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CENPROTIC - Centro de Produccin de Soluciones y Prestacin de Servicios TIC

Proyecto Talento21:
Sistema Integrado para Gestionar la Formacin
de Talentos

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Sistema Integrado para Gestionar la Formacin de Talentos

Contenido
1

Introduccin......................................................................................................... 3

Situacin actual TI................................................................................................ 4

2.1

Procesos......................................................................................................... 5

2.2

Infraestructura TI........................................................................................... 5

2.3

Personal TI..................................................................................................... 5

2.4

Servicios TI..................................................................................................... 5

2.4.1

Sistema nico de Matrcula - SUM...........................................................5

2.4.2

Sistema de Trmite Documentario - STD.................................................5

2.4.3

Quipucamayoc......................................................................................... 6

2.4.4

SIGU......................................................................................................... 6

2.4.5

Bsqueda bibliogrfica............................................................................6

2.4.6

e-Learning / Chamilo................................................................................6

2.4.7

Gestin de activos TI...............................................................................6

Propuesta Tcnica................................................................................................. 6
3.1

3.1.1

Gestin de carga acadmica...................................................................7

3.1.2

Evaluacin de desempeo docente.........................................................7

3.1.3

Gestin del personal o talento.................................................................7

3.1.4

Abastecimiento........................................................................................ 8

3.1.5

Gestin financiera.................................................................................... 8

3.1.6

Gestin de biblioteca............................................................................... 8

3.2
4

Mdulos......................................................................................................... 7

Modalidad de trabajo..................................................................................... 8

Propuesta Econmica........................................................................................... 8
4.1

Inversin en servicio...................................................................................... 8

4.2

Inversin en licencias.....................................................................................9

ANEXO 1 Sistema de Gestin de Personal (Talento).........................................10

Anexo 2 - Acerca del CENPRO TI.........................................................................11

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Introduccin

La universidad, en su bsqueda pora mejorar la calidad en la formacin profesional y lograr la

acreditacin de sus 62 EAPs (organizadas en 20 facultades y 6 reas acadmicas), viene orientndose
a una gestin por procesos, habindose definido por el momento, un mapa de macro procesos (Figura
1). En esa preocupacin, ha establecido el proceso Gestin de la Calidad y las unidades conductoras,
la Oficina Central de Calidad Acadmica y Acreditacin - OCCAA de la Universidad y las OCAAs de
las Facultades.
La gestin por procesos parte de un principio de excelencia organizacional, el
establece que las organizaciones actan de manera efectiva cuando todas
actividades se comprenden y gestionan de manera interrelacionada y
sistemtica, orientndolas al complimiento de los objetivos de la
organizacin.
En este modelo de gestin organizacional, la gestin de procesos es
una actividad clave, la misma que consiste en identificar y definir,
ejecutar / automatizar, monitorizar y mejorar / optimizar. Es importante
considerar, que el talento humano, la gestin de relaciones con los
clientes o usuarios y la innovacin, son los elementos que aaden mayor valor
organizacin.

cual
sus

una

En este contexto, el Centro de Produccin de Soluciones y Prestacin de Servicios TIC CENPROTIC

(Anexo 2), pone al alcance de todas las diversas unidades de la UNMSM y Empresas en general, los
servicios de una moderna Gerencia de Innovacin con Tecnologas de informacin, orientados a la
mejora continua de sus procesos. Uno de esos proyectos es, Talento21 un sistema integrado para
gestionar la formacin de talentos, acorde a las exigencias del siglo 21, el cual comprende un conjunto
de mdulos orientados a fortalecer los diversos procesos de las entidades de educacin superior.

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Figura 1. Mapa de procesos UNMSM.

Por ejemplo, la Facultad de Medicina Humana FMH, una de las 20 de la UNMSM, es la ms
representativa del pas en formacin profesional en Ciencias de la Salud. Cuenta con una poblacin de
3,800+ estudiantes, 950+ docentes, 200+ trabajadores administrativos y con espacios de aprendizaje en
25+ sedes. Est constituida por un conjunto de unidades (Figura 2), destacndose sus cinco (5) EAPs
(Medicina Humana, Obstetricia, Enfermera, Tecnologa Mdica y Nutricin) y doce (12) departamentos
acadmicos.

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Figura 2. Organigrama de la FMH.

Situacin actual TI

La Facultad est al mando del Decano y sus Directores, siguiendo una gestin funcional, con base en el
ROF y procedimientos. En la bsqueda de mejora continua, las escuelas vienen trabajando para lograr o
mantener su acreditacin, lo que inherentemente induce a una gestin por procesos, donde se prioriza la
orientacin al cliente o usuario, la orientacin a resultados y la mejora continua.

