UNIVERSIDAD PANAMERICANA DE GUATEMALA

MAESTRIA EN ADMINISTRACION CORPORATIVA

ADMINISTRACIN FINANCIERA
LICDA. KARLA DE SIGENZA.

Taller #3

POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBROS

GRUPO:
SONIA DE LA ROSA- 200908563
JUAN PABLO REYES -201307346
JUAN PABLO VASQUEZ -201502596
JOSE VICTOR PAZ- 2002759
SERGIO MANCILLA ESCOBAR -201501674
FABIO JEREZ -201505634

POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBROS y

CRDITOS
CERSO

Realizado por: Marta

Lpez
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Vigencia:
Diciembre 2015

Aprobado por: Daniel Hasbum Autorizado por:

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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA LA COBRANZA

GRUPO CERSO S.A.

Guatemala, enero 2015

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CRDITOS
CERSO

Realizado por: Marta

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Diciembre 2015

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NDICE
INTRODUCCIN .................................................................................................................................... 4
Antecedentes ....................................................................................................................................... 4
Industria ................................................................................................................................................ 4
Segmento de mercado ....................................................................................................................... 4
OBJETIVOS ............................................................................................................................................. 6
General ................................................................................................................................................. 6
Especficos ........................................................................................................................................... 6
DEFINICIONES ....................................................................................................................................... 8
Diccionario ............................................................................................................................................ 8
Glosario............................................................................................................................................... 10
ALCANCE............................................................................................................................................... 12
Aplicacin del manual:...................................................................................................................... 12
La gerencia financiera: ..................................................................................................................... 12
El rea de Crditos: .......................................................................................................................... 12
rea de cobros: ................................................................................................................................. 13
Reglas del manual: ........................................................................................................................... 13
POLITICA DE CRDITOS ............................................................................................................................ 14
1.

SOLICITUD Y AUTORIZACION DE CREDITOS ................................................................................. 14

Excepciones y/o Casos Especiales .................................................................................................... 14
Solicitud de Crdito por parte de rea de Ventas ........................................................................... 15
Autorizaciones ................................................................................................................................. 16

2.

AUTORIZACIONES DE DESPACHOS ............................................................................................... 22

3.

INCUMPLIMIENTO DEL CLIENTE .................................................................................................. 23

4.

GRUPOS EMPRESARIALES ............................................................................................................ 24

5.

DOCUMENTACION Y COBRO ........................................................................................................ 24

6.

ACCIONES ANTE MOROSIDAD ..................................................................................................... 26

7.

SANCIONES................................................................................................................................... 27

8.

APERTURA DE CODIGOS CONTADO ............................................................................................. 28

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INTRODUCCIN

Antecedentes
La historia del grupo Cerso comenz en 1955, cuando la familia Ascoli cre la tienda
de pintura en Guatemala. Entonces la empresa importaba pinturas y aplicadores. En
1977 abri su primera fbrica de pinturas y tiempo despus la familia compr las
fbricas Glidden en Centroamrica y se expandi internacionalmente. Hoy el grupo
manufactura, distribuye y comercializa pinturas y recubrimientos para decoracin,
repintado industrial y automotriz. En 2013 abrieron diez nuevas tiendas.

Industria
Grupo Cerso tiene la planta de pinturas ms grande de la regin y ms tecnificada.
Eso permite atender ese gran mercado mayorista. El 40% de la venta se queda en
Guatemala y el 60% en el exterior. La distribucin con flotilla propia les ha dado
ganancias marginales, pero apunta que la mayor ganancia es tener el contacto con el
cliente. La posicin geogrfica de Guatemala les ha ayudado a expandir el negocio.
Muchos de los productos con los que se trabaja viene de Mxico. La ubicacin que se
tiene es muy buena para una expansin geogrfica: irte para Mxico o llegar a los
pases centroamericanos. Guatemala tiene buena infraestructura de puertos y
carreteras. El otro lugar geogrficamente bueno es Nicaragua, pero no tiene la
infraestructura requerida.

Segmento de mercado
Adems de abrir nuevos mercados y de tener la mirada puesta en el sur de Mxico,
para establecer bodegas y la misma lgica de distribucin que existe en
Centroamrica, el siguiente paso es ampliar la oferta de pinturas para madera y la
industria automotriz.

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El avance en la produccin de pinturas automotrices arranc cuando invirtieron

US$20 millones en la fbrica de pinturas en 2010. La planta, que permiti duplicar la
produccin, fue creada para vender al Caribe anglosajn pinturas hechas en
Guatemala.

Mxico es rentable por su tamao de mercado. Todo el trabajo que se hace en El

Salvador, Nicaragua y Honduras son pequeos avances para lograr un impacto
grande en Mxico. Por eso la idea es enfocarse en Mxico. La empresa exporta a
Puerto Rico, Mxico, Repblica Dominicana, Cuba y Colombia. Adems, en diciembre
exportaron un furgn de pinturas a Rusia.

