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En los procesos de toma de decisiones en mantenimiento muchas veces se requiere conocer el costo real
para realizar alguna intervencin, esto permite comparar con otras opciones, como seleccionar otro tipo de
estrategia de mantenimiento, verificar si las tareas son costo-efectivas, contratar o comparar propuestas.
La concepcin de que el costo de la mano de obra es fijo es generalizada, por eso no siempre se analizan de
manera adecuada lo cual ha ocasionado que estos costos no se distribuyan de la manera correcta, y no
incluyan todos los costos asociados de manera real y precisa.
Un grupo de mantenimiento incluye personas que dirigen, que gestionan y que ejecutan, pero en las rdenes
de trabajo slo se registran los mantenedores y por eso los supervisores, ingenieros, planeadores,
programadores, responsables de herramientas y en ciertos casos responsables de almacenes y de compras
no estn comprometidos de manera apropiada.
Es bastante comn que los sistemas de administracin de mantenimiento por computador permitan registrar
las horas reales que se usaron en una labor determinada y tambin de la misma manera se registran tarifas
por hora por especialidad o especialista y de esta manera el costo de la actividad es el producto de los dos
valores.
La pregunta que normalmente se hacen los administradores a todo nivel y en diferentes grupos de trabajo en
una empresa es: por qu los valores obtenidos como costo total de mantenimiento difiere tanto del que se
obtiene en un sistema contable?, y para esto hay varias explicaciones: la primera, las horas registradas no
son reales, ya que a veces no se registran todas las horas asociadas a la labor, horas de espera,
aprovisionamiento de recursos, horas de prueba, entre otras. En otros casos la tarifa no es la correcta porque
incluyen generalmente slo el salario y las prestaciones sociales, tales como pago de salud, pensiones,
riesgos y beneficios que entrega la empresa.
Este artculo muestra una aproximacin muy precisa de los diferentes costos que asume una compaa para
prestar un servicio integral de mantenimiento y cmo relacionarlos en la tarifa de mano de obra.
Para determinar el costo de una intervencin en una orden de trabajo (O.T.) es necesario establecer los
diferentes componentes del costo y calcular su contribucin a la tarifa. Este valor integra en un costo unitario
los diferentes conceptos, adems debe permanecer estable durante un lapso tal que la gestin sea medida en
periodos de tiempo suficientemente largos como para registrar acontecimientos que puedan afectarla.
Una premisa fundamental para el clculo de las tarifas, es que en los valores "cargados" a las rdenes de
trabajo se debe recuperar toda la inversin para prestar los servicios de mantenimiento, representada en
costos directos e indirectos en los que se incurre en un periodo dado; si estos costos estn presupuestados
apropiadamente, los valores resultantes reflejarn esta situacin planeada; pero no necesariamente un
desfase entre lo presupuestado y lo realizado significa una mala ejecucin, sino que puede ser una mala
gestin de presupuestos, porque un buen presupuesto parte de un buen conocimiento de los consumos y
recursos de periodos anteriores, adems de una definicin correcta de las estrategias de mantenimiento.
COSTOS DE LA MANO DE OBRA
Para cargar consumos de mano de obra directa de mantenimiento en una orden de trabajo se utiliza una
tarifa por hora/hombre de cada una de las especialidades de mantenimiento, aunque puede hacerse por
especialista sin que cambie el proceso de clculo, sin embargo este nivel de detalle no agrega un valor
significativo al anlisis si se tiene en cuenta el esfuerzo realizado.
La tarifa est basada en el salario bsico, y en una serie de factores que afectan y aportan al valor
hora/persona y que no se pueden describir explcitamente en las rdenes de trabajo.
Los costos indirectos generados por la organizacin de mantenimiento tienen como fin la administracin de la
mano de obra directa. El mecanismo que asegura que los costos indirectos sean distribuidos en las rdenes
de trabajo es su involucramiento en el clculo del costo de mano de obra directa, debido a que en todas las
rdenes de trabajo existe al menos una especialidad asignada, pero no todas necesitan materiales ni
herramientas que son costos directos de fcil asignacin a labores definidas.
Dentro de los costos indirectos se encuentran todos los costos de mantenimiento que no se pueden cargar
directamente en una orden de trabajo, su total corresponde al presupuesto o gasto real propio de los centros
de responsabilidad de mantenimiento. Este costo es distribuido mediante la tarifa por hora hombre directa,
asignada a las rdenes de trabajo.
