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Manual de procedimiento

4. Fuentes De Informacin
Referencia de las instituciones, reas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de informacin
de donde se pueden obtener datos para la investigacin. Entre las ms representativas se pueden
mencionar:
*Instituciones:
-Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector de la que es
objeto de estudio.
-Organizaciones lderes en el mismo campo de trabajo.
-Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carcter obligatorio.
-Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el funcionamiento de la
organizacin que se estudia.
*Archivos de la organizacin:
-General.
-De las reas de estudio.
*Directivos y empleados:
-Personal del nivel directivo que maneja informacin valiosa, ya que conocen si el conjunto de archivos
responde a la realidad.
-Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen a su
cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o divergencias en relacin con
otros puntos de vista o contenido de documentos.
*reas de trabajo:
-Niveles de la organizacin que reflejan las condiciones reales de funcionamiento, medios y personal.
*Clientes y/ o usuarios: Receptores de los productos y/ o servicios que genera la organizacin.
*Mecanismos de informacin: Recursos computacionales que permiten el acceso a informacin interna
o externa a la organizacin que sirven como soporte al estudio.
5. Preparacin Del Proyecto
Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de
partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por:
*Propuesta tcnica, (que debe de incluir):
-Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos anlogos preparados con anterioridad.
-Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.
-Justificacin: demostracin de la necesidad de efectuarlo en funcin de las ventajas que ello reportar
a la organizacin.
Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.
-Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecucin.
-Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la
organizacin, sus productos y/ o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno.
-Alcance: rea de aplicacin que cubre el estudio en trminos de ubicacin en la estructura orgnica y/
o territorial.
-Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos necesarios para desarrollarlo.
-Costo: estimacin global y especfica de recursos financieros que demanda su ejecucin.
-Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de accin y asignacin de recursos.
-Informacin complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.
c) PROGRAMA DE TRABAJO
-Identificacin: nombre del manual.
-Responsable(s): unidad o grupo que tendr a su cargo la implantacin del manual.
-rea(s): universo bajo estudio.
-Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas.
-Actividades: pasos especficos que tienen que darse para captar la informacin.
-Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades.
-Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase.
-Representacin grfica: descripcin del programa en cuadros e imgenes.
-Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo.
-Reportes de avance: seguimiento de las acciones.
-Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.
B) PRESENTACIN DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES COMPETENTES
a) PARTICIPANTES

Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parmetros y determinar su viabilidad operativa, es
recomendable presentarlo a:
*rea (s) que intervendr directamente en su aplicacin, por lo cual tienen la obligacin de conocer el
proyecto en forma detallada.
*reas afectadas por la implantacin del proyecto, ya que tendrn que cambiar o adecuarse.
*rea responsable del manejo de los recursos econmicos, para cuantificar el costo del proyecto en
forma ms especfica.
b) RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIN
Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organizacin o de la unidad administrativa
responsable de su ejecucin, para su aprobacin.
Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento de todos los niveles jerrquicos la
intencin que tiene la organizacin de elaborar el manual, resaltando los beneficios que de este
esfuerzo se obtendrn, a fin de que todos brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin este
requisito, la labor de integracin del manual se vera seriamente dificultada.
C) CAPTACIN DE LA INFORMACIN
Como primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal que va a participar en el
levantamiento de la misma, considerando la magnitud y especificaciones del trabajo.
a) Capacitacin del personal
Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no slo en lo que respecta al
manejo de medios de investigacin que se utilizarn para el levantamiento de la informacin, sino
tambin en todo el proceso que se seguir para preparar el manual.
Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, as como los mtodos de
trabajo adoptados, calendarizacin de actividades, documentos que se emplearn.(cuestionarios,
formatos, etctera), responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de
informacin a captar y distribucin del trabajo a cada persona.
Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar conveniente formar subgrupos, coordinados
cada uno por un responsable, quien debe encargarse de revisar y homogeneizar la informacin.
Es recomendable efectuar un estudio en un rea piloto, para luego comparar y evaluar los resultados
obtenidos.
b) Levantamiento de la informacin
Los esfuerzos de recopilacin deben enfocarse en el registr de hechos que permitan conocer y analizar
informacin especfica y verdaderamente til para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en
interpretaciones errneas, lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. Asimismo, debe aplicarse
un criterio de discriminacin, basado en el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin
y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme.
Esta actividad exige mantener una relacin constante con las fuentes internas emisoras de la
informacin, as como con las reas u organizaciones con otra ubicacin fsica.
Para recabar la informacin en forma gil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinacin de las
siguientes tcnicas de recopilacin:
Investigacin documental:
Esta tcnica permite la seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos de inters
relacionados con el manual. Para ello se estudian documentos tales como bases
jurdico-administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que
contengan informacin relevante para el estudio.
Consulta a sistemas de informacin
Acceso a sistemas computacionales que contienen informacin y recursos de apoyo para estructurar el
manual. Este mecanismo permite recabar informacin interna y/o de sistemas externos a la
organizacin enlazados a travs de redes.
Encuesta:
Este mtodo implica la realizacin de entrevistas personales con base en una gua de preguntas
elaborada con anticipacin. Tambin se puede utilizar un cuestionario, a fin de que las entrevistas
tengan un contenido homogneo.
Esta tcnica se considera de gran utilidad para reunir informacin preliminar al anlisis o para efecto de
plantear cambios o modificaciones a la estructura actual de la informacin. La encuesta puede
realizarse en forma individual o reuniendo a directivos y empleados de una misma rea o que
intervienen en la misma clase de tareas.
Tambin se puede recabar informacin de clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores
que interactan con la organizacin.

Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la informacin deseada,
estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por
captulos o temtica especficos.
Este medio permite ahorrar recursos y tiempo; sin embargo, la calidad de la informacin que se obtiene
depende de su estructuracin y forma de presentacin.
En trminos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparacin, procurar que las
preguntas sean claras y concisas, con un orden lgico, redaccin comprensible, facilidad de respuesta y
evitar demasiadas preguntas. Asimismo, se puede incluir un instructivo de llenado para indicar cmo
contestarlo.
La entrevista consiste bsicamente en celebrar reuniones individuales o grupales en las cuales se
cuestiona orientadamente a los participantes para obtener informacin. Este medio es posiblemente el
ms usado y el que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al
tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir
comentarios.
Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:
Tener claro el objetivo: para cubrir este aspecto, se recomienda preparar previamente un cuestionario o
gua de entrevista que contenga los principales puntos que se desea
captar. Esta gua puede operar a manera de marco de trabajo para que, al trmino de la misma, se
pueda verificar si se ha obtenido la informacin requerida.
Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo: esta etapa consiste en asignar responsabilidades
y determinar las reas a investigar.
Concretar previamente la cita: es importante que el entrevistado est preparado para proporcionar la
informacin con el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de error y evitar
interrupciones.
Clasificar la informacin que se obtenga: esta fase implica diferenciar la situacin real de la relativa a
sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos.
Para apoyar y/o agilizar la captura de informacin se puede emplear el muestreo, que es una tcnica
estadstica auxiliar que sirve para inferir informacin acerca del universo que se investiga, a partir del
estudio parcial del mismo.
Cuando el universo de estudio es de gran magnitud, pero la informacin sea homognea en virtud de
normas de operacin y requisitos uniformes, se establece la posibilidad de conocer sus caractersticas
sin necesidad de encuestar o investigar a todas las unidades, ni de entrevistar a cada uno de los
empleados.
Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las caractersticas y volumen de la informacin,
establecen cul es la mnima cantidad de informacin representativa del todo -muestra- que es
necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de sta tengan validez.
Observacin directa
Este recurso puede ser empleado por los tcnicos o analistas en el rea fsica donde se desarrolla el
trabajo de la organizacin. A partir del anlisis de la informacin recabada se deben sostener plticas
con algunas de las personas que prestan sus servicios en estas reas para complementarla o afinarla.
Otra forma consiste en que el jefe del rea de trabajo realice la observacin directa, comente y discuta
algunos de los puntos con sus subordinados y presente los resultados de su anlisis al investigador. La
ventaja de este procedimiento radica en que debido a la familiaridad entre jefe y subordinados, la
informacin puede ser ms completa, pero habr ocasiones en que los resultados no sern los
deseados, debido a inhibiciones o problemas internos, o que pueda plantearse una situacin que no
corresponde a la realidad operativo.
D) Integracin de la informacin
Una vez que se cuenta con la informacin de las reas involucradas en el estudio, se debe ordenar y
sistematizar los datos a efecto de poder preparar su anlisis.
a) Cmo clasificar la nformacn
Para facilitar la tarea de integracin, es recomendable que la informacin obtenida se vaya accesando a
equipos de cmputo para salvaguardara y facilitar su manejo. Con este propsito se pueden:
Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en funcin de la divisin del trabajo.
Crear bases de datos o programas especficos.
Utilizar paquetes acordes con las necesidades especficas del proyecto.
Combinar los puntos anteriores para optimizar resultados.
En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados especficos con los documentos fuente del
estudio, en las que se debe compendiar la informacin por rea, sistema, procedimiento, equipos,
polticas, etctera. Es conveniente que los documentos que se recaben contengan el visto bueno de la
persona que suministra la informacin.

