UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

LECCI`N 01

LA CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

1.1. CONCEPTO
De acuerdo con las definiciones y el contenido hallamos
demasiados criterios apoyados por unos y criticados por
otros. Para los europeos, especialmente para los italianos y
los espaoles, no hay duda de que la contabilidad es una
ciencia y as la definen y sustentan con muy valederas y
poderosas razones. En cambio, para los tratadistas de la
escuela sajona no pasa de ser una tcnica y ahora nos toca
zambullirnos en ese problema donde nadie parece ponerse
de

acuerdo

con

lo

que

hace,

quiere

hacer

decir.

Si hiciramos el intento de pedirle a un filsofo para que emitiera su opinin, no sera de

extraar que tampoco pudiera aclarar mucho esta situacin tan controvertida de la
contabilidad, a pesar de que el mencionado filsofo niegue el carcter cientfico sin llegar a
ser claro en sus fundamentos ni exponer con la precisin que hubiera sido adecuada para
saber cuando hay ciencia o no; para no volver por las ramas sin decir que es una ciencia,
qu

abarca

una

ciencia

definir

la

ciencia

misma.

Cuatro vocablos estaran en discusin y lo primero que habra que hacer es conocer y
analizar cada uno de ellos con detenida paciencia y observacin. Esto son:
Ciencia: Conocimiento cierto de las cosas por sus principios y causas.
Cuerpo de doctrina metdicamente formado y ordenado, que constituye un ramo
particular del humano saber....

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De acuerdo a la definicin que antecede y al concepto de ciencia de esos dos primeros

conceptos habra bastante para interpretar solamente con la frase de "conocimiento cierto
de las cosas por sus principios y causas" La contabilidad es un conocimiento cierto y
adquirido y no es una suposicin de hechos sin relevancia alguna. Se interpreta que, es el
anlisis de cada hecho y en todos se aplica un conocimiento adquirido y no supuesto ni
abstracto. Si a veces no se dan con rigor cientfico muchas circunstancias como puedan ser
las causales de las limitaciones, ello no significa que debemos renegar de nuestro propio
conocimiento ni de los elementos que nos proporciona. Puede tratarse de problemas
conexos que traen consigo los hechos mismos. El que los aviones vuelen no significa
desconocer la ley de gravedad. El que en el Per haya inflacin y desocupacin no significa
que estemos negando los problemas y soluciones econmicas del mundo, somos lo que
somos y por eso tenemos esas cosas que no existen en otros pases.
La economa no es ni precisa ni exacta y sin embargo, se la considera ciencia.
La

sociologa,

la

poltica,

etc.

seran

casos

muy

parecidos

ste.

La segunda forma de la definicin es ms precisa todava cuando establece que es el

"Cuerpo De Doctrina Metdicamente Formado Y Ordenado, Que Constituye Un Ramo
Particular Del Humano Saber". Aqu es ms terminante, es un saber o no es un saber; si no
es un saber para que perdemos tiempo en Congresos Nacionales e Internaciones; para qu
escribimos tantos libros y nos desesperamos si alguien opina en contra del ajuste integral
por inflacin, de los dividendos en acciones, de los valores corrientes o de cualquier otro
tema si ello no es producto de un conocimiento, es una simple observacin que
aparentemente slo sirve para hacer un registro contable; nos preguntamos: Es eso la
contabilidad? Indudablemente a esa pregunta nos contestamos que el registro contable no
es la contabilidad sino que es y se llama tenedura de libros; la contabilidad es algo ms que
esos simples asientos contables.
Tampoco se analiza el campo que abarca la contabilidad que es mucho ms amplio que el
estrecho marco donde la desean encuadrar por lo cual tendramos que separarla y
analizarla desde tres puntos de vista.

Contabilidad Pblica

Contabilidad Social

Contabilidad Privada o Empresarial

En las tres hay aplicacin de conocimientos adquiridos muy profundos; salvo que quien los
usa no los considere as y en ese supuesto le agradeceramos nos indicara como aplica y

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revela

los

hechos

si

no

tiene

conocimiento

adquirido

de

ellos.

