CAPITULO I

EL PROBLEMA

1.1. Planteamiento del Problema

En toda investigacin el punto de partida es el planteamiento del
problema, que consiste en describir de manera amplia la situacin u objeto
de estudio, ubicndola en un contexto que permita conocer su origen y
relaciones.
La administracin es el proceso de Planificar, Organizar, Dirigir y
controlar los recursos de una organizacin con el propsito de lograr los
objetivos o metas planteados con eficiencia y eficacia.
La Universidad de los Andes es una Institucin de Educacin Superior de
carcter pblico, comprometida con el desarrollo acadmico, social,
econmico y poltico del pas, tradicionalmente ha sido reconocida como
una de las Universidades de mayor prestigio nacional e internacional por la
calidad de sus investigaciones y la variedad de campos que abarca.
El Departamento de Intercambio Cientfico, fue creado el 11 de Julio
de 1986, desde su creacin cumple una importante actividad de
financiamiento nacional e internacional por medio de los Sub-programas
plan II,III y V, el Plan II son Becarios para la Formacin de la Generacin de
relevo de la Universidad de los Andes y el Plan III y V esta dirigido al
personal docente y de investigacin de nuestra casa de estudios, para
realizar cursos, talleres, congresos, seminarios, entrenamientos y de
investigacin.
Este Departamento, es un organismo adscrito al Vicerrectorado Acadmico
de la Universidad de los Andes, siendo aplicado por una comisin integrada
por el

Coordinador general del Departamento y dems coordinadores

adscritos al Vice Rectorado Acadmico a saber: Concejo de Desarrollo

Cientfico Humanstico y Tecnolgico (CDCHT ), Consejo de Estudios de
Postgrado, Programa de Actualizacin Docente, Director de Asuntos

Profesorales, Director de Asuntos Interinstitucionales y un representante del

Vicerrectorado Acadmico.
El domicilio fiscal del Departamento de Intercambio Cientfico est
ubicado en la avenida principal Chorros de Milla Antiguo Ciclo Bsico de
Ingeniera Edificio C. Este departamento cuenta con un personal integrado
por cinco personas como lo son el coordinador general, administradora jefe,
la administradora (encargada del plan III y V), una asistente administrativa
(encargada del Plan II) y por ltimo el asistente de compras.
El Departamento de Formacin de Personal e Intercambio Cientfico
por medio de los planes II, III y V, es en donde se encuentra el problema ya
que sus operaciones y actividades se realizan de forma manual, la
informacin est en archivos lo que trae como consecuencia, prdida de
tiempo e inconformidad por parte del personal al momento de realizar sus
actividades; las que se dividen con el plan II que es la parte de los becarios,
pago de nmina de los mismos, informacin personal, elaboracin de
cheques, informacin curricular, rendiciones, conciliaciones entre otras. El
plan III y V maneja las ayudas para todos los profesores de planta de la
Universidad de los Andes nacional e internacional en seminarios, talleres,
congresos, entrenamiento y de investigacin entre otros, elaboracin de
cheques,

informacin

personal,

informacin

acadmica,

grupo

de

investigacin al cual pertenece, las autorizaciones del consejo de su

facultad y concejo universitario entre otros.
Siendo estas causas que generan estrs, cansancio, prdida de
tiempo y por consiguiente ms carga de trabajo por lo que hay la necesidad
de resolver el problema que nos lleva a la decisin de investigar, estudiar y
resolver.
Quedando claro la complejidad de las funciones de los subprogramas Plan II, III y V, una posible alternativa de solucionar el problema
del Departamento de Intercambio Cientfico en el rea administrativa es
proponer la incorporacin de un personal especializado, segn los
procedimientos y lineamientos de la Universidad de los Andes en la
Direccin de Personal, ya que con la incorporacin de este personal
especializado se lograran resultados ptimos, oportunos y garantizaran la

