Suplemento Especial#1

Instituto de Investigaciones Elctricas (IIE)

Abrazando la

Innovacin

(SIGPROY)

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D

Sistema Institucional de Gestin

de Proyectos

ie
20 mb
15 re

Gaceta para fomentar la innovacin y la transferencia del conocimiento

www.funcionpublica.gob.mx

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Contenido

Abrazando la

Innovacin
Gaceta para fomentar
la innovacin
y la transferencia
del conocimiento
Suplemento especial No. 1,
diciembre de 2015
Directorio
Oscar Snchez Delgado
Titular de la Unidad de Polticas
de Mejora de la Gestin Pblica

04

Reportaje

Subsecretara de la Funcin Pblica

Marcela Loredana
Montero de Alba
Directora General Adjunta de Diseo
y Coordinacin de Polticas de Mejora
de la Gestin Pblica
Ricardo A. Cancino Yza
Director de Innovacin y Posicionamiento
de las Polticas de Mejora
de la Gestin Pblica
Tel. 2000-3000, ext. 4111
rcancino@funcionpublica.gob.mx
Ana Laura Villa Guilln
Subdirectora de Innovacin
y Posicionamiento de las Polticas
de Mejora de la Gestin Pblica
Tel. 2000-3000, ext. 1151
avilla@funcionpublica.gob.mx
Roco Josefina Ramos Hernndez
Subdirectora de Innovacin
y Posicionamiento de las Polticas
de Mejora de la Gestin Pblica
Tel. 2000-3000, ext. 4155
rjramos@funcionpublica.gob.mx

Sistema Institucional de Gestin de

Proyectos (SIGPROY)
Instituto de Investigaciones Elctricas (IIE).

04

Reportaje

Instituto de Investigaciones Elctricas

Sistema Institucional de
Gestin de Proyectos
(SIGPROY)
En qu consiste el proyecto y cul es la
trascendencia de ste?

formalizacin, seguimiento y control de los proyectos, la cual

debe actualizarse y modernizarse con regularidad.

El Instituto de Investigaciones Elctricas (IIE), con ms de

mil personas y un prestigio de casi cuarenta aos al servicio
del sector de la energa, estructura su trabajo en una unidad
tcnica y administrativa llamada proyecto, que consiste en
un trabajo de investigacin cientfica, desarrollo tecnolgico
o innovacin (I+D+I). Esta unidad cuenta con un Jefe de
Proyecto y dispone de un plan de negocios, un programa de
trabajo y los apoyos suficientes para generar oportunamente
los entregables a satisfaccin del cliente, y dentro de los
estndares y ordenamientos establecidos. La operacin del
IIE es tan buena, como lo sea la culminacin satisfactoria de
sus proyectos, respaldada por sus clientes.

La motivacin de la innovacin reportada es la emisin del

Programa para un Gobierno Cercano y Moderno (PGCM),
con cuya ayuda se destaca que, aunque ste es un proceso
administrativo, es el soporte de al menos cuatro procesos
institucionales como Gestin del conocimiento, Gestin
de la cartera de proyectos, Gestin del capital humano e
Infraestructura y ambiente de trabajo.

El SIGPROY es una herramienta informtica desarrollada

por el propio Instituto para sistematizar la planificacin,

El proyecto consisti en interconectar varios procesos en un

macroproceso administrativo llamado Sistema Institucional

Es, adems, una fuente insustituible de informacin

estadstica que muestra las tendencias de diversas temticas
financieras y tecnolgicas, de colaboracin internacional, y
de procuracin de nuevos socios tecnolgicos.

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Ejecucin y Seguimiento

Planeacin,
Formalizacin
y Gestin de
Recursos

Ejecucin de
Actividades

Control de
Ejecucin

SIGP ROY
El SIGPROY agrupa las tareas de planeacion, ejecucin y control en una
sola herramienta con una sola base de datos de referencia.

de Gestin de Proyectos, que descansa en una plataforma

tecnolgica llamada SIGPROY. La visin sistmica que ofrece
el SIGPROY constituye la visin ms acabada y detallada
del cumplimiento de los objetivos del IIE. As, de manera
colegiada, el Instituto y la Secretara de la Funcin Pblica

identificaron cinco proyectos a realizar con una intencin

prospectiva para el periodo 2014-2018, a fin de fortalecer
los cuatro macroprocesos sustantivos relatados y uno
administrativo, todos ellos de importancia medular para el
IIE.