En el mbito de la Contabilidad Gubernamental, todos los otros conocimientos que la tocan

de frente o de costado toman el carcter de ciencia ya sea en las FINANZAS, en la
economa,

en

la

sociologa

en

cualquier

otra

ciencia

social.

Durante muchos aos hubo materias referidas a Contabilidad Gubernamental y en un

perodo muy especial se olvidaron de ensearla y tal vez hayan tenido sus buenas razones.
La imposibilidad de recomponer la deuda externa y de Municipalidades y entes autrquicos
o dependientes es un buen ejemplo.
Hace diez aos, sale publicado en los diarios el nombre del ganador del Premio Nobel de
Economa de 1984. Sir Richard Stone lleva ese galardn por idear y desarrollar los sistemas
contables para el registro de las economas nacionales.
Para movilizar los recursos de cualquier nacin se requiere un registro contable eficiente y
que dar el resultado de la probable utilizacin y aprovechamiento de cada uno de ellos sin
desperdicio ni desmedro de ningn componente integrante del todo que es el pas.
Los antiguos peruanos dieron mucha importancia a la contabilidad y quien valora su eficacia
la respeta y la analiza con mucho tino y cuidado, sacando excelentes resultados cuando
interpretan

los

registros

contables,

por

medio

de

las

causas

efectos.

En la contabilidad gubernamental apuntamos ms lejos, vamos al control de la cosa pblica

con todas sus implicancias y a las relaciones del individuo con el estado y a la importancia
que ambos tienen en el contexto social y en el universo. Tan amplio es su contenido y su
conocimiento que a nadie se le ocurrira negarle el carcter cientfico de aplicacin universal
demorada por muchos que no tienen inters en que se conozcan muchas inversiones sin
resultados adecuados.
La ms humilde y comprometida, es tambin la ms golpeada, la contabilidad privada; pero
es la que ms contadores emplea en el Per y la que presenta ms problemas y dificultades
concretas

para

exponer

los

hechos,

sus

ventajas

defectos.

Mientras la inflacin fue moderada y los impuestos fueron acordes o aplicados sin saber si la
empresa haba tenido ganancias o prdidas, las cosas no fueron del todo difciles; pero
cuando los impuestos comenzaron a gravar las ganancias y los capitales las cosas
cambiaron mucho aunque no tanto como debieran, ya que si fueran impuestos y ganancias
ms correctos y honestos, los unos y los otros, no habra por que pagar impuestos sobre
ganancias que no existen ni sobre capitales inflados al slo efecto de tributar impuestos,
como ocurri con los revaluaciones y los ajustes por inflacin, moderadores por un lado y
fiscalizas por el otro, pero jams equitativos, justos ni exactos.
Por estas causas, ya no se habla de tcnicas ni de ajustes por inflacin en los balances, se
habla de mtodos equidistantes en la formacin de los valores para que no haya exceso ni
abuso en las cargas tributarias ni ganancias o prdidas manejadas arbitrariamente.
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Estos anlisis que incluyen estudios econmicos realistas y no los empricos solamente,
estudios de Finanzas y Administracin Pblica son simples tcnica? o requieren algo ms
que los burdos conocimientos de un registro contable? .- qu sera la simple tenedura de
libros?

Tcnica: Conjunto de procedimientos de que se sirve una ciencia o un arte.

Pericia o habilidad para usar de esos procedimientos y recursos.

Por de pronto es algo ms limitado que la ciencia, es una parte del conjunto de los
procedimientos y con buen criterio utilizamos tcnicas de valuacin, tcnicas de registro,
tcnicas

de

exposicin,

tcnicas

de

administracin,

etc.