prestacin de un mejor servicio, evitando as el exceso de trabajo ya que

son varios los procesos y las responsabilidades lo que tambin conlleva a
recarga de horas de trabajo para estar al da con dichas actividades por lo
que se realiza manualmente ocupando as horas no laborables, de
continuar con todas estas anomalas en los procesos administrativos del
Departamento de Intercambio Cientfico se ver siempre afectado su
normal y buen funcionamiento.
Otra posible solucin es la creacin del cargo de un asistente en
informtica, ya que el personal que labora en el Departamento de
Intercambio Cientfico son administradores en su mayora, determinndolo
objetivamente el mismo en informtica, lo que sera el perfil y funciones del
mismo. El asistente debe contar con una serie de requisitos indispensables
diseados y analizados acorde a los procesos del departamento, ya que la
misma cuenta con modernos equipos pero no con sistemas modernos que
agilicen y minimicen las operaciones y actividades de forma eficiente.
En este orden de ideas tomando en cuenta en lo que respecta al
perfil para la incorporacin de esa persona especializada, es importante
dejar claro cules seran sus funciones dentro del Departamento de
Intercambio Cientfico, que se basaran en instrucciones especficas en el
rea administrativa en los sub-programas Plan II, III y V.
Cabe destacar que el Departamento de Intercambio Cientfico no cuenta
con una herramienta apropiada que coordine, agilice y controle todas las
actividades que se ejecutan en dicha dependencia por lo anteriormente
descrito.
Es tambin parte de este personal especializado estructurar ideas
para el diseo de instrumentos que agilicen las operaciones, mantener una
constante evaluacin de los resultados en las propuestas de mejoramiento,
teniendo en cuenta los beneficios del clima organizacional apoyando el
proceso y desarrollo de los sub-programas Plan II, III y V.

1.2. Delimitacin del Problema

Esta investigacin se llev a cabo en el Departamento de Intercambio

Cientfico de la Universidad de los Andes en la avenida Principal Chorros de Milla
Antiguo Ciclo Bsico de Ingeniera Edificio C, municipio Libertador del estado
Mrida.
El Departamento de Intercambio Cientfico se dedica a la formacin de
personal para la planta profesoral (becarios Plan II) y financiamiento a los
profesores de planta de la Universidad de los Andes en cursos, talleres,
seminarios y de investigacin a nivel nacional e internacional.
La presente investigacin se basara en la realidad evidenciada desde el
mes de Enero del 2016 hasta el mes de Abril del mismo ao.
El Universo u objeto de estudio, estar constituido por las actividades que
se llevan a cabo en los sub-programas Plan II, III y V del Departamento de
Intercambio Cientfico que son las siguientes:
Plan II (Becarios)
1- Recepcin de currculos aspirantes y tutores ( cada 2 aos )
2- Evaluacin de aspirantes y tutores ( cada 2 aos de 60 a 80 currculos )
3- Seleccin de aspirantes y tutores segn calificacin ( cada 2 aos de 40 a
60 aspirantes )
4- Pago de la nmina de becarios
5- La elaboracin de los cheques
6- Archivar expedientes, nominas, facturas, comprobantes de cheques entre
otros
7- Armar las rendiciones
8- Conciliaciones entre otros
Plan III y V
Este plan es para el financiamiento de los profesores de planta de la
Universidad de los Andes
1234-

Recepcin de los requisitos para la solicitud

Informacin Acadmica
Permiso o carta de aprobacin del departamento adscrito
Permiso del Consejo Universitario

5- Permiso del Consejo de Facultad

6- Aprobacin de la comisin evaluadora del Departamento de Intercambio
Cientfico
7- Elaboracin de los cheques
8- Armar rendiciones
9- Conciliaciones entre otras
Esta investigacin se sustenta en teoras administrativas bajo las cuales se
argumenta la investigacin como: La Administracin, Administracin de Recursos
Humanos, Comportamiento y Estructura Organizacional entre otras.
La Administracin busca la aplicacin rentable de los recursos necesarios para
obtener los objetivos planteados. Por lo

que

Chiavenato

(1993)

dice.

