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UNIDAD DIDCTICA 6

SOLICITUD DE FONDOS A LA UNIN EUROPEA

Julio 2012
Iniciativa para Defensores y Defensoras de Derechos Humanos - IDDHU
Financiado por:
IDDHU / ref. IEDDH/2011/266-775

Contenido
6.1 Cmo encontrar una Convocatoria de Propuestas .................................................................................. 4
6.2 Cmo leer una Convocatoria de Propuestas ............................................................................................ 8
6.3 Pasos para presentar un Proyecto ante EuropeAid ................................................................................. 9
6.3.1 Inscripcin en PADOR ......................................................................................................................... 13
6.3.2 Documento de Sntesis ........................................................................................................................ 14
6.3.3 Propuesta completa ............................................................................................................................. 15
6.4 Tips para la presentacin de un Proyecto .............................................................................................. 24

Las opiniones expresadas en este material son de exclusiva responsabilidad de los autores y pueden
no coincidir con las de la Unin Europea.
Se puede reproducir total o parcialmente el material mencionando a la iniciativa IDDHU.

Financiado por:
Iniciativa para Defensores y Defensoras de Derechos Humanos
IDDHU / ref. IEDDH/2011/266-775

Introduccin
La Comisin Europea cuenta con una Oficina dedicada a Cooperacin y Desarrollo (DG DevCo), conocida
como EuropeAid, directamente responsable del diseo e implementacin de los Programas de Cooperacin
Exterior de la CE, cuya misin es brindar ayuda externa bajo las modalidades de eficacia y eficiencia, adems
de formular las polticas de desarrollo temtico de la Unin Europea.

http://ec.europa.eu/europeaid/index_es.htm

Para lograr ste mandato, EuropeAid mantiene dilogos constantes con las Agencias de Desarrollo de los
Estados Miembros, de las Naciones Unidas, las instituciones de financiacin internacional, como el BM.
Adems, coordina directamente con las ONGs, consultoras y otros actores/agentes no estatales (en adelante
ANE) en la misma UE y en los pases terceros, para fomentar la apropiacin de las estrategias de desarrollo de
parte de los grupos destinatarios en los pases de intervencin.
El resultado final del trabajo de EuropeAid est enfocado a permitir la formulacin de las mejores polticas y
estrategias para la UE, en lnea con los ODM.
A travs del Tratado de Lisbona, la UE reform su sistema de relaciones exteriores y cre el Servicio de Accin
de Relaciones Exteriores, conocido como EEAS, que articula mediante oficinas desplazadas en los territorios
geogrficos, conocidas como DELEGACIONES DE LA UNIN EUROPEA. En cada pas donde la UE tenga
alguna iniciativa, hay una Delegacin, por lo que se puede consultar el listado directamente en la web.

VEA Y ESCUCHE EL VIDEO EN LA PLATAFORMA!


Giuliano Perseu, Gestor de Proyectos
Programas Temticos ANE/AL e IEDDH
Delegacin de la Unin Europea en El Salvador
hablando sobre ayuda exterior de la UE y las Delegaciones en los pases terceros
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6.1 Cmo encontrar una Convocatoria de Propuestas


Los fondos de la ayuda exterior de la Comisin Europea se desprenden del Presupuesto General de la Unin
Europea y del Fondo Europeo para el Desarrollo, conocido como FED1. Las reglas administrativas que rigen
estos fondos son distintas y en la presente Unidad Didctica se estudiarn las modalidades de financiacin
incluidas en el Presupuesto General de la UE.
Normalmente, las prioridades presupuestarias de la UE se definen por un periodo de siete aos, en este caso
2007-2013, a travs del Reglamento Financiero acordado por los Estados Miembros.
Dentro de este marco, EuropeAid es responsable de la gestin del presupuesto dedicado a la Cooperacin para
el Desarrollo, el cual se divide en varios programas geogrficos y temticos, segn se indica a continuacin.
Las organizaciones que quieren solicitar fondos a EuropeAid tienen que identificar en primer lugar los
instrumentos financieros o los programas que mejor reflejen su planificacin estratgica y misin.
Los INSTRUMENTOS GEOGRFICOS ms relevantes son:
 Instrumento Europeo de Vecindad y Asociacin (IEVA) que no aplica para los pases de Amrica
Latina y el Caribe. Est dirigido a la reduccin de la pobreza; desarrollo social y no discriminacin;
promocin de salud, educacin y formacin; proteccin de los DDHH y libertades fundamentales;
fortalecimiento de la sociedad civil y las organizaciones no gubernamentales.
 Instrumento Europeo para el Desarrollo (FED) que aplica para los pases ACP y est enfocado en:
desarrollo econmico, social, humano y cultural; sostenibilidad ambiental; reformas institucionales.
 Instrumento de Cooperacin al Desarrollo y Cooperacin Econmica (ICD), dirigido entre otros a
los pases de Amrica Latina, contempla: medidas que contribuyen a la erradicacin de la pobreza y el
logro de los ODM; educacin primaria y salud; promocin de la cohesin social y el empleo; proteccin
de los DDHH y gobernabilidad; asistencia a pases terceros en el comercio e integracin regional;
fomento de la proteccin medioambiental y gestin sostenible de los recursos naturales; asistencia a
pases en situaciones de post-conflicto y dbiles.
Los INSTRUMENTOS TEMTICOS estn basados en temas transversales cuya relevancia desprende de las
Convenciones, Declaraciones, Tratados de desarrollo Internacionales vinculantes para los Estados Miembros
de la UE y la mayora de los pases terceros. Aplican para todos los pases en el mundo, a excepcin de la UE y
los pases industrializados.
 Instrumento Europeo para la Democracia y los Derechos Humanos (IEDDH) incluye: medidas para
promover y proteger el respeto de los DDHH y libertades fundamentales; la participacin poltica y la
ciudadana activa; los Defensores de los DDHH; acciones dirigidas al fomento del dilogo sobre la los
DDHH en aspectos como la pena de muerte, la tortura, los nios/as y los conflictos armados.
 ICDMedioambiente y gestin sostenible de los recursos naturales contempla: la asistencia a
pases terceros en la integracin del desarrollo medioambiental en los procesos de tomas de decisin
impulsada por la sociedad civil; el fortalecimiento de la gobernabilidad medioambiental.
 ICDActores no Estatales y Autoridades Locales (ANE/AL) en Desarrollo como un instrumento
crucial para la participacin de las organizaciones de la sociedad civil (OSC) y las instituciones pblicas
locales ya que stas son las ms cercanas a la poblacin. Incluye, entre otros, la promocin de una
sociedad inclusiva y fortalecida para la reduccin de pobreza y el desarrollo sostenible.
 ICDSeguridad Alimentaria prev investigaciones, nuevas tecnologas e informacin.
 ICDMigracin y Asilo incluye: medidas para reforzar los vnculos entre la migracin y el desarrollo;
promocin del buen manejo de la migracin laboral; lucha contra la migracin indocumentada y apoyo
al retorno digno; proteccin de las personas migrantes contra la explotacin/exclusin; apoyo en la
lucha contra el trfico de las personas.
 ICDInvertir en las personas contempla: promocin del bienestar y SSR para todos/as; enfermedades
relacionadas con la pobreza; promocin del acceso a la educacin primaria universal y a la formacin

El FED es el instrumento principal de la ayuda comunitaria a la cooperacin al desarrollo prestada a los Estados ACP y a los pases y territorios de ultramar
(PTU). El Tratado de Roma de 1957 previ su creacin para la concesin de ayuda tcnica y financiera, en un principio, a los pases africanos, que en aquella
poca seguan colonizados y con los que algunos Estados tenan vnculos histricos. El FED an no es parte integrante del presupuesto comunitario general,
sino que lo financian los Estados miembros; est sujeto a sus propias normas financieras, y lo dirige un comit especfico. La ayuda concedida a los pases
ACP y a los PTU seguir financindose mediante el FED para el perodo 2008-2013. Para ms informacin:
http://europa.eu/legislation_summaries/development/overseas_countries_territories/r12102_es.htm.

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vocacional; equidad de gnero y otros aspectos del desarrollo social y humano, como empleo digno,
cohesin social, nios/as, juventudes y cultura.
Instrumento de Estabilidad (IE) consiste en acciones para la prevencin de los conflictos y la
recuperacin post-desastre; la lucha contra la proliferacin de las armas de destruccin masiva; el
fortalecimiento de las capacidades de respuesta de pases terceros ante amenazas como el crimen
organizado y el trfico de armas, drogas y personas.
Instrumento de Cooperacin en materia de Seguridad Nuclear para promover la cultura de la
seguridad nuclear; diseo y mantenimiento de instalaciones nucleares; manejo de desechos nucleares;
preparacin ante casos de emergencia nuclear.

