Procedimientos y Procesos

Las organizaciones necesitan recursos tcnicos

con los cuales precisen los

elementos necesarios para lograr efectuar las funciones de manera lgica y

coherente.
Y las herramientas bases para lograr alcanzar los objetivos antes planteados son los
diagramas de flujo y mapas de procesos. De ellos, se pueden nombrar dos aspectos
fundamentales, en calidad de una tcnica de anlisis permiten esquematizar en
forma ordenada y detallada operaciones, actividades, funciones procesos de
unidades administrativas tambin permiten saber que formato y mtodos utilizan
para determinar la responsabilidad en la ejecucin, control y evaluacin. Mientras
que como segundo aspecto se podra mencionar el de herramienta de estrategia la
cual eleva el desempeo de la fuerza de trabajo as como logra una economa en la
produccin, mejora la coordinacin con grupos de inters y acumula capacidades
distintivas que dirigen al logro de ventajas sustentables.
Diagramacin
Pero para llegar a utilizar estas importantes herramientas se debe tomar en cuenta
que todo posee un inicio, la diagramacin es el principio de todo. El concepto es
muy claro, se trata de representar de manera grfica hechos, situaciones
movimientos, relaciones o fenmenos de todo tipo por medio de smbolos que
despeja el panorama de la interrelacin entre distintos factores as como unidades
administrativas y an ms la relacin causa-efecto entre ambas partes.
Resulta ser un elemento de juicio invaluable para individuos y organizaciones pues
perciben de manera analtica y detallada la secuencia de una accin lo que conlleva
a fortalecer la capacidad de decisiones. Y en las organizaciones concede el
seguimiento a sus operaciones, ya que puede descomponer en partes los procesos
que resultaren complejos, facilita la comprensin y finalmente aporta al
fortalecimiento de la dinmica organizacional as como simplificar trabajo.
Smbolos usados en los diagramas de flujo
Si un diagrama de flujo se presenta con el lenguaje grafico incoherente e inaccesible
transite un mensaje deformado lo que impide la comprensin del proceso, es all
donde radica la importancia de contar con simbologa con significado preciso y
establecer reglas claras en su utilizacin.

Existen instituciones que elaboran smbolos de diagramacin las cuales se emplean

de manera internacional:
1. American Society of Mechanical Engineers (ASME), los smbolos creados por
esta entidad son aceptados mayormente en reas de produccin aunque no
con mayor frecuencia en diagramacin administrativa ya que su alcance se
enfoque ms a la ya antes mencionada.
2. American National Standar Institude (ANSI), la simbologa desarrollada por
esta sociedad se basa esencialmente en representaciones para el flujo de
informacin del procesamiento electrnico de datos pero existen smbolos
usados en diagramas administrativos.
3. International Organization for Standarization (ISO) la simbologa desarrollada
es de apoyo a la garanta de consumidores y clientes en base a la ISO
9000:2000
4. Instituto Alemn de Estandarizacin, Deutsches Institut fur Nurmung e.V.
(DIN) la simbologa desarrollada en basa en el manejo de informacin y va de
la mano con la familia de las normas ISO.
Pese a que logramos ver una gama de simbologas desarrolladas de manera
normativa tambin existen aquellas que sin una certificacin rigurosa son
empleadas en las organizaciones pues resultan ms verstiles como es el caso de
los diagramas integrados de flujo (DIF) los cuales son una representacin grfica de
modelos fsicos y comunicacin de un proceso, los dos estilos que resaltan son:

Yourdon-De Marco
Gane & Sarson

Ventajas de la tcnica de diagramacin

De uso
Facilita llenado y lectura en cualquier nivel jerrquico
De destino
Permite a los involucrados en los procedimientos, el identificar y realizar
adecuadamente sus labores.
De aplicacin
Debido a la sencillez en su representacin hace que poner en marcha las
operaciones sea ms accesible.
De comprensin e interpretacin
Puede comprender todo el personal o de otras organizaciones.
De Interaccin

Permite acercamiento y coordinacin entre diferentes unidades, reas u

organizaciones
De Simbologa
Disminuye complejidad grfica, los colaboradores pueden proponer ajustes e incluso
simplificacin de los procedimientos utilizando smbolos correspondientes.
De Diagramacin
Por su elaboracin en el menos tiempo al no requerir plantillas o recursos
especiales de dibujo.
Recomendaciones para el uso y aplicacin de smbolos
Ilustracin

No mezclar varias lneas de entrada y salida del mismo lado del smbolo.
No debe haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos.
El smbolo de decisin es el nico que puede contener ms de una lnea de

salida.
Las lneas de unin son representadas por lneas rectas aunque si existe la

necesidad se podrn usar ngulos rectos.

