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Presentado por
OSCAR DAVID SEPULVEDA GARCES
CODIGO: 1.088.301.785
DANIELA VILLEGAS MEJA
CODIGO: 1.088.298.335
Presentado a
Contenido
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN................................................................. 5
4.1 CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIN Y DE SU CONTEXTO ............. 5
4.2 COMPRENSION DE LAS NECESIDADES
DE LAS PARTES
INTERESADAS ................................................................................................... 7
4.3 DETERMINACIN DEL ALCANCE DE LA NORMA Y APLICABILIDAD ...... 7
4.4 SISTEMAS DE GESTIN DE CALIDAD Y SUS PROCESOS ...................... 8
5 LIDERAZGO....................................................................................................... 10
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO .................................................................. 10
5.1.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO PARA EL SISTEMA DE GESTIN DE
LA CALIDAD .................................................................................................. 10
5.1.2 ENFOQUE HACIA EL CLIENTE ........................................................... 11
5.2 POLITICA DE CALIDAD .............................................................................. 11
5.3
ROLES,
RESPONSABILIDADES
Y
AUTORIDADES
EN
LA
ORGANIZACIN ............................................................................................... 12
6 PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD .......................... 14
6.1 ACCIONES PARA TRATAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES ................... 14
6.2 OBJETIVOS DE CALIDAD Y PLANIFICACIN PARA LOGRARLOS......... 14
6.3 PLANIFICACIN DE LOS CAMBIOS .......................................................... 16
7 SOPORTE .......................................................................................................... 17
7.1 RECURSOS ................................................................................................ 17
7.1.1 GENERALIDADES ................................................................................ 17
7.1.2 PERSONAS .......................................................................................... 17
7.1.3 INFRAESTRUCTURA ........................................................................... 18
7.1.4 AMBIENTE PARA LA OPERACIN DE LOS PROCESOS .................. 18
7.1.5 RECURSOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN .................................... 19
7.2 COMPETENCIAS ........................................................................................ 19
7.5 INFORMACIN DOCUMENTADA .............................................................. 21
7.5.1 GENERALIDADES ................................................................................ 21
7.5.2 CREACIN Y ACTUALIZACIN .......................................................... 21
7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACIN DOCUMENTADA .......................... 22
2
8 OPERACIN ...................................................................................................... 23
8.1 PLANIFICACIN Y CONTROL OPERACIONAL ......................................... 23
8.2 DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS PARA LOS BIENES Y
SERVICIOS ....................................................................................................... 23
8.2.1 COMUNICACIN CON EL CLIENTE ................................................... 23
8.2.2 DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS RELATIVOS A LOS BIENES
Y SERVICIOS ................................................................................................ 24
8.2.3 REVISIN DE LOS REQUISITOS CON LOS BIENES Y SERVICIOS . 24
8.3 DISEO Y DESARROLLO DE LOS BIENES Y SERVICIOS ...................... 25
8.4 CONTROL DE LOS BIENES Y SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE ............................................................................................. 25
8.4.1 GENERALIDADES ................................................................................ 25
8.4.2 TIPO DE ALCANCE DE CONTROL DE PRODUCCIN EXTERNA .... 26
8.4.3 INFORMACIN PARA LOS PROVEEDORES EXTERNOS ................. 26
8.5 PRODUCCIN Y PRESTACIN DE SERVICIO ......................................... 27
8.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIN Y LA PRESTACIN DEL SERVICIO
....................................................................................................................... 27
8.5.2 IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD ................................................... 28
8.5.3 PROPIEDAD PERTENECIENTE A LOS CLIENTES Y PROVEEDORES
EXTERNOS ................................................................................................... 28
8.5.4 PRESERVACIN .................................................................................. 28
8.6 LIBERACIN DE LOS BIENES Y SERVICIOS ........................................... 29
8.7 CONTROL DE LOS ELEMENTOS DE SALIDA DEL PROCESOS, LOS
BIENES Y LOS SERVICIOS NO CONFORMES ............................................... 29
9 EVALUACIN DEL DESEMPEO .................................................................... 31
9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIN, ANLISIS Y EVALUACIN .......................... 31
9.1.1 GENERALIDADES ................................................................................ 31
9.1.2 SATISFACCIN DEL CLIENTE ............................................................ 31
9.1.3 ANALISIS Y EVALUACION ................................................................... 32
9.2 AUDITORIA INTERNA................................................................................. 32
9.3 REVISIN POR LA DIRECCIN ................................................................ 33
10 MEJORA .......................................................................................................... 35
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
SISTEMAS DE GESTION DE
CALIDAD
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN
4.1 CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIN Y DE SU CONTEXTO
Misin
LUMICENTRO es una empresa orientada a brindar a sus clientes productos
elctricos y accesorios de iluminacin de excelente calidad, con el respaldo de
proveedores reconocidos, con un talento humano comprometido con la excelente
atencin y satisfaccin del cliente.
Visin
En los prximos 5 aos ser lderes a nivel departamental y nacional en la venta
de productos elctricos y accesorios de iluminacin, manteniendo el excelente
servicio y la calidad de nuestros productos.
LUMICENTRO
SISTEMAS DE GESTION DE
CALIDAD
CODIGO: SGC-MC-001
PAGINA: 2 de 33
Principios y valores
Los principios corporativos de esta organizacin estn enmarcados en la
satisfaccin de los clientes y en la creacin de un ambiente de trabajo propicio
para sus colaboradores, algunos de estos son:
Servicio: La prestacin de un buen servicio contribuye a la satisfaccin del
cliente y a la permanencia del mismo.
Responsabilidad: El equipo de colaboradores es consciente de la
importancia de cumplir con cada una de sus obligaciones, teniendo en
cuenta que en este principio radica el buen porvenir de la organizacin.
Puntualidad: Ser puntuales en los compromisos adquiridos en la
organizacin es uno de los aspectos ms importantes, de esta manera se
garantiza el cumplimiento de lo pactado y la confianza con el cliente interno
y externo.
Respeto por las diferencias: En esta empresa ninguna persona es
rechazada por su diferencia sexual, religiosa, poltica entre otras, cada uno
es consciente de la existencia de un mundo global enmarcado por muchas
diferencias y se aceptan las mismas.
Valores corporativos
Honestidad: Realizamos todas las operaciones con transparencia y
rectitud.
Lealtad: Somos fieles a la empresa y buscamos su desarrollo y
permanencia en el tiempo.
Liderazgo: Trabajamos con un liderazgo participativo, que promueve el
desarrollo de competencias y el empoderamiento de cada una de las
personas que contribuyen a nuestro desarrollo.
Solidaridad: Somos sensibles frente a la necesidad del otro y actuamos
bajo el principio de la ayuda mutua, mejorando sus condiciones de vida, de
acuerdo a las posibilidades reales.
LUMICENTRO
SISTEMAS DE GESTION DE
CALIDAD
CODIGO: SGC-MC-001
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Partes Interesadas
Clientes: Aquellas personas o instituciones que necesitan suplir
necesidades de aprovisionamiento de material elctrico, elementos de
ferretera y accesorios de iluminacin.
Proveedores: Aquellas instituciones que cumplen con las condiciones y
garantas exigidas por reglamentacin nacional, adicional quienes tienen
las condiciones idneas para proveer un producto de alta calidad.
Accionistas: LUMICENTRO es una empresa unipersonal, es decir,
empresa de un socio nico.
Empleados: Individuos, que hacen parte de LUMICENTRO, que
diariamente ejecutan labores en pro del logro de los objetivos
organizacionales.
LUMICENTRO
SISTEMAS DE GESTION DE
CALIDAD
CODIGO: SGC-MC-001
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Exclusiones
Numeral 8.3.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
SISTEMAS DE GESTION DE
CALIDAD
PAGINA: 5 de 33
ELABORADO POR:
Oscar David Seplveda G.
Daniela Villegas Meja
FIRMA:
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
Ju.
FIRMA:
9
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
LIDERAZGO
5 LIDERAZGO
10
LUMICENTRO
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LIDERAZGO
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LUMICENTRO
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PAGINA: 8 de 33
LIDERAZGO
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LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
PAGINA: 9 de 33
LIDERAZGO
ELABORADO POR:
Oscar David Seplveda G.
Daniela Villegas Meja
FIRMA:
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
Ju.
FIRMA:
13
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
PLANIFICACION DEL SISTEMA
DE GESTION DE CALIDAD
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LUMICENTRO
PLANIFICACION DEL SISTEMA
DE GESTION DE CALIDAD
CODIGO: SGC-MC-001
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LUMICENTRO
PLANIFICACION DEL SISTEMA
DE GESTION DE CALIDAD
CODIGO: SGC-MC-001
PAGINA: 12 de 33
ELABORADO POR:
Oscar David Seplveda G.
Daniela Villegas Meja
FIRMA:
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
Ju.
FIRMA:
16
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
SOPORTE
7 SOPORTE
7.1 RECURSOS
7.1.1 GENERALIDADES
7.1.2 PERSONAS
Teniendo en cuenta que la conformidad de los requisitos del servicio puede verse
afectada por el personal que desempea las tareas dentro del sistema de gestin
de calidad, LUMICENTRO ha diseado formatos que evidencian la descripcin de
cada cargo.
La empresa cuenta con un manual de funciones y responsabilidades, donde se
describe en forma detallada cada uno de los cargos de la empresa.
El gerente general en conjunto con la coordinadora de talento humano son los
encargados de revisar las competencias, educacin, formacin, habilidades y
experiencia que poseen cada uno de sus colaboradores para asi llevar a cabo la
identificacin de los aspectos que perjudiquen directa o indirectamente el Sistema
de Gestin de Calidad.
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LUMICENTRO
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SOPORTE
7.1.3 INFRAESTRUCTURA
LUMICENTRO
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SOPORTE
LUMICENTRO posee los instrumentos y equipos necesarios para cumplir con los
requerimientos de los clientes y as satisfacer adecuadamente las necesidades de
los mismos.
As mismo LUMICENTRO maneja los registros que evidencian revisiones las
peridicas de los instrumentos y equipos de medicin involucrados en la
prestacin del servicio. Ver Cronograma
mantenimiento
de equipos e
instrumentos FO-MC-001
7.2 COMPETENCIAS
Competencia: LUMICENTRO, cuenta con un manual de funciones, en el
cual se evidencia la descripcin de cada uno de los cargos de la empresa,
con la competencia requerida para su buen desempeo.
Ver Manual de Funciones SGC-MF-003.
Formacin: La empresa realiza una capacitacin anual en formacin en
competencias para el buen desempeo de su cargo.
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LUMICENTRO
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SOPORTE
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LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
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SOPORTE
7.5.1 GENERALIDADES
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LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
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SOPORTE
En bsqueda del correcto ejercicio y buen funcionamiento del (SGC) todos los
documentos son controlados, adems de esto se establece un procedimiento para
el mismo
LUMICENTRO tiene establecido el procedimiento para control de registros, SGCPRO-002-2 a travs de estos la empresa evidencia de forma general todos los
aspectos relacionados con la empresa en relacin con los requisitos para el buen
funcionamiento del Sistema de Gestin de Calidad.
ELABORADO POR:
Oscar David Seplveda G.
Daniela Villegas Meja
FIRMA:
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
Ju.
FIRMA:
22
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
OPERACION
8 OPERACIN
8.1 PLANIFICACIN Y CONTROL OPERACIONAL
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LUMICENTRO
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OPERACION
LUMICENTRO
ha determinado como factor principal de competencia y
cumplimiento de las expectativas del cliente, tener en cuenta aspectos como:
Requisitos especificados por el cliente, incluyendo actividades de entrega y
posteriores a la misma.
Requisitos no establecidos por el cliente, pero indispensables para el
correcto funcionamiento.
Los requisitos legales y reglamentarios implicados con el producto.
Requisitos adicionales determinados por la empresa como necesarios.
Los requisitos del cliente se determinan de acuerdo con el Procedimiento
Satisfaccin al cliente SGC-PRO-002-10 y el formato FO-PRO-SCL-1 Encuesta
de satisfaccin.
LUMICENTRO
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PAGINA: 21 de 33
OPERACION
8.4 CONTROL DE
EXTERNAMENTE
LOS
BIENES
SERVICIOS
SUMINISTRADOS
8.4.1 GENERALIDADES
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LUMICENTRO
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OPERACION
LUMICENTRO
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PAGINA: 23 de 33
OPERACION
formato Orden de Compra, esta debe estar autorizada y firmada por el mismo
gerente general. FO-PRO-CSEP-4
Con el fin de controlar todos los factores que puedan afectar directamente la
calidad, LUMICENTRO desarrolla e implementa estrategias que permitan
evidenciar el buen servicio ofrecido como tambin la calidad de los productos
comercializados por la empresa.
Los aspectos relacionados con el control de la prestacin del servicio y/o producto
se evidencian en la caracterizacin de cada proceso, como tambin en sus
respectivos procedimientos basados en la normatividad.
Es por ello que cada proceso que hace parte del Sistema de Gestin de Calidad
evidencian:
Procedimientos que forman parte de los procesos, donde se describen las
actividades y controles necesarios para la prestacin del servicio y/o
producto.
Instructivos de trabajo como lo es el flujo de la gestin comercial basado en
la prestacin del servicio con calidad.
Equipo necesario para la prestacin del servicio y/o producto, a los cuales
se les hace mantenimiento
Actividades para la implementacin del seguimiento y medicin del servicio
y/o producto.
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LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
PAGINA: 24 de 33
OPERACION
8.5.4 PRESERVACIN
28
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
PAGINA: 25 de 33
OPERACION
29
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
PAGINA: 26 de 33
OPERACION
ELABORADO POR:
Oscar David Seplveda G.
Daniela Villegas Meja
FIRMA:
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
Ju.
FIRMA:
30
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
EVALUACION DEL DESEMPEO
Auditoras internas.
Revisin por la direccin.
Tratamiento de quejas y reclamos del cliente.
Tratamiento del producto no conforme.
Anlisis de indicadores.
Evaluacin de la satisfaccin del cliente.
Acciones correctivas y preventivas
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
PAGINA: 28 de 33
EVALUACION DEL DESEMPEO
relacionados con el cliente para conocer qu tan satisfecho esta con los servicios
y productos ofrecidos por la empresa.
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LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
PAGINA: 29 de 33
EVALUACION DEL DESEMPEO
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
PAGINA: 30 de 33
EVALUACION DEL DESEMPEO
Resultados de la Revisin
La direccin debe encargarse de revisar el sistema de gestin de la calidad por
medio de los informes suministrados de all se darn a conocer unos resultados
basados en decisiones y acciones relacionadas con:
La mejora de la eficacia de los procesos y el sistema de gestin de calidad
en general.
El mejoramiento del producto, teniendo en cuenta las necesidades y
requisitos del cliente.
Identificacin de las necesidades de recursos.
ELABORADO POR:
Oscar David Seplveda G.
Daniela Villegas Meja
FIRMA:
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
Ju.
FIRMA:
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LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
MEJORA
10 MEJORA
10.1 GENERALIDADES
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LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
PAGINA: 32 de 33
MEJORA
Accin preventiva
ELABORADO POR:
Oscar David Seplveda G.
Daniela Villegas Meja
FIRMA:
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
Ju.
