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Asesor:
Lcda. Yajaira Mendoza
Elaborado por:
Br. Jos Manuel Martnez
C.I: 15.813929
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURA PBLICA.
NCLEO DE MONAGAS
APROBADO POR:
_______________________
Lcda. Yajaira Mendoza
Asesor Acadmico
_______________________
Lcdo. Digenes Presilla
Jurado Principal
________________________
Lcda .Mirla Len
Jurado Principal
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DEDICATORIA
A MIS PADRES Jos Manuel y Maria Elena quienes han representado siempre
la fuente de inspiracin que me ayuda a seguir adelante y que han guiado mis pasos
con su inigualable e incansable apoyo incondicional.
JOS MANUEL.
iii
AGRADECIMIENTO
JOS MANUEL
iv
CONTENIDO
DEDICATORIA.........................................................................................................iii
AGRADECIMIENTO ............................................................................................... iv
CONTENIDO .............................................................................................................. v
RESUMEN................................................................................................................viii
INTRODUCCIN ...................................................................................................... 1
CAPTULO I ............................................................................................................... 3
PROBLEMAS Y SUS GENERALIDADES ............................................................. 3
1.1 Planteamiento Del Problema............................................................................... 3
1.2 Objetivos De La Investigacin............................................................................ 4
2.2.1 Objetivo General. ......................................................................................... 4
2.2.2 Objetivos Especficos................................................................................... 5
1.3 Delimitacin De La Investigacin. ..................................................................... 5
1.4 Justificacin De La Investigacin. ..................................................................... 5
1.5 Definicin De Trminos...................................................................................... 6
CAPTULO II ............................................................................................................. 9
MARCO TERICO ................................................................................................... 9
2.1 Antecedentes De La Investigacin...................................................................... 9
2.2 Bases Tericas................................................................................................... 10
2.2.1 Control Interno........................................................................................... 10
2.2.2 Naturaleza Del Control Interno.................................................................. 11
2.2.3 Importancia Del Control Interno................................................................ 11
2.2.4 Elementos El Control Interno. ................................................................... 12
2.2.4.1 Organizacin. ...................................................................................... 12
2.2.4.2 Procedimientos.................................................................................... 13
2.2.4.3 Personal. .............................................................................................. 13
2.2.4.4 Supervisin.......................................................................................... 13
2.2.5 Caractersticas Del Control Interno............................................................ 14
2.2.6 Clasificacin Del Control Interno. ............................................................. 15
2.2.6.1 Control Administrativo. ...................................................................... 15
2.2.6.2 Control Contable. ................................................................................ 15
2.2.7 Clases De Control Interno.......................................................................... 16
2.2.7.1 Controles Preventivos ......................................................................... 16
2.2.7.2 Controles Detectivas. .......................................................................... 16
2.2.7.3 Controles Correctivos. ........................................................................ 16
2.2.8 Principios Del Control Interno. .................................................................. 17
2.2.9 Objetivos Del Control Interno.................................................................... 18
2.2.10 Controles De Fondos En Efectivos. ......................................................... 18
2.2.11 Conciliacin Bancaria. ............................................................................. 19
2.2.12 Pasos Para Realizar La Conciliacin Bancaria. ....................................... 19
2.2.13 Mtodo De Saldos Encontrados. .............................................................. 20
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UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NCLEO DE MONAGAS
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE CONTADURA PBLICA
Diciembre, 2005
RESUMEN
A travs de los aos las Organizaciones han tenido un crecimiento
acelerado, por lo que se vieron en la necesidad de crear sistemas de control
interno. La creacin de controles es una de las vas ms eficientes que garantizan
el cumplimiento ptimo de las objetivos con la finalidad de evitar fraudes. La
presente investigacin tuvo como propsito el Anlisis del proceso de control
interno del efectivo a travs de las cuentas corrientes que se manejan en el
Departamento de Contabilidad y Bienes de la Alcalda de Maturn, la misma
estuvo sustentada en un estudio de campo y documental; y en conclusin
relevante se determin que las Conciliaciones Bancarias se llevan con retrazo,
debido a que no se tienen los estados de cuenta a tiempo para cotejar la
informacin del Banco con los libros auxiliares por lo que se recomend
involucrar ms personal en la elaboracin de las Conciliaciones Bancarias y
solicitar al Banco la informacin o un corte de las cuentas los primeros das de
cada mes.
