TERCER AO

UNIDAD 1:

HOJAS ELECTRONICAS(MICROSOFT
EXCEL).

TEMA: INTRODUCCION A EXCEL

Introduccin:
Microsoft Office Excel 2007 es una herramienta eficaz que puede usar para
crear y aplicar formato a hojas de clculo, y para analizar y compartir
informacin para tomar decisiones mejor fundadas.

Qu es Microsoft Excel?
Microsoft Excel es potente hoja de clculo que nos permite realizar un sin
nmero de operaciones aritmticas, estadsticas, financieras, etc. Y todo
aquello que requiera realizar clculos matemticos. MS Excel crea archivos
de formato XLSX Lo que lo convierte en la aplicacin perfecta para analizar y
compartir informacin.
MS Excel est organizado por medio de Libros, Hojas de clculo, columnas,
filas y celdas las cuales describimos a continuacin:
Libro. Es el archivo que genera Microsoft Excel y tiene la extensin XLSX. Un
libro puede incluir una o varias hojas de clculo que se pueden utilizar para
organizar distintos tipos de informacin relacionada.
HOJA DE CLCULO: Es la hoja que usa Excel para presentar y manipular
datos. Se muestra a modo de una hoja con cuadrculas o rejillas donde se
pueden realizar clculos. La hoja de clculo est compuesta de celdas
organizadas en Columnas y Filas.
COLUMNAS. Una columna es un conjunto de celdas organizadas de forma
vertical. Excel asigna a cada columna una letra para identificarla. As se
tienen columnas reconocidas por letras desde la A hasta XFD. Existen
16,384 columnas.
FILAS. Una fila es un conjunto de celdas organizadas horizontalmente.
Se representan por nmeros. As se tienen filas de la 1 a la 1048,576.

CELDAS. Es la interseccin entre una columna y una fila. Las celdas son
denotadas por la columna y la fila en la que se encuentran, como: A20,
AB340, BZ210.

Rango. Conjunto de celdas continas.Por ejemplo: Rango B3:B10. Se lee

desde la celda B3 hasta la celda B10.

Ingresando a Microsoft Excel 2007.

1. Clic en el Botn Inicio .
2. Luego clic en Todos los programas.
3. Ahora, hacer clic en el grupo de programas Microsoft Office.
4. Finalmente, elegir de la lista de programas Microsoft Office Excel 2007
Descripcin del entorno de trabajo Excel.
A continuacin se describirn algunos de los puntos sealados en pantalla
(tener en cuenta que muchos de ellos son similares a los que se describi en
MS Word, por lo que se concentrar slo en algunos).

La pantalla de Excel
La pantalla de Excel es la que aparece en la figura siguiente, en la cual se
distinguen dos ventanas, la ventana del programa (ventana principal), y
la ventana del documento (dentro de la principal), que contiene el libro
llamado Libro1. Ambas ventanas se podrn minimizar, maximizar, cerrar,
desplazar, cambiar su tamao, etc. de forma independiente, como cualquier
otra ventana de Windows.

Barra de ttulo

Localizada en la parte superior de la ventana, es la barra en la que se

encuentra el nombre de la aplicacin y del documento con el que se esta
trabajando. En ella tambin se sitan a la derecha los botones Minimizar,
Maximizar/Restaurar y Cerrar. Tambin dentro de esta barra de ttulo aparece
la barra de herramientas de acceso rpido, que pasamos a estudiar a
continuacin.

Botn de Office
Este botn
situado en la barra de ttulo de la ventana de la aplicacin, nos da acceso a
un men como el de la siguiente imagen:

TEMA: INTRODUCCION DE DATOS EN EXCEL.

Los datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos
Datos numricos: una vez seleccionada la celda se pueden
introducir los datos numricos. Las fechas, horas y porcentajes se
consideran como datos numricos por lo que se los trata como a
estos.
Texto: Para introducir un texto se selecciona una celda y luego se
introduce el texto. Un dato tipo texto es de naturaleza alfanumrica,
o sea, que puede tener como caracteres; letras, nmeros y
smbolos, la cantidad mxima de caracteres es de 16.000.
Frmulas y funciones: las frmulas y funciones es uno de los
aspectos done Excel demuestra su potencia. Para introducir una
frmulas o funcin hay que anteponer cualquiera de los signos: "=",
"+" o "-", pues de lo contrario Excel interpreta que se esta
introduciendo texto. Las funciones son expresiones que devuelven
un resultado y se pueden aplicar sobre datos de cualquiera de los 3
tipos. Hay funciones que actan sobre textos, otras sobre valores

numricos, otras sobre fechas y como estas se puedenanidar ,

tambin una funcin puede ser el argumento de otra.