En el aspecto gerencial y segn cada mercado, la discusin es crear productos a la

medida qu va a ofrecer, cul ser la propuesta y entender que llevas algo diferente al
competidor. Cada uno busca algn nicho. Lo que es complicado es que hay algunos
que botan el precio. Cada competidor ha nacido en alguna casa y ah tiene mayor
participacin de mercado, pero en la regin tienen participacin menor destaca esta
empresaria.

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OBJETIVOS
El Manual de Polticas y Procedimientos de Cobros y Crditos es un instrumento esencial para
la adecuada administracin de la cartera activa de la empresa, el objetivo principal radica en
alcanzar la estandarizacin de cada uno de los procesos y procedimiento concernientes a la
operacin del rea de crditos. Se pretende comunicar la estructura organizacional, funciones,
normas vigentes a la fecha, polticas y que todos los funcionarios de la organizacin estn en
conocimiento de las informaciones y documentacin necesaria en el momento de tomar
decisiones.

General
El objetivo general del presente Manual es el de establecer la normativa y lineamientos
vigentes correspondientes a la ejecucin de las operaciones crediticias del Grupo CERSO en
los diversos productos con los que cuenta; instruir al personal sobre aspectos fundamentales
como los objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas y jerarquas
establecidas. Por ello se considera necesario contar con un conjunto de normas escritas que
regulen la concesin crediticia, de tal manera que orienta al grupo a la aplicacin de los
fondos recibidos de sus depositantes, inversionistas y accionistas, en operaciones sanas y
lquidas dirigidas a los segmentos meta.

Especficos

Aplicar criterios homogneos en el Grupo CERSO para el otorgamiento de crditos.

Facilitar el control de las gestiones crediticias y el cumplimiento de las normas

establecidas, para de esta manera introducir acciones correctivas o de mejora
continua.

Establecer y dar a conocer lineamientos crediticios para la aplicacin de los mismos por
parte del personal de Grupo CERSO.

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Establecer los mecanismos de gestin de crditos, lmites, constitucin de garantas,

evaluacin y niveles de aprobacin para crditos que se otorga a los solicitantes,
precisando los derechos de los mismos y obligaciones como sujetos de crdito as
como los avales.

Crear mecanismos oportunos de devolucin de crditos.

Establecer los medios de recuperacin de los crditos otorgados con los menores
costos posibles para el Grupo CERSO.

Minimizar los riegos en el otorgamiento de crditos y facilitar la recuperacin de los

mismos.

Orientar a dirigentes y trabajadores en materia crediticia.

Establecer un adecuado sistema de cobertura de los crditos, con garantas reales o

no, que sirvan como alternativa de pago y como elemento de presin psicolgica ante
situaciones de falta de pago.

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DEFINICIONES
Diccionario

Termino

Definicin

Crdito

Es una operacin financiera donde una persona o ente (acreedor) presta una
cantidad determinada de dinero a otra persona o ente (deudor), en la cual,
este ltimo se compromete a devolver la cantidad de dinero solicitada en el
tiempo o plazo definido de acuerdo a las condiciones establecidas para dicho
prstamo ms los intereses devengados.

Poltica

Es una va utilizada para hacer operativa la estrategia de una empresa,

supone un compromiso de la empresa; al desplegarla a travs de los niveles
jerrquicos de la empresa, se fuerza el compromiso y la participacin del
personal.

Mercado

Cualquier conjunto de transacciones de procesos o acuerdos de intercambio

de bienes o servicios entre individuos o asociaciones de individuos.

Factible

Adj. Que se puede hacer.

Pagar

Documento que contiene la promesa incondicional de una persona

(suscriptora), de que pagar a una segunda persona (beneficiario), una suma
determinada de dinero en un determinado plazo.

Excepcin

Exclusin de una persona o cosa de la generalidad de lo que se trata o de la

regla comn.

Prestigio

Buena fama o buena opinin que se forma de una colectividad sobre una
persona o una cosa.

Garanta

Seguridad de que una cosa va a suceder o realizarse.

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Proveedor

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[persona] Que provee o abastece a otra persona de lo necesario o

conveniente para un fin determinado.

Inmueble

[propiedad] Que no puede ser trasladado o separado del lugar en que se

halla, como tierras, casas o edificios.

Stock

Conjunto de mercancas o productos que se tienen almacenados en espera

de su venta o comercializacin.

Amonestacin Accin de amonestar. Advertencia severa que se dirige a alguien.

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Glosario

Termino

Definicin

Hoja de solicitud

Documento impreso en el cual el cliente deber plasmar la

intencin de obtener un crdito con Grupo CERSO y en la
cual se le solicitar al cliente cumplir con una serie de
requisitos.

Patente de comercio

Documentacin legal que hace constar que la empresa o

entidad que desea un crdito con Grupo CERSO se
encuentra legalmente registrada para operar en el pas.

