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ESCALAFN
CONTENIDO
PRESENTACIN
CAPTULO PRIMERO
Generalidades
1. Finalidad
2. Objetivo
2.1 Objetivo General
2.2 Objetivo Especifico
3. Base Legal
4. Alcance
CAPTULO SEGUNDO
Disposiciones Generales
Disposiciones Especficas
CAPTULO TERCERO
Legajo Personal
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Tipo de Legajos
Caractersticas
Clasificacin del Legajo Personal
Estructura y Organizacin del Legajo
Apertura del Legajo
Ingreso de Documentos al Legajo Personal
Actualizacin del Legajo Personal
Ambiente, Conservacin y Custodia del Legajo Personal
Registro Sistematizado
Digitalizacin del Legajo Personal
Funciones del Personal Asignado al Registro y Archivo de Escalafn
Rectificacin de Registro
Prohibiciones
CAPTULO CUARTO
Responsabilidad y Seguimiento
Anexos:
Anexo N 01 - Gua para el Procedimiento de la Apertura del Legajo Personal y del
Registro en el Sistema Informtico de Escalafn
Anexo N 02 - Gua para la Implementacin de los Archivos de Escalafn del
Ministerio de Educacin.
PRESENTACIN
El presente Manual Normativo establece normas, conceptos y procedimientos necesarios
para implementar y mantener el Sistema Informtico de Escalafn de los servidores activos
nombrados, cesantes y pensionistas de las Instancias de Gestin Educativa
Descentralizadas del Ministerio de Educacin.
Asimismo, este dispositivo normativo determina los documentos que deben ser registrados
en el ingreso y actualizacin del Sistema Informtico de Escalafn y la manera de conservar
y custodiar el legajo personal de forma fsica y digital, estableciendo la importancia del
Escalafn.
CAPTULO PRIMERO
GENERALIDADES
1. FINALIDAD
Establecer criterios y procedimientos para la implementacin del Sistema
Informtico de Escalafn en las Instancias de Gestin Educativa
Descentralizadas del Ministerio de Educacin.
2. OBJETIVO
2.1 Objetivo General
Normar el contenido y la pertinencia a ser registrados en el legajo personal
del servidor y registrar la documentacin en condicin de nombrado,
cesante y pensionista, a fin de que proporcionen al usuario informacin
actualizada y confiable.
2.2 Objetivo Especifico
2.2.1 Determinar las responsabilidades especficas del personal que labora
en el rea de Escalafn o las que haga sus veces en las Instancias
de Gestin Educativa Descentralizadas del Ministerio de Educacin.
2.2.2 Establecer el procedimiento para el archivamiento de los documentos
en el Legajo Personal.
3. BASE LEGAL
4. ALCANCE
Las normas y procedimientos que se establecen en el presente Manual
Normativo, son de estricta aplicacin obligatoria en las siguientes Instancias
de Gestin Educativa Descentralizadas del Ministerio de Educacin:
CAPTULO SEGUNDO
DISPOSICIONES GENERALES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
9.
DISPOSICIONES ESPECFICAS
PARA EL PROFESOR NOMBRADO
1.
2.
3.
de haber cumplido con la sancin aplicada por falta disciplinaria. En el caso del
profesor sancionado de conformidad con el literal c) del citado artculo, debe
haber transcurrido dos aos del cumplimiento de la sancin. En ambos supuestos
se requiere, adems, haber observado buena conducta y obtenido informe
favorable de su desempeo laboral.
4.
CAPTULO TERCERO
EL LEGAJO PERSONAL
1. TIPO DE LEGAJOS:
1.1.
4.2 Cada seccin del legajo personal registra indistintamente cantidad de folios, por
estar en forma constante adicionando documentos el servidor en condicin de
nombrado, cesante y pensionista, adjunte documentos.
Lo detalles del contenido de las secciones se encuentra en el Anexo N 01 - Gua
para el Procedimiento de la Apertura del Legajo Personal y del Registro en el
Sistema Informtico de Escalafn.
5. APERTURA DEL LEGAJO PERSONAL:
5.1 El rea de Escalafn o las que haga sus veces, apertura de oficio el legajo
personal con la resolucin de nombramiento.
5.2 Es responsabilidad del rea de Escalafn o las que haga sus veces, la
actualizacin permanente del legajo con respecto a las resoluciones que emite
en las Instancias de Gestin Educativa Descentralizadas del Ministerio de
Educacin al que pertenece el servidor, adems de su mantenimiento y custodia.
