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AUDITORIA ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
NEIVA
2012
PROPUESTA TECNICA
Naturaleza: Auditoria administrativa externa
Alcance: Cada una de reas y/o departamentos de la empresa. Area
administrativa, Financiera, de produccin, y dems reas de la empresa.
Antecedentes: Inicialmente se hizo un estudio de mercado para su creacin, sin
embargo al disolverse la organizacin por no obtenerse los resultados
esperados y al planearse reabrir la empresa hace un anlisis interno con el fin
de conocer que fue lo que incidi en el no cumplimiento de los resultados
esperado, por lo tanto arroja la necesidad de hacer una auditoria administrativa
para no cometer los mismos errores del pasado.
Objetivos:
Obtener la informacin suficiente a travs del proceso de auditoria para
determinar las conformidades y no conformidades de la empresa, para
determinar las acciones de mejora.
Implementar una estructura organizacional que permita la maximizacin de los
recursos y correcto funcionamiento de la empresa.
Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas
en oportunidades.
Estrategias:
El auditor realizara visitas peridicas para conocer el desarrollo de las
actividades del establecimiento, mediante la observacin dar un diagnstico
de los procesos que se realizan en el interior y el desenvolvimiento tanto del
administrador como de los trabajadores. Lo anterior lo complementaria a travs
de la aplicacin de entrevistas y cuestionarnos los cuales sern aplicados a
cada una de las reas de la empresa.
Justificacin:
Elaborar un diagnostico sobre cada una de las reas de la empresa con el fin
de determinar las fallas y acciones de mejora de la empresa, lo cual permitir
un funcionamiento en mejores condiciones, la maximizacin de los recursos y
el correcto funcionamiento de la organizacin.
Acciones:
Aplicacin de cuestionarios, entrevistas y observacin en cada una de las
reas a auditar, as como el diligenciamiento de las cedulas con el fin de
obtener la informacin suficiente para dar un diagnostico definitivo y por
consiguiente las recomendaciones de mejora para la organizacin y por
consiguiente el cumplimiento de los objetivos esperados del proyecto de
auditoria.
Recursos:
Auditor Independiente. Los honorarios del equipo auditor sern cancelados por
Don Julio S.A., as como los gastos de operacin del proyecto de auditoria .
PROGRAMA DE TRABAJO
Identificacion: Auditoria administrativa
Responsable: Equipo auditor
Area: area produccion (Granja)
CRONOGRAMA PROCESO DE AUDITORIA
ACTIVIDAD
RESPONSABL
E
FECHA
PRESENTACION AUDITORIA
DIAGNOSTICO PRELIMINAR
OBSERVACION AREA AUDITADA
INFORME PRELIMINAR
APLICACIN DE TECNICAS DE
AUDITORIA (ENTREVISTA,
CUESTIONARIOS)
DIAGNOSTICO FINAL
OBSERVACIONES Y
RECOMENDACIONES
EQUIPO
AUDITOR
ASISTENTE
EQUIPO
AUDITOR
EQUIPO
AUDITOR
AUDITOR
01 DE OCTUBRE
EQUIPO
AUDITOR
EQUIPO
AUDITOR
15 DE NOVIEMBRE
5 DE OCTUBRE
6 AL 15 DE OCTUBRE
20 DE OCTUBRE
21 AL 30 DE
OCTUBRE
20 DE NOVIEMBRE
CLASULAS:
PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO. El PRESTADOR acepta y se
compromete a proporcionar sus servicios al PRESTATARIO, a sus
representantes o a quien sus derechos represente, realizando de
manera personal las actividades mencionadas en la declaracin 1.3
de este contrato.
Para efectos
de lo anterior el PRESTATARIO proporcionara al
PRESTADOR los instrumentos necesarios para el buen desempeo
de sus actividades, los cuales quedan bajo su custodia hasta la
terminacin de este contrato.
SEGUNDA. El PRESTADOR acepta y se compromete a realizar las
actividades que el PRESTATARIO determine, las cuales sern
eventuales y transitorias, para lo que deber aplicar toda su
capacidad y conocimientos para cumplirlas de manera satisfactoria,
as como guardar una conducta tica durante la vigencia del contrato.
El PRESTADOR se obliga a desempear sus actividades en el lugar o
lugares en los que se requieran de sus conocimientos y capacidades,
incluso en el domicilio del PRESTATARIO, los cuales deber ejecutar
de acuerdo con las clausulas pactadas en este contrato. Por su parte,
el PRESTATARIO se obligar a cubrir los honorarios correspondientes
a cambio de la prestacin de los servicios.