Se recomienda que las OSC participen en los Instrumentos ICD-Actores no Estatales (ANE) e IEDDH.
En el caso de los programas geogrficos y temticos, la CE adopta para cada pas/regin estos documentos:
 DOCUMENTO DE ESTRATEGIA PLURIANUAL que, como mencionado anteriormente, se establece por
el periodo 2007-2013 e identifica los sectores prioritarios.
 PROGRAMA DE ACCIN ANUAL (AAP por sus siglas en ingls): basndose en los documentos de
estrategia, precisa los mbitos prioritarios, objetivos, resultados e indicadores, la asignacin financiera
orientativa por un perodo de tres aos.
 PROGRAMA DE TRABAJO ANUAL (AWP por sus siglas en ingls): est basados en los documentos de
estrategia y el AAP; determina los objetivos, mbitos de intervencin, resultados, mtodos de gestin e
importe global de la financiacin, operaciones a financiar, importes por cada operacin y calendario de
ejecucin indicativo. El AWP se refiere especficamente a las Convocatorias de Propuestas planificadas
para el ao, que a continuacin se explica en detalle.

Es muy importante leer estos documentos ya que permiten a las organizaciones planificar con antelacin su
participacin en los programas geogrficos/temticos y conocer los criterios de elegibilidad (ver ms adelante).
NOTA: en esta Unidad Didctica se brindar informacin sobre Subvenciones para los siguientes Instrumentos:
Agentes No Estatales y Autoridades Locales (ANE/AL)
Instrumento para la Democracia y los Derechos Humanos (IEDDH)

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Dnde encontrar las Convocatorias de Propuestas?


EuropeAid publica sus Convocatorias de Propuestas en: http://ec.europa.eu/europeaid/index_es.htm.
Las Convocatorias o Subvenciones son ayudas econmicas que se conceden como donaciones a
entidades activas en la ayuda exterior. El rgano de contratacin, cuando desea contratar
servicios inicia un procedimiento de licitacin al trmino del cual se celebra un contrato pblico.
Una vez realizado el acceso, en el lado derecho se visualiza lo siguiente:

Haciendo CLIC en el enlace FINANCIACIN se puede acceder a las Convocatorias de Propuestas.


http://ec.europa.eu/europeaid/work/funding/index_es.htm
Las Convocatorias de Propuestas establecen:
 Los objetivos generales que pretende lograr;
 Los objetivos especficos de los proyectos que quiere financiar;
 Los procedimientos para aplicar a las convocatorias;
 Un conjunto de criterios de elegibilidad para las organizaciones.
Mediante stas, la UE invita los candidatos a presentar, dentro de un plazo determinado, una propuesta de
accin que corresponda a los objetivos perseguidos por la Unin Europea dentro de un determinado programa
temtico o geogrfico y cumplan con las condiciones requeridas.

Gua para Solicitantes


Por cada Convocatoria, la UE publica tambin Gua para Solicitantes, Formulario de Solicitud y Anexos.

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La organizacin que est interesada en una Convocatoria especfica y que quiere presentar una propuesta de
Proyecto como SOLICITANTE, deber descargar este expediente/dossier y leerlo cuidadosamente.
Los beneficiarios de subvenciones son principalmente organizaciones privadas o pblicas (y excepcionalmente
personas) elegidas por la Comisin Europea por su capacidad de poner en prctica las acciones previstas.
Antes de solicitar una subvencin a travs de una Convocatoria de Propuestas, los solicitantes deben leer
cuidadosamente la seccin sobre criterios de elegibilidad en la Gua para los Solicitantes, para verificar si
ellos y los socios cumplen con los criterios de elegibilidad.

Convocatorias abiertas y restringidas


En su mayora, las convocatorias de propuestas son restringidas, es decir todas las organizaciones que
cumplen con los requisitos de elegibilidad pueden participar, pero nicamente los solicitantes quienes
han sido preseleccionados (sobre la base de un Documento de Sntesis, ver adelante) sern invitados a
presentar una propuesta completa.
En casos excepcionales, las convocatorias pueden ser abiertas, es decir, todos los solicitantes pueden
presentar una propuesta completa, conforme la Gua para los Solicitantes.

El tipo de Convocatoria de Propuestas se indica en la primera pgina (Aviso) de la Gua para Solicitantes.
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En el caso de la participacin en una convocatoria de propuestas abierta, el Documento de Sntesis y el


Formulario Completo de solicitud deben ser presentados juntos. La Comisin Europea evala antes el
documento de sntesis y enva una carta a los solicitantes donde indica si su solicitud completa ser evaluada.
En el caso de la participacin en una convocatoria de propuestas restringida, inicialmente deben enviarse
slo los Documentos de Sntesis. Posteriormente, los solicitantes cuyos documentos han sido preseleccionados sern invitados a presentar por escrito el Formulario Completo de solicitud.
6.2 Cmo leer una Convocatoria de Propuestas

Reglas bases para las subvenciones


Hay dos categoras de subvenciones:
 Para actividades: se destinan a objetivos contemplados en los programas de ayuda exterior.
 Para funcionamiento: financian los gastos de funcionamiento de organismos de la Unin Europea
que persiguen objetivos de inters general europeo o contemplados en las polticas de la UE.
Las subvenciones se basan en el reembolso de los costes "elegibles", es decir, los gastos habidos para
realizar las actividades correspondientes. Los resultados de la actividad son propiedad de los beneficiarios.
Las subvenciones son objeto de un acuerdo escrito firmado por ambas partes y, en general, el beneficiario
debe aportar una parte de la financiacin, tambin conocida como CO-FINANCIACIN.
Reglas bases

Las subvenciones son una


forma de financiacin
complementaria.

Las subvenciones no
podrn originar ingresos
para los beneficiarios.

El monto de la subvencin
se basa en el reembolso de
los costes elegibles.

Las subvenciones no
pueden utilizarse
retroactivamente por
acciones que ya estn
completadas.

Puede ser otorgada una


sola subvencin por cada
accin.

Comentarios
La UE excepcionalmente financia el
100% del Proyecto. La contribucin
mxima segn la Convocatoria y la
nacionalidad del solicitante. Por lo
general, el solicitante debe contribuir
con fondos propios o mediante la
bsqueda de otro financiador. Las
fuentes de co-financiacin deben
ser declaradas en el momento de la
presentacin de la propuesta.
Los fondos recibidos a travs de una
subvencin debern utilizarse en su
totalidad para lograr los objetivos de
la accin y de la ejecucin de las
actividades correspondientes.
Las subvenciones cubren los costes
reales necesarios para llevar a cabo
las actividades. La contribucin
financiera de la UE, como especifica
el Contrato de Subvencin, nunca
podr aumentarse.
Las subvenciones solo cubren los
gastos incurridos despus de la
fecha de firma del Contrato de
Subvencin.

Ningn beneficiario puede recibir


ms de una subvencin EuropeAid
/FED para financiar la misma accin.

Recomendaciones
El
porcentaje
mximo
de
cofinanciacin UE se menciona en la
Gua para Solicitantes de cada
Convocatoria. El solicitante debe
asegurarse de ser capaz de
cofinanciar la accin antes de
presentar su solicitud. OJO! Las
contribuciones en especie no
constituyen co-financiacin.
Si la accin propuesta prev la
compra de bienes durables o
equipos, al final del Proyecto
stos tienen que ser donados a
los beneficiarios del proyecto y
nunca pueden venderse.

El solicitante no puede empezar las


actividades antes de la fecha de
firma del Contrato. En caso de que
la accin deba comenzar antes de
esa fecha, hay que justificarlo. En
cualquier caso, los gastos realizados
antes de la firma del contrato nunca
son considerados elegibles para la
financiacin de la UE.
La co-financiacin no se puede
generar con otras subvenciones de
la Unin Europea.

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En la Gua para Solicitantes se hace referencia a un programa de financiacin especfico, sus objetivos y
prioridades. El solicitante debe leer atentamente dichas directrices y formular una propuesta coherente
con los objetivos y las prioridades del programa en cuestin.
Por otra parte, las directrices incluyen instrucciones importantes para la preparacin de la propuesta de
proyecto, tales como:
Informaciones

Instrucciones
Objetivos y Prioridades de la Convocatoria que el
solicitante deber tomar en cuenta en la redaccin
de los objetivos del proyecto.
La cantidad mnima y mxima de las subvenciones y
el porcentaje mximo de financiacin.
Criterios de elegibilidad para el solicitante y sus
socios y otras normas. Por ejemplo, en algunos
casos es obligatorio tener al menos un socio.
Tipo de acciones elegibles/no elegibles, duracin,
localizacin, reglas de subvencin en cascada, etc.
Costes directos e indirectos que pueden incluirse en
el presupuesto del proyecto.
Dnde y cmo enviar el formulario de solicitud,
anexos necesarios, fechas lmites (dependiendo de
si la convocatoria es abierta o restringida)
Criterios de evaluacin aplicados por el rgano de
Contratacin, Tablas de evaluacin utilizadas.
Informacin para los solicitantes rechazados.

