5 Motivos

por los cuales las empresas

no automatizan sus gastos
...y por qu deberan hacerlo.

5 Motivos por los cuales las

empresas no automatizan
sus gastos
y por qu deberan hacerlo.

En la actualidad, es una prctica comn que las empresas adopten software para solucionar
procesos de back-office, como la nmina por ejemplo. Sin embargo, en lo referente a gastos, 41%
de las organizaciones an estn utilizando procesos basados en papel y solamente 26% utilizan
alguna forma de automatizacin.
Si se reconoce ampliamente que usted no intentara procesar su nmina sin software, cmo
es que en lo referente a gastos, ms empresas no estn adoptando el mismo enfoque? Dadas
las complejidades de gastos para proporcionar reportes exactos sobre beneficios en especie
sujetos a impuestos, recuperacin del IVA y cumplimiento con la poltica, hace sentido considerar
una solucin automatizada para la administracin de gastos.
Hoy en da, las soluciones financieras basadas en la nube se estn convirtiendo cada vez ms
en una norma. Los beneficios incluyen el hecho de que usted siempre utiliza la versin ms
actualizada y, en algunos casos, la solucin financiera tambin se puede actualizar en tiempo
real con las reglas de la empresa.

Los beneficios de la automatizacin de gastos

No sera estupendo si todos invirtieran menos tiempo reportando sus gastos y ms tiempo
generando ingresos?

Como nunca antes,

hoy est disponible
un rango ms amplio
de herramientas
de software para
ayudarles a las
empresas a mejorar
la productividad
y a hacer ms
con menos.

Como nunca antes, hoy est disponible un rango ms amplio de herramientas de software
para ayudarles a las empresas a mejorar la productividad y a hacer ms con menos. La
administracin de gastos es una de estas herramientas una solucin sencilla de utilizar que
reside en la Nube y que puede facilitarles la vida en forma significativa a aquellos que presentan,
procesan, reportan y analizan gastos. Los Directores, CFOs y CEOs tambin pueden utilizar
los conocimientos proporcionados por las capacidades de reportes de estas soluciones con el
objeto de mejorar las prcticas de negocios y al mismo tiempo ahorrar tiempo y dinero.

Analicemos los nmeros

Ya que entre el 8% y el 10% del presupuesto de una empresa promedio est dedicado a gastos1,
hace mucho sentido administrar este costo eficientemente. Tpicamente, las empresas eligen
soluciones de automatizacin de gastos para mejorar la eficiencia, obtener control y obtener un
mayor cumplimiento de las polticas, las leyes fiscales y mejorar la visibilidad de su desembolso
en gastos.
Segn Aberdeen Group, las empresas estn intentando enfocarse ms en gastos de viajes y
entretenimiento (T&E) de lo que lo han hecho en el pasado. El mismo estudio encontr que casi
la mitad (48%) de las empresas desean mejorar la visibilidad de los procesos y gastos1 de T&E y
estn esforzndose activamente para impulsar el control de las polticas. Sin embargo, an existen
muchas personas que viven con la percepcin de que la introduccin de herramientas
de administracin de gastos podra no ser adecuada para ellas.

1 http://assets.concur.com/report/uk-aberdeen-guide-travel-expense-report.pdf

www.concur.mx

Y entonces, por qu no estn automatizando?

Existen algunas preocupaciones comunes que pueden provocar que las empresas duden al
considerar la automatizacin de gastos.
Y aun cuando estas preocupaciones son perfectamente razonables, el hecho es que
existen enormes beneficios que se pueden obtener mediante la adopcin de una solucin
automatizada, como mayor eficiencia, sin mencionar un rpido retorno sobre la inversin.
He aqu las cinco preocupaciones ms importantes y algunas explicaciones de por qu la
automatizacin sigue siendo la respuesta:

Motivo 1. Si no est descompuesto, no hay nada que arreglar.