Representante legal

Persona o entidad que posea la facultad otorgada por la ley

para obrar en nombre de la persona o entidad que hace la
solicitud de crdito a Grupo CERSO, teniendo que recaer
sobre el todos los efectos de los actos que haga en nombre
de la empresa o persona.

Cdula de vecindad

Actualmente conocido como DPI es el documento legal y

oficial que expresa las circunstancias personales del
representante legal de la persona o entidad que solicita
crdito al Grupo CERSO.

Registro nico tributario

Mecanismo nico para identifica, ubicar y clasificar a las

(RUT)

persona y entidades que tengan la calidad de contribuyentes

declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes
declarantes de ingresos y patrimonio.

Estados de cuenta

Documento que proporciona un banco a un cliente en donde

bancarios

se especifican las operaciones realizadas en un perodo de

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tiempo con respecto a algn producto bancario.

Infornet y Trans Union

Instituciones dedicadas a proporcionar informacin de los

registros de comportamiento crediticio de un consumidor, ya
sea una persona o una empresa.

Sistemas BPCS

Sistemas de planeacin de negocio y control, utilizado para

controlar las operaciones de las empresas manufactureras.

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ALCANCE
El alcance del manual propuesto est dirigido al rea financiera, ventas, crditos y cobros.
Iniciando desde el proceso para la venta, el anlisis y otorgamiento de un crdito, registro de
los clientes hasta el seguimiento de cada uno de ellos para efectuar el cobro y los pasos a
seguir en casos de morosidad y recuperacin de la cartera segn polticas y procedimientos a
seguir. Con el fin de llevar un mejor control en la recuperacin de la cartera de clientes
permitiendo un flujo de ingresos efectivo para la organizacin.
Esto tambin conlleva a un control en el rea de ventas por medio de auditoras que los
ejecutivos deben de cumplir para el control y orden de todas las carteras de clientes, esto
para revisar que todos los documentos estn en orden y que se estn siguiendo los proceso
establecidos para la cobranza de los documentos.

Aplicacin del manual:

El presente manual ha sido diseado para la gerencia financiera y especficamente para el
rea de crditos y cobros.

La gerencia financiera:
Controla que la eficiencia de sus activos (cuentas por cobrar) permitiendo con ello una
rotacin continua y bajos niveles de morosidad, por lo que es necesario la aplicacin de
polticas y procedimientos en forma eficiente para obtener los resultados esperados.

El rea de Crditos:
El jefe o analista de esta rea se encarga de realizar el respectivo anlisis para su
otorgamiento, utilizando el manual como gua de apoyo para seguir los lineamientos y
requerimiento exigidos, para que dichos otorgamientos sean agiles, oportunos efectivos.
Todo el personal de esta rea deber ser capacitado y utilizado para el buen manejo de las
operaciones y obtener los resultados esperados.

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rea de cobros:
El jefe de esta rea tendr la responsabilidad de controlar la cartera de cliente, siguiendo las
tcnicas y tcticas de cobro, a travs de los lineamientos determinados en el manual.
Los cobradores y asistentes debern estar capacitados y actualizados de manera que puedan
realizar siempre de manera eficiente sus funciones, logrando con ello una cartera controlada
con un bajo ndice de morosidad.

Reglas del manual:

Para le implementacin de este manual se sugiere a la gerencia que adopte las siguientes
reglas:

La implementacin debe reflejar evidencia de la autorizacin de la alta gerencia.

La gerencia financiera deber velar por el cumplimiento de este manual.

En caso de existir necesita de modificacin en el manual de polticas y procedimientos

para el rea de crditos y cobros, sern realizadas por la alta gerencia o a solicitud de
los jefes del rea.

Toda sugerencia de los involucrados en cada uno de los procedimientos en cuanto a

mejorar o actualizar su contenido, deber ser dirigida a la alta gerencia por medio de
su jefe inmediato.

Los jefes de cada rea estn en la obligacin de velar por la aplicacin del
instrumento, considerando los siguientes aspectos:

I.

Que las actividades sean ejecutadas segn lo establecido en las polticas y

procedimientos correspondientes.

II.

Que toda modificacin a los procedimientos se encuentren acorde a las

necesidades que se presenten en el rea de trabajo.

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POLITICA DE CRDITOS
1. SOLICITUD Y AUTORIZACION DE CREDITOS
Es poltica de Grupo CERSO otorgar crditos comerciales a nuestros clientes de acuerdo a las
normas y prcticas del mercado de cada uno de los negocios y territorios, as como a la
capacidad de pago del cliente.
Todo cliente que desee obtener crdito con Grupo CERSO, deber llenar una hoja de solicitud.
Esta hoja de solicitud ser estndar para todos los pases. Es indispensable cumplir
TODOS los requisitos expresos en la hoja de solicitud. No se autorizar crdito al
cliente solicitante de no cumplir con este aspecto.
Estos requisitos se encuentran impresos en la parte posterior de la solicitud, los cuales son:
a. Completar debidamente la solicitud, firmarla y de ser factible sellarla.
b. Copia de documentos legales de empresa. Documentos donde conste que la empresa
puede operar legalmente en su pas. (Patente de Comercio)
c. Copia del documento donde se nombra la persona que representa legalmente a la
empresa. (Para el detalle ver en dorso de Solicitud) (Nombramiento del Representante
Legal)
d. Copia del documento oficial de identificacin del Representante Legal o Apoderado.
(Para el detalle ver en Dorso de solicitud) (Cedula de Vecindad)
e. Copia de la inscripcin al registro tributario o fiscal correspondiente.
f.

