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INFORME DE AVANCE

CASO PRACTICO DON JULIO

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

DEICY ZAMBRANO GUEVARA


XIMENA MARCELA TRUJILLO
DIEGO ALBERTO ORTEGON

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
NEIVA
2012

PROPUESTA TECNICA
Naturaleza: Auditoria administrativa externa
Alcance: Cada una de reas y/o departamentos de la empresa. Area
administrativa, Financiera, de produccin, y dems reas de la empresa.
Antecedentes: Inicialmente se hizo un estudio de mercado para su creacin, sin
embargo al disolverse la organizacin por no obtenerse los resultados
esperados y al planearse reabrir la empresa hace un anlisis interno con el fin
de conocer que fue lo que incidi en el no cumplimiento de los resultados
esperado, por lo tanto arroja la necesidad de hacer una auditoria administrativa
para no cometer los mismos errores del pasado.

Objetivos:
Obtener la informacin suficiente a travs del proceso de auditoria para
determinar las conformidades y no conformidades de la empresa, para
determinar las acciones de mejora.
Implementar una estructura organizacional que permita la maximizacin de los
recursos y correcto funcionamiento de la empresa.
Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas
en oportunidades.
Estrategias:
El auditor realizara visitas peridicas para conocer el desarrollo de las
actividades del establecimiento, mediante la observacin dar un diagnstico
de los procesos que se realizan en el interior y el desenvolvimiento tanto del
administrador como de los trabajadores. Lo anterior lo complementaria a travs
de la aplicacin de entrevistas y cuestionarnos los cuales sern aplicados a
cada una de las reas de la empresa.

Justificacin:
Elaborar un diagnostico sobre cada una de las reas de la empresa con el fin
de determinar las fallas y acciones de mejora de la empresa, lo cual permitir
un funcionamiento en mejores condiciones, la maximizacin de los recursos y
el correcto funcionamiento de la organizacin.
Acciones:
Aplicacin de cuestionarios, entrevistas y observacin en cada una de las
reas a auditar, as como el diligenciamiento de las cedulas con el fin de
obtener la informacin suficiente para dar un diagnostico definitivo y por
consiguiente las recomendaciones de mejora para la organizacin y por
consiguiente el cumplimiento de los objetivos esperados del proyecto de
auditoria.
Recursos:
Auditor Independiente. Los honorarios del equipo auditor sern cancelados por
Don Julio S.A., as como los gastos de operacin del proyecto de auditoria .

(no se si en la clase determinamos algun valor---revisar)


Resultados:
Deteccin de las conformidades y no conformidades para determinar las
acciones de mejora de los procesos en las diferentes reas de la empresa.
Elaboracin de recomendaciones y observaciones de orden administrativo y
tcnico para aplicarlas en los procesos de la empresa.
Emitir opinin sobre posibles irregularidades en el rea.
Detectar los factores internos y externos que influyen en el comportamiento
positivo y/o negativo de la organizacin.

PROGRAMA DE TRABAJO
Identificacion: Auditoria administrativa
Responsable: Equipo auditor
Area: area produccion (Granja)
CRONOGRAMA PROCESO DE AUDITORIA
ACTIVIDAD
RESPONSABL
E

FECHA

PRESENTACION AUDITORIA
DIAGNOSTICO PRELIMINAR
OBSERVACION AREA AUDITADA
INFORME PRELIMINAR
APLICACIN DE TECNICAS DE
AUDITORIA (ENTREVISTA,
CUESTIONARIOS)
DIAGNOSTICO FINAL
OBSERVACIONES Y
RECOMENDACIONES

EQUIPO
AUDITOR
ASISTENTE
EQUIPO
AUDITOR
EQUIPO
AUDITOR
AUDITOR

01 DE OCTUBRE

EQUIPO
AUDITOR
EQUIPO
AUDITOR

15 DE NOVIEMBRE

5 DE OCTUBRE
6 AL 15 DE OCTUBRE
20 DE OCTUBRE
21 AL 30 DE
OCTUBRE

20 DE NOVIEMBRE

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE AUDITORIA


EXTERNA
Contrato de prestacin de servicios que celebran, por una parte DON JULIO
S.A a quien en los sucesivo se le denominara el PRESTARIO, representando
por DEICY ZAMBRANO GUEVARA en su carcter de REPRESENTANTE LEGAL,
a quien en lo sucesivo se le denominara el PRESTADOR, de conformidad con
las siguientes declaraciones y clausulas:
DECLARACIONES
1. Del
PRESTATARIO
1.1Declara el PRESTARIO que es una empresa legalmente
constituida mediante escritura publica numero 0654 y registrada
en CAMARA DE COMERCIO.
1.2Que el seor Julio Prez tiene las facultades legales para
representar al PRESTADOR.
1.3Declara el PRESTARIO que requiere en forma transitoria de los
servicios profesionales de personas con conocimientos tcnicos,
capacidades y habilidades para desarrollar los servicios de
auditoria administrativa para efectuar actividades tales como
diagnostico
administrativo,
anlisis
de
la
estructura
organizacional, evaluacin financiera, produccin, calidad y del
funcionamiento general.
1.4Para el presente contrato el PRESTARIO seala su domicilio en la
zona rural del municipio de la CALERA, CUNDINAMARCA,
COLOMBIA.
2. Del PRESTADOR del servicio:
2.1Declara que es de nacionalidad Colombiano y se identifica con el
NIT 1079178114-1 bajo la denominacin de AUDITORES TRUJILLO
LTDA, con domicilio en la cuidad de Bogot en la calle 103 no 3624.

2.2As mismo declara que posee los conocimientos tcnicos,


capacidades y habilidades para desempear el trabajo con calidad
y esmero que requiere el PRESTATARIO, al igual que la capacidad
jurdica para contratar y obligarse por la ejecucin de los servicios
objeto de este contrato y cmo consecuencia conoce plenamente
el programa y especificaciones de los servicios que se le
encomiendan.