Finalidad de la Convocatoria de Propuestas


Monto de las subvenciones
Elegibilidad de solicitantes y socios de la accin
Elegibilidad de la accin
Elegibilidad de los costes
Procedimiento de solicitud
Evaluacin y seleccin de las solicitudes

Procedimiento de notificacin de la decisin de la


Comisin Europea
Condiciones contractuales que se aplican a los Informacin sobre el Contrato de subvencin.
solicitantes cuyo formulario ha sido aprobado

Las Guas para Solicitantes son especficas por cada Convocatoria de Propuestas. Sin embargo, se basan
en la base jurdica del instrumento financiero a travs del cual se financia la convocatoria.
Se recomienda leer cuidadosamente dicho fundamento jurdico antes de comenzar el proceso, ya que pueden
establecerse condiciones particulares para la implementacin de la accin o la elegibilidad de los solicitantes.
6.3 Pasos para presentar un Proyecto ante EuropeAid

El solicitante y los socios de la accin


El solicitante, que es la organizacin responsable de presentar la propuesta, puede actuar individualmente o
con organizaciones socias. A veces, la asociacin es obligatoria.
Los socios deben participar en el diseo y ejecucin de la accin, y los gastos en los que incurren durante
la implementacin de la accin son elegibles como si fueran efectuados por el solicitante. Por lo tanto, deben
cumplir los mismos criterios de elegibilidad del beneficiario de la subvencin.
Una asociacin es una relacin entre dos o ms organizaciones que implica compartir la responsabilidad de
llevar a cabo la accin. Para asegurar el positivo desarrollo de la accin, es necesario que todos los socios
reconozcan esta responsabilidad compartida de manera formal a travs de la Declaracin de Asociacin (ver
Parte III, seccin 2 del Formulario de Solicitud). Los principios establecidos en la Declaracin deben ser ledos y
firmados por cada socio. Adems, hay que brindar informacin detallada de cada socio, incluyendo la
identificacin EuropeAid (inscripcin en PADOR, ver adelante). Esto en el caso de los SOCIOS FORMALES.
Encontrar un socio adecuado y elegible es crucial para el xito de la propuesta de proyecto. Los socios deben
elegirse por su experiencia en el sector de intervencin y su buen conocimiento de la zona y poblacin local.
Un factor clave para una colaboracin exitosa consiste en el acuerdo inicial sobre las contribuciones y los
compromisos de cada uno desde la fase inicial de diseo del proyecto. Es importante seleccionar los socios
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en la fase de identificacin, para que puedan participar plenamente en la preparacin de la propuesta de


proyecto. Por otra parte, conocer la estructura del asocio de antemano ayuda en la planificacin la accin.
Otras organizaciones pueden estar involucradas en la accin en calidad de SOCIOS INFORMALES participando
en la realizacin de la accin pero sin ser un miembro formal de la asociacin.
En una solicitud pueden existir las ENTIDADES COLABORADORAS que participan a nivel operativo en la accin
pero no reciben financiacin de la CE, a excepcin de gastos en concepto de dietas/viaje. Las entidades
colaboradoras no tienen que cumplir con los criterios de elegibilidad ni firmar la declaracin de asociacin. Slo
hay que mencionarlas en la Parte B Seccin IV del Formulario de Solicitud.
Finalmente, existen los SUBCONTRATISTAS como organizaciones contratada por el solicitante o sus socios de
conformidad con los procedimientos adecuados para ejecutar tareas especficas en la ejecucin de la accin.
En algunos casos, en el Proyecto se pueden prever modalidades de reasignacin (o subvenciones en
cascada) como ayuda financiera que pueden darse a terceros cuando as disponga la Gua para Solicitantes.

Elegibilidad de los costes: cmo reconocerla?


Para ser considerados costes directos elegibles de la accin, los costes debern estar en lnea con las reglas
de la Convocatoria de Propuestas, donde se brindan instrucciones especficas a las normas generales.
Para entender si todos los costes identificados satisfacen las reglas se pueden seguir algunos criterios.

Criterio n. 1
Es un coste en l que se incurre durante el periodo de la subvencin. Es decir, todos los gastos del Proyecto
(independientemente de la fuente de financiacin) deben ser realizados y referirse a una actividad ejecutada
dentro del periodo de elegibilidad del proyecto que consiste en el lapso temporal entre la fecha de inicio
y de cierre establecida en el Contrato, Artculo 2 de las Condiciones Particulares.
Slo hay una excepcin a esta regla, que se refiere a gastos relacionados con los informes finales, los de
verificacin y evaluacin final (externa) que se realizan durante el periodo de elegibilidad, pero pueden tomar
lugar despus de la fecha de finalizacin (pero siempre antes de la presentacin del informe final).

Criterio n. 2
Para ser elegible, un gasto tiene que calcularse de antemano, analizando su economa y eficiencia, e incluido
en el presupuesto global de la accin. Cualquier gasto fuera de este anlisis preliminar (y por lo tanto no
se incluye en el presupuesto aprobado) requiere una explicacin clara que justifique su inclusin.
El beneficiario de la subvencin puede reasignar hasta el 15% por cada lnea presupuestaria durante la
ejecucin. Si se necesita efectuar una reasignacin mayor, es imprescindible la autorizacin por parte de la
CE tras la presentacin de una variacin. OJO! Siempre hay que tener cuidado en las modificaciones de
los recursos humanos asignados al proyecto. En este caso, cualquier cambio (aunque sea mnimo) debe ser
discutido y formalmente acordado con la CE.
En la prctica, esto implica que el solicitante (y sus socios) en la fase de elaboracin de la propuesta
deben prestar especial atencin a la identificacin de los costes y en la presentacin de los recursos
identificados, tanto en la seccin narrativa como en el presupuesto.

Criterio n. 3
Los costes tienen que ser necesarios para llevar a cabo el proyecto.
Este criterio es especialmente sensible, ya que supone una difcil y objetiva anlisis. La Comisin tiene que
estar segura se que cada gasto sea necesario para llevar a cabo la actividad y que la actividad misma sea
necesaria para alcanzar el resultado esperado, sin que existan opciones mejores.
En la prctica, esto significa que los socios debern identificar con claridad y justificar en el formulario completo
de solicitud, as como en el presupuesto, todos los recursos que 1) requieren la asignacin de una cantidad
importante de fondos y / o 2) puedan parecen inusuales o muy particular, y / o 3) son caros en relacin con
otros elementos similares.
En todos estos casos, se deben explicar claramente los recursos identificados, la razn por la que stos son
incluidos en el presupuesto y, si es el caso, la razn por la que se cree que la opcin propuesta sea necesaria
mientras que otras han sido excluidas.

Criterio n. 4
Los costes son identificables y verificables.
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Este criterio se refiere a dos aspectos interrelacionados que son fundamentales en la rendicin de cuentas.
La CE debe asegurarse de que todos los costes del proyecto (no importa el porcentaje de cofinanciacin) son
claramente definidos. Esto implica que todos los costes deben corresponder al verdadero y real gasto en
que incurre el beneficiario de la subvencin (o sus socios). Por esta razn, no se aceptan costes a tanto
alzado/forfait (excepto en el caso de las dietas o costes indirectos cuando esta financiacin sea aplicable).
Asimismo, la CE asume (y requiere) que todos los beneficiarios de la subvencin tengan un nivel adecuado
de capacidad contable y respeten las normas y procedimientos vigentes en el pas en que se encuentran
legalmente establecido.

Criterio n. 5
Los gastos son "costes reales", razonables y compatibles con la gestin financiera de la accin.
Este criterio establece que para que sean elegibles, los costes debern basarse en gastos reales (actuales)
sostenidos por las organizaciones. Cada coste, adems de ser necesario (vase arriba), tambin deben ser
razonable y cumplir con el llamado principio de la relacin calidad-precio. Este principio establece que cuando
se analiza un coste especfico, tanto la calidad requerida (por ejemplo, tiempo, especificaciones tcnicas,
conocimientos especializados necesarios) y el coste del artculo debe ser considerado. Esto es particularmente
importante para los artculos que no representan las opciones ms econmicas disponibles, en cuyo caso se
espera que el solicitante justifique su eleccin.

Criterio n. 6
El coste cumple con reglas internas y buenos principios de contratacin/adquisicin de la UE (obras y servicios).
Este criterio se refiere a la obligacin del beneficiario de la subvencin de respetar los procedimientos
internos establecidos para la implementacin de cualquier proyecto co-financiado en EuropeAid.
Hay dos situaciones distintas:
 Contratacin de los Recursos Humanos;
 Adjudicacin de los contratos (suministros, servicios, obras y bienes).
En el primer caso, el beneficiario de la subvencin debe respetar sus propios procedimientos. En ningn caso la
CE acepta los contratos del personal que excedan el coste normalmente a cargo de la organizacin sin una
razn operativa y bien justificada.
En el segundo caso, el socio debe seguir y aplicar los procedimientos establecidos por EuropeAid.
Si un coste satisface todos estos criterios (y no est especficamente excluido de la financiacin), es en
principio, elegible. Cada Convocatoria de Propuestas siempre identifica una lista de costes elegibles por
lo que los solicitantes deben SIEMPRE leer cuidadosamente las lneas guas de cada Convocatoria.

