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Terminal
de entrada
Elemento : martillo
Can : 30
Precio : 1000 ptas.
Sistema de
ordenador
Fichero de
ventas
Informe
diario
pequeos ordenadores personales, a travs de los cuales se pueda acceder a los datos de
los grandes.
Actualmente, en la mayora de las organizaciones, los sistemas de ordenadores
soportan prcticamente todas las funciones de la organizacin; de esta forma tienen sus
datos financieros, salidas y planes de produccin, inventario actual, ventas y registros de
personal almacenados en sus ordenadores. Estos sistemas tienen varios usos, distintas
clases de entrada y distintos informes de salida.
Terminal
de usuario
Contabilidad
financiera
Sistema de
ordenador
Terminal
de usuario
Datos de
inventario
Datos de
ventas
Terminal
de usuario
Sistema de
ordenador
2
Datos de
produccin
un procedimiento que nos diga qu hacer con ese pedido. Este procedimiento nos dir a
quin enviar el pedido y lo que debe hacer esa persona con l.
Para finalizar est el equipo que se utiliza para almacenar los datos hacerlos
circular en la xxxxxxxxxxxxxxxxx El equipo incluye los ordenadores las unidades de
disco, dispositivos de entrada, interfaces para los usuarios y cualquier dispositivo de
comunicacin que pueda enviar datos a los ordenadores desde una estacin remota o
enviar datos entre dos ordenadores. Por supuesto, hay otras clases de equipos usados en
sistemas de informacin, como archivadores y cajones o microfichas, pero en ese libro
tienen una importancia secundaria.
Por qu es necesario el anlisis de sistemas?
El anlisis de sistemas es una actividad importante que tiene lugar cuando se
construye un nuevo sistema de informacin o cuando se modifica uno ya existente.
Pero, Por qu son las actividades especiales (como el anlisis de sistemas) necesarias
para construir un buen sistema de informacin? Por qu no se tratan stas como una
tarea ms en la organizacin?
Para responder a estas preguntas hay que considerar qu se necesita hacer para
construir un sistema informtico complejo. Bsicamente, se necesita conseguir un
conjunto de procedimientos vlidos para asegurar que todo el personal de la
organizacin tiene los datos necesarios para su trabajo. Para conseguir esto hay que
hacer muchas cosas. Se debe elegir el equipo y disear los nuevos procedimientos. Se
debe elegir el equipo y disear los nuevos procedimientos. Se debe escribir los
programas que soporten estos procedimientos en el equipo. Los sistemas generalmente
estn compuestos por muchas tareas pueden afectar a las ya relacionadas. Cambiar una
de stas o incluir nuevas tareas puede afectar a las ya existentes. Por eso es necesario
emplear un tiempo considerable para comprender correctamente el sistema y sus
problemas. Slo despus de un buen estudio del sistema es posible llegar a proponer los
cambios que lo harn ms til y no producirn efectos imprevistos.
Se denomina anlisis de sistema el estudio del funcionamiento del sistema y
posibles cambios. Una vez terminado el anlisis de sistemas comienza el diseo del
mismo. El analista utiliza el conocimiento del sistema existente y sus problemas para
disear y construir un sistema mejor.
Qu participa en la creacin de sistemas informticos?
Adems de la complejidad tcnica inherente a los sistemas informticos, su
construccin se complica por el gran nmero de personas que intervienen en el proceso.
Por ello no se pueden ni analizar ni disear esos sistemas en un cuarto oscuro. Son
necesarias la investigacin del funcionamiento del sistema y la consulta a las personas
que estn involucradas en l. Se pueden encontrar diferentes tipos de persona que
participan en el diseo del sistema. Las ms importantes son los usuarios, la direccin y
el departamento de proceso de datos (DP).
Los usuarios son las personas interesadas en la informacin producida por el
sistema. Tambin se conocen como usuarios del sistema o usuarios finales. El trmino
usuario final est reservado para aquellos usuarios que, adems de utilizar el sistema,
desarrollan algunas partes del mismo. Los usuarios necesitan la informacin que
produce el sistema para su trabajo diario. Por ello, cualquier error en el sistema les
crear dificultades. Sin embargo, la correcta operacin del sistema es slo uno de los
criterios que tiene en cuenta el usuario. Hay otros criterios. Por ejemplo, el sistema debe
ser fcil de usar y debe producir la informacin en un tiempo conveniente.
La direccin de la organizacin tambin participa en el desarrollo del sistema.
Est relacionada con a eficiencia y la efectividad. Los directores quieren conocer qu se
hace y si se puede hacer mejor. Tambin estn interesados en que se construye y qu se
puede hacer para que el conjunto del sistema trabaje mejor. Adems, se interesan por os
recursos necesarios para hacer esas mejoras y si esos recursos se pueden desarrollar en
otra parte.
Para realizar estas tareas, la direccin necesita informes sobre la evolucin del
proyecto y estimaciones, tanto del uso de recursos como de los tiempos de terminacin.
Muchos analistas ven la peticin de informes por parte de direccin como una
incomodidad. Sin embargo, se debe recordar que la construccin del sistema es slo una
de las actividades de la organizacin, que emplea el capital invertido en un nuevo
sistema, por ejemplo para aumentar el valor de sus ventas. As, la direccin debe cuidar
en todo momento de que se utilicen los recursos de la organizacin de la mejor manera
posible.
El departamento de proceso de datos (DP) es importante porque generalmente
controla recursos escasos, en particular los ordenadores y las personas que desarrollan
sistemas para ellos. Hubo un tiempo en que el departamento DP era el responsable de
todo trabajo informtico de una organizacin. Estaba compuesto por todas las personas
que desarrollaban sistemas informticos. Inclua programadores, analistas de sistemas y
operadores.
En la primera poca de la informtica, todos los sistemas de ordenador eran
desarrollados por personas del departamento DP. El departamento DP era responsable
de todo el equipo y era el nico con gente preparada para construir sistemas. Ahora,
algunas organizaciones tienen parte de su equipo personal distribuido en otros
departamentos y algunos desarrollos de sistemas los realizan los usuarios finales.
Normalmente, el departamento DP es responsable del desarrollo de sistema utilizados
en toda la organizacin, mientras que los usuarios finales desarrollan sistemas
especficos para sus trabajos locales. Ahora, los departamentos DP, en vez de ser
responsables de todo el trabajo informtico son necesarios para coordinar el trabajo de
los usuarios finales. Para ello, el departamento DP debe valorar lo que se est haciendo,
quin lo hace y qu recursos son necesarios para construir nuevos sistemas.
Los analista y diseadores de sistemas deben construir sistemas informticos en
este entorno. Deben considerar las necesidades de los usuarios y de la direccin, y
coordinar con el departamento DP para asegurar que el equipo necesario para el nuevo
sistema est disponible, y que este sistema encajar en el plan de desarrollo informtico
de la organizacin.
Qu hace un analista de sistema?
El analista de sistema es la persona cuyo trabajo consiste en centralizar el
desarrollo del sistema en conjunto. Es decir, el trabajo que el analista de sistema efecta
es recopila los datos necesarios del sistema actual y el desarrollo de planes para nuevos
sistemas. Esta tarea no es fcil, ya que deben ser satisfechas las necesidades de muchas
personas.
Un analista de sistema debe pasar gran parte de su tiempo hablando con los
usuarios y descubrir cmo utilizan el sistema, los problemas que tienen y lo que esperan
de l. Tambin debe comprender cmo trabaja el sistema del mismo. Para ello, el
analista mirar cosas tales como formularios utilizados, datos usados por el personal de
la organizacin contenido de ficheros y salidas y entradas de datos en el ordenador.
El anlisis de sistemas es un trabajo difcil, pero bien remunerado. S necesita
buena capacidad analtica y de comunicacin. Los analistas de sistemas deben estudiar
el sistema y comprender las expectativas de los usuarios. Deben mantener una actitud
abierta a nuevas ideas e interesarse por los usuarios del sistema existente y sus
necesidades. Es tarea del analista de sistema satisfacer las necesidades de todos estos
usuarios dentro de las restricciones impuestas por la direccin.
