HERRAMIENTAS DE PLANEACIN

Presupuestos
Sirven para cuantificar y asignar recursos para actividades especficas
presupuesto para gastos de capital especifica la cantidad de dinero que se gastar
en artculos especficos de uso a largo plazo, cuya compra requiere cantidades
significativas.
Presupuesto para gastos
Incluye todas las actividades primarias, en las cuales una unidad u organizacin
planea gastar su dinero, as como la cantidad que se les asigna para el ao
siguiente presupuesto propuesto brinda un plan sobre el monto de dinero que ser
necesario, y se somete a la revisin de un superior o de un comit de revisin de
presupuesto.
Presupuesto autorizado
Especifica los rubros y los montos en los cuales se autoriza el gasto al
administrador mtodo de presupuesto incremental en ste los administradores
utilizan el presupuesto aprobado del ao anterior, como base para argumentar las
razones por las cuales el presupuesto siguiente debera ser mayor o menor.
Mtodo de presupuesto de base cero
Supone que toda asignacin de fondos debe justificarse a partir de cero cada ao.
Establecer las metas
El establecimiento de metas es un proceso especfico de planeacin para
administrar el desempeo. Por lo regular, pensamos en ello en el nivel individual;
sin embargo, todos sus principios son aplicables al establecimiento de metas de
equipos, unidades y todo tipo de organizacin.
Especfica
Como se mencion en cuanto a los objetivos organizacionales en el proceso de
planeacin, las metas para empresas, unidades, subalternos o para uno mismo,
deben ser especficas. Por ejemplo, quiz usted recibi la retroalimentacin de
varias personas, o tal vez slo sinti que necesita mejorar sus habilidades de
comunicacin.

Mejorar en esta rea, de hecho, generara beneficios muy importantes; no

obstante, la forma en que se plantea es demasiado vaga. Para que sea eficaz,
debe ser mucho ms especfica.
Medible
Una forma de determinar si una meta establecida es suficientemente especfica
consiste en responder si es posible medir tanto su progreso y mejoramiento, como
su resultado final. tener una meta susceptible de medicin es slo parte de la
batalla. Es necesario, adems, medir los progresos reales hacia la meta. Es ms
eficaz el establecimiento de metas cuando el progreso hacia la meta no slo se
mide, sino que se mide con frecuencia.
Consensuada
Incluso una meta especfica que se puede medir ser poco probable de lograr
cuando quienes participan en su logro no estn de acuerdo con ella. Tratndose
de metas organizacionales, esto significa que una porcin sustancial de los
empleados debe estar de acuerdo con la meta de la organizacin. Sin embargo,
cuando se trata de las metas de una unidad, todos los que forman parte de dicha
unidad deben estar de acuerdo en aceptar las metas.
Realista
Ahora tenemos una meta especfica, consensuada y posible de medir. Las metas
demasiado fciles no son eficaces, como tampoco lo son las metas demasiado
difciles. Para entender por qu, veamos por separado cada caso. Primero, las
metas demasiado sencillas no son eficaces por dos razones.
Lmite de tiempo
Para ser eficaces, incluso las metas especficas, consensuadas, factibles de medir
y realistas deben tener un lmite de tiempo. En otras palabras, las metas exigen
que se determine el tiempo especfico dentro del cual deben lograrse.
Para las metas cuya realizacin requiere un tiempo considerable, digamos, un ao
o ms, deben plantearse intervalos ms cortos.

La planeacin, entonces, es en esencia un proceso de toma de decisiones que

centra su atencin en el futuro de la organizacin y en la manera de lograr sus
metas. Desde esta perspectiva, el establecimiento de los objetivos
organizacionales necesariamente precede al desarrollo de los planes de la
organizacin.

