AApostila Arquivologia Prof Euler

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MATERIAL AUXILIAR DE ESTUDO DE ARQUIVOLOGIA

Concurso:
Ministrio Turismo - NIVEL MDIO 2010 BANCA FUNIVERSA
Matria auxiliar de estudo: NOES DE ARQUIVOLOGIA
1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia.

2. Arquivamento - Mtodos
3. Protocolo e Procedimentos Adminsitrativos
Organizao: Euler Frank Lacerda Barros Arquivista
Braslia, setembro 2010

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Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Pode ser livremente utilizado para
estudo, sendo proibida a venda.. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com
1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia

1.1 Arquivo: Conceito
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei,
os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
rgos pblicos, instituies de carter pblico e
entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica,
qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos.
Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991
Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRS conceitos

bsicos: INFORMAO, SUPORTE e DOCUMENTO.
INFORMAO : Idia, Mensagem ou Conhecimento
SUPORTE: Meio no qual a informao est registrada
DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material
INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO
DICA LEGAL:
Os documentos de Arquivo so produzidos ou recebidos. Isto significa que so
ACUMULADOS dessa forma.
Produzidos ou Recebidos = Acumulados
DICA LEGAL: ARQUIVO - Termos e significados

- ACERVO
- Conjunto de Documentos
- Mobilirio (mvel) para guarda documento
- Local onde o acervo guardado
- rgo ou Instituio Arquivstica que tem o objetivo de guardar os
documentos
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1.2 Importncia do Arquivo Funo e Finalidades do Arquivo
Funo do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponveis

as informaes mantidas sob sua guarda.
Finalidades do Arquivo: Servir a Administrao e Servir a Histria
DICA LEGAL:
Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a
ADMINISTRAO
1.3 Distino entre Arquivo e Biblioteca
Arquivo:
conjunto
de
documentos
CRIADOS
ou
RECEBIDOS
(ACUMULADOS) por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade,

preservados para garantir a consecuo de seus objetivos.
Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria impresso e NO produzido pela

instituio em que est inserida. Normalmente constituda de colees temticas e seus
documentos so adquiridos por meio de COMPRA, DOAAO ou PERMUTA.
Objetivo
Formas
de
ingresso
dos
documentos na instituio
Arquivo
Biblioteca
Funcional
Cultural
Produo
Compra
Recebimento
Doao
Permuta
Quantidade de exemplares de
nico exemplar
Numerosos exemplares
Orgnica
Coleo
cada documento
Forma
de
acumulao
de
documentos
DICA LEGAL:
O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as informaes que
evidenciam o funcionamento da instituio ao longo do tempo.
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DICA LEGAL:
Os documentos de Arquivo so produzidos ou Recebidos (acumulados)
pela Instituio.
DICA LEGAL:
A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural guardar
informaes para estudo. Seus documentos so acumulados por meio de
compra, doao ou permuta.
1.4 Classificao dos Arquivos
Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o(a):

Entidade Mantenedora: (Pblico ou Privado)
Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado)
Estgio de Evoluo: (Corrente, Intermedirio e Permanente)
Extenso de sua atuao: (Setorial ou Central)
1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Pblico ou Privado

Pblico: rgos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirios, nas
esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF. Tambm so considerados pblicos
os Arquivos das Fundaes Pblicas e Empresas Pblicas.
Privado: So aqueles mantidos por instituio de carter particular. Ex:
arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas Renner, arquivo da TV Braslia.
DICA LEGAL:
Marilena
Leite
Paes,
apresenta
seguinte
diviso:
Pblicos,
Institucionais, Comerciais, Pessoais ou Familiares. Sobre isso devemos

lembrar que os institucionais, comerciais, pessoais ou familiares devem
ser entendidos como Arquivos Privados.
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1.4.2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados

Especiais: So arquivos em que os documentos cuja forma fsica
(suporte) exija cuidado especial, diferenciado, por causa da sua preservao ou
manuseio.
Especializados: So aqueles que mantm em sua guarda documentos de
determinada rea do conhecimento.
DICA LEGAL:
Arquivos Especiais: Relacionado a forma fsica do documento,
relacionado ao suporte do documento. Ex: Foto, Filme, Negativo,
Microfilme.
Arquivos Especializados: Relacionado a assunto especfico, relacionado
a uma rea do conhecimento. Ex: Arquivo Mdico, Arquivo
Cartogrfico, Arquivos de Engenharia.
1.4.3 Estgio de Evoluo: Podem ser Corrente, Intermedirio e Permanente
Arquivo Corrente: So os Arquivos que guardam os documentos mais novos e

mais utilizados pela instituio. No Arquivo Corrente os documentos possuem
grande freqncia de uso, possuem fim administrativo.
Arquivo Intermedirio: So os Arquivos que guardam os documentos menos

utilizados pela instituio. No Arquivo Intermedirio os documentos possuem baixa
freqncia de uso, mas ainda possuem fim administrativo.
Arquivo Permanente: So os Arquivos que guardam os documentos que, j

tendo cumprido seu fim administrativo, sua funo administrativa, agora so
preservados, conservados, pelo seu valor histrico para Instituio.
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DICA LEGAL: Estgio de Evoluo
C orrente
I ntermedirio
P ermanente
DICA LEGAL: Arquivo Corrente

a fase em que os documentos so criados;
- Nesta fase os documentos tramitam bastante e so muito consultados;
- Os arquivos correntes se localizam nos prprios setores que
produzem/recebem os documentos (Arquivos Setoriais) ou em locais
prximos a estes (Arquivo Central/Geral).
DICA LEGAL: Arquivo Intermedirio

a fase em que os documentos ainda tm valor administrativo mas so
pouco consultados;
- Permite que os setores otimizem seu espao;
- No h necessidade de serem conservados prximos aos setores;
- Nesta fase, os documentos aguardam sua destinao final (eliminao
ou guarda permanente);
- tambm chamado de limbo ou purgatrio.
DICA LEGAL: Arquivo Permanente

a fase em que os documentos j perderam seu valor administrativo e
so guardados pelo seu valor histrico, probatrio ou informativo;
- Os documentos desta fase JAMAIS sero eliminados.
_____________________________________________________________________
1.4.4 Extenso de sua atuao: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais

Arquivos Setoriais: So aqueles instalados no setores que utilizam os
documentos, onde ficam os documentos do uso do dia a dia.
Arquivos Centrais/Gerais: So aqueles localizados fora do local de
trabalho, e acumulam em um nico local, documentos de provenientes dos diversos
setores da instituio, de forma centralizada.
DICA LEGAL:
No confundir Arquivo Central com Fase Intermediria ou
Arquivo Intermedirio
DICA LEGAL:
No confundir Arquivo Central com Fase Intermediria ou
Arquivo Intermedirio
DICA LEGAL: Arquivo Setorial

um Arquivo descentralizado
Cada setor de trabalho
possui o seu.
DICA LEGAL: Arquivo Central

um Arquivo Centralizado, recebem os documentos
correntes dos diversos setores da instituio.
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1.5 Classificao dos Documentos
Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificao

Gnero
Espcie / Tipologia Documental
Forma
Formato
Natureza do Assunto
1.5.1
Gnero
Podem ser: 7
Escritos ou Textuais
Iconogrficos
Sonoros
Filmogrficos
Informticos ou digitais
Cartogrficos
Microgrficos
DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais

Documentos cuja informao esteja escrita ou textual e impressa. Ex.:
Contrato, atas, relatrios, certides
DICA LEGAL: Documentos iconogrficos

Documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica.
Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos(slides), desenho e gravuras
DICA LEGAL: Documentos sonoros

Documentos cuja informao esteja em forma de som/audio.
Ex.: Escuta telefnica, discurso gravado em fita cassete
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DICA LEGAL: Documentos filmogrficos
Documentos cuja informao esteja em forma de imagem em movimento
(com ou sem som).
Ex.: Pelculas filmogrficas, filmagens, vdeos
DICA LEGAL: Documentos informticos ou digitais

Documentos gravados em meio digital e que, por isso, necessitam de
equipamentos eletrnicos para serem lidos. Ex.: Arquivo em MP3,
Arquivo do Word
DICA LEGAL: Documentos cartogrficos

Documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior.
Ex.: Mapas e Plantas
DICA LEGAL: Documentos microgrficos

Documentos em microformas.
Ex.: Microfilmes e microfichas
1.5.2
Espcie/Tipologia documental
Espcie a denominao que se d ao aspecto formal de um documento, as
instituies possuem diversas espcies, ex.: Ofcio, memorando, declarao,
certido.
Tipologia documental a denominao que se d quando reunimos
determinada espcie funo ou atividade que o documento ir exercer. Ex.:
Declarao de Imposto de Renda, Certido de nascimento.
DICA LEGAL: Espcie e Tipologia documental
Espcie
Tipologia
Contrato
Contrato de locao
Alvar
Alvar de funcionamento
Certido
Certido de nascimento
_____________________________________________________________________
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1.5.3
Forma
classificao relacionada quanto forma do seu estgio de preparao do
documento. So as formas documentais: Rascunho ou Minuta; Original e Cpia.
1.5.4
Formato
Denomina-se formato de um documento o seu aspecto fsico, independente da
informao nele registrada. So formatos documentais, a Ficha, livro, caderno,
pergaminho.
1.5.5
Natureza do assunto
Em relao Natureza dos assuntos, os documentos so classificados como
OSTENSIVOS ou SIGILOSOS
DICA LEGAL: Ostensivo = ordinrio

a classificao dada ao documento cuja divulgao no prejudica a
administrao.
O documento ostensivo pode ser de livre conhecimento.
DICA LEGAL: Sigiloso

Documento que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito.
Decreto 4.553/2002
O Documento classificado como sigiloso ser diferenciado pelo GRAU DE

SIGILO. So 4 os graus de sigilo.
DICA LEGAL: Grau de Sigilo 4 GRAUS
Ultrassecreto
Secreto
Confidencial
Reservado
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Ultrassecretos: Assuntos que requerem excepcinal grau de segurana e cujo

teor s devem se do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu
estudo ou manuseio.
Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurana e cujo teor podem ser do
conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo
ou manuseio, so autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.
Confidencial: Assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana,

seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um
individuo ou criar embaraos administrativos.
Reservado: Assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral.
Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 idades
A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital dos documentos

para classificar os estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro uma
instituio. (Corrente, Intermedirio e Permanente)
1 idade
Corrente
2 idade
Intermedirio
3 idade
Permanente
DICA LEGAL: Arquivo de 1 idade = Arquivo Corrente

Alto grau da freqncia de uso
Documentos em curso
Necessitam estar prximos aos usurios/setores de trabalho
Serve a Administrao
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DICA LEGAL: Arquivo de 2 idade = Arquivo Intermedirio
Baixo grau da freqncia de uso
No necessitam estar prximos aos usurios/setores de trabalho
A permanncia nessa fase transitria
Aguardam destinao final
Tambm conhecido por limbo ou purgatrio
Serve a Administrao
DICA LEGAL: Arquivo de 3 idade = Arquivo Permanente

Documentos que no possuem valor de natureza administrativa, mas que
so conservados pelo seu valor histrico
Permitem conhecer a Histria da Instituio
Revelam a origem e constituio da Instituio
Serve a Histria
2.1 Valor do Documento
O documento s guardado, preservado pela instituio, porque possui algum valor.