SALARIO BSICO PONDERADO
Antes de analizar cada uno de los factores, se debe determinar un valor promedio ponderado de los diferentes
tipos o categoras que tiene una especialidad; la Tabla 1 ilustra un ejemplo de la forma como se puede
calcular la tarifa/hora de mano de obra: si existen cinco tipos de especialistas relacionados, el clculo de la
tarifa se puede hacer para una de ellas que globalice las especialidades o puede hacerse discriminadamente,
debe tenerse en cuenta que un control detallado no necesariamente mejora la gestin de costos.
ESPECIALIDADES
CANTIDAD DE PERSONAS
SALARIO BSICO
Mecnico D
$2,000
Mecnico C
$2,500
Mecnico B
$3,000
Mecnico E
$1,500
Mecnico A
$4,000
SUMA
17
Tabla 1
I.
1.Factor salario
Es un factor fijo que es uno (1) y representa el valor que es afectado por los que se van a calcular a
continuacin.
I.
Ejemplo:
SALARI
PERSONAL
% que
No. DE
VALOR
ADMINISTRATIVO
DEDICA
BSICO
PERSONAS
TOTAL
Superintendente
10%
10.000
1,000
mantenimiento
20%
3.000
1,200
Planeador
50%
3000
3,000
Supervisor
50%
2.500
2,500
Asistentes
30%
1.500
450
8,150
Ingeniero de
TOTAL
Tabla 2
Gastos administrativos del rea (energa, agua, papelera, entre otros) por ao: 36,000
Teniendo en cuenta los datos anteriores y la frmula para el clculo del factor de administracin, se obtiene:
Factor administracin:
Para este caso, se obtuvo un factor de 0.42 para los costos administrativos que incluyen el personal y gastos
de papelera y servicios como energa y agua.
4. Capacitacin y consultoras
Relaciona un valor promedio por persona al dividir el dinero invertido en un periodo que generalmente es de
un ao en entrenamiento, formacin, consultoras y asesoras exclusivas del rea de mantenimiento, este
valor se relaciona con el salario bsico mensual.
Ejemplo:
COSTOS
VALOR
20,000
80,000
60,000
SUMA
160,000
Tabla 3
Ejemplo:
VALOR CAJA DE
ESPECIALIDADES
CANTIDAD DE PERSONAS
HERRAMIENTAS
Mecnico D
$5,000
Mecnico C
$3,750
Mecnico B
$8,000
Mecnico E
$3,000
Mecnico A
$8,000
Tabla 4
COSTOS
VALOR
5,000
36
Tabla 5
VALOR
Herramienta compartida
250,000
60
17
Tabla 6
El valor de la herramienta compartida para este grupo de mecnicos corresponde a un factor de 0.1
7. Transporte
COSTOS
VALOR
1,950
17
No. de vehculos
Tabla 7
Los costos en los que se incurre para el transporte del personal operativo generan un factor de 0.09.
8. Gastos de viaje
Si los gastos de viaje siempre se pudieran definir para un trabajo especfico, serian costo directo, ms en los
casos en los cuales los tcnicos permanentemente generan esos egresos para diferentes labores, es ms
lgico determinar el costo mensual por persona y relacionarlo con el salario bsico ponderado.
El costo de gastos de viaje del personal puede ser el valor presupuestado o el histrico, pero expresado en
[$/mes].
COSTOS
VALOR
5,000
Tabla 8
COSTOS
VALOR
72,000
Tabla 9
Los costos de comunicaciones que incluyen los costos de radios, celulares, internet e internet, corresponden a
un factor de 0.14
10. Consumibles
Con este factor se cubren las compras por cajas menores y otros consumibles que se utilizan dentro del
cumplimiento y ejecucin de la orden de trabajo, tales como soldadura comn, tornillera, detergentes,
algunos lubricantes, telas, disolventes; para los cuales la determinacin precisa en una labor es dispendiosa y
poco til.
Se puede usar un valor presupuestado o un valor real y relacionarlo con el salario bsico ponderado.
Se debe realizar una clasificacin de los materiales indirectos o consumibles, considerando que estos
corresponden a materiales que aunque se utilicen en la ejecucin de un trabajo no se pueden ni medir ni
cargar directamente a una unidad especfica o equipo.