Copia de estados de cuenta bancarios de los ltimos 2 meses.

g. Firma de compromiso de pago de saldos existentes y montos exigibles de acuerdo con

trminos de crdito al momento de requerimiento de pago de valores vencidos.
(Pagar o letra de cambio).

Excepciones y/o Casos Especiales

El rea de ventas deber verificar que sean cumplidos los requisitos establecidos, de lo
contrario deber solicitar al cliente la informacin o aspectos pendientes.

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Podrn existir excepciones para los incisos f) y g), sin embargo el cliente como mnimo
deber cumplir con lo especificado en los incisos del a) al e). Sin embargo, se deber
PROCURAR que sean cumplidos todos.

De no ser as, deber dejar constancia de justificacin en dorso de solicitud, en rea para uso
exclusivo de ventas como observaciones.

Podrn tomarse como excepciones, los siguientes casos:

a) Reconocido prestigio.
b) Cliente que haya sido cliente y reactive compra.
c) Miembros de una Corporacin que ya sea cliente de Grupo CERSO
d) Cliente con alto potencial de venta.
e) Cliente con recomendacin especial

Solicitud de Crdito por parte de rea de Ventas

Una vez completos los requisitos, el representante de Ventas deber trasladar el expediente
al Gerente de Ventas para su firma y traslado al departamento de Crditos.
Los Gerentes de Ventas (Wholesale, Retail, Sytec. Exports) PROPONDRAN al cliente,
montos, plazos y condiciones. Dejarn constancia de ello por escrito en el dorso de la
solicitud de crdito presentada por el cliente. En rea para uso exclusivo de ventas,
completando:

a) Nombre
b) rea (Wholesale, Retail, Sytec, Exports)
c) Fecha
d) Monto Propuesto
e) Plazo Propuesto
f)

Observaciones (Si las hubiera)

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Autorizaciones
Una vez firmada la solicitud de Crdito por parte del Gerente de Ventas, as como efectuadas
las recomendaciones, el expediente deber ser trasladado al Gerente de Crditos o
Encargado de Crditos del Pas (como aplique) para su anlisis previa APROBACION.
La autoridad de aprobacin de crdito es centralizada en Campus Central para
Guatemala y Oficinas Centrales de cada pas, dependiendo el caso y acorde a los montos
y plazos establecidos en la matriz de decisin (se entiende como Encargado de Crditos al
ubicado en cada pas a excepcin de Guatemala).
Se tomarn como elementos de decisin para establecer el plazo y monto de lmites de
crdito los siguientes aspectos:
1. Garantas
Estas pueden ser:
Cheques Post fechados,
Pagar
Letra de cambio.

2. Volumen de negocios histricos y/o potenciales

Este aspecto deber ser proporcionado por el rea de ventas en caso sea necesario.
Esta variable deber ser analizada por parte del Inspector de Crditos, en el momento
en que se realice la evaluacin del crdito.
3. Referencias Comerciales
Debern ser proporcionadas por el cliente y verificada por el Departamento de
Crditos.

4. Volumen de manejo de efectivo. (Estados de Cuenta)

El cliente deber proporcionar al menos sus 2 ltimos estados de cuenta bancarios.
Este aspecto ser vital para la decisin de trminos de crdito. Puede haber
excepciones como se expuso anteriormente y se deben contemplar los mismos
criterios. Estos casos debern ser analizados de forma especial.

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Anlisis y Verificacin de informacin del cliente.

Persona Individual, (Solicitud de Crdito)
Con la informacin solicitada al cliente se pretende poder realizar el anlisis de las siguientes
variables.

Efectuar la verificacin de las Generales del Cliente

Ubicacin Fsica (Direcciones de Negocio y Casa)

Factibilidad de Comunicacin (Telfonos Casa y Negocio)

Efectuar la verificacin de referencias Personales va telefnica.

Tener una resea del manejo de Crditos del giro de su negocio (Referencias
Comerciales) Es importante identificar el tiempo de crdito y el lmite que los dems
Proveedores otorgan al cliente.