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INTRODUCCIN
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las
organizaciones, se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo prctico que
resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en
especial si se centra en las actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello
dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que
aplique controles internos en sus operaciones, conducir a conocer la situacin real de
las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificacin que sea capaz de
verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin.
de cada
capitulo:
CAPTULO IV: Anlisis del proceso de control interno del efectivo a travs
de las cuentas corrientes que se llevan en el Departamento de Contabilidad y bienes
de la Alcalda de Maturn.
CAPTULO I
PROBLEMAS Y SUS GENERALIDADES
las polticas dictadas por las mximas autoridades no se cumplen o algunas veces son
inaplicables por no estar actualizados.
Este estudio estuvo dirigido a analizar el proceso de control interno del efectivo
a travs de las cuentas corrientes que manejan en el departamento de contabilidad de
la Alcalda de Maturn ubicada en la Avenida Bolvar con calle Azcue, Palacio
Municipal de la ciudad de Maturn, en un lapso comprendido desde 04-05-05 hasta
04-09-05.
Cheque en Transito: Son aquellos que la empresa emite y que por alguna
razn no han sido presentados al cobro, por lo tanto, no aparecen cargados y/o
registrado en el estado de cuenta. (Rodrguez 1998, p 27).
Control: Proceso por medio del cual las actividades de una organizacin
quedan ajustadas a un plan preestablecido y el plan se ajusta a las actividades de la
empresa. (U.N.A 2002, p 246).
Efectivo: Son todos aquellos activos que generalmente son aceptados como
medio de pago, son propiedad de la empresa y su disponibilidad no esta sometida a
ningn tipo de restriccin. (BRITO 1992, p 261).
Estado de Cuenta: Es una hoja que nos enva el banco mensualmente con la
informacin detallada de todas las operaciones referente a nuestra cuenta.
(RODRGUEZ 1998, p 27).
Nota de Crdito: Son aquellos que el banco enva a la empresa para hacerle
saber que le fue abonada, es decir aumentando cierta cantidad de dinero.
(RODRGUEZ 1998, p 29).
Nota de Debito: Son aquellos que el banco enva a la empresa para hacerle
saber a esta que le fue cargada, es decir, disminuye cierta cantidad de dinero.
(BRITO 1992, p 153).
CAPTULO II
MARCO TERICO
Que los arqueos de caja como medida de control interno son aplicadas en forma
inadecuada, debido a que no se realizan de forma inesperada debido de manera que
tenga resultados positivos y que no existe un manual de normas y procedimientos que
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le permita al personal conocer sus funciones para agilizar las operaciones que se
realizan en el departamento.
Molina (1999), en su trabajo de grado titulado Anlisis del Control interno del
efectivo en el departamento de caja del Instituto de estudios Superiores de
Computacin y Administracin (I-E-S.C.A) y concluyo:
Segn Stoner (1995) defini el control interno como un proceso por el cual los
gerentes se aseguran de que sus actividades reales correspondan a las planeadas por la
organizacin P (656).
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Varios entienden el trmino control interno, como los pasos que sigue una
empresa para evitar los fraudes del personal. En realidad, tales medidas son una
pequea parte de este. En resumen el control interno, esta formado por todos los
medios utilizados para proporcionarle a la administracin la seguridad de que todo
esta funcionando correctamente de acuerdo a lo planificado.
El control tiene como objetivo cerciorarse que los hechos vallan de acuerdo con
los planes establecidos. Este proceso es de vital importancia dado que:
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Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen
los planes exitosamente.
Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones,
para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en
que se establecen medidas correctivas.
Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciar el proceso de planeacin.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y
consecuente en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.(Munich, 2002, p172)
Los principales elementos que constituyen el control interno puede decirse que
son los siguientes:
2.2.4.1 Organizacin.
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2.2.4.2 Procedimientos
Cancelar factura.
Proteger los activos.
Comprar mercancas.
A probar pedidos de la clientela, etc.
2.2.4.3 Personal.
2.2.4.4 Supervisin.
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El control interno contable permite cumplir con las obligaciones que la ley
impone en materia tributaria, de all se deriva su importancia.