FIRMA:
36
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
ANEXOS
ANEXOS
ANEXO A
Mapa de Procesos
ANEXO B
Matriz de Juran
ANEXO C
Caracterizacin de Procesos
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38
Relacin Media
Relacin Baja
4
7
Clientes
6
5
3
1
2
Calidad
Satisfaccin
Excelencia
en servicio
Precios
razonables
Confiabilidad
Entrega a
tiempo
Honestidad
TOTAL
Precios
razonables
504
4x7x5=140 7x7x5=245 6x7x5=210 5x7x5=175 3x7x5=105 1x7x5=35 2x7x5=70 980
4x4x5=80
7x4x5=140
6x4x5=120
5x4x3=60
3x4x5=60
1x4x5=20
2x4x3=24
4x6x1=24
7x6x5=210
6x6x5=180
5x6x5=150
3x6x5=90
1x6x5=30
2x6x5=60
744
4x5x3=60
7x5x3=105
6x5x5=150
5x5x1=25
3x5x1=15
1x5x1=5
2x5x5=50
410
4x3x5=60
7x3x3=63
6x3x5=90
5x3x5=75
3x3x3=27
1x3x5=15
2x3x3=18
348
4x1x3=12
7x1x3=21
6x1x3=18
5x1x5=25
3x1x1=3
1x1x5=5
2x1x1=2
86
4x2x3=24
7x2x3=42
6x2x3=36
5x2x3=30
3x2x1=6
1x2x3=6
2x2x1=4
148
400
826
804
540
116
228
306
TOTAL
Personal
capacitado
Mejoramiento
continuo
Excelencia en
servicio
6
Posicionamiento
Satisfaccin del
cliente
Calidad en
productos
40
41
42
43
44
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-1
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
1. OBJETIVO.
Describir el procedimiento con el fin de administrar y controlar la documentacin
del sistema de gestin de calidad de LUMICENTRO, y de esta manera garantizar
que la informacin contenida se encuentre actualizada y disponible.
2. ALCANCE.
Este procedimiento abarca todos los niveles de LUMICENTRO, su propsito
principal es evidenciar el desarrollo de los procesos, procedimientos y actividades
del sistema de gestin de la calidad.
3. RESPONSABLES:
Auxiliar administrativa.
4. DEFINICIONES:
Documento: Informacin y su medio de soporte generado dentro de la
empresa.
Documento externo: Son aquellos documentos generados por organismos
externos, que fijan pautas y directrices que la organizacin deben cumplir para
el buen desarrollo de sus actividades.
Documento interno: son aquellos documentos estandarizados por la
organizacin
Documento obsoleto: documento que ha perdido su vigencia en fecha o
contenido.
Procedimiento: documento que contiene los lineamientos e instrucciones de
manera detallada, de cada una de los procesos que conforman el sistema de
gestin de la calidad.
Registro: Resultados obtenidos y consignados en un documento que
proporciona evidencia de las actividades desempeadas.
Formato: Diseo estructurado que facilita el registro de la informacin
generada por un proceso o actividad.
Listado maestro de documentos: es el listado que adems de facilitar el
control de los documentos los relaciona de manera ordenada y sistemtica
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-1
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
PAGINA: 2 DE 5
5. GENERALIDADES:
Este procedimiento permite el aseguramiento efectivo de las operaciones
planeadas por LUMICENTRO, de igual manera llevar un orden sistemtico de la
informacin tanto externa como interna, que permita llevar a cabo su correcto uso,
control y aprobacin.
6. PROCEDIMIENTO:
Control de documentos:
LUMICENTRO ha establecido dentro de su sistema de gestin de la calidad, un
procedimiento para el manejo y control de los documentos.
PARA DOCUMENTOS NUEVOS:
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-1
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
PAGINA: 3 DE 5
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-1
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
PAGINA: 4 DE 5
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-1
PROCEDIMIENTO
CONNTROL DE DOCUMENTOS
PAGINA: 4 DE 5
Documentos obsoletos:
Los documentos obsoletos se almacenaran en un archivo inactivo y despus de 1
ao en el mismo, se realizara su respectiva eliminacin.
Correspondencia personal:
Toda la correspondencia es recibida por la asistente administrativa, esta realizara
la entrega personal al atendiente.
Control de documentos de origen externo:
Pasos a desarrollar para el manejo y control de documentos externos:
Se recibe el documento
Se coloca la fecha de entrega
Son firmados por la asistente administrativa, la cual es la persona
encargada de recibir todos los documentos de origen externo y los reporta
en el formato Control de documentos de origen externos FO-PRO-CD-3
Por ltimo, los documentos considerados de importancia sern archivados
en orden y en la respectiva carpeta.
ELABORADO POR:
Oscar David Seplveda G.
Daniela Villegas Meja
FIRMA:
FIRMA:
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
Ju.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-2
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
CONNTROL DE REGISTROS
1. Objetivo
Asegurar que los registros que constituyen la evidencia de la conformidad del
Sistema de Gestin de LUMICENTRO establecen las actividades necesarias para
la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de
retencin y la disposicin de los registros para el correcto funcionamiento.
2. Alcance
Este procedimiento aplica para el control de todos los registros establecidos en los
procesos pertenecientes al Sistema de Gestin de LUMICENTRO.
3. Responsable:
Asistente administrativa
4. Definiciones
5. Generalidades:
El control de los registros implica para LUMICENTRO la organizacin de su
informacin a travs del orden sistemtico que evidencia las actividades
realizadas dentro de la empresa, adems de garantizar su seguro almacenamiento
para cuando se lleven a cabo la verificacin de la conformidad por parte de
organismos tanto internos como externos..
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-2
PROCEDIMIENTO
CONNTROL DE REGISTROS
PAGINA: 2 DE 2
6. Procedimiento
Archivo y Proteccin de Registros:
Los registros creados por cada proceso sern entregados a la asistente
administrativa, esta persona estar encargada de su correspondiente
almacenamiento y organizacin.
El seguimiento de los registros se llevara a cabo dos meses en el ao y ser
consignado en la Lista Maestra de Registros FO-PRO-CR-1. Si el tiempo de
retencin ha culminado el registro se debe eliminar.
Para llevar a cabo el prstamo de los registros debern tener una correspondiente
autorizacin y notificacin a travs del formato Prstamo de Registros FO-PROCR-2.
ELABORADO POR:
Oscar David Seplveda G.
Daniela Villegas Meja
FIRMA:
FIRMA:
Ju.
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-3
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
CONTROL RECURSO HUMANO
1. OBJETIVO:
Seleccionar, controlar y mantener al recurso humano, garantizando su
competencia y adaptabilidad a las necesidades de la empresa.
2. ALCANCE:
Este procedimiento es aplicable para todos los cargos
3. RESPONSABLE:
Gerente
Asistente de Gestin humana
4. DEFINICIONES:
5. GENERALIDADES
Para LUMICENTRO es muy importante llevar a cabo el proceso de seleccin,
contratacin, induccin y capacitacin de los empleados de la manera adecuada,
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-3
PROCEDIMIENTO
CONTROL RECURSO HUMANO
PAGINA: 2 DE 3
2. INDUCCION :
Luego del ingreso, al empleado nuevo se le dar a conocer el manual de
funciones, y toda la informacin del sistema de gestin comercial con la cual debe
cumplir en su trabajo.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-3
PROCEDIMIENTO
CONTROL RECURSO HUMANO
PAGINA: 3 DE 3
Presentacin personal
Responsabilidad con el horario y las labores diarias
Atencin al cliente
Manejo de las pautas del sistema de gestin comercial
ELABORADO POR:
Oscar David Seplveda G.
Daniela Villegas Meja
FIRMA:
FIRMA:
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
Ju.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-4
PROCEDIMIENTO
CONTROL PRODUCTO NO
CONFORME
VERSION: 001
FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 2
1. OBJETIVO
Establecer los mecanismos para controlar el producto no conforme que se
genere en todos los procesos de LUMICENTRO
2. ALCANCE:
Aplica para todos los procesos del Sistema de gestin de calidad.
3. Responsables:
Lder de cada proceso
4. Definiciones:
5. Generalidades:
Con el fin de llevar a cabo la identificacin del producto no conforme y as mismo
la ejecucin de las acciones preventivas y correctivas para la prevencin y
eliminacin de las mismas, LUMICENTRO realiza el seguimiento y verificacin en
actividades o procesos que puedan afectar el buen desarrollo y cumplimiento de
los requisitos que afecten de manera directa la satisfaccin del cliente, es por ello
que se ha establecido un procedimiento que evidencie la manera adecuada de
proceder cuando se detecta el hallazgo de la no conformidad.
6. Procedimiento:
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-4
PROCEDIMIENTO
CONTROL PRODUCTO NO
CONFORME
PAGINA: 2 DE 2
ELABORADO POR:
Oscar David Seplveda G.
Daniela Villegas Meja
FIRMA:
FIRMA:
Ju.
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-5
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
AUDITORIA INTERNA
1. OBJETIVO:
Garantizar la planeacin y ejecucin de auditoras internas a travs de la
aplicacin de planes y auditorias de calidad que aseguren el mejoramiento
continuo del sistema de gestin.
2. ALCANCE:
Aplica para todos los procesos que conforman el sistema de gestin de calidad.
3. RESPONSABLE:
Personal encargado de realizar la auditora.
4. DEFINICIONES:
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-5
PROCEDIMIENTO
AUDITORIA INTERNA
PAGINA: 2 DE 2
5. Generalidades
Para LUMICENTRO llevar a cabo la ejecucin de las auditoras internas es un
factor fundamental ya que mediante esta se verifica y controla el cumplimiento de
los requisitos adems de promover el mejoramiento continuo dentro de la
empresa, para ello se contara con un grupo de personas dentro de la empresa
quienes sern los encargados de auditar todos los procesos incluidos dentro del
sistema de gestin de la calidad, adems de velar por el buen desarrollo del
mismo, es importante destacar que adems de verificar el cumplimiento de todos
los procesos, tambin se tendrn en cuenta los clientes y los proveedores
involucrados.
Las auditoras internas se realizaran cada 6 meses y las que tienen relacin con
los proveedores y los clientes se realizaran una vez al ao, estn son
programadas al inicio del ao en el plan anual de auditoras.
6. PROCEDIMIENTO:
ELABORADO POR:
Oscar David Seplveda G.
Daniela Villegas Meja
FIRMA:
FIRMA:
Ju.
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-6
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
ACCIONES PREVENTIVAS
1. OBJETIVO:
Identificar, definir e implementar las acciones preventivas de acuerdo a las No
Conformidades potenciales, que se detecten en sistema de gestin de la calidad
en LUMICENTRO.
2. ALCANCE:
Aplicable para el sistema de gestin de la calidad y los procesos involucrados en
el alcance del sistema en la empresa LUMICENTRO.
3. RESPONSABLE:
Personal encargado de cada proceso dentro de LUMICENTRO.
4. DEFINICIONES:
5. GENERALIDADES
Dentro de los compromisos de LUMICENTRO est el siempre prestar el mejor
servicio a sus clientes, por esto la direccin verifica y realiza seguimiento
constante a todos los procesos que estn involucrados con el buen funcionar de la
organizacin, ya que con esto logran evidenciar cualquier situacin o causa
potencial de una no conformidad, para as realizar la correccin oportuna y
contribuir al buen desempeo del sistema de gestin de calidad.
Parte integral del sistema de gestin de la calidad, son todos los colaboradores
que hacen parte de LUMICENTRO, por esto es muy importante que ellos ayuden
a identificar las posibles situaciones o causas
que puedan generar no
conformidades o situaciones indeseables, para que as la direccin realice las
acciones preventivas correspondientes.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-6
PROCEDIMIENTO
ACCIONES PREVENTIVAS
PAGINA: 2 DE 2
Recomendaciones de clientes
Recomendaciones de proveedores
Encuestas de satisfaccin de clientes
Auditoras internas o externas
Cumplimiento de los objetivos de calidad
Registros de calidad
6. Procedimiento:
ELABORADO POR:
Oscar David Seplveda G.
Daniela Villegas Meja
FIRMA:
FIRMA:
Ju.
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-7
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS
1. OBJETIVO:
Determinar las acciones correctivas necesarias para la eliminacin de las causas
de las no conformidades reales dentro del Sistema de gestin de la calidad.
.
2. ALCANCE:
Aplica para todos los procesos que hacen parte del Sistema de gestin.
3. RESPONSABLE:
Personal encargado de cada proceso dentro de LUMICENTRO.
4. DEFINICIONES:
Accin correctiva: es una accin tomada para eliminar las causas de una no
conformidad real detectada u otra situacin indeseable dentro de la empresa
5. GENERALIDADES:
La deteccin de la no conformidad real implica para LUMICENTRO la ejecucin
de acciones correctivas que conlleven a la eliminacin de la causa , este hallazgo
es evidenciado a a travs de las quejas y sugerencias de los clientes , auditoras
internas y externas de calidad, revisin por la direccin, mediciones de
satisfaccin, entre otros.
Todos los colaboradores de LUMICENTRO estn en capacidad de llevar a cabo
las correspondientes acciones necesarias para la eliminacin de la misma en el
momento que sea detectada.
Posteriormente a esto el empleado debe pasar un informe a la direccin donde
describe lo sucedido; la direccin estudiara y tomara las medidas y acciones
necesarias para la eliminacin de la no conformidad real.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-7
PROCEDIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS
PAGINA: 2 DE 2
6. PROCEDIMIENTO:
ELABORADO POR:
Oscar David Seplveda G.
Daniela Villegas Meja
FIRMA:
FIRMA:
Ju.
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-8
PROCEDIMIENTO
COMPRAS, SELECCIN Y
EVALUACIN DE PROVEEDORES
VERSION: 001
FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 4
1. OBJETIVO:
Definir los criterios para realizar la gestin de compras de productos, teniendo en
cuenta la metodologa de evaluacin empleada con los proveedores.
2. ALCANCE:
Desde la solicitud de compra de los productos hasta la reevaluacin de los
proveedores.
3. RESPONSABLE:
Gerente, Auxiliar de bodega, Auxiliar de almacn.
4. DEFINICIONES:
5. GENERALIDADES:
LUMICENTRO, realiza su proceso de compras, seguimiento y control a sus
proveedores mediante la ayuda de un software, este mecanismo garantiza el
oportuno abastecimiento de los productos necesarios para el buen desarrollo de la
actividad comercial, adems de tener un registro organizado y sistemtico de sus
proveedores.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-8
PROCEDIMIENTO
COMPRAS, SELECCIN Y
EVALUACIN DE PROVEEDORES
PAGINA: 2 DE 4
6. PROCEDIMIENTO:
6.1.
Con ayuda del software se realiza un reporte del movimiento de los productos de
los meses anteriores a la fecha de anlisis para la compra. Este movimiento
permite observar por medio de la rotacin de inventarios las entradas, salidas y
stock de productos y poder tomar la decisin de cantidades a comprar.
Adicionalmente se toma como referencia el reporte consignado en el formato
seguimiento a existencias de producto FO-PRO-CSEP-1.
Los pedidos se manejan con el formato diligenciado por el asesor de ventas en
las visitas al establecimiento, formato que es archivado como evidencia del pedido
realizado.
6.2.
6.3.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-8
PROCEDIMIENTO
COMPRAS, SELECCIN Y
EVALUACIN DE PROVEEDORES
PAGINA: 3 DE 4
SELECCIN DE PROVEEDORES.
6.4.
REGISTRO DE PROVEEDORES:
Con ayuda del software se ingresan los datos principales del proveedor:
6.5.
EVALUACION DE PROVEEDORES:
LUMICENTRO
PROCEDIMIENTO
COMPRAS, SELECCIN Y
EVALUACIN DE
PROVEEDORES
CODIGO:
SGC-PRO002-8
PAGINA: 4
DE 4
ELABORADO POR:
Oscar David Seplveda G.
Daniela Villegas Meja
FIRMA:
FIRMA:
Ju.
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
10
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-9
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE
1. OBJETIVO
Dar a conocer aspectos relacionados con la atencin al cliente que permitan
brindar a los clientes una atencin gil, rpida y eficaz, a la vez que se puedan
identificar sus expectativas y necesidades.