En la presentacin se debe cuidar del tamao de los smbolos, estos deben
ser uniformes, solo en casos excepcionales puede considerarse resaltar
alguno.

Contenido o Uso

El contenido del smbolo debe redactarse en frases breves y sencillas.

En un smbolo terminal, reconozca una unidad administrativa se deber
incluir el nombre completa de esta, si en caso solo se colocan las iniciales es
importante colocar una nota al pie de pgina identificando la unidad de

manera completa.
El smbolo de documento debe tener el nombre original de la forma o reporte

del que se est tratando.

De existir varios ejemplares de un documento original cada uno contendr
dgitos 1, 2, etc. (en el caso de las copias) y la letra O para el documento
original, tambin es recomendable hacer una anotacin en el extremo inferior

derecho del smbolo.

El smbolo conector puede ser numrico y alfabtico pero debe ser igual en

conectores de entrada y salida.

De existir ms de un conector es necesario colocar color al smbolo o al
contenido para una fcil ubicacin. Otra alternativa vlida es colocar antes o

despus del conector las nombre de la unidad administrativa, operacin, etc.

en donde este el conector de destino.

Se recomienda que el contenido del conector de pgina sea numrico y el
smbolo que indica el destino lleve el nmero de pgina donde contine el
diagrama y de igual manera para el smbolo de procedencia solo que este
deber contener el nmero de pgina del cual proviene.

Clasificacin de los diagramas de flujo

Por su amplia utilizacin y adaptacin a necesidades particulares, estas pueden
presentar diversas variantes sea en forma y ttulos:
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Que indican sucesin de hechos.

Con escala de tiempo.
Que indican movimiento.
Por su presentacin.
Por su formato.
Por su propsito.

Que indican sucesin de hechos

Cursograma sinptico del proceso: cuadro general de sucesin de operaciones e
inspecciones en un proceso sin que se tome en cuenta quien las ejecuta y donde.
La preparacin del diagrama resulta muy sencillo ya que en este solo se utilizan
smbolos de operacin e inspeccin en las cuales se aade una nota sobre su
naturaleza y el tiempo fijado para la operacin.
Cursograma analtico: aqu se muestra la trayectoria sea de un producto o
procedimiento y seala con un smbolo todos los hechos que estn sujetos a
examen. Resulta muy eficaz para perfeccionar mtodos as como amplia a que la
visin se torne panormica en cuanto a lo que sucede. Aqu se pueden dar tres
variantes:

El operativo, diagrama de lo que hace la persona que trabaja.

El material, diagrama de la forma en que se manipula o trae el material.
El equipo o maquinaria, diagrama de cmo se emplea el equipo o
maquinaria.

Diagrama bimanual: se establece una actividad de la mano o extremidad del

operario con la cual se establece la relacin que existe entre la ejecucin de la tarea
y las extremidades descritas.
Con escala de tiempo
Diagrama de actividades mltiples: registro de actividades de varios objetos de
estudio (operario, maquinaria o equipo) en concordancia con una escala de tiempo

que muestra la correlacin entre ellas. La deteccin del tiempo improductivo es un

beneficio palpable que permite reducir, suprimir, modificar y saber a quin afecta el
perjuicio. Resulta una herramienta muy til para la organizacin de equipos durante
la produccin en serie, en mantenimientos donde no puede detenerse una maquina
ms de lo requerido o determinar cuntas maquinas puede atender un operario o
grupo de estos.
Simograma o Diagrama de movimientos simultneos: es la representacin en
micro movimientos del cursograma operario para el cual utiliza operaciones de corta
duracin que son ejecutadas con rapidez, en ellos se incluye un anlisis
cinematogrfico es decir que se componen a partir de pelculas y en cualquier punto
de la grabacin puede detenerse o proyectarse en cmara lenta, son registrado
junto con la escala de therbligs 1. Cada movimiento es registrado en unidades de
tiempo llamados guios (1/2000 de minuto) los cuales son contados mientras se
rueda la pelcula.
Que indican movimiento
Diagrama de recorrido o circuito: plano de la zona de trabajo elaborado a escala
en el que se muestra la posicin de mquinas y puestos de trabajo, se trazan
movimientos del producto y sus componentes; mediante los smbolos se expresan
las actividades que se efectan en cada punto
Diagrama de hilos: al igual que el diagrama de recorrido es un plano a escala pero
en el que se sigue y mide mediante un hilo movimientos de trabajadores, materiales
y equipos en una sucesin de hechos por lo cual conlleva a representar la
frecuencia de movimientos entre puntos lo que permitir establecer la distancia
recorrida. Entre el diagrama de hilos y de recorrido existen el mismo objetivo,
disminuir las distancias recorridas.
Ciclograma: variedad de un trayecto trazado por una fuente luminosa contina en
fotografa estereoscpica. Se coloca una luz en el casco a la persona cuando
recorre su trabajo.