TERCERA. DESEMPEO DE LAS ACTIVIDADES. El PRESTADOR
adecuara el desempeo de sus actividades a los horarios que se le
indiquen en el lugar o lugares que se requieran para el cumplimiento
de este contrato. Por lo tanto, las actividades deber desarrollarlas de
conformidad con las necesidades del PRESTATARIO.
EL AUDITOR
-------------------------------------------------TESTIGO
TESTIGO
-------------------------------------------------
Visin global del negocio objeto de don julio, con tacto para fijarse tareas
en lo material,
Concebir la planeacin como una cultura para lograr los resultados y poder
administrar la auditoria con calidad.
ANTECEDENTES
1.3 VISION
Ser reconocidos como una empresa slida y profesional, con calidad y
principios ticos, que ofrece un servicio y producto de excelencia.
Logrando ser una empresa altamente productiva, innovadora,
competitiva dedicada para la satisfaccin plena de los clientes.
1.4 FILOSOFA
Procurar la satisfaccin de la sociedad mediante la venta de
productos de consumo rpido de calidad y precios accesibles, con una
atencin amable y personalizada.
1.5 PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES
DON JULIO S.A, guiar y desarrollar sus procesos por medio delos
siguientes principios y valores:
PRINCIPIOS
VALORES
MARCO LEGAL :
ORGANIGRAMA ESTRUTURAL
CONTADOR
AREA DE
AUXILIAR
CONTABLE
GERENT
E
GENERA
AREA DE VENTAS
ASESOR DE
VENTAS
PROCESO DE PRODUCCION
SERVICIO
GESTACI
AREA DE
ON
PRODUCCION
VENTA DE
ASESOR DE
GRANJAS
VENTAS DE
DEPTO
NATALIDAD
PARTO
LACTACIN
DEPTO DE
SELECCON
DE
ENGORDE
REEMPLAZOS
DESTET
OFICINA DE
LIMPIEZA
CRECIMIENTO
DEPTO DE
SACRIFICIOS
RASTRO
INSTALACIONES:
Las instalaciones se construyeron a cielo abierto pues estos animales
se adaptan muy bien a las bajas temperaturas (hasta bajo cero). Sin
embargo, requieren de una buena ventilacin, ya sea que estn en el
exterior o en el interior. En los meses de verano se deben mantener
las jaulas a la sombra, ya que muestran poca tolerancia al calor. En
invierno se coloca un plstico alrededor de la jaula, con espacio en la
base para ventilacin, para resguardar el interior de la humedad y del
viento.
AGUA
El conejo requiere agua limpia y fresca todos los das. La forma de
proveerla vara: recipientes, botellas, sistema de abastecimiento,
cazuelas de barro. Ect. Deben ser lo suficientemente grandes como
ACTIVIDAD
DIRECCION
Calle 12 No.
9-20
Girardt
TELEFONO
S
(57) (1)
835 0482
(57) (1)
8661051
310 203
7093
310 348
1376
Cra. 6 No.
6-27 Local 4
Cajic
(57) (1)
8660332
31159210
08
31230535
11
UNIAGRO
FUNZA
Veterinarias
Agropecuaria
Productos Agrcolas
Cocentrados
Direccin:
Calle 14 No
9 77
esquina
Funza
- Zootecnistas
- Avicultura
- Mascotas
- Ganadera
- Alimentos y
Accesorios para
Mascotas
Telfono(
s) : (57)
(1)
8262910
(57)
32080236
15
RAZAS DISPONIBLES
DON JULIO siempre ha tenido un inters especial por mantener razas
escasas y no permitir que muchas razas, cuyo nmero poblacional
estaba decreciendo, se desaparecieran de Colombia. Gracias a ello,
contamos con las razas a continuacin:
NUEVA ZELANDA BLANCO, NEGRO: Raza crnica por
excelencia. color homogneo bien sea blanco o negro.
MATRIZ DOFA
Tomando del estudio del plan de negocios, se plasma el DOFA.