Si sus sistemas estn funcionando, usted podra no estar dispuesto a cambiarlos. Sin
embargo, el apetito actual por una nueva tecnologa y la velocidad de adopcin sugiere
que las personas estn adoptando tecnologas ms rpido que nunca. Por lo tanto, es el
preservar el status quo la mejor forma de mantener o construir un negocio? Hay una alta
probabilidad de que muchos de sus empleados ya estn trayendo a la oficina su propia
tecnologa, incluyendo smartphones y tablets.
La tecnologa puede mejorar los procesos en forma significativa y facilitarles la vida
a los empleados. Por ejemplo, las herramientas de automatizacin de gastos pueden
interconectarse con la tecnologa mvil y, frecuentemente, cuentan con una app para
ingresar gastos. Esto reduce las inexactitudes y acelera los tiempos de aprobacin. De
hecho, investigaciones de Aberdeen Group han demostrado que en comparacin con
sus pares no mviles, las organizaciones que utilizan capacidades de smartphones para
administrar los viajes y gastos experimentan tiempos de aprobacin que son 28% ms
rpidos2. La automatizacin de la administracin de gastos de T&E puede tambin permitir
que las organizaciones reduzcan sus costos de procesamiento de gastos en un rango entre
50% a 60%1.

Al calcular el retorno
potencial sobre la
inversin para la
nueva tecnologa, es
importante considerar
los costos financieros
de no hacer nada.

Motivo 2. Es demasiado caro.

Existe la percepcin de que la adopcin de software requiere de altos costos iniciales de
instalacin e involucra compromisos financieros a largo plazo. A su vez, esto provoca que
las empresas piensen que los costos superarn los beneficios de implementar soluciones
automatizadas de administracin de gastos. Sin embargo, esto no es siempre el caso. Las
soluciones SaaS basadas en la Nube le permiten controlar y limitar costos de acuerdo con
sus necesidades.
Adicionalmente, al calcular el retorno potencial sobre la inversin para la nueva tecnologa,
es importante considerar los costos financieros de no hacer nada. Para la automatizacin
de gastos, el tiempo consumido por los equipos de finanzas para revisar, reingresar datos,
pagar, imprimir, almacenar, analizar y generar reportes de la informacin de gastos puede,
al analizarse ms detalladamente, resultar ser ms costoso que lo que se
anticip originalmente.

Motivo 3. La implementacin consume mucho tiempo y recursos.

Es natural creer que el implementar una nueva solucin de software requerir una inversin
significativa en tiempo y en recursos. Sin embargo, existen soluciones de automatizacin
de gastos que incorporan polticas de gastos, reglas y plantillas con las mejores prcticas.
Y algunos sistemas tambin contienen todos los tratamientos de IVA requeridos ya pre
configurados para asegurar que cumplan con la legislacin vigente. Como resultado, la
implementacin es rpida y sin problemas.

2 http://assets.concur.com/whitepaper/uk-aberdeen-travel-expense-mobile-age-whitepaper.pdf

www.concur.mx

Motivo 4. No es una prioridad para la empresa.

Los encargados de finanzas tienen una gran exigencia sobre su tiempo y aun cuando los
gastos son necesarios, no se perciben tpicamente como una prioridad de negocios. Sin
embargo, Concur estima que en el 2012, las organizaciones pagaron ms de 13 mil millones
de dlares en gastos de empleados3 representando dichos gastos, tpicamente, el
segundo mayor gasto ms controlable despus de la nmina. Sin embargo, en el 2012, 9%
de todos los gastos presentados estaban fuera de poltica agregando potencialmente un
costo significativo al negocio que puede ser mejor controlado4.

Motivo 5. No nos ayudar a controlar nuestros gastos.

Usted no puede administrar aquello que no puede medir. Tpicamente, las empresas se
apoyan en su poltica de gastos publicada como su control para sus reportes de gastos. Si
los gerentes estn evaluando y aprobando los reportes de gastos de sus empleados, esto
implica que deberan recordar y hacer cumplir cada aspecto de la poltica para cada reporte
que revisan. Eso es pedir demasiado! Este podra ser el motivo por el cual los gerentes
rechazaron tan solo uno de cada doscientos ochenta reportes de gastos en el 2012 esto
es 0.35%5.
El depender del equipo de finanzas para revisar cada uno de los gastos o de la buena
disposicin de sus empleados para cumplir con la poltica tampoco es una buena forma
de control.
Con un sistema automatizado de administracin de gastos, usted obtiene un cumplimiento
consistente de la poltica. Los reportes fuera de poltica se resaltan automticamente,
permitiendo que los gerentes tomen decisiones y hagan cumplir la poltica. Las soluciones
automatizadas tambin pueden proporcionar datos que permitan que la funcin financiera
analice costos y efecte cambios apropiados para impulsar iniciativas y mejoras de
reduccin de costos, para mejorar el cumplimiento futuro de la poltica y para agregar ms
dinero a la rentabilidad.

Tambin hace mucho

sentido reducir costos
cuando se considera
que cada peso
ahorrado en gastos se
refleja directamente
en la rentabilidad.

