Universidad Tecnolgica de Len

Ttulo del trabajo:

Proyecto final de Compras de la empresa Grants

Nombre de la materia:
Gestin de Compras

Nombre de los miembros del equipo:

Alejandro Acosta Ocampo
Mara Guadalupe Alba Melndez
Jos Manuel Alcantar Garca
Nanci Sara Barajas Andrade

Nombre del maestro:

Cesar Gustavo Garca Prez

Lugar y fecha:
Len Guanajuato a 28 de noviembre del 2014

aaaaa

Qu es Grants?
Somos un restaurante tipo buffet internacional, ya que contamos con 5
comidas que son: China, Japonesa, Italiana, Argentina y sin duda la Mexicana.
Tambin contamos con salones para eventos sociales o reuniones
empresariales, ya sean privados o en terraza, contamos tambin con una
extensa rea infantil, y un espectculo en fuentes danzarinas, los cuales cada
media hora amenizan su estancia.

Misin
Superar las expectativas de nuestros comensales con conceptos nicos.
Ofrecer experiencias ideales de alimentos, bebidas y entretenimiento.

Visin
Ser reconocidos como un grupo exitoso, slido y profesional con calidad
humana, que ofrece servicios y productos de excelencia a sus comensales.
Con posibilidad de desarrollo a su personal, trato justo a sus proveedores,
transparencia y colaboracin en el desarrollo de las comunidades donde
operamos.

Valores

Respeto
Profesionalismo
Entusiasmo
Compromiso
Creatividad
Honestidad

Antecedentes

Grants ha tenido una gran historia a lo largo del tiempo, sin embargo no se
encontraba establecida en un escrito oficial, de tal manera que se perda la
esencia y la razn de ser de la organizacin, es por eso que se desarroll la
historia basndose en todos los acontecimientos importantes y trascendentales
que marcaron a la empresa, de los cuales a continuacin de
El seor Roberto Hiang es de origen Taiwans, llego a Mxico en el ao
1998 para introducirse al mercado del zapato, con su estancia en Len se dio
cuenta que tena la oportunidad de entrar al giro restaurantero, junto con sus
hijos: Frank Hiang y Michael Hiang hicieron un estudio de mercado para estar
seguros y saber a qu tipo de clase socioeconmica se dirigiran.
Grants abri sus puertas el 03 de octubre del 2009 con un xito total,
ofreciendo un estilo innovador que cautiva a todo quien lo visita ya que cuenta
con 5 cocinas que son: China, Japonesa, Italiana, Argentina y sin duda la
Mexicana, las cuales ofrecen platillos frescos y lo mejor un servicio que es
directo al cliente, adems una barra de ensaladas y una barra de exquisitos
postres.
Su crecimiento trasciende rpidamente y cada vez logra posicionarse
ms en el mercado, en estos 5 aos de su existencia ya cuenta con 13
reconocimientos de diversas instituciones, eventos a nivel mundial y
organizaciones como por ejemplo: DIF por provocar sonrisas en la niez, el
Rally, las estaciones de radio como La mejor 99.9, Exa, y el Festival del Globo
le agradecen por el apoyo incondicional al ofrecer su exquisito buffet, gano el
premio Estatal al Mrito Laboral en el ao 2012, tambin en ese mismo ao
obtuvo un reconocimiento por parte del programa tu ciudad Len por adoptar
una rea verde y obtuvo la certificacin del distintivo H que acredita que los
alimentos estn siendo procesados de una forma higinica y saludable, en el
ao 2013 obtuvo una constancia por parte de la Secretaria de Gobierno por ser
una empresa con responsabilidad socio laboral y la certificacin del distintivo M
que le acredita tener excelente calidad, moderno y que es una distincin de
empresa turstica modelo.
En la actualidad el Sr. Hiang dejo a su hijo Frank a cargo de Grants con
la satisfaccin de saber que lo seguir llevando al xito.

Grants no contaba con un organigrama por lo cual se recurri a generar una

estructura orgnica y poder estructurar el departamento de Compras con sus
respectivos objetivos.
Objetivo del departamento de compras:
Abastecer el rea de cocina con eficiencia y eficacia sin descuidar la calidad de
la materia prima.
Funciones del Jefe de compras:
Revisar cuando llega la mercanca.
Autorizar las requisiciones de compra ya previamente a analizadas.
Delegar obligaciones.
Funciones del Encargado A:
Actualizar cartera de proveedores.
Hacer pedidos a los proveedores.
Funciones del Encargado B:
Checar las requisiciones del da.
Llena requisiciones finales.