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Entre los propsitos innovadores se logr simplificar la

planeacin, la formalizacin, el seguimiento y, desde luego,
el control de los proyectos. De esta forma, el SIGPROY se
consolida en el Instituto como una moderna herramienta
informtica que reduce los riesgos de desviacin en tiempo,
costo y alcance del proyecto, optimiza el tiempo del Jefe
de Proyecto y de los investigadores, abrevia los tramos
de control y contribuye a una ms rpida identificacin de
nuevos riesgos.

asegura la formulacin oportuna de informes y reportes, y

permite agilizar la evaluacin de calidad por parte del cliente
y crear valor para la sociedad.

Entre los propsitos innovadores

En este sentido, vale la pena comentar que el indicador del

PGCM es Porcentaje de Procesos Prioritarios Optimizados.
Adems, incorpora una buena cantidad de oportunidades de
mejora detectadas en los aos previos por diversos actores
del proceso, clarifica los alcances como mejor prctica,

se logr simplificar la planeacin,

la formalizacin, el seguimiento
y, desde luego, el control de los
proyectos.

Cules fueron las razones detrs de la

realizacin del proyecto, qu lo deton?
Derivado del PGCM y de los compromisos establecidos
en las Bases de Colaboracin suscritas por el Instituto,
en especfico lo referente al tema de Procesos, el rgano
Interno de Control realiz en el segundo trimestre de
2014 el Diagnstico de Proyectos de Mejora de la
Gestin Gubernamental, en donde mediante un esfuerzo
colegiado se identific la necesidad de optimizar el Proceso
prioritario denominado Gestin de Proyectos; mediante
un Proyecto de Mejora Institucional.

Ideas de
posibles
proyectos
Registro y
seguimiento de
iniciativas

Investigadores,
Directivos

Solicitud de
propuesta
del cliente

Formalizar un
proyecto en
el IE

Normativa y Polticas del IE

Cliente
Aceptacin
de propuesta
por el cliente
Gestin de
propuestas

Solicitud de
propuesta del
cliente

Derivado del anlisis al flujo del proceso, se detect

una importante rea de oportunidad para fortalecer las
funcionalidades de la herramienta informtica existente,
para lo cual se requera perfeccionar su alineacin al proceso,
aplicando mejoras para incrementar su eficiencia y en
consecuencia agregar valor a la productividad de los Jefes de
Proyecto; as como, ampliar su integracin e interoperabilidad
con los sistemas informticos institucionales para simplificar
actividades, optimizar el tiempo dedicado a la formalizacin
de los proyectos y agilizar su desarrollo.

ID, Gerente, Director

D y DE

Techos
presupuestales
Proyecto
formalizado
Formalizacin
de un proyecto

Jefe P, Gerente,
Director D y DE

Control de
presupuesto

Control de
presupuesto

Indicadores

Cierre
contractual
Ejecucin y
seguimiento

Investigadores, Lder
P. Gerente, Director
D y DE

Cierre anual
Informes
proyecto

Cierre de
proyectos

Lder P, Gerente,
Director D y DE

Integracin y
Evaluacin de
Resultados

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Cmo se comunic el proyecto al interior

de la institucin a fin de lograr el apoyo
necesario para su realizacin?