Herramientas de Microsoft Excel

La cinta de opciones de Excel 2007 y nuevas versiones,

reemplaza la tradicional barra de mens encontrada en Excel 972003. La cinta de opciones est compuesta por un conjunto de
pestaas o fichas. La cinta de opciones sirve para agrupar fichas
que contienen los comandos ejecutados en Excel.

La cinta de opciones, por defecto, se divide en siete pestaas:

1. Inicio: Contiene iconos de formato y edicin
2. Insertar: Objetos en el archivo, como fotografas, grficos,
encabezado / pie de pgina y tablas dinmicas
3. Diseo de Pgina: Mrgenes establecidos, orientacin de
pgina, lneas de divisin y encabezados
4. Formulas: Funciones, frmulas y Autosuma
5. Datos: Los datos procedentes de otras fuentes, tales como
Access, texto, o en la web, validacin y herramientas de
clasificacin
6. Revisar: corrector ortogrfico, diccionario de sinnimos, los
comentarios y la proteccin del libro u hoja de trabajo.
7. Vista: puntos de vista de la hoja de clculo, zoom, macros,
frmulas, lneas de divisin, y el interruptor de iconos de
Windows para cambiar entre las hojas de clculo abiertas.

La ficha de men Inicio Excel es una barra horizontal que forma

parte de la cinta de opciones de Excel y contiene los botones de

comando que normalmente se utilizan para crear, dar formato a

texto, alinear texto, y ms.

Los comandos que forman parte de la ficha de men inicio se

organizan en grupos: Portapapeles, Fuente, Alineacin, Nmero,
Estilos, Celdas y Modificar.
Los elementos que forman parte de la barra de men inicio se
describen a continuacin:
Portapapeles:

Pegar: Pega el contenido del portapapeles.

Cortar: Corta la seleccin de documento y la pega en
portapapeles.

Copiar: Copia la seleccin y la pega en portapapeles.

Copiar formato: Copia el formato de un sitio y la pega en el

otro.
Fuente:

Fuente: Cambia la fuente.

Tamao de fuente: Cambia el tamao de fuente.
Aumentar Tamao de Fuente: Aumenta el tamao de fuente.
Disminuir Tamao de Fuente: Disminuye el tamao de fuente.
Negrita: Aplica el formato de negrita al texto Seleccionado.
Cursiva: Aplica el formato de cursiva al texto Seleccionado.

Subrayado: Subraya el texto Seleccionado.

Borde Inferior: Aplica borde en las celdas Seleccionada.
Color de Relleno: Colorea el fondo de las celdas Seleccionadas.
Color de Fuente: Cambia el color de texto.

Alineacin:

Alnear a la Parte Superior: Ajusta el texto a la parte superior

de la celda.
Alnear en el Medio: Ajusta el texto para que este centrado
entre la parte superior e inferior de la celda.
Alnear a la Parte Inferior: Ajusta el texto en la parte inferior
de la celda.
Orientacin: Gira el texto en un ngulo diagonal o una
orientacin vertical.
Alnear Texto a la Izquierda: Ajusta el texto a la izquierda.
Centrar: centra el texto.
Alnear Texto a la derecha: Ajusta el texto a la derecha.
Justificar texto: Ajusta el contenido para que visible en una
celda mostrndolo en barias lneas.
Combinar y Centrar: une las celdas Seleccionada en una sola
celda.

Nmero:

Formato de Numero: elige la manera en que de mostrara los v

alores en una celda.

Porcentaje: moneda

Fecha/hora

Estilos:

Formato a condicional: Resalta celdas interesantes, enfatiza

valores y visualiza datos usando barras de datos.

Dar formato como tabla: Da conjunto de dato en celdas y

rpidamente la convierte en tabla.