El presente contrato tiene por objeto la prestacin del


servicio de auditoria externa, por parte del PRESTATADOR a
la PRESTATARIO de conformidad con lo establecido en el
Articulo 53 de la Ley 142 de 1994, los artculos 6 y 7 del
decreto 689 de 2001 y dems disposiciones legales vigentes
y segn la propuesta aprobada por la Empresa que hace
parte integral del presente contrato.

CLASULAS:
PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO. El PRESTADOR acepta y se
compromete a proporcionar sus servicios al PRESTATARIO, a sus
representantes o a quien sus derechos represente, realizando de
manera personal las actividades mencionadas en la declaracin 1.3
de este contrato.
Para efectos
de lo anterior el PRESTATARIO proporcionara al
PRESTADOR los instrumentos necesarios para el buen desempeo
de sus actividades, los cuales quedan bajo su custodia hasta la
terminacin de este contrato.
SEGUNDA. El PRESTADOR acepta y se compromete a realizar las
actividades que el PRESTATARIO determine, las cuales sern
eventuales y transitorias, para lo que deber aplicar toda su
capacidad y conocimientos para cumplirlas de manera satisfactoria,
as como guardar una conducta tica durante la vigencia del contrato.
El PRESTADOR se obliga a desempear sus actividades en el lugar o
lugares en los que se requieran de sus conocimientos y capacidades,
incluso en el domicilio del PRESTATARIO, los cuales deber ejecutar
de acuerdo con las clausulas pactadas en este contrato. Por su parte,
el PRESTATARIO se obligar a cubrir los honorarios correspondientes
a cambio de la prestacin de los servicios.
TERCERA. DESEMPEO DE LAS ACTIVIDADES. El PRESTADOR
adecuara el desempeo de sus actividades a los horarios que se le
indiquen en el lugar o lugares que se requieran para el cumplimiento
de este contrato. Por lo tanto, las actividades deber desarrollarlas de
conformidad con las necesidades del PRESTATARIO.

Los gastos en que incurra el PRESTARIO relacionado con papelera,


traslados, etc., sern cancelados por el PRESTADOR al final del mes
junto a los honorarios. Dichos gastos debern ser debidamente
soportados.
CUARTA. HONORARIOS. El PRESTATARIO se compromete a cubrir al
PRESTADOR en los trminos de este contrato, los honorarios por la
cantidad total de $ 30.000.000 (treinta millones de pesos) lo cual se
cubrir en parcialidades mensuales al vencimiento de $10.000.000
(diez millones de pesos) con la aplicacin de retencin de impuestos
vigente para el periodo.
Bajo ninguna circunstancia los honorarios establecidos variaran
durante la vigencia del presente contrato. En el caso de la existencia
de alguna causa de recisin, slo se cubrirn los honorarios por el
tiempo en que se haya prestado el servicio.
QUINTA. OBLIGACIONES. El PRESTADOR se compromete a
desempear las actividades de este contrato, las cuales realizara con
esmero y eficacia. As mismo, se obliga a no divulgar, por ningn
motivo, el asunto o asuntos que se le confen. El incumplimiento de lo
establecido en el presente contrato ser motivo de rescisin del
mismo y de la aplicacin de las disposiciones legales
correspondientes. El PRESTADOR es el nico responsable de cualquier
dao o perjuicio que se cause con motivo de las actividades
contratadas y que sea consecuencia de la impericia, negligencia o
irresponsabilidad del mismo, por lo cual se libera de cualquier
responsabilidad al PRESTATARIO.
SEXTA. VIGENCIA Las partes contratantes convienen en que la
vigencia del presente contrato ser del 01 de OCTUBRE al 30 de
DICIEMBRE 2012.
SEPTIMA. RESCISION. El PRESTATARIO tendr la facultad de
verificar si los servicios, objeto de este contrato se estn ejecutando
por el PRESTADOR de acuerdo con las clausulas pactadas; el
incumplimiento de las actividades del PRESTADOR, dar lugar a la
rescisin, que se comunicara por escrito y se har valer por el
PRESTATARIO dentro de los quince das siguientes, contados a partir
de que tenga conocimientos del hecho.
OCTAVA. Para el caso de que se de por concluida la vigencia del
presente contrato o se aplique la recisin mencionada, el
PRESTADOR se obliga a devolver en un buen estado todos los

instrumentos de trabajo que le fueron proporcionados por el


PRESTATARIO para el buen desempeo de sus actividades.
NOVENA. TERMINACION. Las partes convienen en que el
PRESTATARIO tendr la facultad de dar por terminado el presente
contrato en todo momento, para cuyo efecto deber comunicarlo por
escrito al PRESTADOR con quince das de anticipacin.
Ledo por ambas partes, y enterados del valor, alcance y contenido
legal, de sus clausulas, lo firman de conformidad, en la cuidad de
BOGOTA el da 27 de SEPTIEMBRE DE 2012.1
EL DIRECTOR

EL AUDITOR

-------------------------------------------------TESTIGO

TESTIGO

-------------------------------------------------

PERFIL DEL AUDITOR

Relevante e importante Ttulo profesional y conocimientos en reas como


veterinaria y zootecnia , como de los procesos misionales y apoyo de las
organizaciones.

1 AUDITORIA ADMINISTRATIVA GERENCIA ESTRATEGICA DEL CAMBIO ENRIQUE


BENJAMIN FRANKLIN

Visin global del negocio objeto de don julio, con tacto para fijarse tareas
en lo material,

relevante e importante Ttulo profesional y conocimientos en reas afines a


los procesos misionales y apoyo de las organizaciones.

Reconocida experiencia en la metodologa y normas aplicables en el


proceso auditor, con especial entrenamiento en el manejo de procesos
operativos, administrativos, legales, financieros contables y de gestin a
travs de perfiles interdisciplinarios.