Derivado del anlisis realizado y con base en las reas

de oportunidad identificadas como de alto impacto
institucional se gener la propuesta del proyecto, misma
que fue presentada a la Alta Direccin del Instituto (Director
Ejecutivo y Directores Divisionales), por un grupo colegiado
conformado por las reas de Recursos Financieros, Calidad y
Competitividad, Planeacin y Tecnologas de la Informacin,
y una vez aprobada dicha propuesta, qued definido como
Responsable del Proyecto (patrocinador) el Director de
Administracin y Finanzas, quien design a los participantes
del equipo de trabajo.
Cabe destacar que en virtud de que este esfuerzo naci a
partir de los compromisos establecidos por el IIE en las Bases
de Colaboracin para el PGCM, respecto a la optimizacin y
mejora de procesos, desde su inicio se cont con el respaldo
directivo para su impulso institucional.

financieros, humanos y materiales. El equipo se concentr

en mejorar la funcionalidad del sistema y simplificar el
proceso. A partir de ah, se defini un plan de trabajo que
incluy, de manera general, los siguientes pasos:

Mapeo del proceso y cada una de sus etapas.

Interaccin con los usuarios para verificar tiempos y
movimientos.
Anlisis de la retroalimentacin de los usuarios para
identificar posibles cuellos de botella, duplicidad
de actividades y tiempos muertos que permitieran
simplificar el proceso.
Verificacin de funcionalidades, configuracin y
parametrizacin para optimizar la herramienta
informtica (SIGPROY).
Revisin de la especificacin de requerimientos del
Sistema Institucional de Gestin de Proyectos.
Implantacin de la herramienta actualizada:

Cules fueron los pasos que se siguieron

para llevar a cabo el proyecto?
Se realiz un anlisis al proceso y, en paralelo, una revisin a la
funcionalidad del sistema para incrementar la productividad
de los Jefes de Proyecto, en virtud de que los documentos
de registro de proyecto y anexo tcnico son crticos para la
ejecucin de los trabajos y la disponibilidad de los recursos

-- Capacitacin a personal de soporte de la Unidad

de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones
(UTIC).
-- Ejecucin de un plan de pruebas.
-- Diseo de video tutorial de la nueva versin.
-- Actualizacin de manuales de usuario.

Cabe destacar que en virtud de que este esfuerzo naci a partir de los
compromisos establecidos por el IIE en las Bases de Colaboracin para
el PGCM, respecto a la optimizacin y mejora de procesos, desde su
inicio se cont con el respaldo directivo para su impulso institucional.

08

09

Qu condiciones ayudaron a que el

proyecto prosperara?
Para que el proyecto prosperara fue determinante
el respaldo permanente a esta iniciativa del Director
Ejecutivo, del Director de Administracin y Finanzas como
Responsable del Proceso de Gestin de Proyectos, y del
Titular del rgano Interno de Control; as como, el apoyo
y seguimiento realizado por la Gerencia de Calidad y
Competitividad, y de manera muy importante, la asesora
brindada por el rgano Interno de Control a travs de su
rea de Auditora para Desarrollo y Mejora de la Gestin
Pblica.

El esfuerzo colegiado con enfoque multidisciplinario para el

anlisis del proceso con enfoque integral, as como la actitud
y disposicin de sus integrantes, permitieron alcanzar las
sinergias que facilitaron el logro del objetivo del proyecto.

Otro factor importante fue el conocimiento y experiencia

del equipo de trabajo que particip, por parte de la
Gerencia de Tecnologas de la Informacin, para realizar
las adecuaciones que se realizaron a la herramienta
informtica.

Qu condiciones complicaron la marcha

del proyecto y qu competencias/
habilidades tuvo que poner en prctica el
grupo de trabajo para superarlas?
A fin de superar la dificultad de lograr la homogeneidad
en la forma de trabajo para todas las reas fue necesario
alcanzar consensos, considerando las mejores prcticas
propuestas; adems de integrar un equipo de trabajo
competente y con alto grado de madurez, que abordara
los temas para la optimizacin del proceso.
Ofrecer mejoras represent un reto tcnico para
incrementar la funcionalidad de la herramienta informtica
(en trminos del desarrollo de algoritmos).
En el ltimo trimestre de cada ao, la carga de trabajo en
el Instituto se intensifica, toda vez que la mayora de los
proyectos se encuentran en fase de cierre, lo cual requiri
de esfuerzos adicionales del equipo de trabajo para el
desarrollo exitoso del proyecto.