Historias de xito de automatizacin de gastos

He aqu algunos ejemplos de organizaciones que ya se han beneficiado al implementar
soluciones automatizadas de administracin de gastos.
Huddle6, la alternativa #1 de SharePoint para colaboracin empresarial y administracin de
contenido en la Nube, redujo su tiempo de pago de gastos de seis semanas a dos y elimin
los recibos de papel utilizando Concur. Sus sistemas financieros estn completamente
integrados con Concur y no tiene ningn requerimiento para entrada manual de datos o
para recibos de papel. Huddle estima que el sistema amigable para los usuarios, el cual
automticamente ingresa datos de las tarjetas de crdito de la empresa, les ha ahorrado
siete das de esfuerzo por mes. Igualmente, lograron implementar el sistema en un plazo de
seis semanas y entraron en operacin en 24 horas.
Trumpf7, un lder mundial en maquinaria de fabricacin de metales y lsers industriales,
reemplaz su proceso manual basado en hojas de clculo con Concur. Anteriormente,
aproximadamente un 20% de los reportes de gastos de sus empleados contenan errores.
Lograron obtener ahorros de tiempo inmediatos y una enorme reduccin en la cantidad

3 146 millones de reportes de gastos, 4 millones de empleados del Reino Unido presentando cada uno 36
reportes y obteniendo cada uno reembolsos por 2,054. Fuente: https:// assets.concur.com/infographic/ukbenchmark-infographic.pdf
4 https://assets.concur.com/report/uk-benchmark-report.pdf
5 http://www.concur.com/blog/en-uk/hmrc-compliance-keeping-the-tax-man-happy
6 https://www.concur.com/en-uk/resource-center/huddle-case-study
7 https://www.concur.com/en-uk/resources/trumpf-case-study

www.concur.mx

de errores en sus reportes de gastos. Al haber implementado las soluciones de Concur, el

equipo de finanzas ya no tiene que buscar a los empleados para corregir los reportes de
gastos, ya que los empleados pueden corregir sus propios errores conforme registran sus
gastos. Tambin descubrieron que la solucin es un medio idneo para comunicar su poltica
de gastos, ya que claramente enva una notificacin cuando un gasto viola las reglas y le
otorga al declarante la oportunidad de ingresar un comentario explicativo.
Takeda UK8, una subsidiaria de la empresa farmacutica ms grande de Japn, reemplaz su
proceso intensivo en mano de obra con Concur. Se beneficiaron: de un aumento significativo
en eficiencia en su proceso general de administracin de viajes y gastos, de una visin clara
de los reportes de gastos de los empleados con visibilidad mejorada, de una interface con
sus paquetes de contabilidad y de flujos de trabajo automatizados de aprobacin. Como
resultado, concluyeron que la solucin de Concur les ha ayudado a reducir costos, a hacer
cumplir la poltica de viajes, a mejorar la eficiencia y a proporcionar visibilidad total.

Cmo puede ayudar Concur?

Concur ofrece una solucin con las mejores prcticas que les otorga a las empresas lo ms
cercano disponible a una solucin de administracin de gastos plug-and-play. Usted obtendr
la ventaja de nuestros aos de experiencia y de implementaciones de clientes en empresas
de todos los tamaos, sin requerir recursos dedicados de TI para implementar o mantener el
sistema. La implementacin tambin es muy rpida; usted puede comenzar a operar en das,
o an en horas.

La solucin de
Concur le ha
ayudado a Takeda
a reducir costos,
a hacer cumplir la
poltica de viajes, a
mejorar la eficiencia
y a proporcionar
visibilidad total.

Acerca de Concur
Concur es un proveedor lder de soluciones integradas de administracin de viajes y gastos.
Nuestras soluciones adaptables basadas en web y mviles, apoyan a las empresas y a sus empleados
a controlar costos y a ahorrar tiempo. Nuestros sistemas se adaptan a las preferencias individuales de
los empleados y escalan para responder a las necesidades de empresas de cualquier tamao.
Obtenga ms informacin en www.concur.mx
8 https://www.concur.com/en-uk/resources/takeda-case-study
2013 Concur, todos los derechos reservados. Concur es una marca comercial registrada de Concur Technologies, Inc. Todos los nombres de empresas y de productos
son propiedad de sus respectivos fabricantes. Las especificaciones y otros detalles aqu contenidos son exactos en la fecha de impresin, pero pueden cambiar sin previa
notificacin. WP 5 REASONS AUTOMATE MX 2013/12