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de Vivienda,
Construccin y
Saneamiento
Regin - Cusco
N 2
Aprendamos a administrar,
llevar nuestras cuentas,
manejar y controlar el almacn
N 2
Aprendamos a administrar,
llevar nuestras cuentas,
manejar y controlar
el almacn
Cusco - Per
2008
Gobierno Regional:
Lic. Hugo E. Gonzlez Sayn.
Presidente Regional.
Eco. Gerardo Basterrechea B.
Gerente General Regional .
Mag. WashingtonAlosilla Robles.
Gerente Regional de Desarrollo Social.
Direccin Regional de Vivienda Construccin y Saneamiento - SANBASUR
Arq. Fernando Florez Paiva.
Director Regional de Vivienda, Construccin y Saneamiento
Lic. Ediltrudis Len Faras. Coordinadora SANBASUR, responsable del Componente Social.
Equipo Tcnico SANBASUR, responsable de la revisin y actualizacin de la 3era edicin. 2008:
Lic. Ediltrudis Len Faras.
Ing. Herberth Pacheco De la Jara.
Ing. Jorge LoayzaAlfaro.
Abog. Nancy Mlaga Carrasco.
Equipo participante:
Blgo. Carlos Quiroga Quispe.
Ing. Fredy Camal Paucar.
Ing. Wilberth Valderrama Condo.
Ing. Hernn Huayotuma Bustamante.
Dibujos y Diagramacin:
Alex Torres Del Carpio.
Impresin
Equipo de Produccin de la 2da Edicin. 2003.
Lic. Ediltrudis Len Faras.
Ing. Wilfredo Sucsa Villegas.
Especial reconocimiento al Ing. Julio Alegra Galarreta, Director de SANBASUR 2000-2006, por el apoyo y asesoramiento
tcnico permanente.
Avda Micaela Bastidas N 480- Wanchaq -Cusco
Telefax. N 084- 225751- 084.222173/ 084-242582
postmast@sanbasur.org.pe
Cusco, Octubre 2008
Se autoriza la reproduccin total o parcial del contenido de la presente Gua, siempre que se cite la fuente.
PRESENTACION
Administrando nuestro
Servicio de Saneamiento Bsico
Qu es administrar ?
Es cuidar de los bienes, servicios,
intereses de la comunidad, en el
manejo del sistema de agua potable,
alcantarillado, letrinas sanitarias y
disposicin de los residuos slidos.
El Consejo Directivo de la
Junta Administradora de
Servicios de Saneamiento
(JASS), es responsable de la
Administracin, Operacin
y Mantenimiento de los
servicios.
Realizar la operacin,
mantenimiento del Sistema de
Saneamiento Bsico.
Documentos necesarios en la
Administracin
Qu documentos necesitamos en las acciones
Administrativas?
1. La Solicitud
Documento que se utiliza para pedir
un servicio o un bien, a la comunidad
organizaciones o instituciones.
2. Libro de Actas
Documento donde se registra todas las acciones y
acuerdos de la Asamblea General de usuarios/as.
* El libro de Actas ser legalizado.
* Debe estar siempre al da.
* Lo maneja el/la Secretario/a o su reemplazante.
3. Padrn de Usuarios/as
Es el registro de todo los usuarios/as de
los servicios de Saneamiento Bsico.
Permite hacer el control del cumplimiento
de las obligaciones de cada usuario/a.
Nos permite conocer el total de familias y
poblacin beneficiaria de los servicios.
Se debe actualizar por lo menos cada dos
aos.
Aprendamos a administrar, llevar nuestras cuentas, manejar y controlar el almacn
2:
1.
Recibos de Ingresos
2.
Recibos de Egresos
3.
Libro de Caja
5.
Archivos
RECIBO DE INGRESOS
Qu es y para qu sirve ?
Es un documento pre numerado que sirve para:
A. Registrar todos los ingresos de dinero en efectivo.
B. Conocer cunto dinero y por qu concepto ingresa a tesorera.
Cuotas familiares.
3
Aprendamos a administrar, llevar nuestras cuentas, manejar y controlar el almacn
Por Donaciones.
8
33
10
N
0001
5
6
8
25
10
2008
S/. 20.00
RECIBO DE INGRESOS
DIA MES AO
S/. 10.00
S/. 10.00
Recib conforme
Sello y firma del Tesorero/a
S/.
.
TOTAL S/. 20.00.
VB conformidad
10
Nombre de la JASS.
Numeracin secuencial de los recibos.
Fecha: da, mes y ao.
Monto de dinero en nmeros y signo de soles.
Nombre del recibo.
Nombre de la persona o institucin de quien recibimos el
dinero.
7. Cantidad de dinero recibido en letras y nmeros.
8. Concepto o motivo por el que se recibe el dinero.
9. Firma y sello del/la Tesorero/a del Consejo Directivo de la
JASS.
