COLEGIO BENEMERITO DE LAS AMERICAS

INTRODUCCION A LA
ADMINISTRACION
Juan Raul Hernandez Coria

PREVISION
Introduccion.
Definicion de prevision.
Previsin es un trmino que procede del latn praevisio y que refiere a la accin y
efecto de prever (conjeturar lo que va a suceder a travs de la interpretacin de
indicios o seales; ver con anticipacin; preparar medios para futuras contingencias).
La previsin puede convertirse en un valioso recurso para organizar nuestra vida, ya
que se puede aplicar en cualquier contexto y nos ayuda a enfrentar problemas que
pueden acarrear graves consecuencias si no estamos preparados para atenderlos
adecuadamente. Este concepto suele aplicarse al plano econmico, ya que el dinero
es la base de nuestra supervivencia en la sociedad actual, pero es perfectamente
practicable incluso en cuestiones emocionales.

Principios de la Prevision.
Previsibilidad: Este principio puede formularse como sigue:

"Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca

alcanzarn certeza completa ya que, por el numero de jactares y la intervencin de
decisiones humanas, siempre existir en la empresa un RIESGO; pero tampoco es
vlido decir que una empresa constituye una aventura totalmente incierta.

La previsin administrativa descansa en una certeza moral o probabilidad seria, la que

ser tanto mayor, cuanto ms pueda apoyarse en experiencias pasadas,, propias o
ajenas, y cuanto ms puedan aplicarse a dichas experiencias, mtodos estadsticos o
de clculo de probabilidad."

Objetividad: Las previsiones deben descansar en hechos ms bien que en opiniones

subjetivas.
Medicin: Las previsiones sern tanto ms seguras cuanto ms podamos apreciarlas,
no slo cuantitativamente, sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse.

Reglas de Investigacion:
El papel de la investigacion:
Reglas de la investigacion:

Planeacion.
Introduccion:
Definicion de planeacion:
La planeacin, dentro de una organizacin, consiste en determinar los objetivos de la
misma y elegir cursos de accin convenientes para el logro de esos objetivos.
La planeacin implica crear el futuro desde el presente con una visin prospectiva, es
decir como una prolongacin de ste y comprende por lo tanto el establecimiento
anticipado de objetivos, polticas, estrategias, reglas, procedimientos, programas,
presupuestos, pronsticos, etc.
Significa desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza,
oportunidad y alcance esperados de la auditora. El auditor plantea desempear la
auditora de manera eficiente y oportuna

Importancia de planeacion:
La planeacin es importante porque reduce a un mnimo los costos, por ejemplo, en la
produccin de automviles, si no se planificara, sera imposible producir un artculo tan
complejo con tanta rapidez y con unos gastos relativamente aceptables. No slo en el
campo de la produccin, es econmica sino en la generalidad de todos los planes de la
direccin, debido a que la planeacin contribuye a la ordenacin de las actividades, a
encauzar todos los esfuerzos hacia los objetivos propuestos.

Principios de planeacion:
Principios de la precision:
Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor
precisin posible, porque va a regir acciones concretas.
Cuando se carece de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino
un juego de azar, una aventura, ya que mientras el fin buscado sea impreciso, los
medios que se coordinen sern, de manera necesaria, parcial o totalmente ineficaces.
Siempre habr algo que no podr planearse en los detalles, pero cuando mejor se fijen
los planes, ser menor ese campo de lo eventual. Con lo que se habr robado campo
a la adivinacin. Los planes constituyen un solido esqueleto sobre el que pueden
calcularse las adaptaciones futuras.

 Principio de flexibilidad:
Dentro de la precisin, todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan de
este, ya en razn de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado
despus de la previsin.
Este principio podr parecer contradictorio a primera vista con el anterior, pero no lo
es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales, lo rgido, lo que
no puede cambiarse de ningn modo. Flexible es lo que tiene una direccin bsica,
pero permite pequeas adaptaciones momentneas, pudiendo despus volver a su
direccin inicial. As, una espada de acero es flexible, porque doblndose, sin
romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presin que la flexiona.
Todo plan preciso debe prever, en lo posible, varios supuestos o cambios que puedan
ocurrir:
a) Ya sea fijando mximos y mnimos, con una tendencia central entre ellos, como lo
mas normal.
b) Ya proveyendo de antemano caminos de sustitucin para las circunstancias
especiales que se presenten.
c) Ya estableciendo sistemas para su rpida revisin.

Principio de la unidad:
Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para
cada funcin, y todos lo s que se aplican en la empresa deben estar de tal modo
coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan
general.
Es evidente que mientras hay planes inconexos para cada funcin habr
contradicciones, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los
departamentos bsicos: produccin, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc.,
deben coordinarse de tal forma que en un mismo plan puedan encontrarse todas las
normas de accin aplicables.
De ah surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formacin. Al
hablar de la direccin, se repetir este principio exclusivamente para distinguirlo del de
la unidad de mando.

Principio de la factibilidad:
Factibilidad se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo
los objetivos o metas sealados. Generalmente la factibilidad se determina sobre un
proyecto.
Los tipos de factibilidades bsicamente son:
* Factibilidad tcnica: si existe o est al alcance la tecnologa necesaria para el
sistema.
* Factibilidad econmica: relacin beneficio costo.