El analista debe poder trabajar en entornos muy ambiguos e inciertos. A menudo
recibe informes conflictivos sobre lo que ocurre y lo que se necesita. Adems, usuarios
diferentes perciben distintos errores del sistema. El analista debe poder resolver estas
clases de conflictos y producir un informe ajustado sobre la operatividad del sistema y
sus problemas.
A partir de la ltima dcada, los analistas se han empezado a encontrar con ms
dificultades. Los primeros analistas trabajan en sistemas relativamente simples, pues
slo hacan una labor o tenan una sola funcin. Ahora los sistemas tienden a ser ms
complejos, muchos de ellos utilizan datos provenientes de gran nmero de fuentes y la
gran variedad de equipos existentes con los primeros sistemas. Por consiguiente, los
analistas necesitan mejores herramientas para realizar sus trabajos analticos. Uno de los
objetivos principales de este libro es describir tales herramientas y su utilizacin por el
analista.
Fichero
Transaccin
Edicin para
componentes de
errores
Comprobacin de
consistencia con
datos existentes
Actualizacin de
la base de datos
Respuesta a
la transaccin
Sistema de transaccin
beneficios. Los usuarios deben introducir las tendencias esperadas y luego probar
diferentes carteras para ver cmo se comportan segn esas tendencias.
La planificacin de entregas es otro caso de soporte de decisin. Su fin es
reducir los costes mediante entregas planificadas para minimizar los gastos de
transporte. No se pueden elegir la mejor ruta de entrega slo mediante la introduccin
de transacciones independientes. Se necesita comenzar con un nmero de rutas de
pruebas, estimar sus costos y mejorarlos gradualmente.
La mayora de los sistemas de soporte de decisin se basan en un modelo que
est siendo optimizado continuamente. El usuario introduce algunas posibilidades en el
modelo y examina los resultados, a partir de los cuales intentar una nueva prueba. Por
ejemplo, se pueden introducir diferentes tendencias de precio en un sistema de gestin
de cartera y examinar sus efectos en una cartera determinada. Sistema ms sofisticados
pueden probar diferentes variaciones de precio para encontrar aquella que satisfaga el
criterio de tratamiento deseado.
As, los sistemas de soporte a la decisin son de naturaleza experimental, donde
los usuarios prueban diferentes entradas para ver sus efectos. La respuesta se utiliza para
probar nuevas entradas y el proceso contina hasta obtener un resultado satisfactorio.
A continuacin se describen algunas transacciones y sistemas de soporte de decisin
muy comunes.
Introduccin a sistemas de informacin
Caractersticos
Si se miran organizaciones tpicas, se encontrar que tienen muchas
caractersticas comunes. Por consiguiente, sus sistemas de informacin sern muy
similares. La estructura de un sistema de informacin para una organizacin tpica se
muestra en la figura 2.2. Se divertir que el sistema de informacin puede estar dividido
en subsistemas, cada uno de los cuales puede, a su vez, subdividirse.
Un sistema importante, a veces llamado subsistema de recursos humanos,
mantiene la informacin relativa al personal de la organizacin. Este subsistema se
compone del subsistema de personal, y generalmente, del subsistema de nminas. El
subsistema de personal incluye datos personales, como direccin, estado civil y otros,
mientras el subsistema de nminas almacena informacin sobre las pagas establecidas y
genera los cheques cuando sea necesario.
La mayora de las organizaciones tambin utilizan bienes que incluyen cosas
como muebles, equipos de ordenador y materiales necesarios para la produccin de un
producto o para el funcionamiento bsico diario de la organizacin.
Los muebles y el equipo de ordenador (activo9 estn distribuidos normalmente por la
organizacin, mientras que los bienes de consumo necesarios para la produccin se
mantienen en un almacn. Adems, las organizaciones necesitan registros de activo para
tener bajo control sus equipos y mantener un inventario de bienes de consumo. Tambin
necesitan un sistema de informacin para canalizar la adquisicin de materiales
suministrados por proveedores externos, de los cuales se mantienen registros.