La tcnica es la forma o artificio de que nos valemos para realizar una tarea y en
contabilidad la tarea es el registro, la tenedura de libros, mientras que el anlisis de los
hechos contables es la tarea cientfica; se trata de las cosas que no se presentan como
simples registros de comprobantes o circunstancias que requieren su registro en los libros
contables. Hay una interpretacin y adaptacin de acuerdo con normas econmicas y
sociales que estn incluidas en la contabilidad y no en la tenedura de libros.
Arte: Virtud, disposicin e industria para hacer alguna cosa, acto o facultad mediante
los cuales, valindose de la materia, de la imagen o del sonido, imita o expresa el
hombre lo material o lo inmaterial, y crea copiando o fantaseando. Conjunto de
preceptos y reglas necesarios para hacer bien alguna cosa.

Este trmino se aparta del tema que estamos tratando y hasta sera pueril decir que
hacemos registros contables con arte aunque algunas veces puede haber algo de magia;
pero no habr arte, salvo aquello tenedores de libros que escriban con tanto primor unas
letras llenas de arabescos con una prolijidad tal que en estos das s pueden considerarse
un arte supremo, especialmente si se la compara con los borroneados que se hacen al
pasar una simple carta a mquina.
En contabilidad no hay arte por que no es sublime ni espiritual

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Disciplina: Doctrina, institucin de una persona, especialmente en lo moral. Arte,

facultad o ciencia. Observancia de las leyes y ordenamientos de una profesin o
instituto.

El diccionario sigue con las acepciones sin que lo que agrega sirva para mucho de lo que
deseamos

saber

sobre

el

tema

nuestro,

LA

CONTABILIDAD.

Si tomamos al pie de la letra lo que antecede no cabe ninguna duda que para aprender
contabilidad recibimos una instruccin personal aunque no nos llegue demasiado a lo moral.
No hacemos arte y s algo de ciencia porque estudiamos la aplicacin de normas y
principios generalmente aceptados que nos sealan la conducta a seguir en cada paso
contable que realizamos a fin de que los estados financieros sean lo ms equitativos posible
y no como ms convenga a cada cual, en cada momento o para cada caso.
Observamos por lo menos las leyes elementales de la contabilidad y de la partida doble:
todo lo que entra es igual a lo que sale; no hay deudor sin acreedor; las prdidas se debitan
y las ganancias se acreditan; los activos son los bienes y derechos que tiene el ente sobre
cada uno de ellos y las deudas son los derechos de los terceros que gravan a los activos.
Hay ordenamientos en cada una de las operaciones y lo hay para la confeccin de los
Estados Financieros al existir formas de presentarlos y exponerlos de una manera
predeterminada

homognea

sin

anarquismo

ni

aviesas

intenciones.

Hay sin duda alguna una profesin reconocida y admitida por quienes la ejercen egresados
de universidades y estar dotados de los conocimientos adecuados y necesarios que le
otorgan la autoridad de ser pronto probos profesionales.
Tambin podemos hablar de la institucionalizacin de la profesin contable por cuanto la
vigilancia de la profesin est a cargo de los colegios profesionales, entidades paraestatales
en las que el Estado delega las funciones y facultades de vigilancia y control del ejercicio
profesional para que todos y cada uno de los profesionales est sujeto a normas y reglas
establecidas las que quedan obligados, si quieren ejercer la profesin, en forma liberal e
independiente.
A nuestro entender, los que eligieron este trmino no fueron por peor camino que los dems,
los otros vocablos resultan ms vulnerables para aseverar o establecer el carcter de
ciencia, en cambio, ste es el que hasta ahora tiene menos posibilidades de xito; todos los
caminos llevan a establecer y reconocer que la contabilidad tiene leyes, que tiene
ordenamientos, que es profesin, que est reglada y controlada. Por ello, sera necesario
que se aclarara un poco ms el camino a seguir y la meta a la que se desea llegar. Por
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ahora, no se ha llegado sino a discusiones e ideas que no cristalizan mucho y son cierzos
hmedos que impiden ver la claridad del ms all.
Podemos concluir entonces que la Contabilidad
es concebida como la ciencia econmica exacta
que muestra los parametros economicos
financieros de una empresa y en su conjunto de
la nacin, misma

1.2.

IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD ATRAVES DE LA HISTORIA.

Investigadores de la Universidad de Chicago realizaron un anlisis de los archivos del

palacio de Nuzi, una ciudad iraqu del segundo milenio A.C., que provenan de excavaciones
realizadas en los aos 1927 y 1931. Tales estudios permiten informar sobre la existencia de
un sistema de asientos que utilizaba "fichas". Segn los textos de Nuzi, dichas fichas se
empleaban con fines contables; se deca de ellas que estaban "depositadas", "transferidas"
y "suprimidas".
El investigador Leo Oppenheim imagin un tipo dual de sistema contable en los textos de
Nuzi; adems de los documentos uniformes de los escribas, la administracin palaciega
posea unas cuentas tan tangibles paralelas. Por ejemplo, una ficha de una clase
determinada podra representar cada uno de los animales de los rebaos del palacio.
Cuando en la primavera hubieran nacido nuevos animales, se aadira un nmero igual de
fichas nuevas; cuando se sacrificaban animales, se sustraera el nmero apropiado de
fichas. Se trasladaban las fichas de un estante a otro, probablemente cuando los animales
se movieran de un aprisco a otro, cuando las ovejas fueran esquiladas, y as sucesivamente.
Un hallazgo de una tablilla hueca, en forma de huevo, en las ruinas del palacio vino a
reforzar esta hiptesis. La inscripcin que figura en la tablilla result ser una lista de 48
animales. Esta tablilla resonaba y cuando se la abri se hallaron en su interior 48 fichas.

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Presumiblemente esta combinacin de una lista escrita y fichas contables representaba una
transferencia

de

animales

de

un

servicio

de

palacio

otro.

El gran yacimiento arqueolgico elamita de Susa, cuyos niveles son anteriores a los de Nuzi,
permiti confirmar la existencia en dicha ciudad de un sistema contable similar.
Los receptculos de fichas de Susa, a diferencia de los de Nuzi, eran esferas de arcilla
huecas

que

Pierre

Amiet,

del

Museo

de

Louvre,

denomin

"bullae".

Las fichas que contiene son hechas de arcilla modeladas en una gran variedad de formas
geomtricas,

que

incluyen

esferas,

discos,

cilindros,

conos

tetraedros.

El hallazgo de Amjet fue de gran significacin pues no solo demostr que las bullae y fichas
existan al menos un milenio y medio antes de que aparecieran en Nuzi, sino que puso
tambin de manifiesto que eran tanto o ms antiguas que los primeros documentos escritos
de Uruk.
Investigaciones posteriores permitieron concluir que este tipo de fichas estaban presentes,
virtualmente, en todas las colecciones de los museos de artefactos del perodo Neoltico del
Asia occidental.
En nuestro continente americano la civilizacin inca haba
desarrollado un sistema de numeracin sumamente complejo e
ingenioso que permita representar todas las operaciones
necesarias para la vida cotidiana, disponer de informacin
precisa y actualizada sobre los recursos del imperio y conservar
un

registro

de

todos

los

clculos.

Este sistema, denominado "quipu" (palabra quechua que

significa nudo) se compona de una cuerda principal horizontal
de la que colgaban piolines multicolores reunidos en grupos y en los cuales aparecan a
intervalos regulares diferentes tipos de nudos.
Estos quipus cumplan funciones muy diversas. Servan, por
ejemplo, de base para la representacin de hechos, litrgicos
o cronolgicos, desempeaban el papel de almanaques, pero
por sobre todo, se utilizaban con fines contables. El color de
los piolines, la cantidad y ubicacin relativa de los nudos, el
grosor de los grupos y separacin tenan significados muy
precisos. Adems se los conservaba celosamente cuando se
quera mantener en memoria las operaciones efectuadas por

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lo cual constituan herramientas estadsticas de gran valor relativas a todo lo que ocurra en
el imperio evaluacin de las cosechas, nmero de animales cazados, censo de poblacin,
registro civil, fijacin de la base imponible, inventarios de los recursos materiales y humanos.
1.3.

LIMITACIONES DE LA CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

Hay muchas divergencias cuando se trata de definir lo que

es

la contabilidad pero en cambio no la hay cuando se trata

de

saber para que y cmo se utiliza la contabilidad.

En

todos los casos lo ms destacable de la contabilidad es el

suministro de la informacin para uso del ente que la
elabora as como para los terceros que se pueden valer de

ella

para distintos fines y relaciones como pueden ser los de los entes que apoyan al que la
produce; o por el contrario puede ser usada por la competencia para tratar de emplearla en
beneficio de sus realidades y necesidades ms imperiosas e importantes.
En los tipos de informacin vamos a hallar dos posiciones muy definidas y separadas entre
s que en su conjunto definen el verdadero objetivo de la contabilidad. Podemos establecer
dos grupos que sern:

Se hacen mediciones
estticas cuando las
empresas o el ente
estn

en

un

punto

quieto, muerto y en
razn

de

un

solo

objetivo como podra

ser el de su venta en
un

momento

determinado.

Se

toman

las

mediciones dinmicas
en

razn

de

su

continuidad

en

el

slo

se

tiempo

analizan los hechos en

una separacin o paro

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ideal para tomar un estado determinado que permite la comparacin con estados
anteriores, a los efectos de determinar los movimientos y su incidencia en el estado
patrimonial en conjunto y el individual en particular.

Se registran los hechos en forma cronolgica y tal cual se suceden segn los hechos
histricos que los van produciendo, sin alterar para nada su expresin ni su contenido.
Cuando se alteran por otras circunstancias como pueden ser los efectos de la inflacin,
esas

modificaciones

no

forman

parte

de

las

mediciones

histricas.

Se analizan los hechos que esperamos que ocurran de acuerdo con los deseos y la
planificacin que se hace de un ente determinado y, en funcin de esas suposiciones.
Establecemos las mediciones proyectadas y que deseamos y pronosticamos que van a
suceder en la forma prevista. Y si as no ocurre, por supuesto que esa informacin
predicativa y proyectada al futuro no ser de utilidad para ningn efecto.
Tambin tenemos limitaciones terminolgicas: Dentro de
un sistema de contabilidad programado nos podemos
encontrar con hechos y circunstancias que nos desvan de
la valoracin o del contenido del valor para un bien
determinado.
Si tomramos el concepto de costo para asignar el valor a
un bien determinado, hallaremos que estamos abarcando
un amplio espectro de conceptos contables muy dispares
ya que podramos tener distintas denominaciones de ese costo y por lo tanto, grandes
desvos

en

la

asignacin

de

cada

valor

que

nos

llevaran

denominarlos:

Costos: histricos, de mercado o reposicin, predeterminados, variables, estndares,

diferenciales, estimados, totales, de venta, de puesta en marcha, financiero, marginales, por
procesos, directos, indirectos, ajustables, etc. y en cada uno de ellos tenemos valuaciones
distintas en funcin de lo que ms adelante se har sobre sistemas y medios de valuacin.
Limitaciones por la heterogeneidad de los elementos: Por ser los componentes del activo y
del pasivo de las haciendas componentes de distinta conceptualizacin y variables en los
valores normales asignados a cada partida no habr posibilidad de medicin adecuada en
cuanto a la variacin que puede tener cada elemento integrante de ese patrimonio con sus
respectivas incidencias en el conjunto. Por lo tanto, habr sobre valuaciones o
subvaluaciones en la mayor parte de los casos aunque se mantengan sistemas de valuacin
tcnicamente correctos.

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Limitaciones en los sistemas: Son muchos los sistemas de valuacin que se dan para que
los valores se aproximen a la realidad; todos los empleados hasta el presente resultan
deficientes en su forma y en su eficacia, pudindose determinar que habra dos razones
para esos desvos o limitaciones que seran:
1 Asignacin defectuosa al establecer el valor normal o corriente en plaza del bien.
2 La imposibilidad de determinar las depreciaciones y previsiones en funcin del desgaste,
deterioro o faltante, incobrabilidades, mermas, roturas o efectos fortuitos desconocidos en
ese momento.
Limitaciones

del

factor

humano:

las

personas

encargadas de realizar las tareas contables son seres

humanos que tienen sus propias limitaciones y no se
pueden valuar sus eficiencias e ineficiencias con
precisin, pueden ser muy buenos los sistemas
implantados en una organizacin y desastrosos en
otros puestos de iguales formas, maneras y objetivos,
el

factor

humano

los

deform

si

estrope.

Limitaciones inflacionarias: la inflacin que sufren la casi totalidad de los pases en el mundo
actual obliga a tomar medidas paliativas para corregir el deterioro de la moneda en los
patrimonios de las haciendas y hasta el presente, todas las soluciones encaradas tuvieron
grandes limitaciones en su aplicacin. Esto plantea otro interrogante y el reconocimiento de
otra limitacin muy importante y ms perniciosa que las dems.
Limitaciones informativas: Son las que pueden ser causadas por la ineficiencia del sistema o
la defectuosa preparacin de la informacin.
Informacin incompleta o deficiente que no brinda los elementos necesarios como para
poder abrir un juicio real sobre su verdadero sentido y realidad de lo que su mensaje
presenta y representa.
Puede alterarse la uniformidad de la informacin y por lo tanto se deforma su contenido e
interpretacin.
Tambin puede ocurrir el caso inverso: que se mantenga la uniformidad de las formas y que
se alteren los medios que determinan la uniformidad, como pueden ser los valores base de

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clculo. La inflacin, la guerra u otras circunstancias que modifican totalmente la informacin

como elemento uniforme.
Alteracin de eficiencia por la mala eleccin de fechas para determinadas tareas como
pueden ser las fechas de cierre de cada ejercicio. No resulta igual la medida ni la forma si se
valan los inventarios en el punto ms alto que cuando se la hace en el ms bajo. Se
presentan dificultades en la asignacin de valor a cada bien, la laboriosidad de recontar y la
tarea de calcular los valores or unidades. Todo eso tiene un costo adicional que no es
insignificante puesto que al ser muy engorroso, impide desarrollar las tareas normales con
dedicacin y eficiencia y en definitiva no se logra ni una cosa ni la otra.
Limitaciones tcnicas expuestas y encubiertas:
De acuerdo a lo expuesto con anterioridad y como anlisis o sntesis de ello podemos
establecer que las limitaciones tendran su fundamento razonable en la imposibilidad de
conocer con certeza lo siguiente:
a. El valor del factor humano.
b. El valor real de los intangibles.
c. El valor real de muchos bienes
tangibles.
d. La imputacin de los resultados a
cada ejercicio en funcin de la
realidad.
e. El

conocimiento

de

los

hechos

econmicos internos y circundantes.

f.

La dispersin de los elementos por

zonas

geogrficas

demorando

el

sistema de informacin para que rinda su cometido en la forma adecuada.

g. La limitacin del conocimiento humano para interpretar los hechos de la informacin
que debe procesar.
h. El valor de los crditos por cobrar en funcin de su plazo y del riesgo de
incobrabilidad.
i.

El valor real de las deudas por sus monto y por los plazos de pago.

j.

La imposibilidad de calcular las contingencias emergentes.

k. La vida o tiempo de utilizacin de los bienes de uso y sus respectivos cargos a cada
ejercicio que los utiliz, desgast o inutiliz.
l.