10. VB, firma y sello del/la Presidente/a del Consejo Directivo
de la JASS.
11
RECOMENDACIONES
DIA
MES AO
0001
25
05
S/.
20.00
2008
25
MES AO
05
2008
20.00
RECIBO DE INGRESOS
.
.
S/. 10.00
S/. 10.00
.
S/.
TOTAL S/. 20.00.
Recib conforme
Recib conforme
DIA
S/.
RECIBO DE INGRESOS
He recibido del Sr/Sra:
La cantidad de
:
Por concepto :
X
N
0001
.
.
S/. 10.00
S/. 10.00
.
S/.
TOTAL S/. 20.00
VB conformidad
VB conformidad
Sello y firma del Tesorero/a
DIA
0001
25
S/.
MES AO
10
2008
.
.
S/. 10.00
S/. 10.00
S/.
.
TOTAL S/. 20.00
S/.
MES AO
10
2008
20.00
Recib conforme
.
Recib conforme
25
RECIBO DE INGRESOS
DIA
o
d
a
l
u
n
20.00
RECIBO DE INGRESOS
He recibido del Sr/Sra:
La cantidad de
:
Por concepto :
N
0001
VB conformidad
Sello y firma del Presidente/a
No romperlo
.
.
S/. 10.00
S/. 10.00
S/.
.
TOTAL S/. 20.00
VB conformidad
12
RECIBO DE EGRESOS
Qu es y para qu sirve ?
Es un documento prenumerado que sirve para:
A.
B.
13
pago al gasfitero/a,
3 Por
cuando
realiza trabajos en el
sistema.
Compra de refrigerios
cuando se realizan trabajos
en la comunidad.
14
N
JASS: COMUNIDAD VERSALLES
RECIBO DE EGRESO
6
8
He recibido de
cantidad de
Por concepto
:
:
:
Recib conforme
Firma
22
04
2008
4
S/.
50.00
10
0005
DIA MES AO
La
.
.
.
Conformidad V B
(Sello y Firma)
Tesorero/a
11
Nombres y
Apellidos:
DNI :
15
Qu es el recibo de habilitacin
de dinero de Caja ?
Este recibo tiene carcter de PROVISIONAL
1. Se utiliza:
* Cuando se entrega dinero para comprar materiales, pago de
servicios u otros que no se conoce exactamente cunto van a
costar.
* Cuando la persona a quien se le di el dinero, entrega las boletas
o facturas correspondiente, se registra la fecha de
regularizacin y si no hubiera se emite el Recibo de Egreso.
2. Se recomienda hacerlo imprimir de otro color, diferente al recibo de
ingresos y egresos.
3. Este recibo es igual al recibo de egreso, slo cambia el numeral
5 y se adiciona el12.
0002
10
S/.
RECIBO DE HABILITACION
DE DINERO DE CAJA
6
He recibido del Sr/Sra:
La cantidad de
:
Por concepto
:
Sustentacin del gasto:
12
15
02
2008
20.00
7
.
.
S/. 20.00
Recib conforme
Firma
DIA MES AO
Conformidad V B
(Sello y Firma)
Presidente/a
.
Conformidad V B
(Sello y Firma)
11
Tesorero/a
Nombres y
Apellidos:
DNI :
OBSERVACIONES: Regularizado con BOLETA de VENTA Nro. 0005 de Ferretera DON LUIS.
FECHA: 15 - 02 -2008
16
RECOMENDACIONES
1. Cada recibo ser llenado por duplicado, utilizando papel carbn o
autocopiable.
2. La copia se da a la persona a quien entregamos el dinero y el
original se queda con el/la tesorero/a.
3. Todo documento contable no debe tener borrones.
4. El Recibo de Egresos y todo documento de salida de dinero de
Caja ser llenado siempre con lapicero nunca con lpiz.
SIEMPRE con lapicero
N
DIA
0005
MES
AO
04
2008
22
.
Tesorera de la JASS VERSALLES
CINCUENTA Y 00/100 NUEVOS SOLES S/. 50.00 .
.
Compra de Pintura anticorrosiva
MES
AO
04
2003
S/. ____50.00______
Conformidad
Presidente/a
22
RECIBO DE EGRESO
Apellidos:
DIA
50.00
S/.
RECIBO DE EGRESO
Recib conforme
Nombres y Firma
N
0005
.
Tesorera de la JASS VERSALLES
CINCUENTA Y 00/100 NUEVOS SOLES S/. 50.00 .
.
Compra de Pintura anticorrosiva
Sellos y firmas
Recib conforme
Firma
Tesorero/a
Conformidad
Presidente/a
Sellos y firmas
Tesorero/a
Nombres y
Apellidos:
DNI :
DNI :
DIA
0005
22
S/.