Conocimiento en normas legales de la organizacin y sus procesos.

Concebir la planeacin como una cultura para lograr los resultados y poder
administrar la auditoria con calidad.

Capacidad de manejar excelentes condiciones de trabajo en equipo para


encarar eficientemente relaciones interpersonales con el grupo de
auditora y la organizacin auditada.

Poseer habilidades y capacidad tcnica, para realizar su labor.

Ser analtico, creativo, buen observador y sensato al momento de generar


juicios.

Poseer espritu de instructor y docente como una manera de propiciar el


mejoramiento y el logro de la calidad del organismo auditado y su entorno.

Con sus resultados y actuaciones lograr el reconocimiento y respeto del


auditado.

Independencia de criterios frente al organismo auditado, reconociendo e


informando las inhabilidades e incompatibilidades que se presente.

Capacitarse en forma continua, en temas inherentes a la auditoria y lo


relacionado con las organizaciones, competencias y procesos.

Tener la capacidad de comprender la realidad social que lo rodea, como el


de anticiparse a los hechos y dar las soluciones planteadas en un
momento determinado.

Capacidad de anlisis y visualizacin sobre las consecuencias de las


actuaciones presentes, con el nimo de tomar una decisin acertada sobre
las diferentes situaciones y que le corresponda intervenir.

Poseer valores frente a la dignidad humana, la solidaridad y el sentido de


pertenencia, como tambin el de conciencia social que le desarrolla el
conocimiento de la Auditoria y sus resultados.

Capacidad de afrontar los retos que se le presente en el ejercicio de su


funcin de auditor.

Contar con la suficiente capacidad y destreza para comunicarse de


manera oral y escrita como fundamento, rigor y clave de todas sus
actuaciones.
Representante legal:DEICY
ETC
ETC
(EN LA CLASE HABIAMOS HECHO ESTA PARTE)

LA PROFESORA NOS PIDE Conformar el equipo auditor, definir los


perfiles ( funciones, forma de contratacin) CREO QUE CON LO
ANTERIOR ES SUFICIENTE- EN EL TRABAJO NO HAY OBSERVACIONES
AL RESPECTO, LO QUE SI DEBEMOS HACER REO ES DEFINIR LAS
ESPECIALIDADES DE CADA UNO COMO LO HICINOSNE LA CLASE--XIMENA NO VAHYA HABER VOTADO LAS HOJAS

GENERALIDADES DON JULIO LTDA


1.1

ANTECEDENTES

En el municipio de la CALERA en CUNDINARMARCA el 7 de


septiembre de 2000, con un proyecto de criar conejos para
posteriormente venta de carne y piel,
realizado por un
productores agropecuarios de la vereda AGUA CALIENTE, se dio
la idea de crear esta empresa DON JULIO LTDA.
Como una forma de generar ingreso y generacin de empleos a
los campesinos de la vereda, el dueo de la empresa Julio
Prez, con muchas expectativas en llevar a realidad este
proyecto, se empez a preparar de manera eficiente, asisti a
cursos de capacitacin en cunicultura, donde aprendi sobre los
proceso de crianza y desarrollo de los consejo, as como las
formas de comercializacin.
Tan solo en 15 de octubre de 2002 abri las puertas la
empresa, con slo nueve conejos, de los cuales siete eran
hembras y dos machos. El objetivo principal era la crianza y
reproduccin de la poblacin.
En la actualidad la granja cuenta con 40 conejos, se espera que
la poblacin aumente a 200 para iniciar la venta de carne y piel.
Los conejos son de raza California y Nueva Zelanda.
Por inconvenientes y malos manejos administrativos en
diciembre de 2004 la sociedad se desintegro. Julio Prez, su
nico propietario planea reanudar las operaciones en el primer
trimestre de 2005.
1.2 MISION
DON JULIO S.A es un negocio que se dedica a la produccin y
comercializacin de todos los subproductos derivados del conejo,
como son la carne en canal, las pieles, el pie de cra, la conejaza, etc.
Todo eso lo hace a base de constancia y sacrificio para poder ofrecer
a los clientes un producto que cumpla con sus expectativas.

1.3 VISION
Ser reconocidos como una empresa slida y profesional, con calidad y
principios ticos, que ofrece un servicio y producto de excelencia.
Logrando ser una empresa altamente productiva, innovadora,
competitiva dedicada para la satisfaccin plena de los clientes.
1.4 FILOSOFA
Procurar la satisfaccin de la sociedad mediante la venta de
productos de consumo rpido de calidad y precios accesibles, con una
atencin amable y personalizada.
1.5 PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES
DON JULIO S.A, guiar y desarrollar sus procesos por medio delos
siguientes principios y valores:
PRINCIPIOS

La empresa es una puerta abierta a los cambios que permite un


desarrollo y crecimiento slido.

Siempre va a la bsqueda permanente de calidad en sus


productos para satisfacer al cliente.

Busca mantener la conservacin, defensa y cuidado del medio


ambiente realizando tcnicas de operaciones con estos fines.

VALORES

Honestidad: Entregar un excelente productos a los cliente con la


mayor transparencia, con compromiso para retribuir bienestar a
la sociedad y el estado.
Responsabilidad: Existe un deber en cumplir con los deberes
de gestin administrativos y operativos con el objeto de brindar
un producto con los mejores estndares de calidad a los
clientes.
Eficiencia: Se posee la capacidad de alcanzar los objetivos y
metas planteadas con los recursos y tiempo disponible en cada
una de las actividades encomendadas para lograr as la
optimizacin.
Servicio: Orientamos nuestros esfuerzos a entender y atender
las necesidades de los clientes, porque son nuestra razn de
ser.