2. ALCANCE:
Esto procedimiento aplica para todas las actividades de ventas desarrolladas
dentro de LUMICENTRO.
3. RESPONSABLE
Vendedores de mostrador, Asistente administrativo, Domicilio y Gerente.
4. DEFINICIONES
Cliente: Persona u empresa que adquiere un producto y/o servicio, de otra
Atencin al cliente: Es el conjunto de actividades que interactan entre s,
con el fin de garantizar un producto y/o servicio que cumpla con las
expectativas y necesidades del cliente.
5. GENERALIDADES
El deber ser de LUMICENTRO, es ofrecer y brindar un ptimo servicio de
atencin al cliente, es por ello que se realiza un procedimiento que especifique
de manera detallada y organizada todos los mecanismos que se deben llevar a
cabo para el cumplimiento de las necesidades del cliente, ofreciendo un
servicio efectivo por parte de todos los colaboradores de LUMICENTRO.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-9
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE
PAGINA: 2 DE 8
6. PROCEDIMIENTO:
1. De acuerdo a la experiencia se ha determinado que el desarrollo de la actividad
de venta no est definido por temporadas ya que los productos ofrecidos son
utilizados durante todo el ao de forma constante.
2. La direccin del establecimiento ha determinado que los horarios de atencin
son los siguientes:
DE LUNES A VIERNES DE 7:45 am A 6:15 pm
A SABADO DE 7:45 am A 5:00 pm
FESTIVOS DE 8:30 am A 1:00 pm
3. Los productos solicitados por los clientes con frecuencia son registrados en el
formato Productos no manejados FO-PRO-ACL-1, con esta herramienta
el gerente evala su compra y los vendedores obtienen los datos para
contactar al cliente cuando el producto tenga disponibilidad.
4. Se definen como SERVICIOS ADICIONALES:
a. SERVICIO A DOMICILIO:
Este servicio se ofrecer de acuerdo a las siguientes pautas:
Horario de servicio:
DE LUNES A SABADO DE 8:30 A 5:00 pm
FESTIVOS NO SE PRESTARA EL SERVICIO
Formas de pago: EFECTIVO Y CREDITO
Topes de cobro del servicio:
Este servicio ser gratuito para pedidos mayores o iguales a $30.000
Para pedidos inferiores a $30.000 se cobrara $3.000 adicionales
CODIGO: SGC-PRO-002-9
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE
PAGINA: 3 DE 8
Zonas de servicio:
Este servicio cubre envos a Pereira, Dosquebradas y ciudades
circundantes previa negociacin.
Tomas de pedidos para envi al domicilio del cliente:
Los pedidos se tomaran de forma telefnica y presencial.
Informacin requerida para realizar envi:
Nombre
Cedula o Nit
Direccin
Telfono
Productos
Forma de pago
Valor de cambio
Confirmacin de hora de entrega
Esta informacin ser registrada en el formato Recepcin de pedidos FOPRO-ACL-2
Al final de la toma del pedido se confirmara con el cliente todos los datos y los
productos solicitados con el fin de evitar errores.
Los pedidos sern alistados por el vendedor que tomo el pedido, teniendo en
cuenta el empaque de los productos delicados que pueden sufrir averas
durante el transporte.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-9
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE
PAGINA: 4 DE 8
Despachos:
Para el inicio de los despachos el vendedor de mostrador informara al domicilio
de los pedidos con horas pactadas para entrega.
Con esta informacin el domicilio define la ruta de entrega y el vehculo en el
que debe desplazarse.
Adems deber tener en cuenta el cambio solicitado por el cliente para llevarlo
completo.
b. ASESORIA EN ILUMINACION
Este servicio consiste en prestar asesora para medir niveles de iluminacin
adecuados en un establecimiento con ayuda de un luxmetro.
CODIGO: SGC-PRO-002-9
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE
PAGINA: 5 DE 8
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-9
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE
PAGINA: 6 DE 8
Pago en efectivo
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-9
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE
PAGINA: 7 DE 8
i)
Cuando el pago se realice con cheque, este debe ser verificado con el banco
que lo emite para constatar la legalidad del documento.
Cuando es un pago a crdito el cliente debe firmar la factura y definir fecha
de pago de factura.
7. FACTURACIN Y COBRO:
El establecimiento maneja las siguientes facturas:
a) Factura tipo POS (Tirilla generada por una maquina TMU): Manejada
para ventas de contado, el original es entregado al cliente y la copia
es archivada como soporte contable.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-9
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE
PAGINA: 8 DE 8
Ju.
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-10
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
SATISFACCION AL CLIENTE
1. OBJETIVO
Medir la satisfaccin del cliente con el fin de buscar incrementar dicha variable.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica a todos los clientes externos de LUMICENTRO.
.
3. RESPONSABLE
Asistente administrativo y Gerente
4. DEFINICIONES
Cliente: Persona u empresa que adquiere un producto y/o servicio, de otra
Satisfaccin del cliente: Puede considerarse como el grado en que un
producto y/o servicio compensa o cumple las expectativas del cliente.
5. GENERALIDADES
La satisfaccin del cliente es el factor fundamental que evidencia el
cumplimiento de los requisitos por parte de LUMICENTRO, tener un cliente
satisfecho con los productos y/o servicios ofrecidos, garantiza el desarrollo
continuo y sostenible de la organizacin, por esta razn velar por la
satisfaccin del cliente externo se convierte en uno de los parmetros ms
importantes para la misma.
6. PROCEDIMIENTO
1. Disear una encuesta que permita realizar un seguimiento de la percepcin del
cliente con respecto al cumplimiento de los requisitos del servicio por parte del
establecimiento comercial, mediante el formato FO-PRO-SCL-1 (Encuesta de
satisfaccin. La informacin recopilada de los clientes y almacenada en la base
de datos ser tratada con confidencialidad por los responsables de la realizar la
encuesta
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-PRO-002-10
PROCEDIMIENTO
SATISFACCION AL CLIENTE
PAGINA: 2 DE 2
.
2. La encuesta ser revisada por el gerente y modificada de ser necesario para
enfocarla al objetivo propuesto. (objetivo segn el aspecto del servicio a
evaluar)
3. La encuesta se realizara:
Por medio de la informacin de la base de datos de los clientes
Por medio de los clientes presenciales que ingresan al establecimiento
comercial.
Se programara la realizacin de la encuesta cada seis meses.
4. La encuesta se realizara por dos medios principales:
Llamada telefnica
Entrevista presencial en el establecimiento.
5. La encuesta ser realizada en el transcurso de ocho das, luego las encuestas
sern tabuladas y analizados sus resultados por medio de la elaboracin de un
informe que proporcione herramientas para la toma de decisiones enfocadas a
la mejora continua del servicio.
6. La direccin administrativa realizara seguimiento a las acciones tomadas y
garantizara el desarrollo y cumplimiento de estas.
7. LUMICENTRO, mantiene permanentemente una comunicacin externa con
sus clientes, la cual se evidencia en el formato FO-PRO-SCL-2 Reporte de
sugerencias, quejas y ; posteriormente se realiza el seguimiento a travs del
formato FO-PRO-SCL-3 Seguimiento a gestin de sugerencias, quejas y
reclamos
ELABORADO POR:
Oscar David Seplveda G.
Daniela Villegas Meja
FIRMA:
FIRMA:
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
Ju.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
VERSION: 001
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
I.
EXPERIENCIA
Conocimientos financieros y
contables
CONOCIMIENTOS
III.
DESCRIPCION DE FUNCIONES
HABILIDADES
Habilidades tcnicas (capacidad para cumplir funciones)
Iniciativa (capacidad para proponer y encontrar soluciones)
Habilidad de informacin (confiabilidad y manejo de informacin)
Receptividad (Capacidad de escucha y fcil asimilacin de informacin)
Actitud de servicio (disposicin a colaborar)
Habilidad social (habilidad para comunicarse y trabajar con personas de todos los
niveles)
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES GERENTE GENERAL
PAGINA: 2 DE 23
FUNCIONES PERMANENTES:
Coordinar el sistema de gestin de calidad
Administrar y dirigir el normal funcionamiento del almacn
Buscar permanentemente clientes nuevos y crear relaciones cada vez ms
estrechas con los clientes actuales
Generar listas de precios
Generar informes producto el sistema de gestin comercial
Realizar seguimiento a las quejas y reclamos que se presenten
Realizar la gestin de compras
Procurar que las relaciones interpersonales de su grupo de trabajo, denoten la mejor
imagen ante los clientes
Velar por el cumplimiento de normas y polticas del negocio
Coordinar y distribuir diariamente el trabajo realizado por su grupo de trabajo.
Realizar gestin de cartera
FUNCIONES OBLIGATORIAS:
Cumplir con el reglamento interno de trabajo
Manejo y conceptualizacin de documentos y pautas del sistema de gestin de
calidad
IV.
RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA
BAJA MEDIA ALTA
DINERO
x
POR BIENES DE LA
EMPRESA
EQUIPOS Y
HERRAMIENTAS
POR CONTACTOS
(Relacin interna y
Externa)
CON MIEMBROS DE LA
EMPRESA
CON CLIENTES
PROVEEDORES
CON OTRAS
EMPRESAS
POR DIRECCIN DE
PERSONAS
POR INFORMACIN
EN MANEJO
EN REVISIN
EN APROBACIN DE
TRABAJO
x
x
x
x
x
x
x
x
I.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES CONTADOR
PAGINA: 3 DE 23
II.
EDUCACIN FORMAL
TITULO REQUERIDO
PROCESO
EXPERIENCIA
TIEMPO
3 aos
Conocimientos en sistemas y
manejo de office y herramientas
contables
CONOCIMIENTOS
Conocimiento financiero
amplio.
Manejo de sistemas
financieros
DESCRIPCION DE FUNCIONES
III.
HABILIDADES
Habilidad social (habilidad para comunicarse y trabajar con personas de todos los
niveles)
Habilidad de direccin (habilidad de tomar decisiones, negociar ideas y propuestas)
Iniciativa (capacidad para innovar, proponer y encontrar soluciones)
Receptividad (Capacidad de escucha y fcil asimilacin de informacin)
Habilidad de informacin (confiabilidad y control de informacin)
FUNCIONES PERMANENTES:
Clasificar, registrar, analizar e interpretar la informacin financiera
Llevar mensualmente los libros generales de compras y ventas
Presentar los informes que requiera el Gerente en el momento oportuno
Prestar asesora en los temas financieros contables de la compaa
Realizar informe anual de toda la contabilidad para la DIAN
Realizar estados financieros
Tener informes financieros al da.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES CONTADOR
PAGINA: 4 DE 23
FUNCIONES OBLIGATORIAS
Cumplir con el reglamento interno de trabajo
Desarrollar todas las dems funciones inherentes al cargo
IV.
RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA
DINERO
POR BIENES DE LA
EMPRESA
POR CONTACTOS
(Relacin interna y
Externa)
EQUIPOS Y
HERRAMIENTAS
CON MIEMBROS DE LA
EMPRESA
CON CLIENTES
PROVEEDORES
CON OTRAS
EMPRESAS
POR DIRECCIN DE
PERSONAS
POR INFORMACIN
EN MANEJO
EN REVISIN
EN APROBACIN DE
TRABAJO
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
ASISTENTE GESTION HUMANA
PAGINA: 5 DE 23
I.
II.
EDUCACIN FORMAL
TITULO REQUERIDO
PROCESO
EXPERIENCIA
TIEMPO
2 aos
Conocimientos en sistemas y
CONOCIMIENTOS
III.
manejo de office
Conocimiento en seguridad
social
Conocimiento en gestin y
atencin al cliente
Conocimiento en estrategias
aplicables para el manejo del
personal
Conocimiento en herramientas
de mejora para el clima
organizacional
DESCRIPCION DE FUNCIONES
HABILIDADES
Habilidad social (habilidad para comunicarse y trabajar con personas de todos los
niveles)
Habilidad de direccin (habilidad de tomar decisiones, negociar ideas y propuestas)
Iniciativa (capacidad para innovar, proponer y encontrar soluciones)
Receptividad (Capacidad de escucha y fcil asimilacin de informacin)
Habilidad de informacin (confiabilidad y control de informacin)
Habilidad en el manejo de personal (capacidad para la direccin del personal,
disciplina, cumplimiento de objetivos, coordinacin y evaluacin)
FUNCIONES OBLIGATORIAS:
Cumplir con el reglamento interno de trabajo
Utilizar, cuidar y mantener en buen estado los bienes suministrados para realizar el
trabajo.
Mantener disciplina en cuanto al aseo, orden, seguridad y comportamiento.
Desarrollar todas las dems funciones inherentes al cargo.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES ASISTENTE GESTION HUMANA
PAGINA: 6 DE 23
FUNCIONES PERMANENTES:
Realizar los procesos de seleccin del personal segn procedimiento establecido
Velar porque los empleados estn debidamente afiliados al sistema de seguridad
social
IV.
RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA
DINERO
POR BIENES DE LA
EMPRESA
POR CONTACTOS
(Relacin interna y
Externa)
EQUIPOS Y
HERRAMIENTAS
CON MIEMBROS DE LA
EMPRESA
CON CLIENTES
PROVEEDORES
CON OTRAS
EMPRESAS
POR DIRECCIN DE
PERSONAS
POR INFORMACIN
EN MANEJO
EN REVISIN
EN APROBACIN DE
TRABAJO
I.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
AUXILIAR DE BODEGA
PAGINA: 7 DE 23
II.
EDUCACIN FORMAL
TITULO REQUERIDO
EXPERIENCIA
TIEMPO
6 meses
Conocimiento en ventas
Conocimiento en atencin al
cliente
CONOCIMIENTOS
los productos
Conocimientos elctricos
Conocimiento en manejo y
rotacin de inventarios
III.
DESCRIPCION DE FUNCIONES
HABILIDADES
Destreza motora (agilidad en las manos y corporales)
Agudeza visual(exactitud en los resultados)
Precisin(exactitud en los resultados)
Actitud de servicio(Disposicin a colaborar)
Habilidad social(habilidad para comunicarse y trabajar con personas de otros
niveles)
FUNCIONES OBLIGATORIAS:
Cumplir con el reglamento interno de trabajo
Manejo y conceptualizacin de documentos y pautas del sistema de gestin de
calidad
Velar por la preservacin del producto
Utilizar, cuidar y mantener en buen estado los bienes suministrados para realizar el
trabajo
Mantener disciplina en cuanto al aseo, orden, seguridad y comportamiento
Desarrollar todas las dems funciones inherentes al cargo
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES AUXILIAR DE BODEGA
PAGINA: 8 DE 23
FUNCIONES PERMANENTES:
Recepcionar todos los productos, verificar contra la factura cantidades y referencias
solicitadas
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES AUXILIAR DE BODEGA
PAGINA: 9 DE 23
IV.
RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA
DINERO
POR BIENES DE LA
EMPRESA
POR CONTACTOS
(Relacin interna y
Externa)
POR DIRECCIN DE
PERSONAS
POR INFORMACIN
EQUIPOS Y
HERRAMIENTAS
CON MIEMBROS DE LA
EMPRESA
CON CLIENTES
PROVEEDORES
X
X
X
X
CON OTRAS
EMPRESAS
EN MANEJO
EN REVISIN
EN APROBACIN DE
TRABAJO
X
X
X
X
I.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
AUXILIAR DE ALMACEN
PAGINA: 10 DE 23
II.