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Qu aspectos del proyecto disfrutaron

ms y por qu?
Entre los aspectos que mayor satisfaccin generaron en el
equipo de trabajo se encuentran:
Asumir el reto que representaba impactar en la
productividad de la gestin de los proyectos.
Lograr la aceptacin en la implementacin de las
mejores prcticas.

retroalimentacin de los usuarios, generando una

nueva versin.
La dificultad de completar el proyecto en el tiempo
establecido, considerando la poca del ao donde
se incrementa la carga de trabajo por el cierre de
proyectos.

Cmo se motivaron para llevar a buen

trmino el proyecto?

La retroalimentacin positiva y constructiva por parte

de los usuarios.

Para mantener la motivacin y llevar a buen trmino el

proyecto existieron los siguientes factores clave:

El trabajo de un equipo multidisciplinario que

permanentemente se ha mostrado propositivo,
compartiendo experiencias.

El impulso permanente del Director Ejecutivo, del

Director de Administracin y Finanzas y del Titular del
rgano Interno de Control, mediante el cual se mantuvo
el enfoque y la motivacin del equipo de trabajo.

El reconocimiento de la Secretara de la Funcin Pblica

durante la revisin del proyecto.

Tuvieron miedo a cometer errores?

Algunos de los aspectos que requirieron especial cuidado
por parte del equipo de trabajo fueron:
Cubrir las expectativas de los usuarios respecto de la
mejora, es por ello que como parte de la planeacin
del proyecto se emiti una primera versin como
prueba piloto, a la cual se realizaron ajustes con la

El compromiso del equipo de trabajo sobre el impacto

de las mejoras para la gestin de los proyectos.
Contar con un grupo de trabajo colegiado y
multidisciplinario.

La conclusin de este proyecto compromete y motiva a

cumplir con los otros proyectos de mejora establecidos
en el marco del PGCM para los siguientes aos, adems,
representa un mecanismo para formalizar el mejoramiento
continuo de los procesos institucionales.

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Si tuvieran que realizar de nueva cuenta

el proyecto, cambiaran algo de ste o de
las condiciones en que se desarroll?

Entre los aspectos que se reconsideraran si se realizara de

nueva cuenta el proyecto, podemos mencionar:
Programar el desarrollo del proyecto al inicio del ejercicio
para:
-- Disponer de un plazo de tiempo mayor para las etapas
de desarrollo e implementacin de las mejoras.
-- Disponer de recursos ms amplios para el
acompaamiento y difusin de las mejoras, para lograr
una mejor asimilacin por parte de los usuarios.

y llevar a buen trmino

Es un proyecto fcil o difcil de replicar

en otras instituciones del Gobierno
Federal, qu implicara?

el proyecto existieron los

siguientes factores clave:

Es factible para aquellas instituciones cuya funcin

sustantiva sea la investigacin y el desarrollo tecnolgico,
y que se administren a travs de proyectos. No obstante,
se tendra que realizar un diagnstico para determinar el
nivel de factibilidad para su implantacin.

Se necesita mucho dinero para ejercer la

creatividad y llegar a la innovacin?
No, lo que se requiere para desarrollar la creatividad y
buscar la innovacin es:
-- Que las personas se desarrollen en actividades que
los apasionen y motiven.
-- Mantener inters y voluntad por satisfacer una
necesidad.
-- Tener el apoyo de la Alta Direccin para la gestin del
cambio.
-- Contar con
realizacin.

los

recursos

necesarios

para

Para mantener la motivacin

su

El impulso permanente del Director

Ejecutivo, del Director de Administracin
y Finanzas y del Titular del rgano
Interno de Control, mediante el cual se
mantuvo el enfoque y la motivacin del
equipo de trabajo.
El compromiso del equipo de trabajo
sobre el impacto de las mejoras para la
gestin de los proyectos.
Contar con un grupo de trabajo
colegiado y multidisciplinario.