Ejemplo:
COSTOS
VALOR
Costo consumibles / ao
18,000
Tabla 10
Los consumibles utilizados por este grupo de mecnicos generan costos que representan un factor de 0.04.
En nuestro prximo nmero veremos la integracin de los anteriores factores para determinar el costo de
tener un tcnico de mantenimiento, as como de otros factores y efectos a considerar.
Curriculum
CARLOS
MARIO
PEREZ
JARAMILLO
( carlos.perez@soporteycia.com"> carlos.perez@soporteycia.com)
Ingeniero mecnico. Especialista en sistemas de informacin. Especialista en gestin de activos y gerencia de
proyectos y master en gestin de proyectos, negocios y administracin de activos fsicos. Profesional en
RCM2 de Aladon Network. Certificado como Endorsed assessor y Endorsed trainer del Institute of Asset
Management.
Asesor y consultor de direccin y gerencia de mantenimiento. Ha desarrollado y apoyado la aplicacin de
modelos de gestin de activos en compaas del sector alimenticio, de minas, petrolero, petroqumico, textil,
servicios pblicos, entretenimiento y energtico. Instructor en RCM, confiabilidad, anlisis de fallas,
planeacin y programacin de mantenimiento, costos, indicadores de gestin de mantenimiento, anlisis del
costo del ciclo de vida y en el estndar PAS 55 para la gestin ptima de activos.
Ha trabajado en la divulgacin, capacitacin y aplicacin de RCM2, gestin de mantenimiento y la gestin de
activos en empresas en Ecuador, Per, Espaa, Chile, Argentina, Cuba, Mxico, Panam, Costa Rica, El
Salvador, Guatemala y Colombia.
Tcnicos
mano de obra
Costos
Mantenimiento
DETERMINACIN DE COSTOS
DE MANO DE OBRA DE
TCNICOS DE
MANTENIMIENTO (Segunda
Parte)
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En nuestra edicin anterior hablamos de que en los procesos de toma de decisiones en mantenimiento
muchas veces se requiere conocer el costo real para realizar alguna intervencin, esto permite comparar con
otras opciones, como seleccionar otro tipo de estrategia de mantenimiento, verificar si las tareas son costoefectivas, contratar o comparar propuestas.
Hablamos de que dentro de los costos indirectos se encuentran todos los costos de mantenimiento que no se
pueden cargar directamente en una orden de trabajo, su total corresponde al presupuesto o gasto real propio
de los centros de responsabilidad de mantenimiento, y de que este costo es distribuido mediante la tarifa por
hora hombre directa asignada a las rdenes de trabajo. La tarifa est basada en el salario bsico, y en una
serie de factores que afectan y aportan al valor hora/persona y que no se pueden describir explcitamente en
las rdenes de trabajo, factores que en nuestra edicin anterior se desglosaron y calcularon, de manera que
este artculo muestra una aproximacin muy precisa de los diferentes costos que asume una compaa para
prestar un servicio integral de mantenimiento y cmo relacionarlos en la tarifa de mano de obra.
As se procedi a analizar cada uno de los factores, y ahora continuamos con la integracin de los mismos por
parte de su autor.
FACTOR
COSTO
Salario
34%
Prestaciones + beneficios
0.8
27%
Administracin
0.42
14%
Capacitacin y consultoras
0.32
11%
Herramienta menor
0.06
2%
Herramienta compartida
0.1
3%
Transporte
0.09
3%
Gastos de viaje
0.01
0%
Comunicaciones
0.14
5%
miscelneos
0.04
1%
Total
2.98
100%
Consumibles accesorios y
10
Tabla 11
As el costo de tener disponible un tcnico de esta especialidad es 2.98, es decir si el salario es por ejemplo
1,000 unidades monetarias por mes, a la empresa le cuesta tenerlo 2,980 unidades monetarias por mes.
En el siguiente grfico puede observarse la distribucin porcentual de todos los factores.
Grafica 1
En esta grafica es posible observar como el salario y las prestaciones tienen al mayor impacto sobre el costo
de poseer un tcnico, sin embargo tambin se puede ver como hay factores que comnmente no se tienen en
cuenta a la hora de hacer el clculo de la tarifa de mano de obra, y que tienen un porcentaje significativo en
esta distribucin. Entre estos factores relevantes se encuentran los costos de administracin y los costos de
capacitacin del personal y consultoras.