Estilos de celdas: Aplica rpidamente formato a una celda con

los estilos predefinidos.
Celdas:

Insertar: Inserta columnas o pestaas en una tabla u hoja de

trabajo.

Eliminar: Elimina filas o columnas en una tabla u hoja de

trabajo.

Formato: Cambia el alto de las filas o de las columnas,

organiza las hojas o protege las hojas.
Modificar:

Autosuma: Muestra la suma de las celdas Seleccionadas.

Rellenar: Copia una formula o formato en una o ms celdas
adyacentes.

Borrar: Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el

formato, el contenido o el comentario.

Ordenar y Filtrar: Organiza los datos para facilita el a anlisis.

Buscar y Seleccionar: Busca y Selecciona un texto o formato

NOTA: Para aplicar formato a un texto, antes debe haber sido
seleccionado.

La ficha de men Insertar Excel es una barra horizontal que

forma parte de la cinta de opciones de Excel y se encarga de todos
los comandos que permiten insertar algn objeto o elemento dentro
de un documento, tales como grficos, tablas, imgenes, texto, y
ms.

Los comandos que forman parte de la ficha de men Insertar se

organizan en grupos: Tablas, Ilustraciones, Grficos, Vnculos y
Texto.
Los elementos que forman parte de la barra de men Insertar se
describen a continuacin:

Tablas:

Tabla Dinmica: Resume los datos con una tabla dinmica.

tabla: Crea una tabla para ab ministrar y analizar datos
relacionados.

Ilustraciones:

Imagen: Inserta una imagen desde un archivo externo.

Imgenes prediseadas: Inserta imgenes prediseadas en el
documento.

Formas: Inserta formas previamente prediseadas como

crculos, rectngulos, flechas etc.

SmartRrt: Inserta un grfico SmartRart pera dar informacin

visualmente.
Grficos:

Columna: Inserta un grfico de columna.

Lnea: Inserta un grfico de lnea.
Circular: Inserta un grfico circular.
Barra: Inserta un grfico de barras
rea: Inserta un grfico de reas.
Dispersin: Inserta un grfico de dispersin, tambin conocido
como grfico xy.

Otros grficos: Inserta un grfico de cotizacin, de superficie

de anillos, de burbuja o radial.
Vnculos:

Hipervnculos: Crea un hipervnculo a una pgina web, una

imagen, una direccin de correo electrnico o un programa.

Texto:

Cuadro de Texto: Inserta un cuadro texto para colocarlo

cualquier parte de la pgina.
Encabezado Pie de Pgina: Edita el encabezado o pie de pgina
del documento.
WordArt: Inserta texto decorativo en el documento.
Lnea de Firma: inserta una lnea de firma que especifique a la
persona que debe firmar.
Objeto: Inserta un objeto incrustado.
Smbolo: Inserta caracteres que no existen en el teclado.

La ficha de men Diseo de Pgina Excel es una barra

horizontal que forma parte de la cinta de opciones de Excel
y permite cambiar los mrgenes, tamao y orientacin de pgina,
definir el rea de impresin, establecer saltos de pgina, especificar
qu filas y columnas se imprimen en cada pgina.

Los comandos que forman parte de la

Pgina se organizan en grupos: Temas,
rea de impresin, Opciones de la hoja y
Los elementos que forman parte de la
pgina se describen a continuacin:
Temas:

ficha de men Diseo de

Configurar Pgina, Ajustar
Organizar
barra de men Diseo de

Temas: Cambia el diseo general del todo el documento

incluidos los colores las fuentes y los efectos.

Colores: Cambia los colores del tema actual.

Fuentes: Cambia la fuente del tema actual.

Efectos: Cambia los efectos del tema actual.

Configurar Pgina:

Mrgenes: Establece el tamao del margen del documento

actual.
Orientacin: Cambia el diseo de la pgina entre horizontal y
vertical.
Tamao: Elige el tamao del papel actual.
Area de impresin: Marca un rea especfica de la hoja para
imprimirla.
Saltos: Especifica el inicio de una nueva pgina copia impresa.
Fondo: Elije una imagen para el fondo de la hoja.
Imprimir ttulos: Especifique las columnas que se repetirn en
cada pgina impresa.

Ajustar Area de Impresin:

Ancho: Reduce el ancho del resultado de impresin.