Organigrama del Departamento de Compras

Organigramade toda la Organizacin

Ventajas del
compras del

departamento de
restaurante Grants

Se le realiz
una entrevista a la
seorita Diana
quien es
asistente, sobre
las ventajas del
departamento de
compras, las
cuales se
muestran a
continuacin:

Control de gastos al comparar

proveedores
cuando se va adquirir algo.
Checar que se entregue lo que se encarg en el pedido.
Conocer nuevos mercados.
El abastecimiento oportuno del almacn.
La planificacin adecuada de las compras.
Reduccin de problemas con las distintas reas.
Se conserva la calidad, en este caso que las frutas, verduras, carnes,
etc. Sean frescas.
Mejora en el proceso de produccin previa para evitar que haya un mal
servicio.
Manejar una cartera de proveedores.

Por ltimo coment que se necesita de mucha comunicacin para logra

buenos resultados ya que su jefa es de origen Taiwans y su espaol no es
muy bueno y se cometeran errores que afecten directamente a todo el
proceso.

Funciones de la gestin de compras

Las funciones de este departamento son de suma importancia, ya que
constituyen actividades estratgicas, representando una parte vital para el xito
comercial de las empresas.
Se le pregunt nuevamente a la seorita Diana pero ahora sobre sus
funciones en el departamento, apoyndonos del libro de compras del autor
Leonel Cruz Mecinas para que nos diera un orden cronolgico y su respuesta
fue la siguiente:
Adquisicin:
Lo primero es checar todos los das en el inventario cuanta cantidad ah
de cada producto y alimento, despus las requisiciones que hacen las diversas
reas en especial la de pre-produccin y cocinas, ahora cuando ya sabemos
que nos hace falta checamos los diferentes precios que nuestros proveedores
nos ofrecen sin dejar a un lado la calidad porque contamos con el distintivo H,
algo muy importante, las condiciones que nos ofrecen para pagar y por ltimo
cmo y cundo es la entrega.
En este caso nosotros adquirimos todos los muebles, dulces, plumas y
utensilios a proveedores Taiwaneses ya que sus precios son mucho ms
econmicos y tenemos las facilidades de transportarlo y los alimentos se
compran directamente de proveedores mexicanos.
Guarda y almacenaje:
En este paso cuando llega el pedido se toma la requisicin que se le
hizo al proveedor, se le habla al encargado de almacn para que entre los dos
verifiquen el peso, y la cantidad de cada producto y/o fruta, verdura, etc.
Despus el almacn firma de enterado y se queda a cargo de todo para que
clasifique y actualice su inventario.
Proveer a produccin:
Para este paso nos coment que ellos no se involucran, es directamente
con los de almacn para que surtan sus requisiciones internas.

Elementos de la cadena de abastecimiento considerando

los de logstica inversa
En el rea de compras se desarrollan una serie de actividades
organizadas, la que est subordinada en el rea administrativa, y tiene como
coordinados a varios departamentos, entre los que destacan: almacn,
produccin, manteamiento y servicios generales o intendencia.
Esta fase empieza desde el movimiento en que se autoriza la compra y
el auxiliar de compras o el comprador empieza a buscar proveedores, son
cinco caractersticas de esta fase:

Seleccin de proveedor
Comunicarse con ellos
Solicitar cotizacin
Elaborar y analizar el cuadro comparativo
Seleccionar al proveedor que se le otorgar el pedido

Para la empresa Grants la cadena de abastecimiento es inversa ya que

su comienzo no es directamente con el proveedor si no con el cliente, a
continuacin se presenta:
Cadena de abastecimiento inversa
Contabilidad

Caja

Proveedores

Proceso de seleccin
Los
se

criterios

Criterio
A) PRECIO

de

de proveedores
evaluacin de Grants

Criterios de evaluacin y su ponderacin

Descripcin del criterio

Ponderaci
n
Este criterio tiene en cuenta la relacin entre el
15%
precio de los productos suministrados por el
proveedor y su calidad, as como la
comparacin entre el precio del proveedor y
los del resto de proveedores.

B) CALIDAD Para evaluar la calidad de los suministros, se

tienen en cuenta los resultados de los
controles de recepcin y las posibles
incidencias que el producto suministrado haya
podido generar en el proceso de produccin.

40%

C) PLAZO Y Se mide el grado de cumplimiento por parte

PAGO
del proveedor de los plazos de entrega fijados.
Adems de las condiciones y los plazos de
pago.
D)
El servicio posterior a la venta cuenta mucho
POSTVENT sobre la seriedad del proveedor. En los rubros
A
tecnolgicos, las garantas extendidas, el
servicio tcnico etc.

20%

E) OTROS
FACTORES

5%

Se miden aspectos secundarios como lo son:

experiencia, localizacin, tamao de la
empresa, situacin econmica y servicio al
cliente.
TOTAL DE PUNTOS

20%

100%

basan en, evaluar a los proveedores de acuerdo a una escala del 1 al 10, sin
embargo no se cuenta con parmetros establecidos como para evaluar
objetivamente, sino ms bien se basan en criterios subjetivos que no son
medibles y/o cuantificables.
Por esta razn, nosotros le propusimos una tabla comparativa con los criterios
predeterminados siguientes:

El sistema de evaluacin a utilizar para cada uno de los criterios es de una

puntuacin de 0 a 5.
La escala de valoracin sera la siguiente:

Puntuacin 5. Cuando no se ha detectado ningn incumplimiento de

especificaciones en el perodo evaluado.

Puntuacin 4. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn

entre el 1% y el 5% de las cantidades suministradas.

Puntuacin 3. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn

entre el 6% y el 10% de las cantidades suministradas.

Puntuacin 2. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn

entre el 11% y el 15% de las cantidades suministradas.

Puntuacin 1. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn

entre el 16% y el 20% de las cantidades suministradas.

Puntuacin 0. Cuando los incumplimientos de especificaciones superan el

20% de las cantidades suministradas.

10

PARMETROS PARA OBTENER LA EVALUACIN DE CADA CRITERIO

Para realizar la evaluacin de cada criterio, se consideran los siguientes subparmetros:

A) PRECIO 15%
Sub-criterio
A1) El precio que ofrece el proveedor, est en el promedio del
mercado
A.1.1) El precio que ofrece el proveedor, est por encima del
promedio del mercado.
A2) Incluye gastos de transporte, seguro o embalaje
A.2.1) ) Incluye gastos de transporte y seguro
A.2.2) ) Incluye gastos de transporte
A.3) Otorga descuentos por volmenes de compra y por pronto
pago
A3.1) Otorga descuentos por volmenes de compra
A.3.2) Otorga descuentos por pronto pago

Subpuntuaci
n
5%
3%
5%
3%
1%
5%
2%
2%

B) CALIDAD 40%
Sub-criterio
B1) Los materiales o componentes del producto cumplen con
las caractersticas realizadas en el pedido al 100%.
B1.1) Los materiales o componentes del producto cumplen con
las caractersticas realizadas en el pedido al 90%.
B1.1.1) Los materiales o componentes del producto cumplen
con las caractersticas realizadas en el pedido al 80%.
B2) Los materiales o componentes del producto, tienen la
durabilidad acorde con la garanta que se le da a nuestros
clientes en un 100%
B2.1) Los materiales o componentes del producto, tienen la
durabilidad acorde con la garanta que se le da a nuestros
clientes en un 90%

Subpuntuaci
n
20%
15%
10%

10%
5%

10%
B3) Mnimas incidencias que el producto suministrado haya
podido generar en el proceso de produccin.
De 0-1
De 2-3
De 4-5

10%
8%
0%

11

E) OTROS FACTORES 5%
Sub-criterio
E1) Experiencia: a mayor experiencia de la empresa
proveedora, probablemente mayor eficiencia y seguridad en
su abastecimiento.
De 10 aos de experiencia en adelante
De 6-9 aos de experiencia
De 3-5 aos de experiencia
E2) Localizacin: mientras ms cerca est ubicado el
proveedor mejor, sobre todo si somos nosotros los que
constantemente tenemos que acudir donde ste.
De 0-1 km
De 2-5 Km
De 6- a ms Km
E3) Servicio al cliente: si, por ejemplo, son capaces de
brindarnos rpidamente toda la informacin que requiramos.
De 0-1 da
De 2-7 da
Ms de una semana
E4) Situacin econmica: si su situacin econmica es
estable ello podra significar productos de calidad y un
abastecimiento seguro.
Verificar en los estados de resultados y el balance general
E5) Fiabilidad de la informacin: Aqu se valora la relacin
administrativa con el proveedor: la calidad de sus ofertas, la
fiabilidad de sus albaranes y facturas, el cumplimiento de
plazos en la facturacin.
El 100% de los documentos son legales.