Costes directos y costes indirectos


Habitualmente, la CE distingue dos categoras de costes en un presupuesto de Proyecto: costes directos
elegibles y costes indirectos. Adems, una "reserva para imprevistos" como opcin para que los asociados
puedan disponer de algunos fondos para costes excepcionales en consecuencia de circunstancias imprevistas
Los siguientes costes directos realizados por el solicitante y sus socios son, en principio, elegibles:
 El PERSONAL asignado a la accin, correspondientes a los salarios brutos reales inclusive impuestos,
seguro social, renta, prestaciones laborales, aguinaldo y otros costes relacionados con la remuneracin.
Los sueldos y otros gastos relacionados no deben superar los habitualmente utilizados por el
solicitante y sus socios. Cada excepcin tiene que ser justificada demostrando que es esencial
para llevar a cabo la accin.
 Los GASTOS DE VIAJE, ALOJAMIENTO, ALIMENTACIN de quien participan en la accin. Cualquier
vitico no debe superar los porcentajes publicados por la CE en su Tabla per diem.
 Compra o gastos de ALQUILER DE EQUIPO Y SUMINISTROS (nuevos o usados) utilizados para la
accin y costes de servicios, siempre y cuando correspondan a los precios de mercado.
 Los CONSUMIBLES como bienes (que se entregarn a los beneficiarios del Proyecto al finalizar la
accin) y consumibles para ejecutar las actividades.
 Costes derivados de los CONTRATOS adjudicados para servicios y obras.
 Costes relacionados con las CLUSULAS ESTABLECIDAS EN EL CONTRATO (difusin de informacin,
evaluacin de la accin, auditoras, traducciones, reproduccin, seguros, entre otros), incluidos los
gastos para servicios financieros (en particular, los costes de transferencias y garantas financieras).
 CONTRATOS DE PROPIEDAD (alquiler de locales ya que no se aceptan compra de terrenos y edificios).
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Un porcentaje fijo no superior al 7% de la cantidad total de los costes directos elegibles de la accin
pueden ser reclamados como gastos indirectos para cubrir los costes administrativos incurridos por el
solicitante y sus socios en la ejecucin del proyecto. Los costes indirectos se financiarn siempre que no
incluyan costes que se pueden cubrir con otras lneas presupuestarias. No podrn ser incluidos en el
presupuesto si el solicitante recibe una subvencin de funcionamiento para la gestin organizacional.
La financiacin de los gastos indirectos no necesita ser justificada mediante documentos
contables. Es decir, el solicitante no est obligado a proporcionar la documentacin que demuestre
que los costes indirectos han sido realmente sostenidos por la organizacin. Sin embargo, siempre
tiene que estar en condiciones de demostrar, en caso de verificacin, que dichos costes
indirectos constituyen un coste real y que no constituyen un "ingreso".
En 2010, se introdujo el concepto de gastos aceptados". Si la base jurdica de la Convocatoria de Propuestas
no excluye la cobertura de los impuestos y el solicitante puede demostrar que no puede recuperarlos, los costes
brutos de impuestos pueden considerarse costes elegibles y sern totalmente cubiertos por el presupuesto
de la accin, independientemente de la fuente de financiacin. De lo contrario, donde la base jurdica excluye la
cobertura de los impuestos y el solicitante puede mostrar que no puede reclamarlos, se calcularn los costes
netos de impuestos y se especificaran por separado. En este caso, la contribucin comunitaria se calcular
sobre los costes elegibles totales de la accin, pero el beneficiario puede cargar los impuestos correspondientes
a la accin como co-financiacin al proyecto.

Casos especiales: costes no elegibles


Adems de los criterios de elegibilidad explicados anteriormente, el Artculo 14.6 de las Condiciones Generales
tambin define ciertas categoras de gastos que no son elegibles. El solicitante debe asegurarse de que todos
los gastos incluidos en el presupuesto no entran en este grupo. Los costes no elegibles son:
 Deudas y provisiones para prdidas o deudas
Todas las formas de deuda no son elegibles. Esta disposicin es especialmente importante, por ejemplo, en los
casos en que el solicitante tiene la intencin de utilizar la forma contractual de arrendamiento financiero (por
ejemplo, para un vehculo). En consideracin a su forma contractual, el arrendamiento financiero (que es una
forma de deuda) no es elegible. Por lo contrario, el leasing (que es una forma de alquiler) es aceptable.
 Intereses adeudados a terceros no pueden ser incluidos en el presupuesto del Proyecto EuropeAid.
 Gastos ya financiados en otro contexto
Como ya se ha mencionado, los costes deben ser reales y actuales. Si un elemento es financiado o pagado
antes de que el proyecto se inicie, no se pueden incluir en el presupuesto como un gasto elegible.
 Compras de terrenos o edificios
La CE muy pocas veces acepta la compra de terrenos y/o edificios en el presupuesto del proyecto, aunque
puede haber excepciones a esta regla si la compra es necesaria para la ejecucin directa de la accin, en cuyo
caso la propiedad deber transferirse a los beneficiarios finales de la accin. En caso de compra, el
solicitante debe escrupulosamente revisar la Gua del Solicitante para determinar si esta opcin es
posible o no. En caso de que sea aceptable, se tendr que justificar esta peticin.
 Prdidas determinadas por el cambio
Esta es una regla definitiva e intocable, sin excepcin alguna. Socios con monedas distintas del EURO
en su contabilidad interna (que tienen la sede en un pas fuera de la zona euro) deben tratar de
encontrar soluciones viables para mitigar el riesgo de prdidas determinadas por el tipo de cambio. Al
igual que las prdidas de cambio no son elegibles, las ganancias derivadas del cambio no son reembolsadas a
la CE (esto no debe confundirse con los intereses bancarios, que siguen diferentes normas).
 Los impuestos, inclusive el IVA, a menos que el solicitante (o sus socios en la ejecucin) pueda
2
demostrar que no puede reclamar los impuestos y la normativa aplicable lo autorice) .
 Crditos a terceros; en este caso la CE no acepta ninguna responsabilidad frente a terceros.
2

En trminos generales, el IVA, como cualquier otro impuesto, no es elegible ya que se espera que el beneficiario de la subvencin pueda reclamar una
exencin (o un pago retroactivo). Por lo tanto, estos costes no son "necesarios" y, como tal, la CE no reconoce su elegibilidad. En general, cuando un
beneficiario de la subvencin puede demostrar la imposibilidad de aplicar la "regla de exencin" (y por consiguiente los impuestos son un coste necesario),
puede incluir el IVA en el presupuesto del proyecto como un coste real. En el caso de los programas ICD, IEDDH se permite reconocer el pago de los impuestos
no elegibles solamente como co-financiacin cuando no puedan ser recuperados. Los costes en este caso se reconocern como gastos no subvencionables, se
incluirn en el rubro "impuestos" y formarn parte de los costes totales aceptados. Los costes totales aceptados sern la referencia para calcular la
cofinanciacin del beneficiario. Sin embargo, es necesario que el beneficiario demuestre la imposibilidad de reclamar dichos impuestos. Un documento oficial
por la autoridad fiscal competente, un extracto de la ley correspondiente y las cuentas anuales del beneficiario de la subvencin son algunos ejemplos de
documentos que pueden ser presentados como prueba de que el beneficiario de la subvencin no puede reclamar los impuestos.

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6.3.1 Inscripcin en PADOR

PADOR (Potential Applicants Data Online Registration) es un sistema de recoleccin de informaciones (base
de datos) sobre los solicitantes que trabajan o quieren trabajar con EuropeAid.

Todas las organizaciones que quieren solicitar una contribucin y presentar propuestas a la CE (como
solicitantes socios) deben registrarse en PADOR y lo pueden hacer en cualquier momento. Es decir la
registracin no est relacionada con una Convocatoria de Propuestas. Se deben llenar los datos generales de
la organizacin y subir los documentos de apoyo requeridos en uno de los idiomas oficiales de la UE.
Una vez inscritas en el sistema PADOR, las organizaciones pueden participar en todas las
Convocatorias de Propuestas y/o Licitaciones, ya que sus credenciales y documentos de apoyo se
presentan en lnea slo una vez.
La evaluacin de la Unin Europea se basa en las informaciones proporcionadas en PADOR.
Es obligacin del solicitante asegurar que la informacin sea actualizada.
Se recomienda no esperar hasta la fecha lmite de la Convocatoria para registrar y/
actualizar la informacin PADOR, para evitar problemas tcnicos de ltima hora.
PADOR es accesible de la pgina web de EuropeAid, haciendo clic en PADOR.

Uno de los pasos principales para el registro en PADOR es la compilacin de la Ficha de Entidad Jurdica, un
conjunto de informaciones que las organizaciones deben facilitar a la UE para ser identificadas.