Alto: Reduce el alto de impresin.

Escala: Reduce o aumenta el porcentaje de impresin de

tamao real.

Opciones de la Hoja:

Lneas de la cuadricula ver: Muestra las lneas entre filas y

columnas de la hoja para facilitar la lectura.

Lneas de la cuadricula imprimir: Imprime las filas y columnas

para facilitar la vista de impresin.

Encabezados ver: Muestra los encabezados de filas y

columnas.

Encabezados imprimir: Imprime los encabezados de filas y

columnas.
Organizar:

Traer al frente: Sirve para traer algo hacia adelante.

Enviar al fondo: Sirve para enviar al fondo un objeto u otra
cosa
Panel de seleccin: Muestra el panel de seleccin para mostrar
objetos individuales.
Alnear: Ajusta los bordes de varios objetos Seleccionados.
Agrupar: Agrupa los objetos juntos para que se puedan
considerar uno solo.
Girar: Gira o voltea el objeto Seleccionado.

La ficha de men Frmulas Excel es una barra horizontal que

forma parte de la cinta de opciones de Excel y como su nombre lo
indica sirve para crear y manipular frmulas denominadas tambin
funciones. Las frmulas se agrupan en categoras, tales como

financieras, matemticas, lgicas, etc. La ficha de men frmulas

permite acceso a comandos de comprobacin de de errores y
rastreo de precedentes y dependientes.

Los comandos que forman parte de la ficha de men Frmulas se

organizan
en
grupos: Biblioteca
de
funciones, Nombres
Definidos, Auditoria de las formulas y Clculo.
Los elementos que forman parte de la barra de men Frmulas se
describen a continuacin:
Biblioteca de Funciones:

Insertar funcin: Edita la formula de la celda actual

seleccionando las funciones y editando los argumentos.
Autosuma: Muestra la suma de las celdas seleccionadas
directamente despus de las celdas Seleccionadas.
Usadas recientemente: Busca y selecciona de la lista la ms
usadas y selecciona.
Financieras: Examina y selecciona de una lista de financiera.
Lgicas: Examina y selecciona de una lista las funciones
lgicas.
Texto: Examina y de una lista y selecciona la funcin de texto.
Fecha y hora: Examina y selecciona de una lista, las funciones
de fecha y hora.
Bsqueda de referencias: Examina y selecciona de una lista las
funciones bsqueda y referencias.
Matemticas y trigonomtricas: Examina y selecciona de una
lista las funciones matemticas y trigonomtricas.
Mas funciones: Examina y selecciona de una lista las funciones
de estadsticas, de ingeniera del cubo y de la funcin.

Nombres Definidos:

Administrador de nombres: Crea, edita o elimina nombres o

busca todos los nombres utilizados en el libro.

Asignar nombre a un rango: Asigne un nombre a las celdas

para referirse a ella.

Utilizar en la formula: Elige un nombre en este libro y lo

insertare en la frmula actual.

Crear desde la seleccin: Genera automticamente los

nombres de las celdas seleccionadas.
Auditoria de las Frmulas:

Rastrear precedente: Muestran con fleca que efectan el valor

de las celdas seleccionadas.
Rastrear dependientes: Muestra flechas que indican donde
fueron efectuadas por el valor de la celda seleccionada
actualmente.
Quitar flechas: Oculta las flechas trazadas por rastrear
precedentes.
Mostrar formulas: Muestra la frmula en cada celda en lugar
del valor resultante.
Comprobacin de errores: Busca errores comunes en las
frmulas.
Evaluar formula: Inicia el cuadro de dialogo evaluar frmula
para depurar una frmula evaluando cada parte de la frmula
individualmente.
Ventana inspeccin: Supervisa los v alores determinados en
las celdas al mismo tiempo que se realizan cambios en la hoja.

Clculo:

Opciones para el clculo: Especfica cuando se calcularan las

frmulas.

Calcular ahora: Calcula todo el libro actual.

Calcular hoja: Calcula toda la hoja actual.

La ficha de men Datos Excel es una barra horizontal que forma

parte de la cinta de opciones de Excel y sirve como ayuda para
manipular datos. Por ejemplo, puedes utilizar esta ficha para
importar datos externos como Access, SQL Server, archivos csv, xml
y ms. La ficha Datos permite adems filtrar y ordenar celdas,
validar sus datos, as como agrupar y desagrupar datos.