Esse valor pode ser Administrativo ou Histrico.
A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR PRIMRIO.
A Arquivologia denomina o valor histrico como VALOR SECUNDRIO.
DICA LEGAL: Valor Primrio = Valor Administrativo

Dar suporte/apoio s atividades da instituio
um valo temporrio Em determinado momento o valor administrativo
ir acabar
Todo documento nasce com valor administrativo
Finalidade: Servir a Administrao
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DICA LEGAL: Valor Secundrio = Valor Histrico
Documento que perdeu seu valor administrativo, mas adquiriu valor
histrico
Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para prpria instituio
Finalidade: Servir a Histria
DICA LEGAL: Valor Secundrio = Valor Histrico

O documento que possuir valor secundrio poder ser recolhido ao
Arquivo permanente
O documento de valor secundrio JAMAIS poder ser eliminado
1 idade
Corrente
2 idade
Intermedirio
3 idade
Permanente
Valor Primrio
Valor
Secundrio
2.2 Prazo de Guarda dos Documentos
O Prazo de guarda dos documentos o perodo em que o documento deve ser

mantido nos arquivos corrente e intermedirio.
O Prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo

com seguintes fatores:
Freqncia do uso das informaes contidas nos documentos
Existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal dos

documentos (prazo prescricional)
Existncias de outras fontes com as mesmas informaes (documentos

recapitulativos)
Necessidade de guarda de documentos por precauo, em virtude das
prticas administrativas (prazos precaucionais)

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2.3 Destinao Final dos Documentos

Todo documento, seguindo o ciclo vital, dever ao final ser encaminhado sua
destinao final. A destinao final do documento ir ocorrer no momento em que ele
perder seu valor administrivo/valor primrio.
DICA LEGAL: Destinao Final dos Documentos

Eliminao: Quando o documento que perdeu o valor administrativo,
no apresentar valor histrico
Guarda Permanente: Quando o documento que perdeu o valor
administrativo, apresentar valor histrico
2.4 Tabela de Temporalidade de Documentos
o instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos. ela, a tabela de

temporalidade, que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e
intermedirio, bem como indica a destinao final (eliminao ou recolhimento para
guarda permanente).
A tabela de temporalidade ser elaborada pela CPAD - Comisso

Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de documentos.
Dever ser composta por: Arquivista ou pessoa responsvel pela guarda dos
documentos, autoridade administrativa que conhea a estrutura e funcionamento,
profissional da rea jurdica, financeira e profissionais ligados ao campo do
conhecimento de que tratam o documentos avaliados.
Ex: Tabela de Temporalidade
Cdigo
Assunto
Prazo de Guarda
Corrente
002
Planos e projetos de
5 anos
Intermedirios
9 anos
trabalho
022.11
Cursos internos
Destinao
Observao
final
Guarda
Permanente
5 anos
Guarda
Permanente
024.1
Folha de pagamento
5 anos
95 anos
Eliminao
Microfilmar
024.2
Escala de Frias
7 anos
Eliminao
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A partir dos dados apresentados na tabela acima, podemos verificar a existncia

de QUATRO situaes.
002 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser transferido
para o Arquivo Intermedirio, onde cumprir seu prazo de guarda, cessada essa fase ele
ser recolhido ao Arquivo Permanente.
022.11 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser recolhido
ao Arquivo Permanente.
024.1 O documento foi criado na fase corrente, cumpre seu prazo de guarda nessa
fase, posteriormente ser transferido para o Arquivo Intermedirio, onde cumprir seu
prazo de guarda, cessada essa fase ele ser eliminado.
024.2 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser eliminado
sem passar pela fase intermediria.
DICA LEGAL: Transferncia e Recolhimento

Transferncia: a passagem dos documentos da fase corrente para a
intermediria
Recolhimento: a passagem dos documentos das fases corrente e
intermediria para a fase permanente
Organizao do Arquivo
No momento em que uma organizao toma a deciso de organizar seu arquivo,

necessrio que seja realizada uma campanha de sensibilizao a toda empresa,
envolvendo os diversos nveis hierrquicos, com o objetivo de envolver todos no
projeto. A organizao do Arquivo de uma instituio ocorre em quatro etapas:
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS 4 ETAPAS
1 Levantamento dos dados
2 Anlise dos dados coletados (diagnstico)
3 Planejamento
4 Implantao e acompanhamento
_____________________________________________________________________
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3.1 Levantamento dos dados
Nessa fase necessrio realizar o estudo, o exame dos estatutos, regimentos,

regulamentos, normas, organogramas. necessrio, nessa fase, conheecer os dados
relativos aos documentos que circulam na instituio.
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Levantamento

necessrio conhecer, analisar, estudar:
Normas, organogramas, estatuto, regimento
Gneros documentos ( textual, iconogrfico, sonoro, etc..)
Espcies mais freqentes ( ofcio, relatrio, fatura, projeto, eto..)
Modelos e formulrios em uso
Quantidade e estado de conservao do acervo
Mtodos de Arquivamento utilizados
Existncia de registro e protocolo
Mdia de arquivamento dirio
Controle de emprstimo e consulta
Existncia de normas e manuais de arquivo
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Levantamento

necessrio conhecer, tambm:
Quantidade de servidores no arquivo, formao profissional e
escolaridade
Quantidade de equipamento, modelo e estado de uso
Situao fsica do arquivo ( rea ocupada, luminosidade, umidade, tipo
de proteo contra incndio e outros sinistros)
3.2 Anlise dos dados coletados

Nesta fase com base nos dados coletados no levantamento, ser feito o
DIAGNSTICO sobre a real situao do arquivo. com base nesse diagnstico ir
propor as alteraes, modificaes necessrias.
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O Diagnstico dever indicar os pontos de atrito, as falhas existentes na instituio
quanto ao uso dos arquivo.
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Anlise de dados
Elaborao do DIAGNSTICO
3.3 Planejamento
nesta fase que ser elaborado o PLANO ARQUIVISTICO.
Ele definir a posio do arquivo na estrutura do rgo, os servios, as normas e
todo recurso necessrio para o bom funcionamento.
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Planejamento
Dever considerar:
Posio do arquivo na estrutura do rgo
Centralizao ou descentralizao do Arquivo
Mtodo de arquivamento
Normas de funcionamento
Qualificao de recursos humanos
Instalaes e equipamentos
Constituio de Arquivos intermedirio e permanente
Recursos financeiros necessrios e os disponveis
3.4 Implantao e Acompanhamento

nessa fase que o que foi planejado ser colocado em prtica, ser executado,
ser implantado. nessa fase que as orientaes e normas descritas no
MANUAL DE ARQUIVO sero implantadas na instituio.
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Implantao e
Acompanhamento
Implantao e acompanhamento e controle de tudo que foi planejado
Implantao das orientaes descritas no Manual de Arquivo
O Manual de arquivo dever ser sempre revisto, atualizado quando
necessrio
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Gesto de Documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de
produo, tramitao e uso, avaliao e arquivamento de documentos em fases
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
Lei 8.159/1991 - 3
A Gesto de documentos atingida por meio do planejamento, organizao,

controle, coordenao, dos recursos humanos, do espao fsico e dos
equipamentos, com o objetivo de aperfeioar o ciclo documental.
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS

Qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existentes,
de forma a assegurar a eficincia das atividades
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS - OBJETIVOS
Garantir,
assegurar,
de
forma
eficiente:
produo,
administrao, manuteno e destinao de documentos
Garantir que a informao estar disponvel no momento

necessrio ao usurio (instituio, estado, pessoa)
Eliminao de documentos que no possuem administrativo,

fiscal, legal ou para fins de pesquisa cientfica ou histrica
Assegurar
uso
adequado
da microgrfica,
processamento
automatizado de dados, e outras tcnicas da gesto da informao
Contribui para o acesso e a preservao dos documentos que

devero ser guardados e preservados por seus valores histricos,
cientficos, valores secundrios.
4.1
A Gesto Documental acontece em 3 FASES bsicas:

PRODUO - UTILIZAO - DESTINAO
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3 FASES
Utilizao
U tilizao
T ramitao (protocolo)
Produo
P roduo
Destinao
A valiao
A rquivamento
CORRENTE
4.1.1
CORRENTE e
INTERMEDIRIO
CORRENTE e
INTERMEDIRIO
Gesto Documental - PRODUO

Elaborao de documentos em razo das atividades especficas de uma
instituio ou setor.
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS PRODUO 1 FASE
Otmizao na criao de documentos
Evitar a reproduo desnecessrio de documentos
Acontece na fase corrente
4.1.2
Gesto Documental - UTILIZAO

Elaborao de documentos em razo das atividades especficas de uma
instituio ou setor.
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS UTILIZAO 2 FASE
referente ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrios ao
cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps
o tramite
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS UTILIZAO 2 FASE

Essa fase envolve as atividades de protocolo, classificao de
documentos, controle de acesso e recuperao da informao
Elaborao de instrumentos de recuperao.
desenvolvida a gesto de arquivos correntes e intermedirios
4.1.3
Gesto de Documentos AVALIAO e DESTINAO

Atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos.
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DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS AVALIAA 3 FASE
Decidir quais documentos sero eliminados e quais sero preservados
permanentemente
Acontece no Arquivo Corrente e Intermedirio
regida pela lei 8.159/91
4.1.4
Gesto Documentos Gesto de Arquivos Correntes e Intermedirios

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS CORRENTES
Procedimentos de classificao, registro, autuao e controle da
tramitao, expedio e arquivamento
Tm o objetivo de facilitar o acesso as informaes contidas nos
documentos
As unidades responsveis por esses servios so o Arquivo e o
Protocolo, Arquivo de Comunicaes administrativas e o servio de
comunicaes.
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS INTERMEDIRIOS

Responsvel pela guarda fsica de documentos de uso pouco
freqente
Atendem as consultas aos rgos/setores depositantes
Coordenam a transferncia de documentos ao seu depsito
Aplicam a tabela de temporalidade para fins de eliminao ou

recolhimento
Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o

arquivo da 3 idade.
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Os documentos s devem ser aceito para guarda intermediria quando for
conhecido: Contedo; prazo de guarda e data de eliminao ou
recolhimento

Os documentos transferidos ao Arquivo Intermedirio, continuam sendo de
posse dos setores que os transferiram
Podem consult-lo
Podem tom-lo emprestado
A consulta por 3 s permitida se autorizada pela unidade que o

transferiu
Geralmente o espao fsico (depsitos de arquivamento intermedirio)

so localizados fora do centro urbano. Mas devem permitir a conservao
adequada contra incndio, poluio atmosfrica, excesso de umidade e
luz.
DIAGNSTICO:
a anlise detalhada do funcionamento do arquivo da instituio, para
identificar falhas e deficincias, para em seguida permitir a adoo de medidas que
aumentem a eficincia do servio do arquivo.
Permite identificar:
Instalao fsica (situao)

Condies ambientais (T.U.L)
Condies de armazenamento
Estado de conservao do
documento
Espao fsico ocupado
Volume documental
Controle de emprstimo
N de pessoas, formao e escolaridade
Acesso a informao
Gnero dos documentos
Mtodo de Arquivamento(arranjo
classificao)
Tipo de acondicionamento
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Mtodo de Arquivamento
Arquivamento conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao

armazenamento de documentos. O mtodo de Arquivamento corresponder forma
que os documentos sero armazenados, visando a sua localizao futura.
DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal

Os documentos so dispostos uns sobre os outros
Indicados para Arquivo Permanentes e para documentos de grandes
dimenses como planta, mapa e desenho
DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Vertical

Os documentos so dispostos um atrs do outro em gaveta ou estantes
Indicado para Arquivo Corrente, agiliza a busca e a localizao dos
documentos
Os Mtodos de Arquivamento, em relao ordenao podem ser divididos em DOIS

grandes sistemas: DIRETO e INDIRETO.
DICA LEGAL: Direto e Indireto

DIRETO: A busca do documento feita diretamente no local onde est
guardado
INDIRETO: aquele em que, para se localizar o documento necessita
antes concultar um ndice ou um cdigo busca do documento feita
diretamente no local onde est guardado
_____________________________________________________________________
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Mtodos de Arquivamento: Bsicos e Padronizados
Alfabtico
Geogrfico
Numricos
Bsicos
Assunto
Simples
Cronolgico
Dgito-Terminal
Alfabtico
Numrico
Padronizados
Dicionrio
Enciclopdico
Duplex
Decimal
Variadex
Automtico
Soundex
Rneo
Mnemnico
Bsicos: So os mtodos mais comumente utilizados
Mtodo Alfabtico
Mtodo Numrico ( Simples, Cronolgico ou Digito Terminal)
Mtodo Geogrfico
Mtodo Ideogrfico
DICA LEGAL: Mtodos Bsicos e Padronizados
DIRETO: A busca do documento feita diretamente no local onde est
guardado
INDIRETO: aquele em que, para se localizar o documento necessita
antes concultar um ndice ou um cdigo busca do documento feita
diretamente no local onde est guardado
5.1 Mtodo Alfabtico