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
Poco conocimiento en el
Sector
con
pocos
mercado
competidores directos
Poca
tecnificacin
y
Se
puede
crear
una
estudios
estrategia
de
Mano de obra no calificada
comercializacin y difusin
Insuficiencia en los canales
con una libre travesa el
de distribucin
cual proporcionara
un
Mayor posicionamiento de
buen posicionamiento
otras carnes y marcas de la
Costos de mano de obra
competencia
bajos
FORTALEZAS
AMENAZA
Un producto que posee
La competencia indirecta
altos
ndices
nutritivos
representa mas del 94 %
vitaminas y minerales.
del consumo total de
carnes
Altos
ndices
de
Bajos
ndices
de
reproduccin
profesionalizacin de la
Poca rea utilizada para
ocupacin
infraestructura
Falta
de
fuentes
de
informacin
No se conocen gremios o
asociaciones
Escasez de medios de
difusin
PLANEACION
Para realizar la auditoria Don Julio, se requiere en primera medida
enfocar el trabajo en las reas importantes donde se pretenda
hacer un anlisis exhaustivo, para obtenerlo se requiere apoyo o
ayuda del gerente y sus colaboradores en proporcionar los accesos
de informacin y los instrumentos documentales internos para que
se pueda realizar eficazmente la auditoria.
OBJETIVO
Analizar y evaluar los procesos y procedimientos administrativas
como: organizacin, produccin, financiera y de ventas, por medio
de la deteccin de procedimientos irregulares, anomalas que
afecten el buen ejercicio de la misma.
FACTORES
La auditoria se concentro en los siguientes puntos para evaluarla a partir del
Proceso administrativo:
PLANEACION:
Visin
Misin
Objetivos
Metas
Procesos
Procedimientos
ORGANIZACIN:
Estructura organizacional
Divisin y distribucin de funciones
Recurso humano
DIRECCIN:
Liderazgo
Comunicacin
Toma de decisiones
Creatividad e innovacin
CONTROL:
Naturaleza
Proceso
Calidad
ELEMENTOS ESPEFICOS:
Exportacin
Investigacin y desarrollo
Marketing
Recurso financiero y contabilidad
Servicio a clientes
DIAGNOSTICO PRELIMINAR
INSTRUMENTACION
RECOPILACION DE LA INFORMACION
La realizacin de la informacin se realizo bajo las herramientas normalmente
utilizadas para ello. La obtencin de la informacin se capto con base en dos
opciones como: la obtencin de la informacin por medio del testimonio que
proporcione el gerente de la empresa sobre aspectos constitucin, estructura,
valores, misin, visin, proceso de produccin y en otros conceptos
relevantes.
El resto de la informacin ser captada por el equipo auditor en cedulas para la
deteccin y registro de hallazgos y evidencias, entras otros aspectos.
TECNICA DE RECOLECCION
El equipo auditor decidimos aplicar las siguientes tcnicas mas utilizada para
su fcil y rapidez para obtener la informacin imprescindible.
Investigacin documental
Observacin directa
Entrevista
Cuestionarios
Cedulas
MEDICION
Esta actividad se baso en los siguientes indicadores
PROPOSITO ESTRATEGICO: DEFINIR EL MARCO DE ACTUACION DE
LA ORGANIZACIN
VISIN:
INDICADORES CUALITATIVOS
-
INDICADORES CUANTATIVOS
Empleados que la conocen
Total de empleados
Empleados que la comparten
DISEAR E INSTRUMENTAR
EL
FUNCIONAMIENTO
DE
LA
LA
INDICADOR CUANTITATIVOS
reas descentralizadas
Total de reas
INDICADORES CUALITATIVOS
-
Empleados
Nmeros de reas
Funciones definidas
Total de reas
Tareas realizadas
Total de reas
Tareas realizadas
Funciones definidas
RECURSOS HUMANOS
INDICADORES CUALITATIVOS
Precisin con que determine el sistema formal de gestin de talento
Grado en que se consideran tales recursos como el capital intelectual.