Los comandos que forman parte de la ficha de men Datos se

organizan en grupos: Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar
y Filtrar, Herramientas de Datos y Esquema.
Los elementos que forman parte de la barra de men Datos se
describen a continuacin:
Obtener
Datos
Externos:

Desde Access: Importa datos desde de una base de datos de

Microsoft Ex

celDesde web: Importa datos de una pgina web

Desde texto: Importa datos de un archivo de datos

De otras fuentes: No importa datos de otros orgenes de datos

Conexiones existentes: Conecta un origen de datos externos

seleccionado de una lista de datos usados frecuentemente
Conexiones:

Actualizar todo: Actualiza la informacin de libro que provenga

de una fuente de datos

Conexiones: Muestra todas las conexiones para el libro

Propiedades: Especifica la manera en que se actualizaran las

celdas conectadas a un origen de datos

Editar vnculos: Muestra todos los archivos a los que esta

vinculado la hoja de clculo para que actualice o quite los datos.
Ordenar
Y
Filtrar:

Ordenar de A a Z: ordena la seleccin para que los valores

ms bajos se encuentren en la parte superior de la columna

Ordenar de A a Z: ordena la seleccin para que el valor mas

alto se encuentre en la parte superior de la columna

Ordenar: inicia el cuadro de dialogo ordenar para ordenar los

datos vasados en varios criterios a la vez

Filtro: habilita el filtro de celdas seleccionadas

Borrar: borra el filtro y el estado de ordenacin del rango

actual de datos

Volver a aplicar: vuelve a aplicar el filtro y ordenar en el

intervalo actual

Avanzadas: Especifica criterios complejos para limitar los

registros que se incluirn en los registros de resultados
de una consulta
Herramientas De Datos:

Texto de columnas: Divide el texto de una celda de Excel en

varias columnas

Quitar duplicados: Quita las duplicadas de una hoja

Validacin de datos: Evita la entrada de datos no validos en

una celda

Consolidar: Cambia valores de varios rangos en un nuevo

rango

Anlisis y si: Prueba varios valores para las formulas de la

hojas
Esquema:

Agrupar: Agrupa un rango de celdas para expandirlas o

contraerlas
Desagrupar: Desagrupa un rango de celdas agrupadas
anteriormente
Subtotal: Obtiene el total de varias filas de datos relacionados
insertando automticamente subtotales y totales para las celdas
seleccionadas
Mostrar detalle: Expande un numero de celdas contrado
Ocultar detalle: Contrae un numero de celdas
La ficha de men Revisar Excel es una barra horizontal que
forma parte de la cinta de opciones de Excel y sirve para revisar
la ortografa y gramtica, buscar una palabra en un diccionario
de sinnimos, revisar marcas o cambios realizados por otras
personas y comparar documentos. La ficha Revisar permite
proteger las hojas de clculo y libros de trabajo mediante
contrasea.

Los comandos que forman parte de la ficha de men Revisar se

organizan en grupos: Revisin, Comentarios y Cambios.
Los elementos que forman parte de la barra de men Revisar se
describen a continuacin:
Revisin:

Ortografa y gramtica: Comprueba la ortografa y gramtica

del texto en el documento.
Referencia: Abre el panel de tareas de referencia como
diccionarios, enciclopedias y servicios de traduccin.
Sinnimos: Sugiere otras palabras como significado parecido a
otras palabras que ha Seleccionado.
Traducir: Traduce el texto Seleccionado en un idioma diferente.
Sugerencia de informacin en pantalla para traduccin:
Habilita la informacin en la pantalla que traduce palabras en
otro idioma en la que se detiene el cursor.
Definir idioma: Establece el idioma utilizado para comprobar la
ortografa y dramtica del texto Seleccionado.
Contar palabras: Busca el nmero de palabras, caracteres,
prrafos y lneas del documento.

Comentarios:

Nuevo comentario: Agrega un comentario sobre la seleccin.

Eliminar: Elimina el comentario Seleccionado.
Anterior: Va al comentario anterior del documento.
Siguiente: Se desplaza al siguiente comentario de documento.

