CONSULTORIA & MEDIO

AMBIENTE LTDA.

MANUAL HSE PARA

PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS

CODIGO: GSAMA01
VERSIN No.: 3
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M
1. GENERALIDADES
El presente manual HSE es una gua para preservar la salud integral de cada una de las
personas vinculadas como contratistas y subcontratistas de C&MA Ltda.
Este documento contiene los principios y normas adoptadas por Consultora y Medio
Ambiente C&MA Ltda. con el fin de mantener un alto nivel de seguridad en el desarrollo
de las actividades; de igual forma se establecen indicaciones generales que deben ser
conocidas previamente por el personal contratista; adicionalmente se deben consultar los
procedimientos, programas, guas, manuales y dems documentos que hacen referencia
a las condiciones de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
El Manual HSE para contratistas GSA-MA-01 No sustituye las normas y/o procedimientos
establecidos por las compaas con las cuales C&MA Ltda. tenga relaciones contractuales;
no obstante, todo contratista y/o subcontratista debe acogerse a las polticas de C&MA
Ltda. y a los lineamientos establecidos por dichas compaas observando la pertinencia de
los documentos proporcionados.
Este manual exige a los contratistas su responsabilidad para cumplir con las polticas
ambientales, de salud y seguridad segn la legislacin colombiana.
2. DEFINICIONES
Accidente de Trabajo1: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga
por causa o con ocasin del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesin
orgnica, una perturbacin funcional o psiquitrica, una invalidez o la muerte.
Es tambin accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecucin de una labor
bajo su autoridad, an fuera del lugar y horas de trabajo.
Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de
los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa,
cuando el transporte lo suministre el empleador.
Tambin se considerara como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la
funcin sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el
accidente se produzca en cumplimiento de dicha funcin.
De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecucin de
actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se acte por cuenta o en
representacin del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores
de empresas de servicios temporales que se encuentren en misin
Acto inseguro o sub-estndar: Son las acciones incorrectas o los actos ejecutados por
los trabajadores que puedan contribuir a la ocurrencia de un accidente o ser causa de
los mismos.
Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una
organizacin que puede interactuar con el medio ambiente.
1

COLOMBIA. EL CONGRESO. Articulo 3, Ley 1562 (11, Julio, 2012). Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras
disposiciones en materia de salud ocupacional.

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Condicin insegura o sub-estndar: Son las circunstancias o condiciones fsicas

impropias, que representan un peligro y/o riesgo para las personas o maquinas
es
decir algo que no debera estar presente o la falta de algo que s debera estar presente.
Enfermedad Laboral2: Es enfermedad laboral la contrada como resultado de la
exposicin a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el
trabajador se ha visto obligado a trabajar. El gobierno nacional, determinar, en forma
peridica, las enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que
una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la
relacin de causalidad con los factores de riesgo ocupacionales ser reconocida como
enfermedad laboral, conforme a lo establecido en las normas legales vigentes.
EPP: Elemento de Proteccin Personal
HSEQ: Salud Ocupacional, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad (Health, Safety,
Environment, Quality).
Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente sea adverso o benfico,
total o parcial, como resultado de las actividades o servicios de una organizacin.
Incidente3: Evento en el curso del trabajo o en relacin con ste, que tuvo el
potencial de ser un accidente en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran
lesiones o se presentaran daos a la propiedad, el ambiente y/o prdida en los procesos
NTC ISO 9001: Norma del sistema de gestin de calidad, que se centra en la eficacia
del sistema para dar cumplimiento a los requisitos de los clientes, normatividad o
propios de la organizacin.
NTC ISO 14001: Norma del sistema de gestin ambiental, destinada a permitir que
una organizacin desarrolle e implemente una poltica y unos objetivos que tengan en
cuenta los requisitos legales y otros que la organizacin suscriba, y la informacin
relativa a los aspectos ambientales significativos.
NTC OHSAS 18001: Norma del sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional
que indica los requisitos para un sistema de administracin de seguridad y salud
ocupacional, que permiten a una organizacin controlar sus riesgos de seguridad y salud
ocupacional y mejorar su desempeo.
Plan de Emergencia: Es el conjunto de procedimientos o instrucciones requeridas
para una pronta accin correctiva, a fin de evitar riesgos para el medio ambiente,
personas y bienes de la compaa o de terceros y/o para mantener la continuidad del
proceso.