Poder Identificar que la persona que solicita el crdito es duea del negocio que
referencia la solicitud de Crdito. (Patente de Comercio)

Poder Identificar si el cliente que solicita el crdito es dueo de la propiedad en donde

se ubica el negocio o si es dueo de algn inmueble. (Recibo de Luz o Telfono)

Poder Identificar si el cliente tiene bienes, como Vehculos o Inmuebles. (Informacin

Infornet o Trans Union)

Poder Identificar si el cliente ha tenido Demandas o Juicios y la razn de las mismas.

(Informacin Infornet o Trans Union)

Poder Identificar la calificacin Crediticia que le asignan los Bancos o Financieras en

caso posea Tarjetas de Crdito (Informacin Infornet o Trans Union)

Poder Identificar si el cliente tiene algunos otros negocios o es representante legal de

algunos otros. (Informacin Infornet o Trans Union)

Poder efectuar consulta a sistema de informacin Comercial, para su anlisis y

evaluacin en torno al monto de crdito solicitado (Informacin de Ventas y Pagos)

Poder Identificar que la firma en la Solicitud de Crdito fue realizada por el cliente que
solicita el crdito (Fotocopia de Cedula de Vecindad)

Empresas, (Solicitud de Crdito)

Con la informacin solicitada al cliente se pretende poder realizar el anlisis de las

siguientes variables.

Generales del Cliente (Empresa)

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Ubicacin Fsica (Direcciones de Negocio y del Representante Legal)

Factibilidad de Comunicacin (Nos. Telefnicos del Personal encargado de Pagos)

Tener una resea del manejo de Crditos del giro de la empresa (Referencias
Comerciales, Limites y Tiempos de Crditos)

Poder Identificar que la persona que solicita el crdito se encuentra facultada para
contraer obligaciones en nombre de la empresa y que su facultad se encuentra
vigente. (Nombramiento de Representante Legal)

Poder Identificar si el cliente tiene bienes, como Vehculos o Inmuebles. (Informacin

Infornet o Trans Union)

Poder Identificar si el cliente ha tenido Demandas o Juicios y la razn de las mismas.

(Informacin Infornet o Trans Union)

Poder Identificar la calificacin Crediticia que le asignan los Bancos o Financieras.

(Informacin Infornet o Trans Union)

Poder Identificar que la firma en la Solicitud de Crdito fue realizada por el

representante Legal de la Empresa. (Fotocopia de Cedula de Vecindad)

Empresas, (Solicitud de Crdito)

Con la informacin solicitada al cliente se pretende poder realizar el anlisis de las
siguientes variables.

Generales del Cliente (Empresa)

Ubicacin Fsica (Direcciones de Negocio y del Representante Legal)

Factibilidad de Comunicacin (Nos. Telefnicos del Personal encargado de Pagos)

Tener una resea del manejo de Crditos del giro de la empresa (Referencias
Comerciales, Limites y Tiempos de Crditos)

Poder Identificar que la persona que solicita el crdito se encuentra facultada para
contraer obligaciones en nombre de la empresa y que su facultad se encuentra
vigente. (Nombramiento de Representante Legal)

Poder Identificar si el cliente tiene bienes, como Vehculos o Inmuebles. (Informacin

Infornet o Trans Union)

Poder Identificar si el cliente ha tenido Demandas o Juicios y la razn de las mismas.

(Informacin Infornet o Trans Union)

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Firma

Poder Identificar la calificacin Crediticia que le asignan los Bancos o Financieras.

(Informacin Infornet o Trans Union)

Poder Identificar que la firma en la Solicitud de Crdito fue realizada por el

representante Legal de la Empresa. (Fotocopia de Cedula de Vecindad)

Anlisis y Verificacin de Campo

El anlisis de Campo combina la verificacin de variables de la Solicitud de Crdito y algunas
otras que solo pueden ser confirmadas en el momento de la visita al cliente.

Persona Individual
Verificar que la informacin proporcionada en la Solicitud de Crdito es correcta en
funcin a la localizacin fsica del negocio.

Pode identificar el tamao del negocio y realizar una inspeccin ocular rpida de la
inversin total del negocio, lo cual ayuda al inspector de Crditos a identificar si el
crdito solicitado es acorde al tamao del negocio.

Poder identificar si es una zona de alto riesgo, lo cual en algn momento pueda crear
problemas a la inversin del cliente (Cierre de negocios x cobro de impuesto de
Mareros)

Poder solicitar al cliente nos informe de cuanto ms o menos han sido sus compras
mensuales en su relacin con la empresa.

Poder solicitar al cliente le indique a nuestro inspector cual fue el monto de crdito
solicitado y el tiempo en el cual el est dispuesto a pagarlo. Lo anterior debido a que la
Fuerza de Ventas muchas veces manipula los lmites de crdito a su conveniencia y
es a lo que llamamos sobre Stock.

Poder solicitar al cliente indique cuales son algunos de sus principales clientes.

Empresas (Sociedades Annimas)

Verificar que la informacin proporcionada en la Solicitud de Crdito es correcta en
funcin a la localizacin fsica del negocio.