5.3 El legajo personal es un instrumento base para efectuar la respectiva
verificacin de la informacin de los sistemas institucionales, para resolver
asuntos administrativos relacionados con las acciones de personal.
5.4 El servidor una vez notificado con la resolucin de nombramiento tendr la
obligacin de presentar sus documentos personales y laborales debidamente
fedateada en la Instancia de Gestin Educativa Descentralizada en la cual
labora, dentro de la primera semana de inicio de sus labores y lo presentara de
forma ordenada de acuerdo a las secciones establecidas en el Manual
Normativo de Escalafn, en caso de que se cumpla con la remisin se tomar
las medidas correctivas administrativas.
8.2
8.3
Cuando el legajo personal se retira del rea de Escalafn o las que haga sus
veces, en calidad de prstamo, por disposicin judicial y/o de la Alta Direccin,
se dejar constancia mediante un acta suscrita por el Encargado del rea de
Escalafn o las que haga sus veces y del solicitante precisando la situacin
del referido legajo, la cantidad de folios y la fecha de devolucin.
8.4
El Encargado del rea de Escalafn o las que haga sus veces, capacitara y
distribuir sus funciones al personal tcnico a su cargo, la responsabilidad de
administrar los legajos personales, registrar, digitalizar al sistema informtico
de escalafn para un adecuado control y supervisin.
8.5
8.6
8.7
Todo el personal que labora en el rea de Escalafn o las que haga sus veces
deber usar guantes y mascarillas, mandiles al momento de manipular los
legajos personales.
8.8
8.9
Para realizar alguna anotacin en los documentos que obran en los legajos
personales debe usarse solo lpiz que no deteriore la documentacin
existente.
8.10 Se prohbe colocar los legajos personales en cualquier lugar del ambiente de
escalafn o posicionarla en una diferente caja archivera que no le
corresponda, bajo responsabilidad administrativa y funcional.
8.11 Las Instancias de Gestin Educativas Descentralizadas del Ministerio de
Educacin, programar peridicamente la fumigacin de los ambientes y
documentos como medida preventiva de erradicacin de microorganismos por
proteccin de la documentacin, de manera tal que se eviten los riesgos al
personal de contraer enfermedades.
8.12 Una vez utilizado o actualizado el legajo deber ser devuelto inmediatamente
a su respectiva caja archivera correspondiente.
8.13 Se prohbe dejar legajos sueltos, fuera de su caja archivadora por medida de
seguridad y precaucin, evitando el deterioro y/o extravo de la documentacin
como del mismo legajo personal.
8.14 El personal que labora en el rea de Escalafn o las que haga sus veces, que
utilice un legajo personal para la elaboracin de informes u ordenamiento se
responsabilizar del mismo, en caso de identificarse algn dao o deterioro.
8.15 Se proceder a restaurar los legajos personales que muestren signos de
deterioro y mal estado, a fin de preservar su contenido y utilidad.
8.16 Se prohbe efectuar, bajo responsabilidad, enmendaduras, raspaduras,
desgloses, aadiduras, sustituciones de pginas o alteraciones de foliacin.
8.17 Las medidas del espacio del ambiente de las reas de Escalafn de las
Instancias de Gestin Educativa Descentralizadas del Ministerio de Educacin
que corresponda, ser de acuerdo a la cantidad de legajos personales,
recursos humanos, equipamiento, que cuenta en cada mbito jurisdiccional,
de acuerdo al Anexo N 02 - Gua para la Implementacin de los Archivos de
Escalafn del Ministerio de Educacin.
8.18 El rea de Escalafn o las que haga sus veces, contar con andamios para la
posicin de las cajas archiveras, cumpliendo con las medidas adecuadas de
seguridad, segn anexo citado en el prrafo precedente.
9. REGISTRO SISTEMATIZADO
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
El personal que labora en el rea de Escalafn o las que haga sus veces
cumplirn con la actualizacin en el sistema de escalafn, debiendo registrar
con mucho cuidado todos los campos establecidos en el sistema, detallando
todos los datos relevantes del documento a registrar.
9.6
Las personas que laboran en el rea de Escalafn o las que haga sus veces,
debern tener conocimiento sobre las siglas del rgano que expidi dicha la
resolucin, como el ao y el lugar de origen, para que pueda ser registrada
en el sistema en forma veraz.