um mtodo direto, no exige a adoo de ndice para que o documento seja
localizado. A busca se d diretamente no documento.
DICA LEGAL: Mtodo Alfabtico
Utiliza um nome existente no documento
Utiliza todas as letras do nome, para diferenciar documentos que
comeam com a mesma letra
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Exemplos:
1- A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus empregados, utilizou o
mtodo alfabtico(organizao a partir dos nomes dos empregados). Para tanto,
foram organizados os seguintes nomes:
Qual seria a ordem correta?

I Alfredo Maia Rodrigues
a) I VI III V IV II
II Severino Alves dos Santos Jnior
b) VI V IV II III I
III Joaquim Pereira da Boa Morte
c) II V I VI III IV
IV Mauricio Soares Filho

V Maria Alves Villas Boas
d) VI III I II IV V
VI - Fernanda Moreira Aguiar
e) I II III IV V - VI
3.1.1 Regras de Alfabetao

O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de
alfabetao, que so as seguintes:
DICA LEGAL: Nome de Pessoas Fsicas

Considerar o ltimo sobrenome, depois o prenome.
Exemplo:
Ariovaldo Dias Furtado
Frank Menezes
Gilberto Alves Resende
Resende, Gilberto Alves
Otaclio Guedes Marques

Arquivam-se:
Menezes, Frank
Marques, Otaccio Guedes
Furtado, Ariovaldo Dias
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OBS: SOBRENOMES IGUAIS, prevalece a ordem alfabtica do prenome:
Exemplo:
Daniele Firme Miranda
Fbio Corra Miranda
Miranda, Veneza Firme
Luciano Corra Miranda

Veneza Firme Miranda
Arquivam-se:
Miranda, Luciano Corra

Miranda, Fbio Corra
Miranda, Daniele Firme
OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou

ligados por hfem no se separam, quando transpostos para o incio.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Joaquim da Boa Morte
Severino Monte Negro
Villa-Lobos, Heitor
Monte Negro, Severino
Castelo Branco, Camilo
Boa Morte, Joaquim da
Arquivam-se:
OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou

ligados por hfem no se separam, quando transpostos para o incio.
Villa-Lobos, Heitor
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Joaquim da Boa Morte
Monte Negro, Severino

Castelo Branco, Camilo
Boa Morte, Joaquim da
Severino Monte Negro

Arquivam-se:
_____________________________________________________________________
26
OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou SO seguem a
mesma regra do sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo, quando
transpostos para o incio devem ser acompanhandos dos nomes que os sucedem.
So Paulo, Jos Carlos
Exemplo:
Santo Cristo, Joo do
Adriana P. Santa F
Santa Rita, Ricardo
Joo do Santo Cristo

Jos Carlos So Paulo
Santa F, Adriana P.
Ricardo Santa Rita

Arquivam-se:
OBS: AS ABREVITIVAS de prenomes tm precedncia na classificao de

sobrenomes iguais.
Exemplo:
Silva, Everaldo
E. Silva
Silva, Estevo
Edis Silva
Estevo Silva
Silva, Edis
Silva, E.
Everaldo Silva
Arquivam-se:
OBS: ARTIGOS E PREPOSIES no so considerados.: a, o,de,d`, da, do, e,

um, uma.
Exemplo:
Silva, Marcos Roberto Arajo da
Arnaldo do Couto
Nascimento, Marcio Mrio do
Mrcio Mrio do Nascimento

Marcos Roberto Arajo da Silva
Ricardo d`Andrade
Couto, Arnaldo do
Andrade, Ricardo d
Arquivam-se:
_____________________________________________________________________
27
OBS: SOBRENOMES que exprimem grau de parentesco so considerados parte

do ltimo sobrenome.
Silva Filho, Wilson Rodrigues da
Exemplo:
Miranda Neto, Osrio
Edison Miranda Jnior
Miranda Jnior, Edison
Osrio Miranda Neto
Cerqueira Sobrinho, Mrcio
Mrcio Cerqueira Sobrinho

Wilson Rodrigues da Silva Filho
Arquivam-se:
OBS: TTULOS no so considerados, Mas so colocados aps o fim do nome,

entre parnteses.
Exemplo:
Coronel Emerson Pontes
Silva, Wilson R. (Soldado)
Ministro Jorge Cardoso
Pontes, Emerson (Coronel)
Professor Carlos Fernandes

Soldado Wilson R. Silva
Fernandes, Carlos (Professor)

Cardoso, Jorge (Ministro)
Arquivam-se:
OBS: NOMES ESTRANGEIROS so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo

no caso de nomes espanhis e orientais.
Exemplo:
Arnold Schwazernegger
George Walker Bush
Charles Chaplin
Adolf Hitler
Schwazenegger, Arnold
Hitler, Adolf
Chaplin, Charles
Bush, George Walker
Arquivam-se:
_____________________________________________________________________
28
OBS: NOMES ESTRANGEIROS ESPANHOIS ou HISPNICOS (pases de

lngua espanhola), registrado pelo penltimo sobrenome, os dois ltimos nomes
sobrenomes devem ser transportados para o incio.
Ramirez Abadia, Juan
Puentes Hernandez, Pablo
Exemplo:
Pereira de La Fuente, Maria
Enrico Gutierrez Salazar
Gutierrez Salazar, Enrico
Juan Ramirez Abadia

Maria Pereira de La Fuente
Pablo Puentes Hernandez
Arquivam-se:
OBS: NOMES ESTRANGEIROS ORIENTAIS JAPONESES, CHINESES,

