PROCEDIMIENTO DE RESERVA DE

HABITACIONES

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PROCEDIMIENTO DE RESERVA DE HABITACIONES

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Objetivo

Establecer la forma en que se realizarn las reservaciones, ventas y confirmaciones

eficiente, optimizando el uso de las instalaciones y recibiendo a los huspedes de una
manera expedita.
2.

Alcance

Este procedimiento debe ser aplicado para la reserva de unidades habitacionales y servicios.
3.

Responsabilidades

Los responsables de atender la reservaciones, ventas y confirmaciones son los Dueos.

4.

Terminologa

Reservacin tentativa: sern las reservas que sean solicitadas sin ofrecer ninguna seguridad
para llevarlas a cabo. Generalmente se trata de reservas que estn sujetos a cambios o
cancelaciones.
Reservacin lmite: se les marcar una hora lmite de llegada, teniendo el hotel la libertad de
acortarlo o alargarlo segn sus propias necesidades. Estas reservaciones no tienen garanta
o depsito.
Reservacin garantizada: son reservaciones contactadas a travs de una agencia de viajes,
lnea area o asesora de grupos y convenciones, y que estn garantizadas por medio de un
cupn u orden de cambio. En el caso de que los huspedes no se presentaran, el hotel
guardar la habitacin hasta el siguiente da.
Reservacin con depsito: son aquellas en las que los clientes han mandado el pago de por
lo menos una noche, en el plan que el husped considere ms apropiado para cubrir sus
necesidades.
Reservaciones de grupos: son aquellas reservaciones mayores de diez habitaciones, en la
misma fecha y con caractersticas similares.
5.

Equipos y Herramientas

No aplicable
6.

Actividades del Procedimiento

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a. Condiciones de reservaciones y ventas

Hay 2 tipos de reservaciones: las confirmadas, que son aquellas que tienen un abono, y las
tentativas, o aquellas que no tienen abono.
Las reservas tentativas se mantienen hasta 72 horas del ingreso programado. Si se
presentan otros interesados, el encargado de
reservas toma contacto con quien
realiz la reserva original, para confirmarla o anularla.
La reserva confirmada requiere de un depsito del 50% del costo total de su reserva
para su confirmacin a la cuenta xxx. El depsito debe ser enviado al fax xxxx o al correo
electrnico nnn@sss.cl
El 50% restante debe ser cancelado cmo mximo, al momento del egreso (check
out) del husped del establecimiento.
b. Condiciones de anulaciones y cambios de fechas
Las anulaciones de reservas confirmadas tienen un deducible de un 10% del monto de la
reserva.
Las anulaciones de reservas confirmadas con menos de 2 das de anticipacin no tienen
devolucin.
Los cambios de fecha con menos de 1 semana de anticipacin, no aseguran el cupo de la
reserva.
c. Medios para las reservaciones, cambios y anulaciones
Las reservaciones pueden ser hechas a travs de formulario disponible en pgina
web, e-mail, fax, telfono o directamente en la recepcin del establecimiento.
Los cambios y anulaciones deben ser comunicados por escrito, a travs de correo
electrnico, fax o directamente.
Se aceptan anulaciones por telfono, sin embargo stas deben ser posteriormente
ratificadas por escrito.
Las condiciones de cambio o anulacin se hacen efectivas desde el momento en que el
establecimiento recibe la solicitud escrita de cambio o anulacin.
Secuencia de acciones para el tratamiento de reservas y ventas:
El encargado de reservas y ventas debe aplicar las condiciones de reservas, ventas,
cambios y anulaciones para cada caso en particular.

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En caso de tratarse de una reserva telefnica, dichas condiciones deben ser informadas por
un medio escrito al husped, ya sea a travs de correo electrnico o fax.
El encargado de reservas y ventas debe revisar a diario los medios para recepcin
de reservas, ventas, cambios y anulaciones, registrando en el sistema computacional de
reservas, las novedades correspondientes. Este registro debe efectuarse tambin en el libro
de reservas.
Debe confirmarse a diario los depsitos realizados por confirmaciones de reserva,
los cuales deben ser respondidos con un plazo no superior a 24 horas.
Debe informar a diario, al gerente de operaciones, el estado de las reservas, a fin de
coordinar las actividades de recepcin del husped.
7.

Registros o elementos complementarios

Formulario on-line
Libro de reservas
E-mail de reservas
Sistema computacional de reservas
8.

Modificaciones del documento

No hay.