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UNIDAD V: METODOLOGA PARA LA CREACIN E INNOVACIN DE

ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Se estudia a fondo la relacin que existe entre las necesidades de la empresa
para con la organizacin, en pro del alcance total de los objetivos y metas
planteadas durante la planeacin de la misma, ya sea iniciando la empresa o bien
despus de un ciclo de trabajo culminado, para esto se analiza detenidamente
ciertos factores tanto internos como externos, para poder determinar cules son
exactamente las necesidades de la empresa. Esto con el nico fin de poder
determinar cul sera la estructura ms adecuada para el negocio hablando
especficamente de diseo organizacional, se estudia detenidamente la evaluacin
y diagnostico organizacional de nuestra empresa como punto de partida hacia el
desarrollo de nuevas estrategias o bien innovacin o busca de reas de
oportunidad dentro de nuestra estructura organizacional. La metodologa que
describiremos, es decir, la secuencia ordenada y lgica de los pasos que debe
darse para constituir una organizacin, es igualmente aplicable al conjunto de una
empresa, sea cual fuere su dimensin o actividad.

5.1. Planeacin del estudio.


Todo estudio organizacional se encuentra basado en un proceso que parte de la
percepcin y determinacin de la problemtica, definicin de los factores de
estudio, objetivos, lineamientos y campos de trabajo para su realizacin, la
captacin y el anlisis de los datos necesarios para formular, implantar y evaluar
las recomendaciones hasta presentar por escrito el informe a las autoridades,
implantar las recomendaciones, evaluar, dar seguimiento y retroalimentar el
proceso.
Es necesario realizar la justificacin necesaria del estudio a realizar; es decir
fundamentar los motivos del mismo, aunque sean rutinarios, es indispensable
sustentar dichos estudios ya que de este modo se especificaran los objetivos a
evaluar ya sea para obtener un diagnstico, reas de oportunidad o bien buscar

soluciones a problemticas suscitadas dentro de la organizacin. Cualquier


mejoramiento o racionalizacin administrativa debe comenzar con cuidados y
preparacin, as como:
A.
B.
C.
D.
E.
F.

Reconocimiento del problema y autorizacin para realizar el estudio.


Ubicacin precisa del rea en que se presente el problema.
Tipificacin del problema.
Investigar sobre las causas del problema.
Definicin del objetivo del estudio.
Formulacin del plan del trabajo.

PROGRAMACIN

ORGANIZACIN.

La

planeacin

de

estudios

organizacionales es el resultado de la buena conjugacin de todos los factores


cualitativos y cuantitativos ya que son las variables a medir para la determinacin
de resultados, es decir no podemos determinar nuestro objeto de estudio si no
analizamos primero cuales sean nuestras variables a medir y el grado de
afectacin que estas tienen sobre nuestra organizacin Una vez conociendo los
aspectos antes mencionados podemos empezar con la programacin de nuestro
estudio que no es ms que organizarnos adecuadamente en cmo, y cuando
llevaremos a cabo la realizacin de nuestro estudio, es necesario tambin tomar
en cuenta que nuestra labor no debe de afectar con los procesos normales de
nuestra empresa, posterior a esto debemos tratar de llegar a los resultados ms
convenientes en el menor tiempo posible sin descuidar a la vez la eficacia de
nuestros procedimientos. Los objetivos deben ser verificables, precisos y
realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables
deben ser cualitativos. Tiene que haber una clara definicin de los deberes,
derechos y actividad de cada persona. Se tiene que fijar el rea de autoridad de
cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas. Saber cmo y
dnde obtener la informacin necesaria para cada actividad. Cada persona debe
saber dnde conseguir la informacin y le debe ser facilitada. Algunos conceptos
que debemos tomar en cuenta dentro de la planeacin organizacional son los
siguientes: La Estructura Organizacional es un instrumento administrativo en el
que se definen tareas por realizar considerando las capacidades y motivaciones