MARCO LEGAL :
ORGANIGRAMA ESTRUTURAL

CONTADOR

AREA DE

AUXILIAR
CONTABLE

GERENT
E
GENERA
AREA DE VENTAS

ASESOR DE
VENTAS

PROCESO DE PRODUCCION
SERVICIO

GESTACI
AREA DE
ON
PRODUCCION
VENTA DE
ASESOR DE
GRANJAS
VENTAS DE

DEPTO
NATALIDAD
PARTO

LACTACIN

DEPTO DE
SELECCON
DE
ENGORDE
REEMPLAZOS

DESTET
OFICINA DE
LIMPIEZA
CRECIMIENTO

DEPTO DE
SACRIFICIOS
RASTRO

INSTALACIONES:
Las instalaciones se construyeron a cielo abierto pues estos animales
se adaptan muy bien a las bajas temperaturas (hasta bajo cero). Sin
embargo, requieren de una buena ventilacin, ya sea que estn en el
exterior o en el interior. En los meses de verano se deben mantener
las jaulas a la sombra, ya que muestran poca tolerancia al calor. En
invierno se coloca un plstico alrededor de la jaula, con espacio en la
base para ventilacin, para resguardar el interior de la humedad y del
viento.
AGUA
El conejo requiere agua limpia y fresca todos los das. La forma de
proveerla vara: recipientes, botellas, sistema de abastecimiento,
cazuelas de barro. Ect. Deben ser lo suficientemente grandes como

para contener de 3 a 5 litros de agua y tan pesadas que los conejos


no pueda volcarlos. Las botellas son mas higinicas, aunque mas
frgiles. Es necesario limpiar los elementos con agua caliente y
dejarlos secar al sol si es posible.
Recipientes de los alimentos
Los recipientes de plstico, cermica o metal tambin son prcticos,
ya que los conejos pueden rascarlos y volcar el alimento fuera de
ellos sin esfuerzo; adems, poder retirarlos facilita su limpieza.
Almacenamiento de los alimentos
El alimento debe conservarse en recipientes secos y libres de
insectos. Por lo tanto, deben poseer tapa y mantenerse cerrados e
higienizarse peridicamente para prevenir la formacin de bacterias.
El alimento no debe conservarse ms de un mes, por lo que no es
conveniente adquirir cantidades excesivas, pues sus ingredientes
perderan valor nutritivo.
Suplementos
Los mas utilizados son avena, cebada, trigo, aceite de germen,
vitaminas o simplemente minerales para el agua y semillas de girasol.
Otros suplementos como sulfaquinoxalina, terramicina, cido brico,
etc. Son utilizados para combatir enfermedades previa consulta con el
medico veterinario.
Mantenimiento
Para mantenerlos en buenas condiciones sus jaulas y casillas deben
estar limpias, esto es, deben ser higienizadas una vez por semana. El
uso de virutas de madera o turba en el piso de la jaula es una medida
adecuada para eliminar el olor de amoniaco de la orina. En sntesis:
buena comida e higiene. 2
POLITICAS DE COMPRAS

Toda compra de los suministros de los conejos se realiza


escogiendo
solo un provisor,
en la base de datos de
proveedores, se hace en forma directa con el proveedor y se
entrega con respaldo de una factura legal.

2 AUDITORIA ADMINISTRATIVA GESTION ESTRATEGICA DEL CAMBIO ENRIQUE


BENJAMIN FRANKLIN

El gerente es responsable de documentar todas las operaciones


de compra
Los suministros llevan al rea de almacn y es inspeccionado
por el operario del rea para asegurarse que los productos
llegaron en las mejores condiciones.
Todas las compras se cancelan en efectivo
El crdito mximo que se tiene la empresa con los proveedores
es de 20 das.
POLITICAS DE VENTAS

Todas las ventas va dirigido a empresas procesadoras de carne


y almacenes de cadena del departamento.
El producto que es para la venta ser revisado por el cliente en
el momento del despacho.
En contratos que se realicen se recibir un anticipo del 70% del
valor acordado y la diferencia en el momento de la entrega del
pedido.
PROVEEDORES DE DON JULIO
NOMBRE

ACTIVIDAD

BONANZA C.S Concentrados


AGROPECUARI Insumos Agricolas
A
Sales Vacunas
Grogas Peluquera
Canina Ferretera
CENTRO
Concentrados
VETERINARIO Drogas Veterinarias
VET HOUSE
Productos Agrcolas
Melaza Sales
Pasto Patelizado
Heno Sprayfo
Abonos Herraduras
Clavos Cachorros
Pollitos
HIPER AGRO

DIRECCION
Calle 12 No.
9-20
Girardt

TELEFONO
S
(57) (1)
835 0482

Cra 6 No. 2150 Sur


Cajic

(57) (1)
8661051
310 203
7093
310 348
1376

Cra. 6 No.
6-27 Local 4
Cajic

(57) (1)
8660332
31159210
08
31230535
11

UNIAGRO
FUNZA

Veterinarias
Agropecuaria
Productos Agrcolas
Cocentrados

Direccin:
Calle 14 No
9 77
esquina
Funza

- Zootecnistas
- Avicultura
- Mascotas
- Ganadera
- Alimentos y
Accesorios para
Mascotas

Telfono(
s) : (57)
(1)
8262910
(57)
32080236
15

RAZAS DISPONIBLES
DON JULIO siempre ha tenido un inters especial por mantener razas
escasas y no permitir que muchas razas, cuyo nmero poblacional
estaba decreciendo, se desaparecieran de Colombia. Gracias a ello,
contamos con las razas a continuacin:
NUEVA ZELANDA BLANCO, NEGRO: Raza crnica por
excelencia. color homogneo bien sea blanco o negro.

CALIFORNIANO O RUSO CALIFORNIA: Blanco, con


las patas, orejas, nariz y rabo caf. Tambin es una
raza crnica

CHINCHILLA: Raza doble propsito, hermoso pelaje


gris jaspeado, de 5 anillos concntricos.

AZUL DE VIENA: Hermoso pelaje gris azulado


homogneo, de ojos azules.

REX: De pelo corto y tupido, son de carcter muy dcil y


por lo tanto ideales como mascotas. Tampoco son una
raza en s, sino ms bien una mutacin que puede darse
en cualquier raza, pero una vez se tiene, si se cruza con
otro rex las caractersticas se mantienen. En Los Alisos
hay Rex Mariposa, Azul de Viena, Nueva Zelanda, etc

BELIER: Raza de origen francs. Ideal como mascota, por su


linda cara con las orejas cadas hacia los costados y carcter
dulce y dcil.

MATRIZ DOFA
Tomando del estudio del plan de negocios, se plasma el DOFA.
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
Poco conocimiento en el
Sector
con
pocos
mercado
competidores directos
Poca
tecnificacin
y
Se
puede
crear
una
estudios
estrategia
de
Mano de obra no calificada
comercializacin y difusin
Insuficiencia en los canales
con una libre travesa el
de distribucin
cual proporcionara
un
Mayor posicionamiento de
buen posicionamiento
otras carnes y marcas de la
Costos de mano de obra
competencia
bajos
FORTALEZAS
AMENAZA
Un producto que posee
La competencia indirecta
altos
ndices
nutritivos
representa mas del 94 %
vitaminas y minerales.
del consumo total de
carnes
Altos
ndices
de
Bajos
ndices
de
reproduccin
profesionalizacin de la
Poca rea utilizada para
ocupacin
infraestructura
Falta
de
fuentes
de
informacin
No se conocen gremios o
asociaciones
Escasez de medios de
difusin

La carne de conejo silvestre es un alimento para el consumo humano,


cuyas caractersticas corresponde al requerimiento del mercado de
alimento de alto ingreso; es rica en protenas, contiene bajos
porcentajes de grasas, bajos colesterol, es de fcil digestin, reducida
en caloras, muy rica en vitamina B1 y en minerales.

Por tal motivo, se le considera adecuada para la alimentacin de los


nios, jvenes y ancianos. Al mismo tiempo introduce una variacin
dentro de la dieta lo que es una caracterstica para la demanda actual
y futura de alimentos.
Por tal razn los problemas ocurridos con las enfermedades de la vaca
estn afectando al consumo de carne vacuna y esto esta incentivando
al consumo de otras carnes ms sanas y exentas de dichas
enfermedades.
En el campo de la produccin y comercializacin presenta condiciones
muy favorables en lo que respecta al mbito internacional que es
aceptada culturalmente.
En el medio nacional se consume, por aquellos que tienen poder
adquisitivo, lo que convierte a este alimento en un plato suntuoso,
imposibilitando a las clases menos favorecidas para poderlo adquirir
por su precio alto frente a otros productos que ofrece el mercado de
carnes.
Las oportunidades que ofrece la produccin de carne de conejo tienen
que ver directamente con las ventajas en las condiciones que
presenta el animal para su crianza, los espacios, las insumos
alimenticios debido a que no compite con los productos con que se
cran otras especies, la capacidad de reproduccin de las hembras y
el mercado que no es competitivo, pero tiene la desventaja de que
culturalmente no es una carne aceptada por los consumidores pues
no ha sido difundido las ventajas nutricionales y no existen
agremiaciones fuertes en el pas que tengan la visin empresarial de
este producto como negocio rentable, hasta se ve al conejo solo como
productor de carne descuidando los subproductos derivados(piel,
pelo, estircol, entre otros) que seran otra fuente de ingresos para
los productores.3

3 DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN MODELO TECNICO ADMINISTRATIVO PARA LA


CONFORMACIN DE LA MINI-CADENA PRODUCTIVA CUNCOLA DENTRO DE LA
CADENA DE CRNICOS EN SANTANDER

PLANEACION
Para realizar la auditoria Don Julio, se requiere en primera medida
enfocar el trabajo en las reas importantes donde se pretenda
hacer un anlisis exhaustivo, para obtenerlo se requiere apoyo o
ayuda del gerente y sus colaboradores en proporcionar los accesos
de informacin y los instrumentos documentales internos para que
se pueda realizar eficazmente la auditoria.
OBJETIVO
Analizar y evaluar los procesos y procedimientos administrativas
como: organizacin, produccin, financiera y de ventas, por medio
de la deteccin de procedimientos irregulares, anomalas que
afecten el buen ejercicio de la misma.

FACTORES
La auditoria se concentro en los siguientes puntos para evaluarla a partir del
Proceso administrativo:
PLANEACION:
Visin
Misin
Objetivos
Metas
Procesos
Procedimientos
ORGANIZACIN:
Estructura organizacional
Divisin y distribucin de funciones
Recurso humano
DIRECCIN:
Liderazgo
Comunicacin

Toma de decisiones
Creatividad e innovacin
CONTROL:
Naturaleza
Proceso
Calidad
ELEMENTOS ESPEFICOS:
Exportacin
Investigacin y desarrollo
Marketing
Recurso financiero y contabilidad
Servicio a clientes

DIAGNOSTICO PRELIMINAR

INSTRUMENTACION
RECOPILACION DE LA INFORMACION
La realizacin de la informacin se realizo bajo las herramientas normalmente
utilizadas para ello. La obtencin de la informacin se capto con base en dos
opciones como: la obtencin de la informacin por medio del testimonio que
proporcione el gerente de la empresa sobre aspectos constitucin, estructura,
valores, misin, visin, proceso de produccin y en otros conceptos
relevantes.
El resto de la informacin ser captada por el equipo auditor en cedulas para la
deteccin y registro de hallazgos y evidencias, entras otros aspectos.
TECNICA DE RECOLECCION
El equipo auditor decidimos aplicar las siguientes tcnicas mas utilizada para
su fcil y rapidez para obtener la informacin imprescindible.