COREANOS E ARBES, so registrados como se apresentam.
Sasazaki Yonoyama
Exemplo:
Li Yutang
Abdulah Mustafah (rabe)

Law Kim Chong (coreano)
Law Kim Chong

Abdulah Mustafah
Li Yutang (chins)
Sasazaki Yonoyama (japons)
Arquivam-se:
OBS: FIRMAS, EMPRESAS e INSTITUIES, se registra como se

apresentam, mas no se consideram os artigos e preposies.
Tentao, ( A)
Exemplo:
Pas, (El)
Antonio Silva e Cia

Associao dos Jornalistas
A Tentao
Associao dos Jornalistas

Antonio Silva e Cia
El Pas
Arquivam-se:
_____________________________________________________________________
29
OBS: EM TTULOS DE CONGRESSO, CONFERNCIAS, ASSEMBLEIAS,
os Nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim,
entre parnteses.
Exemplo:
II Encontro Nacional de Arquivistas
3 Curso de Cincias Contbeis
Seminrio de Direito (24)

Encontro Nacional de Arquivistas (II)
Curso de Cincias Contbeis (3)

Quinto Congresso de Biblioteconomia
24 Seminrio de Direito
Congresso de Biblioteconomia (quino)
Arquivam-se:
5.2 Mtodo Numrico
quando o mtodo de arquivamento feito por ordenao numrica.

DICA LEGAL: MTODO NUMRICO
5.2.1
Mtodo Numrico Simples
Mtodo Numrico-Cronolgico
Mtodo Numrico-Digito-Terminal
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu nmero.

dado um nmero para cada documento
A busca feita por um nome, por isso exige um ndice alfabtico, tambm
conhecido como ONOMSTICO.
DICA LEGAL: MTODO NUMRICO SIMPLES
5.2.2
Mtodos que necessitam de ndices so INDIRETOS
Mtodo Numrico-Cronolgico
Documentos organizados por uma data. No necessrio que seja a data de

produo do documento.
_____________________________________________________________________
30
o mtodo ideal para arquivar documentos contbeis (balano e balancete, dirio),
contas a pagar, contas a receber.
DICA LEGAL: MTODO NUMRICO-CRONOLGICO
Exemplos:
Balano contbil de : 1998, 1999, 2000
Contas de gua por ms: 01, 02, 03
Pronturio mdico organizado por data de nascimento do paciente.
Joo Paulo Medeiros nascimento 15/10/1980
5.2.3
Mtodo Numrico-Digito-Terminal
Documentos organizados a partir de nmeros que a eles foram atribudos. Muitas

vezes, porm, tais nmeros so enormes, dificultando o trabalho. Assim o mtodo
Digito-Terminal ( dois ltimos nmeros) ser o indicado.
DICA LEGAL: MTODO NUMRICO DIGITO-TERMINAL
Decompor o nmero dois a dois e utilizar os dois ltimos nmeros
Ex: Nmero do documento: 198.465
Para o arquivamento:
19.84.65
OBS: Comparao entre os mtodos Numricos: Simples e Digito-Terminal

Nmeros a serem organizados
Mtodo Numrico
Digito-Terminal
34.758
254.786
915.698
7.666
477.998
7.666
34.758
254.786
477.998
915.698
03-47-58
00-76-66
25-47-86
91-56-98
47-79-98
Organizados em ordem crescente
Ordenao feita a partir dos

dois ltimos dgitos
Organizados em ordem crescente
_____________________________________________________________________
31
5.3 Mtodo Geogrfico
Os documentos sero arquivados de acordo com local, lugar ou setor.

considerada a origem, a procedncia do documento.
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO

Local ou Setor de origem = Procedncia = Lugar
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO

Podem ser por:
Pas
Estado
Cidade
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO PAS

Os PASES devero ficar em ordem alfabtica
Dentro de cada pas, a 1 cidade dever ser a CAPITAL
As demais cidades seguem em ordem alfabtica
Exemplo:
MALSIA
GRCIA
FRANA
ESPANHA
CANAD
BLGICA
ARGENTINA
Buenos Aires
Crdoba
Mar del Plata
Mendonza
Trs Lagos
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO ESTADO

Os ESTADOS devero ficar em ordem alfabtica
Dentro de cada estado, a 1 cidade dever ser a CAPITAL
As demais cidades seguem em ordem alfabtica
_____________________________________________________________________
32
TOCANTINS
SO PAULO
Exemplo:
PARAN
GOIS
CEAR
BAHIA
ALAGOAS
Macei
Arapiraca
Palmeira dos ndios
Penedo
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO CIDADE

Quando o Arquivo organizado por cidade, sem a separao por
estado, devero:
As CIDADES devero ficar em ordem alfabtica
Indicar ao final de cada cidade, o estado correspondente.
Exemplo:
Taguatinga (DF)
So Paulo (SP)
Piripiri (PI)
Macap (AP)
Lages (SC)
Campinas (SP)
Arapiraca (AL)
5.4 Mtodo Ideogrfico
Organiza os documentos por assunto. Uma vez identificados os assuntos, os temas

gerais podem ser considerados por nome ou cdigos numrico a eles atribudos.
Logo podero ser Alfabtico e Numrico. O Alfabtico poder ser enciclopdico
ou alfabtico, o Numrico poder ser Duplex ou Decimal.
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - ALFABTICO
DICIONRICO Ordenao alfabtica, como um dicionrio
_____________________________________________________________________
33
Exemplo:
Assuntos:
Frias
Abono
Contas a pagar
Contas a receber
Controle de estoque
Admisso
Demisso
Salrios
Salrios
Frias
Demisso
Controle de estoque
Contas a receber
Contas a pagar
Admisso
Como se organizam
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS ENCICLOPDICO

ENCICLOPEDICO Organizados, agrupados sob ttulos gerais e
dentro dele alfabeticamente
Exemplo:
FINANCEIRO
Contas a pagar
Contas a receber
MATERIAL
Material de consumo
Material permanente
PESSOAL
Abono
Admisso
Frias
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS NUMERICO

Nmeros atribudos a cada assunto: DUPLEX ou DECIMAL,
do Geral para o Particular:
DUPLEX:
DECIMAL:
* No possui militao de classes * Diviso limitada a 10 classes