EDUCACIN FORMAL
TITULO REQUERIDO
EXPERIENCIA
TIEMPO
6 meses
Conocimiento en ventas
Conocimiento en atencin al
cliente
Conocimientos generales sobre
los productos
Conocimientos elctricos
Conocimiento en manejo y
rotacin de inventarios
CONOCIMIENTOS
III.
DESCRIPCION DE FUNCIONES
HABILIDADES
Destreza motora (agilidad en las manos y corporales)
Agudeza visual(exactitud en los resultados)
Precisin(exactitud en los resultados)
Actitud de servicio(Disposicin a colaborar)
Habilidad social(habilidad para comunicarse y trabajar con personas de otros
niveles)
FUNCIONES OBLIGATORIAS:
Cumplir con el reglamento interno de trabajo
Manejo y conceptualizacin de documentos y pautas del sistema de gestin
comercial
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES AUXILIAR DE ALMACEN
PAGINA: 11 DE 23
FUNCIONES PERMANENTES:
Distribuir los productos dentro del almacenes en forma ordenada y segn su
clasificacin
IV.
RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA
DINERO
POR BIENES DE LA
EMPRESA
POR CONTACTOS
(Relacin interna y
Externa)
POR DIRECCIN DE
PERSONAS
POR INFORMACIN
EQUIPOS Y
HERRAMIENTAS
CON MIEMBROS DE LA
EMPRESA
CON CLIENTES
PROVEEDORES
X
X
X
X
CON OTRAS
EMPRESAS
EN MANEJO
EN REVISIN
EN APROBACIN DE
TRABAJO
X
X
X
X
LUMICENTRO
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES CAJERA
I.
CODIGO: SGC-MF-003
PAGINA: 12 DE 23
efectuando
actividades de recepcin, entrega y custodia de dinero en efectivo, cancelacin de
pagos, recaudacin de ingresos, adems de la recepcin de todas las llamadas por
medio del manejo del conmutador.
II.
EDUCACIN FORMAL
TITULO REQUERIDO
EXPERIENCIA
TIEMPO
6 meses
Conocimiento en ventas
Conocimiento en atencin al
CONOCIMIENTOS
cliente
Conocimientos generales sobre
los productos
Conocimientos contables
bsicos
III.
DESCRIPCION DE FUNCIONES
HABILIDADES
Destreza motora (agilidad en las manos y corporales)
Agudeza visual(exactitud en los resultados)
Precisin(exactitud en los resultados)
Actitud de servicio(Disposicin a colaborar)
Habilidad social(habilidad para comunicarse y trabajar con personas de otros
niveles)
Habilidad matemtica
FUNCIONES OBLIGATORIAS:
Cumplir con el reglamento interno de trabajo
Manejo y conceptualizacin de documentos y pautas del sistema de gestin
comercial
LUMICENTRO
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES - CAJERA
CODIGO: SGC-MF-003
PAGINA: 13 DE 23
FUNCIONES PERMANENTES:
Responder por la custodia de los dineros producto de las ventas
Recibir diariamente las facturas pagas o pendientes de pago y dejar evidencia en el
formato FO-MF-CJ-1 (relacin de facturas)
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
PAGINA: 14 DE 23
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES - CAJERA
I.
RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA
DINERO
POR BIENES DE LA
EMPRESA
POR CONTACTOS
(Relacin interna y
Externa)
POR DIRECCIN DE
PERSONAS
POR INFORMACIN
EQUIPOS Y
HERRAMIENTAS
CON MIEMBROS DE LA
EMPRESA
CON CLIENTES
PROVEEDORES
X
X
X
X
CON OTRAS
EMPRESAS
EN MANEJO
EN REVISIN
EN APROBACIN DE
TRABAJO
X
X
X
X
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
PAGINA: 15 DE 23
II.
NOMBRE DEL CARGO
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
III.
EDUCACIN FORMAL
TITULO REQUERIDO
PROCESO
EXPERIENCIA
TIEMPO
6 meses
Conocimiento en venta
Conocimiento en atencin al
cliente
CONOCIMIENTOS
office
IV.
DESCRIPCION DE FUNCIONES
HABILIDADES
Habilidades tcnicas (capacidad para cumplir funciones)
Iniciativa (capacidad para proponer y encontrar soluciones)
Habilidad de informacin (confiabilidad y manejo de informacin)
Receptividad (Capacidad de escucha y fcil asimilacin de informacin)
Actitud de servicio (disposicin a colaborar)
Habilidad social (habilidad para comunicarse y trabajar con personas de todos los
niveles)
FUNCIONES OBLIGATORIAS:
Cumplir con el reglamento interno de trabajo
Manejo y conceptualizacin de documentos y pautas del sistema de
gestin comercial
Velar por la preservacin del producto
Utilizar, cuidar y mantener en buen estado los bienes suministrados para
realizar el trabajo
Mantener disciplina en cuanto al aseo, orden, seguridad y comportamiento
Desarrollar todas las dems funciones inherentes al cargo
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES ASISTENTE ADMINISTRATIVO
PAGINA: 16 DE 23
FUNCIONES PERMANENTES:
Recibir diariamente las facturas de compra e ingresarlas al software
Verificar que las facturas de venta a crdito ingresadas al sistema estn
diligenciadas adecuadamente con todos los datos del cliente y que tengan el sello
de descuento por pago anticipado
Realizar diariamente el recaudo de cartera segn el reporte generado del software
(facturas vencidas o por vencer) dejando evidencia de la gestin realizada
Realizar informe semanal a la gerencia sobre la gestin de cartera realizada
Velar porque los programas de mantenimiento se ejecuten en las fechas
establecidas
Realizar apoyo en la documentacin de acciones de correctivas, preventivas y de
mejora
Realizar apoyo a la Gerencia en la creacin de proveedores adems de velar
porque la informacin consignada de cada uno este completa y actualizada en el
software
Tener actualizada y completo orden la informacin de los clientes a crdito en
carpetas que contengan el RUT, la cmara de comercio y formato solicitud de
crdito debidamente diligenciado
Tener actualizada la informacin de cada proveedor en carpetas que contengan
los estados de cuenta, facturas de compras y evidencias de pagos.
Coordinar con la gerencia la realizacin de la evaluacin anual a los proveedores
segn procedimiento establecido
Coordinar con la gerencia la realizacin del proceso de medicin de satisfaccin
del cliente cada seis meses segn procedimiento establecido
Coordinar todo el proceso de recepcin de sugerencias, quejas y reclamos, de los
clientes segn procedimiento establecido
Realizar el seguimiento a los mantenimientos dejando evidencia en el formato FOMF-AA-1 y actualizar el cronograma de mantenimiento anualmente
Realizar el anlisis de la efectividad de las cotizaciones segn procedimiento
establecido
Velar por el mantenimiento del orden, organizacin y excelente presentacin del
almacn
Mantener el archivo general actualizado y en orden de todos los documentos
manejados
Velar por el adecuado diligenciamiento de los formatos manejados dentro del
proceso administrativo
Suministrar los formatos requeridos por los diferentes puestos de trabajo
Cuidar su apariencia personal llevando adecuadamente el uniforme
Cumplir con el horario preestablecido teniendo en cuanta que el cargo es de
confianza y se debe adaptar a las necesidades del almacn
Mantener buenas relaciones con compaeros y jefes
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
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RESPONSABILIDADES ASISTENTE ADMINISTRATIVO
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V.
RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA
DINERO
POR BIENES DE LA
EMPRESA
POR CONTACTOS
(Relacin interna y
Externa)
POR DIRECCIN DE
PERSONAS
POR INFORMACIN
EQUIPOS Y
HERRAMIENTAS
CON MIEMBROS DE LA
EMPRESA
CON CLIENTES
PROVEEDORES
X
X
X
CON OTRAS
EMPRESAS
EN MANEJO
EN REVISIN
EN APROBACIN DE
TRABAJO
X
X
X
X
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
VENDEDOR DE MOSTRADOR
PAGINA: 18 DE 23
I.
II.
EDUCACIN FORMAL
TITULO REQUERIDO
EXPERIENCIA
TIEMPO
6 meses
Conocimiento en ventas
Conocimiento en atencin al
CONOCIMIENTOS
cliente
Conocimientos generales sobre
los productos
III.
DESCRIPCION DE FUNCIONES
HABILIDADES
Destreza motora (agilidad en las manos y corporales)
Agudeza visual(exactitud en los resultados)
Precisin(exactitud en los resultados)
Actitud de servicio(Disposicin a colaborar)
Habilidad social(habilidad para comunicarse y trabajar con personas de otros
niveles)
FUNCIONES OBLIGATORIAS:
Cumplir con el reglamento interno de trabajo
Manejo y conceptualizacin de documentos y pautas del sistema de gestin
comercial
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
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RESPONSABILIDADES VENDEDOR DE MOSTRADOR
PAGINA: 19 DE 23
FUNCIONES PERMANENTES:
Ofrecer a todos los clientes una atencin eficiente
Conocer las polticas sobre formas de pago establecidas
Colaborar en la apertura y cierre del almacn
Tomar el pedido a los clientes utilizando el formato FO-PRO-ACL-2 (Recepcin de
pedidos)
Realizar las facturas de venta en el software o a mano en el caso de ser requerido
con el diligenciamiento de todos los datos del cliente
Realizar cotizaciones solicitadas por los clientes segn procedimiento establecido
Colocar la garanta a los productos vendidos segn procedimiento establecidos
Realizar alistamiento de pedidos
Recepcionar solicitudes para ensamble de productos, gestionar su terminacin y
entrega
Verificar los productos antes de ser entregados al cliente segn protocolo
establecido
Recepcionar los productos devueltos por garanta aplicando el procedimiento
establecido
Realizar cualquier tarea de apoyo a la labor de equipo o de un compaero
Velar por el mantenimiento del orden, organizacin y excelente presentacin del
almacn
Cuidar su apariencia personal llevando adecuadamente el uniforme
Cumplir con el horario preestablecido teniendo en cuanta que el cargo es de
confianza y se debe adaptar a las necesidades del almacn
Mantener buenas relaciones con compaeros y jefes
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES VENDEDOR DE MOSTRADOR
PAGINA: 20 DE 23
IV.
RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA
DINERO
POR BIENES DE LA
EMPRESA
POR CONTACTOS
(Relacin interna y
Externa)
POR DIRECCIN DE
PERSONAS
POR INFORMACIN
EQUIPOS Y
HERRAMIENTAS
CON MIEMBROS DE LA
EMPRESA
CON CLIENTES
PROVEEDORES
X
X
X
X
CON OTRAS
EMPRESAS
EN MANEJO
EN REVISIN
EN APROBACIN DE
TRABAJO
X
X
X
X
I.
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
DOMICILIO
PAGINA: 21 DE 23
II.
EDUCACIN FORMAL
TITULO REQUERIDO
PROCESO
EXPERIENCIA
TIEMPO
6 meses
Conocimiento en ventas
Conocimiento en atencin al
CONOCIMIENTOS
cliente
Conocimientos generales sobre
los productos
Conduccin de vehculos
III.
DESCRIPCION DE FUNCIONES
HABILIDADES
Destreza motora (agilidad en las manos y corporales)
Agudeza visual(exactitud en los resultados)
Precisin(exactitud en los resultados)
Actitud de servicio(Disposicin a colaborar)
Habilidad social(habilidad para comunicarse y trabajar con personas de otros
niveles)
FUNCIONES OBLIGATORIAS:
Cumplir con el reglamento interno de trabajo
Manejo y conceptualizacin de documentos y pautas del sistema de gestin de
calidad
Velar por la preservacin del producto
Utilizar, cuidar y mantener en buen estado los bienes suministrados para realizar el
trabajo
Mantener disciplina en cuanto al aseo, orden, seguridad y comportamiento
Desarrollar todas las dems funciones inherentes al cargo
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES DOMICILIO
PAGINA: 22 DE 23
FUNCIONES PERMANENTES:
Ofrecer a todos los clientes una atencin eficiente
Recibir diariamente los dineros por concepto de ventas de contado y las
facturas por concepto de ventas a crdito
Dejar evidencia de los recaudos por ventas a crdito en el formato FO-MFDO-1
Establecer las rutas de entrega teniendo en cuenta horas de entrega,
distancia a recorrer y vehculo a utilizar ( moto o camioneta)
Velar porque durante el transporte los productos no alteren su calidad
Revisar los pedidos contra la factura antes de iniciar el recorrido de entrega
Entregar los pedidos al cliente verificando contra la factura de venta
Verificar la autenticidad del dinero de forma discreta para no incomodar al
cliente
Velar por el mantenimiento y buen estado de los vehculos a su cargo
Apoyar en el alistamiento de pedidos y en las ventas de mostrador cuando se
requiera
Conocer las polticas sobre formas de pago establecidas
Colaborar en la apertura y cierre del almacn
Realizar las facturas de venta en el software o a mano en el caso de ser
requerido
Realizar cualquier tarea de apoyo a la labor de equipo o de un compaero
Realizar apoyo a diligencias administrativas programadas durante el da
Velar por el mantenimiento del orden, organizacin y excelente presentacin
del almacn
Cuidar su apariencia personal llevando adecuadamente el uniforme
LUMICENTRO
CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES DOMICILIO
PAGINA: 23 DE 23
I.
RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA
DINERO
POR BIENES DE LA
EMPRESA
POR CONTACTOS
(Relacin interna y
Externa)
POR DIRECCIN DE
PERSONAS
EQUIPOS Y
HERRAMIENTAS
CON MIEMBROS DE LA
EMPRESA
CON CLIENTES
PROVEEDORES
FIRMA:
FIRMA:
X
X
X
X
CON OTRAS
EMPRESAS
EN MANEJO
EN REVISIN
EN APROBACIN DE
TRABAJO
X
X
X
X
POR INFORMACIN
ELABORADO POR:
Oscar David Seplveda G.
Daniela Villegas Meja
REVISADO POR:
Alexander Buitrago
APROBADO POR:
Alexander Buitrago
CARGO: Gerente
CARGO: Gerente
FIRMA:
FIRMA:
Ju.
LUMICENTRO
CONTENIDO
pg.
1.
OBJETIVOS .......................................................................................................... 11
1.1
OBJETIVO GENERAL .......................................................................................... 11
1.2
OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................. 11
2.
MARCO LEGAL .................................................................................................... 12
3.
POLITICA DE SALUD OCUPACIONAL ................................................................ 13
4.
ESTRUCTURA DEL PROGRAMA ........................................................................ 14
4.1
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA ...................................... 14
4.1.1
Generalidades de la empresa ............................................................................ 14
4.1.2
Organizacin de la empresa .............................................................................. 14
4.1.3
Responsables de la empresa para la ejecucin del Programa de Salud
Ocupacional..................................................................................................................... 15
4.1.4
Caractersticas de la empresa en el mbito de Riesgos Profesionales .............. 15
4.1.5
Procesos desarrollados por LUMICENTRO / FLUJO DE LA GESTION
COMERCIAL ................................................................................................................... 15
4.1.6
Descripcin de herramientas y maquinaria ........................................................ 16
4.1.7
Organizacin del trabajo .................................................................................... 16
4.1.8
Recursos para la ejecucin del Programa de Salud Ocupacional ...................... 17
4.1.9
Comit Paritario de Salud Ocupacional ............................................................. 17
5.
DIAGNOSTICO DE CONDICIONES DE TRABAJO .............................................. 18
6.