del personal disponible. Su propsito es contribuir a la creacin de un entorno


favorable para el desempeo humano. La Planeacin de la Estructura
Organizacional ayuda a determinar las necesidades futuras de personal y los
programas de capacitacin requeridos. Puede revelar debilidades que se perciben
ms claramente al comparar la estructura organizacional real con la deseable.
Estructura Del Proyecto. Durante el tiempo de vida de un producto, se deben
realizar varias actividades que comprenden planeacin, desarrollo, servicios,
publicaciones, control de calidad, apoyo y mantenimiento. La planeacin identifica
agentes externos y necesidades, lleva a cabo estudios de factibilidad y supervisa
el desarrollo de principio a fin. El desarrollo especfico, disea, instrumenta,
depura, prueba e integra el producto. Los servicios proporcionan herramientas
automatizadas y recursos computacionales para todas las actividades y administra
la configuracin, distribucin del producto y distintos apoyos administrativos.
DETERMINAR EL FACTOR DE ESTUDIO: Identificar el elemento o variables que
deben ser estudiados para determinar el objetivo del estudio. Este procedimiento
fija los cimientos para determinar el objetivo de estudio y llevar a cabo una
exploracin o investigacin preliminar que proporcione la informacin fundamental
para integrar un proyecto de estudio slido y completo.
FUENTES DE ESTUDIO: FUENTES INTERNAS: rganos de gobierno, nivel
directivo, nivel medio, rea afectada, otras unidades administrativas, unidades de
mejoramiento administrativo, comisiones o grupos de trabajo, recursos de
informacin.
FUENTES EXTERNAS: Normativas (Organismos internacionales, Instituciones
oficiales), Competidores, Proveedores, Clientes y usuarios, Organizaciones lderes
en el campo de trabajo, Organizaciones de otros campos de trabajo)
DEFINICIN DEL OBJETIVO DE ESTUDIO: Debe ser muy especfico en cuanto a
las condiciones que la organizacin espera como resultado de sus acciones.

INVESTIGACIN PRELIMINAR: Reconocimiento para determinar la situacin


administrativa de la organizacin, esto implica revisar la literatura tcnica, legal,
adems de establecer el primer contacto con la realidad que se va a estudiar.
PREPARACIN DEL PROYECTO DE ESTUDIO Despus de recabar los
elementos preliminares para llevar a cabo el estudio, se debe preparar el
documento de partida a fin de ponerlo en prctica.

5.2. Autorizacin del estudio


En esta seccin presentaremos una visin panormica de la metodologa del
diseo organizacional. La metodologa que describiremos, es decir, la secuencia
ordenada y lgica de los pasos que debe darse para constituir una organizacin,
es igualmente aplicable al conjunto de una empresa, sea cual fuere su dimensin
o actividad, como en forma independiente a unas u otras de sus unidades
componentes, llmense gerencias, sub-gerencias, divisiones, departamentos o
secciones.
Trtese del estudio de una empresa completa o de slo alguna de sus unidades,
es de la mayor importancia preservar una perspectiva integral a lo largo del
proceso del diseo organizacional. Para tal efecto, la metodologa debe aplicarse
en primer lugar con el propsito especfico y exclusivo de definir las unidades
orgnicas mayores. Culminada esta primera parte, recin proceder el estudio
independiente, una a una, de las unidades de segundo nivel. A continuacin podr
organizarse las del tercero y as sucesivamente.
La organizacin que pudiera disearse para cualquier empresa, siempre
funcionar dentro de determinado contexto y deber ser frente a las ms diversas
coyunturas. Esto demanda que ella, como totalidad y en cada una de las partes,
sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las variaciones del entorno
y a las contingencias que necesariamente debe afrontar la realidad empresarial.

5.3 Recopilacin de la informacin.

La informacin que se recoge debe ser lo ms exacta posible, pues representa la


base para las futuras conclusiones, cuando el analista es experto en diagnsticos
bastar la informacin objetiva con solo observar o intuir cual es el problema
directo o al menos tratar de comprender los sntomas directos; la informacin
deber ser procesada y analizada con mucho cuidado pues de ella dependern
las posibles soluciones a los problemas detectados, es necesario indicar que cada
fuente de informacin es variada y diferente en relacin...

5.3. Recopilacin de la informacin.


Los hechos que permiten conocer y analizar lo que sucede en la organizacin.
Esto para que no se obtengan impresiones de la realidad deformadas y las
soluciones sea inoperable.
Herramientas para la recopilacin de informacin cuestionario entrevistas
investigacin documental observacin directa consulta a sistemas de informacin
cedula.
Tipos de datos

PRIMARIOS.Informacin recabada por primera vez utilizada solo para la investigacin. Se usan
comnmente la observacin y cuestionarios.