Realizar este tipo de grficas permite visualizar la importancia de incluir estos factores en el clculo de
posesin de un tcnico, adems de identificar aquellos que tienen ms peso en la distribucin de los costos.
TARIFA DE MANO DE OBRA
Despus de obtener el valor del costo de posesin del tcnico, mediante la suma de todos los factores que
conforman los costos de la mano de obra, es posible calcular la tarifa de la mano de obra como se muestra a
continuacin.
La manera ms simple de expresar la tarifa de la mano de obra es:
El asunto es encontrar las horas trabajadas y disponibles; las horas trabajadas son registradas en las rdenes
de trabajo, mientras que las horas disponibles son las horas tericas de permanencia en el sitio de trabajo con
las condiciones para trabajar, para hallarlas es necesario definir el tiempo terico de permanencia de cada
persona en el sitio de trabajo y luego deducir:
Horas de vacaciones
Horas de capacitacin
Horas de incapacidad
Horas de ausentismo
Horas de festivos
242
(242 * 6)
Das de vacaciones
15
(15 * 6)
(7 *6)
1.320
Factor de ausentismo
2%
1,320*0.02=26
1.294
580
Factor de utilizacin
580/1,294=0.45
1,294
108
25
Tabla 12
Si en las rdenes de trabajo aparecen por mes 60 horas el factor de utilizacin sera de 60 horas trabajadas /
108 horas disponibles
Fuentes internacionales o nacionales indican que estos valores que son pertenecientes generalmente al rango
del 40% o el 50%.
Del total de horas disponibles que tiene una persona o especialidad en un perodo, solamente un porcentaje
corresponde a servicios realmente prestados al cliente.
Independientemente de las causas que afecten el factor de utilizacin, las horas en las cuales no se hace
"uso" de un oficio, mantenimiento debe recuperar el costo que para l representa dicha especialidad.
Por eso la mano de obra totalizada (con sus factores de costos asociados) pasa a ser un costo fijo, slo vara
de perodo a perodo el costo estndar, entonces es tarea de mantenimiento mejorar la utilizacin y as lograr
bajar el valor de las tarifas y aumentar su rendimiento.
La tendencia a "disminuir costos" prescindiendo del personal debe ser reemplazada por los objetivos de
disminuir los tiempos perdidos del personal o aumentar la productividad. Para una empresa es independiente
el pago a los tcnicos, del nivel de ocupacin de los mismos, por eso se afirma que ese costo es un costo fijo
desde el punto de vista dinero empleado por la empresa.
Conociendo la importancia de calcular correctamente el nmero de horas disponibles reales de un tcnico
para obtener la tarifa de mano de obra, se mencionan a continuacin dos escenarios que tienen efecto sobre
la horas disponibles y que deben tenerse en cuenta a la hora de realizar los clculos.
29
18
49 18 = 31
108 29 = 79
Factor de utilizacin
31/79 = 0,39
Tabla 13
Ntese la influencia de esta decisin que independientemente de la que se adopte exige que estos tiempos se
midan y se hagan anlisis tales como porcentaje de tiempo por rdenes de trabajo asignado a estos trabajos.
EL EFECTO DE LAS HORAS EXTRAS
Las horas extras mejoran aparentemente el aprovechamiento de la mano de obra, pero deben afectar el
numerador y el denominador del factor de utilizacin. Tal como lo muestra el ejemplo de la Tabla 14. Por lo
tanto no constituyen tal mejora.
15
Factor de utilizacin
Estos efectos puede ser necesario incluirlos dependiendo de las circunstancias de trabajo del tcnico y de las
situaciones que se tendrn en cuenta en el clculo de la tarifa de mano de obra.
En este artculo se evidenci como el costo de la mano de obra es no es fijo, como suele calcularse y se
mostr una manera adecuada de distribuir e incluir todos los costos asociados de posesin de un tcnico, as
como las situaciones que deben tenerse en cuenta a la hora de determinar las horas disponibles reales de un
tcnico, con el fin de calcular correctamente la tarifa de mano de mano de obra de los tcnicos de
mantenimiento