SUBPROGRAMAS................................................................................................ 19
6.1
SUBPROGRAMA DE MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO ...................... 19
6.1.1
Objetivos del Subprograma de medicina preventiva y del trabajo. ..................... 19
6.1.2
Actividades de Medicina del Trabajo ................................................................. 19
6.1.3
Actividades de Medicina Preventiva. ................................................................. 20
6.1.4
Atencin de Primeros Auxilios ........................................................................... 20
6.1.5
Sistemas de informacin y registro .................................................................... 20
6.1.6
Sistema de vigilancia epidemiolgica................................................................. 21
6.1.7
Empresas Promotoras de Salud-EPS ................................................................ 21
6.1.8
Administradora de Riesgos Profesionales ARP ................................................. 21
6.2
SUBPROGRAMA DE HIGIENE INDUSTRIAL....................................................... 22
6.2.1
Objetivos ........................................................................................................... 22
6.2.2
Actividades de higiene industrial ........................................................................ 22
6.2.3
Monitoreo de los factores de riesgo en los puestos de trabajo ........................... 23
6.2.4
Actividades de Recreacin y Deporte ................................................................ 23
6.3
SUBPROGRAMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL ................................................ 23
6.3.1
Objetivos ........................................................................................................... 23
6.3.2
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial .................................................. 23
6.3.3
Programa de Orden y Aseo. .............................................................................. 23
6.3.4
Plan de emergencia ........................................................................................... 24
6.3.5
Plan de Mantenimiento ...................................................................................... 24
6.3.6
Plan de saneamiento bsico ambiental.............................................................. 24
6.3.7
Sistemas de control y prevencin de incendio ................................................... 25
6.3.8
Demarcacin y Sealizacin .............................................................................. 25
2
6.3.9
Investigacin de incidentes y accidentes ........................................................... 26
6.3.10 Visitas Programadas de Inspeccin ................................................................... 26
6.3.11 Suministro de Elementos de Proteccin Personal.............................................. 26
7.
PLAN DE CAPACITACION ................................................................................... 27
7.1
OBJETIVOS .......................................................................................................... 27
7.2
ACTIVIDADES REALIZADAS AL INTERIOR DE LA EMPRESA ........................... 27
7.2.1
Induccin ........................................................................................................... 27
7.2.2
Capacitacin Continuada ................................................................................... 27
7.2.3
Capacitacin Especfica..................................................................................... 28
7.3
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ..................................................................... 28
8.
EVALUACION DEL PROGRAMA.......................................................................... 29
8.1
OBJETIVOS GENERALES ................................................................................... 29
8.2. INDICADORES DE GESTION EN SALUD OCUPACIONAL ..................................... 29
8.2.1 Indicadores de estructura........................................................................................ 29
8.2.2 Indicadores de Proceso - Ejecucin ........................................................................ 29
8.2.3 indicadores de impacto - Resultado ........................................................................ 29
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ................................................................................. 32
ANEXOS.......................................................................................................................... 33
LISTA DE TABLAS
pg.
LISTA DE FIGURAS
pg.
LISTA DE ANEXOS
pg.
GLOSARIO
Accidente de Trabajo: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con
ocasin del trabajo y que a su vez produzca en el trabajador una lesin orgnica,
una perturbacin funcional, una invalidez o la muerte.
Ausentismo: Condicin de ausente del trabajo. Se denomina al nmero de horas
programadas, que se dejan de trabajar como consecuencia de las enfermedades
profesionales, de las enfermedades generales, de los accidentes de trabajo y de
las consultas de salud.
Condiciones de Salud: Caractersticas de orden fsico, mental, ambiental y
social, que conforman el entorno del individuo. Se pueden agregar y analizar las
caractersticas de varios individuos, con el fin de establecer las prioridades de
salud de un colectivo.
Condiciones de Trabajo: Conjunto de caractersticas de la tarea, del entorno y de
la organizacin del trabajo, las cuales interactan produciendo alternativas
positivas o negativas sobre la salud del trabajador que la ejerce.
estratgica, tanto del ambiente como de las personas, que sirve de base para la
orientacin de las decisiones y las acciones, para el control de los factores de
riesgo y para el logro de los objetivos de la salud ocupacional.
INTRODUCCION
La salud ocupacional tiene sus antecedentes en el concepto general de salud,
sobre todo asociada esta, a la salud pblica. Pero desde que el hombre inici
procesos transformadores, se asoci esa conducta a diferentes tipos de riesgos,
basta pensar en los cazadores y recolectores ancestrales. La evolucin del
hombre, es la evolucin de la transformacin de los elementos, y por ende del
trabajo y su influencia en las relaciones sociales.
Las labores artesanales y posteriormente las mineras, comenzaron a utilizar
elementos de proteccin personal. Luego durante el feudalismo, surgieron las
primeras empresas a costa del trabajo individual e independiente del artesano y
donde lo ms importante, era la produccin, por sobre toda otra consideracin.
Con la revolucin industrial, llega la divisin del trabajo, la produccin en serie y
con ello, la exposicin masiva de hombres, mujeres y nios a riesgos nuevos, que
conllevaron a numerosos accidentes mortales o incapacitantes; de igual forma,
hicieron su aparicin enfermedades de origen laboral, casi todas consecuencia de
agotadoras jornadas de trabajo, sin ninguna proteccin.
A la par de la reivindicacin de otros derechos de los trabajadores, el de la salud
fue determinante, para valorar los logros de sus luchas; de all surgen las
disciplinas precursoras de la que hoy conocemos como salud ocupacional:
higiene industrial, seguridad industrial y la medicina del trabajo.
JUSTIFICACIN
Para LUMICENTRO es muy importante desarrollar y ejecutar un programa de
salud ocupacional que proteja y prevenga la aparicin de riesgos que puedan
afectar la salud e integridad de sus colaboradores, es por ello que mediante este
programa se implementan e identifican acciones correctivas y preventivas que
buscan la eliminacin y control de los riesgos en toda la organizacin.
Teniendo en cuenta que es un deber de la organizacin velar por la proteccin y
seguridad de sus trabajadores como estrategia de mejoramiento de las
condiciones de calidad de vida de los mismos, la empresa ha puesto en marcha el
desarrollo de una cultura de seguridad y salud en el trabajo a travs de la
implementacin de programas de salud ocupacional y acciones para llevar a cabo
el mejoramiento de los procesos y todo lo relacionado con la identificacin de los
factores de riesgo en cada puesto de trabajo y en la empresa en general.
Para dar cumplimiento a las disposiciones legales y normativas LUMICENTRO se
encarga de proveer los recursos que sean necesarios para el adecuado desarrollo
del programa de salud ocupacional enfocado al cumplimiento de las necesidades y
proteccin de los colaboradores.
10
1. OBJETIVOS
11
2. MARCO LEGAL
Constitucin Poltica: Art. 48. La seguridad social es un derecho pblico de
carcter obligatorio que se prestar bajo direccin, la coordinacin y control del
Estado, en sujecin a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad en los
trminos que establezca la ley. Se garantiza a todos los habitantes el derecho
irrenunciable a la seguridad social.
Ley Novena de 1.979: Ttulo III. Normas para preservar, conservar y mejorar la
salud de los individuos en sus ocupaciones.
Resolucin 2400 de mayo 22/79: Por la cual se establecen algunas
disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de
trabajo.
Decreto 586 de febrero 25/83: Por el cual se crea el Comit Nacional de Salud
Ocupacional.
Decreto 614 de marzo 14/84: Por el cual se determinan las bases para la
organizacin y administracin de salud ocupacional en el pas.
Resolucin 2013 de junio 6/86: Por la cual se reglamenta la organizacin y
funcionamiento de los comits de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en los
lugares de trabajo.
Resolucin 1016 de Marzo31/89: Por la cual se reglamenta la organizacin,
funcionamiento y forma de los programas de salud ocupacional que deben
desarrollar los patronos o empleadores en el pas.
Resolucin 1792 de mayo 3/90: Por la cual se adoptan valores lmites
permisibles para la exposicin ocupacional al ruido.
Ley 100 de 1.993: Reorganiza el Sistema de Seguridad Social en el pas. El
rgimen de Seguridad Social Integral est conformado por el sistema de
pensiones, el sistema de seguridad social en salud, el sistema de riesgos
profesionales y el sistema de servicios sociales complementarios.
Decreto 1295de junio 22/94: Por el cual se determina la organizacin y
administracin del Sistema de Riesgos Profesionales.
Decreto 1772 de agosto 3/94: Por el cual se reglamenta la afiliacin y las
cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales.
Decreto 1832 de agosto 3/94: Por el cual se adopta las tablas de enfermedades
profesionales.
Ley 776 de 2002: Por la cual se dictan normas sobre la organizacin,
administracin y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales
12
____________________________________
ALEXANDER BUITRAGO
Representante Legal
13
NIT: 75002741
Telfono: 3351909
Ciudad: Pereira
14
Clase de Riesgo: 1
Centros de trabajo: 1
APLICAR
PAUTAS DE
CORTESIA
IDENTIFICAR
NECESIDADES
Y
EXPECTATIVAS
DEL CLIENTE
ATENDER Y
SOLUCIONAR
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
SUMINISTRAR
INFORMACION
TECNICA DEL
PRODUCTO
OFRECER
SERVICIOS
ADICIONALES
CONCRETAR LA
VENTA
15
MUJERES
TOTAL
OPERATIVA
ADMINISTRATIVA
HORARIO DE TRABAJO
FORMA DE
CONTRATACIN
TERMINO
DEFINIDO
POR HORAS
PRESTACION
DE SERVICIOS
16
18
6. SUBPROGRAMAS
del
comportamiento
de
las
Compaa de seguros
La cobertura del Sistema de Riesgos Profesiones es el siguiente:
6.2.1 Objetivos
6.3.1 Objetivos
de
cmputo.
Atraer la atencin
Dar a conocer el mensaje con suficiente antelacin
Ser clara y de interpretacin nica.
Posibilidad en la prctica de cumplir con lo indicado
o dispositivos de seguridad
Como complemento a la proteccin ofrecida por resguardos, dispositivos de
seguridad y protecciones personales.
26
7. PLAN DE CAPACITACION
7.1 OBJETIVOS
Manejo de cargas
Utilizacin de elementos de proteccin
Trabajo en equipo y liderazgo
Prevencin del riesgo psicosocial
Atencin al cliente
Manejo de extintores
Brigadas de emergencia
Simulacros de evacuacin
Plan de evacuacin
Primeros auxilios
Manejo de cargas
Pausas Saludables
Utilizacin de elementos de proteccin
28
Disponibilidad Recurso
Humano para S.O.
Disponibilidad
Total presupuesto anual ($) disponible para S.O.
Recurso Financiero
No. promedio de trabajadores ao
Cumplimiento Cronograma:
Actividades ejecutadas
Actividades programadas
Capacitacin en SO
ao
* 100
ao, multiplicado por K, que es igual a 240.000 (constante que resulta del producto
de 100 trabajadores que laboran 48 horas semanales por 50 semanas que tiene el
ao).
Se define como la relacin entre el nmero de das perdidos y cargados por los
accidentes durante un ao y el total de horas - hombre trabajadas durante el ao
multiplicado por K.
IS AT= No. das perdidos y cargados por AT en el ao * K
No. HHT ao
Expresa el nmero de das perdidos y cargados por accidentes de trabajo durante
el ao por cada 100 trabajadores de tiempo completo. Das cargados, corresponde
a los das equivalentes segn los porcentajes de prdida de capacidad laboral
(Norma ANSI).
31
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
32
ANEXOS
FSICOS
Factores de Riesgo
Ruido
Vibraciones
Presin baromtrica
Calor
Fro
Radiaciones ionizantes
Radiaciones No Ionizantes
Aerosoles slidos
QUMICOS
Aerosoles Lquidos
Rayos X
Rayos Gamma
Rayos Beta
Rayos Alfa
Neutrones
Radiacin Ultravioleta
Radiacin visible
Microondas
Radiofrecuencia
Radiacin infrarroja
Polvos orgnicos
Polvos inorgnicos
Humos metlicos
Humos No metlicos
Fibras
Nieblas
Rocos
Gases y Vapores
Animales
Vegetales
BIOLGICOS
Fungal
Protista
Mnera
Contenido de la Tarea
Organizacin de tiempo de trabajo
SICOLABORALES
Relaciones humanas
Gestin
Trabajo posicin de pie
Carga esttica
Trabajo posicin sentado
Otras posturas inadecuadas
ERGONMICOS
Esfuerzos
Carga dinmica
Movimientos
33
CONDICIONES
DE SEGURIDAD
Herramientas manuales
Equipos y elementos a presin
Factores de Riesgo
Puntos de operacin
Mecnicos
Manipulacin de materiales
Mecanismos en movimiento
Alta tensin
Factores de riesgo
Baja Tensin
elctricos
Electricidad esttica
Superficies de trabajo
Sistemas de almacenamiento
Factores de riesgos
Distribucin de rea de trabajo
locativos
Falta de orden y aseo
Estructuras e instalaciones
Deficiente iluminacin
Factores de Riesgo fsicos Radiaciones
Explosiones
Manipulacin de productos qumicos
Factores de Riesgo qumico Almacenamiento
Transporte
Puesto de trabajo
Condicin de trabajo identificada
Origen del riesgo
Efecto posible
Nmero de expuestos al factor de riesgo
Tiempo de exposicin al factor de riesgo
Controles existentes a nivel de la fuente, medio y trabajador.
34
ILUMINACIN
ALTO:
Ausencia de luz natural o deficiencia de luz artificial con sombras
evidentes y dificultad para leer.
MEDIO:
Percepcin de algunas sombras al ejecutar una actividad (escribir).
BAJO:
Ausencia de sombras.
RUIDO
ALTO:
MEDIO:
BAJO:
RADIACIONES IONIZANTES
ALTO:
Exposicin frecuente (una vez por jornada o turno o ms).
MEDIO:
Ocasionalmente y/o vecindad.
BAJO:
Rara vez, casi nunca hay exposicin.
RADIACIONES NO IONIZANTES
ALTO:
Seis horas o ms de exposicin por jornada o turno.
MEDIO:
Entre dos y seis horas por jornada o turno.
BAJO:
Menos de dos horas por jornada o turno.
TEMPERATURAS EXTREMAS
ALTO:
Percepcin subjetiva de calor o fro luego de permanecer 5 min en
el sitio.
MEDIO:
Percepcin de algn disconfort con la temperatura luego de
permanecer 15 min.
BAJO:
Sensacin de confort trmico.
VIBRACIONES
ALTO
Percibir sensiblemente vibraciones en el puesto de trabajo.
MEDIO:
Percibir moderadamente vibraciones en el puesto de trabajo.
BAJO:
Existencia de vibraciones que no son percibidas.
POLVOS Y HUMOS
ALTO:
Evidencia de material particulado depositado en sobre una
superficie previamente limpia al cabo de 15 min.
MEDIO:
Percepcin subjetiva de emisin de polvo sin depsito sobre
superficies pero s evidenciable en luces, ventanas, rayos, solares,
etc.
BAJO:
Presencia de fuentes de emisin de polvos sin la percepcin
anterior.
GASES Y VAPORES DETECTABLES ORGANOLPTICAMENTE
ALTO:
Percepcin de olor a ms de 3 m del foco emisor.
35
MEDIO:
BAJO:
MEDIO:
BAJO:
BACTERIAS
ALTO:
MEDIO:
BAJO:
HONGOS
ALTO:
MEDIO:
BAJO:
SOBRECARGA Y ESFUERZOS
ALTO:
Manejo de cargas mayores de 25 kg y/o un consumo necesario
de ms de 901 Kcal/jornada.
MEDIO:
Manejo de cargas entre 15 y 25 kg y/o un consumo necesario de
36
BAJO:
POSTURA HABITUAL
ALTO:
De pie con una inclinacin superior a los 15.
MEDIO
Siempre sentado (toda la jornada o turno) o de pie con una
inclinacin menor de 15.
BAJO:
De pie o sentado indistintamente.
DISEO DEL PUESTO
ALTO:
Puesto de trabajo que obliga al trabajador a permanecer siempre
de pie.
MEDIO:
Puesto de trabajo sentado, alternando con la posicin de pie
pero con mal diseo.
BAJO:
Sentado y buen diseo del asiento.
MONOTONA
ALTO:
MEDIO:
BAJO:
SOBRETIEMPO
ALTO:
MEDIO:
BAJO:
CARGA DE TRABAJO
ALTO:
Ms del 120% del trabajo habitual. Trabajo contra el reloj.
Toma de decisin bajo responsabilidad individual. Turno de
relevo 3 x 8.
MEDIO:
Del 120% al 100% del trabajo habitual. Turno de relevo 2 x 8.
BAJO:
Menos del 100% del trabajo habitual. Jornada partida con
horario flexible. Toma de decisin bajo responsabilidad grupal.
ATENCIN AL PBLICO
ALTO:
Ms de un conflicto en media hora de observacin del
especialista.
MEDIO:
Mximo un conflicto en media hora de observacin del
especialista.
BAJO:
Ausencia de conflictos en hora de observacin del
especialista.
37
Valor
10
6
4
1
Valor
10
7
4
1
Valor
10
6
2
1
Consecuencias (*)
Muerte y/o daos mayores a 400 millones de pesos**
Lesiones incapacitantes y/o daos entre 40 y 399 millones de
pesos
Lesiones incapacitantes y/o daos entre 40 y 399 millones de
pesos
Lesiones con heridas leves, contusiones, golpes y/o pequeos
daos econmicos
Probabilidad
Es el resultado ms probable y esperado si la situacin de riesgo
tiene lugar
Es completamente posible, nada extrao. Tiene una probabilidad
de actualizacin del 50%
Sera una coincidencia rara. Tiene una probabilidad de
actualizacin del 20%
Nunca ha sucedido en muchos aos de exposicin al riesgo,
pero es concebible. Probabilidad de 5%
Tiempo de exposicin
La situacin de riesgo ocurre continuamente o muchas veces al
da.
Frecuentemente o una vez al da
Ocasionalmente o una vez por semana
Remotamente posible
G.P . BAJO
1 hasta 300
G.P. MEDIO
301 - 600
G.P. ALTO
601 - 1000
PORCENTAJE DE EXPUESTOS
FACTOR DE PONDERACIN
1-20%
21-40%
41-60%
61-80%
81-100%
1
2
3
4
5
39
G.P MEDIO
3500
G.P ALTO
5000
40
41
LUMICENTRO
1) Informacin sobre la
investigacin
2) Informacin de la
persona involucrada en
el incidente o accidente
Nombre Completo
Incidente
Accidente
Leve
Fecha
Hora
Grave
Mortal
Nmero de Cedula
5) ANALISIS Y RECOMENDACIONES
42
DAS PERDIDOS
EC
(K)
EP
(L)
AT
(M)
SALARIO
OTRAS CAUSAS
DIARIO (CON
DIAGNSTICO CAUSAS
PRESTACIONES)
(N)
COSTO DIAS
INCAPACIDAD
TOTALES
Totales mes:
No. Trabajadores al principio del perodo + trabajadores que ingresaron (O):
No. Trabajadores promedio diario (F):
43
NOMBRES Y
APELLIDOS
EMPLEADO
44
ANEXO 6 Cronograma
Responsable
Diciembre
Noviembre
Octubre
Septiembre
Agosto
Fecha
mxima a
ejecutar
Julio
Junio
Mayo
Abril
Marzo
Febrero
Seguimiento y Control
Enero
Actividades
para el
control de
los factores
de riesgo
45
PANORAMA DE RIESGOS
LUMICENTRO
CONTENIDO
1. PANORAMA DE FACTORES DE RIESGOS.................................................... 3
2.
3.
4.
5.
6.
CRONOGRAMA ............................................................................................. 16
7.
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................... 17
2. FACTOR DE RIESGO
Se conoce como factor de riesgo a todas aquellas herramientas, instrumentos,
objetos instalaciones ambientales, acciones
humanas, que encierran una
capacidad potencial de producir lesiones o daos materiales y cuya probabilidad
de ocurrencia depende de la eliminacin o control del elemento agresivo.
Los factores de riesgo pueden ocasionar lesiones traumticas asociadas con los
accidentes de trabajo o lesiones no traumticas relacionadas con enfermedades
de origen profesional.
Es el conjunto de factores fsicos que pueden dar lugar a una lesin por la accin y
uso mecnico de elementos como mquinas, herramientas, piezas a trabajar o
materiales proyectados, slidos o fluidos, causando de esta manera lesiones por
friccin, golpes, atrapamientos, proyeccin de materiales o cadas.
Herramientas
Mquinas
Equipos o
Instalaciones
RIESGOS ELCTRICOS
Se denomina riesgo elctrico al riesgo originado por la energa elctrica producida por
maquinas, equipos o instalaciones que al entrar en contacto con el hombre producen lesiones
de acuerdo a su intensidad y exposicin, algunas causas son:
RIESGOS BIOLGICOS
Bacterias,
Plasmidios,
Virus
5
Hongos
Micoplasmas
Parsitos
RIESGOS ERGONMICOS
Hace referencia a las condiciones del espacio fsico donde labora en
empleado, entre ellas herramientas, maquinas, tamao, peso, forma y entre
otros aspectos que puedan ocasionar en el ser humano un desgaste fsico,
social y mental debido al uso inadecuado de los mismos. Entre ellas
encontramos:
Mala postura de trabajo
Actividades forzosas
Carga postural
Fatiga visual
Ubicacin inadecuada de puesto de trabajo
RIESGOS PSICOLABORALES
Estilo de mando
Estabilidad laboral
Supervisin Tcnica
Reconocimiento
Definicin de Funciones
Capacitacin
Posibilidad de ascenso
Salario
Sociales:
Relacin de autoridad
Participacin
Recomendaciones y sugerencias
Trabajo en equipo
Cooperacin
Relaciones informales
Canales de comunicacin
Posibilidad de comunicacin
Individuales:
Tarea:
RIESGOS LOCATIVOS
Son todas aquellas caractersticas de diseo, construccin, mantenimiento y
deterioro de las instalaciones donde se encuentran las personas ejerciendo su
labor, estos aspectos propician y ocasionan lesiones a los trabajadores o
incomodidades para adecuado desarrollo de sus funciones, as como daos a los
materiales de la empresa
RIESGOS NATURALES
Explosin deslizamientos
Inundaciones
Tormentas elctricas
Huracanes
Terremotos
Temblores
Incendio
RIESGOS DE TRANSITO
Colisiones
Volcamientos
Varadas
Obstculos
Atropellamientos
Madera,
Muebles,
Equipos de oficina,
Combustibles
Solventes
Reactivos
cidos
Gas propano
Metano
Acetileno
4. LISTA DE CHEQUEO
FACTOR
ASPECTO A ANALIZAR
REQUISITOS BASICOS
SI
NO
Se encuentra
disponibles los soportes
de pagos al Sistema
General de Seguridad
Social (Salud, ARP,
Pensiones)?
Se cuenta con un
Programa de Salud
Ocupacional en la
Empresa?
Se cuenta con
Panorama de Factores
de
Riesgo en la Empresa?
Ha capacitado al
personal en prevencin
de riesgos
10
NA
Observaciones
10
11
12
Las dimensiones
internas en cuanto a
extensin superficial y
capacidad, son
adecuadas para la
colocacin de equipos?
Los trabajadores tienen
el espacio adecuado
para realizar
eficientemente el trabajo
(mnimo 2 m y 3 m de
altura)?
Las salidas se
encuentran sin
obstculos y son lo
suficientemente amplias
?
Se cuenta con botiqun,
camillas y frazadas?
No se encuentra grietas
SEALIZACIN Y DEMARCACIN
Se aslan y demarcan
15 las zonas peligrosas
Se sealizan los puestos
de operacin
16 peligrosos?
Se encuentran
demarcadas las zonas
17 restringidas?
La empresa cuenta con
inodoros, lavamanos,
duchas y orinales, en
material impermeable,
con espacio suficiente y
adems en la cantidad
necesaria (1 por cada 15
18 personas)?
11
12
RIESGO QUIMICO
Se cuenta con un listado
de los productos
34 qumicos utilizados?
Los productos qumicos
se encuentran
adecuadamente
etiquetados y
35 empacados
REPORTE E INVESTIGACIN DE ACCIDENTES
Se reportan las
36 condiciones peligrosas
Se reportan los
37 accidentes de trabajo
Se reportan los
38 incidentes de trabajo?
13
Se investigan los
accidentes ocurridos
que
afectan al personal que
labora o a la
39 comunidad?
Se realizan controles a
40 los subcontratistas?
Se realizan inspecciones
de seguridad
41 peridicas?
CONDICIONES DE SALUD DE LOS TRABAJADORES
Se realizan exmenes
mdicos ocupacionales
a los trabajadores
(ingreso,
42 peridicos, egreso)?
DISPOSICIN DE RESIDUOS Y DESECHOS
Se realiza un adecuado
almacenamiento
temporal de residuos y
43 desechos?
Se realiza una adecuada
disposicin final
44 de residuos y desechos?
14
15
Repercusin
del riesgo
Factor de
ponderacin
Controles
recomendables
Grado de
peligrosidad
Controles
existentes
Probabilidad
Efecto
Conocido
Exposicin
Fuente
generadora
consecuencia
Factor
de
Riesgo
PRIORIDAD DE INTERVENCIN
Tiempo
Clase
de
Riesgo
% de
expuestos
Puesto
de
trabajo o
proceso
# de expuestos
PANORAMA DE RIESGOS
Prioridad de
intervencin
6. CRONOGRAMA
Responsable
Diciembre
Noviembre
Octubre
Septiembre
Agosto
Fecha
mxima a
ejecutar
Julio
Junio
Mayo
Abril
Marzo
Febrero
Seguimiento y Control
Enero
Actividades
para el
control de
los factores
de riesgo
Aprobado por:
Davis Seplveda y
Buitrago
Alexander Buitrago
Daniela Villegas
Fecha:
Fecha:
Firma:
Firma:
Firma:
16
7. BIBLIOGRAFIA
Resumen tomado de la cartilla Panorama de factores de riesgo SURATEP,
Medelln, 1999
http://www.laguajira.gov.co/web/images/contrataciones/Anexo%206%20Lista%20d
e%20Chequeo%20Inspecciones%20planeadas.pdf
17
LUMICENTRO
FECHA:
LISTA DE FORMATOS
OCTUBRE
2014
REVISIN:
0
SOLICITUD DE DOCUMENTOS
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
LISTA MAESTRA DE REGISTROS
PRESTAMO DE REGISTROS
EVALUACIN DE DESEMPEO
REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD
ANLISIS DE LA NO CONFORMIDAD
CRONOGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS
PLAN DE AUDITORIA
LISTA DE CHEQUEO
INFORME DE AUDITORIA INTERNA
REPORTE DE ACCIONES PREVENTIVAS
REPORTE DE ACCIONES CORRECTIVAS
SEGUIMIENTO A EXISTENCIAS DE PRODUCTOS
VERIFICACIN DEL PRODUCTO COMPRADO
EVALUACIN DE PROVEEDORES
SEGUIMIENTO A PRODUCTOS NO MANEJADOS
RECEPCIN DE PEDIDOS
ENCUESTA DE SATISFACCIN
REPORTE DE SUGERENCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS
SEGUIMIENTO A GESTIN DE SUGERENCIAS,
QUEJAS Y RECLAMOS
ROTACIN DE PRODUCTOS ENTRE BODEGAS
RELACIN DE PRODUCTOS POR GARANTIA
SOLICITUD DE ENSAMBLE DE PRODUCTOS
RELACIN DE FACTURAS
REPORTE DE SOBRANTES Y FALTANTES
RELACIN REMISIONES POR ANULAR
FORMATO RELACIN DE DESCUENTOS
RELACIN DE ENTREGAS Y PAGOS DIARIOS
SEGUIMIENTO DE MANTENIMIENTO
RECAUDOS DEL DOMICILIO POR VENTA A CREDITO
MANUAL DE FUNCIONES
CRONOGRAMA MANTENIMIENTO DE EQUIPOS E
INSTRUMENTOS
FO-PRO-CD-1
FO-PRO-CD-2
FO-PRO-CD-3
FO-PRO-CR-1
FO-PRO-CR-2
FO-PRO-RH-1
FO-PRO-CPNC-1
FO-PRO-CPNC-2
FO-PRO-AI-1
FO-PRO-AI-2
FO-PRO-AI-3
FO-PRO-AI-4
FO-PRO-AP-1
FO-PRO-AC-1
FO-PRO-CSEP-1
FO-PRO-CSEP-2
FO-PRO-CSEP-3
FO-PRO-ACL-1
FO-PRO-ACL-2
FO-PRO-SCL-1
FO-PRO-SCL-2
FO-PRO-SCL-3
FO-MF-AB-1
FO-MF-AB-2
FO-MF-AB-3
FO-MF-CJ-1
FO-MF-CJ-2
FO-MF-CJ-3
FO-MF-CJ-4
FO-MF-CJ-5
FO-MF-AA-1
FO-MF-DO-1
FO-MF-OO3
FO-MC-001
CDIGO:
FO-PRO-CD-1
VERSION
01
LUMICENTRO
TITULO:
SOLICITUD DE DOCUMENTOS
FECHA
DEVOLUCIN
FECHA
SOLICITUD
ENTREGADO
A
FIRMA
AO
PRESTADO
POR
MES
NOMBRE
DOCUMENTO
DIA
CODIGO
FIRMA
RECIBIDO
AO
MES
DIA
LUMICENTRO
TITULO:
CDIGO
VERSIN
NOMBRE DOCUMENTO
CDIGO:
FO-PRO-CD-2
VERSION
01
LTIMA
FECHA DE
MODIFCACIN
LUMICENTRO
TITULO:
CONTROL DE DOCUMENTOS DE
ORIGEN EXTERNO
CODIGO
VERSION
NOMBRE
DOCUMENTO
ULTIMA FECHA DE
MODIFICACIN
CDIGO:
FO-PRO-CD-3
VERSION
01
TIEMPO DE
RETENCION
CDIGO:
FO-PRO-CR-2
VERSION
01
LUMICENTRO
TITULO:
PRESTAMO DE REGISTROS
AO
ENTREGADO
A
MES
NOMBRE
PRESTADO
DOCUMENTO POR
DIA
CODIGO
FIRMA
AO
DEVOLUCIN
MES
DIA
FECHA
FIRMA
RECIBIDO
LUMICENTRO
TITULO:
EVALUACIN DE DESEMPEO
CDIGO:
FO-PRO-RH-1
VERSION
01
FECHA
NOMBRE DEL EVALUADO
CARGO
A. PRESENTACION
1. PRESENTACION PERSONAL ENCUANTO A
(UAS,CABELLO,MAQUILLAJE)
2. PORTE ADECUADO DEL UNIFORME(PORTE DE
CAMISETA,ZAPATOS)
3. PORTE ADECUADO DEL CARNET
B. COLABORACION
MUY BUENA
BUENA
ACEPTABLE
MUY BUENA
BUENA
ACEPTABLE
MUY BUENA
BUENA
ACEPTABLE
MUY BUENA
BUENA
ACEPTABLE
RESPONSABLE EVALUACION
FIRMA DEL EVALUADO
MUY BUENA
BUENA
ACEPTABLE
LUMICENTRO
TITULO:
REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD
Responsable:
CDIGO:
FO-PRO-CPNC-1
VERSION
01
Fecha:
Hallazgo
Accin correctiva:
Accin preventiva:
Accin de mejora :
Solucin
Causa
1.