Otro importante subsistema d materiales es el subsistema de controla de
inventario. Este subsistema controla los elementos consumibles, sus cantidades y
localizaciones. Debe asegurar que se dispone de esos elementos cuando se necesitan sin
mantener una provisin excesiva.
Muchas organizaciones tienen clientes externos, pero se diferencian unas de
otras en las clases de clientes. Hay organizaciones que tienen clientes que efecten
Recursos
humanos
Personal
Contabilidad
No
consumible
Nmina
Contabilidad
de pagos
Bienes
Contabilidad
general
Contabilidad
de cobros
Consumible
Clientes
Marketing
Procesamiento
de pedidos
Control de
inventario
Produccin
Planificacin
Logstica
Adquisicin
Sistema
de cliente
Recibir
pedidos
Verificar
pedido
Comprobar
la disponibilidad
Validar la
forma de pago
Distribuir
la peticin
Enlaza
con el sistema
de inventario
Cancelacin
de pedido
Desecho
de elementos
Peticin
devuelta
Enlaza
con el sistema
de inventario
Modificar
inventario
Enlaza
con el sistema
de inventario
Preparar detalles
de factura
Enlaza
con el sistema
de contabilidad
Sistema
de elementos
Sistema
de mercanca
Control
de stock
Reposiciones
Enlaza
con los sistemas
de cliente
y contabilidad
Sistema de
comprobacin
Enlaza
con el sistema
de contabilidad
preguntar al sistema para ver la disponibilidad de los elementos actuales y ajustar segn
los recuentos.
Los pedidos se tratan normalmente con un sistema por lotes. Hay un lote de
ejecucin peridica que determina si un elemento est bajo mnimos. Este lote puede
adems determinar las cantidades que deben pedirse. Los pedidos se deben enviar a los
proveedores para obtener esos elementos. Sistemas sofisticados pueden producir estos
pedidos por ordenador, para lo cual deben mantener informacin sobre los proveedores
y precios de las mercancas que venden. Generalmente, el sistema de pedidos es una
mezcla de operaciones informticos y manuales; estas ltimas tienen ventaja sobre las
anteriores en situaciones como estudio de negociaciones para grandes compras o
necesidades urgentes.
Sistemas contables
Son tres los subsistemas principales de contabilidad: cobros, pagos y
contabilidad general.
El subsistema de cobros incluye facturacin, comprobacin de saldos, registros y
ventas, anlisis generales e informes. Este subsistema tiene una cuenta para cada uno de
sus clientes. El sistema de cobros registra las ventas hechas a los clientes en sus
respectivas cuentas y emite una factura por cada venta. Tambin es responsable de
controlar el pago de los clientes. Compruebe el pago de cada factura y si el pago se
corresponde con ella. Cualquier diferencia entre pago y factura se debe solventar.
Adems, mantiene un seguimiento de la fecha en que pagan los clientes. A cualquier
cliente que habitualmente se retrase en los pago se le puede retirar la lnea de crdito y
exigirle el pago al contado.
El subsistema de pagos es el opuesto de cobros. Mantiene el seguimiento de las
compras efectuadas por la organizacin registrando los pedidos emitidos. Las facturas
de los proveedores y estos pedidos se confrontan para asegurar si la factura contiene
slo la mercanca recibida. Una vez efectuada la comprobacin se paga a los
proveedores.
El subsistema de contabilidad general emite informes sobre los fondos de la
organizacin y la utilizacin de sus recursos. Tambin emite los informes de cierre
anuales de la cuenta de explotacin y el presupuesto de ingresos y gastos para el ao
siguiente.
Casos representativos para el analista
Este captulo ha descrito muy encima grandes sistemas. Sin embargo un analista
prefiere comenzar a trabajar en un sistema ms reducido. Se expondrn dos de estos
sistemas, ambos indicando la clase de trabajo que probablemente realizar. Adems,
estos dos casos se utilizar, para mostrar las tcnicas de anlisis de sistemas en captulos
posteriores.