Poder identificar el tamao del negocio y realizar una inspeccin ocular rpida de la
inversin total del negocio, lo cual ayuda al inspector de Crditos a identificar si el
crdito solicitado es acorde al tamao del negocio.

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Poder solicitar al cliente nos informe el valor promedio de sus compras mensuales en
su relacin con la empresa.

Poder solicitar al cliente le indique a nuestro inspector cual fue el monto de crdito
solicitado y el tiempo en el cual el est dispuesto a pagarlo. Lo anterior debido a que la
Fuerza de Ventas muchas veces manipula los lmites de crdito a su conveniencia y
es a lo que llamamos sobre Stock.

Poder solicitar al cliente indique cuales son algunos de sus principales clientes.

Esta visita de campo es opcional en base al monto solicitado.

Todas las empresas de los diferentes pases debern contar con el apoyo por parte de
empresas o sistemas de informacin que ayuden a corroborar la informacin proporcionada
por el cliente y que aseguren el pago de los cheques emitidos por el mismo.
Algunos ejemplos son:

Infornet (Sistema Electrnico de consulta)

Previse (Protectora de Cheques)

Cheque Pida (Protectora de Cheques)

La contratacin nueva de este tipo de servicios deber ser avalada por la Gerencia de
Crditos y Cobros. Se incluyen como anexos ejemplos de este tipo de servicios:
a) Copia de una verificacin efectuada en Infornet
b) Copia de Contratos de Servicios de Previse
c) Copia de Contrato de Servicio Cheque Pida

Una vez completa esta fase se proceder a APROBAR los trminos de crdito
PROPUESTOS por el rea de ventas, de acuerdo con la jerarqua de aprobaciones.
Jerarqua de Aprobaciones:

La aprobacin de nuevos crditos comerciales o modificacin de los existentes para clientes

de Wholesale, Retail, Sytec y Exportaciones, deber regirse bajo la siguiente Matriz de
Decisin:

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La persona que apruebe trminos de crdito, de acuerdo al orden detallado en la matriz de

decisiones, deber dejar constancia de ello en la solicitud de crdito presentada y deber
incluir lo siguiente:
Monto aprobado
Plazo aprobado
Nombre de quien autoriza
Firma
Fecha de aprobacin

La decisin final de APROBACION de los trminos de crdito es responsabilidad del

departamento de crditos/administracin de cada pas y siguiendo el orden de jerarquas aqu
expreso, as como la creacin del cdigo y nmero de autorizacin respectivos en sistema
BPCS.
El rea de ventas podr Proponer nuevas solicitudes y modificaciones de los trminos de
crdito del cliente, sin embargo deber contar con la aprobacin del Departamento de
Crditos.

Para autorizar y aprobar cualquier ampliacin en montos y plazos el cliente deber solicitarlo
por escrito a la Gerencia de Crditos y Cobros (segn formato Preestablecido) se deber
contar estrictamente con firma del Representante Legal o dueo (Personas Individuales) y
sello de la empresa o negocio Individual , lo anterior procede si la informacin que se tiene
por parte de Grupo CERSO se encuentra actualizada (situacin que deber revisar el

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Departamento de Crditos) de lo contrario se deber solicitar al cliente la actualizacin de

toda la informacin Crediticia.

Tiempos de Autorizacin
La autorizacin y aprobacin de trminos de crdito deber efectuarse dentro de las 48 horas
despus de que se haya recibido la documentacin correspondiente. Una vez autorizados y
aprobados se informar al rea de ventas de forma inmediata, por medio de un correo
electrnico dirigido al Gerente de Ventas, y se emitir carta de Bienvenida al cliente en la cual
se dejan estipuladas las normativas de uso de la Lnea de Crdito, as como el monto y
tiempo autorizado, esta carta deber ser entregada al cliente por parte de la Fuerza de Ventas
y debern remitir copia firmada de recibido al Departamento de Crditos para su archivo en el
File del cliente.

Archivo y Actualizacin
Cuando hayan sido aprobados los trminos de crdito correspondientes, stos debern ser
grabados y parame trizados en Sistema BPCS con los datos:

a)
b)
c)
d)

Nombre del cliente

Cdigo de cliente
Monto de crdito aprobado
Plazo de crdito aprobado

Se deber archivar fsicamente el expediente del cliente con toda su informacin y ser
actualizado conforme exista mayor documentacin relacionada.

2. AUTORIZACIONES DE DESPACHOS
Todas las reas de venta debern solicitar autorizacin si el sistema no permite la
facturacin. El Gerente de Pas o el departamento de crditos debern velar por la
respuesta inmediata de las solicitudes de autorizacin, contando siempre con un ejecutivo
de crditos para el efecto, inclusive en fines de semana.
En el caso de Paleta, toda facturacin para despacho de producto a clientes debe hacerse
previa autorizacin del departamento crditos por medio de nmero de autorizacin
respectivo. Los que no cumplan con este requisito, se sancionarn en el orden siguiente:

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1) Amonestacin escrita o Acta Administrativa

2) Amonestacin escrita y descuento de monto despachado sin autorizacin.
3) Amonestacin escrita y despido

En todos los dems casos, como se menciona anteriormente, el sistema BPCS ser parame
trizado acorde a los trminos de crdito de cada uno de los clientes, por lo que el mismo
sistema permitir o no la facturacin correspondiente.