Administracin de recursos significa conquistar y mantener personas en la

organizacin, que trabajen y den el mximo de si con una actitud positiva y
favorable . (P.123).
Otro elemento bsico que acopla para la incorporacin de un personal
especializado y promueva el xito de la empresa, es el Anlisis de Cargos que
hace referencia a los requisitos que debe tener la persona para desempearse en
una empresa, herramienta que facilita estudiar y establecer las obligaciones,
responsabilidades y condiciones que el cargo exige.
En este sentido, Chiavenato (2001) dice que: Anlisis de Cargo es una
verificacin comparativa de las exigencias (requisitos) que dichas tareas o
funciones imponen al ocupante, en otras palabras, cuales son los requerimientos
fsicos e intelectuales que debe tener el empleado para el desempeo adecuado
del cargo, las responsabilidades que el cargo impone y en qu condiciones debe
desempear el cargo (P.334).
Esto permitir comprender por qu y propsito de lo propuesta de incorporar
un personal especializado en el Departamento de Intercambio Cientfico

1.3. Determinacin de los Objetivos

1.3.1 Objetivo General

Proponer la

incorporacin

de

un

personal

especializado

para

el

Departamento de Intercambio Cientfico, mediante el anlisis de las actividades de

los sub-programas Plan II,III y V para el mejoramiento de las operaciones
administrativas en dicho departamento.

1.3.2. Objetivos Especficos

Diagnosticar la situacin actual del Departamento de Intercambio Cientfico

en los sub-programas Plan II, III y V, para visualizar la necesidad de

incorporar un personal especializado.

Analizar las actividades y procesos de los Planes II, III y V, para la

incorporacin de un personal especializado.

Describir los beneficios que ofrece la incorporacin de un personal
especializado en el rea administrativa, para el fortalecimiento en el

desempeo laboral.
Determinar las funciones especficas de este personal especializado en el
rea administrativa, para el mejoramiento de los procesos y actividades que
se realizan en el Departamento de Intercambio Cientfico.

1.4. Justificacin del Problema

En toda investigacin es la importancia y relevancia de lo que estamos

planteando. La Justificacin nos permite sealar las razones por las cuales se
realiza la investigacin y sus posibles aportes.
La Administracin es el proceso de Planificar, Organizar, Dirigir y controlar
los recursos de una entidad con el propsito de lograr los objetivos planteados
eficientemente y de buscar el mejoramiento continuo en los procesos
administrativos, se visualizan los problemas que se presentan de operatividad, en

sus actividades que pueden manifestarse en cualquier momento por lo que se

deben corregir oportunamente. En este sentido se ve afectado el Departamento de
Intercambio Cientfico de la Universidad de los Andes Mrida
El propsito de proponer la incorporacin de un personal especializado, es
liberar la carga laboral del personal y hacer ms efectivas las operaciones y
actividades en el rea administrativa de los Planes II, III y V.
Esta investigacin desde el punto de vista terico es debido a la
problemtica que se encuentra en el Departamento de Intercambio Cientfico de la
Universidad de los Andes Mrida donde se realizan una serie de actividades en los
Planes II, III y V las que hay que analizar con el fin de dar respuesta a los
problemas en ese departamento.
Desde el punto de vista prctico, la incorporacin de un

personal

especializado en el ares administrativa para el Departamento de Intercambio

cientfico, agilizara las actividades de los sub-programas Plan II, III y V.
Se Justifica porque se tomaron en cuenta hiptesis, criterios y enfoques de
las personas que laboran en dicho departamento.
La parte metodolgica de la investigacin, es descriptiva porque resean
las caractersticas del problema y que tipo de personal especializado se va a
proponer.
Documental, porque se apoya en documentos relacionados el tema, y de
campo, porque se utiliza la opinin de las personas involucradas con el problema.
Esta investigacin se apoya en: Investigacin descriptiva, documental y de
campo. Tomando en cuenta la tcnica de observacin directa, entrevista y revisin
documenta en los instrumentos tales como: La matriz FODA, Matriz de
Observacin y entrevista.