12

Antes
Jefe de proyecto

Asistente administrativo

Gerente

Director de Divisin

Propuesta autorizada

Definir proyecto
Plantilla
Construir
plan de trabajo

Validar/confirmar
agendas

Generar presupuesto
planeado

Revisar
documentos

Revisar documentos

Solicitar
cambios
o

Solicitar
cambios
o

Describir
actividades

Autorizar
proyecto

Aprobar

Programar
recursos

s de trabajo
2 ambiente

y
Generar
agendas de trabajo

Proyecto
Autorizado

Escritorio
Web

Validar/ajustar agendas

ad
y disponibilid
Intervencin Administrativo
te
en
st
del Asi
pera)
(tiempo de es

Generar registro y anexo tcnico

Enviar documentos a revisin

Despus
Jefe de proyecto

Asistente administrativo

Gerente

Director de Divisin

Propuesta autorizada

Definir proyecto
Plantilla

Recibe notificaciones
de documentos
en revisin

Construir
plan de trabajo
o

Solicitar
cambios
o

Describir
actividades

Revisar
documentos

Revisar documentos

Solicitar
cambios
o

Aprobar

Autorizar
proyecto

Programar
recursos

Calcular
Presupuesto

Generar registro y anexo tcnico

Enviar documentos a revisin

abajo
biente de tr
- 1 solo am
a del
- Autonom to
de Proyec
teractivo
- Proceso ine
pl
m
si
ms

Proyecto
Autorizado

13

Cambiaron en algo el Grupo de Trabajo y

la institucin despus de haber ejecutado
un proyecto innovador y de vanguardia?

Despus de este proyecto, qu sigue

para el Grupo de Trabajo que lo
desarroll?

Se aline el proceso, los procedimientos y la herramienta

en conjunto con los responsables de proyectos, para
analizar en tiempo real el avance de los mismos y corregir
desviaciones. Se acumul experiencia y se gener
conocimiento para enfrentar nuevos retos en la lnea de
optimizar y automatizar otros procesos de la institucin,
y conformar una plataforma que integre a mediano
plazo el Sistema de Informacin Integral para la Gestin
Institucional.

Dar continuidad y acompaamiento de soporte a los

usuarios del proceso optimizado. Tambin continuar con
la optimizacin de los dems procesos de alto impacto
comprometidos en los Proyectos de Mejora Institucional,
para alcanzar un enfoque integral.

Disponer de herramientas de este tipo le permitir

al Instituto aumentar el nivel de disponibilidad de la
informacin y reducir los tiempos de respuesta para
atender requerimientos de informacin; as como, eliminar
discrepancias en el contenido de la misma.

Igualmente, capacitarse en las mejores prcticas referentes

a la administracin de proyectos, automatizacin de
procesos y tecnologas de informacin, de acuerdo con las
tendencias de vanguardia.

La mejora al Sistema Institucional de Gestin de Proyectos

del IIE o SIGPROY, atiende las directrices del PGCM para
establecer procesos ms seguros y eficientes, al tiempo
que reporta economas administrativas del orden del 75 por
ciento a la institucin, en la formalizacin de proyectos.

Para las y los servidores pblicos interesados en

conocer ms de las funcionalidades y alcances del
SIGPROY, por favor contactar a:
M. en C. David Martnez Gonzlez
Investigador de la Gerencia de Tecnologas de
Informacin y Lder tecnolgico del proyecto
dmg@iie.org.mx
01-(777)-362-3811
Lic. Gabriela Franco Pedroza
Gerente de Calidad y Competitividad, y Miembro del
equipo del proyecto
gfranco@iie.org.mx
01-(777)-362-3807

Impulsores y facilitadores del proyecto:

Dr. Jos Luis Fernndez Zayas
Director Ejecutivo del IIE
C.P. Alfredo Gmez Luna Maya
Director de Administracin y Finanzas
M. en D. scar Bazn Alatorre
Titular del rgano Interno de Control
L.S.I.A. Mario Octavio Dazleal Guarneros
Titular del rea de Auditora para Desarrollo y Mejora
de la Gestin Pblica del OIC

Abraza la Innovacin!

Las opiniones expresadas en este documento son de

exclusiva responsabilidad de los autores y no reflejan,
necesariamente, los puntos de vista de la SFP.