Investigacin documental
Observacin directa
Entrevista
Cuestionarios
Cedulas

MEDICION
Esta actividad se baso en los siguientes indicadores
PROPOSITO ESTRATEGICO: DEFINIR EL MARCO DE ACTUACION DE
LA ORGANIZACIN
VISIN:
INDICADORES CUALITATIVOS
-

Nivel en que enmarca el logro de las aspiraciones comunes


Forma en que fomenta el nivel de compromiso
Manera en que eleva la moral y el espritu de equipo

INDICADORES CUANTATIVOS
Empleados que la conocen
Total de empleados
Empleados que la comparten

Empleados que la conocen


MISIN:
INDICADORES CUALITATIVOS
- Medida en que enlaza lo deseable con lo posible
- Manera en que conforma el marco de referencia de las acciones
- Grado en el que se constituye como una gua de actuacin
INDICADORES CUALITATIVOS
Empleados que la conocen
Total de empleados

Empleados de confianza que participan en su definicin


Total de empleados

Empleados temporales que participan en su definicin


Total de empleados
PROCESOS:
INDICADORES CUALITATIVOS
- Nivel en que ordenan e imprimen cohesin a las acciones de la
organizacin
- Modo en que transforman insumos en productos.
INDICADORES CUANTITATIVOS
Insumos
Productos
Procesos productivos
Total de procesos
PROPOSITO ESTRATEGICO:
INFRAESTRUCTURA
PARA
ORGANIZACIN
-

DISEAR E INSTRUMENTAR
EL
FUNCIONAMIENTO
DE

LA
LA

Precisin con que se determinan los niveles de autoridad y


responsabilidad
Manera en que se traduce el objeto de la organizacin en un
mecanismo de trabajo

INDICADOR CUANTITATIVOS
reas descentralizadas
Total de reas

DIVISION Y DISTRIBUCION DE FUNCIONES

INDICADORES CUALITATIVOS
-

Grado en que determinan las cargas de trabajo


Nivel en que posibilitan la delegacin especifica de autoridad
responsabilidad

Empleados
Nmeros de reas
Funciones definidas
Total de reas
Tareas realizadas
Total de reas
Tareas realizadas
Funciones definidas

RECURSOS HUMANOS

INDICADORES CUALITATIVOS
Precisin con que determine el sistema formal de gestin de talento
Grado en que se consideran tales recursos como el capital intelectual.
INDICADORES CUANTITATIVOS
Movimientos de personal
Total de personal
Fuentes de reclutamiento
Inventario de informacin
Personal de nivel operativo
Total de personal
Personal temporal
Total de personal

Personal capacitado
Cursos de capacitacin

TOMAR LAS DECISIONES


ORGANIZACIN

PARA REGULAR

LA GESTION

DE

LA

TOMAS DE DECISIONES
INDICADORES CUALITATIVOS
Grado en el que se le reconoce la facultad para identificar y resolver
situaciones para conseguir los resultados esperados
INDICADORES CUANTITATIVOS
Decisiones no programadas
Total de decisiones
Alternativas de decisin posibles
Total de alternativas
Mtodos utilizados en la toma de decisiones
Mtodos definidos
Medicin del progreso de las acciones en funcin del desempeo
CALIDAD
INDICADORES CUALITATIVOS
Modo en que contribuye a hacer de la mejora continua un habito
INDICADORES CUANTITATIVOS
Procesos enfocados en la calidad
Total de procesos
Certificados de calidad obtenidos
Certificado de calidad requeridos
DESPLAZAMIENTO Y UBICACIN DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
INDICADORES CUALTITATIVOS
Modo en que aumenta el conocimiento del mercado y la capacidad
competitiva de la organizacin

Medida en que representa una fuente de ingreso fundamental

INDICADORES CUANTITATIVOS
Estrategias comerciales
Estrategias de negocio
Fuerza de ventas
Total de personal
Ventas netas
Fuerza de ventas
(Ximena los indicadores se pueden dejar asi, cuando yo estuve mirtando lo de
calidad hay cosas que osn sencillamente asi. Lgicamente lo que cambia son
los resultados de los mismos..en algunas empresas se cumplen otras no l
porfesora no puede pedir que nos inventemos lo que ya existe..lo que se
puede es inferir como si se hubiera hecho una evaluacin de resultados sobre
ellos) si quiere djelo as, hoy que vaya a la funadcion voy a sacar el libro que
manejaba halla.

PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo se utilizo las notas, donde el equipo auditor llevo un
resumen de lo ocurrido durante el proceso para obtener la informacin
necesaria para la auditoria.
EVIDENCIA
En las visitas que se realizaron se comprob:

Las actas de constitucin de la empresa esta desactualizada


correspondiente a la situacin actual de la empresa.
Cuenta con una estructura organizacional desorganizada
La empresa no tiene un contador indefinido, sino por prestacin de
servicios por lo cual no hay concordancia en los estados contables.
La empresa no tiene un sistema de cartera
Posee un organigrama de proceso productivo incomprensible ya que
no tiene una jerarquizacin en los proceso de produccin.
No cuenta con manual de organizacin ni manual de procedimientos.
No cuenta con un manual de riesgos profesionales
No se cuenta con un documento que contenga descripciones de los
puestos
No existen sealamientos especficos en el rea de operaciones.
Algunas maquinas se encuentra en malas condiciones.

No cuenta con un estudio de estrategias de ventas.