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Ser una institucin que preste un excelente servicio a la colectividad debe ser
un organismo dado a la comunidad y socialmente basado en recursos humano
calificado comprometido e identificado con la organizacin.
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Contralora Municipal.
Sindicatura.
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Direcciones.
Dependencias adscritas al consejo: Corporaciones, instituciones autnomas,
polica municipal, fundaciones, etc.
Contralora Municipal.
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Estructura organizativa
Direccin de administracin
Director
General
Direccin de
Administracin
Departamento
de
Contabilidad
Dpto. de
Tesorera
Municipal
Dpto. de
Compras
Dpto. de
Procedimientos
de Datos
Contabilidad
I
Contabilidad
II
Auxiliar de
contabilidad
Transcriptor
de datos
Dpto. de
Ejecucin
Presupuestaria
Estructura organizativa
ALCALDE
Consejo Municipal
Secretaria Privada
Contralora Municipal
Consultora Jurdica
Atencin al Cliente
Sindicatura Municipal
Juntas Parroquiales
Secretaria
Direccin de
General
Acervo
DIRECTOR
GENERAL
Consejo Municipal de
Educacin (CME)
Clasificacin de
Presupuesto
Polica Municipal
Casa de la Mujer
Direccin
de
Hacienda
Direccin
de
Admn.
Direccin
de
Recursos
Humanos
Direccin de
Transporte
Direccin de
Desarrollo
Urbano
Direccin
de
Saneam.
Ambiente
Direccin
de
Parques y
Jardines
Direccin
de
Abastos y
Mercados
Direccin
de
Catastro
Direccin
de
Deportes
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Las funciones rutinarias de cada uno de ellos son las que se especifican a
continuacin:
Regidor de bienes:
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Contabilista I.
Contabilista II.
departamento de tesorera.
Registrar los asientos contables en los distintos libros bancarios.
Realizar las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes.
Relaciona saldos diarios archiva las copias de los depsitos, notas de dbitos,
crditos y bauche de cheques.
Auxiliar de contabilidad.
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Transcriptor de datos.
Polticas tecnolgicas.
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
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CAPTULO IV
PRESENTACIN Y ANLISIS DE LOS DATOS
N
1
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BANCO
N DE CUENTA
TIPO
DESCRIPCIN
134-0171-3-01711011753
Ordinario
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BANCO
N DE CUENTA
TIPO
Ordinario
8
9
Ordinario
Ordinario
Ordinario
0128-1606-550603678103
0128-1606-500602378101
Ordinario
1687-00411-0
Ordinario
15 MERCANTIL
1054-26485-6
Ordinario
16 DEL SUR
015700-26-213726006491
Ordinario
17 FEDERAL
25-1600002337
Ordinario
19 INDUSTRIAL
20 VENEZUELA
Ordinario
14 MERCANTIL
18 GUAYANA
DESCRIPCIN
0017-11Ordinario
0008014821
0003-0035-78Ordinario
0001023031
0102-0453-45-00Ordinario
00016049
4.2 Descripcin del proceso de control interno del efectivo que realiza la alcalda
de maturn.
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Otro de los departamentos que lleva un control primordial del efectivo debido a
que es el que realiza la mayora de las actividades que originan la salida de efectivo
es el departamento de tesorera municipal, debido a que es el encargado de elaborar
los cheques, ordenes de pago y tiene la mayor responsabilidad en la salida de dinero.
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En cuanto al anlisis de ingresos del mes se procede con los datos de relaciones
diarias colocando en la columna el monto total de ingresos diarios que se especifican
en la relacin de ingreso en su respectiva columna como lo son fosa, terreno, situado
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Este realiza cada mes la conciliacin bancaria de cada una de las cuentas
mencionadas, el auxiliar contable elabora una comunicacin los primeros 15 das de
cada mes para solicitarle a las instituciones bancarias los estados de cuentas
correspondientes a las cuentas corrientes, luego imprime del sistema de tesorera el
desglose de las transacciones del mes para cada cuenta.
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Una vez realizada las conciliaciones de cada una de las cuentas corrientes, el
auxiliar contable le pasa el borrador al transcriptor para que transcriba la informacin
en Excel y posteriormente pasan para ser firmados y revisadas por el jefe del
departamento y luego se archiva en sus respectivas carpetas (Ver anexo 6).