COLOMBIA. EL CONGRESO. Articulo 4, Ley 1562 (11, Julio, 2012). Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras
disposiciones en materia de salud ocupacional.
3

De la definicin dada en el Decreto 1401 del 24 de mayo de 2007, la cual se aplica en lugar de la definicin dada por la NTCOHSAS 18001 versin 2007, considerando que la primera es una definicin de mbito nacional.

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Peligro: Fuente, situacin o acto con potencial de dao en trminos de enfermedad o

lesin a las personas, o una combinacin de estos.
SIG: Sistema de Gestin Integrado (ISO 9001; ISO 14001 y OHSAS 18001)
3. DECLOGO DE SEGURIDAD E HIGIENE
1. Siempre se debe trabajar adoptando todas las medidas de seguridad e higiene
disponibles y que se conocen.
2. Es responsabilidad de cada persona mantener el buen orden de su sitio de trabajo
y velar por la limpieza del mismo.
3. Avisar y si es posible corregir de inmediato, toda condicin y acto inseguro que se
evidencie.
4. No usar mquinas, vehculos y/o equipos sin estar autorizado para ello.
5. Usar las herramientas apropiadas para la ejecucin de las tareas. Al terminar la
tarea, se debe recoger y almacenar correctamente las herramientas usadas.
6. No quitar sin autorizacin alguna, medidas de proteccin de seguridad o seales
de aviso de peligro.
7. La ocurrencia de un incidente con lesin (accidente) o sin lesin debe ser
reportado inmediatamente al Supervisor de turno o al lder de la comisin.
8. No hacer bromas ni juegos pesados en el horario laboral. Es muy importante
mantener el ambiente laboral de convivencia sana.
9. Seguir las instrucciones y normas estipuladas en los procedimientos. En caso de
duda es muy importante preguntar.
10. La seguridad no es una opcin, es una condicin de trabajo.
4. ALCANCE
Este documento aplica para contratistas y subcontratistas que realicen trabajos
directamente con C&MA Ltda. o en las instalaciones de las compaas con las cuales
C&MA Ltda. tenga relaciones contractuales.
5.

POLTICAS

5.1. POLTICA DE CALIDAD

C&MA LTDA., es una empresa que trabaja con un alto nivel de compromiso para
satisfacer las necesidades y requisitos de sus clientes de manera ptima y oportuna, para

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lo cual cuenta con personal competente, asigna los recursos necesarios y propende por el
mejoramiento continuo de sus procesos.
Versin
Fecha

2
Da: 20

Mes: 01

Ao: 2006

5.2. POLTICA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

C&MA Ltda. empresa dedicada a la Prestacin de servicios de consultora e interventora
en el rea Ambiental, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional (HSE) y Gestin Social,
encabezada por la Gerencia General, est comprometida con sus empleados, contratistas
y las partes interesadas en proporcionar un ambiente laboral seguro y sano en cada uno
de los servicios que presta, especficamente mediante el control de los riesgos prioritarios
y los impactos ambientales que se puedan derivar de las actividades realizadas, para
prevenir lesiones y enfermedad en las personas, daos a la propiedad y prevencin de la
contaminacin; teniendo como lineamientos bsicos: el mejoramiento continuo, el
cumplimiento de los requisitos legales vigentes aplicables y otros establecidos por la
organizacin, la responsabilidad de cada trabajador en el reporte oportuno de accidentes
y casi accidentes, el compromiso de C&MA Ltda. al autorizar a sus trabajadores sin
temor a represalias la suspensin de labores cuando evidencien condiciones o actos que
puedan afectar su integridad fsica, y la destinacin de los recursos financieros, fsicos,
humanos y tcnicos para el desarrollo de una cultura en Seguridad, Salud Ocupacional y
de Medio Ambiente.
Versin
Fecha

