El documento describe diferentes tipos de valor que pueden tener los documentos, incluyendo valor inmediato, valor administrativo, valor legal, valor contable, valor técnico, valor mediato o secundario (que incluye valor predecible o evidencial y valor no predecible), valor fiscal e histórico, y valor jurídico. También explica que la organización de archivos es importante para lograr la eficacia administrativa ya que los documentos producidos por las entidades no solo son testimonio de su existencia sino también una referencia para la toma de decisiones.
El documento describe diferentes tipos de valor que pueden tener los documentos, incluyendo valor inmediato, valor administrativo, valor legal, valor contable, valor técnico, valor mediato o secundario (que incluye valor predecible o evidencial y valor no predecible), valor fiscal e histórico, y valor jurídico. También explica que la organización de archivos es importante para lograr la eficacia administrativa ya que los documentos producidos por las entidades no solo son testimonio de su existencia sino también una referencia para la toma de decisiones.
El documento describe diferentes tipos de valor que pueden tener los documentos, incluyendo valor inmediato, valor administrativo, valor legal, valor contable, valor técnico, valor mediato o secundario (que incluye valor predecible o evidencial y valor no predecible), valor fiscal e histórico, y valor jurídico. También explica que la organización de archivos es importante para lograr la eficacia administrativa ya que los documentos producidos por las entidades no solo son testimonio de su existencia sino también una referencia para la toma de decisiones.
Es aquel que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir a los involucrados en el tema o asunto. VALOR ADMINISTRATIVO: Aquel que posee un documento para la administracin que lo origin o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. VALOR LEGAL: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de prueba ante la ley. Lo tienen los documentos dispositivos del estado que afecten el orden general. Los documentos testimoniales que sustenten derechos reales como una escritura pblica, los contratos pactados, con todos los requisitos. CONTABLE: existe en los documentos que expresan movimiento de dinero. TCNICO: lo tienen los documentos sustantivos o caractersticos de cada institucin, como las historias clnicas para los hospitales, los expedientes para los juzgados, los planes de estudio para las universidades. Valor mediato o secundario Es el que tienen los documentos una vez terminen el valor primario. Se conservan permanentemente e interesan a los investigadores de informacin del pasado o retrospectiva. Se divide en: PREDECIBLE O EVIDENCIAL: Es el que poseen ciertos tipos de documentos o series, que permiten determinar su inters para la investigacin o la historia, desde el momento de su produccin, como los planos de un edificio. NO PREDECIBLE: Es el que se basa en el tema o asunto, ms que en el tipo documental o la serie. Lo tienen los documentos que dan noticias del acontecer diario, la vida rutinaria y de los sucesos extraordinarios. VALOR FISCAL: Aquel que tienen los documentos para efectos tributarios o que son importantes para el fisco. VALOR HISTRICO: Es aquel que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva, surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Es igual al Valor Secundario. VALOR JURDICO: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho comn. La organizacin de los archivos es el punto de partida para lograr la eficacia y modernizacin administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades, no son solamente el testimonio de su existencia sino el referente para la toma de decisiones. Segn el Reglamento General de Archivos establecido por el Archivo General de la Nacin: Archivo es uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin
pblica o privada en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio o informacin para la persona o institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia. La anterior definicin destaca que archivo no es simplemente un montn de papeles acumulados indiscriminadamente si se tiene en cuenta adems, que la finalidad de los archivos es controlar la documentacin y dar la informacin a los usuarios en forma adecuada y oportuna, se hace necesario organizar los documentos atendiendo a los principios rectores de la archivstica moderna. Los principios de la organizacin archivstica de los fondos documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales estn dados por la oficina productora de los mismos y son producidos en una relacin causa-efecto. Ejemplo: Una cuenta de cobro por obras realizadas ilustra el orden original que deben conservar los documentos dentro del expediente. Ejemplo: a. Formatos de cuenta de cobro b. Autorizacin de pago c. Contrato d. Recibos y/o facturas de costos de materiales e. Plizas de cumplimiento, anticipo y calidad f. Actas de entrega y recibo de la obra