FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS

ASIGNATURA
DOCENTES
TEMA

: DESARROLLO DE SISTEMAS CONTABLES II

: ING. JAVIER MOREANO CRDOVA
: CREACIN DE CONSULTAS E INFORMES EN UNA BASE DE
DATOS CON ACCESS

MICROSOFT ACCESS
1. OBJETIVO
Identificar las ventajas de las consultas e Informes en una base de datos
Optimizar la consulta de informacin
Diferenciar los tipos de consultas

Disear diferentes tipos de consultas e informes en una base de datos

2. TEORA
2.1. Que es una consulta?
La consulta permite seleccionar los registros que cumplen unas determinadas condiciones para hacer
modificar, aadir datos, reemplazar datos existentes, eliminar registros, etc.
Las consultas son un tipo de objeto de Access que puede utilizarse para distintas tareas. Entre las ms
habituales estn las de examinar, modificar y analizar los datos de una o varias tablas de una base de
datos. Por otro lado, las consultas pueden utilizarse tambin a modo de tablas, como origen de registros
para crear formularios e informes. As, las tablas originales conservan su funcin de almacn de datos
bsico, mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de
tarea. Qu tipo de consulta puedo crear? Utilizando el asistente:

Consulta de seleccin sencilla.

Consulta de tabla de referencia cruzadas.

Consulta de bsqueda de duplicados.

Consulta de bsqueda de no-

coincidentes. Sin asistentes:

Consulta de seleccin

Consulta de parmetros

Consulta de tabla referencia cruzada

Consulta SQL (unin. Paso a travs, definicin de datos, subconsultas)

Consultas de accin(Creacin de tabla, eliminacin, datos anexados, actualizacin)

Consulta Auto bsqueda

Qu pasos se sigue normalmente para crear una consulta?

En la creacin de una consulta siempre requiere realizar las siguientes acciones:

Abrir la consulta

Agregar las tablas implicadas

Agregar los campos deseados a cada tabla

En la cuadrcula QBE, en la que se incluyen los campos a mostrar y los criterios de ordenacin y bsqueda.
Los criterios se introducen haciendo uso de operadores de acuerdo con una serie de reglas establecidas.
Las filas de la cuadricula QBE que se encuentran por debajo de la fila Campo permiten:
Establecer un orden de clasificacin
La fila total, que permita introducir los clculos de resumen.
La fila que muestre el nombre de la tabla al que pertenecen al campo incluido en la consulta. Ser visible si
se encuentra activada.
2.2. Que es un informe?
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para
imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe
slo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar) y en los informes se puede agrupar
ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos. Para crear un informe podemos utilizar
las opciones del grupo Informes, en la pestaa Crear:

Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la
tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegacin.
Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando
los distintos objetos que queremos aparezca en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la
mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y
despus sobre el resultado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del informe.
Etiquetas la cual nos muestra el asistente para etiquetas para poder crear
etiquetas estndar o personalizadas.

Crear Informes Paso a Paso

1) Teniendo el archivo en pantalla vamos a comenzar a trabajar con creacin de
informes.
2) En la pestaa de Crear, grupo Informes le damos un clic al Asistente para Informes

3) Seleccionamos la tabla Contactos, seleccionamos todos los campos y clic en Siguiente

4) En la pestaa de Crear, grupo Informes le damos un clic al Asistente para
Informes
5) En la siguiente pantallita darle clic a Siguiente.
6) En esta pantalla vamos a elegir el criterio de ordenacin, as que damos clic en la
flechita
de la opcin 1 y elegimos el campo IdContacto y clic en Siguiente.

7) En esta pantallita solo cambiamos la Orientacin en Horizontal, la Distribucin en

Columna y damos clic en Siguiente

8) En esta pantallita digitamos el ttulo de nuestro informe como nos aparece y clic en

Finalizar

Y nos aparecer una Vista de nuestro Informe. Sera que este informe satisface la impresin?

3. Desarrollo
a) Crear una Base de Datos Con el Siguiente Diagrama

b) Insertar 10 registros a las tablas

c) Siguiendo con la prctica desarrollar un informe tomando en cuenta la Tabla de Llamadas.

Datos:
Criterio de ordenacin: IdTipoContacto
Distribucin: Justificado
Orientacin: Vertical
Nombre del Informe: Informe de Llamadas
Nos quedara as:

d) Crear una consulta utilizando el asistente de consultas (seleccionar Campos )

e) Realizar otra consulta teniendo los siguientes datos:

Tabla: TipoContacto

Campos: IdLlamada, FechaLlamada, Asunto

a) Crear un Formulario utilizando el asistente de Formularios tomando en cuenta la Consulta
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