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2.1

Procesos

Si bien la orientacin es a una gestin por procesos, por el momento an predomina el modelo de
gestin funcional. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que los procesos existen y se llevan a cabo, lo
que se requiere es identificarlos y definirlos con precisin, automatizarlos, monitorizarlos y mejorarlos en
forma permanente, es decir, gestionarlos. La Figura 3, presenta un ejemplo de mapa de procesos de una
facultad.

Figura 3. Mapa de Proceso de una Facultad (Ejemplo)

Por el momento, el mapa de procesos no ha sido establecido. Sin embargo, se puede decir que, en
cuanto a los procesos de apoyo (gestin de recursos), se destaca dos macro procesos, gestin
acadmica (matrcula, asesora y orientacin, bienestar y biblioteca) y gestin administrativa (trmite
documentario, personal, abastecimiento, economa, logstica y publicaciones), a cargo de las direcciones
respectivas.
En cuanto a los misionales o primarios, se destacan los macro procesos: Gestin de estudiantes,
Gestin de docentes, Planificacin y control de la formacin, y Ejecucin de la formacin (acadmica,
investigacin y responsabilidad social), a cargo de las dems Direcciones y Jefaturas de Departamentos
acadmicos.

2.2

Infraestructura TI.

La FMH cuenta con un centro de datos propio, donde dispone de servidores y otros recursos
compartidos. Asimismo, cuenta con estaciones de trabajo renovadas, distribuidas en todo su campus,

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todo conectado por medio de una red de datos cableada y una inalmbrica o Wi-Fi, ambas
interconectadas a la red del campus universitario, a travs de la cual acceden a internet y otros servicios.
Se estima que, el ancho de banda del enlace entre ambos campus ha quedado insuficiente (Incluir
topologas de red y tabla de recursos).

2.3

Personal TI

La FMH cuenta con una unidad de estadstica e informtica, cuya responsabilidad es viabilizar el uso
efectivo de las TI en los diferentes procesos. Su capacidad tcnica y operativa es bsica.

2.4

Servicios TI

En general los procesos de las facultades cuentan con un bajo soporte de servicios y recursos TI. En el
caso de la FMH, son asistidos por algunos servicios alojados en sus instalaciones (San Fernando), y
otros en el centro de datos de la universidad (Unidad de Telemtica).
La gestin acadmica es asistida en parte por el Sistema nico de Matrcula SUM, y la gestin
administrativa, por el Quipucamayoc - QC (y el sistema de trmite documentario - STD). El SUM est
orientado a los procesos del Vice Rectorado Acadmico y el QC a los de la Direccin General de
Administracin.

2.4.1

Sistema nico de Matrcula - SUM

El SUM es uno de los servicios TI institucionales, utilizado de manera obligatoria por todas las unidades
de matrcula de la universidad. En adicin a la facilidad de matrcula para los alumnos (pre y posgrado),
los docentes disponen de informacin referente a su carga acadmica, y la facilidad para el ingreso de
notas. Este servicio se presta desde el centro de datos de la universidad Unidad de Telemtica.

2.4.2

Sistema de Trmite Documentario - STD

Cmo su nombre lo sugiere, est orientado a facilitar el registro y seguimiento de los diferentes trmites,
que ingresan por la unidad de ese nombre.

2.4.3

Quipucamayoc

El Proyecto Quipucamayoc comprende un conjunto de mdulos orientados a asistir a los procesos de la

gestin administrativa central, y que podra hacerse extensivo a los procesos de las Facultades. Si bien
algunos procesos asistidos por estos mdulos, tales como, personal, abastecimiento, logstica y
economa, se manifiesta que la funcionalidad es insuficiente, y presenta eventuales problemas de
disponibilidad y rendimiento.

2.4.4

SIGU

Se trata de una nueva solucin desarrollada a media para facilitar la gestin de cuentas por cobrar, est
en la etapa inicial de uso.

2.4.5

Bsqueda bibliogrfica

La biblioteca dispone de la facilidad de bsqueda de material bibliogrfico, en forma aislada, no integrada

con las dems bases de datos que dispone la universidad. No se dispone de facilidades de prstamos.

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2.4.6

e-Learning / Chamilo

En cuanto a aprendizaje online, se dispone de un aula virtual, soportado por la plataforma open source
Chamilo.

2.4.7

Gestin de activos TI

Para la gestin de activos TI se dispone de una solucin a medida.