Cambios:

Aceptar: Realiza un cambio y va al siguiente cambio

propuesto.

Rechazar: Rechaza el cambio actual y va al siguiente cambio

propuesto.

Anterior: Va a la marca de revisin anterior del documento

para aceptarla o rechazarla.

Siguiente: Se desplaza a la siguiente marca de revisin del

documento para aceptarla o rechazarla.

La ficha de men Vista Excel es una barra horizontal que forma

parte de la cinta de opciones de Excel y sirve para cambiar la forma
de ver la hoja de trabajo, permite ver u ocultar las lneas de la
cuadrcula que forman las celdas de la hoja de trabajo, adems de
ajustar el zoom del documento (acercar o alejar el contenido).

Los comandos que forman parte de la ficha de men Vista se

organizan en grupos: Vistas del libro, Mostrar y ocultar, Zoom,
Ventana y Macros.
Los elementos que forman parte de la barra de men Vistas se
describen a continuacin:
Vista del Libro:

Diseo de Impresin: Muestra el documento tal como nos va a

quedar impresa.

Lectura de pantalla completa: Muestra el documento en vista

de lectura o en pantalla completa para maximizar el espacio
disponible para la lectura o comentarios del documento.

Diseo web: Muestra el documento como seria como pgina

web.

Esquema: Muestra el documento como un esquema y muestra

las herramientas del esquema

Borrador: Muestra el documento como un borrador para editar

texto rpidamente.
Mostrar u Ocultar:

Regla: Muestra las reglas utilizada para medir y alinear objetos

del documento.
Lneas de la cuadricula: Activa las lneas de las cuadriculas
para alinear los objetos del documento.
Barra de mensajes: Abre la barra de mensajes para completar
cualquier accin necesaria en el documento.
Mapa del documento: Abre el mapa del documento que le
permite, mediante una vista de estructuras del documento.
Vista en miniatura: Abre el panel de miniaturas para utilizar
para desplazarse por un documento grande con pequeas
imgenes de cada pgina.

Zoom:

Zoom: Abre el cuadro de dialogo de zoom para especificar el

nivel de zoom en el documento.

100%: Aplica un zoom de 100% del tamao normal del

documento.

Una pgina: Acerca todo el documento para que se ajuste toda

la pgina en la ventana.

Dos pginas: Acerca el documento para que dos pginas

aparezcan en la ventana.

Ancho de pgina: Acerca el documento para que el ancho de

pgina coincidan con el ancho de la ventana.
Ventana:

Nueva ventana: Abre una nueva ventana que tenga vista del
documento actual.
Organizar todo: Coloca el mosaico de todas las ventanas de los
programas abiertos en paralelo en la pantalla.
Dividir: Divide la ventana actual en dos partes para que
puedan ver las diferentes secciones del documento al mismo
tiempo.
Ver en paralelo: Muestra todo el documento en paralelo para
poder comparara el contenido.
Desplazamiento sincrnico: Sincroniza el desplazamiento de
todos los dos documentos para que se desplacen juntos.
Restablecer posicin de la ventana: Restablece la posicin de
la ventana del documento que se est comprando en paralelo
para que compartan la pantalla.
Cambiar ventanas: Pasa una ventana abierta actualmente.

Macros:

Macros: Ver la lista de macros desde la que se puede ejecutar

crear o eliminar un macro.

Cmo habilitar la pestaa Programador en Excel

2007?

Con las opciones de esta pestaa, es posible programar Macros y aadir controles de formularios
Para habilitarla, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botn de Office ubicado en el extremo superior izquierdo de Excel

2. Haga clic en el botn "Opciones de Excel"

3. En la opcin "Ms frecuentes", active la opcin "Mostrar ficha Programador en la cinta de

opciones"

TEMA: FORMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL

Una frmula de Excel es un cdigo especial que introducimos en una

celda. Ese cdigo realiza algunos clculos y regresa un resultado que es
desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de frmulas porque cada persona

crear la frmula que mejor se adapte a sus necesidades
especficas. Pero sin importar la cantidad de frmulas que vaya a
crear, todas debern seguir las mismas reglas en especial la regla
que indica que todas las frmulas deben empezar con un smbolo
igual (=). Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado
calculado por Excel.