2.
3.
4.
5.
Accin
responsable
Fecha
Accin conforme:
Observaciones:
Accin no conforme:
Firma responsable:
Fecha:
fecha
LUMICENTRO
TITULO:
ANLISIS DE LA NO CONFORMIDAD
CDIGO:
FO-PRO-CPNC-2
VERSION
01
FECHA DE
APARICIN DE LA
NO CONFORMIDAD
PROCESO
INVOLUCRADO
PERSONAL
INVOLUCRADO
NALISIS DE LA NO CONFORMIDAD
Responsable______________________________________________________
CDIGO:
FO-PRO-AI-1
VERSION
01
LUMICENTRO
TITULO:
ENE
No.
ELEMENTOS NORMA
SISTEMA DE GESTION
DE CALIDAD.
4.1Requisitos generales
4.2Requisitos de la documentacin
4.2.1Generalidades
4.2.2Manual de Calidad
4.2.3Control de la documentacin
4.2.4Control de los registros
RESPONSABILIDAD DE LA
5.
DIRECCION
5.1Compromiso de la direccin
5.2Enfoque al cliente
5.3Poltica de calidad
5.4Planificacin
5.4.1Objetivos de calidad
5.4.2Planificacin del SGC
Responsabilidad, autoridad y
5.5
Comunicacin.
5.5.1Responsabilidad y autoridad
5.5.2Representante de la direccin
5.5.3Comunicacin Interna
5.6Revisin por la direccin
5.6.1Generalidades
5.6.2Informacin para la revisin
5.6.3Resultados de la revisin
4.
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
123412341234123412341234123412341234123412341234
ENE FEB
No.
ELEMENTOS NORMA
MAR
ABR
MAY
JUN JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
123412341234123412341234123412341234123412341234
ENE FEB
No.
ELEMENTOS NORMA
MAR
ABR
MAY
JUN JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
123412341234123412341234123412341234123412341234
ENE FEB
No.
ELEMENTOS NORMA
8.5Mejora
8.5.1Mejora continua
8.5.2Accin correctiva
8.5.3Accin preventiva
8.6Listado maestro de formatos
8.7Listado maestro de cargos SGC
Listado maestro de tcnicas
8.8estadsticas
8.9Listado maestro de documentos.
AAUDITORES INTERNOS:
GRUPO 1:
GRUPO 2:
MAR
ABR
MAY
JUN JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
123412341234123412341234123412341234123412341234
CDIGO:
FO-PRO-AI-2
VERSION
01
LUMICENTRO
TITULO:
PLAN DE AUDITORIAS
FECHA:
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
ALCANCE DE LA AUDITORIA:
AUDITOR PRINCIPAL:
EQUIPO AUDITOR:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA PARA LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA:
HORA:
REUNION DE CIERRE:
HORA:
ENTREVISTAS
FECHA
HORA
AREA/ELEMENTO/PROCESO A AUDITAR
_____________________________________________
AUDITOR PRINCIPAL
NOMBRE
AUDITADO
CARGO
CDIGO:
FO-PRO-AI-3
VERSION
01
LUMICENTRO
TITULO:
LISTA DE CHEQUEO
FECHA:
HOJA:
AUDITORIA No.:
AUDITOR PRINCIPAL:
EQUIPO AUDITOR:
NUMERAL
PREGUNTA
EVIDENCIA
COMENTARIOS
LUMICENTRO
TITULO:
HOJA:
AUDITORIA No.:
INFORME DE AUDITORIA
CDIGO:
FO-PRO-AI-4
VERSION
01
LUMICENTRO
TITULO:
HOJA:
AUDITORIA No.:
AUDITOR PRINCIPAL:
EQUIPO AUDITOR:
NUMERAL
PREGUNTA
EVIDENCIA
COMENTARIOS
CDIGO:
FO-PRO-AI-4
VERSION
01
LUMICENTRO
TITULO:
Descripcin NO
CONFORMIDAD
FECHA DE
D
APARICIN DEL
HALLAZGO DE
LA NO
CONFORMIDAD:
M A
PROCESO
INVOLUCRADO:
ACCIONES PREVENTIVAS A
DESARROLLAR:
Responsable ______________________________________________________
CDIGO:
FO-PRO-AP-1
VERSION
01
CAUSA:
Fecha de
Ejecucin:
LUMICENTRO
TITULO:
Descripcin NO
CONFORMIDAD
FECHA DE
D
APARICIN DEL
HALLAZGO DE
LA NO
CONFORMIDAD:
M A
PROCESO
INVOLUCRADO:
ACCIONES CORRECTIVAS A
DESARROLLAR:
Responsable _____________________________________________________
CDIGO:
FO-PRO-AC-1
VERSION
01
CAUSA:
Fecha de
Ejecucin:
LUMICENTRO
TITULO:
CDIGO:
FO-PRO-CSEP-1
VERSION
01
REA:
BODEGA: ____
ALMACEN: ____
RESPONSABLE: ________________________________________________________
FECHA
INVENTARIO
ACTUAL
APROX
CANTIDAD A
PEDIR
FECHA
DE
PEDIDO
PROVEEDOR
FECHA DE ENTREGA
DE PEDIDO
CANTIDAD
RECIBIDA
LUMICENTRO
TITULO:
CDIGO:
FO-PRO-CSEP-2
VERSION
01
CALIDAD
CANTIDAD
FECHA
PROVEEDOR
PRODUCTO
NC
NC
DESCRIPCIN NC
LUMICENTRO
TITULO:
EVALUACIN DE PROVEEDORES
FECHA:________________________
CRITERIO
PROVEEDOR:_______________________
De contado
30 das
45 das
60 das
RANGO DE
PUNTOS
10 puntos
40 puntos
70 puntos
100 puntos
2. DISPONIBILIDAD DEL
PRODUCTO
Total
Parcial
100 puntos
10 puntos
3. TIEMPO DE ENTREGA
Inmediata
De 2 a 5 das
Ms de 5 das
100 puntos
50 puntos
10 puntos
Excelente
Regular
Deficiente
100 puntos
50 puntos
10 puntos
1. FORMA DE PAGO
4. CALIDAD
EVALUACION
TOTAL PUNTAJE
MAYOR DE 300 PUNTOS: EXCELENTE
ENTRE 251-300 PUNTOS: BUENO
ENTRE 150-250 PUNTOS: REGULAR
ENTRE 40-100 PUNTOS: DEFICIENTE
OBSERVACIONES:
FIRMA DEL EVALUADOR
CDIGO:
FO-PRO-CSEP-3
VERSION
01
PUNTAJE
LUMICENTRO
TITULO:
FECHA DE SOLICITUD
CLIENTE
TELEFONO
DESCRIPCION PRODUCTO
SOLICITADO
CDIGO:
FO-PRO-ACL-1
VERSION
01
VENDEDOR
CDIGO:
FO-PRO-ACL-2
VERSION
01
LUMICENTRO
TITULO:
RECEPCIN DE PEDIDOS
No.
CANTIDAD
PRODUCTOS PEDIDOS
PRODUCTO
VALOR UNITARIO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
TOTALES
DIRECCION
FORMA DE PAGO
TELEFONO
EFECTIVO
CREDITO
$ CAMBIO
CONFIRMACION HORA:
VALOR TOTAL
LUMICENTRO
TITULO:
ENCUESTA DE SATISFACCIN
CDIGO:
FO-PRO-SCL-1
VERSION
01
LUMICENTRO
TITULO:
CDIGO:
FO-PRO-SCL-2
VERSION
01
FECHA:
NOMBRE CC.
TEL
LUMICENTRO
TITULO:
SEGUIMIENTO A GESTIN DE
SUGERENCIAS,QUEJAS Y RECLAMOS
CDIGO:
FO-PRO-SCL-3
VERSION
01
TRATAMIENTO
FECHA
/ ACCION
RESPUESTA DESCRIPCION
FECHA CLIENTE CC TELEFONO EMAIL Q R S DESCRIPCION
TOMADA
AL CLIENTE RESPUESTA
CDIGO:
FO-MF-AB-1
LUMICENTRO
TITULO:
FECHA
DESCRIPCION
BODEGA
DEL
CANTIDAD
SALIDA
PRODUCTO
BODEGA
INGRESO
OBSERVACION
VERSION
01
RESPONSABLE
CDIGO:
FO-MF-AB-2
LUMICENTRO
TITULO:
DIA:
MES:
VERSION
01
AO:
DATOS DEL PROVEEDOR
NOMBRE / RAZN
SOCIAL
CANTIDAD
CEDULA / NIT
No.
DESCRIPCION
MOTIVO DEVOLUCION
OBSERVACIONES:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
____________________________
RESPONSABLE
LUMICENTRO
CDIGO:
FO-MF-AB-3
VERSION
01
TITULO:
ESTADO
DESCRIPCION
DEL
FECHA
FECHA DE
HORA
PRODUCTO A
SOLICITADO
POR
DE
HORA DE
SOLICITUD SOLICITUD ENSAMBLAR CANTIDAD
POR
ENTREGADO ENTREGAR ENTREGA ENTREGA
LUMICENTRO
CDIGO:
FO.MF-CJ-1
RELACIN DE FACTURAS
VERSION
01
TITULO:
FECHA
No.
FACTURA
NOMBRE
DEL
CLIENTE
ESTADO
$ VALOR CANCELADA
POR
PAGAR
FECHA
DE
PAGO
OBSERVACION
LUMICENTRO
TITULO:
REPORTE DE SOBRANTES Y
FALTANTES
FECHA
TOTAL
INGRESO
TOTAL
EGRESO
$
SOBRANTE
$FALTANTE
RESPONSABLE
CDIGO:
FO-MF-CJ-2
VERSION
01
Vobo.GERENCIA
LUMICENTRO
TITULO:
N REMISIN
CLIENTE
CDIGO:
FO-MF-CJ-3
VERSION
01
N COM. O POS.
CDIGO:
FO-MF-CJ-4
LUMICENTRO
TITULO:
RELACIN DE DESCUENTOS
FECHA
N
FACTURA
VALOR
DESCUENTO
VERSION
01
OBSERVACIONES
LUMICENTRO
CDIGO:
FO-MF-CJ-5
VERSION
01
TITULO:
FECHA
HORA
$ DINERO
ENTREGADO
ENTREGADO A
POR CONCEPTO DE
Vobo DE QUIEN
RECIBE
LUMICENTRO
CDIGO:
FO-MF-AA-1
SEGUMIENTO DE MANTENIMIENTO
VERSION
01
TITULO:
FECHA
CLASE DE
MTTO
CO
PRE
PROVEEDOR
OBSERVACIONES DEL
MTTO
GARANTIA
VENCIMIENTO
GARANTIA
REVISION
PREVENTIVA
PROXIMA
REVISION
CDIGO:
FO-MF-DO-1
LUMICENTRO
TITULO:
RECAUDOS DEL DOMICILIO POR VENTAS A
CREDITO
FECHA
NOMBRE O RAZON
SOCIAL
VALOR
RECIBIDO
N FACTURAS
VERSION
01
FIRMA CLIENTE
LUMICENTRO
TITULO:
FORMATO MANUAL DE FUNCIONES
CDIGO:
FO-MF-OO3
VERSION
01
PROCESO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
III.DESCRIPCION DE FUNCIONES
HABILIDADES
TIEMPO
FUNCIONES PERMANENTES:
FUNCIONES OBLIGATORIAS:
IV. RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA
POR BIENES DE LA
EMPRESA
POR CONTACTOS
(Relacin interna y
Externa)
POR DIRECCIN DE
PERSONAS
POR INFORMACIN
DINERO
EQUIPOS Y
HERRAMIENTAS
CON MIEMBROS DE LA
EMPRESA
CON CLIENTES
PROVEEDORES
CON OTRAS EMPRESAS
EN MANEJO
EN REVISIN
EN APROBACIN DE
TRABAJO
BAJA
MEDIA
ALTA
CDIGO:
FO-MC-OO1
LUMICENTRO
TITULO:
CRONOGRAMA MANTENIMIENTO DE
EQUIPOS E INSTRUMENTOS
VERSION
01
ACTIVIDADES
GENERALES
FRECUENCIA
RECURSOS
ENCARGADO 15
30
SEM
MES 2
MES 3
15 30 15
ANU
30
QUI
MES 4 MES 5
MES 6
15 30 15 30 15
MEN
TRIM
30
BIM
MES
10
MES
11
MES
12
15 30 15 30 15 30 15 30 15 30 15 30
MACROPROCESO
ESTRATEGCO
PROCESO:
Disear las estrategias necesarias para dar cumplimiendto a la misin y visin de la organizacin, adems de disponer los recursos necesarios para su logro; a
travs de la planificacin, organizacin y control que garanticen el cumplimiento y el buen desarrollo de los procesos administrativos dentro de la
organizacin.
RESPONSABLES:
NMERO DE RIESGOS
IDENTIFICADOS:
Gerente
14
IDENTIFICACIN
TIPO DE RIESGO
ANLISIS
RIESGO
No cumplimiento de la planeacin
estrategica de la empresa (misin,
visin, politica de calidad y
objetivos) y Sistema de Gestin
de Calidad
CAUSAS
VALORACIN
CONSECUENCIAS
PROBABILIDAD
IMPACTO
*Falta de recursos
*Falta de compromiso con la
empresa y sus colaboradores
No ejecutar el programa de salud *Falta de conocimiento e
y seguridad en el trabajo
interes
No realizar estrategias de
mercadeo y publicidad
LABORAL
*Falta de recursos
*Falta de conocimiento e
interes
*Falta de tiempo
LABORAL
No realizar el seguimiento y
reuniones periodicas con respecto
a sus funciones de los
colaboradores y el cumplimiento
de sus objetivos
*No cumplimiento de
obligaciones por parte de la
direccin
*Falta de tiempo
*Falta de compromiso
*Falta de empleados
*Desconocimiento de las
Generacin de carga laboral a los funciones del cargo *Exceso *Enfermedades laborales
empleados
de trabajo
*Trabajadores inconformes
Horarios extendidos
Riesgos ergonomicos
No mantener en condiciones
optimas las instalaciones de la
empresa
*Falta de personal
*Temporada alta en la
empresa
*Falta de elementos
adecuados para ejecutar las
labores (sillas descansa pies,
descansa manos para teclado
y mouse.