1 Inventados a principios del siglo XX por los ingenieros industriales Frank y

Lilian Gilbreth, expresan movimientos del cuerpo humano en el lugar de trabajo
y las razones de actividad mental se relacionan con ellos. Son 18 y cada uno
tienen una letra, color y smbolos distintivos.

Cronociclograma: variedad del ciclograma, difiere en que la luz colocada ser

intermitente y la serie de trazos quede en forma de lgrimas, la punta sealara la
direccin y los espacios la velocidad el movimiento.
Grfico de trayectoria: tcnica de registro ms gil y cmoda, incluye un cuadro
que consta de datos cuantitativos de movimientos ya sean de trabajadores, material
o equipo sea entre cualquier espacio de tiempo y nmero de lugares. Este siempre
se cuadricula y cada uno de ellos representa un puesto de trabajo, la numeracin es
de izquierda a derecha en la parte superior y de arriba abajo en el lateral izquierdo,
con una diagonal de la esquina superior izquierda a la esquina inferior derecha.
Por su presentacin
De bloque: procedimientos presentados en trminos generales para destacar
ciertos aspectos. Muy til para efectuar presentaciones.
De detalle: procedimientos presentados en su mnima expresin. De mucha utilidad
para capacitar personal, supervisar labores, etc.
Por su formato
De formato vertical: el flujo o la secuencia va orientado de arriba abajo y de
derecha a izquierda.
De formato horizontal: el flujo o la secuencia va orientado de izquierda a derecha
de forma descendente.
De formato tubular o panormico (columnar): el flujo o la secuencia en su
totalidad se presenta en una sola carta y cada puesto correspondera en una
columna por unidad administrativa. Basado en el formato vertical, es el ms
recomendado por tener un procedimiento sencillo de comprender.
De formato arquitectnico: se muestra de manera objetiva el movimiento o flujo de
personas, formularios o materiales aunque tambin puede presentar secuencias de
operaciones a travs del espacio del trabajo. Puede ser graficado con flujo de
operaciones en ms de un plano.
Por su propsito
De forma: se ocupa de documentos o reportes con poca descripcin en las
operaciones. Tambin puede darse la situacin en la cual mediante smbolos se
resea secuencia de operaciones por la que se superan diferentes ejemplares de un
formulario a travs de diversos puestos o unidades, desde su origen hasta el archivo
final.

De labores o diagrama abreviado de proceso: indica por smbolos de flujo o

secuencias de operaciones, quien las hace o en donde y en que consiste. Se usa el
formato vertical.
De mtodo: se muestra la secuencia de las operaciones, personas a efectuar el
trabajo, y manera de efectuar la operacin. Muy til para adiestrar personal de
recursos humanos y el formato que se utiliza en esta herramienta es el vertical.
Analtico: muestra similitud que el de mtodo con la diferencia de que no solo
muestra una descripcin de cada elemento involucrado sino para que sirve cada
uno de las operaciones en el procedimiento. Cundo se considera importante se
consigan el tiempo empleado, distancia recorrida y observaciones complementarias.
El formato usado para este diagrama es el vertical.
De espacio: indica el espacio de desplazamiento de una forma o persona durante
las operaciones del procedimiento o parte de este. Es de mucha utilidad de emplear
simbologa de la norma ASME para registrar la operacin ejecutada en cada
estacin as como el tiempo de consumo y de traslado. Para este diagrama se utiliza
el formato arquitectnico de un solo plano y el tridimensional.
Combinados: en su utilizacin pueden darse ms de un diagrama en forma
integrada.
De representacin con ilustraciones y texto: muestra secuencia de operaciones,
formas de ejecucin, donde se hacen y su utilidad, por medio de dibujos y anotacin
que sustituye la simbologa. Resulta una herramienta exequible ya que la
descripcin del procedimiento resulta muy fcil.
Diagrama con diseo asistido por computadora: manejo de informacin
ejecutada por medio de recursos grficos clsicos, figuras geomtricas y textos.
Logra un juego entre variables y opciones de representacin muy verstil y rico en
contenido.
Los equipos de cmputo apoyan el tipo de diseo sin importar la naturaleza de las
grficas o simbologas seleccionadas. Otra forma muy utilizada para representar
esta herramienta es la diagramacin matricial, ya que se puede apreciar la relacin
entre actividades, unidades que intervienen y las formas que se utilizan. La
especificacin del flujo va de una unidad a otra (izquierda a derecha) en modo
progresivo y secuencial.
Diagramas Alternos