Casa de estudio A
Fichero de
inventario
Sistemas
de ordenador
Paso 3
Entrada
va terminal
Paso 2
Cdigo
para entrada
de datos
Paso 1
El encargado
de pedidos
verifica el
pedido
Paso 4
Ejecuta
el programa
EXPEDICION
Pedido
de cliente
Paso 6
Peticin
de
transporte
Planifica
transporte
Transporte
Aviso de
entrega
transferida
Figura 2.5. Flujos de datos en el caso de estudio A
turnos,
Paso 5
factura
Prepara
entregas
Paso 7
Turno de entrega y
factura
Elementos enviados
con aviso de entrega
y factura
Los encargados deben asegurar que la mayora de los pedidos, no todos, sern
entregados al da siguiente al menor costo. Para ello comprobarn si se utiliza el menor
nmero de vehculos posibles para efectuar los recorridos ms cortos. Aunque uno de
los principales objetivos de la planificacin es minimizar el nmero de vehculos y
conseguir que las rutas sean lo ms cortas posibles, hay otros factores que deben
considerar, tales como prioridad de entregas y distribucin y colocacin de la carga en
las rutas largas. Tambin deber tener en cuenta el estado de las carreteras, que puede
variar de un da a otro por obras, trfico inusual o condiciones meteorolgicas.
El encargado coge de la lista diaria cada pedido y lo coloca en la pizarra
correspondiente a la zona del cliente. Despus de todo esto se colocan los pedidos, el
encargado los examina y desarrolla un plan de rutas basndose en la experiencia de
repartos similares.
Adems del sistema de entrega mostrado en las figuras 2.5 y 2.6, existen otros
sistemas en la organizacin. Uno es el sistema de produccin que gestiona los elementos
de produccin. Se fabrica una gran variedad de elementos y cada clase necesita
diferentes tipos de mquinas. Estas mquinas deben ser cuidadosamente elegidas y
ajustadas para una rentabilidad mxima. Los elementos fabricados se envan a los
depsitos, y el envo se aade al fichero de inventario de cada depsito. La organizacin
tiene tambin un sistema de nminas y otro de cobros, ambos informatizados.
Caso de estudio B
El sistema descrito en este casi es tambin relativo a entregas, pero esta vez
como soporte de proyectos. Es similar al caso A, pero el diseo contempla menos
puntos. El anlisis s necesita para cambiar el modo que son usados loa ordenadores para
procesar requerimientos de proyectos por partes. En este caso se han implantado dos
sistemas de ordenador en dos departamentos, sin coordinacin, para soporte de sus
funciones. Han surgido problemas al integrar estos dos sistemas.
La funcin de un departamento, el de compras, es emitir rdenes de compra
(OC) para los proveedores conteniendo los elementos del proyecto. La funcin del
segundo departamento, el de expediciones, es recibir los pedidos procedentes de los
proveedores y expedirlos hacia los locales del proyecto.
Los dos sistemas desarrollados por estos departamentos se muestran en la figura
2.7. El sistema de pedidos del proyecto (SPP) ha sido desarrollado por el departamento
de compras, y el de recepcin de mercancas (SRM), por el de expediciones. La figura
2.7 muestra estos dos sistemas con sus ficheros de mantenimiento y entradas y salidas
de los mismos.
El sistema SPP se desarroll en un ordenador pequeo para efectuar los pedidos
de los elementos requeridos por los proyectos. Los equipos de proyectos detallan los
REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO por elementos y el departamento de compras
selecciona las firmas que debern suministrarlos. Por otro lado, el departamento
compras ha desarrollado un FICHERO DE PROVEEDORES que contiene informacin
sobre la direccin de los proveedores, elementos de los que disponen y sus precios.