* Geral para o particular
* Geral para o particular
* Casa inicial de 1 digito
* Casa inicial de 3 digitos

* Utilizado pelo CONARQ
_____________________________________________________________________
34
Exemplos
DUPLEX
PESSOAL
1-1 Frias
1-2 Admisso
1-3 Salrios
1-4 Demisso
FINACEIRO
2.1 Contas a pagar
2.2 Contas a receber
MATERIAL
3.1 Material de consumo
3.2 Material permanente
DECIMAL
020 Pessoal
022 Aperfeioamento e treinamento
022.1 Cursos
022.12 Promovidos por outra instituio
022.121 No Brasil
022.122 No Exterior
022.2 Estgios
022.21 Promovidos por outra instituio
022.221 No Brasil
022.222 No Exterior
5.5 Mtodo de Arquivamento que dever ser adotado?
Na hora de escolher o Mtodo de arquivamento devemos considerar a natureza

dos documentos ( especiais ou especializados) e a estrutura da instituio. A
instituio poder adotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar
seus documentos
DICA LEGAL: MTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha

O Mtodo de Arquivameto escolhido pela Natureza dos documentos e
pela estrutura da instituio
A instituio pode ter quantos mtodos forem necessrios
_____________________________________________________________________
35
Protocolo
Conjunto de operaes e procedimentos visando o controle dos documentos que

ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar, garantir a imediata localizao e
recuperao do documento. Garantido assim o acesso a informao.
O Protocolo realiza as seguintes atividades/operaes:
Recebimento
Registro
Autuao
Classificao
Expedio/Distribuio
Controle/Movimentao
DICA LEGAL: PROTOCOLO

A atividade de protocolo uma atividade tpica de arquivo corrente
DICA LEGAL: PROTOCOLO - Recebimento

Receber os documentos produzidos pela instituio ou o aqueles
produzidos por outras instituies, que para l foram encaminhados
DICA LEGAL: PROTOCOLO Registro
Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados bsico do

documento
Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou informatizado)
Os dados so utilizados para localizao do documento
DICA LEGAL: PROTOCOLO Autuao
Documentos so transformados em processo abertura de

processo
Insero de capa especfica
Numerao das pginas
Atribuio de n de identificao do processo
_____________________________________________________________________
36
DICA LEGAL: PROTOCOLO Classificao

Uma vez recebido no protocolo, o documento ser analisado para
identificar o assunto, classificando de acordo com o cdigo de
classificao de documentos
Documentos que estiverem em envelopes fechados DEVERO

SER ABERTOS no PROTOCOLO
Os nicos documentos que no so abertos no protocolo so:

PARTICULAR e SIGILOSO (natureza do assunto)
DICA LEGAL: PROTOCOLO Classificao

Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto) devero ser abertos,
analisados, classificados, registrados, antes de serem encaminhados aos
seus destinatrios
DICA LEGAL: PROTOCOLO Expedio / Distribuio

Enviar os documentos para os seus destinatrios
DISTRIBUIO: remessa de documentos para os destinatrios dentro

do prprio rgo
EXPEDIO: remessa de documentos para outro rgo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Controle da Movimentao/Tramitao
Atividade que consiste em identificar os setores pelos quais passam

os documentos. Para recuper-lo com agilidade quando necessrio,
bem como identificar possveis atrasos na tramitao.
realizado por sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha de

protocolo)
DICA LEGAL: PROTOCOLO Controle da Movimentao/Tramitao

Tramitao de processo: E a movimentao do processo de uma unidade
outra, interna ou externa, feita em sistema prprio.
_____________________________________________________________________
37
7
Procedimentos administrativos em relao a Correspondncia e Processo
7.1 Procedimentos administrativos em relao a Correspondncia
DICA LEGAL: Correspondncia

toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou entidades
com exceo dos PROCESSOS
Interna e Externa
Oficial e Particular
Recebida e Expedida
7.2 Procedimentos administrativos em relao a Correspondncia e Processo
Processo documento ou conjunto de documentos que exigem estudo detalhado e

procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexo, instrues de
pagamento de despesa. Que a partir de autuados, so autorizados pelo rgo a
executar tal procedimento.
Autuao
Numerao de folhas
Juntada
o Juntada por anexao
o Juntada por apensao
Desapensao
Desentranhamento de peas
Desmembramento de peas
Diligncia
Encerramento de processo e abertura de volume
Encerramento de processo
Abertura de volume
Reconstituio de processo
_____________________________________________________________________
38
DICA LEGAL: PROTOCOLO Autuao
Tambm conhecida como formao, abertura de processo
Colocao de capa, ordenao cronolgica das peas;
Colocar etiqueta na capa com o n de protocolo
Numerar as folhas, apor carimbo e rubrica
Registrar, conferir
Encaminhar fisicamente para o setor pertinente
Descartar o envelope, ele no ser pea do processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Numerao das folhas

Sero numeradas em ordem crescente, sem rasura, com carimbo prprio
para colocao de nmero. Colocar no canto superior direito da pgina.
A primeira folha a nmero 1
A capa no ser numerada
A numerao inicial feita no protocolo central ou setorial
Cada unidade que receber o processo e colocar mais peas dever

numer-las
A pea que estiver em tamanho reduzido dever ser colocada em

folha branco maior
Processos vindos de outros rgos pblicos s sero renumerados se

a respectiva numerao estiver incorreta
Qualquer solicitao ou informao, dever ser feita por despacho no

prprio documento ou em folha de despacho.
DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada

Ser executada pelo protocolo Central ou Setorial, mediante despacho
ANEXAO: Dependncia entre processos a serem anexados
APENSAO: No h dependncias entre os processos
_____________________________________________________________________
39
Na anexao existe o processo PRINCIPAL (MAIS ANTIGO)
e o MAIS
ACESSRIO (MAIS RECENTE).