Tambin es recomendable que conforme se recaben datos sobre algn aspecto, se concentren en un
documento de trabajo que pueda servir de memoria en el diseo posterior del proyecto.
b) REAS PARA AGRUPAR LA INFORMACIN
Antecedentes.
Se debe tomar en cuenta la reglamentacin jurdico-administrativa que regula la realizacin del trabajo,
como se ha atendido por parte de las unidades responsables de hacerlo y qu efecto ha tenido sobre
otras unidades, organizaciones, clientes y/o usuarios.
Tambin es oportuno, en su caso, considerar la evolucin o desarrollo de las estructuras
organizacionales anteriores y los resultados que se obtuvieron, lo cual permite contar con un marco de
referencia histrico para comprender mejor la situacin actual.
Situacin actual.
Se toma en cuenta los siguientes aspectos:
Objetivos
Estructura orgnica Normas y polticas administrativas
Funciones
Procedimientos
Instrumentos jurdico-administrativos
Equipo
Condiciones de trabajo
Ambiente laboral
E) ANLISIS DE LA INFORMACIN
En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crtico de cada uno de los elementos de
informacin o grupos de datos que se integraron con el propsito de conocer su naturaleza,
caractersticas y comportamiento, sin perder de vista su relacin, interdependencia o interaccin interna
y con el ambiente, para obtener un diagnstico que refleje la realidad operativa.
Esta mecnica de estudio puede seguir la siguiente secuencia:
Conocer
Describir
Descomponer
Examinar criticamente
Ordenar cada elemento
Definir las relaciones
Identificar y explicar su comportamiento
Un enfoque muy eficaz en el momento del anlisis de los datos consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionarios fundamentales:
Qu trabajo se hace?
Para qu se hace?
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Con qu se hace?
Cundo se hace?
Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, las mismas
deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta por qu?. Las nuevas
respuestas que se obtengan darn la pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento
administrativo.
a) TCNICAS DE APOYO PARA EL ANLISIS
En esta fase comprende los recursos tcnicos que se emplean para estudiar la informacin obtenida
con el fin de conocerla en forma detallada t determinar alternativas de accin especficas que permitan
derivar soluciones ptimas para lograr los resultados deseados.
Las tcnicas de anlisis que se pueden utilizar en esta fase estn directamente relacionadas con el
origen del proyecto, as como con la informacin tcnica del lder o responsable en funcin del tipo de
manual, factibilidad para su aplicacin, disponibilidad de tiempo, asignacin de recursos y nivel tcnico
del grupo de trabajo.
Este tipo de instrumentos se puede utilizar como respaldo para el proyecto o en sentido inverso, a raz
de la implantacin de un proceso de cambio organizacional que debe culminar con la edicin de un
manual administrativo.
Entre las tcnicas que generalmente se utilizan para auxiliar el anlisis administrativo en este campo,
se encuentran las siguientes:
Organizacionales.
Administracin por objetivos