El registro en PADOR tiene tres fases principales:


1. Introduccin de los datos de identificacin y confirmacin de la inscripcin.

2. Recepcin del nombre de usuario y contrasea del ECAS (Servicio de Autenticacin de la Comisin
Europea) a travs de un correo electrnico.
3. Introduccin de informaciones requeridas en los campos obligatorios de todas las pantallas de PADOR.
El proceso de registro consiste en codificar, guardar y enviar datos administrativos, perfil, experiencia
sectorial y geogrfica, datos financieros, organigrama, estrategia/metodologa entre otros. (ver Anexo 1)
Despus de la registracin, PADOR asignar una identificacin EuropeAid, como nmero de identificacin
nico y permanente para cada organizacin. Este nmero deber utilizarse en cada Convocatoria UE!!
La gua rpida, gua del usuario y otras herramientas de apoyo PADOR estn disponibles en:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_es.htm
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Se recomienda tomar un tiempo prudencial de unos das para llenar cuidadosamente el PADOR ya que ser
necesario subir tambin los escaneos del Estatuto y los Informes Financieros y Auditoras de los ltimos aos.
Si hay una informacin que no se puede subir inmediatamente, sta se podr subir posteriormente.

El Formulario de Solicitud (ver Anexo A de la Convocatoria de Propuestas), junto con sus Anexos
(Presupuesto y Marco Lgico) deben ser utilizados para presentar una propuesta de proyecto. Si la propuesta
es aceptada por EuropeAid, ambas partes suscriben un Contrato de subvencin. A partir de ese momento, el
Formulario de Solicitud constituir parte integrante del Acuerdo como Anexo I del Contrato de subvencin.
A continuacin, se proporcionan algunas indicaciones prcticas y normativas sobre la informacin que espera
EuropeAid sobre el proyecto para decidir si financiar una intervencin.
6.3.2 Documento de Sntesis

El Documento de Sntesis (o CONCEPT NOTE en ingls) es una especie de resumen, generalmente de 4-5
pginas, que incluye toda la informacin bsica para demostrar que el Proyecto cumple con los criterios
de la Convocatoria de propuestas y est bien diseado. Obviamente, no puede contener toda la informacin
proporcionada en la solicitud completa. No incluye ni el marco lgico ni el presupuesto. En cuanto al
presupuesto, se requiere solamente indicar el coste total del Proyecto junto con la especificacin de la cantidad
de contribucin solicitada a la UE. El Marco Lgico y el Presupuesto detallado slo son necesarios cuando se
presenta el Formulario completo de solicitud.
El Documento de Sntesis se divide en tres partes principales, divididas a su vez en sub-puntos que deben ser
separadas en prrafos y sub-prrafos para facilitar la lectura:

1.

Resumen de la accin

En esta seccin, el solicitante debe completar una tabla con la informacin principal sobre el proyecto: ttulo,
lugar, duracin de la accin, cantidad de la contribucin UE solicitada, objetivos de la accin, grupo(s) meta(s),
beneficiarios finales, resultados estimados y actividades principales.

2. Pertinencia de la Accin
En esta seccin, particularmente importante, el solicitante explica por qu el proyecto propuesto es importante
para los beneficiarios y la sociedad en su conjunto, y cmo se enmarca en los objetivos que la CE explica en la
convocatoria de propuestas. El solicitante deber:
 Demostrar la pertinencia de la propuesta a los objetivos/sectores/temas/prioridades especficas
contenidas en la Convocatoria e identificar los resultados concretos contenidos en la Convocatoria
que aplican para la propuesta que se presenta;
 Demostrar la importancia de las necesidades y restricciones del pas, regiones y/o los sectores
objeto de la intervencin (incluyendo sinergias con otras iniciativas de la UE y para evitar posibles
duplicaciones), a travs de los siguientes pasos:
1. Identificar claramente la situacin previa al Proyecto en el pas, regin o sectores;
2. Proporcionar un anlisis detallado de los problemas abordados por la accin y cmo estn
relacionados entre s en todos los niveles;
3. Detallar los planes significativos llevados a cabo a nivel nacional, regional y/o local y cmo la
accin se relaciona con ellos;
4. Mencionar las acciones anteriores e indicar claramente cmo la accin propuesta aprovechar
las actividades/resultados de la accin precedente;
5. Especificar las posibles sinergias con otras iniciativas, en particular de la UE.
 Describir y definir los grupos destinatarios y los beneficiarios finales, sus necesidades y
restricciones y cmo la accin quiere dirigirse a estas necesidades.
 Especificar y explicar los elementos de valor aadido de la accin.

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3. Descripcin de la accin
En esta seccin, el solicitante debe proporcionar una descripcin de la accin propuesta incluyendo, si
pertinente, informaciones relacionadas con los antecedentes que llevaron a la presentacin de la propuesta. Es
necesario:
 Dar una descripcin de los objetivos de la accin, detallando los objetivos mencionados en la tabla de
Resumen de la Accin (Punto 1).
 Clarificar el papel y la actitud de todos los actores principales (socios de la accin, gobiernos
nacionales y/o locales, sector privado, entre otros) hacia la accin y mencionar cualquier comunicacin
llevada a cabo con ellos.
 Proporcionar informacin bsica sobre el tipo de actividades previstas y los resultados, incluyendo
una descripcin de los vnculos/relaciones entre los grupos de actividad.
 Indicar el calendario general de la accin.
El solicitante deber respetar el lmite de mximo 4 pginas y ser preciso/exhaustivo. Se espera que el tamao
de cada seccin refleje la importancia relativa de cada ttulo (segn la puntuacin mxima en la Tabla de
evaluacin y en la Gua para solicitantes, seccin 2.3).
En ningn caso la propuesta deber exceder el nmero de pginas indicado en las
instrucciones. Es imprescindible leer atentamente las preguntas contenidas en el Documento
ya que stas pueden variar en algunas sub-secciones.

6.3.3 Propuesta completa

A continuacin se proporcionan unas recomendaciones para la presentacin de la Solicitud Completa:


 Las solicitudes tienen que presentarse de acuerdo con la Gua para Solicitantes y utilizando el
Formulario proporcionado para la solicitud (adjunto a la Gua).
 La simplicidad de lectura facilita una evaluacin positiva. Los solicitantes debern respetar el formato
del Formulario de Solicitud y completar las secciones y las pginas en el mismo orden.
 Los principales elementos incluidos en el documento de sntesis no podrn ser modificados durante la
preparacin de la propuesta completa. La contribucin requerida de la UE puede variar de la inicial
solamente dentro del lmite superior e inferior del 20%.
 EuropeAid evala solamente los documentos obligatorios (Solicitud Completa, Marco Lgico y
Presupuesto). Es de suma importancia que estos documentos contengan toda la informacin pertinente
sobre la accin y es contraproducente enviar documentos adicionales.
 Con el fin de garantizar la igualdad de trato de las organizaciones que presentan las propuestas, el
Formulario de solicitud completo no se puede modificar despus de la presentacin a EuropeAid.
Aclaraciones slo sern solicitadas cuando la informacin facilitada no sea clara (lo que impide a la
Administracin contratante realizar una evaluacin objetiva). Por lo tanto, es fundamental que la
solicitud lleve informacin completa y clara.
 Cualquier error relacionado con los puntos enumerados en la lista de control (Parte B, Seccin 6 del
formulario de solicitud de subvencin) pueden conducir a la denegacin de la solicitud.
 Los plazos para la presentacin son muy estrictos. No hay excepciones a esta regla. Es muy importante
comprobar la fecha lmite para la presentacin, los procedimientos de presentacin y planificar todas las
actividades de antemano.
 Cada solicitud contiene varios elementos que deben estar en lnea con el enfoque, las normas y
reglamentos de de EuropeAid. Siempre es recomendable realizar una comprobacin final despus de la
finalizacin del documento y antes de la presentacin a la UE.

El Presupuesto
Los solicitantes tienen que redactar con precisin el presupuesto, garantizando el mximo nivel de
transparencia y claridad posible. El presupuesto debe incluir todos los costes elegibles de las actividades
de Proyecto, incluyendo tanto la contribucin de la CE, como la del solicitante y/o otros donantes.
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En el formato de presupuesto excel (Anexo B de la Gua de la Convocatoria) el solicitante debe proporcionar


informacin sobre:
 El presupuesto de la accin (hoja 1): para la duracin total de la accin y para los primeros 12 meses;

 La justificacin del presupuesto (hoja 2), para la duracin total de la accin;

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 El importe solicitado a la Unin Europea y otras fuentes de financiacin previstas para la accin
para el total de la duracin (hoja 3).

A continuacin se presentan unas recomendaciones para verificar el presupuesto antes de su presentacin.