La adecuacin de las normas y criterios que mejor se acomoden a la realidad de la

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hacienda.
Lector, no significa que estemos de acuerdo o no con la inclusin de este punto en este
lugar ni tampoco espero que sea de comprensin total aqu y ahora. Si le parece, y no lo
vera mal, djelo puesto en su mirada y pensamiento y cuando ya llegue el momento piense
en estos hechos. Espero que no tenga muchas dificultades; vuelva a retomarlo y a pensar
sobre su contenido que tal vez le abra una puerta importante en el conocimiento de los
problemas contables que en su mayora estn expuestos y cuya solucin e interpretacin no
siempre ser la propuesta aqu. Con conocimientos ms avanzados ya sern mejores las
comparaciones y los razonamientos adecuados. Pensando
se pueden lograr ms cosas.
La Contabilidad Computarizada estar capacitada en el
registro

de

Productivas

Operaciones
y

de

Servicio

Financieras,
de

las

Econmicas,

Organizaciones.

Esta adquisicin de conocimientos, habilidades y destrezas

se har mediante la realizacin de las siguientes acciones:

Registrar las Operaciones Financieras, Econmicas,

Productivas y de Servicio de las Empresas respetando los principios de contabilidad.

Disear Software de aplicacin Financiero-Contable.

Construir y probar Software de aplicacin Financiero-Contable.

Participar en la interpretacin de los Estados Financieros de las Organizaciones.

La Contabilidad Computarizada aplicada a la Contabilidad General y Control Bancario

ofrece a empresas profesionales que realizan labor docente, proporcionarles los
conocimientos sobre principios, estrategias y habilidades didcticas metodolgicas que
contribuyan al fortalecimiento en el uso y manejo de metodologas modernas de enseanza
aprendizaje.
Objetivos:
1.) Comprender en la prctica la relacin de los trminos contables utilizados en el campo
laboral con el utilizado en un sistema de contabilidad general computarizada.
2.) Aplicar los conocimientos tcnicos financieros bsicos en el uso del software, para
obtener reportes y consultas para la toma de decisiones.
3.) Analizar la lgica del Sistema de Contabilidad General Computarizada en comparacin
del proceso manual del trabajo contable en la oficina.

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4.) Aplicar las tcnicas del software, para realizar trabajos prcticos de la propia empresa,
donde desempean las labores contables, para consolidar los conocimientos.
Sistematizacin del Plan Contable General Revisado.
En la codificacin de un plan de cuenta para Contabilidad General existen ciertas reglas
comunes que es conveniente respetar. Debern
definirse los grupos, las cuentas principales, las sub.cuentas y las cuentas auxiliares para codificarlas en
formas sistemtica, respetando la uniformidad de los
campos o niveles de forma que exista una clara
separacin entre los grupos de cuentas. Veamos la
estructuracin de un cdigo de cuentas, tambin
denominado formateo en el argot de la computacin.
En los sistemas computarizados de contabilidad la
estructura del cdigo de cuentas suele tener de dos a
cinco niveles y de seis a doce dgitos, de acuerdo con la naturaleza de la empresa y al
desglose de los anlisis requeridos. Los niveles pueden estar formados por uno o ms
dgitos e indicaran los cortes o informes que nos proporcionar el sistema. El primer y
segundo nivel suelen suministrar informacin resumida destinada a los directivos y los
restantes niveles para los gerentes de departamentos.
Veamos algunos ejemplos de estructuras de cdigo de cuenta:
xxx-xxx

niveles

dgitos

xx-xx-xx

niveles

dgitos

xx-xx-xxx

niveles

dgitos

xx-xx-xx-xxx

niveles

dgitos

xxx-xx-xx-xxx

niveles

10

dgitos

xxx-xx-xxx-xxxx

niveles

12

dgitos

Seguidamente preparemos dos cdigos de cuentas, el primero constar de dos niveles con
seis dgitos aplicable a una pequea empresa dedicada a la compra y venta de mercancas
elaboradas. El segundo constar de cuatro niveles y doce dgitos y se podr aplicar a una
empresa industrial. En ambos casos los prepararemos en forma resumida, pues un plan de
cuentas para ser codificado en base a doce dgitos puede constar de un nmero tan elevado
de cuentas, que para relacionarlas podramos necesitar de cien a ciento cincuenta paginas.

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1.4.