MES
AO
04
2008
Conformidad
Presidente/a
22
MES
AO
04
2008
o
d
a
l
u
n
A
50.00
RECIBO DE EGRESO
DIA
S/.
50.00
RECIBO DE EGRESO
He recibido del Sr/Sra:
La cantidad de :
Por concepto
:
N
0005
Sellos y firmas
Tesorero/a
Nombres y
Apellidos:
Nombres y
Apellidos:
DNI :
DNI :
No romperlo
Conformidad
Presidente/a
Sellos y firmas
Tesorero/a
17
Qu es y para qu sirve ?
A.
B.
C.
D.
Factura
R.U.C. 20269508796
FACTURA
002 - 0456
JASS Pampachulla
10/09/2008
Seor (es)...................................................Fecha de emisin.....................................
10256584549
001 - 500
RUC N.......................................................Gua
de remisin......................................
Por lo siguiente:
CANTIDAD
20
DESCRIPCION
S/. 10.00
S/. 200.00
S/. 35.00
S/. 175.00
Galones de Esmalte Sinttico
Son: Trecientos setenta y cinco con oo/100
SUB TOTAL S/. 303.75
Imprenta Aguilucho Graf
IGV 19% S/.71.25
RUC N 10240025758
Urb. Los Jazmines - Santiago
TOTAL S/. 375.00
......................................
Cusco - Per
CANCELADO
Adquiriente
05
Boleta de Venta
JASS Pampachulla
21/09/2008
18
4
4
El Libro de Caja
Qu es y para qu sirve ?
Es un libro importante de toda organizacin donde se registra el movimiento
contable de la JASS. El/la Tesorero/a del Consejo Directivo de la JASS
debe llevar, usar y mantenerlo siempre al da.
Sirve:
A.
B.
C.
19
RI 0003
RI 0014
15/02/08
RI 0018
HABER / EGRESOS
CONCEPTO
Pago por la 10 Instalaciones
Cuota familiar de 5 usuarios
a 20.00
Multa Sra. Mara Quispe V.
TOTAL INGREOS:
MONTO
500.00
100.00
10.00
610.00
FECHA N DOC
27/01/08
15/03/08
BV 007
BV 009
22/04/08
BV 012
CONCEPTO
MONTO
Pago al gasfitero
25.00
Compra de 05 kg de
cloro a S/. 8.00 c/kg.
48.00
Pasajes para viaje de
capacitacin de la JASS
en la municipalidad Dist. 60.00
TOTAL EGRESOS: 133.00
RESUMEN:
TOTAL INGRESOS: 610.00
TOTAL EGRESOS: 133.00
SALDO 477.00
20
FECHA N DOC
01/01/08
15/01/08
30/01/08
30/01/08
RI 0003
RI 0006
RE 0005
CONCEPTO
Saldo ao 2007
Pago por nueva instalacin
Alquiler de herramientas
Cuota familiar de 5 meses
usuario JUAN QUISPE
MONTO
FECHA N DOC
500.00
500.00
8.00
27/01/08
30/01/08
10.00
1018.00
CONCEPTO
MONTO
25.00
30.00
15.00
70.00
RESUMEN:
Total INGRESOS
S/. 1018.00
Total EGRESOS
S/. 70.00
SALDO AL MES DE ENERO
948.00
21
El Archivo
Qu es y para qu sirve ?
A.
B.
FOLDER
ARCHIVADOR DE PALANCA
1.
2.
3.
4.
22
1. Archivo de Correspondencia
enviado y recibido.
* Cartas.
* Solicitudes.
* Oficios.
* Notificaciones.
Ingreso
s
2. Archivos de ingresos o
entradas de dinero
Donde guardamos en forma
ordenada las copias de
documentos por dinero recibido a
Tesorera de la JASS.
3. Archivos de egresos o
salidas de dinero
s
Egreso
23
CEMENTO
Unidad:
INGRESO (ENTRADA)
Fecha
10/08
Detalle
Indicar N Gua o Factura
GUA DE REMISIN
Cantid.
100
BOLSAS
EGRESO (SALIDA)
Nombre y firma
del que entrega
Mario Rivero Gomez
Fecha Cantid.
11/08
50
Destino
Saldo
RESERVORIO
50
Nombre y firma
del que recibe
Juan Valderrama Jimenez
24
Material:
Clavo
Fecha
Movimiento
Entrada
Salida
Saldo
Sirve para :
05/10/02
10 kilos
6 kilos
4 kilos
Conocer de inmediato la
existencia, el movimiento, es decir
la entrada y salida de un material
y/o herramienta.
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GESTIN DE LA JASS
La gestin de la JASS comprende todas las actividades que se realizan
para alcanzar los objetivos del Plan Operativo Anual de la JASS, relacionado a
la gestin de servicios de saneamiento, la dotacin de agua potable en forma
continua y de calidad, servicio de eliminacion de excretas y disposicin de
residuos slidos.
