electrónicamente.

A las empresas les pagan por crear riquezas, no para controlar costos. Para lograrlo,
se necesita información que permita a los ejecutivos formar juicios bien
fundamentados, sobre 4 aspectos medulares que se convierten en indicadores de
diagnostico de la organización: la información básica de la organización, la
información sobre productividad, la información sobre la competencia, y la
información sobre asignación de recursos escasos.

Los 4 tipos de información anteriormente mencionados dirigen sólo la táctica del

negocio en un momento dado. Para la estrategia, se necesita información
organizada acerca de: medio ambiente; mercados; clientes y no clientes; tecnología;
finanzas globales, y cambios en la economía mundial, entre otros aspectos

El establecimiento de los SGI soportados por la tecnología tiene una marcada

orientación al cliente (en su acepción amplia) y permite evaluar los registro de
ventas, índice de precios, grado de satisfacción, retención, adquisición y
rentabilidad de los clientes, dando la posibilidad de orientar su satisfacción no sólo
disminuyendo los costos sino también mejorando la calidad, flexibilidad, plazos de

23
entrega y servicio posventa y participación en el mercado, decisión que puede
tomarse a partir de la información proporcionada, y ésta al mismo tiempo puede
conducir el negocio por otros derroteros.

CONCLUSIONES:

Los Sistemas de Gestión de Información constituyen hoy, no sólo soportes de los

negocios, sino, además, un instrumento de ventajas competitivas sostenibles al
permitir gestionar los activos tangibles e intangibles y convertirse en una
herramienta integral de gerencia.

Considerar a la información base del conocimiento, la inteligencia y el talento

organizacional, como única fuente de ventaja competitiva sostenible, coloca a las
organizaciones en condiciones para el aprendizaje y la innovación.

Los servicios de consultoría en Gestión de Información deben abordarse de forma

integral y sistémica teniendo en cuenta la dimensión estratégica y metodológica de
la información

24
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