PROVEEDOR
REQUERIMIENTOS PO
FICHERO DE
PROVEEDORES
Sistema
de proyectos
de pedidos
(SPP)
Listado de
comprobacin
FICHERO
DE PEDIDOS
DE COMPRA
Pedido de compra
enviado al proveedor y
emplazamiento del
proyectos
AVISO DE ASOCIACIN
NUM- EXPEDICIN ______
NUM PO ______________
NUM PROYECTO _______
NUMCANT
ELEMENTO
EXPEDIDA
FACTURA
NOMBRE PROVEEDOR ____________________________________________________
DIA ENVIO
___________________________________________________________
CANTFACTURA
PEDIDO - COMPRA
NUM PO ___________________________________
NOMBRE PROVEEDOR _____________________
DIA PEDIDO ______________________________
NUMCANTCANTCANTPRECIO
ELEMENTO PEDIDA RECIBIDA PAGADA
Listado
diario de
entrega
Comprobacin
manual
Autoriza
el pago
NUM
ELEMENTO
FICHERO
REQUERIMIENTOS
DE PO
PRECIO
VALOR
NUM PO
NUMEXPEDICION
FICHERO DE
EXPEDICIONES
EXPEDICIN
NOMBRE-PROVEEDOR ________________
NUM- EXPEDICIN ____________________
LUGAR
_______________________
Sistema
de recepcin de
mercancas
(SRM)
NUM
ELEMENTO
CANT TOTAL
CANT
EXPEDIDA
NUM PO
EXPEDICIN ________________
Tambin
contiene NUMinformacin adicional, como
NOMBRE-PROVEEDOR ____________
formalidad
de
los
proveedores
y
tiempo
NUM
CANT
NUM PO
aproximado de entrega.
ELEMENTO EXPEDIDA
EL FICHERO DE
PROVEEDORES
es
utilizado por el personal del
departamento
de
expediciones para negociar las compras con los proveedores. Una vez negociada la
compra se emite una orden de compra para el proveedor seccionado. Se almacena una
copia de la misma en el FICHERO DE ORDENES DE COMPRA, que se identifica por
un nico nmero de rdenes de compra (NUM-OC). Se pueden dirigir las necesidades
de un proyecto a distintos proveedores, aunque los elementos con el mismo NUMELEMENTO en REQUERIMIENTO DEL PROYECTO se compran siempre al mismo
proveedor. Una orden de compra puede contener elementos de diferentes proyectos. Se
debe tener en cuenta que la orden de compra que se enva a los proveedores no tiene
ninguna referencia que relacione los elementos con los proyectos. La referencia de los
elementos en las rdenes de compra en REQUERIMIENTO DEL PROYECTO est
archivada en el FICHERA REQUERIMIENTO-OC , que contiene todos los
requerimientos del proyecto con una referencia de sus rdenes de compra. Esta
referencia aparece como NUM-OC para cada NUM-ELEMENTO en el FICHERO
REQUERIMIENTOS-OC.
El SMR ha sido desarrollado para mantener bajo control el camino que debern
seguir las mercancas despus de haber sido almacenadas. Tambin utiliza otro pequeo
ordenador para registrar los envos recibidos de los proveedores y almacenarlos. Con
cada expedicin se recibe un AVISO DE EXPEDICIN . La expedicin se almacena y
la informacin contenida en el AVISO DE EXPEDICIN junto con el LUGAR NUM ENTREGA ______________
donde se almacena la mercanca, se archivan en el FICHERO DE NUM REQUERIMIENTO _______
DIA ENTREGA _____________
EXPEDICIONES. Se debe tener en cuenta que los albaranes de expedicin no
incluyen ninguna informacin relativa a los proyectos. Cada albarn de
NUMCANTELEMENTO
ENTREGADA
expedicin se identifica mediante un NUM-EXPEDICION y puede contener
elementos pedidos al proveedor para ms de una orden de compra. El albarn
de expedicin contiene el NUM-OC utilizado para pedir las mercancas.
Para integrar los dos sistemas es necesario encontrar la orden de compra de la
expedicin y comprobar cules de los elementos pedidos se han recibido. El sistema
SPP debe proporcionar las referencias cruzadas que contiene en el FICHERO
REQUERIMIENTOS DE OC relativas a los equipos de proyectos y rdenes de compra.
Debido a que los ordenadores usados son incompatibles, es muy difcil transferir datos
de uno a otro. Por esta causa, las expediciones son emparejadas manualmente. El SPP
genera un lista diaria de mantenimiento de rdenes de compra, mientras el SRM genera
una lista diaria de entregas.
La lista de mantenimiento de rdenes de compra es as:
NUM-OC
PROYECTO
PROVEEDOR
NUM-ELEMENTO
CANTIDAD
NUM-