El Operativo Anual ayuda a la buena gestin de la JASS que deber ser
aprobado en asamblea general de usuarios/as. Considera los siguientes
indicadores:
Continuidad del servicio.
Calidad del agua, cloracin desinfeccin.
Cantidad del agua.
Cobro de cuotas familiares
Operacin y mantenimiento.
Reparacin.
QUE ES LA CUOTA FAMILIAR?
? Es el pago que hacen los usuarios/as por contar con el servicio de agua
potable en sus viviendas para cubrir los costos de administracin, operacin
y mantenimiento. Este pago se realizar en forma mensual.
? El pago oportuno es muy importante para garantizar la continuidad del
servicio en forma adecuada . Si el usuario paga tiene derecho a exigir a la
JASS un buen servicio.
? En caso de emergencia los
26
= 1,200/12 = 100
= 100/50 = 2.00
=
=
=
=
Cuota familiar
Presupuesto Anual
Presupuesto Mensual
Nmero de usuarios.
El ingreso principal para cubrir el plan de trabajo anual debe ser las cuotas
familiares de los usuarios.
Cada JASS debe realizar su plan de trabajo anual presupuestado y ser
aprobado por los usuarios para que sea implementado en el ao.
27
Una estrategia puede ser que el ltimo da de cada mes u otra fecha en el
mes, todos los usuarios/as puedan pagar al tesorero/a en un lugar determinado
local de JASS, saln comunal o casa del tesorero/a y evitar que el tesorero/a
este caminando casa por casa.
En caso de no cumplir con el pago oportuno y acumular varios meses sin
pagar la cuota se realizar el corte del servicio y el pago de las multas segn el
procedimiento aprobado en los estatutos y reglamentos.
Ejemplo:
Se presenta una propuesta del Plan Operativo Anual de una JASS como
sugerencia.
(POAANUAL)
Aprendamos a administrar, llevar nuestras cuentas, manejar y controlar el almacn
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ACTIVIDADES
FORTALECER LA
ORGANIZACIN DE LA JASS
Actualizacin del Padrn de
usuarios.
Gestin para el reconocimiento y
registro de la JASS
Construccin del local de la
JASS(JASS WASI).
Reuniones ordinarias de usuarios
E F M A My Jn Jl A S O N D
Costo en
Soles
SubTotal
Observaciones
Ante la Municipalidad
CRONOGRAMA
N
ACTIVIDADES
Costo en
Soles
E F M A My Jn Jl A S O N D
2.
2.1.
2.2
2.3
3.
3.1
3.2.
3.3
3.4
3.5
MEJORAR LA GESTION DE LA
JASS
Elaboracin y aprobacin del Plan
Operativo Anual.(POA)
Cobro de cuotas familiares
Participacin en talleres de
capacitacin sobre AOM organizado
por la Municipalidad
MEJORAR LOS SERVICIOS DE
SANEAMIENTO
Operacin y mantenimiento del
sistema de agua potable.
Reparacin de reventones
(rehabilitacin)
Ampliacin del sistema de
distribucin
Construccin de letrinas
domiciliarias.
Construccin de relleno sanitario
comunal y familiar.
SubTotal
Observaciones
CRONOGRAMA
N
ACTIVIDADES
Costo en
Soles
E F M A My Jn Jl A S O N D
4.
4.1.
4.2.
4.3
4.4
4.4.
4.5
5
5.1.
5.2.
5.3.
OPERAR Y MANTENER EL
SISTEMA DE AGUA Y DE
ELIMINACION DE EXCRETAS.
Limpieza del reservorio (mensual)
Repintado de tapas sanitarias
(anual)
Engrasado de visagras, tapas
sanitarias, cndados (cada 2 meses)
Repintado de captacin, reservorio,
CRP, y otros (cada 2 aos)
Desinfeccin del sistema de agua
(anual)
Cloracin del agua . Compra de
cloro
MEJORAR CONDUCTAS
SANITARIAS DE LAS FAMILIAS
USUARIAS.
Participacin en capacitacin sobre
higiene y saneamiento, con el
Establecimiento de Salud.
Campaas de salud e higiene
Concursos de familia y comunidades
saludables
SubTotal
Observaciones
6
6.1.
6.2
GENERACION DE INGRESOS
PROPIOS.
Actividades pro-fondos (parrilladas,
campeonatos etc)
Otras gestiones
RESUMEN FINAL:
Costo Total del Plan Operativo Anual: (primer ao 2009)
S/. 1,250.00
S/. 1,500.00
UnaAdministracinordenadayconlosusuarios/asbien
informados sobreelmanejocontable
delaJASS.