SUPERVISION DEL TRABAJO


Hubo cambios en las fechas de las visitas, el motivo cambio climticos que
imposibilitaron en desarrollar las actividades apropiadamente, por lo cual se
anoto y explicito en la notas del equipo auditor. El equipo auditor mostro
puntualidad y formalidad en las visitas a la empresa.
Los tres integrantes del grupo auditor se le asignaron actividades
especficas por lo cual los desempearon satisfactoriamente y en algunas
situaciones se hubo apoyo de todo el equipo.
Los resultados que obtuvo cada auditor se entregaron un lapso no mayor de
72 horas.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR
La empresa Don Julio, requiere de un proceso de auditoria que permita
identificar las no conformidades venan presentando en la estructura
organizacional de la empresa, proceso productivo y participacin en el
mercado. Una vez la auditoria identifique las estrategias de accin, las mismas
deben ser llevadas a la practica con el fin que se logre con los resultados
esperados de tener una organizacin productiva y eficiente.
Se encontr que la empresa tiene una estructura organizacional inadecuada a
las necesidades que requiere en la organizacin, ocasionando que no

halla una determinacin de jerarquizacin

de los puestos de trabajos por


lo cual se dificulta identificar con claridad las funciones en cada uno de los
puestos y recayendo en demasiadas labores al gerente, adems aclarando
que pueda contribuir con el reclutamiento de personal no capacitado para
ejercer un puesto especifico. Lo anterior dejando presente que el personal de
la empresa debe estar de acuerdo a la capacidad financiera y productividad de
la organizacin.
En cuanto al proceso productivo de la empresa el diagrama de la produccin de
carne de conejo es una estructura desorganizada que no expresa con claridad
los procedimientos de esto, resaltando as un alto grado de desconocimientos
sobre el proceso productivo y poca creatividad e innovacin para implementar
mejoras continuas, que permita maximizar la logstica de la granjas, asi como
la proteccin y cuidados necesarios en la cra de conejos.
Por ltimo la empresa Don Julio con poco tiempo de constitucin y ejercicio, no
se ha establecido un plan de ventas que le permita asegurar una suficiente
demanda de carne de conejo. Lo anterior se evidencia ante la falta de un
estudio de mercado lo suficientemente estructurado, pues hay que tener en

cuenta que en el pas no existe la cultura del consumo de la carne de conejo,


adems por ser una carne cuyo precio al consumidor es alto, este no puede
acceder a la misma, por lo cual es necesario dicho estudio para determinar si la
ubicacin de la empresa es la adecuada, conocer los clientes y mercado en
los que se debe enfocar.
INVESTIGACIN DOCUMENTAL :
Instalaciones
Las instalaciones se construyeron a cielo abierto pues estos animales se
adaptan muy bien a las bajas temperaturas (hasta bajo cero). Sin embargo,
requieren de una buena ventilacin, ya sea que estn en el exterior o en el
interior. En los meses de verano se deben mantener las jaulas a la sombra, ya
que muestran poca tolerancia al calor. En invierno se coloca un plstico
alrededor de la jaula, con espacio en la base para ventilacin, para resguardar
el interior de la humedad y del viento.
AGUA
El conejo requiere agua limpia y fresca todos los das. La forma de proveerla
vara: recipientes, botellas, sistema de abastecimiento, cazuelas de barro. Ect.
Deben ser lo suficientemente grandes como para contener de 3 a 5 litros de
agua y tan pesadas que los conejos no pueda volcarlos. Las botellas son mas
higinicas, aunque mas frgiles. Es necesario limpiar los elementos con agua
caliente y dejarlos secar al sol si es posible.
Recipientes de los alimentos
Los recipientes de plstico, cermica o metal tambin son prcticos, ya que los
conejos pueden rascarlos y volcar el alimento fuera de ellos sin esfuerzo;
adems, poder retirarlos facilita su limpieza.
Almacenamiento de los alimentos
El alimento debe conservarse en recipientes secos y libres de insectos. Por lo
tanto, deben poseer tapa y mantenerse cerrados e higienizarse peridicamente
para prevenir la formacin de bacterias. El alimento no debe conservarse ms
de un mes, por lo que no es conveniente adquirir cantidades excesivas, pues
sus ingredientes perderan valor nutritivo.
Suplementos
Los mas utilizados son avena, cebada, trigo, aceite de germen, vitaminas o
simplemente minerales para el agua y semillas de girasol. Otros suplementos
como sulfaquinoxalina, terramicina, cido brico, etc. Son utilizados para
combatir enfermedades previa consulta con el medico veterinario.

Mantenimiento
Para mantenerlos en buenas condiciones sus jaulas y casillas deben estar
limpias, esto es, deben ser higienizadas una vez por semana. El uso de virutas
de madera o turba en el piso de la jaula es una medida adecuada para eliminar
el olor de amoniaco de la orina. En sntesis: buena comida e higiene.

PROCESO PRODUCTIVO
Diagrama de la produccin de carne de conejo y su uso para la reinversin de
capital:
SERVICI

GESTACI

PARTO

LACTACI

DESTE

SELECCIN DE
REEMPLAZOS
CRECIMIEN
TO

SACRIFICI

VENTA DE
CARNE
VENTA DE
PIELES
INGRESOS

ALIMENTACI

COMPRA DE
INSUMOS

COSTALES DE
ABONO
SUELDOS Y
GANANCIAS
DEL DUEO

INGRESO POR
COSTALES

OBSERVACION DIRECTA:

El lugar que est ubicada es una zona rural del municipio de La Calera,
Cundinamarca, Colombia en lo cual es un buen ambiente para la cra de
los conejos.