La simbologa de normas ISO 9000 y DIN permite homogenizar y fortalecer

sistemas de administracin que garantice calidad en productos optimizando el
empleo de recursos en los procedimientos. Mientras que los smbolos DIF
simplifican las representaciones es decir muestra el flujo entre los productos fsicos
y la relacin con el entorno.
La utilizacin de una norma u otra e incluso su combinacin radica meramente en
las necesidades que se deban satisfacer al momento del desarrollo de la
diagramacin.
Herramientas de Evaluacin y Control
Para evaluar la disposicin del uso de procedimientos se utilizan las siguientes
herramientas:

Check List: listado con cobertura de aspectos considerados para garantizar

eficacia.
Indicadores para diagnosticar comportamiento: cualitativos

Procesos
Mapas de Procesos
Tambin conocido como trazo de mapas de proceso, mapeo de procesos o mapeo
es la representacin grfica de procesos que pueden ser fsicos, inclusin de
papeleo, efectuarse en computador o representar una secuencia lgica de eventos e
incluso se pueden presentar los cuatro casos en un solo proceso.
Pueden ser representados por smbolos de flujograma de ingeniera de operaciones
y de administracin y mejora de la calidad del proceso (DO). La diagramacin con
smbolos DO posibilita compactar informacin e integrar la relacin operacinfuncion con claridad.
Mapeo Alterno de Procesos
La variante entre mapas de procesos es alta y en la prctica su utilizacin va desde
ventajas en cuanto a la sencillez en la representacin flujos de datos y asociacin
con su contexto de una manera ms clara.
Mapa de procesos por tubos: procesos que desagrega eventos en orden
secuencial y en etapas especficas.
El mapeo es mediante lneas y crculos de estacin es decir conexiones curvas en
donde las lneas; con ngulos de 0,45 y 90 grados; se unen. El espacio es
equidistante y se usan colores para diferenciar. Si un proceso o paso fundamental
se divide es necesario trazar un circulo e intercambio (circulo doble).

Mapas de procesos multilinea: representan un proceso que interrelaciona eventos

por lneas de accin. Mapea con lneas y crculos de estacion que interrelacionan
variables (personas, tiempo, ubicacin, dinero, tecnologa, flujo de trabajo, etc.). Las
lneas pueden cruzarse o alinearse en distintas direcciones y ngulos pero de haber
un cruce de eventos es necesario usar crculos ms grandes.
Modelado de Datos
Un mapeo puede complementarse con la tcnica del modelado de datos, misma que
surge de la necesidad de manejar datos como un archivo, aunque esta tcnica no
sustituye en ningn caso al mapeo pues su objetivo es la comprensin la relacin
entre elementos de los datos y los vnculos de la series en lo que los elementos
pueden estar presentes. Con lo cual se logra aumentar la eficiencia en la captura,
propiedad y distribucin de datos evitando duplicidad y superposicin manteniendo
el valor de los datos como un activo.
Modelado para una Organizacin
La tcnica de trazado de mapas de procesos apoya la integracin de sistemas y
bases de datos como punto de partida para el desarrollo de aplicaciones
computacionales, tal como es el caso del mtodo IDEF (international Definition) el
cual consiste en describir cada proceso o actividad como una combinacin de
procesos, entradas, controles y mecanismos; es decir desagrega paulatinamente un
proceso completo para llegar a detalle necesario y hacer los cambios necesarios.
Herramienta que permite un anlisis de procesos, facilita el trazo rpido en orden
secuencia y elimina trabajo innecesario.
La precisin el nivel de estudio se pueden desarrollar mapas de procesos integrados
que pueden incluir fuentes de informacin estructurada sean mdulos o pasoso
lgicos los cuales lleven a resultados especficos.
Simulacin de Procesos
Conocida como SIMAN/CINEMA desarrollada para aplicaciones de manufactura y
logstica. SIMAN es un lenguaje de simulacin orientado a sucesos que utilizan para
describir

elementos

de

un

proceso

como

las

maquinarias,

operarios,

almacenamiento, carros, piezas de trabajo. Por otro lado CINEMA es una

herramienta de animacin, la cual crea una imagen visual de la solucin mediante
representacin de un panorama general del sistema simulado.
En el desarrollo de la animacin existen tres fases:
1. Identificar el objetivo y la simulacin que van a emprenderse.