7
Da: 16

Mes:11

5.3. POLTICA DE NO
PSICOACTIVAS

Ao: 2013

CONSUMO

DE

ALCOHOL,

TABACO

NI

SUTANCIAS

Consultora & Medio Ambiente - C&MA Ltda., empresa dedicada a la Prestacin de

servicios de consultora e interventora en el rea Ambiental, Seguridad Industrial, Salud
Ocupacional (HSE) y Gestin Social, reafirma su compromiso con la seguridad integral,
promoviendo una cultura de no consumo de alcohol, tabaco y sustancias psicoactivas, ya
que stas pueden afectar el estado mental y fisiolgico e influir negativamente en el
desempeo laboral de los empleados y contratistas.
Esta poltica tiene las siguientes directrices:
Prohibir a los trabajadores y personal contratista de C&MA LTDA, el porte y consumo
de bebidas alcohlicas, tabaco y dems sustancias psicoactivas que pongan en riesgo
la ejecucin de actividades laborales, sean stas en oficina o en campo.
Resaltar la responsabilidad de cada uno de los empleados de ejercer un mutuo control
con los dems trabajadores, e informar a su jefe inmediato y/o jefe de comisin a la
mayor brevedad en caso de identificar que algn compaero se encuentre bajo los
efectos del alcohol, tabaco y/o sustancias psicoactivas, en la medida en que puede
ponerse en riesgo la vida y seguridad del personal durante el desarrollo de estas
actividades.

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Esta poltica es coherente con la legislacin vigente y el reglamento interno de trabajo,

por lo tanto, el incumplimiento de cualquiera de estos criterios ser motivo de
investigacin y podra desencadenar sanciones al considerarse una falta grave al cdigo
sustantivo del trabajo.
Para contribuir a la prevencin del uso y abuso del consumo de sustancias psicoactivas la
empresa se compromete a:
Realizar campaas y actividades de prevencin del tabaquismo, consumo de alcohol y
sustancias psicoactivas, a travs de programas de promocin de estilos de vida
saludables.
Mantener sealizacin, informacin y demarcacin de reas que recuerdan al personal
la restriccin en el consumo de sustancias psicoactivas
Disponer de espacios, lugares y personas a los cuales los trabajadores puedan acudir
en caso de necesitar ayuda con cualquier problema de consumo, uso o abuso de
sustancias psicoactivas
Disear procedimientos tendientes a la identificacin temprana de problemas con el uso
de sustancias psicoactivas y para proteger la integridad y salud de los trabajadores.
Versin
Fecha

4
Dia: 07

Mes: 06

Ao:2013

5.4. POLTICA DE TRANSPORTE Y DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL

Consultora & Medio Ambiente - C&MA Ltda., preocupada por la seguridad en el
transporte y desplazamiento de empleados y contratistas durante sus actividades
laborales, propender por generar condiciones seguras y adecuadas durante su
desplazamiento.
Esta poltica tendr las siguientes directrices:

Exigir el cumplimiento con las normas de trnsito vigentes y aplicables as como el

cumplimiento de las consignas internas de seguridad.
Propender porque el personal que realice actividades de la empresa fuera de la
oficina, porte la documentacin pertinente y la informacin til en caso de
emergencia.
Resaltar la responsabilidad de las personas sobre su propia seguridad as como la de
su grupo de trabajo; antes de movilizar el vehculo todos los pasajeros deben portar
correctamente el cinturn de seguridad.
Verificar que el estado del vehculo donde se movilice el personal sea el adecuado, de
manera que brinde un buen servicio, evitando accidentes y contratiempos. Cualquier
falla que presente el vehculo ser informada oportunamente a la empresa
Exigir que el vehculo tenga vigente la documentacin exigida por las normas de
trnsito y las internas de la empresa.
No usar telfonos o medios de comunicacin mientras se realizan labores de
conduccin, en caso de ser necesario deber estacionar totalmente el vehculo en una
zona adecuada para evitar accidentes y solo en ese caso se podr utilizar.
Restringir la movilizacin del personal atendiendo las condiciones de orden pblico,
climticas, estado de la va, as como el estado anmico o fsico del conductor.

