Cartas comerciales, de negocios y oficiales

En los negocios se prefiere la comunicacin escrita como el medio por excelencia para
avanzar las relaciones pblicas o comerciales de una empresa. A travs de este tipo de
comunicacin, se levantan los obstculos y se comienza un dilogo como posible antesala
a la resolucin definitiva o tentativa de un problema. Por eso, es necesario escribir con
cautela este tipo de documento, de forma que se puedan conseguir los objetivos que el
negocio pretende alcanzar.
La carta oficial debe representar a la organizacin. Su mensaje debe ser correcto y su
estilo profesional. La carta oficial representa la imagen o la personalidad de la empresa.
Por tal razn este tipo de carta no incluir formulas ni expresiones gastadas. Siempre se
deben tomar en cuenta, a quien va dirigida la misiva o el lugar donde ser recibida, para
determinar que frmulas de cortesa son las adecuadas o cules estn en desuso. Las
frmulas que resultan naturales son las siguientes: Estimado/a seor/a o Distinguido/a
seor/a.
Cualidades de una carta
Toda carta debe comunicar un mensaje. Este debe expresarme correctamente. Slo de
esta manera, se podrn cumplir los objetivos del negocio o de la administracin.
Una carta bien escrita posee las siguientes caractersticas: claridad, concisin, precisin y
correccin.
a. claridad - Se logra cuando se tiene una idea exacta de lo que se quiere decir, de
otra forma no se puede enviar un mensaje claro. Tambin se logra la claridad, a
travs del uso de una sintaxis regular y sencilla, la coherencia necesaria entre las
oraciones, el uso correcto del gerundio y la voz pasiva, la utilizacin moderada de
adjetivos y adverbios, y la seleccin precisa de las palabras.
b. concisin Se debe trabajar duro para alcanzar esta cualidad en las cartas de
negocios. No ser conciso en una comunicacin oficial, es inadmisible. El estilo de
las oraciones puede ser til para obtener la concisin. Las mismas no deben ser ni
muy largas o demasiado cortas. La concisin pretende alcanzar la exactitud por
medio de la utilizacin de pocas palabras y una exposicin ordenada de
conceptos. No son aceptables la repeticin innecesaria de ideas ni la imprecisin
de estas.
c. precisin Se refiere al empleo adecuado de cada vocablo en su sentido propio.
Si una carta es concisa, por lgica habr de ser precisa en el uso de los trminos.
No se deben usar las palabras en sentido metafrico en una carta. Para que sean
precisas, las palabras deben usarse en su significado denotativo (objetivo).

La precisin tambin atae al escogido de sinnimos. Como la sinonimia perfecta

no existe, no se debe pasar por alto el contexto en el que se escribe la carta.
Por otro lado, es vital ser preciso en el uso de cifras en una carta y dems datos
que se incluyen en el texto.
d. correccin En el contexto de una carta, esta cualidad tiene dos aspectos. El
externo y el interno. Este, tambin conocido como de fondo o contenido, tiene que
ver con la exposicin lgica de las ideas, la inclusin de informacin verdadera y
la explicacin de planes concretos. La argumentacin para justificar los proyectos
debe ser coherente, verdadera y slida.
El aspecto externo, o de forma, se relaciona con la presentacin de la carta. No se
deben cometer errores ortogrficos, ni usar mal los signos de puntuacin, ni usar
mal la sintaxis, no hacer tachaduras ni borrones. La escritura debe ser simtrica,
as como los mrgenes.
Siempre hay que pensar, que todo tipo de carta implica un intento de
comunicacin.