CARACTERSTICAS DE LOS PAQUETES ESTNDAR

Uno de los campos donde se han desarrollado ms sistemas computarizados es el de la

gestin de empresa comerciales y, dentro del mismo, en el rea contable. Seguidamente le
indicar algunos de los sistemas ms generalizados:

Contabilidad General.

Contabilidad Industrial.

Facturacin.

Cuenta por Cobrar.

Control de inventario.

Anlisis de Ventas.

Cuentas por pagar.

Control de compras.

Anlisis de Compras.

Control Activos Fijos.

Control de Bancos.

Planillas de Haberes.

Valuacin de obras.

Costo de Construccin.

Administracin de Inmuebles.

Administracin de Condominios.
Casi todas las firmas dedicadas al desarrollo de software disponen de algunos de estos
sistemas o de todos ellos. Usted puede comprar en la firma A el sistema Contabilidad
General; en la firma B el de Cuentas por Cobrar y a la firma C el de Facturacin. En este
caso, no es aconsejable, cada sistema trabajar en forma independiente y ser muy difcil
integrarlos. Mi recomendacin es la siguiente: si ha decidido comprar sistemas en forma de
paquetes, despus de haber determinado sus necesidades presentes y las posibles
ampliaciones futuras, investigue detenidamente la firma de software con la cual piensa
negociar. Procure que le proporcione la direccin de algunos de sus clientes, vistelos y
compruebe resultados, si esto no le convencen o no cubren sus necesidades, investigue en
otra firma, pues una vez que adquiri uno o dos sistemas y desea seguir computarizando el
rea contable, suele resultar ventajoso seguir comprndolos en la misma firma de software,
especialmente si piensa integrar los sistemas.
La mayora de los sistemas paquetes para el rea contable estn preparados para trabajar
en dos formas diferentes:

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a. Independientes
b. Interactivos (Integrados)
Sistemas Independientes
Un sistema independiente es aqul que no esta interconectado o
integrado a ningn otro sistema. Por ejemplo: un sistema de
planillas, controla nicamente la planilla; uno de inventarios
controla solamente los inventarios, no es necesario informarle si
una venta se realiz de contado o a crdito puesto que ese
sistema nada tiene que ver con el control de efectivo o con los
clientes de la empresa. Un sistema de contabilidad industrial, controlar los costos de
produccin, pero no el aumento o disminucin del capital social de la empresa, el cual se
registrar en el sistema de contabilidad general. Un sistema para el control de bancos y
conciliaciones bancarias, no podr controlar una compra de activo fijos, ni las
depreciaciones que deber soportar una compra de activos fijos, ni las depreciaciones que
deber soportar ese tipo de activo, etc.
Sistemas Integrados
El avance espectacular en la tecnologa de los denominados
discos duros y de los microprocesadores, ha convertido a las
denominadas computadoras personales en pequeos y
gigantes con una gran capacidad de almacenamiento y
permitido el trabajo de multiusuarios en base a las
denominadas conexiones de Red, permitiendo el intercambio
de informacin de un sub sistema de informacin econmica a
otro subsistema, por ejemplo el pago de un cheque a un proveedor en el area de tesorera,
permite mostrar en el area de contabilidad el asiento contable por el pago correspondiente a
travs de la mecanizacin del libro de caja bancos.

Prof. CPC Ivn Carvajal Aparicio

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UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

CASO PRCTICO N 01
Desarrolle el diagrama de procesos en una empresa, desde el
requerimiento de un servicio hasta el pago o cancelacin de
dicho servicio.
Qu ventajas tiene la mecanizacin de las labores contables en
una empresa?
Proponga la mecanizacin de una contabilidad mecanizada de
una empresa, mediante diagramas de flujo o de procesos que
desee mecanizar.
Analice y responda:
Los sistemas contables comerciales que se ofrecen en el
mercado, son realmente utiles para el desarrollo de nuestra
contabilidad?
Es posible que el Contador , pueda elaborar su propio modulo
contable?

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