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Versin
Fecha de actualizacin

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2
Da: 28

Mes: 02

6.

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Ao: 2012

OBJETIVOS

6.1. OBJETIVOS DE CALIDAD

Obtener un alto nivel de cumplimiento de los requisitos de los servicios ofrecidos.

Alcanzar un alto nivel de satisfaccin del cliente

Lograr la entrega del servicio en el tiempo requerido por el cliente

Mantener el personal idneo para el desarrollo de los servicio ofrecidos por la

empresa

Versin
Fecha

2
Dia: 20

Mes: 01

Ao: 2006

6.2. OBJETIVOS DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

Lograr mantener un ambiente laboral seguro y sano

Lograr un mejoramiento continuo en el sistema

Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales

Lograr el cumplimiento del presupuesto anual

Lograr el desarrollo de los programas de Salud Ocupacional y medio ambiente

Minimizar los impactos ambientales que se generan de las actividades desarrolladas

por la organizacin

Versin
Fecha

2
Dia: 01

7.

Mes: 08

Ao: 2011

DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA

7.1. ASPECTOS CONTRACTUALES

Antes de iniciar la prestacin de servicios, se debe formalizar la contratacin del servicio considerando
los siguientes criterios:
Si
es
proveedor
(empresa
prestadora
de
Silvia.parra@cyma.com.co los siguientes documentos:
Experiencia laboral con soportes

servicios)

debe

enviar

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Soportes de pago de seguridad social del personal que va a prestar el servicio

Los certificados o soportes de calibracin de equipos (si aplica)
Certificado de Acreditacin o de proceso de acreditacin (aplica para laboratorios de agua, aire
y suelo)
Certificados de sistemas de gestin
Orden de Servicio firmada
Copia del RUT
Si es contratista (Persona natural) debe enviar a la lder de Talento Humano
gestionhumana@cyma.com.co:
Hoja de vida con soportes (educacin, experiencia y una copia legible de su cdula)
Soporte de Afiliacin como trabajador independiente ante el sistema de seguridad social:
- Si el profesional ya se encuentra afiliado a la EPS como independiente debe solicitar a su EPS
un certificado donde se pueda evidenciar su estado actual como independiente; si el
trabajador va a realizar por primera vez su afiliacin como independiente, debe solicitar a la
EPS una copia del formulario donde se reporta la novedad de su afiliacin como
independiente.
-Certificado del fondo de pensiones donde se especifique su afiliacin como independiente.
(No es el extracto)
Si el nivel de riesgo es mximo (4,350% o 6,960%), el pago y afiliacin a la ARL lo asume el
contratante (C&MA Ltda.), para eso el contratista debe enviar los soportes de pago de su
seguridad social: EPS y Pensiones de acuerdo con el IBC (ndice Base de Cotizacin)
correspondiente al valor del contrato (40% del valor del contrato).
Si el nivel de riesgo es mnimo (0,522% o 1,044%) el pago de la ARL lo asume el contratista
(trabajador independiente) y la afiliacin a la ARL la realiza el contratante (C&MA Ltda.)
Contrato de Prestacin de Servicio (completo) firmado
Copia de carnet de vacunacin (Fiebre amarilla, ttanos)
Copia del RUT
7.2. REPORTES
Es deber y responsabilidad del proveedor y/o contratista reportar a C&MA Ltda. los incidentes y/o
accidentes que se presenten durante la prestacin de su servicio teniendo en cuenta las siguientes
consideraciones:
El reporte debe ser oportuno (una vez sucedido el evento) y se debe presentar a travs de un
correo electrnico a la lder HSEQ. Si en la ejecucin del trabajo de campo se cuenta con un
lder de la comisin, es responsabilidad de este ltimo informar a la empresa.
Gestionar revisin mdica inmediata si hubo lesin fsica en la persona
Participar en la investigacin del evento: Una vez se finalice la atencin de la persona
lesionada (si la hubo) o se controle la situacin, la Lder HSEQ o un miembro del COPASO de
C&MA Ltda. se estar comunicando con el contratista con el fin de realizar el proceso de
investigacin del caso, para lo cual se requiere informacin clara y objetiva (de acuerdo con lo
establecido en el formato reporte e investigacin de incidentes) durante el desarrollo de dicha
investigacin.
Reportar oportunamente cualquier acto o condicin subestandar con el fin de prevenir la
presencia de incidentes y/o accidentes.