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Propuesta Tcnica

La propuesta de mejora de procesos, por medio de soluciones TIC, contempla el trabajo integral bajo el
enfoque de gestin de procesos, tomando como base el mapa de procesos de la facultad (Similar a la
Figura 3) y la normativa interna.
Luego de entender y priorizar los procesos, se identifican las oportunidades de mejora, se encuentra la
idea o propuesta de solucin, se logra la solucin, y se procede a la ejecucin y monitorizacin. En este
proceso, entran a tallar las soluciones TIC, tal como Talento21, como agente de optimizacin e
innovacin.
Talento21 es un Sistema Web compuesto por una serie de mdulos que, se van poniendo en servicio,
segn las prioridades de cada Facultad:
1. Gestin de la carga acadmica
2. Disponibilidad docente (para elaboracin de carga acadmica)
3. Generacin automtica de horarios (Carga acadmica)
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Evaluacin de desempeo docente

Gestin de alumnos (legajo)
Matrcula
Gestin de recursos y servicios bibliotecarios
Gestin de personal (docentes y administrativos)

10.
11.
12.
13.
14.

Abastecimiento
Gestin financiera
Trmite documentario

Control de asistencia de terceros (biomtrico)

Gestin de recursos (Infraestructura aulas, laboratorios, etc.)

Orientacin y bienestar

15. Registro de actividades (del personal administrativo)

16. Gestin de clases (control de asistencia y avance del curso)
17. Evaluacin y calificacin (modelo de evaluacin y registro de notas)
18. Tutora y asesora (Mentoria)
19. Comunicacin interna instantnea

3.1
3.1.1

Mdulos
Gestin de carga acadmica

Comprende la programacin y seguimiento de avance de la carga acadmica, es decir, los cursos que se
dictan en todas las escuelas, a cargo de los docentes de los diferentes departamentos, y se ejecutan en
las diversas sedes. Se busca que los responsables de la gestin del proceso dispongan de informacin
en lnea del desarrollo y avance de la carga acadmica.

3.1.2

Disponibilidad docente

Permite que los docentes registren su disponibilidad para la asignacin de carga acadmica.

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3.1.3

Generacin automtica de horarios

Se trata de un mdulo basado en inteligencia artificial que, a partir de una diversidad de variables y
restricciones, genera en forma automtica la carga acadmica ptima.

3.1.4

Evaluacin de desempeo docente

Comprende la evaluacin de desempeo docente por cada curso que desarrolla, la misma que se realiza
a travs de una encuesta a los estudiantes. Si bien el proceso tiende a complicarse por la naturaleza
dinmica (varios docentes por curso) y distribuida (en diversas sedes), el objetivo es que la encuesta se
realice en el momento oportuno, y los resultados se tengan de inmediato. Asimismo, se tenga una visin
global del progreso de la evaluacin y facilidades para el anlisis de los aspectos evaluados.

3.1.5

Gestin de alumnos

Comprende la gestin de la informacin del talento (estudiante) y sobre su accionar. Se dispone de

informacin en lnea de su legajo (hoja de vida), asistencia y desempeo

3.1.6

Matrcula

Se trata de un mdulo que complementa al SUM, en lo que respecta a informacin de avance de los
estudiantes.

3.1.7

Gestin de recursos y servicios bibliotecarios

Brinda la facilidad de bsqueda de material bibliogrfico, reservas y prstamos. Se busca disponer de

facilidades de bsqueda integral en las diversas bases de datos bibliogrficas, as como la gestin de
prstamos. Asimismo, la creacin de una base de datos propia y ponerla a disposicin de la comunidad.

3.1.8

Gestin de personal

Comprende la gestin de la informacin de los colaboradores (docente y administrativo) y sobre su

accionar. Se busca disponer de informacin en lnea de su legajo (hoja de vida), asistencia, ausencias
(permisos, licencias, vacaciones), y desempeo.

3.1.9

Abastecimiento

Comprende las adquisiciones, almacenamiento y distribucin de bienes. Se busca la gestin

automatizada de estas actividades, incluyendo alertas por fechas de expiracin y stock por debajo del
mnimo, as como generacin automtica de pedidos para reposicin. En este caso se hace uso del
mdulo de abastecimiento del Quipucamayoc, para cumplir con las exigencias de abastecimiento de la
gestin central, estando pendiente el soporte para las actividades internas.

3.1.10 Gestin financiera

Una de las principales preocupaciones es disponer en forma oportuna, la informacin de pagos /
depsitos en el banco, toda vez que esta se recibe con un desfase de 72 horas. Asimismo, se desea
disponer de un mdulo de cuentas por cobrar y facilidad de facturacin.