12.2 Si se tratara de un error producto de una resolucin mal emitida por las
Instancias de Gestin Educativa Descentralizadas del Sector Educacin,
previo acto resolutivo el registro se rectificar en el sistema de escalafn.
12.3 Es responsabilidad del Encargado del rea de Escalafn o las que haga sus
veces, que una vez detectado el error, deber ser comunicado a su Jefe
inmediato, mediante informe escrito, indicndose en forma detallada y
sustentada el error detectado, a fin de que se tomen las medidas correctivas
correspondientes.
13. PROHIBICIONES
13.1 Est terminantemente prohibido brindar la informacin que obra en el legajo
personal a terceras personas. Esta informacin se proporciona nicamente al
titular previa identificacin o a la autoridad competente que la solicite
oficialmente al rea u Oficina competente.
13.2 En el rea de Escalafn o las que haga sus veces, no deben mantenerse
archivos independientes como tomos de resoluciones, por lo que se est
duplicando funciones, solo el Archivo Central de cada jurisdiccin es la
responsable de tal custodia.
13.3 En caso que el servidor requiera informacin del legajo personal y no le sea
posible solicitarla personalmente, podr otorgar mediante poder legalizado
ante Notario Pblico a terceros, para que en su representacin se efecten
los trmites pertinentes.
13.4 Por ningn motivo se otorgar reportes del sistema al interesado, toda vez
que la misma constituye un documento reservado, de uso interno y exclusivo
del Sector. Toda informacin con referencia al legajo personal ser atendida
con la emisin del denominado "Informe Escalafonario" que se encuentra en
el Anexo N 01 - Gua para el Procedimiento de la Apertura del Legajo Personal
y del Registro en el Sistema Informtico de Escalafn.
13.5 La informacin contenida en el legajo personal, en caso de ser requerida por
un tercero, deber sujetarse de acuerdo al Texto nico Ordenado de la Ley
N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Decreto
Supremo N 043-2003-PCM.
CAPTULO CUARTO
RESPONSABILIDAD Y SEGUIMIENTO
El Director de las Instancias de Gestin Educativa Descentralizadas del Ministerio de
Educacin, a travs del Jefe de la Oficina de Recursos Humanos o las que haga sus
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
La Oficina de Recursos Humanos o las que haga sus veces de las Instancias de Gestin
Educativa Descentralizada del Ministerio de Educacin, es la encargada de evaluar
permanentemente el cumplimiento de lo establecido en el presente Manual Normativo.
Las Instancias de Gestin Educativa Descentralizadas a travs de la Oficina de
Recursos Humanos o las que haga sus veces, a partir de entrada de la vigencia de la
presente norma, mediante el rea de Escalafn o las que haga sus veces,
implementara la organizacin de los Legajos Personales fsico y digital segn las
disposiciones establecidas en el presente manual normativo.
Las Instancias de Gestin Educativa Descentralizadas del Ministerio de Educacin,
realizara la difusin del presente manual normativo.
Todas las acciones no previstas en el presente Manual Normativo, sern absueltas por
la Direcciones correspondientes del Ministerio de Educacin. Asimismo, estas
brindarn asesoramiento tcnico para su correcta aplicacin.
La Direccin Tcnica Normativa de Docentes DITEN estar a cargo de la
implementacin del Sistema de Escalafn, por lo que las Direcciones inmersas en la
presente norma coordinaran con sta sobre su uso y mantenimiento.
Los informes escalafonarios tendrn una vigencia de no mayor de seis (6) meses de
fecha de emisin de dicho informe para trmites de procesos que convoque el
Ministerio de Educacin, con excepcin de otros trmites que pueda solicitar.
Los servidores nombrados tienen la obligacin de entregar la documentacin e
informacin, de conformidad con lo dispuesto por la Ley de Procedimiento
Administrativo General.
Asimismo estos documentos son los nicos validos en los procesos de evaluacin.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
DEROGATORIAS
Derguese la Resolucin Ministerial N 376-2003-ED Manual Normativo de Escalafn
y la Resolucin Jefatural N 2589-2008-ED aprobar la Directiva N 089-2008-ME/SGOGA-UPER, sobre El Sistema Nacional del Escalafn Magisterial para Profesores
Nombrados en el Marco de la Ley N 29062 y su Reglamento aprobado por Decreto
Supremo N 003-2008-ED, y adems cualquier otra norma que se oponga del presente.
El presente manual entra en vigencia al da siguiente de su aprobacin.