Reglas generales
 En general, EuropeAid no financia un proyecto al 100%. La contribucin mxima vara por cada
Convocatoria de propuestas y tambin puede depender de la nacionalidad del solicitante. La cofinanciacin suele variar del 90% al 75% del monto total. Es esencial verificar esta informacin en la
Gua para los solicitantes de la Convocatoria de propuestas.
 El formato de presupuesto EuropeAid es obligatorio; todas las celdas deben ser completadas
con atencin al nmero de unidades y tipos de unidad para implementar las actividades.
 El presupuesto se refiere a la totalidad del proyecto. Ninguna distincin debe hacerse entre los
gastos financiados con fondos EuropeAid y los gastos financiados por otros donantes.
 La descripcin de los gastos debe ser lo suficientemente detallada y todas las partidas desglosadas
en sus principales componentes. Al mismo tiempo, los solicitantes deben evitar la presentacin de
presupuestos demasiado detallados que pueden ser difciles de leer o demasiado restrictivos
durante la ejecucin.
 Si la accin se ejecutar durante un perodo de ms de 12 meses, el presupuesto debe ser completado
para "todos los aos" y para el "ao 1".
 Se recomienda ser realistas y mantener un presupuesto de tamao manejable de acuerdo con la
capacidad del solicitante y su experiencia en acciones similares.
Reglas para la compilacin
 Todos los gastos presupuestados (a excepcin de los gastos de viticos) debern corresponder a los
costes estimados, reales y que sern realizados por el solicitante o sus socios.
 La evaluacin de la propuesta considera la relacin entre costes por cada grupo de actividades y
beneficios relacionados, comparando las medias con los resultados esperados. Una definicin
clara de los gastos es por lo tanto muy importante para aclarar los insumos necesarios y sus costes.
 Es necesario demostrar la necesidad de los gastos (por ejemplo, artculos de lujo o artculos percibidos
como tales, deben evitarse a menos que est debidamente justificado).
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 El solicitante es responsable de la exactitud de la informacin financiera proporcionada en el


presupuesto y tiene tambin que garantizarla para los socios.
 La contribucin del donante se basa en el presupuesto total. Por eso, el presupuesto tiene que incluir
todos los insumos necesarios para el Proyecto, as como los costes de los servicios relacionados con la
entrega de los insumos.
 Los saldos no utilizados deben ser devueltos a EuropeAid. Sin embargo, cuando esto ocurre, se percibe
como una seal de mala planificacin y falta de capacidad de gestin. Con el presupuesto adecuado, el
solicitante debe cubrir los gastos necesarios sin crear saldos no utilizados.
 Los contratos necesarios para la ejecucin de la accin deben estar previa y claramente identificados,
detallando el tipo de contrato (obras/servicios), los procedimientos y los plazos previstos.
 Los costes indirectos no podrn superar el monto mximo del 7%.
 La lnea de "impuestos" debe completarse cuando la normativa aplicable excluye el financiamiento de
los impuestos y el beneficiario (o sus socios) pueden demostrar que no pueden recuperarlos. Los
impuestos directos no estn incluidos (como los impuestos sobre sueldos del personal que
trabaja para la accin, que forman parte del salario bruto). Los impuestos que pueden ser
reclamados no se indicarn en esta partida.
 Es importante recordar que una vez que el proyecto est financiado, el beneficiario de la subvencin
podr reasignar unilateralmente fondos entre rubros dentro de una partida presupuestaria, o transferir
montos entre diferentes partidas presupuestarias, siempre que estn debidamente justificadas y
siempre y cuando la cantidad total de la partida no se desve ms del 15% de la cantidad original.
Hoja 1: El Presupuesto
Los solicitantes deben respetar estrictamente el formato del presupuesto EuropeAid y nunca pueden cambiar
las lneas presupuestarias. Para completar correctamente el presupuesto, los solicitantes deben aadir filas
adicionales para todos los gastos identificados. Los gastos pueden ser nombrados libremente y se pueden
agregar sub-ttulos y descripciones de los artculos.
Hay tres tipos de costes: gastos de personal, contratos y gastos de funcionamiento.
Lneas
Presupuestarias

Incluir

No incluir

Recomendaciones

Recursos
Humanos

El personal asignado al
proyecto -por el solicitante o
sus socios- cuya remuneracin
est directamente relacionada
con la implementacin del
proyecto.
El personal contratado ad hoc
por el solicitante o sus socios.

Consultores.
Voluntarios: personal que no
constituye un coste real para
el solicitante y/o sus socios
(a menos que no se permita
especficamente).

Viajes

Lugar de salida y de destino


del viaje. Pas en l que se
realizar el gasto.
Todos los materiales (equipos
y bienes), con la excepcin de
los bienes de visibilidad.
Los bienes a especificar deben
incluirse en el rubro 3.5 (otros).
Todos
los
gastos
de
funcionamiento.

El transporte de suministros,
cuando subcontratado.

Si el personal no est trabajando


a jornada completa en el marco
del proyecto, el porcentaje de
tiempo debe indicarse en la
descripcin del coste y reflejar en
el nmero de meses.
Referencias a la parte narrativa
pueden ser tiles para especificar
las funciones del personal.
En el caso de muchos viajes o
dietas, trate de reagrupar para
evitar demasiadas filas.
Ponga especial atencin a la
claridad en describir los artculos.
Referencias cruzadas con la parte
narrativa pueden ser tiles.

Equipos y
suministros

Oficina local
Otros costes,
servicios

Todos
los
servicios
mencionados en esta seccin.
Gastos de visibilidad.

Otros

Los contratos de obras. Otros


servicios no incluidos en el
rubro (por ej, consultores).
Prstamos (en concepto de
micro-crdito).

Los consumibles
oficina.

para

la

Gastos para material de


oficina
(por
ejemplo,
computadoras, muebles).
Servicios que no estn
incluidos en este rubro.

Los
elementos
que
claramente
pueden
ser
incluidos en otras partidas.

Dividir los gastos del uso de


vehculos (por ejemplo, seguro,
mantenimiento, entre otros).
Siempre identificar y especificar
los gastos de visibilidad.
Compruebe cuidadosamente las
obligaciones correspondientes a
verificacin de gastos y auditora.
Evite incluir costes que pueden
presupuestarse en otra parte.

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En la elaboracin de cada sub-rubro, los socios debern:


 Usar la misma terminologa aplicada en la parte narrativa (por ejemplo, no escribir agrnomo en el
presupuesto y experto agroforestal en la parte narrativa);
 Brindar una definicin clara de los elementos (por ejemplo, no escribir genricamente vehculo, sino
ms bien 4 ruedas motrices, moto, entre otros), tanto en la descripcin del coste que en la columna
de descripcin de la unidad;
 Agregar, si es necesario, informaciones adicionales para clarificar el empleo del personal o del material
(por ejemplo, tiempo del 50% para el personal a tiempo parcial);
 Incluir una referencia cruzada con la parte narrativa (por ejemplo, se refieren a la actividad A.1.2)
 Si el elemento se refiere a un nmero agrupado de objetos pequeos (por ejemplo, insumos agrcolas),
nunca utilice el trmino a tanto alzado o forfait en la columna de "unidad"; siempre incluya una
definicin clara de la unidad material (por ejemplo, "set", "kit").
Hoja 2: Justificacin
El solicitante deber copiar el Presupuesto, as como ha sido compilado en la hoja 1 (Presupuesto de la Accin)
en la columna de la izquierda (costes) y especificar la siguiente informacin en las dos columnas de la derecha:
 Aclaraciones sobre las partidas presupuestarias;
 Justificacin del coste estimado.
En la primera columna a la derecha (aclaracin) el solicitante debe proporcionar una aclaracin narrativa de
cada partida presupuestaria, demostrando la necesidad de los costes y cmo se relacionan con la accin (por
ejemplo, a travs de referencias a las actividades en la Descripcin de la Accin).
OJO!!! Es importante que los artculos sean nombrados en el mismo modo que el formulario de
solicitud, la matriz del marco lgico y Presupuesto. Las diferencias pueden causar confusin durante la
evaluacin de la propuesta, por lo que es muy recomendable utilizar la misma terminologa en la
elaboracin de los tres documentos.
En la segunda columna a la derecha (justificacin) el solicitante debe explicar cmo los costes estimados fueron
calculados. Tenga en cuenta que la estimacin debe basarse en los costes reales. El objetivo principal es evitar
la introduccin y el uso de cantidades a tanto alzado, que nunca son permitidas.
Hoja 3: Las fuentes de financiacin
En la tercera hoja el solicitante debe incluir las diferentes fuentes de financiacin (ya que EuropeAid contribuye
solamente por un porcentaje del monto total), dividiendo el monto en:
Contribuciones previstas:
Contribucin financiera del solicitante;
Contribucin de la Unin Europea solicitada en la Propuesta;
Contribuciones de otros donantes. Incluya detalles sobre el nombre del donante y el estado del
financiamiento (por ejemplo, en curso de negociacin, ya acordado);
Contribuciones de otras organizaciones (por ejemplo, socios en la ejecucin). Incluya detalles sobre el
nombre del donante y el estado de la financiacin (por ejemplo, en curso de negociacin, ya acordado);
Si est permitido en las lneas guas, contribuciones en especie.
Coste estimado:
Importe estimado de los costes elegibles totales;
Contribucin de la UE expresada como un porcentaje del total de los costes elegibles (el % de esta
contribucin debe estar en lnea con las normas de la Gua para Solicitantes).
Si el proyecto se financiar en el mbito del IEDDH, que excluye la financiacin de los impuestos y cuando el
beneficiario de la subvencin o (socios) pueda demostrar la imposibilidad de recuperar dichos gastos, el
solicitante deber incluir en la hoja:
 Total de costes aceptados (costes elegibles + impuestos);
 Contribucin de la UE expresada en porcentaje de los costes aceptados.

El Marco Lgico
El Marco Lgico es un documento obligatorio que deber adjuntarse a la solicitud completa (Anexo C).
Diferentes donantes y agencias utilizan distintos formatos y reglas para completar el ML. EuropeAid adopta un
marco lgico estndar bastante comn entre las organizaciones europeas, el cual debe ser completado antes
de preparar el Formulario de solicitud y Presupuesto.
A continuacin se presenta una tabla que resume los principios fundamentales del marco lgico y los puntos
que deben comprobarse.
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Metodologa del
proyecto (plan de
trabajo)

Estrategia de
proyecto
(eficiencia)

Objetivos del
proyecto (eficacia)

Objetivos de
desarrollo
(impacto en el
desarrollo)

Resultados:
Productos obtenidos para
lograr el objetivo del
proyecto
Identificacin de productos
o servicios tangibles o
cambios para el grupo meta
No pueden ser modificados
sin autorizacin previa
Actividades:
Agrupadas por resultado
De 3 a 5 por cada resultado
Descripcin sencilla
Incluir nmeros si es posible
Ntese bien: no repita el
plan de actividades!

Objetivos generales:
En lnea con el(los)
objetivo(s) de la
Convocatoria de propuesta
No puede ser modificado
Identifica beneficios a largo
plazo
Objetivo especfico:
No puede ser modificado
Identifica beneficios
directos (cambios) para el
grupo meta

Lgica de la intervencin
Simple (pero no demasiado)
Que se pueda leer (no slo
por super-expertos)
Lgica

Medios/recursos:
Breve presentacin de los recursos
necesarios (ej. recursos humanos, costes
operativos, etc.)
Ntese bien: no repita el presupuesto!

Resultado:
El grupo meta mejorar su situacin?
Cmo se puede evaluar si el objetivo ha
sido logrado?
Qu es lo que podemos observar para
evaluar los cambios occurridos?
Resultados/Productos:
En que medida los
grupos/organizaciones involucradas se
beneficieran de la intervencin?
Cmo se podr evaluar si el resultado
ha sido logrado?
Qu es lo que podemos observar para
evaluar los cambios occurridos?

Indicadores Objetivamente
Verificables
Son SMART? (Especficos, Medibles,
Alcanzables, Realistas, Temporalmente
limitados); No demasiados
Especificar cantidad, cualidad, tiempo
Contribucin al desarrollo:
Cambiar algo gracias a la
intervencin?
Los efectos (positivos) pueden medirse
de alguna manera?

Gastos/Presupuesto
Rubros principales agrupados por
actividad; Recursos para la
verificacin y monitoreo peridico y el
anlisis de coste-efectividad
Ntese bien: NO repita el anexo III
"Presupuesto para la Accin "; NO
limite a escribir "Ver presupuesto".

A nivel regional/local
Es posible recolectar informaciones
sobre la respuesta de los beneficiarios
Se tienen recursos para monitores
trimestrales y anuales o para una
revisin intermedia.

A nivel regional / Local


Es posible medir las informaciones
para el grupo meta antes y despus del
proyecto para una evaluacin final?

A nivel regional o nacional


Sea realista

Fuentes/medios de Verificacin
Cmo? Cundo? Por quin?
Cules son la fuentes de informacin
en el desarrollo de la accin?

Pre-condiciones
Factores que pueden impedir el
desarrollo del proyecto
Tienen que ser relevantes
Factores externos

Factibilidad
Factores ajenos y afuera del
control de quien gestiona el
proyecto que pueden impactar
negativamente sobre los
resultados de la accin

Sustentabilidad / viabilidad
Factores externos al control de
quien gestiona el proyecto que
pueden influir negativamente
sobre el logro de los resultados
esperados

Sostenibilidad
Factores externos a la gestin
del proyecto que pueden influir
negativamente en el logro del
objetivo

Hiptesis y riesgos
Factores externos
Se tienen que monitorear
Probabilidad que se verifiquen
Pueden ser mitigados

El proceso de Evaluacin de la propuesta por parte de la CE comienza con la recepcin del Documento de
Sntesis y/o de la Solicitud Completa y termina con la decisin de otorgar las subvenciones a los solicitantes
seleccionados. La Evaluacin consta de tres etapas:
Etapa 1:
Apertura y Verificacin Administrativa y evaluacin del Documento de
Sntesis (en primer lugar, se realiza la verificacin administrativa y, pasada
esta fase, se evalan la pertinencia y diseo de la accin). Si el plazo de
entrega no ha sido respetado la solicitud ser rechazada. El solicitante
debe revisar cuidadosamente la fecha lmite de presentacin, apartado
2.2. de las Lneas Guas. Adems, se verifica si el documento satisface
todos los criterios de la lista de verificacin/control (seccin 6 del
formulario). Si alguna de las informaciones solicitadas falta o es
incorrecta, la propuesta ser rechazada.
Etapa 2:
Evaluacin de la Solicitud Completa (por ejemplo se evalan aspectos
como el respeto del plazo de presentacin, si el formulario de solicitud
completa satisface todos los criterios establecidos, entre otros). En cuanto
al plazo de entrega y los criterios, son los mismos de la etapa 1.
Etapa 3:
Verificacin de la elegibilidad del solicitante y los socios (slo se realizar en el caso de las propuestas
provisionalmente seleccionadas en funcin de su puntuacin global y dentro de los lmites de la dotacin
financiera disponible).
Es fundamental comprobar los elementos siguientes antes de presentar la propuesta:
Documento de sntesis y Solicitud Completa
Debidamente llenada y firmada
Declaracin del Solicitante
Propuesta escrita en un lenguaje accesible
Lenguaje
Nmero de copias en fsico o en versin Conforme a las reglas establecidas en la Convocatoria de
propuestas
digital de la propuesta

Pas
Duracin de la accin
Financiacin solicitada
Declaracin de asocio
Presupuesto
Marco Lgico

La accin se desarrollo en un pas elegible en el marco de la


convocatoria de propuestas
En lnea con la duracin mxima y mnima establecida en la
convocatoria de propuesta
En lnea con la financiacin mxima y mnima establecida en
la convocatoria de propuesta
Solicitud completa
Todos los socios han llenado y firmado la declaracin de
asocio y estn incluidos
Presentado en el formato solicitado y expresado en
Llenado e incluido como Anexo

No hay un tiempo predefinido para el procedimiento de evaluacin, ni para las notificaciones a


los solicitantes. Cada convocatoria tiene su propio calendario que el solicitante puede
encontrar en las Lneas Guas.

ETAPA 1: Evaluacin del Documento de Sntesis


Si el documento de sntesis ha sido presentado dentro del plazo y cumple con los criterios administrativos, se
someter a una evaluacin basada en la pertinencia, la eficacia, la viabilidad y la sostenibilidad de la accin.
En una convocatoria de propuestas abierta, la CE enviar una carta a los solicitantes cuyos documentos de
sntesis hayan sido evaluados, indicando si su formulario completo de solicitud ser evaluado o no. En las
convocatorias restringidas, los candidatos preseleccionados son invitados por escrito a presentar un formulario
completo de solicitud.

Ejemplo de Tabla de Evaluacin del Documento de Sntesis


Puntuacin
1. Pertinencia de la accin
Puntuacin Parcial
1.1 Es pertinente la propuesta con respecto a los objetivos y a una
o varias de las prioridades de la Convocatoria de Propuestas? *
5x2**
1.2. En qu medida es pertinente la propuesta respecto a las
necesidades y obstculos especficos del pas, pases, regin o
regiones destinatarios de la propuesta? (incluyendo sinergias con
otras iniciativas de la UE y ausencia de solapamientos).
5x2*
1.3 En qu medida estn claramente definidas y estratgicamente
elegidas las partes implicadas (beneficiarios finales, grupos
destinatarios, etc.)? Estn claramente definidas sus necesidades? Y
Son abordadas de manera apropiada por la propuesta?
5
1.4 Contiene la propuesta elementos de valor aadido, como
cuestiones medioambientales, promocin de igualdad de gnero e
igualdad de oportunidades, necesidades de personas discapacitadas,
derechos de minoras y derechos de pueblos indgenas, o innovacin
y mejores prcticas?
5
2. Diseo de la accin
Puntuacin Parcial
2.1. Qu grado de coherencia tiene el diseo global de la accin?
En particular: refleja el anlisis de los problemas implicados, tiene
en cuenta los factores externos y anticipa una evaluacin?
2.2. Es la accin viable y consistente en relacin con los objetivos y
los resultados esperados?

30

20

5x2**
5x2**

PUNTUACIN TOTAL

50

* Nota: Slo podr atribuirse una puntuacin de 5 (muy satisfactorio) si la propuesta responde
especficamente a ms del mnimo de prioridades indicadas en el apartado 1.2 (Objetivos del
programa) de esta Gua.
** Las puntuaciones se multiplican por 2 por razn de su importancia.
Los criterios de evaluacin se dividen en secciones y sub-secciones.
A cada sub-seccin la Unin Europea dar una puntuacin entre 1-5 segn las siguientes categoras:
1= muy deficiente, 2=deficiente, 3=aceptable, 4= satisfactorio y 5= muy satisfactorio.