3.2

Modalidad de trabajo

La solucin integral estar a cargo de profesionales (o estudiantes) cumpliendo diversos roles: Gestor de
Soluciones, Gestor de proyectos, Arquitecto de software, Analista de calidad y Especialista en
Infraestructura TIC. Y cada mdulo estar a cargo de un Analista-Programador y Programadores.
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El trabajo se lleva a cabo en permanente comunicacin y colaboracin con los usuarios, a travs de
sesiones de trabajo presenciales y virtuales. El cliente debe designar un lder usuario para cada mdulo y
los colaboradores que considere pertinente.
El proceso de gestacin de soluciones es evolutivo (iterativo e incremental), que facilita la entrega de
componentes en produccin desde el primer mes. Los trabajos se realizan con base en cronogramas y
artefactos y entregables que evidencian el progreso.

4
4.1

Propuesta Econmica
Inversin en servicio.

Considerando que la solucin es modular, el costo se estima de acuerdo a la complejidad del mdulo, y
el pago se realizar con base en la presentacin de los entregables (a conformidad), de acuerdo a un
cronograma previamente establecido. Para el caso de las unidades de la UNMSM, la inversin equivale
a 1/3 del valor comercial.
N

Mdulo

Gestin de la carga acadmica

Evaluacin de desempeo docente

Gestin de personal (docentes y administrativos) Anexo 1

Abastecimiento

Gestin financiera

Gestin de informacin bibliogrfica

TOTAL (Sin incluir IGV)

Inversin

S/.
Tabla 1. Propuesta econmica.

La inversin incluye el soporte para el buen funcionamiento durante el primer ao, contado a partir de la
puesta en produccin del mdulo. A partir del segundo ao, la inversin por el soporte anual ser el 20%
de la inversin inicial.

4.2

Inversin en licencias.

Es factible que el software utilizado por la aplicacin (base de datos, Web, de aplicaciones y sistema
operativo), sea libre de costo.

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ANEXO 1 Sistema de Gestin de Personal (Talento)

Somos conscientes que el capital humano es el activo ms valioso en una organizacin, y el que mayor
valor puede aadir, siempre que su gestin sea efectiva. En ese sentido, trabajamos en la mejora
continua de una solucin (software) modular dirigido a las unidades de gestin del talento.
El sistema comprende un conjunto de mdulos para satisfacer las ms exigentes necesidades y puede
ajustarse a su medida. Ofrece una administracin superior y eficiencia en la reduccin de tiempos de
ejecucin de las actividades diarias del capital humano, reduciendo costos en todos los mbitos. Los
mdulos considerados son:
1. Legajo personal (hoja de vida documentada)
2. Permisos o licencias
3. Control de asistencia
4. Evaluacin de desempeo
5. Capacitacin
6. Seleccin o reclutamiento
7. Disciplina
8. Viajes
9. Gastos
10. Facilidades de socializacin (Redes sociales)

En servicio incluye, en adicin a la creacin o personalizacin de los mdulos

escogidos, la puesta en marcha (implementacin) y entrenamiento. Asimismo,
apoyo en la carga inicial de informacin, y la asistencia permanente (presencial u
online) para su uso efectivo.

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Anexo 2 - Acerca del CENPROTIC

El Centro de Produccin de Soluciones y Servicios TI (CENPRO TI) es la unidad de la UNMSM FISI,

encargada de aadir valor a las empresas, a travs de la innovacin por medio de Tecnologas de
Informacin. Fomentando as, el trabajo integrado Universidad Empresa, un modelo que fortalece la
formacin profesional de los estudiantes, por medio de su participacin temprana en proyectos reales.
En adicin a generar soluciones para las diferentes unidades de la universidad, se viene trabajando con
otras entidades:
Entidad Cliente
Banco de la Nacin

OCCAA
Fac. Ing. Geolgica
Fac. Farmacia y Bioqumica

Solucin
Gestin de incidencias
Valores en custodia
Fideicomiso PAME
Fideicomiso CPT
Gestin de encuestas de satisfaccin de servicio,
Gestin de indicadores de calidad (CONEAU y otros)
Cuentas corrientes,
Legajo personal
Gestin de biblioteca
Procesamiento de encuestas de evaluacin de desempeo docente.

El CENPRO pone disposicin de sus clientes, los servicios de una moderna Gerencia de Innovacin con
Tecnologas de informacin que, esencialmente comprende:
1.
Analizar los procesos e identificar las oportunidades de mejora
2.
Idear, lograr y poner en accin la solucin para fortalecer los
procesos
3.
Asistir en la gestin de la infraestructura TI que, soporta tales
soluciones
4.
Forjar el desarrollo del talento, a travs de talleres de coaching y
entrenamiento.

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