Anlisis de sistemas
Anlisis de costo-beneficio
Anlisis de estructuras
rbol de decisiones
Auditora administrativa
Autoevaluacin
Control total de calidad
Estudio de factibilidad
Estudio de viabilidad
Benchmarking
Desarrollo organizacional
Reingeniera organizacional
Reorganizacin
Cuantitivas.
Anlisis de series de tiempos
Correlacin
Modelos de inventario
Modelos integrados de produccin
Muestreo
Nmeros
Nmeros ndices
Programacin dinmica
Programacin lineal
Simulacin
Teora de colas o de lneas de espera
Teora de los grafos
Teora de las decisiones
F) PREPARACIN DEL PROYECTO DEL MANUAL
Una vez que se cuenta con toda la informacin del manual se proceder a integrarlo; para tal actividad
se requiere convocar a todos los participes de la presentacin del manual, para revisin del contenido y
presentacin de cada apartado.
a) Validacin
La informacin verificada de cada rea o unidad administrativa deber presentarse a la persona
entrevistada para que firme de conformidad en un espacio especfico para este objetivo; debe verificar
que la informacin est completa y comprensible.
b) ESTRUCTURACIN
Una vez que se rene la informacin revisada y firmada por cada rea, los involucrados en la
presentacin del manual deben reunirse para compaginar e integrar el proyecto final del manual.
G) FORMULACIN DE RECOMENDACIONES
Para seleccionar las recomendaciones ms viables, se toma en cuenta su costo, recursos necesarios
para aplicarlas y sus ventajas y limitaciones.
a) TIPOS DE RECOMENDACIONES
De mantenimiento: preservacin general de la misma estructura orgnica, funciones, sistemas,
procedimientos, personal y formas.
De eliminacin: supresin de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes, eliminacin total o
parcial de procedimientos, bajas de personal, desaparicin de reas o unidades administrativas, etc.
De adicin: introduccin de un nuevo sistema, incremento del nmero de operaciones en determinado
procedimiento, aumento de personal o programas, etc.
De combinacin: intercalar el orden de aplicacin de programas de trabajo, combinar el orden de las
operaciones de un procedimiento, compaginar la utilizacin de formas de uso generalizado con nuevas
formas, etc.
De fusin: agrupacin de reas, unidades administrativas o personas bajo un mismo mando, unificacin
de formas, registros e informes, etc.
De modificacin: cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicacin fsica de personal,
equipo o instalaciones, redistribucin de cargas de trabajo, modificacin de formas, registros, informes y
programas, etc.
De simplificacin: reduccin de pasos de un procedimiento, introduccin de mejoras en los mtodos de
trabajo, simplificacin de formas, reportes, registros, programas, etc.
De intercambio: redireccionamiento de funciones, procedimientos, recursos, personal o flujo del trabajo
entre reas u organizaciones del mismo grupo o sector.