Subpuntuaci
n
1%
1%
0.8%
0.5%
1%
1%
0.8%
0%
1%
1%
0.8%
0%
1%

1%
1%

D) POSTVENTA20%
Sub-criterio
D1) El proveedor ofrece o est dispuesto al cambio o
devolucin de mercanca al presentarse defectos o detalle en
el producto.
En un 100%
De 80-90%
Menos de 80%
D2) El proveedor ofrece capacitacin para el uso de sus
productos.
Ofrece capacitacin en todos sus productos
Ofrece capacitacin en un 80% de sus productos
Ofrece capacitacin en un 70% de sus productos
D3) El proveedor ofrece la posibilidad de canjear productos de
baja rotacin.
En un 100%

Subpuntuaci
n
10%
10%
8.5%
0%
5%
5%
3%
1%
5%
5%
4%

12

De 80-90%
De 70% a menos

0%

C) PLAZO 10%
Subpuntuaci
Sub-criterio
n
C1) Los plazos de entrega de mercancas son de un da
8%
despus del pedido a tres das.
C1.1) Los plazos de entrega de mercancas son de cuatro das
3%
despus del pedido a una semana.
C1) Los plazos de entrega de mercancas son de ocho das
1%
despus del pedido a quince das.
C2) Si el proveedor NO requiere de un pedido mnimo para
poder trabajar con nosotros.
C2.1) Si el proveedor requiere de un pedido mnimo para poder
trabajar con nosotros.

2%
0%

C) PAGO 10%
Sub-criterio
C1) Si nos ofrece la posibilidad de hacer pagos va
transferencia bancaria e internet.
C1.1) Si nos ofrece la posibilidad de hacer pagos va
transferencia bancaria.
C1.2) Si solo acepta pagos en efectivo.
C2) El tiempo que nos da para pagar es de 3 meses
C2.1) El tiempo que nos da para pagar es de 15 das a 1 mes
C2.2) El tiempo que nos da para pagar es de 1 da a 14 das

Subpuntuaci
n
5%
2%
0%
5%
3%
1%

13

CONTRATO DE COMPRA-VENTA

COMPARECIENDO
Don
gerente de la empresa Comercializadora de
Camisas del Bajo S.A de C.V constituida en escritura pblica otorgada ante
Don
Notario Pblico, e inscrita en el Registro
Mercantil con fecha de de del 2014, libro la
, folio
,
con CIF nm.
, y con domicilio social en, calle
, con poderes de
representacin conforme a escritura pblica autorizada por Don
,
Notario de
con fecha de
de
del
, de una parte;
Don
domicilio en

, calle

, de profesin
, de otra parte;

, con DNI nm. #

ACUERDAN
Celebrar el presente CONTRATO DE COMPRAVENTA MERCANTIL, de
acuerdo con las siguientes,
ESTIPULACIONES
I. Don
, vendedor, es propietario de las mercancas que a
continuacin se especifican
.
II. Dichas mercancas son valoradas en
en pesos mexicanos,
segn Don
, en calidad de Perito de
, precio que ambas partes
aceptan.
III. En este acto el vendedor entrega las mercancas vendidas a la parte
compradora.
IV. En el presente acto el comprador efecta el pago del precio en metlico,
sirviendo este documento como carta de pago.
V. El vendedor es responsable del saneamiento por vicios ocultos y eviccin.
VI. Todos los gastos derivados del presente contrato sern de cuenta del
comprador.
VII. Para resolver cualquier cuestin derivada del presente contrato las partes
se someten expresamente a los Tribunales de
, con renuncia del fuero
propio.
Manifestando conformidad, firman el presente contrato de compraventa
mercantil Don
, como gerente de la empresa Comercializadora
de Camisas del Bajo S.A de C.V, y Don
,a
de
de 2014.

14

EL VENDEDOR

EL COMPRADOR

Esquema de negociacin con proveedores

Introduccin
En el presente trabajo, se documenta un proceso de negociacin con
proveedores, basndonos en una cartera previa de proveedores de la empresa
Grants. Es muy importante conocer los parmetros de calidad, precio, plazo y
pago, servicio de postventa y otros factores adicionales, e identificar las lneas
mximas y mnimas para la toma de decisiones, considerando adems, que los
criterios de seleccin tiene que mantenerse entre el porcentaje medio al ms
alto y nunca en el mnimo.
Para seleccionar al mejor proveedor, este equipo propone una serie de
negociaciones que van conforme a las siguientes.
La empresa determinara la calidad deseada en cuestiones de las mejores
caractersticas del producto, durabilidad y mnimo de incidencias, el precio
promedio en los productos del mercado, los servicios de postventa en
cuestiones de capacitaciones, cambio o devolucin de mercanca por defectos
o baja rotacin, plazo y pago a proveedores, considerar adems otros factores
como la experiencia y servicio al cliente.