En ambos casos, de existir excepciones o casos especiales en los que amerite la evaluacin
de despacho a clientes cuyos trminos de crdito se encuentren vencidos, El Gerente de Pas
o Gerente de Ventas podrn solicitar la autorizacin respectiva a la Gerencia de Crditos o
Vicepresidencia Financiera, siempre y cuando exista una negociacin clara y de conveniencia
para Grupo CERSO, con respecto al pago de los saldos vencidos por parte del cliente.

Todo cliente que posea crdito con Grupo CERSO deber firmar y sellar de aceptada la
factura correspondiente y los trminos de crdito en ella expresos. El rea de Ventas y
Operaciones debern velar por el cumplimiento de este aspecto. Se deber cumplir con este
requisito independientemente que los clientes emitan contraseas de pago u otro documento
de recepcin respectivo. La firma y sello de la empresa que recibe debe registrarse en la
parte inferior derecha de la factura. Se adjunta copia de factura para el conocimiento de los
trminos al frente y al dorso.

3. INCUMPLIMIENTO DEL CLIENTE

Quedaran suspendidos los despachos a todos aquellos clientes que tengan vencido el plazo o
excedido el lmite de crdito otorgado.

La suspensin de despachos la har el sistema BPCS de forma automtica. Podrn existir

casos especiales, en los que el Gerente de Ventas deber justificar la continuidad de
despachos pero la autorizacin especial la deber emitir la Gerencia de Crditos y Cobros o
la Vicepresidencia Financiera. Tambin se tendr en consideracin la facturacin por depsito
de envases.

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La reactivacin de los despachos lo har automticamente el sistema BPCS al momento en

que el cliente se encuentre al da en su cuenta.

En casos donde el atraso en la cuenta sea significativo, se aplicar el correspondiente cobro

de intereses que el cliente acepta, al recibir y firmar la factura. Estos intereses se encuentran
expresos en cada una de las facturas que son emitidas. Se adjunta copia de factura para el
conocimiento de los trminos al frente y al dorso.

Se anulara el crdito otorgado a aquellos clientes contra los que se haya tenido que tomar
alguna accin ejecutiva o legal para la recuperacin de la cuenta.

4. GRUPOS EMPRESARIALES
Para las empresas que ya tienen crdito otorgado y requieren apertura de cdigo para
una o varias empresas que componen su grupo o corporacin, es necesario solicitarle al
cliente nota formal con la siguiente informacin:
Solicitud para apertura de crdito a su empresa afiliada.
Compromiso de cumplimiento de trminos de crdito.
Constituirse como aval solidario de la institucin para quien est solicitando el
crdito.
Razn social de la empresa para quien se est solicitando el crdito.
Registro Tributario
Direccin
Monto de crdito Solicitado
Firma representante legal, gerente financiero o Gerente de compras.
Si se le asigna cdigo de crdito a una empresa como parte del grupo, el monto de crdito
otorgado a la empresa matriz ser dividido entre las dos empresas. Se presentar
procedimiento para operacin en sistema BPCS.

5. DOCUMENTACION Y COBRO
Todo cliente con crdito autorizado y aprobado tendr un archivo actualizado con la
informacin siguiente:

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Copia de solicitud de crdito autorizado

Copia de papelera Legal de la Empresa

Garantas presentadas (si existieren)

Documentos adicionales (correspondencia, cobros, etc.)

Firma

Las facturas emitidas al crdito debern contener los siguientes requisitos necesarios y
obligatorios para la realizacin del cobro:
o

Nombre del cliente completo y correcto

Numero de Nit o su equivalente en cada pas.

Direccin

Fecha de emisin

Descripcin del producto entregado

Precios unitarios y totales correctos

Firma y nombre de la persona que recibi el producto en bodega o almacn del

cliente. Si es posible exigir sello de recibido.

Firma en el dorso de quien entrega el producto.

Es obligacin del ejecutivo de cuentas velar porque la cuenta por cobrar de cada uno de sus
clientes esta totalmente documentada, (factura original o contrasea, orden de compra,
ingreso a bodega y otros documentos necesarios para el cobro).

Recepcin de Cheques:
En el caso de Paleta, cuando es recibido un cheque (contado o crdito) de parte de un cliente
no recurrente, es obligacin del Gerente de Tienda seguir el procedimiento establecido por las
empresas, Protectoras de Cheques o Bancared, previo a la aceptacin del mismo.

Si se incumple, el Gerente de tienda ser responsable del dinero.