b) ELABORACIN DEL INFORME


Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, en el que adems de exponer
las razones que llevaron a obtenerlos, incorpore la informacin estratgica del proyecto que le permita a
la alta direccin la toma de decisiones oportuna y correcta.
El informe consta de los siguientes elementos, generalmente:
Introduccin: es el resumen del propsito, enfoque, limitaciones y el plan de trabajo.
Parte principal o cuerpo: seccin donde se anotan los hechos, argumentos y justificaciones.
Conclusiones y recomendaciones.
Apndices o anexos: inclusin de grficas, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que
se consideren elementos auxiliares para apoyar la propuesta y recomendaciones.
H) PRESENTACIN DEL MANUAL PARA SU APROBACIN
Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado del proyecto debe
someterlo a las instancias procedentes para su aprobacin; convocar a su grupo de trabajo para la
ltima revisin de la documentacin que se presentar.
a) A los niveles directivos
Es recomendable que esta presentacin parta en un documento sntesis derivado del informe, cuya
extensin no sea mayor a treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un mnimo
de tiempo que deje un lapso adicional para explicaciones, as como para intercambio de opiniones.
Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento sntesis puede ser entregado a las
autoridades correspondientes y hacer la presentacin del manual exclusivamente con el apoyo de
equipos de cmputo, lminas o audiovisuales, donde se destaquen los elementos ms relevantes para
el proceso de toma de decisiones.
El documento sntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado:
Introduccin: breve descripcin de las causas que generaron la necesidad de preparar el manual,
los mecanismos de coordinacin y participacin de empleados para su desarrollo, as como los
propsitos y explicacin general acerca de su contenido.
Anlisis de la estructura organizacional: exposicin de la gnesis y desarrollo de la organizacin, es
decir los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y
que influyeron en la decisin de preparar el manual.
Diagnstico de la situacin actual: definicin de las causas y/o problemas que originaron el estudio
y que justifican los cambios o modificaciones que se proponen en el manual.
Propuestas de mejoramiento: presentacin de alternativas de accin para la organizacin, ventajas
y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, as como los resultados que se
espera obtener con el manual.
Estrategia de implantacin: explicacin de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en
prctica el manual y las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de l. Asimismo, la forma
en que se efectuaran los cambios previendo los factores sobresalientes de actuacin de las reas,
unidades, mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo.
Seguimiento, control y evaluacin: precisin de los mecanismos de informacin, proceso de control
y evaluacin, as como los criterios y medidas que podran tomarse en cada caso.
Al rgano De Gobierno
De acuerdo con la normatividad vigente y/o a las polticas dictadas por el titular de la organizacin, una
vez que el manual propuesto ha sido revisado y analizado por los niveles superiores, debe presentarse
ante el consejo de administracin o su equivalente para su aprobacin definitiva.
c) A OTROS NIVELES JERRQUICOS
La exposicin a los niveles departamentales, de oficina o de rea tambin puede basarse en el
documento sntesis, pero tratando siempre de hacerlo en la forma ms accesible posible para facilitar
su comprensin. Asimismo, servir para fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas,
elemento fundamental para el posterior seguimiento y evaluacin de las actividades.
I) REPRODUCCIN DEL MANUAL
Una vez que el grupo responsable de la elaboracin del manual haya recabado e integrado las
observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisin, debe coordinarse con la unidad o rea que
maneja los recursos econmicos para que ste sea reproducido para su distribucin e implantacin.
Para este efecto, el lder del proyecto debe suministrar los parmetros tcnicos para el diseo de la
impresin. Aun cuando existen varias opciones para hacerlo, pero las unidades de medida ms
aceptadas para este tipo de documento son:
Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisin y actualizacin.
Que los formatos sean de 28x21 cm (tamao carta).
Las grficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamao carta, sern dobladas hasta lograr
esta dimensin.
Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las hojas.