Se observa que la granja donde se cran los gazapos esta muy


desprotegida, ya que cualquier depredador puede entrar y salir con
facilidad.
Solo hay una persona para realizar el trabajo de limpieza, lo cual es
insuficiente
El dueo de la empresa no sabe delegar funciones y realiza demasiadas
labores
Las instalaciones son buenas pero hay maquinaria obsoleta que podra
ser vendida y comprar nueva.
No hay manual de procedimientos, por lo cual existe confusin entre las
funciones de cada puesto.
Como no se encuentra en operacin solo se pudo contar con la
informacin del dueo y confiar en su palabra y la de sus colaboradores
Hay poca competencia
Falta de asesora
No se aprovechan los programas de apoyo del gobierno
Los permisos no estn actualizados

Las enfermedades que se pueden presentar en los conejos son:

Digestivos
Diarreas
Crecimiento exagerado de los incisivos
Parasitosis
Desnutricin
Respiratorias
Neumonas
Rinitis
Locomotores
Podidermatitis
Fracturas
Trastornos nerviosos
Toxemia de la preez
Toxopalmosis
Tegumentarios
Sarna
Cada excesiva de pelo
Oculares
Conjuntivitis
Reproductivos
Gestacin ectpicas
Baja fertilidad
Canibalismo
Abortos
Mala atencin segn el tipo de enfermedad

A pesar de que se prestan ciertos cuidados, estas patologas deterioran la


calidad del producto.
En cuanto a la administracin, debido a la escasa delegacin de actividades
por parte del dueo, existe deficiencia en la realizacin de mltiples actividades
administrativas .

CEDULA DE OBSERVACION
DON JULIO S.A.
AREA AUDITADA:PRODUCCION
TIPO DE
AUDITORIA:ADMINISTRATIVA
OBSERVACION

RECOMENDACIONES

ELABORADO POR
FECHA

EQUIPO AUDITOR

CEDULA DE HALLAZGOS
DON JULIO S.A.
AREA AUDITADA:PRODUCCION
TIPO DE

AUDITORIA:ADMINISTRATIVA
CONDICION

CRITERIO

CAUSA

ELABORADO POR
FECHA

EQUIPO AUDITOR

CEDULA DE SEGUIMIENTO
DON JULIO S.A.

AREA AUDITADA:PRODUCCION

TIPO DE
AUDITORIA:ADMINISTRATIVA

OBSERVACION
ORIGINAL

RECOMENDACIONES
ORIGINALES

SITUACION ACTUAL

RESPONSABLE
CAUSA

ELABORADO POR
FECHA

EQUIPO AUDITOR

CUESTIONARIO
El desarrollo de los cuenstionarios se realiza teniendo en cuenta cada unoel
proceso administrativo:
CUESTIONARIO AREA ADMINSTRATIVA DON JULIO S.A.
1. Quien es el responsable del proceso de planeacin en la
organizacin?
2. Cual es el nivel jerrquico de la organizacin?

3. Cual es el organigrama de la organizacin y que criterios se tuvieron


en cuenta a la hora de elaborarlo?
4. Se ajusta la estructura organizacional a las necesidades de la
empresa?
5. Cuenta la empresa con la capacidad econmica suficiente para el
manejo de esta estructura organizacional?
6. El proceso de planeacin en la organizacin se realiza de forma?
Permanente
Espordico
No se realiza
7. El proceso de planeacin se realiza teniendo en cuenta:
Situacin econmica
Acciones de la competencia
Cumplimiento de objetivos
Necesidades de acciones de mejoramiento
No se tiene en cuenta ningn factor
8. La visin es una declaracin de sus aspiraciones y metas?
9. La visin tiene como elemento fundamenta a:
a- Clientes
b- Empleados
c- Mercado
d- Competencia
e- Proveedores
10. La visin se transmite a toda la organizacin?
11. Se ajusta la visin a la verdadera situacin del entorno en que se
encuentra la organizacin?
12. Participo toda la organizacin en la definicin de la visin?
13. Qu significa para la organizacin la misin?
14. Conoce los dems miembros de la organizacin en la definicin de
la misin?
15. Quien defini los objetivos de la organizacin?
16. Se ajusta la definicin de los objetivos de la organizacin a la misin
y visin?
17. Los objetivos son definidos a corto, mediano o ,largo plazo?
18. Quienes participan en la definicin de los objetivos?
19. Son los objetivos de la organizacin medibles?
20. Cada cuanto se hace una medicin de los objetivos?
21. Quien se encarga de realizar la medicin de los objetivos?
22. Que acciones se toman en caso de no lograrase el cumplimiento?
23. Los objetivos se definieron de acuerdo a las necesidades y
capacidades de la organizacin?
24. Al momento de definir en cuenta los objetivos se tiene en cuenta:
a. Necesidades de la empresa
b. Clientes
c. Proveedores
d. Condiciones del entorno
e. Competencia

25. Son alcanzables los objetivos?


26. Los objetivos de la organizacin son generales o se encuentra
subdivididos por cada rea de la empresa?
27. Son los miembros de la organizacin conocedores de los objetivos?
28. Como se transmiten los objetivos a toda la organizacin?
29. Que papel juegan las metas en la organizacin?
30. Son las metas medibles?
31. Participaron los miembros de la organizacin en la definicin de las
metas?
32. Se ajustan las metas al proceso estratgico de la organizacin?
33. Como se realiza el plan estratgico de la organizacin?
34. Quien define las estrategias de la organizacin?
35. Como se realiza la evaluacin del plan estratgico de la
organizacin?
36. Como se encuentran instrumentadas la estrategias?
37. Las estrategias a nivel corporativo se enfocan en:
a. Integracin vertical
b. Integracin horizontal
38. Las estrategias de la organizacin se enfoncan:
a. Cliente
b. Competencia
c. Proveedores
d. todas las anteriores
39. La estrategias tiene en cuenta los cambios del entorno?
40. La innovacin hace parte del desarrollo estratgico de la
organizacin?

GERENCIA
1. Como contribuye la labor de la direccin en el desarrollo estratgico de
la organizacin?
2. Estn definidas claramente las funciones de la direccin?
3. Interacta la direccin con las dems reas de la empresa?
4. Como es la comunicacin de la direccin con las dems reas de la
empresa?

(yo hago los cuestionarios y entrevistas- en la noche los termino)


Lo mejor es hacer uno porcada rea de la empresa de acuerdo a cada rea
de la organizacin como aparece en el cuestionario)