De igual manera, ser obligacin del Departamento de Crditos seguir este mismo
procedimiento para la recepcin de cheques por parte de clientes de otras reas, cuando se
considere pertinente.

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Es muy importante cumplir con este requisito para disminuir el riesgo de cheques rechazados.

Cobro:
Es obligacin del ejecutivo de cuenta velar por que su cartera de clientes se encuentre al da
y acorde con los trminos de crdito de cada uno de ellos.

El departamento de crditos apoyar el cobro de la cartera por medio de llamadas telefnicas,

cartas y estados de cuenta.

Se realizarn auditoras mensuales con el objetivo de detectar papelera incompleta y

morosidad de cartera, lo cual debe plasmarse en el informe a efecto que se tomen las
medidas correctivas correspondientes.

Informacin:
El departamento de crditos deber emitir mensualmente estados de cuenta de todos los
clientes, trasladarlos al rea de ventas y enviar una copia al cliente por medio de correo
electrnico o fax.
El departamento de crditos deber trasladar semanalmente al Director de rea, el estado de
la cartera existente para que se encuentren siempre informados sobre el comportamiento de
sus clientes y sean tomadas las medidas necesarias de cobro. Esta informacin puede ser
fsica o electrnica actualizando semanalmente el sistema.

Tambin se emitir diariamente el informe de autorizaciones otorgadas el da anterior, a

efecto de verificar el cumplimiento de las polticas corporativas.

ES INDISPENSABLE PARA GRUPO CERSO MANTENER UNA CARTERA SANA, YA QUE

BENEFICIAR LA OPERACIN DE TODAS LAS AREAS QUE LA CONFORMAN.

6. ACCIONES ANTE MOROSIDAD

Cuando el cliente incurra en morosidad y no exista justificacin para el atraso se tomarn las
siguientes medidas en orden cronolgico dependiendo de los das atrasados:

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1. Aviso de Suspensin de Despacho

Se emitir al momento que se llegue al crdito o plazo autorizado.
2. Suspensin del despacho
Lo har inmediatamente el sistema al llegar al plazo de das de holgura (10).
3. Carta de Requerimiento de Pago 1
Se emitir y entregar al cliente que se encuentre con atraso de 15 das.
4. Elaboracin de documento de reconocimiento de deuda y acuerdo de pagos.
Ser suscrito entre las partes al llegar a un arreglo. Dada respuesta de carta de
requerimiento de pago 1.
5. Carta de Requerimiento de Pago 2
Se emitir y entregar al cliente si no se ha logrado algn acuerdo o cumplidos los
numerales anteriores.
6. Modificacin de los trminos de crdito o su eliminacin
Automticamente se anular el crdito del cliente al momento de envo de carta re
requerimiento de pago 2
7. Traslado de expediente a cobro judicial
Deber ejecutarse por medio de la contratacin de empresas de cobro o bufete de
abogados.
Esta actividad se llevar a cabo en caso de no lograr un arreglo con el cliente en un
plazo mximo de 60 das calendario.
8. Acciones ejecutivas de existir garantas
9. Acciones legales

Cada accin se efectuar en su debido momento dependiendo del nivel de atraso en las
facturas, as como en el nivel de respuesta por parte del cliente.

7. SANCIONES
El personal que no cumplan con las Polticas indicadas ser directamente responsable de
los problemas que se deriven del incumplimiento.
Las sanciones sern:
Amonestacin escrita o Acta Administrativa (Primera incidencia)

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Amonestacin escrita y descuento de monto despachado o facturado. (Segunda

incidencia)
Amonestacin escrita y despido (Tercera incidencia)

Los casos de amonestacin son:

Despacho sin autorizacin
No seguir procedimiento protectoras de cheques
Elaboracin incorrecta de factura
Extravo de factura
No solicitar que el cliente firme y selle la factura

8. APERTURA DE CODIGOS CONTADO

Se conceptualizan como cdigos de contado, a aquellos clientes que al momento en que
se les entrega su producto pagan de Contado en efectivo o con cheque, NO existiendo la
posibilidad de dejar el producto si no se cuenta con el pago correspondiente.
En sistema BIPICS deben ser registrados con el nmero (3) Pago de contado con Opcin de
pago en Efectivo o con Cheque, (4) Pago de contado estricto Efectivo.

Requerimientos para Apertura de Cdigos de Contado (3 o 4)

Se deber cumplir con los siguientes requisitos.
Formato de Apertura Cdigo de Contado
Fotocopia de Cedula de Vecindad

Es indispensable que el documento Formato de Apertura Cdigo de Contado sea llenado en

su totalidad.

En el caso de los clientes de Contado que pagan con Cheque se deber establecer la
herramienta que permita al rea de Operaciones poder verificar al momento de la entrega de
productos que el cliente paga con cheques de la cuenta que autorizo inicialmente en el
documento Requerimiento de Apertura Cdigo de Contado.