Procurar que la divisin en apartados, captulos, reas y/o secciones queden separados por
divisiones, las cuales presenten impreso este nombre.
Que todo el documento quede integrado por cartula, portada, ndice o contenido, introduccin y
cuerpo.
Cartula
Es la cubierta o cara exterior del documento, que tiene como objetivo su identificacin a travs de los
siguientes elementos:
Nombre oficial de la organizacin.
Logotipo oficial.
Nombre genrico del manual en relacin con su contenido.
Nombre de la unidad administrativa responsable de su elaboracin y/o aplicacin.
J) IMPLANTACIN DEL MANUAL
La implantacin del manual representa el momento crucial para traducir en forma tangible las
propuestas y recomendaciones en acciones especficas para elevar la productividad, mejorar la
coordinacin, agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinmica y componentes
organizacionales.
a) MTODOS DE IMPLANTACIN
La seleccin de mtodo para implantar administrativos est estrechadamente relacionada con
elementos de estructura tales como:
Tipo de manual
Cobertura
Recursos asignados
Nivel tcnico del personal
Clima organizacional
Entorno
En funcin de estas variables, las alternativas para implantarlos son:
Mtodo instantneo. Generalmente es el mas utilizado, ya que la decisin de preparar manuales
administrativos-en la mayora de los casos- proviene de los ms altos niveles de la estructura de una
organizacin, lo cual les confiere una naturaleza o validez casi obligatoria. Tambin se adopta cuando
la organizacin es nueva, si no se involucra a un nmero amplio de unidades administrativas, si es
relativamente sencillo, si no implica un gran volumen de funciones, sistemas u operaciones, o si en la
organizacin existe una slida infraestructura administrativa.
Mtodo del proyecto piloto. Esta forma de implantacin implica aplicar el contenido del manual en
slo una parte de la organizacin, con la finalidad de medir los resultados que ello genera.
El beneficio que pueda aportar radica en que permite realizar cambios en una escala reducida, llevando
a cabo cuantas pruebas sean necesarias para determinar la viabilidad de la propuesta.
Una probable desventaja de este mtodo es que no siempre es posible asegurar que lo que es valido
para los proyectos piloto se destinan recursos y una atencin especial que no puede a toda la
organizacin.
-Mtodo de implantacin en paralelo. Cuando se trata de manuales de amplia cobertura, que implican el
manejo de mucha informacin o de carcter estratgico, un volumen considerable de recursos o para
garantizar la seguridad de todo un sistema de trabajo, se emplea este mtodo que implica la operacin
simultanea, por un periodo determinado, tanto del ambiente de trabajo o condiciones tradicionales como
las que se van a implantar. Esto permite efectuar cambios sin crear problemas, ya que las nuevas
condiciones accionan libremente antes de que se suspendan las anteriores.
Mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas. Este mtodo, de gran utilidad para
implantar manuales que implican modificaciones sustanciales a la operativa normal, consiste en
seleccionar parte de su contenido o de reas especficas para introducir los cambios sin causar grandes
alteraciones, y dar el siguiente paso slo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permite un
cambio gradual y controlado.
Combinacin de mtodos. Es el empleo de ms de un mtodo para implantar un manual en funcin
de los requerimientos tcnicos de su contenido.
b) ACCIONES DE IMPLANTACIN DEL MANUAL
Para dar a conocer el manual es conveniente definir un programa para su presentacin y que, con base
en las acciones que para este efecto se establezcan, se proceda a celebrar platicas, seminarios, foros
de decisin y cualquier otro tipo de evento de esta naturaleza.
Tambin se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilizacin , por medio de las cuales se puede
incrementar la confianza y colaboracin del personal, ya que a travs de ellas se les comunican los
objetivos propuestos y las bondades que de ello puede resultar.
En forma paralela se deben emprender campaas de difusin mediante revistas, boletines, folletos,
paneles y cualquier otro recurso de informacin que refuerce la aceptacin, particularmente cuando las

medidas de lo mejoramiento puedan afectar a una organizacin en forma radical o a nivel grupal o
sectorial.
K) REVISIN Y ACTUALIZACIN
La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la informacin que contienen,
por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones
peridicas. Para ello es conveniente:
Evaluar en forma sistemtica las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la
implantacin del manual, as como los cambios operativos que se realicen en la organizacin.
Establecer en calendario para la actualizacin del manual
Designar un responsable para la atencin de esta funcin.
a) MECANISMOS DE INFORMACIN
Son aquellos que ponen en prctica con la finalidad de establecer los flujos adecuados par que la
informacin administrativa, tanto de implantacin de mejoras como respuestas a desviaciones, pueda
llegar con agilidad y claridad a las reas y niveles que las necesiten.
Para ese efecto, se debe aprovechar la infraestructura instalada, utilizando servicios del grupo tcnico
responsable de la elaboracin del manual.
Una vez definidos los parmetros para evaluar el comportamiento del manual, operativamente, la
organizacin debe efectuar el seguimiento de las acciones por conducto de la(s) unidad(es)
responsable(s) de su aplicacin, apoyadas por una comisin, grupo o subgrupo designado para ese
propsito.
6. Bibliografa
ORGANIZACIN DE EMPRESAS, ANLISIS DISEO Y ESTRUCTURA
FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMN
MXICO, FCA - UNAM
"MANUALES ADMINISTRATIVOS: GUA PARA SU ELABORACIN"
FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMN
MXICO, FCA - UNAM
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
GMEZ CEJA
MXICO, Mc GRAW HILL 1997

Trabajo enviado por:


Jose Palma
japmalaga@star.com.pe