SECUNDARIOS.Informacin documental o datos ya existentes pude ser: internos y externos

5.4. Anlisis e interpretacin de datos.


Una vez que ya tenemos bien delimitado nuestro objeto de estudio, la metodologa
y las herramientas que utilizaremos en nuestro estudio organizacional es de suma
importancia obtener la mayor cantidad de informacin posible de todos los
departamentos que constituyen a nuestra empresa, Qu significa esto? Como
bien sabemos la empresa es un solo sistema laboral y productivo por lo tanto es
necesario conocer las afectaciones de todos y cada uno de los departamentos de
la empresa, pero cabe mencionar que la obtencin de informacin es nicamente
el primer paso dentro de este proceso, ya que lo que nos asegurara buenos
resultados sin duda alguna es el anlisis y buena interpretacin de toda la
informacin obtenida, esta puede ser una tarea ardua si no se sabe exactamente
lo que buscamos, de ah la importancia de que se lleven a cabo y eficazmente los
puntos vistos anteriormente, esto nos ayudara a poder descartar informacin
irrelevante al objeto de estudio que pretendemos realizar.
El propsito del anlisis es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal
que proporcionen respuestas a los interrogantes de la investigacin. El objetivo de
la interpretacin es buscar el significado ms amplio a las respuestas mediante
una trabazn con otros conocimientos disponibles, por otro lado, un abuso o
sobresaturacin de informacin estadstica cuando no es necesaria, solo sirve
para el regodeo del analista y adems conspira contra la comprensin del
fenmeno este, tal vez sea el reto ms importante a vencer dentro de la
realizacin de nuestro, porque los resultados o la localizacin exacta del origen de
nuestra problemtica puede depender del anlisis correcto de dicha informacin,

El objetivo de traer esta problemtica est dirigido al logro de los objetivos


especficos que se persiguen. La primera de ellas es sumar al clculo matemticoestadstico a la comprensin conceptual. Nos parece interesante poder entender e
interpretar lo que hay detrs de clculo estadstico, esto es, cmo se relaciona
los postulados tericos con los lgicos y stos con los paradigmas estadsticos, lo
que desde el inicio queremos despejar son algunos errores conceptuales que
llevan posteriormente a errores de aplicacin o a mal interpretar la informacin
como antes mencionamos.

5.5. Elaboracin y planteamiento de la propuesta


Una vez realizado el estudio y anlisis correspondiente de la informacin
pertinente a nuestro objeto de estudio es necesario tomar acciones, de acuerdo a
los resultados obtenidos posterior al estudio realizado, Qu quiere decir esto?
Bien esto se refiere a las estrategias y acciones propuestas por nuestro equipo de
analistas es decir, estudiar las diferentes alternativas con las que contamos para
poder determinar cul es la ms factible o conveniente para nuestra organizacin,
es importante que al momento de llevar a cabo las propuestas se tomen en cuenta
factores, que afecten a la empresa como por ejemplo financieros, presupuestales,
o estructurales, porque si bien se busca la mejora de nuestros procesos un cambio
drstico o repentino puede ser motivo de un desequilibrio organizacional, por lo
que habr en ocasiones que dividir las propuestas o estrategias dadas en varias
fases, de implementacin como veremos en el siguiente punto.
Otro punto importante a tomar en esta parte del proceso son los planes de accin
de emergencia, es decir debemos de tomar en cuenta un plan alternativo, el cual
pueda llevarse a cabo en caso de negligencia o de algn posible error o afectacin
ya sea de carcter fsico o administrativo el cual podamos emplear de manera
inmediata sin causar mayor afectacin en nuestra organizacin.

La elaboracin e implementacin constituye el momento de transformar los


planteamientos y medidas de mejoramiento en acciones especficas y est
conformada por tres fases:
a) Preparacin del programa
b) Integracin de recursos
c) Ejecucin del programa.
El actual mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones consiste en
seleccionar partes del proyecto e implementarlas poco a poco sin causar
alteraciones al sistema actual y continuar al siguiente paso hasta consolidar el
anterior combinacin de mtodos consiste en la aplicacin de ms un mtodo
integracin de recursos estructurado el programa se renen los recursos
humanos, materiales y tecnolgicos, se fundamenta tcnica y normativamente la
implantacin, se acondiciona fsicamente las instalaciones y se capacita al
personal que vaya a colaborar en su ejecucin.

5.6. Implementacin
Una implementacin o implantacin es la realizacin de una aplicacin, o la
ejecucin de un plan, idea, modelo cientfico, diseo, especificacin, estndar,
algoritmo o poltica, Qu quiere decir esto? En un enfoque ms claro podemos
determinar a la implementacin como el mtodo o modo en el cual pondremos en
accin

las

estrategias

tomadas

posterior

todos

los

procesos

vistos

anteriormente, en esta etapa podemos mencionar que las labores se vuelven un


poco ms tcnicas que administrativas, Por qu? Bueno porque es necesario
evaluar las dimensiones de las afectaciones que pueden obtenerse a
consecuencia de la realizacin de cambios en nuestra empresa, partiendo de esto
podemos determinar el modo en el que llevaremos a cabo la implementacin de
nuestras estrategias organizacionales, como mencionamos en el punto anterior
podemos seccionar nuestros planes de accin en partes o fases, si se trata de