Verifica y pide los soportes de las transferencias que se han autorizado, para
comprobar si fue debidamente realizada.
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Por el contabilista I.
Departamento de cobranza.
Este pasa la relacin de lo cobrado por recaudar la cual se verificar para saber
sin son deudas urgentes o morosas, para ver si van a la cuenta 122. Ingresos por
recaudar, si son vigente y a las 220 ingresos de difcil y lenta recaudacin si son
deudas morosos y posteriormente son asentados por sus respectivos libros; aseo
domiciliario, efecto por cobrar, industria y comercio, luego es cuadrado con los
registros que lleva el departamento de cobranza. Tambin pasa la facturacin de aseo
domiciliario a industria la cual son verificados y asentados en libros.
Luego pasa mensualmente las comisiones de los recaudadores los cules son
verificadas con sus respectivos soportes, luego es pasado al jefe del departamento de
contabilidad para su chequeo, sello y firma, posteriormente se enva original a DAI,
copia personal, copia a cobranza y una copia queda en archivo del departamento.
Industria y comercio
Aseo domiciliario
2,5%
12%
58
2,5%
Departamento de hacienda.
Este pasa al departamento de contabilidad los giros de efectos por cobrar los
cuales son asentados en sus respectivos libros.
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Tambin para el documento de la tesorera nacional y del IVA los cuales son
contabilizados para la elaboracin del balance.
Departamento de bienes.
Todo esto forma parte de los asientos diarios contables, cuentas T, balance de
comprobacin y balance general.
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El saldo final debe ser igual al saldo que refleja la tesorera municipal en el
balance, que al mismo tiempo debe ser igual a la disponibilidad que hay en las
cuentas corrientes.
rea de fideicomiso.
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Luego tesorera las vuelve a enviar para que se registren dichas autorizaciones
de pagos en los libros auxiliares y se archivan en cada uno de los expedientes que
reposa en el departamento de contabilidad.
Una vez entregado los fideicomisos los estados de cuenta por parte de la
entidad bancaria se envan a la direccin de administracin para autorizar las copias
(tres juegos de cada uno de los estados de cuenta; se enva una con su respectivo
oficio para hacienda, tributo y tesorera municipal para su control.
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El rea de bienes.
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4.5 Alternativas para mejorar el proceso de control interno del efectivo que
realiza el departamento de contabilidad.
Se debe revisar con detalle las diferentes operaciones para evitar en lo posible
enmiendas y tachaduras en los libros auxiliares y en las conciliaciones
bancarias.
Que diariamente sea preparada una relacin de los ingresos que entran al
municipio para poder mostrar en cualquier momento al total de los ingresos a
esa fecha.
Solicitar a travs de oficios los primeros das de cada mes a los distintos
departamentos que deben pasar informacin al departamento de contabilidad,
para as revisarla con tiempo y agilizar al desarrollo de las operaciones.
Crear un manual de procedimiento en cuanto para el control del efectivo, en
cuanto a entrada y salida.
El contabilista I y el auxiliar contable deben estar en constante comunicacin y
comparar el saldo conciliado de cada cuenta corriente con el movimiento del
efectivo y el saldo de la tesorera en el balance.
Elaborar un manual de procedimiento, que ayude a orientar el desempeo de las
actividades del personal en cuanto al manejo del efectivo.
CAPTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones.
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tengan a tiempo.
Que existen numerosos cheques que se emitieron desde hace varios aos atrs y
estn en trnsito lo que afecta el saldo real de las conciliaciones bancarias
originando que los mismos reflejan saldo negativo.
Los reportes sobre la rendicin de los ingresos que pasa pica llega en reiteradas
ocasiones con errores, de acuerdo a los cmputos que lleva el departamento de
cobranzas.
La Alcalda de Maturn no cuenta con una supervisin en cuanto a las
transferencias de efectivo a las distintas cuentas corrientes.
No existe una eficiente comunicacin entre los departamentos involucrados en
el control del efectivo, para comparar los resultados de las distintas operaciones
en la tesorera municipal.
5.2 Recomendaciones.
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BIBLIOGRAFA
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