Sin objetivos o metas, los planes tendran poco sentido. Los objetivos ayudan a
fijar el rumbo, a enfocar el esfuerzo, a guiar las conductas, y a evaluar los
progresos.
Objetivos
Condiciones o metas finales que los administradores de la compaa se esfuerzan
por lograr.
Planes
Medios a travs de los cuales el administrador espera lograr las metas deseadas.
Planeacin
Proceso de toma de decisiones que centra su atencin en el futuro de la
organizacin y en la manera de lograr sus objetivos.

Polticas: Son los lineamientos o guas para llevar a cabo una accin con el fin de
alcanzar un objetivo o una meta. Pueden pensarse como un cdigo que define la
direccin en la cual se debe desarrollar una accin.
Diagnstico: Cul es la situacin actual de la empresa y porqu? El sistema de
planeacin comienza por un intento por parte de la empresa, de apreciar su
situacin actual en el mercado y los factores determinantes de la misma.
Pronstico: A dnde se dirige la empresa? Adems de diagnosticar
correctamente su actual posicin, la empresa tiene que apreciar tambin cual ser
esta si no cambian sus polticas actuales y las tendencias del mercado. Si una
empresa no le gusta el cuadro de hacia dnde va avanzando, tiene que definir de
nuevo a dnde quiere ir y cmo habr de llegar a ello.
Control: qu medidas debern vigilarse que sean indicadoras de si la empresa
est teniendo xito? Se basa en un detallado conjunto de supuestos y esperanzas
cuya validez slo quedar puesta en claro con el correr del tiempo.
En otras palabras la planeacin es proyectar un futuro deseado y los medios
efectivos para conseguirlo.
Es un instrumento que usa el hombre sabio; mas cuando lo manejan personas que
no lo son, a menudo se convierte en un ritual incongruente que proporciona, por
un rato, paz a la conciencia, pero no en el futuro buscado.

El planeamiento en el ms puro sentido de su concepto, va ms all de todas las

funciones de organizar, controlar, coordinar, dotar y dirigir el personal de la
empresa.

Cuestionario Planeacin
1. Qu es un plan?
Es el conjunto definido de polticas, estrategias y metas.
2. Cul es el mejor modo de llegar a un punto sealado?
Mediante una estrategia definida o un plan.
3. Cules son los beneficios de la planeacin?
Proporciona una direccin, un control y minimiza perdidas y fallas.
4. Cuntos tipos de planeacin existen?
Estratgicos, tcticos y operativos
5. Cuntas fases componen el proceso de planeacin? (menciona 3)
Anlisis del ambiente, establecer objetivos, determinar los requerimientos,
evaluacin de los recursos, desarrollo de planes de accin, implementacin
de los planes, supervisar resultados.
6. Qu herramienta nos permite analizar la secuencia y tiempo de acciones?
Grafica de Gantt
7. Se refiere a un resultado preferido, un objetivo a corto plazo que puede ser
alcanzado dentro del perodo de planeacin, usualmente son muy
concretas.
Meta
8. Es un esquema especfico para el empleo de los recursos asignados.
Tctica
9. Investigacin de los mejores resultados obtenidos entre competidores y no
competidores, as como de las prcticas que conducen a tales resultados.
Benchmarking
10. En qu etapa los planes fallan y por qu?
Implementacin de los planes, a causa de la evaluacin inadecuada de los
recursos requeridos y disponibles.

Cuestionario organizacin
1. Se define como la suma de las formas en las cuales una organizacin
divide sus labores en distintas actividades y luego las coordina.
Estructura organizacional
2. Son la ilustracin grfica de las relaciones que hay entre las unidades, as
como de las lneas de autoridad entre supervisores y subalternos, mediante
el uso de recuadros etiquetados y lneas de conexin.
Organigramas
3. Cmo trabaja la estructura por funcin?
Divide a la empresa en torno a las reas de las funciones tradicionales
como contabilidad, finanzas, marketing, operaciones y dems.
4. Cul es el propsito de una estructura combinada?
Aumentar las ventajas de una estructura y reducir sus desventajas al
incorporar las fortalezas de distintas estructuras.
5. Cules son las determinantes del diseo organizacional?
El ambiente externo y la estrategia de la compaa
6.