Procedimiento de negociacin con proveedores:

1) Identificar las necesidades de materia prima.
2) Elaborar
la requisicin en el departamento de necesidades de
abastecimiento.
3) Enviar la requisicin al departamento de compras.
4) Verificar el presupuesto y determinar si se aprueba la requisicin o no.
5) Identificar en la cartera de proveedores, acorde a las necesidades de
cada unidad de trabajo y postular a los candidatos.
6) Verificar que cumplan con los estndares de calidad, en cuestiones de
las mejores caractersticas del producto, durabilidad y mnimo de
incidencias.

15

7) Negociar con el proveedor nuestro criterio de calidad recordando que

nuestros paramentos se encuentran dentro del nivel medio y alto para
poder negociar.
8) Verificar que cumpla con el plazo y pago estipulado.
9) Verificar que este en el rango de precios estipulados.
10) Negociar con el proveedor.
11) Identificar otros factores como la experiencia y servicio al cliente.
12)Negociar con el proveedor.
13) Realizar el contrato de compraventa.

Inicio

Identificar la
necesidad de materia
prima
Elaborar la requisicin
del departamento

Enviar requisicin al
departamento de
compra
Verificar presupuesto

Se aprob?

Buscar en la cartera
de proveedores

Verificar
Seleccionar
que cumpla
un
con losproveedor
estndares de
calidad

16

Cumple los estndares?

A
A
Verificar que cumpla
con el plazo y pago
estipulado
Cumple lo estipulado?

A
Verificar que este en
el rango de precios
estipulados
Est en el rango?

A
Identificar si nos
ofrece otros servicios

Nos ofrece algo ms?

B
A

17

Realizar el contrato
de compra-venta

Se cierra la
negociacin y se hace
el pedido

FIN

18

En este apartado se explica la forma de como plantear estratgicamente las

compras que realiza la empresa Grants para identificar los beneficios y los
puntos de mejora para un producto. Conociendo los costos que genera la
adquisicin de un producto desde su compra, traslado, almacenaje, sueldos,
rentas, venta, entre otros.

Proveedor

Precio
por
unidad
en
pesos

Cantidad
demandada
por da

Total
En
pesos

Gastos
adicional
es de
transport
e que
Grants
invierte

30pz

60

10%

5%

0%

Carne de
res y de
puerco

35

80kg

2,800

0%

5%

0%

Papelera

30

2 paquetes

60

8%

5%

0%

18

15 botellas

270

0%

5%

0%

Producto a
compras

Verduras

Sueldos
por el
resguardo
de
mercanca
que Grant
s invierte

Rentas
por
almacen
aje.

Lechugas

hojas
Salsas y
aderezos

El proveedor Corpo Citrik que nos provee de verdura, no nos brinda el

servicio de transporte y por tanto nosotros invertimos un 10% para
trasladar la merca nca hasta nuestra empresa. Adicionalmente la
empresa Grants invierte un 5% en sueldos para el resguardo de la
mercanca y por tanto llegamos a la conclusin de encontrar una mejor
alternativa de la cual obtener mejores puntos de mejora.
El proveedor Sukarne que nos provee de carne de res y de puerco, si
nos brinda servicio a domicilio, por lo cual Grants ya no gasta en
transporte, sin embargo invierte un 5% en sueldos para el resguardo de
la mercanca.
El proveedor Papeleras Tony que nos provee de papelera y en general
hojas blancas, no nos brinda el servicio de transporte y por tanto
nosotros invertimos un 8% para trasladar la mercanca hasta nuestra
empresa. Adicionalmente la empresa Grants invierte un 5% en sueldos
para el resguardo de la mercanca y por tanto llegamos a la conclusin

19

de encontrar una mejor alternativa de la cual obtener mejores puntos de

mejora.
Y con el proveedor de salsas y aderezos S.A solamente Grants invierte
en sueldos para el resguardo de la mercanca.
Y como conclusin final, es muy importante analizar y planificar las posibles
ventajas que nuestros proveedores nos ofrecen atreves de un comparativo que
nos permita obtener una ventaja competitiva con el mercado para as garantizar
la rentabilidad de la empresa.