Exemplos:
Processo Principal
Processo Acessrio
Inqurito Administrativo
Recurso contra deciso do inqurito
Aquisio de material
Prestao de contas
DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Anexao
O processo acessrio renumerado
Lavrar termo de anexao na ltima folha do mais antigo
Anotar na capa do principal o n do acessrio (anexado)
Registrar no sistema a juntada por anexao
DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Apensao
Colocar os processos um sob o outro, ficando em segundo plano o

processo que pediu a juntada.
Cada processo continua com sua numerao original
Lavrar termo de apensao no processo mais antigo, que ficar

em primeiro lugar
Anotar no processo que ficar em primeiro lugar o n do apensado
Registrar nos sistema a juntada por apensao
DICA LEGAL: PROTOCOLO Desapensao

Aps deciso final o processo podero ser desapensados nos
protocolo setorial onde se encontrem
executada mediante indicao em despacho
_____________________________________________________________________
40
A desapensao ocorrer antes do arquivamento
Lavrar o termo de desapensao no processo que solicitou a

juntada
Colocar despacho de encaminhamento em cada processo
Registrar em sistema a desapensao
DICA LEGAL: PROTOCOLO Desentranhamento de peas

A retirada de folha ou pea acontecer
onde se encontrar o processo,
mediante despacho
Sempre que houver retirada colocar, lavrar termo de desentramento aps

o ltimo despacho
A numerao continua a mesma
vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Desmembramento de peas
feita para forma outro processo, ocorrer mediante despacho.
Retirar o documento que constituir outro processo
Apor termo de desentramento no local onde foi retirado o

documento
Proceder autuao do documento retirado e renumerar as pginas

do novo processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Diligncia

Quando o processo, tendo deixado de atender a uma formalidade
indispensvel ou disposio legal devolvido ao rgo para sanar
a pendncia. Dever ser enviado a instituio para que em prazo
especificado devolva com a diligencia sanada.
_____________________________________________________________________
41
Vencido o prazo sem a concluso da exigncia, a instituio

anexara cpia da convocao e o devolver ao rgo que
pediu diligncia
DICA LEGAL: PROTOCOLO Encerramento
O encerramento acontecer quando:
Pleito indeferido
Pleito atendido, ou cumprimento dos compromissos arbitrados
Pela expressa desistncia do interessado
Quando o desenvolvimento do processo for interrompido por

perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada
DICA LEGAL: PROTOCOLO Abertura de volume
Um processo no deve exceder a 200 folhas
A colocao de colchetes dever ser a 2 cm da margem esquerda
Colocar na ltima folha do volume anterior o termo de

encerramento de volume, devidamente numerado
Colocar no novo volume, logo depois da capa o termo de abertura

de volume
Fontes:
Bellotto, Helosa Liberalli Dicionrio de terminologia Arquivistica 1996
Bellotto, Helosa Liberalli Arquivos Permanentes
Schellenberg, Theodore R. Arquivos modernos princpios e tcnicas 2 ed. FGV 2002
Miranda, Elvis Corra Arquivologia para concurso 2 ed.Braslia:Vestcon 2009.
Arquivo Teoria e Prtica Paes, Marilena Leite 3 ed. FGV 2006
www. arquivonacional.gov.br/conarq
_____________________________________________________________________

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MATERIAL AUXILIAR DE ESTUDO DE ARQUIVOLOGIA

Matria auxiliar de estudo: NOES DE ARQUIVOLOGIA

1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia.

Organizao: Euler Frank Lacerda Barros Arquivista

Braslia, setembro 2010

1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia

Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRS conceitos

INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO

DICA LEGAL: ARQUIVO - Termos e significados

1.2 Importncia do Arquivo Funo e Finalidades do Arquivo

Funo do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponveis

1.3 Distino entre Arquivo e Biblioteca

(ACUMULADOS) por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade,

Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria impresso e NO produzido pela

1.4 Classificao dos Arquivos

Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o(a):

1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Pblico ou Privado

Institucionais, Comerciais, Pessoais ou Familiares. Sobre isso devemos

1.4.2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados

1.4.3 Estgio de Evoluo: Podem ser Corrente, Intermedirio e Permanente

Arquivo Corrente: So os Arquivos que guardam os documentos mais novos e

Arquivo Intermedirio: So os Arquivos que guardam os documentos menos

Arquivo Permanente: So os Arquivos que guardam os documentos que, j

DICA LEGAL: Arquivo Corrente

DICA LEGAL: Arquivo Intermedirio

DICA LEGAL: Arquivo Permanente

1.4.4 Extenso de sua atuao: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais

DICA LEGAL: Arquivo Setorial

Cada setor de trabalho

DICA LEGAL: Arquivo Central

1.5 Classificao dos Documentos

Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificao

DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais

DICA LEGAL: Documentos iconogrficos

DICA LEGAL: Documentos sonoros

DICA LEGAL: Documentos informticos ou digitais

DICA LEGAL: Documentos cartogrficos

DICA LEGAL: Documentos microgrficos

DICA LEGAL: Ostensivo = ordinrio

DICA LEGAL: Sigiloso

O Documento classificado como sigiloso ser diferenciado pelo GRAU DE

Ultrassecretos: Assuntos que requerem excepcinal grau de segurana e cujo

Confidencial: Assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana,

Reservado: Assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral.

Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 idades

A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital dos documentos

DICA LEGAL: Arquivo de 1 idade = Arquivo Corrente

DICA LEGAL: Arquivo de 3 idade = Arquivo Permanente

2.1 Valor do Documento

O documento s guardado, preservado pela instituio, porque possui algum valor.

DICA LEGAL: Valor Primrio = Valor Administrativo

DICA LEGAL: Valor Secundrio = Valor Histrico

2.2 Prazo de Guarda dos Documentos

O Prazo de guarda dos documentos o perodo em que o documento deve ser

O Prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo

Freqncia do uso das informaes contidas nos documentos

Existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal dos

Existncias de outras fontes com as mesmas informaes (documentos

Necessidade de guarda de documentos por precauo, em virtude das

prticas administrativas (prazos precaucionais)

2.3 Destinao Final dos Documentos

DICA LEGAL: Destinao Final dos Documentos