*No
ejecucin de pausas activas
*Falta de recursos
*Falta
de compromiso
*
Falta de comunicacin
*Falta de recursos
*Falta de interes y
compromiso
*Fatiga
*Estrs laboral y enfermedades
laborales *Trabajadores con
falta de compromiso
*Molestias musculares,
*Aumento ausentismo por
motivos de salud, fatiga y estrs
laboral
*Accidentes laborales
*Empleados y clientes
insatisfechos
ECONMICO
*Perdidas econmicas
*Enfermedad laboral
AMBIENTAL
Contaminacin
*Ubicacin de la empresa
*Flujo vehicular continuo
*No presencia de zonas
verdes
RACIN
TOTAL
INDICADOR
CMO ESTOY
RESPONSABLE SEGUIMIENTO
Trabajadores consientes y
comprometidos con
Cumplimiento y logro de la
En proceso de concientizacin de los Planeacin estrategica y el
Cumpliento de Planeacin estrategica y Sistema empleados para el cumplimiento de Sistema de Gestin de
objetivos y metas trazadas
Calidad
25 de Gestin de Calidad
Gerente
Trabajadores conocen de la
existencia del programa , sin
embargo no se lleva a cabo el
cumplimiento total del mismo
Anual
No se implementan estrategas de
mercadeo y publicidad,
*Ejecucin de estrategas de
mercadeo y publicidad
frecuentes que promuevan el
avance de la empresa en
aspectos como
reconocimiento de marca
calidad en el servicio y
producto y competitividad,. Gerente
Anual
Alianzas estratgicas
necesarias para el buen
desarrollo y mejora de
rentabilidad de la empresa
Gerente
Anual
Reuniones mensuales y
cuando sea necesario para
evaluar el desempeo de los
trabajadores
Gerente
Anual
Gerente
Anual
Permanente
Gerente
Gerente
Anual
Gerente
Anual
Semestral
Gerente
Anual
Gerente
Anual
Gerente
Mensual
Gerente
Anual
No se ha establecido un Plan de
Emergencias en la empresa
Preparacin de los
empleados ante el Plan de
emrgencias
Gerente
Anual
Indeterminado (Factores
Externos)
Gerente
Anual
FECHA DE CUMPLIMIENTO
30/12/2014
31/12/2014 Indeterminada
MACROPROCESO
PROCESO:
MISIONAL
GESTIN DE VENTAS
Establecer las estrategias necesarias para lograr un incremento en el nivel de ventas, en pro del logro de los objetivos organizacionales
RESPONSABLES:
NMERO DE RIESGOS
IDENTIFICADOS:
Gerente y Vendedores
7
IDENTIFICACIN
TIPO DE RIESGO
LABORAL
ANLISIS
RIESGO
CAUSAS
VALORACIN
CONSECUENCIAS
PROBABILIDAD
LABORAL
ECONMICO
*Perdida de
Competencia desleal
ECONMICO
AMBIENTAL
VALORACIN
IMPACTO
DETECCIN IMPACTO
TOTAL
75
INDICADOR
CMO ESTOY
META
A DONDE QUIERO LLEGAR
RESPONSABLE
Vendedores
SEGUIMIENTO
Semestral
75
75
Vendedores
Permanente
Gerente y
vendedores
Mensual y anual
125
Aplicacin de estrategias de
mercadeo para identificar
dichos factores
45
25
En ocasiones se presentan
errores al facturar el recibo y
realizar el cobro
Gerente
Permanente
Gerente y
Auxiliar de
Bodega
Mensual
No se presentan facturas ni
perdidas econmicas por mala Vendedores,
facturacin
cajera, Domicilio Diario
25
Se procura realizar la
separacin de los desechos
Asistente de
gestin humana- Supervisin cada
Gerente
que se requiera
FECHA DE CUMPLIMIENTO
30/12/2014
30/12/2014
30/12/2014
30/12/2014
30/12/2014
30/12/2014
*Cierre de caja
*Control por resultados contables
30/10/2014
MACROPROCESO
OPERATIVO
PROCESO:
Proveer, gestionar y dirigir el talento humano de la organizacin, en pro del logro de los
objetivos organizacionales.
Gerente, Asistente de gestin humana
13
IDENTIFICACIN
TIPO DE RIESGO
ANLISIS
RIESGO
CAUSAS
No cumplir adecuadamente
con el programa de
seleccin, induccin,
capacitacin y orientacin
*Falta de estructuracin del
adecuada a los nuevos
programa de seleccin, induccin y
empleados
capacitacin en la empresa.
No programar las
capacitaciones necesarias
con los empleados para el
buen desarrollo de la
empresa
VALORACIN
CONSECUENCIAS
PROBABILIDAD
IMPACTO
*Desconocimiento en temas
*No evidenciar las necesidades de la de interes *Desarrollo
empresa y de los colaboradores en inadecuado de sus tareas
cuanto a temas que puedan afectar * Falta de actualizacin y
el correcto funcionamiento de la
conocimientos para mejorar
misma.
sus funciones
3
No elaborar adecuadamente
el manual de funciones y
*No poseer conocimientos en la
responsabilidades de los
creacin del manual de funciones y
cargos
responsabilidades
*No existe interes por parte de la
empresa por desarrollar dichas
No realizar actividades que actividades
promuevan el deporte y la *Falta de recursos
recreacin de los empleados *Falta de tiempo
*No existe interes por parte de la
No celebrar fechas como
empresa por desarrollar dichas
cumpleaos, dia del amor y actividades
amistad, navideas entre
*Falta de recursos
otras
*Falta de tiempo
LABORAL
No realizar la evaluacin de
desempeo de los
empleados
*Mala organizacin
*No cumplimiento del cronograma
*Falta de conocimientos para
realizar la evaluacin
*Desconocimiento de
funciones y
responsabilidades por parte
de los trabajadores *Mala
ejecucin de las tareas
5
*Falta de motivacin
*Estrs laboral *Ambiente
laboral tenso
*Falta de motivacin
*Estrs laboral *Ambiente
laboral tenso
*Desconocimiento del
desempeo del trabajador
*Falta de conocimientos
para implementar acciones
que intervengan las falencias
*No identificacin de
necesidades y problematicas
en la empresa
5
No desarrollar actividades
que velen por un ambiente y
clima organizacional
saludable
ECONMICO
*Falta de motivacin
*Estrs laboral *Ambiente
laboral tenso
*Falta de conocimiento de la
percepcin del cliente
*No implementacin de
estrategias que mejoren y
satisfagan las necesidades
del cliente
5
No realizar seguimiento al
buzon de sugerencias,
quejas y reclamos
*Falta de recursos
*Falta de tiempo
* Falta de consciencia y de interes
*Falta de conocimientos
*Clculo erroneo
*Mala organizacin
*Demandas legales y
sanciones econmicas
*Trabajadores insatisfechos 5
AMBIENTAL
*Falta de recursos
*Falta de tiempo
* Falta de consciencia y de interes
*Falta de capacitacin
*No elaboracin del plan de
emergencias
de consciencia de interes
*Sanciones econmicas
*Exposicin de la salud y
seguridad de los
trabajadores
VALORACIN
DETECCIN IMPACTO
TOTAL
INDICADOR
CMO ESTOY
META
A DONDE QUIERO LLEGAR
75
Se tiene establecido un
programa de seleccin,
induccin, capacitacin en la Aplicacin y ejecucin del programa parcial para todas
empresa del cual muchas veces las personas que inician el proceso de seleccin,
no se da cumplimiento
induccin y capacitacin
Se realizan algunas
capacitaciones en el ao
25
15
15
15
75
Se realiza la evaluacin de
desempeo esporadicamente
Actualmente en la empresa se
realizan actividades en pro del
bienestar y el mejoramiento
del ambiente laboral de la
Realizar las actividades que sean necesarias para el buen
empresa
ambiente laboral de la empresa
15
45
Esporadicamente se realiza en
Encuestas de satisfaccin realizadas durante la empresa encuestas de
el ao
satisfaccin
Realizar semestralmente una encuesta de satisfaccin
45
Esporadicamente se realiza la
revisin al buzn
25
75
porcentaje de cumplimiento en la
disposicin adecuada de los residuos
peligrosos (numero de empleados
realizando correctamente la disposicion de
los residuos/ total de empleados de la
empresa + 100)
Se realiza la disposicin
correcta de algunos residuos,
sin embargo no existe una
politica ambiental clara y
definida
15
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Anual
Anual
FECHA DE CUMPLIMIENTO
30/12/2014
*Adoptar e implementar el
programa existente
30/12/2014
*Programar capacitaciones en un
cronograma y evidenciar
cumplimiento
Anual
Anual
Anual
Anual
Semestral
30/12/2014
30/12/2014
31/10/2014
30/10/2014
30/12/2014
Anual
30/12/2014
Semestral
30/12/2014
Mensual
30/10/2014
31/10/2014
Anual
Mensual
30/10/2014
30/12/2014
MACROPROCESO
PROCESO:
OBJETIVO DEL PROCESO:
RESPONSABLES:
NMERO DE RIESGOS
IDENTIFICADOS:
APOYO
GESTIN FINANCIERA Y CONTABLE
Disponer y administrar los recursos financieros, en el momento oportuno para el logro de los
objetivos organizacionales.
Gerente Y Contador
9
ANLISIS
IDENTIFICACIN
TIPO DE RIESGO
LABORAL
RIESGO
CAUSAS
VALORACIN
CONSECUENCIAS
*Bases de datos
desactualizadas
*Mal manejo de la cartera
*Aumento del tiempo en
*Capacidad de endeudamiento cuentas por cobrar *Liquidez
excedida por los clientes
afectada
PROBABILIDAD
IMPACTO
DETECCIN IMPACTO
Devolucion de producto
facturado pero no pagado
*Reprocesos en la facturacion,
* Afectacin de la cartera por
cobrar
ECONMICO
Otorgamientos de descuentos
no autorizados
*Informacion desactualizada
Incumplimiento de las
obligaciones financieras
AMBIENTAL
Aparicion de sucesos
naturales como erupcin
volcanica, inundaciones,
temblores, terremotos etc.
*Indeterminadas
*Perdidas econmicas
*Muertes
INDICADOR
Nmero de clientes
45 facturados sin capacidad
de endeudamiento
CMO ESTOY
Se presentan algunas
facturaciones realizadas a
clientes que no tienen
capacidad de
endeudamiento
META
A DONDE QUIERO LLEGAR
RESPONSABLE
Gerente
Se realizan en ocasiones
Nmero de
45 refacturaciones por datos refacturaciones por
Dos refacturaciones mensuales por datos incorrectos Vendedores y Cajera
concepto de informacin
incorrectos
errada
En algunas ocasiones los
clientes presentan retardos
en el pago de sus
Tiempo de rotacion de
Rotacin de cartera (cuentas por cobrar) maximo 30
obligaciones con la empresa,
45
Gerentes y vendedores
cartera
dias
sin embargo el promedio de
pago de un cliente es de 20
a 30 dias
SEGUIMIENTO
Mensual
Mensual
Mensual
En ocasiones se presentan
Nmero de devoluciones
algunas devoluciones por
27 de productos facturados
productos sin cancelar, no
sin cancelar
se ha establecido un
promedio.
Nmero de descuentos
9
otorgados en el mes
25
75
Punto de equilibrio
estable
Plan de Emergencias
125 establecido
Se presentan algunos
errores en la ejecucin de
descuentos para clientes
que no aplican al mismo.
Gerente
Trimestral
Gerente
Mensual
El punto de equilibrio se
cumple a cabalidad
No se ha establecido un Plan
de Emergencias en la
Preparacin de los empleados ante el Plan de
empresa
emrgencias
Mensual
Gerente
Mensual
Gerente
Anual
FECHA DE CUMPLIMIENTO
30/12/2014
30/12/2014
30/12/2014
30/12/2014
30/12/2014
30/12/2014
30/12/2014
30/12/2014
VALORACIN
BAJA
MEDIA
ALTA
PROBABILIDAD
IMPACTO
1
1
3
3
5
5
ALTA: Es muy factible ALTO: Si el hecho llegara a
que el hecho se presentarse, tendra alto
presente.
impacto o efecto sobre la
entidad
MEDIA: Es factible que MEDIO: Si el hecho llegara
el hecho se presente. a
presentarse
tendra
DEFINICIN ESCALA
medio impacto o efecto en
(PROBABILIDADla entidad
IMPACTO)
DETECCIN DE IMPACTO
5
3
1
ALTO:Existen muchos
controles para la
prevencin del riesgo
LUMICENTRO
PEREIRA
Resea Histrica
En el ao 2008 luego de trabajar
durante seis aos en una empresa de
la misma rama como administrador, el
seor Alexander Buitrago encuentra la
oportunidad
de
adquirir
a
LUMICENTRO e independizarse. Para
este momento la empresa tena una
trayectoria de veintids aos en el
mercado, hecho
que ha
sido
aprovechado por el mismo propietario
para apalancar su nuevo rumbo con
una
visin
de
gran empresa,
generadora de bienestar y satisfaccin
para sus colaboradores, clientes y
proveedores.
LUMICENTRO
es
una
empresa
orientada a brindar a sus clientes
productos elctricos y accesorios de
iluminacin de excelente calidad, con el
respaldo de proveedores reconocidos,
con un talento humano comprometido
con la excelente atencin y satisfaccin
del cliente.
Problema de investigacin
La documentacin de un sistema
de gestin de la calidad basado en
la norma ISO 9001:2015 garantiza a
la empresa LUMICENTRO una
adecuada
estandarizacin
de
procesos,
en
busca
de
la
satisfaccin del cliente y el
mejoramiento continuo?
Introduccin
De acuerdo al constante cambio de
las exigencias de la sociedad, para
lograr la satisfaccin de sus
necesidades, las organizaciones a
nivel mundial se ven obligadas al
mejoramiento continuo de sus
procesos para cumplir con los
requerimientos de sus clientes
Objetivo General
Documentar el sistema de gestin de
calidad, bajo los requerimientos establecidos
en la norma ISO-9001:2015 en la empresa
LUMICENTRO.
Objetivos Especficos
Qu se logr?
Manual de Calidad
Manual de Procedimientos
Manual de Funciones
Programa de Salud Ocupacional
Panorama de Riesgos
Formatos
Mapa de Riesgos
Manual de Calidad
El manual de la calidad expone la estructura
del Sistema de Gestin de LUMICENTRO, a
travs de este documento se evidencia el
compromiso existente de la empresa en la
bsqueda de la Calidad.
SGC-MC-001 (MANUAL DE CALIDAD).docx
Manual de Procedimientos
Este documento contiene la descripcin de cada uno de los
procedimientos obligatorios y necesarios que intervienen para
llevar a cabo el cumplimiento de los requisitos estipulados en la
Norma ISO 9001:2015 en lo referente a la documentacin del
Sistemas de gestin de Calidad.
Control De Documentos
Control De Registros
Recursos Humanos
Control De Producto No Conforme
Control De Auditoria Interna
Acciones Preventivas
Acciones Correctivas
Compras, Seleccin Y Evaluacin De
Proveedores
Atencin al Cliente
Satisfaccin Al Cliente
SGC-PRO-002 (MANUAL DE PROCEDIMIENTOS).docx
Manual de Funciones
Es la descripcin detallada de las funciones, responsabilidades,
habilidades y perfiles ocupacionales de cada uno de los cargos
que hacen parte del equipo de colaboradores de LUMICENTRO.
SGC-MF-003 (MANUAL DE FUNCIONES).docx
Programa de Salud
Ocupacional
Este programa describe cuales son las condiciones ptimas
ambientales, sociales, fsicas, locativas y entre otras necesarias para el
buen desempeo del trabajador, adems de evidenciar los riesgos a los
que estn expuestos y como se previenen para que la empresa no
tenga riesgos y factores que puedan afectar la salud y seguridad del
trabajador.
SGC-SO-004-1 (PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL).doc
Panorama de Riesgos
A travs de este documento
evidencian los tipos de riesgos a
que se encuentran expuestos
trabajadores en general de
empresas.
SGC-SO-004-2 (PANORAMA DE RIESGOS).docx
se
los
los
las
Mapa de Riesgos
Conclusiones
Se llev a cabo el diagnstico inicial en la Empresa, y se
evidencio la falencia de algunos documentos que hacan parte
del sistema de gestin de calidad.
Se mejor la planeacin estratgica de LUMICENTRO (Misin,
Visin, Poltica y objetivos de Calidad).
Se estableci el manual de Calidad describiendo cada uno de
los numerales y la manera como se documenta en la Empresa.
Recomendaciones
Buscar la certificacin de la empresa apoyados en la
documentacin ya establecida bajo los parmetros de la
Norma ISO 9001: 2015.
Implementar todas las actividades y lineamientos
descritos en los documentos que conforman el Sistema
de Gestin de Calidad.
Mejorar continuamente el Sistema de Gestin de Calidad
a travs de la realizacin de los ajustes pertinentes
resultado de los informes, hallazgos potenciales y reales
que puedan afectar el sistema.