ETAPA 2: Evaluacin de la Solicitud Completa


La calidad de los formularios de solicitud se evaluar sobre la base de criterios de seleccin y adjudicacin.
Los criterios de seleccin se utilizan para evaluar la capacidad financiera y gerencial del solicitante para
completar la accin propuesta. El solicitante debe tener:
 Fuentes de financiacin estables y suficientes para seguir con las actividades durante el periodo en el que
la accin se est llevando a cabo y para participar, si es el caso, en su financiacin
 Competencias y cualificaciones profesionales necesarias para completar la accin propuesta.
Los criterios de adjudicacin se utilizan para evaluar la calidad de las propuestas, y consideran:
 Si las subvenciones se conceden a acciones que optimizan la eficacia global de la convocatoria de
propuestas (pertinencia de la accin).
 Si las propuestas se han seleccionado de acuerdo con los objetivos y prioridades de la CE y se garantiza la
visibilidad de la financiacin CE. Con este fin, la accin debe ser compatible con los objetivos del Programa
de Accin Anual en las que la convocatoria de propuestas se ha financiado y debe asegurar la rentabilidad.
Despus de evaluar el formulario completo de solicitud, la CE enviar una carta a los solicitantes, indicando si
su propuesta ha sido seleccionada invitndoles a presentar los documentos justificativos requeridos.

Financiado por:
Iniciativa para Defensores y Defensoras de Derechos Humanos
IDDHU / ref. IEDDH/2011/266-775

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Ejemplo de Tabla de Evaluacin de la Solicitud Completa


Seccin
1. Capacidad financiera y operativa
1.1 Tienen el solicitante y sus socios, si procede, suficiente experiencia en
gestin de proyectos?
1.2 Tienen el solicitante y sus socios , si procede, suficiente experiencia
tcnica? (en particular, conocimientos de las cuestiones tratadas)
1.3 Tienen el solicitante y sus socios, si procede, suficiente capacidad de
gestin? (incluyendo el personal, equipamiento y capacidad para gestionar
el presupuesto para la accin)
1.4 Dispone el solicitante de fuentes de financiacin estables y suficientes?
2. Pertinencia de la accin
Puntuacin transferida de la evaluacin del documento de sntesis
3. Eficacia y viabilidad de la accin
3.1 Son las actividades propuestas apropiadas, prcticas y acordes con los
objetivos y los resultados esperados?
3.2 Es claro y factible el plan de accin?
3.3 Contiene la solicitud indicadores del resultado de la accin
objetivamente verificables? Est previsto llevar a cabo una evaluacin?
3.4 Es satisfactorio el nivel de participacin de los socios y/u otros actores
en la accin?
4. Sostenibilidad de la accin
4.1 Es probable que la accin tenga un efecto tangible sobre los grupos
destinatarios?
4.2 Puede la propuesta tener efectos multiplicadores? (Incluyendo,
posibilidades de reproduccin y extensin de los resultados de la accin y de
difusin de la informacin)
4.3 Son sostenibles los resultados previstos de la accin propuesta:
- desde un punto de vista financiero (cmo se financiarn las actividades cuando
cese la subvencin?)
- desde un punto de vista institucional (habr estructuras que permitan continuar
las actividades una vez finalizada la accin? habr una "apropiacin" local de los
resultados de la accin?)
- desde un punto de vista poltico (cuando proceda) (cul ser el impacto
estructural de la accin? - por ejemplo: dar lugar a una mejora de la legislacin, los
cdigos de conducta, los mtodos, etc.?)
- medioambientalmente (si procede) (tendr la accin un impacto ambiental
negativo/positivo?)

5. Presupuesto y relacin coste-eficacia de la accin


5.1 Estn debidamente reflejadas las actividades en el presupuesto?
5.2 Es satisfactoria la relacin existente entre costes estimados y resultados
esperados?
Puntuacin total mxima

Puntuacin mxima
20
5
5

5
5
30
20
5
5
5
5
15
5

5
15
5X2
5
100

ETAPA 3: Verificacin de la elegibilidad de los solicitantes y socios en la ejecucin


La verificacin de la elegibilidad se lleva a cabo normalmente slo para los solicitantes cuyo Formulario
Completo ha sido seleccionado. La evaluacin se llevar a cabo verificando la Declaracin del Solicitante (parte
2 de la seccin VI del Formulario de Solicitud) y los criterios establecidos en la Gua para los Solicitantes:
 La Declaracin del solicitante se cotejar con los documentos justificativos presentados. Cualquier
discordancia entre ambos o la falta de uno de los documentos justificativos puede ser motivo suficiente
para rechazar la solicitud.
 Se comprobar que el solicitante, los socios y la accin son elegibles de acuerdo con los criterios
establecidos en la Convocatoria de Propuestas.
Financiado por:
Iniciativa para Defensores y Defensoras de Derechos Humanos
IDDHU / ref. IEDDH/2011/266-775

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A los solicitantes seleccionados se les pedir que presenten los documentos justificativos enlistados en la
seccin 2.4. Presentacin de los documentos justificativos de las solicitudes seleccionadas provisionalmente,
con el fin de permitir a la autoridad contratante de verificar su elegibilidad y la de sus socios.
Por lo tanto, el solicitante debe estar seguro de que toda la informacin relativa a la organizacin en PADOR
est al da antes de la presentacin de la solicitud. Los documentos justificativos solicitados que no se
introduzcan en PADOR debern presentarse en original, copias o versiones escaneadas. La ficha de entidad
jurdica y la ficha de identificacin financiera debern presentarse siempre en original. Si los documentos
justificativos referidos no se proporcionan antes de la fecha lmite indicada en la solicitud por la Administracin
contratante, la solicitud podr ser rechazada. Tras la comprobacin de los justificativos, el Comit de Evaluacin
har una recomendacin al rgano de Contratacin, el cual decidir sobre la concesin de subvenciones.

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Giuliano Perseu, Gestor de Proyectos
Programas Temticos ANE/AL e IEDDH
Delegacin de la Unin Europea en El Salvador
hablando sobre las Convocatorias de la Unin Europea y el proceso de solicitud de fondos
6.4 Tips para la presentacin de un Proyecto
A continuacin, se enlistan unas sugerencias y recomendaciones acerca de los errores ms recurrentes
cometidos por las organizaciones que presentan Proyectos a la UE:
 No espere hasta la fecha lmite de la entrega del Proyecto para registrarse en PADOR.
 No olvide mantener siempre el PADOR actualizado con los datos ms recientes antes de participar a
una Convocatoria de Propuestas.
 Recuerde a los socios formales de la propuesta mantener su PADOR actualizado.
 Lea cuidadosamente las instrucciones contenidas en la Gua para Solicitantes y las preguntas.
 Verifique siempre los criterios de evaluacin contenidos en la Tabla de la Convocatoria de Propuesta.
 Recuerde que la UE no acepta propuestas en otros formularios. Las solicitudes siempre tienen que
presentarse de acuerdo con la Gua para Solicitantes y utilizando el Formulario y los Anexos
proporcionados por cada solicitud (adjuntos a la Gua).
 Nunca cambie el orden de preguntas del formulario y conteste a todas.
 Nunca exceda el nmero mximo de pginas del Documento de Sntesis y Solicitud Completa.
 Respete los montos mnimos y mximos de la subvencin.
 Respete la duracin mnima y mxima prevista para la accin.
 No modifique los elementos de su Documento de Sntesis cuando prepare la Solicitud Completa.
 No vare la contribucin requerida a la UE de ms del 20% del monto en su Documento de Sntesis.
 Enve solamente los documentos solicitados, otros Anexos como Cartas de Respaldo o cotizaciones no
son aceptados. Sin embargo, es recomendable tener estos documentos en caso de aprobacin del
Proyecto para su posterior implementacin.
 Recuerde siempre seguir cuidadosamente todos los pasos para la presentacin de la propuesta: revise
varias veces si la organizacin y sus socios cumplen con los requisitos administrativos.
 Pida a personas que no han estado involucradas en la formulacin de la propuesta que les ayude a
controlar los documentos y el checklist (lista de verificacin) antes de presentar su propuesta. Si
olvida una copia, el CD-ROM, la firma de la declaracin, la justificacin del presupuesto o
cualquier otro documento (en el caso de presentacin en fsico), su propuesta no ser evaluada.
 No espere hasta la fecha lmite de la Convocatoria para enviar su propuesta, puede haber mucho trfico
(ciberntico y vial!!!). Los plazos de presentacin son muy estrictos, no aplican excepciones.
 Acceda constantemente a la pgina web de la Convocatoria para la que aplic porque puede haber
corrigenda, adems de actualizaciones sobre el calendario de evaluaciones.

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Giuliano Perseu, Gestor de Proyectos
Programas Temticos ANE/AL e IEDDH
Delegacin de la Unin Europea en El Salvador
hablando sobre las recomendaciones en el proceso de presentacin de propuestas
Financiado por:
Iniciativa para Defensores y Defensoras de Derechos Humanos
IDDHU / ref. IEDDH/2011/266-775

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