cambios drsticos en los procesos ya establecidos en nuestra empresa esto se


hace para tratar de disminuir el impacto en los empleados y de este modo puedan
tener una mejor aceptacin a las estrategias impuestas de tal modo que no
desestabilice a la empresa, esto claro si hablamos de una estrategia a nivel
general, ahora bien si hablamos de cambios departamentales, pues son mucho
ms fciles de llevar a cabo y con mucho menos imprevistos; otro punto que
mencionbamos con anterioridad era la opcin de un planes de estrategia en
casos de contingencia estos planes deben de ser de fcil implementacin y con
resultados inmediatos estos se usan mayormente en caso de recesiones
econmicas, afectaciones naturales, o fuertes campaas publicitarias de la
competencia.
EL PROCESO DE ADMINISTRACIN ESTRATGICA INVOLUCRA DOS
PROCESOS RELEVANTES.

El primero, la formulacin de la estrategia.


El segundo, la implementacin de la estrategia seleccionada.

Para que las organizaciones tengan xito necesitan realizarse ambos procesos de
manera adecuada, para formular la estrategia se realizar un anlisis cuidadoso
del medio ambiente externo y del ambiente interno llevando a cabo una adecuada
implementacin de dicha estrategia. La mayor parte de los fracasos de las
empresas no provienen de una mala formulacin de la estrategia sino de una
implementacin inadecuada. De ah emana la importancia tan relevante del
segundo proceso, es decir, la puesta en marcha de la estrategia. Es indispensable
implementar las estrategias a travs de disear la estructura organizacional
congruente con la estrategia seleccionada, establecer los controles oportunos y de
contar con una cultura organizacional adecuada, es necesario contar con tu
motivacin para realizar este curso, ya que puedes estar seguro que sers capaz
de aplicar los diversos conceptos vistos en el curso al caso particular de tu
empresa.

5.7. Evaluacin peridica.


Muchas veces, los problemas no son manifiestos y solo se detectan cuando se
efecta un anlisis en profundidad. La rutina diaria impide frecuentemente pensar
en la situacin de la empresa y su futuro, aunque pensar para tener una visin
global de la situacin agregue valor. Muchas veces el da a da, lo urgente, impide
a los directivos pensar en lo importante, los directivos deben dedicar tiempo a
pensar, para as orientar, motivar y controlar, y evitar que las empresas pierdan la
brjula del cumplimiento de su misin en el lago plazo, la evaluacin peridica de
la empresa se presenta como una herramienta til para el control de gestin
superior, que consiste en analizar la evolucin de la empresa en los ltimos aos y
sus perspectivas futuras, evaluar el impacto de las decisiones en sus resultados y
la situacin en relacin con el cumplimiento de su misin. Para efectuar esta
evaluacin se utilizan naturalmente los mismos instrumentos que se incorporan a
la carpeta de control superior, pero el anlisis se refiere a perodos ms
prolongados (generalmente coincide con el cierre de balances) y no se efecta
para marcar tendencias de variables sino para establecer en qu medida la
empresa es rentable, mantiene su patrimonio y evoluciona favorablemente. En
otros trminos, es una autoevaluacin de la medida en que la empresa es una
inversin conveniente para sealar con tiempo las deficiencias que deban ser
corregidas.
EVALUACIN PERIDICA A CADA MIEMBRO DE LA ORGANIZACIN
Toda persona le gusta saber cmo est su nivel de desempeo y como es visto
por su superior. Esto cabe dentro de lo que llamaramos elemento motivante en el
desempeo de cada persona. No se debe hacer una evaluacin subjetiva por que
causa dao a las personas y en consecuencia a la organizacin. El evaluador
(lder de su equipo) debe hacer ver al evaluado con exactitud y sin lugar a duda
como es visto el desempeo y aporte de cada trabajador hacia la empresa. Cada
persona est deseosa de saber dnde est ubicada para disminuir su nivel de
inseguridad laboral que puede hacer mermar su nivel de desempeo. Si es una
persona con antigedad en la organizacin debe buscarse su evaluacin anterior y

hacer la comparacin de cmo estabas y como estas en este momento. Es


necesario que el evaluado una vez concluya su evaluacin firme (si est de
acuerdo) la evaluacin escrita junto a su lder. En el caso de no estar de acuerdo
con su evaluacin, es tarea del evaluador establecer estrategias de comunicacin
y persuasin con el objetivo de que el objetivo de esa evaluacin radica en la
mejora continua y crecimiento del trabajador en la organizacin y as a futuro
poder ser recompensado por su aporte a la organizacin All deben establecerse
compromisos de ambas partes a cumplir en el transcurso del periodo que se
establezca como fecha trmino de cada evaluacin

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