2. Crear un modelo valido y comprobable.

3. Experimentar con el modelo para explorar diferentes escenarios.
El objetivo principal es verificar el uso del concepto JIT (Just In Time) y permite
obtener estadsticas comparativas en la cual se escoge las alternativas ms idneas
de operacin.
Pese a que la simulacin se amplia de manera ms expuesta en el campo industrial,
existen sistemas computacional para campos organizacionales como en los bancos,
seguros, etc. aunque difiere en aspectos como el plasmar operaciones de tipo
oficina sean estos juntas, mensajes de fax, correos, clculo de datos, entre otras.
Un simulado que funciona como una estacin de trabajo de alto poder al crear
modelos en el que su diseo utiliza iconos es el SPARKS, y aunque por todos los
procesos que representa este elementos puede integrar a 100 o ms iconos.
Puede mostrar mediante la simulacin de un proceso el comportamiento promedio e
incluso la variabilidad, costos y excepciones lo cual conlleva a un desarrollo de
bases estadsticas de rendimiento operativo para replantear decisiones con mapas
rpidos de todo un proceso adicionando actividades en funcin de un solo objeto.
En la creacin de aplicaciones se puede tomar muy en cuenta las necesidades
especficas del usuario e incluso crear combinaciones de programas para lograr
este propsito.
Otro aspecto que se debe considerar son los recursos de redes de cmputo para la
agilizacin, implementacin del diseo y uso de herramientas virtuales que realicen
simulaciones multidimensionales.
Revisin de Procesos
Con el fin de mejorar desempeos en los procesos es necesaria una revisin
analtica con los siguientes pasos:
1. Analizar el desempeo actual, determinar los procesos que registren
resultados pobres o fuera del marco estratgico.
2. Documentar el proceso, para definir insumos y productos, tareas que agregan
valor y cambios susceptibles de efectuar.
3. Preparar una matriz de reas de fortalezas y debilidades, que permita
escoger estrategias de respuesta.
4. Elaborar un cuadro comparativo de posicin en la industria, equiparar
resultados por sector y giro del negocio.
5. Desarrollar un diagnstico, que permita seleccionar el curso de accin de
hacia a dnde vamos y de atencin a proveedores y clientes.
6. Mapear los nuevos procesos, para implementar mejoras.

7. Disear mecanismos de control, para monitorear y evaluar desempeos.

Herramientas de Evaluacin y Control
Se busca evaluar el impacto de disponer de procesos utilizando las herramientas
como son:

Check List
Indicadores para diagnosticar su comportamiento: indicadores de procesos
cualitativos y cuantitativos.

Resumen
1. Conocer las tcnicas de diagramacin y mapeo logra una adecuada
coordinacin y flujo eficiente de informacin.
2. La representacin grfica de todo tipo de hechos por medio de la simbologa
clarifica la interaccin e interrelacin entre estos y las unidades.
3. La elaboracin de diagramas de flujo necesita un lenguaje coherente y
preciso con el cual se pueda manejar y entender la informacin que produce
la organizacin.
4. Los smbolos de diagramacin avalados que puede utilizarse para los
diagramas son ASME, ANSI, DIN y los no avalados que pueden utilizarse son
DIF y DO.
5. El uso adecuado de dibujos y contenido de los diagramas concede ventajas
de destino, aplicacin, comprensin e interpretacin de la informacin.
6. Los diagramas de flujo se clasifican segn criterios de: sucesin de hechos,
escala de tiempo, movimiento, presentacin, formatos y propsitos.
7. Los procesos se representan en trazo de mapas que pueden ser fsicos,
incluir papeleo, ejecutados por computador, seguir secuencias lgicas de
eventos y todos ellos pueden presentarse juntos en un proceso.
8. La integracin de sistemas y bases de datos en el trazo de mapas puede
estar soportado por aplicaciones computacionales como el IDEF.
9. La simulacin de procesos como herramienta de animacin crea una imagen
visual de la descripcin de elementos del proceso, a esta tcnica se la
conoce como SIMAN/CINEMA.
10. Un simulador especfico es el conocido como SPARKS.
11. Para la evaluacin de procesos y procedimientos se utilizan las herramientas
como son el Check List y los indicadores para diagnosticar comportamientos.
Bibliografa