INDICADORES CUANTITATIVOS
Movimientos de personal
Total de personal
Fuentes de reclutamiento
Inventario de informacin
Personal de nivel operativo
Total de personal
Personal temporal
Total de personal
Personal capacitado
Cursos de capacitacin
PARA REGULAR
LA GESTION
DE
LA
TOMAS DE DECISIONES
INDICADORES CUALITATIVOS
Grado en el que se le reconoce la facultad para identificar y resolver
situaciones para conseguir los resultados esperados
INDICADORES CUANTITATIVOS
Decisiones no programadas
Total de decisiones
Alternativas de decisin posibles
Total de alternativas
Mtodos utilizados en la toma de decisiones
Mtodos definidos
Medicin del progreso de las acciones en funcin del desempeo
CALIDAD
INDICADORES CUALITATIVOS
Modo en que contribuye a hacer de la mejora continua un habito
INDICADORES CUANTITATIVOS
Procesos enfocados en la calidad
Total de procesos
Certificados de calidad obtenidos
Certificado de calidad requeridos
DESPLAZAMIENTO Y UBICACIN DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
INDICADORES CUALTITATIVOS
Modo en que aumenta el conocimiento del mercado y la capacidad
competitiva de la organizacin
INDICADORES CUANTITATIVOS
Estrategias comerciales
Estrategias de negocio
Fuerza de ventas
Total de personal
Ventas netas
Fuerza de ventas
(Ximena los indicadores se pueden dejar asi, cuando yo estuve mirtando lo de
calidad hay cosas que osn sencillamente asi. Lgicamente lo que cambia son
los resultados de los mismos..en algunas empresas se cumplen otras no l
porfesora no puede pedir que nos inventemos lo que ya existe..lo que se
puede es inferir como si se hubiera hecho una evaluacin de resultados sobre
ellos) si quiere djelo as, hoy que vaya a la funadcion voy a sacar el libro que
manejaba halla.
PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo se utilizo las notas, donde el equipo auditor llevo un
resumen de lo ocurrido durante el proceso para obtener la informacin
necesaria para la auditoria.
EVIDENCIA
En las visitas que se realizaron se comprob:
Mantenimiento
Para mantenerlos en buenas condiciones sus jaulas y casillas deben estar
limpias, esto es, deben ser higienizadas una vez por semana. El uso de virutas
de madera o turba en el piso de la jaula es una medida adecuada para eliminar
el olor de amoniaco de la orina. En sntesis: buena comida e higiene.
PROCESO PRODUCTIVO
Diagrama de la produccin de carne de conejo y su uso para la reinversin de
capital:
SERVICI
GESTACI
PARTO
LACTACI
DESTE
SELECCIN DE
REEMPLAZOS
CRECIMIEN
TO
SACRIFICI
VENTA DE
CARNE
VENTA DE
PIELES
INGRESOS
ALIMENTACI
COMPRA DE
INSUMOS
COSTALES DE
ABONO
SUELDOS Y
GANANCIAS
DEL DUEO
INGRESO POR
COSTALES
OBSERVACION DIRECTA:
El lugar que est ubicada es una zona rural del municipio de La Calera,
Cundinamarca, Colombia en lo cual es un buen ambiente para la cra de
los conejos.
Digestivos
Diarreas
Crecimiento exagerado de los incisivos
Parasitosis
Desnutricin
Respiratorias
Neumonas
Rinitis
Locomotores
Podidermatitis
Fracturas
Trastornos nerviosos
Toxemia de la preez
Toxopalmosis
Tegumentarios
Sarna
Cada excesiva de pelo
Oculares
Conjuntivitis
Reproductivos
Gestacin ectpicas
Baja fertilidad
Canibalismo
Abortos
Mala atencin segn el tipo de enfermedad
CEDULA DE OBSERVACION
DON JULIO S.A.
AREA AUDITADA:PRODUCCION
TIPO DE
AUDITORIA:ADMINISTRATIVA
OBSERVACION
RECOMENDACIONES
ELABORADO POR
FECHA
EQUIPO AUDITOR
CEDULA DE HALLAZGOS
DON JULIO S.A.
AREA AUDITADA:PRODUCCION
TIPO DE
AUDITORIA:ADMINISTRATIVA
CONDICION
CRITERIO
CAUSA
ELABORADO POR
FECHA
EQUIPO AUDITOR
CEDULA DE SEGUIMIENTO
DON JULIO S.A.
AREA AUDITADA:PRODUCCION
TIPO DE
AUDITORIA:ADMINISTRATIVA
OBSERVACION
ORIGINAL
RECOMENDACIONES
ORIGINALES
SITUACION ACTUAL
RESPONSABLE
CAUSA
ELABORADO POR
FECHA
EQUIPO AUDITOR
CUESTIONARIO
El desarrollo de los cuenstionarios se realiza teniendo en cuenta cada unoel
proceso administrativo:
CUESTIONARIO AREA ADMINSTRATIVA DON JULIO S.A.
1. Quien es el responsable del proceso de planeacin en la
organizacin?
2. Cual es el nivel jerrquico de la organizacin?
GERENCIA
1. Como contribuye la labor de la direccin en el desarrollo estratgico de
la organizacin?
2. Estn definidas claramente las funciones de la direccin?
3. Interacta la direccin con las dems reas de la empresa?
4. Como es la comunicacin de la direccin con las dems reas de la
empresa?