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Reportar oportunamente los incidentes ambientales

Reportar daos a la propiedad o cualquier incidente o accidente que involucre terceras
personas.
7.3. ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL
Es responsabilidad del proveedor y/o contratista la compra, el uso adecuado y permanente, el
mantenimiento y la reposicin de sus elementos de proteccin personal de acuerdo al servicio o
actividad a realizar en campo.
Con el fin de evitar Accidentes de Trabajo, es importante que cada proveedor o contratista realice
inspecciones peridicas y detalladas a los EPP de su personal identificando oportunamente cualquier
dao que amerite reposicin.
7.4. RESPONSABILIDAD AMBIENTAL
Es compromiso de los contratistas y proveedores con el medio ambiente realizar una adecuada
disposicin final de residuos, para lo cual debe seguir los lineamientos establecidos en la locacin de
trabajo. A falta de estos lineamientos, se deben seguir los establecidos por C&MA Ltda. (Ordinarios,
reciclaje, especiales). Ver Tabla de residuos especiales:
RESIDUOS ESPECIALES
Clasificacin

No aprovechables especiales

Composicin
Elementos de Proteccin Personal - EPP
deteriorados
CD, DVD, pilas, residuos electrnicos RAE,
bateras y partes de equipos de cmputo
Farmacutico: Elementos de Botiqun vencidos

Estos elementos pueden ser almacenados para su posterior entrega a C&MA Ltda. quien en un
compromiso con la preservacin del medio ambiente realizar la gestin adecuada para la disposicin
final de los mismos.
8.

RESPONSABILIDADES DEL CONTRATANTE

8.1. AFILIACIN ARL

La Lder de Talento Humano se encarga de realizar la afiliacin del contratista (trabajador
independiente) a la ARL y para este proceso es indispensable el envo de la documentacin relacionada
anteriormente.
8.2. INDUCCIN
Es compromiso de Consultora y Medio Ambiente con sus contratistas realizar una induccin en la cual
se de a conocer los lineamientos de la empresa en trminos de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional
y Medio Ambiente as como la entrega de informacin pertinente con la prestacin del servicio
contratado.
8.3. FORMA DE PAGO
Una vez finalizado el servicio el proveedor y/o contratista debe enviar su factura o cuenta de cobro
debidamente firmada e identificada un consecutivo asignado por el mismo contratista o proveedor a la

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Lder Administrativa al siguiente correo: financiera@cyma.com.co; La cuenta de cobro o factura se

asume como radicada una vez cuente con el visto bueno del lder del proyecto.
C&MA Ltda. realiza el pago a proveedores y/o contratistas mnimo treinta (30) das despus de
radicada la cuenta de cobro o factura, previo visto bueno del lder del proyecto.

ELABOR
Lder HSEQ

REVIS
Lder de Estrategia
y Finanzas

APROB
Gerencia

FECHA REVISIN
Diciembre 20 de 2013