* Factibilidad operacional u organizacional: si el sistema puede funcionar en la

organizacin.
Para cada solucin factible, se presenta una planificacin preliminar de su
implementacin.
Estos resultados se entregan a la gerencia, quienes son los que aprueban la
realizacin del sistema informtico.
El estudio de factibilidad, es una tarea que suele estar organizada y realizada por los
analistas de sistemas. El estudio consume aproximadamente entre un 5% y un 10%
del costo estimado total del proyecto, y el perodo de elaboracin del mismo vara
dependiendo del tamao y tipo de sistema a desarrollar.

Principio de la objetividad:
La objetividad requiere que las medidas presentadas en los estados financieros se
basen en evidencia verificable, como un rastro electrnico o de papel que soporte
las operaciones representadas en las declaraciones. En trminos prcticos, un
atributo esencial de cada medicin en los estados es que un resultado idntico se
obtenga por dos observadores independientes, no influenciados por opiniones o
percepciones personales.
La dependencia de evidencia verificable durante la medicin de los resultados
financieros hace posible comparar los de ms de un perodo y ms de una empresa.
Esto es posible slo si la informacin presentada en los estados financieros es
objetiva, lo que a su vez, proporciona la seguridad de que los datos son fiables y
uniformes.

Pricipio de la cuantificacion:
La planificacin tendr ms efectos tcnicos cuando la planeacin misma pueda ser
cuantificada por nmeros, datos normas, estndares, etc.

Proceso de la planeacion de empresa:

Reglas sobre las politicas:

Las polticas pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto
orientar la accin, dejando campo a los jefes para las decisiones que les corresponde
tomar; por ello. sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas.
La importancia de las polticas en administracin es decisiva, porque son
indispensables para la adecuada delegacin, la cual a su vez es esencial en la
administracin, ya que esta consiste en hacer a travs de otros.
Sin embargo, con cuanta frecuencia se encuentran an en autores de gran prestigio,
conceptos vagos, imprecisos e inclusive falsos sobre las polticas, porque se toman
como si pertenecieran a su esencia lo que son meras notas accidentales en estos
criterios fundamentales de la administracin.
Las polticas son objeto de accin; esto es absolutamente cierto. Con todo, no
bastara para definirlas. El objetivo fijar las metas, en tanto que las polticas dan la
orden para lanzarse a conseguirlas, sealando algunos medios genricos para llegar
hasta ellas. As, el objetivo de un departamento de produccin puede ser obtener
ptima calidad; la poltica sera debe obtenerse ptima calidad, para lo cual, los
materiales sern seleccionados entre los ms finos, el equipo ser el de mayor
precisin posible, y se elaborar con base en un intensivo adiestramiento, sin importar
que los costos puedan elevarse. Por otra parte, las polticas difieren de las normas
concretas, o sea, de las reglas por su mayor generalidad.

Regla sobre los procedimientos:

Procedimientos son aquellos planes que sealan la secuencia cronolgica ms
eficiente para obtener los mejores resultados en cada funcin concreta de una
empresa.
Los procedimientos son como el seleccionamiento funcional de cada acto
administrativo. La ltima divisin, en opinin de muchos se da en los mtodos, que
corresponden a unidades de accin suyo invisibles. Pero los mtodos son ms bien de
carcter tcnico y no siempre administrativos; en cambio el procedimiento formado por
varios mtodos que se articulan en una frecuencia, s lo es. As se tiene, por ejemplo,
el procedimiento para tomar decisiones, para seleccionar personal etc., y los mtodos
para realizar una encuesta, base para esa decisin para aplicar pruebas psicotcnicas,
etc.
Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero lgicamente
ms numerosos en los niveles de operacin, a diferencia de las polticas que se
formas en los altos niveles.

Es caracterstica de los procedimientos que, en muchas ocasiones, pasen por distintos

departamentos, que se hallen bajo distintas autoridades. Ello hace ms necesaria que
deban fijarse con mayor precisin

Regla sobre los programas y procedimientos:

Los programas son aquellos planes en los que no solo se fijan los objetivos y la
secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada
una de sus partes.
As como es de la esencia de las polticas orientar genricamente la accin, y de los
procedimientos fijar la secuencia de acciones, los programas se caracterizan por la
fijacin del tiempo requerido para una de sus partes.
Los programas pueden ser generales y particulares, segn se refieran a toda las
empresa o a un departamento en particular. Debe advertirse que los gneros general
y particular son relativos, como lo son el gnero y la especie; as tan slo los
programas para toda la empresa son siempre generales, en tanto que, por ejemplo, los
de produccin sern particulares en relacin con los de toda la empresa, pero sern
generales respecto a los programas de mantenimiento, de troqueles, etc.

Tecnicas de planeacion
Las tcnicas para formular planes y para presentarlos, explicarlos, discutirlos, etc., suelen
ser las ms abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administracin.
La razn es obvia; hay casi tantas tcnicas como formas diversas de planes.

Concepto de manuales:
Diagrama de proceso y de flujo:
Graficas de Gantt: