Manual Project2003-1 On Line

Miguel Cubillos M.
Planificacin de Proyectos
Proyectos de Ingeniera
Descripcin de la gestin de proyectos.
Qu es un proyecto.
Desarrollo de las partes de un proyecto.
Uso de las herramientas de gestin de proyectos.
Diagrama de Gantt.
Diagrama Pert.
Microsoft Project es una aplicacin de gestin de proyectos, que nos ayudar a organizar
un proyecto en diferentes tareas y en un tiempo determinado.
Antes de ver cmo utilizar esta aplicacin vamos a aclarar algunas dudas unas tanto
tericas que nos ayudarn a una mejor comprensin de la misma.
QU ES UN PROYECTO?
Proyecto es la combinacin de recursos, humanos y no humanos,
reunidos en una organizacin temporal para conseguir un propsito
determinado".
Tipos de proyectos
Cuatro grandes grupos de realizaciones:
- Grandes proyectos de inversin industrial.

Estos proyectos son enormemente ambiciosos y en la mayor parte de los casos su enfoque
inicial se desarrolla en el terreno de los estudios econmicos.
- Instalaciones y plantas industriales.

Como concrecin de los grandes proyectos de inversin industrial surge la necesidad de
realizar distintos tipos de plantas e instalaciones cuya ejecucin constituye un proyecto completo en
todas sus fases y aspectos
- Lneas y procesos de produccin industrial.

Las grandes plantas industriales estn formadas, habitualmente, por un conjunto de edificios e
instalaciones que albergan y soportan numerosos procesos y lneas de produccin, cuyo estudio y
diseo constituyen de por s proyectos independientes y que estn, en muchos casos,
interconectados, originando distintos sistemas de produccin.
- Mquinas, equipos y sus elementos.

El ltimo captulo en el desarrollo del concepto de proyecto industrial sera el correspondiente a las maquinas y
equipos que configuran cualquier instalacin industrial, e incluso el de los elementos que lo componen.
Fases de un proyecto genrico

En todo proyecto industrial podemos identificar cinco grandes etapas. Inicialmente nos
encontramos con la etapa de Estudios, hay que constatar el inters, rentabilidad, y la viabilidad de la
idea-necesidad que da lugar al proyecto.
La segunda gran etapa abarca los trabajos que transforman la idea-necesidad en el
producto que vamos a fabricar-construir, esta etapa se conoce como de Ingeniera o Planeamiento.
En la tercera etapa se acometen los trabajos de fabricacin-construccin y se puede
extenderse hasta que el producto esta operativo para desempear la misin para la que fue
concebido. Esta etapa se denomina de Ejecucin.
UTFSM-SEDE VIA DEL MAR-JMC
PROF.:.M. CUBILLOS M.
Miguel Cubillos M.
Una vez que el producto esta operativo llega la fase de Explotacin en la que se exige al
producto que desarrolle correctamente las funciones que dieron lugar a su diseo.
Cuando se considera que el producto ya no es til, por cualquier motivo, todava queda la
fase final de eliminacin del producto y de todas las estructuras asociadas a l, esta fase es conocida
como de Retirada del producto.
Estas etapas se distribuyen en el tiempo de forma secuencial, siendo los pasos entre etapas
hitos especialmente crticos en el desarrollo del proyecto, debiendo ser objeto de especial
seguimiento.
Los rr.hh. y materiales que trabajan especficamente en cada etapa irn variando a lo largo
del desarrollo del proyecto pero existir una estructura fija dentro del proyecto que se encargara de la
planificacin, administracin y control del proyecto que perdurar a lo largo del mismo garantizando
que los objetivos iniciales persistan, vindose reflejados en las distintas etapas y se culmine
correctamente el proyecto.
Aunque para todos los proyectos podremos hablar de estas fases, su amplitud y
caractersticas variaran segn el tipo de proyecto en consonancia con los objetivos de este. As, en
los grandes proyectos de inversin industrial, la etapa de estudios previos y en especial los estudios
de mercado y econmicos representa la parte ms importante del proyecto, llegando incluso a anular
las otras.
En los proyectos de instalaciones y plantas industriales el objetivo fundamental es
determinar la topologa y caractersticas de la planta, y de las lneas y procesos que la integran,
obteniendo una estimacin de la inversin econmica y de los plazos de ejecucin. Aqu la fase de
ingeniera bsica resulta la ms relevante.
Las lneas y procesos de produccin que integran las plantas industriales requieren de un
alto nivel de detalle que es satisfecho fundamentalmente en la fase de ingeniera de detalle. Algo
similar ocurre con las mquinas, equipos y sus elementos.
El conocimiento de las fases del proyecto y el respeto de esta metodologa de trabajo cobra especial
relevancia cuando nos enfrentamos a proyecto con una fuerte componente innovadora,
tecnolgicamente avanzados, multidisciplinarias, de gran envergadura, en resumen proyectos de
alto valor agregado. Tambin resulta de gran utilidad en las etapas iniciales en la capacitacin
profesional de los ingenieros.
Si el conocimiento de la metodologa de proyecto resulta imprescindible para la formacin
del ingeniero, tambin se hace necesarios conocimiento en las disciplinas de organizacin y gestin
de proyectos.
La metodologa del proyecto

Conjunto de etapas /fases que son necesarias complementar para que existan unas
mnimas garantas de que el proyecto llegue a buen fin.
La organizacin del proyecto

Estructuracin de los recursos humanos al objeto de obtener la configuracin ms favorable
para la realizacin del proyecto.
La gestin del proyecto

Acciones de planificacin, control y seguimiento del proyecto que se llevan a cabo con el fin
de evitar que desviaciones excesivas en plazo, costo o calidad puedan truncar el proyecto.
Miguel Cubillos M.
Durante el proyecto:
Anotar cundo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea.

Indicar qu problemas van surgiendo.
Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones inesperadas, informando de
los mismos a las personas implicadas en el proyecto.
Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto.
Al finalizar el proyecto:
Evaluarlo para realizar proyectos ms efectivos en el futuro, teniendo en cuenta las

sugerencias de las personas participantes.
DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO

Una vez que hemos definido nuestro proyecto slo nos queda decidir cmo y cundo se
alcanzar el objetivo previsto en el mismo. Un proyecto est formado por las partes siguientes:
Tareas: Tambin se les llama pasos y definen el mbito del objetivo del proyecto. Tras
definir el proyecto, se identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno
de estos elementos qu tareas hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos
organizando las vacaciones, los elementos seran: lugar de vacaciones, medio de
transporte, personas que van,... Y las tareas por ejemplo para el lugar de vacaciones seran:
visitar agencias de viajes, ver qu lugares estn disponibles en una fecha, reservar hotel,...
Al identificar las tareas hay que organizarlas jerrquicamente, en la llamada Estructura
de descomposicin del trabajo. Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma
secuencial, ya que hasta que no se hagan unas no se pueden realizar otros superiores, pero
otras se pueden realizar simultneamente.
Tambin tenemos que detallar la duracin, es decir, el tiempo necesario para realizar una
tarea. Project permite especificar la duracin en semanas, das, horas o minutos.
Normalmente, para estimar la duracin de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos:
1. Informacin histrica, recogida de otros proyectos similares.
2. Participacin de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras
circunstancias.
3. Intuicin de alguien que la ha realizado anteriormente.
4. Indeterminacin. Cuando no se tiene otra informacin.
Hitos: Representan la finalizacin de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En

Project, los hitos suelen tener como duracin cero ya que marcan la finalizacin de un plan.
Cada vez que se concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos
los hitos querr decir que el proyecto se ha concluido.
Recursos: En los recursos estn incluidas las personas, herramientas, instalaciones o

equipos necesarios para realizar las tareas. Adems de detallar los recursos necesarios
debemos tener en cuenta la disponibilidad de los mismos en cada momento.
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GESTIN DE PROYECTOS
Con Microsoft Project se pueden mantener bajo control todos los elementos anteriormente
mencionados. Gracias a este software de gestin de proyectos podemos:
Ver cmo algn cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto.
Informar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que tienen que hacer y cundo
tienen que hacerlo.
Entre otras cosas que veremos a continuacin.
Cmo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar:
Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes de Planificacin, una vez
que se han establecido las tareas a desarrollar y los recursos con los que se cuenta, se
puede aumentar la efectividad del proyecto basndonos en sugerencias y trucos que estos
ofrecen.
Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Esto lleva consigo el seguimiento de las
tareas, si se van realizando como se esperaban, si hay algn retraso en su finalizacin,... y
tambin se tiene en cuenta los imprevistos que puede haber.
Comunicacin de los resultados del proyecto: Como generalmente son muchas las
personas que participan en un proyecto, stas tienen que estar informadas para que puedan
trabajar efectivamente. Mediante el uso de los informes, se puede presentar la informacin
necesaria en cada caso.
Evaluacin del proyecto: Project almacena toda la informacin relacionada con las tareas,
los costos y esta informacin ayuda a realizar la evaluacin final del proyecto. Tambin
permite hacer sugerencias para proyectos futuros.
Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos pueden ayudar en diversos
momentos del planteamiento y la ejecucin de un proyecto, quizs los dos ms tiles son el
Diagrama de Gantt, que se encarga del tiempo en el que se programan las tareas, y el Diagrama
Pert, que aclara la relacin entre las mismas. Veamos cada uno de ellos ms ampliamente.
Escala
Temporal
Lnea de
Vinculo
Tareas
Barra de
Gantt
Recursos
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Diagrama Pert: Este diagrama nos interesa en el caso de que queramos comprobar las
relaciones de las tareas y no tanto su duracin. En el diagrama Pert las tareas estn
representadas por recuadros, llamados nodos, que contienen informacin de las mismas, y
cuando varias tareas estn relacionadas, bien porque una vaya inmediatamente despus de
otra bien porque una dependa de otra, se unen por lneas.
Al generar un plan de proyecto, Project calcula y

elabora una programacin de trabajo conforme a
la informacin que se proporcione sobre las
tareas que deben realizarse, las personas que
trabajan en ellas, el equipo y los suministros
necesarios para llevarlas a cabo, as como los
costos implicados.
Existen diversas formas de desarrollar y optimizar
una programacin del proyecto en Project, por
ejemplo vincular las tareas para crear
dependencias de tareas, definir las delimitaciones
sobre las tareas y crear o modificar los
calendarios. Para estos mtodos, usted deber
iniciar la accin que afecte a la programacin.
Al crear un plan de proyecto, introduzca los tipos siguientes de

informacin de manera que Project pueda calcular la
programacin, costos y carga de trabajo de los recursos:
En esta leccin realizar un recorrido por algunos

de los ajustes y caractersticas que funcionan en
segundo plano cuando crea una nueva
programacin de proyecto. Vamos a explicar en
detalle cmo influyen en la programacin y cmo
los cambios que realice a estas opciones le
podrn ayudar a ajustar la programacin para
que se adapte a sus necesidades.
Tareas
Duracin
Costos
Recursos
Dependencias entre tareas
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Funciones bsica de programacin de Project
Las frmulas y funciones bsicas funcionan en

segundo plano en Project siempre que se crea un
plan de proyecto. En esta leccin se explica cmo
puede adaptar estas ayudas para programar con
objeto de obtener los resultados exactos que el
proyecto necesita.
Se tratarn los siguientes temas:
La frmula de programacin
Project utiliza una frmula de programacin para
calcular los distintos elementos de una
programacin de proyecto, Duracin =
Trabajo Unidades de recurso.
Segn lo mucho que haya profundizado en la programacin

de Project en el pasado, es posible que no est familiarizado
con todas las opciones de programacin.
Tipos de tareas
Los tipos de tareas son opciones que pueden
aplicarse a tareas y que afectarn a la manera en
que la frmula calcular esas tareas. Por
ejemplo, si "cambia" la duracin de una tarea, el
valor que defina para la duracin de la tarea
permanecer invariable ya que la frmula calcula
el trabajo y las unidades de recurso.
Programacin condicionada por el esfuerzo

La programacin condicionada por el
esfuerzo surte efecto cuando se agregan
recursos o se quitan de las tareas. Esta
opcin de programacin mantiene la
cantidad de trabajo constante cuando
cambia las unidades de recurso asignado,
lo que le ayudar a estimar la duracin de
la tarea.
A pesar de que son todas tcnicas de programacin

independientes, tambin trabajan juntas. Esta leccin
le ayudar a entender cmo trabajan, tanto de
manera individual como conjuntamente, de manera
que pueda ajustar y controlar mejor la programacin
del proyecto
Miguel Cubillos M.
Introduccin a la frmula de programacin

Las fechas y las fechas lmites de un proyecto
suponen un objetivo de mxima prioridad cuando se
est planificando un proyecto. A medida que
desarrolla un plan de proyecto, querr tener una idea
de cundo finalizan y comienzan las tareas ya que
puede que tenga una fecha concreta en la que el
proyecto entero debe terminarse.
La duracin de las tareas es un factor fundamental.
La fecha de fin de proyecto viene determinada por las
ltimas fechas de fin de las tareas y dichas fechas de
fin dependen de cunto se tardar en completar las
tareas.
La duracin de cada tarea viene determinada por las
unidades de recursos asignadas y el trabajo estimado
(esfuerzo del recurso) y se calcula mediante esta
frmula de programacin: Duracin = Trabajo
Unidades de recurso.
La frmula de programacin se calcula siempre en segundo
plano ajustando la programacin del proyecto segn los
valores que asigne a estos tres elementos: Duracin =
Trabajo Unidades de recurso.
Puede controlar cules de los valores de la frmula de

programacin influye ms sobre una programacin de
tarea. A medida que avance en esta leccin, ver
cmo el establecimiento de los tipos de tareas y la
aplicacin de la programacin condicionada por el
esfuerzo afectarn a la frmula de programacin.
Las tres partes de la frmula de programacin
Antes de asignar un recurso a una tarea de proyecto,

la tarea dispone de una duracin pero no tiene
ningn trabajo asociado. Por qu? Porque el trabajo
representa la cantidad de esfuerzo que un recurso o
varios recursos invertirn en finalizar la tarea.
Duracin es la longitud del perodo laborable entre el

comienzo y el fin de una tarea. Project basa el clculo de la
duracin de una tarea en la cantidad de trabajo y la cantidad
de unidades de recursos que se le asignan. El perodo
laborable de una tarea se define mediante el calendario del
proyecto, el calendario del recurso, el calendario de tareas o
cualquier calendario personalizado que se haya definido para
el proyecto.
Para aprovechar al mximo la programacin de

Project, es preciso que comprenda y utilice de
manera eficaz las tres partes que componen la
frmula de programacin: Duracin = Trabajo
Unidades de recursos.
Cuando se asignan recursos a una tarea, basndose
en la frmula de programacin, Project calcula de
qu forma influye la tarea en la programacin
mediante los valores asignados al Trabajo, la
Duracin y las Unidades de recursos asociados a la
tarea.
Trabajo indica la cantidad de esfuerzo, medido en

unidades de tiempo (como horas o das) que un recurso
Nota En esta leccin, se hablar slo de

recursos humanos, tambin denominados
recursos de trabajo y no, de recursos materiales
como madera, pintura, cemento o cintas de
vdeo.
Estos tres elementos de la frmula de

programacin tambin se corresponden con tipos
de tareas, un valor que se puede aplicar a tareas
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necesita para completar la tarea. El trabajo total de una

tarea constituye la suma de todas esas unidades
temporales, con independencia del nmero de recursos
asignados a la tarea.
individuales, de forma que le permite ajustar la

influencia de ese tipo de tarea en la programacin.
Unidades de recursos indica la cantidad de tiempo

disponible de un recurso, segn el calendario de recurso,
que se va a emplear para trabajar en una tarea concreta.
Los recursos son las personas, el equipo o los dems
materiales que se utilizan para realizar una tarea. En la
programacin de un proyecto, el esfuerzo del recurso se
expresa como unidades de asignacin o, en ocasiones,
slo como unidades.
Trabajar con calendarios

Microsoft Office Project 2003 utiliza los siguientes tipos de calendarios para determinar la disponibilidad y la
manera en que se programan las tareas:
Calendario base
Un calendario base se utiliza como plantilla en la que se basa el calendario de proyecto, los calendarios de
recursos o los calendarios de tareas. Project proporciona tres calendarios base:
Estndar (8:00 a.m. a 19:00 p.m., entre semana, con una hora de descanso para el almuerzo)
24 horas
Turno de noche
Nota Slo alguien con privilegios administrativos (por ejemplo, el administrador del proyecto) para Project
Server 2003 puede desproteger y cambiar elementos en la plantilla de la informacin global de empresa.
Calendario del proyecto
Calendario utilizado para designar la programacin de trabajo predeterminada para todas las tareas
de un proyecto.
Calendario de recursos
Project crea calendarios de recursos individuales para cada recurso que introduzca en funcin de la
configuracin del calendario Estndar. Puede modificar esos calendarios en la ficha Horario de
trabajo en el cuadro de dilogo Informacin del recurso. Tambin puede crear y asignar
calendarios de recursos para recursos individuales o grupos de recursos a fin de indicar horarios de
trabajo especficos; por ejemplo, el turno cambiado o el turno de noche. Puede modificar calendarios
de recursos para indicar perodos no laborables, como vacaciones y permisos.
Nota Para efectuar cambios en la informacin de la programacin de un recurso de empresa, primero es
necesario desproteger el recurso.
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Calendario de tareas
Las tareas se programan en funcin de los perodos laborables del calendario de proyecto; sin
embargo, puede personalizar dichos perodos del calendario de proyecto en un calendario de tareas
si tiene tareas que se van a completar en diferentes momentos, especialmente tareas que son
independientes de los recursos. Un calendario de tareas resulta especialmente til para equipos que
ejecutan y completan tareas durante noches o fines de semana, designados como perodos no
laborables en el calendario de proyecto.
Project calcula cundo un recurso y una tarea estn programados para trabajar utilizando los
calendarios en el orden siguiente: calendario de proyecto, calendario de recursos y calendario de
tareas. Si una tarea no tiene calendario de recursos ni de tareas, se programa de acuerdo con el
calendario de proyecto. Puede definir el calendario de tareas para omitir los calendarios de recursos
si necesita programar una tarea durante un perodo no laborable para un recurso. En el campo
Nombre de tarea, haga clic en la tarea con el calendario de tareas que desee para anular los
calendarios de recursos de cualquier recurso asignado. Haga clic en Informacin de la tarea
y, a continuacin, en la ficha Avanzado. Active la casilla de verificacin La programacin omite
los calendarios de recursos para que el calendario de tareas anule todos los calendarios de
recursos aplicables.
Nota El panel lateral Perodos laborables del proyecto le proporciona un modo sencillo de configurar los
perodos laborables del proyecto. En la barra de herramientas Gua de proyectos, haga clic en Tareas y
despus en Definir perodos laborables generales. A continuacin, siga las instrucciones que aparecen en el
panel lateral.
Usar calendarios para programar el trabajo del proyecto

Es importante que cada proyecto se complete a tiempo. Para conseguirlo, debe saber cundo se puede trabajar
o no en las tareas. Microsoft Office Project 2003 usa calendarios para determinar cundo estn disponibles los
recursos para trabajar y cuando se pueden programar las tareas.
Estos calendarios se pueden modificar a fin de definir los das de trabajo y las horas de todo el proyecto, los
grupos de recursos, cada recurso individualmente y las tareas.
Cmo se usan los calendarios en Project?

Project utiliza calendarios y otro tipo de informacin con objeto de generar una programacin para los
proyectos y sus tareas.
Calendario base
Calendario del proyecto
Calendario de recursos
Calendario de tareas
Los calendarios base se usan para el calendario del proyecto y los calendarios de tareas, y proporcionan la
base para los calendarios de recursos. Tenga en cuenta que estos calendarios son diferentes de la vista
Calendario, en la que se muestra la programacin del proyecto en formato de calendario.
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Qu es un calendario base?
Un calendario base define el perodo no laborable y laborable habitual del proyecto o de un grupo de recursos.
Asimismo, especifica las horas de trabajo de cada da laborable, los das laborables de cada semana y las
excepciones (como los das festivos). Es posible seleccionar cualquier calendario base como calendario del
proyecto o como base para un calendario de recursos. Tambin es posible aplicar un calendario base a tareas
concretas.
Estndar
24 horas
Turno de noche
El calendario base Estndar es el calendario que se utiliza como opcin predeterminada para el proyecto y
como base para los calendarios de recursos. Este calendario refleja una programacin tradicional del trabajo: de
lunes a viernes, de 8:00 de la maana a 5:00 de la tarde, con una hora de descanso.
El calendario base 24 horas refleja una programacin sin ningn perodo no laborable. El calendario de 24
horas puede utilizarse cuando los recursos y las tareas estn programados para diferentes turnos durante el da,
o cuando los recursos de equipamiento trabajen de manera continua en las tareas.
El calendario base Turno de noche refleja un calendario nocturno de lunes por la noche a sbado por la maana
de 11:00 p.m. a 8:00 a.m., con una hora de descanso.
Si lo desea, tambin puede crear sus propios calendarios base. Esto puede resultarle particularmente til si
dispone de programaciones alternativas para varios recursos. Por ejemplo, podra tener recursos a tiempo
parcial, con turnos cambiados, con turnos de 12 horas o con turnos de fin de semana.
Nota Si utiliza Microsoft Office Project Professional 2003, los calendarios base se implementan para su
organizacin en Microsoft Office Project Server 2003. Slo alguien con privilegios administrativos (por
ejemplo, el administrador del proyecto) para Project Server 2003 puede desproteger y cambiar los calendarios
base de la plantilla de la informacin global de empresa.
Qu es el calendario del proyecto?

El calendario del proyecto define el perodo laborable y no laborable que determinar cuando las tareas puedan
programarse. Project utiliza este calendario para programar tareas que no tengan recursos asignados o con un
tipo de tarea de duracin fija. De manera predeterminada, el calendario base Estndar es el calendario del
proyecto, pero es posible crear o seleccionar otros calendarios base para usarlos como calendario del proyecto
a fin de reflejar programaciones alternativas.
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Miguel Cubillos M.
Casi todos los proyectos deberan tener perodos laborables y no laborables predeterminados contabilizados
en el plan del proyecto.
Despus de aplicar un calendario del proyecto al plan del proyecto, el calendario especificar el momento
preciso en que puede producirse trabajo del proyecto. En este caso, el calendario del proyecto Estndar indica
que slo se puede trabajar los das de la semana de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Las horas y los das laborables del calendario del proyecto reflejan las horas y los das de todo el proyecto. Si
lo desea, puede especificar das libres especiales (como das de vacaciones). Asimismo, puede indicar otros
perodos no laborables con objeto de reflejar perodos en que todo el equipo estar trabajando en actividades
ajenas al proyecto (como reuniones de la organizacin o el departamento).
Qu es un calendario de recursos?
Los calendarios de recursos garantizan que los recursos se programen nicamente cuando estn disponibles
para trabajar. Afectan a recursos determinados o categoras de recursos concretas.
Todos los recursos de trabajo tienen su propio calendario de recursos, que se puede personalizar para que
muestre informacin de recursos individuales (como el perodo de vacaciones o de mantenimiento del
equipamiento). Un calendario de recursos refleja el calendario base seleccionado para dicho recurso hasta que
se cambie el calendario de recursos. De manera predeterminada, El calendario base Estndar es el seleccionado
para los recursos. Por tanto, las horas laborables y los das libres que se definan en el calendario base Estndar
son los perodos laborables predeterminados de cada recurso o grupo de recursos.
En la ficha Horario de trabajo del cuadro de dilogo Informacin del recurso, puede modificar los
calendarios de recursos para especificar perodos no laborables, como vacaciones y permisos. Tambin puede
crear o asignar diferentes calendarios base para recursos individuales o grupos de recursos a fin de indicar
horarios de trabajo especfico; por ejemplo, el turno cambiado o el turno de noche.
Nota Si utiliza Project Professional 2003, los calendarios de recursos de los recursos de empresa estn
protegidos en Project Server. Si desea efectuar modificaciones en los perodos laborables y no laborables de un
recurso de empresa, primero deber desprotegerlo desde Project Server.
Cuando Project programa el proyecto, utiliza los calendarios de recursos para planificar las tareas que no
tengan una duracin fija pero s recursos asignados. Por ejemplo, si un recurso dispone de una semana de
vacaciones especificada en su calendario de recursos, Project no programar la tarea para esa semana.
Inicialmente, la configuracin del calendario de recursos de cada recurso coincide con la del calendario del
proyecto base Estndar.
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Miguel Cubillos M.
Despus de personalizar un calendario de recursos del recurso, el calendario reflejar que este recurso no est
disponible para trabajar en el proyecto los ltimos tres das de la primera semana de este mes o los cuatro
primeros das de la segunda semana.
Si tiene programaciones alternativas en las que trabaja un nmero de recursos, como
una programacin a tiempo parcial, una programacin de turno cambiado o una
programacin de 24 horas, puede configurar y aplicar un calendario base diferente. El
calendario base que cree establecer el perodo laborable predeterminado para los
recursos seleccionados. Despus puede personalizar los calendarios individuales para las
programaciones de recursos individuales.
Si modifica los perodos laborables en un calendario de recursos y el recurso est asignado a una tarea, la tarea
se programa durante el perodo laborable del calendario de recursos.
Si trabaja con recursos de un fondo de recursos compartido o comparte los recursos de otro proyecto,
probablemente habr varios calendarios en vigor. Tome nota de los calendarios de proyecto que estn en vigor
al compartir recursos.
Qu es un calendario de tareas?
Los calendarios de tareas posibilitan que las tareas dispongan de un calendario diferente del calendario del
proyecto.
La programacin de tareas se basa en los perodos laborables establecidos en el calendario del proyecto y el
calendario de recursos asociado al recurso. Si dispone de tareas que completar en diferentes perodos,
especialmente las que no estn asignadas a recursos de trabajo, puede configurar un calendario de tareas. Este
tipo de calendario es particularmente til en situaciones en las que se desea programar una tarea fuera del
horario laborable habitual definido por el calendario del proyecto o los calendarios de recursos asignados.
Un calendario de tareas se crea en el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral como un nuevo
calendario base. Despus se aplica el calendario base a una tarea utilizando la ficha Avanzado del cuadro de
dilogo Informacin de la tarea.
Si ha aplicado un calendario de tareas y ha asignado recursos a una tarea, de manera predeterminada, dicha
tarea estar programada para los perodos laborables que tanto el calendario de tareas como los calendarios de
recursos tienen en comn. Si desea programar la tarea nicamente con el calendario de tareas, active la casilla
de verificacin La programacin omite los calendarios de recursos en la ficha Avanzado del cuadro de
dilogo Informacin de la tarea.
Cmo afectan las opciones de configuracin de los calendarios a los perodos

laborables?
Las opciones de configuracin de los calendarios que contiene la ficha Calendario del cuadro de dilogo
Opciones no determinan el momento en que el trabajo puede programarse. Estos parmetros no tienen efecto
alguno sobre los perodos laborables y no laborables de los calendarios. nicamente los calendarios pueden
determinar estos perodos.
En la ficha Calendario se pueden especificar parmetros predeterminados, como el mes en que comienza el
ao fiscal, las horas de comienzo y fin predeterminadas y las de trabajo de cada da. Por ejemplo, la opcin
PROF.:.M. CUBILLOS M. 12
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Hora de comienzo predeterminada permite especificar la hora de comienzo que Project asigna a las tareas de
manera predeterminada cuando se introduce una fecha de comienzo sin determinar la hora. Asimismo, la
opcin Jornada laboral permite definir el nmero de horas que Project calcula para una tarea cuando se
especifique una duracin en das, como el parmetro predeterminado de 8 horas en 1 da. Especificar una
duracin de 2 das equivaldra a especificar una duracin de 16 horas.
Si modifica los horarios laborables de un calendario, deber recordar que Project an tendr en cuenta la ficha
Calendario para determinar las horas de comienzo y fin y el nmero de horas que definen un da, una semana
o un mes. Por ejemplo, si el horario laborable de un calendario difiere del parmetro Jornada laboral o
Semana laboral de la ficha Calendario, es posible que el campo Duracin no muestre el valor de duracin
que espera. No obstante, tiene la opcin de hacer coincidir la configuracin del calendario con el horario
laborable de la ficha Calendario del cuadro de dilogo Opciones (men Herramientas).
Cmo estn interrelacionados los calendarios del proyecto, de recursos y de

tareas?
Cuando se abre un archivo de proyecto por primera vez, el calendario base Estndar se establece como
calendario predeterminado del proyecto. El calendario base Estndar refleja la semana laboral tradicional: de
lunes a viernes, desde las 8:00 de la maana hasta las 5:00 de la tarde. Puede modificar el calendario base
Estndar para cumplir los requisitos especficos del calendario del proyecto. Tambin puede basar el calendario
del proyecto en un calendario base diferente, como el calendario Turno de noche o el calendario 24 horas, as
como en un calendario base que cree. Si lo desea, puede establecer el calendario del proyecto en el cuadro de
dilogo Informacin del proyecto, disponible en el men Proyecto.
El calendario base Estndar tambin es la base del calendario de recursos predeterminado que se aplica a cada
recurso del proyecto. Es posible aplicar un calendario base diferente a un grupo de recursos que trabajen con
turnos diferentes. Tambin es posible personalizar los perodos laborables de la programacin del trabajo de un
recurso individual, as como sus vacaciones. Si se aplica un calendario base diferente a los recursos o se
personalizan los perodos laborables de un recurso particular, la nueva configuracin sobrescribir la del
calendario del proyecto al programar los recursos para que trabajen en las tareas, a menos que stas sean del
tipo duracin fija.
Cualquier calendario base puede ser un calendario de tareas. Al crear un calendario base especfico para una
tarea, su configuracin sobrescribir la del calendario del proyecto al programar la tarea. Si se han asignado
recursos a la tarea, sta se programar basndose en los perodos laborables que el calendario de tareas y el de
recursos tenga en comn. Si lo desea, puede hacer que la tarea omita la configuracin del calendario de
recursos activando la casilla de verificacin La programacin omite los calendarios de recursos de la ficha
Avanzado, en el cuadro de dilogo Informacin de la tarea.
Asignar un calendario base a un recurso

Tras establecer un calendario base para un proyecto especializado (distinto del calendario de proyecto
Estndar), puede basar los perodos laborables de un recurso en este calendario.
1.
En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos.
2.
En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso al que desee asignar un calendario.
3.
Haga clic en Informacin del recurso
4.
En el cuadro Calendario base, haga clic en el calendario que desee asignar al recurso.
y, a continuacin, en la ficha Horario de trabajo.
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Por ejemplo, si el recurso seleccionado trabaja durante el turno de noche, haga clic en Turno de noche
para asignar esta opcin como calendario base del recurso.
De manera predeterminada, el calendario Estndar es el calendario del proyecto. El calendario del
proyecto se aplica a todos los recursos a medida que se agregan. Se puede asignar otro calendario base al
recurso o modificar el calendario del recurso individual
Asignar un calendario a una tarea

De manera predeterminada, las tareas se programan segn el calendario del proyecto. Para definir excepciones
nicas o especficas para los perodos laborables y los perodos no laborables, se puede crear un calendario de
tareas.
Asignar un calendario a una tarea o a una subtarea repetitiva
1.
En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2.
En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un calendario.
3.
Haga clic en Informacin de la tarea y, a continuacin, haga clic en la ficha Avanzado.
4.
En el cuadro Calendario, haga clic en el calendario que desee utilizar para la tarea.
5.
Si procede, active la casilla de verificacin La programacin omite los calendarios de recursos

para que el calendario de tareas omita todos los calendarios de recursos.
Nota Si desea que Microsoft Office Project 2003 omita los calendarios de recursos, se programar una
tarea incluso aunque los recursos asignados para la tarea tengan establecidos perodos no laborables en sus
calendarios de recursos.
Asignar un calendario a una tarea de resumen repetitiva
1.
2.
3.

En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de resumen repetitiva a la que desee asignar un
calendario.
Haga clic en Informacin de tarea repetitiva.
4.
En el cuadro de dilogo Informacin de tarea repetitiva, haga clic en el calendario que desee
asignar a la tarea repetitiva en el cuadro Calendario.
5.
Si procede, active la casilla de verificacin La programacin omite los calendarios de recursos

para que el calendario de tareas omita todos los calendarios de recursos.
Nota Si desea que Microsoft Office Project 2003 omita los calendarios de recursos, se programar una
tarea incluso aunque los recursos asignados para la tarea tengan establecidos perodos no laborables en sus
calendarios de recursos.
Cambiar los valores predeterminados de programacin de tareas para das,

semanas y meses
Puede cambiar los valores predeterminados de programacin para indicar cuntas horas constituyen un da, una
semana y un mes al especificar y revisar las duraciones en una vista de tareas. Tambin puede serle til para
14
Miguel Cubillos M.
sincronizar la programacin de tareas con lo establecido en los calendarios de perodos laborables para la
disponibilidad de recursos.
1.
En el men Herramientas, elija Opciones y, a continuacin, haga clic en la ficha Calendario.
2.
Para cambiar las horas predeterminadas de comienzo o de fin de tareas programadas, cambie la hora
en los cuadros Hora predeterminada de entrada y Hora predeterminada de salida.
3.
Si desea cambiar el nmero de horas que Microsoft Office Project 2003 programa para un da,
especifique el valor que desee en el cuadro Jornada laboral.
Por ejemplo, si desea que Project programe 6 horas al especificar la duracin de un da, escriba o
seleccione 6 en el cuadro Jornada laboral.
4.
Si desea cambiar el nmero de horas que Project programa para una semana, especifique el valor que
desee en el cuadro Semana laboral.
Por ejemplo, si desea que Project programe treinta horas al especificar la duracin de una semana, escriba
o seleccione 30 en el cuadro Semana laboral.
5.
Si desea cambiar el nmero de das que Project programa para un mes, especifique el valor que desee
en el cuadro Das por mes.
Por ejemplo, si desea que Project programe 24 das al especificar la duracin de un mes, escriba o
seleccione 24 en el cuadro Das por mes.
Nota La configuracin que estableci en la ficha Calendario no cambia el calendario del proyecto ni los
calendarios de recursos. Puede cambiar el calendario del proyecto o los calendarios de recursos mediante el
panel lateral Perodos laborables de los recursos. En la barra de herramientas Gua de proyectos, haga clic
en Recursos y, a continuacin, en Definir perodos laborables de los recursos. Tambin puede hacer clic en
Cambiar calendario laboral en el men Herramientas.
Cambiar el aspecto del perodo no laborable

En las vistas Diagrama de Gantt o Calendario, se puede establecer una distincin entre vacaciones) y das
laborables mediante el uso de tramas y colores.
Nota No obstante, aunque es posible dar formato al periodo no laborable, no es posible eliminarlo de la escala
de tiempo de una vista.
Dar formato al perodo no laborable en la vista Diagrama de Gantt
1.
2.
En el men Formato, haga clic en Escala temporal.
3.
Haga clic en la ficha Perodo no laborable y, a continuacin, seleccione un color y una trama.
Nota Los perodos no laborables slo aparecen en la vista Diagrama de Gantt cuando tienen lugar en los
incrementos predeterminados del nivel inferior de la escala temporal o en incrementos mayores. Por ejemplo,
si el nivel inferior de la escala temporal est en semanas y los sbados se especifican como perodo no
laborable, los das no laborables no se mostrarn.
Dar formato al perodo no laborable en la vista Calendario
15
Miguel Cubillos M.
1.
En el men Ver, elija Calendario.
2.
En el men Formato, haga clic en Escala temporal.
3.
Haga clic en la ficha Sombreado de fechas.
4.
5.
En Tipo de excepcin, haga clic en Das no laborables del calendario base o en Das no
laborables del calendario de recursos.
En los cuadros Trama y Color, seleccione las opciones que desee
Copiar calendarios en otro proyecto

Para que un calendario personalizado est disponible en todos los proyectos nuevos y existentes o en un
proyecto especfico, puede utilizar el Organizador para copiarlo en el archivo global o en otro proyecto.
Para copiar un calendario de un proyecto, abra dicho proyecto.
Para copiar un calendario de un archivo global en otro proyecto, siga con el paso siguiente.
1.
Abra el proyecto en el que desee copiar el calendario.
2.
En el men Herramientas, haga clic en Organizador y, a continuacin, en la ficha Calendarios.
3.
En el cuadro Calendarios disponibles en situado en el lado izquierdo, haga clic en el proyecto que
contiene el calendario que desea copiar.
4.
En el cuadro Calendarios disponibles en situado en el lado derecho, haga clic en el proyecto en el

que desea copiar el calendario.
5.
En el cuadro situado debajo del nombre de proyecto del proyecto abierto situado en el lado izquierdo,
seleccione el calendario personalizado que desea copiar.
Para seleccionar varios calendarios, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada calendario.
6.
Haga clic en Copiar.

Nota No puede utilizar el comando Copiar para crear elementos en la plantilla de la informacin global
de empresa. Si desea obtener informacin adicional, pngase en contacto con el administrador del
proyecto
Crear un calendario para una tarea

De manera predeterminada, las tareas se programan basndose en el calendario del proyecto. Para definir
excepciones individuales o especficas, como la maquinaria que funciona durante el perodo no laborable,
puede crear un calendario de tareas para tareas individuales.
1.
En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.
2.
Haga clic en Nuevo.

Nota Si est conectado a Microsoft Office Project Server 2003, debe tener permiso para crear calendarios
base locales. Consulte al administrador de Project Server sobre la configuracin de permisos.
16
Miguel Cubillos M.
3.
En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo calendario.
4.
Para comenzar con un calendario predeterminado, haga clic en Crear nuevo calendario base.
Para crear un nuevo calendario base a partir de un calendario existente, haga clic en Hacer una copia del
y, a continuacin, en el nombre del calendario que aparece en el cuadro calendario.
5.
6.
Haga clic en Aceptar.

Para seleccionar das adyacentes en el calendario, mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic
en el primer y en el ltimo da que desee.
Para seleccionar das no adyacentes en el calendario, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
los das que desee.
Para cambiar un da de la semana en todo el calendario, haga clic en la abreviatura del da situada en la fila
superior del calendario.
7.
En Establecer fechas seleccionadas como, haga clic en Predeterminadas, Perodo no laborable o

Perodo laborable no predet.
8.
Para cambiar el Perodo laborable no predet., escriba las horas en las que desea que el trabajo
comience en los cuadros Desde y las horas en las que desea que el trabajo termine en los cuadros Hasta.
Nota.- Despus de crear un calendario base, necesita asignarlo a una tarea.
Establecer el perodo laborable del calendario del proyecto

Para reflejar la totalidad de los das y horas laborables del proyecto, puede especificarlos en el calendario del
proyecto, as como los perodos no laborables normales (como los fines de semana y las noches) y los das
excepcionales (como festivos o feriados).
1.
2.
En el cuadro Para, haga clic en el calendario del proyecto.

El calendario del proyecto actual se muestra seguido de "(Calendario del proyecto)".
3.
Para cambiar un da de la semana en la totalidad del calendario, por ejemplo, para que la jornada de
los viernes finalice a las 4:00 p.m., haga clic en la abreviatura de ese da en la parte superior del
calendario.
Para cambiar todos los das laborables (por ejemplo, para que la jornada laboral comience a las 9:00 a.m.),
haga clic en la abreviatura del primer da en la parte superior y, a continuacin, mantenga presionada la
tecla MAYS y haga clic en la abreviatura del ltimo da en la parte superior.
4.
5.
Haga clic en Predeterminadas, Perodo no laborable o Perodo laborable no predet...

Si ha hecho clic en Perodo laborable no predet., escriba las horas en las que desee que el trabajo
comience en los cuadros Desde y las horas en las que desee que el trabajo finalice en los cuadros Hasta.
17
Miguel Cubillos M.
Notas
El panel lateral Perodos laborables del proyecto proporciona un modo sencillo de configurar
perodos laborables del proyecto. En la barra de herramientas Gua de proyectos, haga clic en Tareas. Haga
clic en Definir perodos laborables generales y, acto seguido, siga las instrucciones que se mostrarn en el
panel lateral.
Cuando defina un turno que abarque las 12:00 de la noche, preste atencin a las horas laborables por
da y no slo a las horas del turno. Por ejemplo, si define un turno que abarca desde las 10:00 p.m. hasta las
6:00 a.m. en los das de la semana, tendra que especificar los siguientes perodos no laborables:
Lunes 10:00 p.m. a 12:00 a.m...
Martes a viernes 12:00 a.m. a 6:00 a.m. y 10:00 p.m. a 12:00 a.m...
Sbados 12:00 a.m. a 6:00 a.m...

Los perodos laborables que abarcan la media noche son difciles de visualizar en el cuadro de dilogo
Cambiar calendario laboral, pero estn bien ilustrados en el panel lateral Perodos laborables del
proyecto.
Establecer perodos laborables, das no laborables y vacaciones

Mediante el uso de calendarios, puede configurar los perodos laborables del proyecto y de los recursos para
reflejar exactamente la informacin sobre la disponibilidad de recursos que Microsoft Office Project 2003
utiliza al programar tareas, examinar si los recursos estn sobreasignados y redistribuir recursos.
Establecer los perodos laborables y no laborables de todos los recursos del proyecto
1.
2.
En el cuadro Para, haga clic en el calendario del proyecto. El calendario del proyecto actual se
muestra seguido de "(Calendario del proyecto)". El valor predeterminado es Estndar (Calendario del
proyecto).
3.
Para cambiar un da de la semana en todo el calendario del proyecto, haga clic en la abreviatura del
da que se encuentra en la parte superior del calendario.
Para cambiar todos los das laborables, haga clic en la abreviatura del primer da en la parte superior y, a
continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic en la abreviatura del ltimo da en la parte
superior.
4.
Haga clic en Predeterminadas, Perodo no laborable o Perodo laborable no predet..

Si hace clic en Predeterminadas, los das seleccionados adoptarn los perodos laborables
predeterminados, que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y
perodo no laborable en los fines de semana.
Si hace clic en Perodo laborable no predet., escriba las horas en las que desee que el trabajo comience
en los cuadros Desde, y las horas en las que desee que el trabajo finalice en los cuadros Hasta.
18
Miguel Cubillos M.
Notas
Para efectuar cambios en la informacin de la programacin de un recurso de empresa,

primero es necesario desproteger el recurso. Tambin puede actualizar los cambios en los calendarios del
recurso con Microsoft Office Project Server 2003.
Los calendarios de perodos laborables no son aplicables a recursos materiales.
El panel lateral Perodos laborables de los recursos proporciona un modo sencillo de

configurar perodos laborables de los recursos. En la barra de herramientas Gua de proyectos, haga clic
en Recursos. Haga clic en Definir perodos laborables generales de los recursos y, acto seguido, siga
las instrucciones que se mostrarn en el panel lateral.
Puede utilizar las horas laborables del calendario del proyecto para ajustar el trabajo en las
tareas que no forman parte del proyecto. Si los integrantes del equipo slo pueden estar trabajando
realmente seis horas al da en las tareas del proyecto, y las otras dos horas las emplean en reuniones y
tareas administrativas, puede reflejar esta circunstancia indicando una disponibilidad de recursos de seis
horas por da en el calendario del proyecto.
Configurar perodos laborables alternativos para programaciones especializadas

1.
2.
Haga clic en Nuevo.
3.
En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo calendario base.

Si desea comenzar con un calendario predeterminado, haga clic en Crear nuevo calendario base.
Si desea crear un nuevo calendario basado en un calendario existente, haga clic en Hacer una copia del
calendario y, a continuacin, haga clic en el nombre del calendario que aparece en el cuadro calendario.
4.
Haga clic en Aceptar.
5.
En el calendario, seleccione los das que desee cambiar.

Para cambiar un da de la semana en todo el calendario, haga clic en la abreviatura del da que se encuentra
en la parte superior del calendario.
superior.
6.
Haga clic en Predeterminadas, Perodo no laborable o Perodo laborable no predet...

Si hace clic en Predeterminadas, los das seleccionados adoptarn los perodos laborables
predeterminados, que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y
perodo no laborable en los fines de semana.
19
Miguel Cubillos M.
Notas

recurso con Project Server.
El nuevo calendario base que haya creado estar disponible en la lista de calendarios del
cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral y en la ficha Horario de trabajo del cuadro de dilogo
Informacin del recurso. A continuacin, podr asignar el nuevo calendario base a los recursos.
Si tiene que quitar rpidamente todos los cambios que hizo en un calendario, seleccione
todos los das en el calendario y despus haga clic en Predeterminadas.
Cambiar los perodos laborables y no laborables y las vacaciones de recursos individuales

1.
2.
En el cuadro Para, seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar.
3.
En el calendario, seleccione los das que desee cambiar.

Para cambiar un da de la semana en todo el calendario, haga clic en la abreviatura del da que se encuentra
en la parte superior del calendario.
superior.
4.
Haga clic en Predeterminadas, Perodo no laborable o Perodo laborable no predet..

Si hace clic en Predeterminadas, los das seleccionados adoptarn los perodos laborables y no laborables
del calendario base del recurso.
Notas

recurso con Project Server.
El panel lateral Perodos laborables de los recursos proporciona un modo sencillo de
configurar perodos laborables de los recursos. En la barra de herramientas Gua de proyectos, haga clic
en Recursos. Haga clic en Definir perodos laborables generales de los recursos y, acto seguido, siga
las instrucciones que se mostrarn en el panel lateral
Solucionar problemas con los calendarios

La programacin de una tarea no se corresponde con el calendario aplicado.
20
Miguel Cubillos M.
Si se crea un calendario para una tarea ms tarde se le asigna un recurso la tarea puede verse afectada
por los perodos no laborables del calendario de recursos Microsoft Office Project 2003 programa las
tareas en funcin de la interseccin del calendario del proyecto y el calendario de recursos, si hay un
recurso asignado a la tarea. Si se aplica un calendario de tareas Project pasa por alto el calendario del
proyecto. Si se aplica un calendario de tareas y hay asignado un recurso, Project programa la tarea en la
interseccin del calendario de tareas y el calendario de recursos. Puede permitir que el calendario de
tareas omita el calendario de recursos al programar la tarea, pero tenga en cuenta que el recurso
asignado puede tener trabajo asignado durante su perodo no laborable.
Para ver si una tarea tiene asignado un calendario de tareas, busque el indicador
Indicadores de la tarea.
en el campo
Para programar la tarea nicamente en funcin del calendario de tareas, seleccione la tarea, haga clic
y, a continuacin, en la ficha Avanzado. Active la casilla de verificacin La
en Informacin de la tarea
programacin omite los calendarios de recursos.
El calendario de recursos no modifica la hora para la que est programado el recurso.
Microsoft Office Project 2003 crea automticamente un calendario de recursos(basado en el calendario
Estndar) para cada recurso Si crea un nuevo calendario base para un recurso y modifica el perodo laboral en
el nuevo calendario base, pero no basa el calendario de recursos predeterminado en el calendario base, parecer
que se pasa por alto la configuracin del calendario que ha especificado.
Nota Para realizar cambios en el calendario de recursos de un recurso de empresa, primero deber desproteger
el recurso. Obtener informacin sobre cmo modificar la informacin de un recurso de empresa.
Para sustituir el calendario de recursos que ha creado con el calendario de recursos predeterminado (el
calendario Estndar), en el men Ver, haga clic en Hoja de recursos. Seleccione el nombre del recurso y, en
el campo Calendario base, haga clic en Estndar. El recurso se programa ahora mediante el calendario
Estndar en vez del calendario creado para l. Haga clic en Informacin del recurso
y, a continuacin,
en la ficha Horario de trabajo y vuelva a introducir los das y horas no laborables que haya especificado
para el otro calendario.
Para sincronizar varios calendarios con el calendario base de un recurso (que haya creado en el cuadro
de dilogo Cambiar calendario laboral) sin sustituir los calendarios, en el men Ver, haga clic en Hoja de
y despus en la ficha
recursos. Seleccione el nombre del recurso, haga clic en Informacin del recurso
Horario de trabajo. En el cuadro Calendario base, haga clic en el nombre del calendario de recursos que ha
creado y modificado. La configuracin de este calendario de recursos se define para el calendario de recursos
predeterminado cuando se utiliza como el calendario base.
Si tiene que realizar ms cambios en el perodo laborable o no laborable, puede hacerlo en cualquier
calendario puesto que el calendario base actualiza el calendario de recursos. Si tiene que utilizar el calendario
base para otro recurso, especifique ah la informacin actualizada. Los restantes cambios que realice en el
calendario de recursos predeterminado no aparecern en el calendario base
Utilizar los tipos de tareas

21
Miguel Cubillos M.
Project utiliza la configuracin del tipo de tarea
para calcular el trabajo, la duracin y las unidades
de recursos de una tarea. Al aplicar una
configuracin de tipo de tarea a las tareas, se
puede controlar de qu forma calcula Project los
otros dos valores de la frmula cuando se modifica
la programacin.
Existen tres tipos de tarea disponibles:
Duracin fija
Trabajo fijo
Unidades fijas (unidades de asignacin

de recursos)
La configuracin del tipo de tarea predeterminada

cuando Project calcula la duracin es Unidades
fijas.
Utilice esta tabla para ver cmo influye cada configuracin de

tipo de tarea en las otras dos variables de la frmula de
programacin.
"Fijas" no quiere decir que usted no pueda

modificar esos valores; s que puede. Quiere decir
que la frmula de programacin calcular los otros
dos elementos de acuerdo con el elemento que
est definido como "fijo". Ms adelante en esta
leccin, crear una herramienta que le permitir
experimentar con estas configuraciones.
Cuando comience a planear un proyecto, tenga en
cuenta la frmula de programacin y los tipos de
tarea y determine la mejor configuracin para la
mayora de las tareas del proyecto. Si mezcla
demasiados tipos de tareas a lo largo del proyecto,
es posible que olvide la configuracin que ha
aplicado a cada tarea.
Sugerencia Para que los tipos de

tarea se mantengan siempre en la vista en el
plan del proyecto, agregue el campo Tipo a la
vista del proyecto.
Una vez que haya configurado el tipo de tarea ms

eficaz para el proyecto, podr utilizar la funcin
Etiquetas inteligentes para efectuar cambios en
tareas de forma individual cuando sea preciso. Si
cambia un valor de programacin de una tarea, se
mostrar un indicador de Etiqueta inteligente
,
que le ofrecer opciones segn la manera en que
el cambio afecte a los otros dos elementos de la
frmula de programacin y pueda modificar la
programacin del proyecto.
Vamos a examinar los tres tipos de tarea y cmo
pueden utilizarse para ajustar y ejercer control
sobre la programacin.
Tipo de tarea de unidades fijas

22
Miguel Cubillos M.
Duracin = Trabajo Unidades de recursos
Project evala el trabajo en trminos de unidades
de asignacin de recursos; es decir, el porcentaje
de perodo laborable disponible, segn el
calendario de recurso, que un recurso emplear en
una tarea asignada.
Las unidades de asignacin de recursos de Project
se expresan en porcentajes o en decimales. El 100
% de unidades implica que un recurso trabaja a
jornada completa; el 50 % de unidades, que el
recurso trabaja a media jornada, y as
sucesivamente.
Ejemplo del comportamiento bsico de programacin que se

observa al modificar el elemento Trabajo en una tarea de
unidades fijas:
La configuracin de programacin predeterminada

de Project es Unidades fijas, que implica que
sean cuales sean las unidades de recursos que
asigne, ese valor permanecer fijo y que los otros
dos elementos de la frmula de programacin se
vern afectados por los cambios
Asigna 1 pintor a jornada completa (100 %) para que

pinte las paredes en 4 das (la duracin). El trabajo (el
tiempo que el pintor necesitar para finalizar la tarea al
100 % de su esfuerzo) es de 32 horas o 4 das.
Si aumenta la cantidad de trabajo a 40 horas, Project
actualizar la duracin en 5 das. El pintor tendr,
entonces, un da de trabajo extra para la tarea.
Si asigna otro pintor a jornada completa, ambos pintores,
empleando el 100 % de su tiempo en la tarea, tendrn el
trabajo listo en 2 das.
Tipo de tarea de trabajo fijo

Establezca la tarea en Trabajo fijo si desea que la
cantidad de trabajo permanezca invariable, con
independencia de cualquier cambio que se
produzca en la duracin o las unidades de
recursos.
Recuerde que en Project, el trabajo se mide en
unidades temporales, como horas, y que indica la
cantidad de esfuerzo que un recurso necesita
emplear para finalizar una tarea. El trabajo total de
una tarea constituye la suma de todas esas
unidades temporales, con independencia del
nmero de recursos asignados a la tarea.
23
Miguel Cubillos M.
observa al modificar el elemento Duracin en una tarea de

trabajo fijo:
Se han asignado dos pintores a jornada completa (100 %)

para pintar las paredes en 2 das (el trabajo equivale a 32
horas: 16 horas por pintor).
Si se incrementa la duracin de la tarea de 2 a 4 das,
Project establecer las unidades de asignacin de cada
pintor en 50 % de manera que cada pintor trabaje slo
media jornada y que el trabajo permanezca fijo en 32
horas.
Tipo de tarea de duracin fija

Duracin es la longitud del perodo laborable entre
el comienzo y el fin de una tarea. Si elige realizar
una tarea de duracin fija, la duracin de la tarea
permanecer sea cual sea el valor que indique y
Project actualizar las unidades de recursos
conforme cambie las asignaciones.
Nota Una tarea de resumen siempre dispone de
un tipo de tarea de duracin fija. Las tareas de
resumen se basan en la fecha de comienzo ms
temprana y la fecha de fin ms tarda de sus
subtareas y el clculo de la duracin de una tarea
de resumen se basa en sus subtareas. De manera
que la duracin de una tarea de resumen no se
puede cambiar directamente.

observa al modificar el elemento Unidades de recursos en
una tarea de duracin fija:
Se ha asignado su pintor a jornada completa (100 %) para

que pinte una sala en 4 das. El trabajo es de 32 horas.
Ms tarde, usted asigna el mismo pintor para que pinte otra
sala pero, desgraciadamente, el pintor est comprometido en
otra labor durante 4 das y no podr trabajar en la tarea hasta
entonces. El pintor slo puede trabajar a media jornada (50 %)
pintando la sala adicional.
Al indicar 50 %, Project mantiene la duracin fija en 4 das
y actualiza el trabajo en 16 horas.
Ejercicio prctico
24
Miguel Cubillos M.
Cmo puede saber cul es el tipo de tarea
adecuado para las tareas del proyecto? Cmo
puede predecir los distintos efectos en la
programacin y obtener los mejores resultados de
un proyecto concreto?
La mejor forma de comprender cmo los cambios
en elementos individuales de la frmula de
programacin pueden influir en las tareas y en la
programacin global del proyecto es trabajar con
los diferentes resultados codo con codo.
En este ejercicio prctico se muestra cmo crear
una "herramienta" de programacin que permita
comparar los resultados. Tambin podr guardar
esta herramienta para su uso en el futuro cuando
desarrolle los proyectos.
Al hacer clic en Ejercicio 1: crear la
herramienta de programacin
Project se abrir, se descargar un archivo de

ejercicios prcticos en el equipo y se mostrarn
instrucciones para ayudarle a realizar el ejercicio
prctico.
Por qu se valora el esfuerzo en la programacin condicionada por el

esfuerzo?
Una vez que entienda de qu modo influye la parte
Trabajo de la frmula de programacin, la funcin
condicionada por el esfuerzo facilitar la
programacin del proyecto. Si la programacin
condicionada por el esfuerzo se encuentra activada, la
cantidad de trabajo para una tarea permanecer
constante aunque se agreguen y eliminen recursos de
la tarea.
Quizs hubiera sido mejor denominar a esta funcin
de programacin "Mantener el trabajo constante", ya
que eso es lo que hace.
El objetivo de esta leccin es mostrarle cmo utilizar
la programacin condicionada por el esfuerzo de
forma efectiva.
Una vez que comprende cmo funciona la programacin

condicionada por el esfuerzo, puede decidir cundo habilitar
o deshabilitar este ajuste para las tareas en el proyecto.
25
Miguel Cubillos M.
Qu hace la programacin condicionada por el esfuerzo?

Condicionado por el esfuerzo significa que cuando
asigna o quita personas de una tarea, Project
alarga o reduce la duracin de sta basndose en
el nmero de unidades de recursos asignados a
dicha tarea, pero no cambia el trabajo total de ella.
En muchos casos, cuando comienza a planear un
proyecto, ya sabe "qu" tiene que hacerse cuando
se agrega una tarea a un proyecto. Por ejemplo,
ya sabe (o tiene una estimacin bastante acertada)
de los metros cuadrados que tienen las paredes
que van a pintarse o cunto cdigo de software
tiene que escribirse para un conjunto particular de
funciones.
Para ver el ajuste de condicionado por el esfuerzo en una
tarea, haga clic en el botn Informacin de la tarea en
la barra de herramientas.
La ficha Avanzadas contiene la mayor parte de la
informacin que necesita saber sobre cmo se programa
una tarea incluida en el ajuste Condicionada por el
esfuerzo.
Para deshabilitar la programacin condicionada por el
esfuerzo, desactive la opcin Condicionada por el
esfuerzo.
As que cuando planea un proyecto, con frecuencia

ya tiene una idea bastante aproximada del
"trabajo" que tiene que hacerse. Para completar la
programacin del proyecto, tendr que ajustar las
horas anticipadas para completar este trabajo
(duracin) y el nmero de recursos (unidades de
recursos) que puede asignarle para completar el
trabajo.
Con esta idea en mente, la funcin de
programacin condicionada por el esfuerzo se
habilitar de manera predeterminada en Project. Si
las tareas de proyecto tienen requisitos distintos,
puede deshabilitar el ajuste Condicionada por el
esfuerzo.
As que, cmo decide si debe habilitarse o no?
26
Miguel Cubillos M.
Cundo se aplica la programacin condicionada por el esfuerzo?

Aun cuando el ajuste Condicionada por el esfuerzo
est habilitado de manera predeterminada, no
supone ningn cambio en la programacin hasta
que agregue recursos a una tarea o los quite de
ella.
La programacin condicionada por el esfuerzo se
comporta de manera diferente dependiendo de
cundo asigna los recursos:
Si en un principio asigna dos recursos a una tarea que

tiene una duracin de 24 horas, Project programar cada
recurso para que trabaje 24 horas para un total de 48
horas de trabajo (se trata de trabajo, no de duracin).
Cada recurso trabaja 24 horas en una tarea con una duracin
de 24 horas.
Los clculos condicionados por el

esfuerzo slo se aplican despus de asignar
uno o varios recursos por primera vez a la
tarea. Despus de asignar un recurso, el valor
Trabajo no cambia con la adicin de nuevos
recursos ni con la reduccin de stos en la
misma tarea.
Los clculos condicionados por el

esfuerzo no se aplicarn a varios recursos que
se asignan a la vez y que son las primeras
asignaciones de una tarea. No obstante, tras
esta asignacin inicial de diversos recursos, el
valor Trabajo no cambia al asignar nuevos
recursos ni al quitarlos.
Vuelve a empezar y cree la misma tarea, con una duracin

de 24 horas, y asigne slo un recurso al 100%. El trabajo
para la tarea tiene una duracin 24 horas.
Ms tarde, agregue un segundo recurso al 100%. La
programacin condicionada por el esfuerzo har que
Project programe cada recurso para que trabaje 12 horas
en la tarea.
El trabajo total para la tarea sigue siendo 24 horas y la

duracin de la tarea se reduce en 12 horas.
27
Miguel Cubillos M.
Cmo trabaja la programacin condicionada por el esfuerzo con los tipos de

tareas?
Ahora que ya tiene ms informacin sobre cmo
funciona la programacin condicionada por el
esfuerzo, le ayudar a comprender cmo aplicarla
a tareas y cmo afectar a los clculos que la
frmula de programacin realiza.
A pesar de que la programacin condicionada por
el esfuerzo pueda parecer que afecta a la
programacin de la tarea de manera parecida a
como lo hace el tipo de tarea de trabajo fijo, opera
independientemente de los tipos de tareas. Sin
embargo, afecta a cmo la frmula de
programacin calcula (o no) el valor Trabajo.
Cul es la diferencia?
Unidades fijas
Con la programacin condicionada por
el esfuerzo habilitada, cuantos ms recursos agregue a
una tarea, ms corta ser la duracin.
Duracin fija
Con la programacin condicionada por el
esfuerzo habilitada, cuando se agreguen ms recursos,
decrecern las unidades de tiempo que cada recurso
tendr que trabajar en la tarea.
Tipos de tarea determina lo que le

ocurre a las otras dos variables en la frmula
de programacin.
Programacin condicionada por el

esfuerzo determina lo que le ocurre a las
unidades de duracin o recurso para una
tarea cuando agrega o quita recursos.
Vamos a echar un vistazo a cmo la programacin

condicionada por el esfuerzo afecta a la frmula de
programacin cuando aplica los tipos de tarea:
Unidades fijas Si la programacin condicionada
por el esfuerzo est habilitada para la tarea,
Project ajustar la duracin de la tarea cuando
agrega o quita recursos. Si cuenta con los medios,
agregar ms personas es una de las opciones para
acortar la programacin.
Duracin fija Si la programacin condicionada
por el esfuerzo est habilitada para la tarea, el
cambio de las asignaciones de recursos modifica el
esfuerzo que los recursos pondrn en la tarea. Es
posible que desee considerar esta opcin cuando
programe un proyecto si tiene la necesidad de
aligerar la carga de algunas personas o si necesita
asignar a algunos de ellos media jornada a otras
tareas.
Trabajo fijo El tipo de tarea de trabajo fijo y de
programacin condicionada por el esfuerzo
mantienen constante el valor Trabajo y no podr
deshabilitar el ajuste Condicionada por el esfuerzo
para una tarea definida como Trabajo fijo.
28
Miguel Cubillos M.
Por qu deshabilitara la programacin condicionada por el esfuerzo?

Es posible que la programacin condicionada por el
esfuerzo no se aplique a todas las tareas en un
proyecto por lo que puede deshabilitarla segn
cada tarea. Cundo no sera til mantener
habilitada la programacin condicionada por el
esfuerzo? Aqu tiene un par de ejemplos:
Tareas complejas Puede que tenga una tarea
que sea muy compleja o requiera recursos
altamente cualificados. Agregar ms recursos
puede ralentizar el grupo si las actividades de
tareas necesitan ms coordinacin o si hay que
instruir a las personas antes de que puedan
llevarlo a cabo.
Cantidad de trabajo incierto o sin
determinar Si no est seguro de cunto trabajo
habr para una tarea, cuando deshabilite la
programacin condicionada por el esfuerzo, podr
permitir que la asignacin de recursos y duracin
determine el trabajo de la manera adecuada.
Ejemplo de comportamiento bsico de la programacin que
podr ver cuando se deshabilita la programacin condicionada
por el esfuerzo:
Dispone de 4 semanas para probar el software. Segn la

estimacin de trabajo original, el jefe de proyecto ha
asignado 1 persona para que realice las pruebas.
Con la programacin condicionada por el esfuerzo

deshabilitada, la cantidad de trabajo puede
cambiar.
A continuacin, practicar utilizando la herramienta
de programacin (la que ha creado en la ltima
prctica) con objeto de aplicar los ajustes
Condicionados por los esfuerzos distintos para ver
cmo les afectar la programacin de la tarea.
Pero despus de que el jefe del personal de pruebas ve el plan,

decide que necesitar dos personas para realizar las pruebas
con objeto de completar la tarea a tiempo.
Al asignar un recurso adicional a la tarea de la realizacin
de pruebas con una duracin total de 4 semanas, Project
volver a calcular el trabajo necesario para completar la
tarea.
29
Miguel Cubillos M.
Vnculos de dependencia
Si vincula tareas, ajustar automticamente la
programacin cuando cambie cualquier parte
del plan.
Si, por el contrario, especifica fechas de
comienzo y finalizacin concretas para las
tareas, el ajuste automtico queda anulado.
Cuando efecte cambios, tendr que realizar
las actualizaciones manualmente; y no olvidar
actualizar el plan cada vez.
As que queda clara la ventaja de comprender
cmo se utilizan los tipos de dependencias de
Project para vincular las tareas. Con cuatro
tipos sencillos puede crear programaciones
para una amplia variedad de situaciones y los
planes estarn preparados para asumir los
cambios.
En Project se pueden utilizar cuatro tipos de dependencias de
tareas para definir las relaciones existentes entre las distintas
tareas del plan del proyecto.
Para continuar leyendo esta leccin por su

cuenta, haga clic en Siguiente.
Vincular tareas 101

Despus de definir las tareas de su plan y estimar
cunto se tardar en realizarlas, estar en
condiciones de programar las tareas creando
vnculos de dependencia de las tareas.
De manera predeterminada, Project programa
todas las tareas para que se inicien en la fecha de
comienzo del proyecto y calcula la fecha de
finalizacin del proyecto segn cundo termina la
ltima tarea en finalizar.
Cuando se especifican dependencias de tareas,
Project ajusta la programacin para asignar fechas
a cada tarea con mayor precisin.
Todas las tareas de un plan de proyecto empiezan en la

fecha de comienzo del proyecto salvo que especifique lo
contrario.
Si no se aplican dependencias de tareas ni restricciones, la
fecha de finalizacin del proyecto es la misma que la
fecha de finalizacin de la tarea ms larga.
Las dependencias de tareas, como la dependencia Fin a
comienzo entre la primera y la segunda tareas (mostrada
aqu), pueden cambiar la fecha de finalizacin
programada del proyecto.
30
Miguel Cubillos M.
Tareas predecesoras y sucesoras

La naturaleza de la relacin entre una tarea
predecesora y una tarea sucesora determina
el tipo de la dependencia de tarea que
utilizar.
Predecesora Tarea cuya fecha

de comienzo o finalizacin determina el
comienzo o la finalizacin de su tarea
sucesora.
Sucesora Tarea cuya fecha de

comienzo o finalizacin depende de su
tarea predecesora.
Estos cuatro tipos de dependencia pueden ayudarle a programar

la situacin real.
Dependencias Fin a comienzo

Si el trabajo de la Tarea 2 slo puede comenzar
cuando haya terminado todo el trabajo de la Tarea
1, las tareas tienen una dependencia de tipo fin a
comienzo (FC).
La Tarea 1 es la predecesora de la Tarea 2 y la
Tarea 2 es sucesora de la Tarea 1.
La Tarea 1 debe finalizar para que pueda comenzar la Tarea

2: tienen una dependencia Fin a comienzo.
Por ejemplo, un manual slo puede imprimirse

despus de estar redactado.
Cuando se vinculan dos tareas en Project, se crea
de manera predeterminada la dependencia FC. El
orden en que se seleccionan las tareas considera la
primera como la predecesora y la segunda como la
sucesora.
Si tiene alguna duda sobre la relacin existente
entre las dos tareas, lo ms aconsejable es crear
una dependencia FC. Si ms adelante decide que
las tareas deben tener una relacin distinta, puede
cambiar el tipo de dependencia.
Dependencias Comienzo a comienzo

Si el trabajo de la Tarea 2 no puede comenzar
hasta que se empiece a trabajar en la Tarea 1, las
tareas tienen una dependencia Comienzo a
comienzo.
La Tarea 1 y la Tarea 2 deben comenzar al mismo
En la vida real, las dependencias Comienzo a

comienzo suelen producirse cuando se desea que
el trabajo de las dos tareas se solape. Por ejemplo,
"Nivelar hormign" (Tarea 2) no puede comenzar
hasta que comience "Verter cimientos" (Tarea 1).
31
Miguel Cubillos M.
tiempo: tienen una dependencia Comienzo a comienzo.
El solapamiento de trabajos tambin ayuda a
reducir la duracin global de un proyecto.
Si la Tarea 1 va a tardar 10 das en

realizarse, la Tarea 2 tardar 5 das, y
establece una dependencia Fin a comienzo, la
duracin general de las dos tareas ser de 15
das.
Si establece una dependencia Comienzo

a comienzo, la duracin global de las dos
tareas es de slo 10 das (el tiempo necesario
para realizar la Tarea 1).
Cuando dos tareas tienen una dependencia Fin a

comienzo pero el trabajo puede solaparse o
realizarse paralelamente, plantese si cambiar su
dependencia a Comienzo a comienzo para reducir
la duracin general del proyecto.
Dependencias Fin a fin

Cuando la fecha de finalizacin de la Tarea 1
determina la fecha de finalizacin de la Tarea 2,
tienen una dependencia de tipo Fin a fin (FF).
Por ejemplo, "Inspeccionar instalacin" (Tarea 2)
no puede finalizar hasta que haya terminado la
tarea "Agregar cableado" (Tarea 1).
La Tarea 1 y la Tarea 2 deben finalizar al mismo tiempo: tienen

una dependencia Fin a fin.
Al igual que las dependencias de tipo CC, las

dependencias de tipo FF reducen la cantidad total
de tiempo que se tarda en terminar el trabajo de
dos tareas, si los trabajos pueden solaparse o
realizarse simultneamente.
Si la Tarea 1 va a tardar 10 das en

realizarse, la Tarea 2 tardar 5 das, y
establece una dependencia de tipo FC, la
duracin general de las dos tareas ser de 15
das.
Si establece una dependencia FF, la

duracin global de las dos tareas es de slo
10 das (el tiempo necesario para realizar la
Tarea 1).
Cuando dos tareas tienen una dependencia de tipo

FC pero el trabajo puede solaparse o realizarse
paralelamente, plantese si cambiar su
dependencia a FF para reducir la duracin general
del proyecto
32
Miguel Cubillos M.
Dependencias Comienzo a fin

Cuando la fecha de comienzo de la Tarea 1
determina la fecha de finalizacin de la Tarea 2,
las tareas tienen una dependencia de tipo
Comienzo a fin (CF).
La Tarea 2 no puede finalizar hasta que comience la Tarea

1: tienen una dependencia de tipo Comienzo a fin.
As es como se crea la programacin puntual en

Project. Por ejemplo, si una tarea relacionada debe
finalizar antes de un hito o una fecha de
finalizacin del proyecto, pero no importa
exactamente cundo y no desea que cualquier
retraso afecte a la tarea puntual, puede crear una
dependencia CF entre la tarea que desea
programar puntualmente (la predecesora) y su
tarea relacionada (la sucesora).
En la vida real, el tipo de dependencia CF se
produce con menos frecuencia que los dems tipos
de dependencias.
Crear vnculos de dependencia de tareas

Se siente creativo? Es el momento de
aprender cmo y cundo crear vnculos entre
las tareas de Project. Ya prefiera escribir o
sealar y hacer clic, hay un mtodo adecuado
para usted.
Cuando se vinculan dos tareas, Project crea una dependencia de

tipo Fin a comienzo de manera predeterminada.
Una vez que sepa cmo vincular las tareas,

piense en cundo vincularlas. Si mueve una
tarea o inserta una nueva, Project establece
automticamente los vnculos de la misma
manera que las tareas que tienen en torno.
Ordenando primero todas las tareas se
asegura de que el vnculo deseado sigue
estando activo tal y como espera.
Crear una dependencia de tipo FC
Una vez identificadas dos tareas que sern

dependientes entre s, identifique una de ellas
como la tarea predecesora. A continuacin,
seleccione la tarea predecesora haciendo clic en su
nmero de identificador.
A continuacin, presione la tecla CTRL y seleccione
la tarea que ser la sucesora de aquella que ya ha
seleccionado.
Despus, haga clic en el botn Vincular tareas
de la barra de herramientas Estndar.
Cuando se especifican dependencias de tareas, Project ajusta

la programacin para incluir fechas ms precisas para las
Con estas acciones se crea una dependencia de

tipo Fin a comienzo (FC) entre las tareas. La tarea
predecesora est programada para terminar antes
33
Miguel Cubillos M.
tareas.
de que comience la tarea sucesora.
Si necesita quitar un vnculo de dependencia:
1.
Seleccione las tareas vinculadas. El orden

de la seleccin no es relevante.
2.
Haga clic en el botn Desvincular

de la barra de herramientas Estndar.
Escribir dependencias en la columna Predecesoras

Qu puede hacer si necesita establecer
dependencias entre tareas que estn demasiado
separadas entre s en el plan del proyecto? Project
ofrece una solucin sencilla: puede escribir la
dependencia directamente en la columna
Predecesoras.
Puede crear vnculos de dependencia escribiendo en la

columna Predecesoras.
En primer lugar, fjese en el nmero de

identificador de la tarea predecesora. Despus,
desplcese hasta la tarea que ser su sucesora. En
el campo Predecesoras de la tarea sucesora,
escriba el nmero de identificador de la tarea
predecesora y la abreviatura correspondiente de la
dependencia: CC, FF, FC o CF.
Por ejemplo, si escribe 10CC; 125CC (el punto y
coma es obligatorio) en el campo Predecesoras de
la Tarea 235, Project establecer una dependencia
de comienzo a comienzo entre las tareas 10 y 235
y entre las tareas 125 y 235.
Si slo escribe el nmero de identificador de la
tarea en la columna Predecesoras, Project crea
una dependencia de tipo Fin a comienzo.
Sugerencia No es necesario escribir los
nmeros de los identificadores de las tareas en
ningn orden concreto, pero debe separar los
nmeros con puntos y coma.
Para quitar un vnculo de dependencia de la
columna Predecesoras, seleccione el nmero de
identificador de la tarea predecesora y presione la
tecla SUPR.
34
Miguel Cubillos M.
Crear tiempo de adelanto y tiempo de posposicin

La vida puede ser complicada. Y si su
plan necesita incluir relaciones complejas
entre las tareas? En Project puede crear
un perodo de retraso entre la finalizacin
de una tarea y el comienzo de otra. O
bien, puede hacer que una tarea se solape
con otra.
Para establecer los retrasos, utilice el
tiempo de posposicin, que corresponde a
que debe ocurrir algo entre ambas tareas,
como esperar a recibir una entrega de
suministros.
Los tiempos de adelanto y de posposicin le ayudan a crear

relaciones ms complejas entre las tareas vinculadas.
Para crear un solapamiento, utilice el

tiempo de adelanto. Si una tarea puede
comenzar una semana antes de que
termine la tarea anterior, un tiempo de
adelanto de siete das pone en juego esa
segunda bola.
Como es de esperar, el tiempo de
adelanto y el tiempo de posposicin se
ajustan automticamente en funcin de
los dems cambios. La fecha de comienzo
puede cambiar, la fecha de finalizacin
puede cambiar, pero la tarea siguiente
permanece vinculada y programada
exactamente donde desea que est.
Tiempo de posposicin
El tiempo de posposicin es un perodo de retraso
entre tareas dependientes.
Por ejemplo, suponga que planifica comenzar la
revisin de un manual tres das despus de
comenzar la redaccin. Para la tarea "Revisar
manual", debe escribir el valor 3 en el campo
Posposicin de la ficha Predecesoras del
cuadro de dilogo Informacin de la tarea y, a
continuacin, hacer clic en Aceptar. Puede abrir el
cuadro de dilogo haciendo doble clic en la tarea
sucesora.
Para crear tiempo de posposicin entre tareas dependientes,

especifique un valor en el campo Posposicin o escriba un
valor en la columna Predecesoras.
Nota Los das son la unidad de tiempo

predeterminada para el tiempo de posposicin,
aunque pueden especificarse concretamente con
las letras D o d. Puede usar distintas unidades de
tiempo escribiendo lo siguiente: M o m para los
minutos, H o h para las horas, S o s para las
semanas y Me o me para los meses.
Tambin puede especificar el tiempo de
posposicin directamente en la columna
Predecesoras de la tarea sucesora en la parte del
35
Miguel Cubillos M.
grfico de la vista Diagrama de Gantt. Si "Redactar
manual" es la Tarea 1 y "Revisar manual" es la
Tarea 2, en la columna Predecesoras de la
Tarea 2, podra escribir 1CC3.
Tiempo de adelanto
El tiempo de adelanto es un solapamiento
entre tareas dependientes.
Por ejemplo, si la tarea "Preparar archivadores"
puede comenzar dos das antes de que finalice
su tarea predecesora, "Imprimir manual",
puede crear un tiempo de adelanto de dos das
y el trabajo de ambas se solapar,
desarrollndose al mismo tiempo.
Para crear tiempo de adelanto entre tareas dependientes, escriba

un valor negativo en el campo Posposicin (como un porcentaje
de la duracin).
El tiempo de adelanto se especifica en forma

de valor negativo en el campo Posposicin de
la ficha Predecesoras del cuadro de dilogo
Informacin de la tarea. Puede abrir este
cuadro de dilogo haciendo doble clic en la
tarea sucesora, en la lista de tareas.
Para este ejemplo, hara doble clic en
"Preparar archivadores" para abrir el cuadro de
dilogo, seleccionara la ficha Predecesores y
escribira -2 en el campo Posposicin. Por
ltimo, hara clic en Aceptar.
Nota Los das son la unidad de tiempo
predeterminada para el tiempo de adelanto,
aunque pueden especificarse concretamente
con las letras D o d. Puede usar distintas
unidades de tiempo escribiendo lo siguiente: M
o m para los minutos, H o h para las horas, S
o s para las semanas y Me o me para los
meses.
Tambin puede especificar el tiempo de
adelanto directamente en la columna
Predecesoras de la tarea sucesora en la
parte del grfico de la vista Diagrama de
Gantt. Si "Imprimir manual" es la Tarea 4 y
"Preparar archivadores" es la Tarea 5, en la
columna Predecesoras de la Tarea 5, poda
escribir 4FF-2.
36
Miguel Cubillos M.
Asignar Costos
Trabajar con recursos y asignaciones

Agregar recursos al proyecto
Cree una lista de recursos que conformen su equipo y lleven a cabo las tareas de los proyectos.
(Agregar recursos de empresa a un proyecto
1.
En el men Herramientas, haga clic en Generar equipo desde la empresa.

Si hay ms de 1.000 recursos de empresa, utilice el cuadro de dilogo que aparecer para realizar un filtro
de la lista de recursos de empresa. En la columna Cdigo de esquema de empresa, seleccione una
cualificacin, rea o cualquier otro cdigo para estrechar los resultados y haga clic en Aplicar.
2.
En el cuadro de dilogo Generar equipo desde la empresa, en el cuadro Filtros existentes, haga clic
en el filtro que desee aplicar a los recursos de empresa. La lista de los recursos de empresa filtrados se
mostrar en la columna Recurso de empresa. Los recursos que ya se encuentren en el equipo del proyecto
aparecern en la columna Recurso de equipo.
3.
Si desea buscar recursos disponibles para trabajar un determinado nmero de horas durante un
intervalo de tiempo concreto, active la casilla de verificacin Disponible para trabajar. Indique la
cantidad de tiempo que necesita que est disponible el recurso para trabajar y, a continuacin, seleccione
el intervalo de fechas en los cuadros Desde y Hasta.
4.
En la columna Recursos de empresa seleccione los recursos que desee agregar al proyecto y, a
continuacin, haga clic en Agregar. Para seleccionar varios recursos, mantenga presionada la tecla CTRL
y haga clic en cada recurso.
Para reemplazar un recurso existente por un recurso de empresa, en la columna Recurso de

equipo, seleccione el recurso que desee reemplazar, por ejemplo, un recurso genrico. En Recursos de
empresa, seleccione el recurso que desee emplear y haga clic en Reemplazar.
Para buscar recursos de empresa que coincidan con las cualificaciones y otros atributos de
uno de los recursos existentes del equipo, seleccione el recurso que desee hacer coincidir en Recurso de
equipo y, a continuacin, haga clic en Hacer coincidir.
La lista de recursos de empresa mostrar aquellos recursos que coincidan con los criterios del
recurso seleccionado a la derecha. Para agregar el recurso de empresa al proyecto, seleccinelo y haga
clic en Agregar.
Para especificar que un recurso se va a agregar provisionalmente al equipo del proyecto,

seleccione Propuesto en la columna de reservas.
Para ver un grfico de disponibilidad del recurso seleccionado, haga clic en Grficos. )
Notas
Si agrega un recurso de empresa al proyecto slo le permite asignar el recurso a una tarea del proyecto. No
se pueden realizar cambios en los atributos de los recursos, como tasas de pago o disponibilidad.
Si est reemplazando un recurso, el recurso no se eliminar hasta que haya completado el trabajo real. Al
recurso que le sustituya se le asignar el trabajo restante.
Agregar recursos al proyecto
37
Miguel Cubillos M.
1.
2.
En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.
3.
En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre del recurso.
Los nombres de recursos no pueden contener corchetes ([ ]), comas (,) ni puntos y comas (;).
4.
Si desea denominar grupos de recursos, en el campo Grupo del nombre del recurso, escriba el nombre
del grupo.
5.
Especifique el tipo de recurso.
Para especificar que este recurso es un recurso de trabajo, en el campo Tipo, haga clic en
Trabajo.
Para especificar que este recurso es un recurso material, en el campo Tipo, haga clic en
Material.
6.
En el campo Etiqueta de material, especifique la etiqueta (por ejemplo, metros, toneladas o cajas)
del recurso.
7.
En el campo Capacidad mxima del recurso, escriba el nmero de unidades totales disponibles del
recurso. La capacidad mxima especifica la cantidad de disponibilidad del recurso para el proyecto, por
ejemplo a tiempo parcial o mltiple.
Por ejemplo, si posee un recurso que est disponible para el proyecto dos das a la semana, puede
especificar la capacidad mxima como 40%. Se puede utilizar la capacidad mxima para indicar la distinta
disponibilidad de una designacin de recurso. Por ejemplo, suponga que tiene un recurso denominado
Ingenieros, que representa tres ingenieros individuales de su equipo. Puede indicar la capacidad mxima
de los Ingenieros como el 300%. Podr programar a los tres ingenieros a tiempo completo de una vez sin
que el recurso Ingenieros resulte sobreasignado .
Puede especificar la capacidad mxima en forma de porcentaje (50%, 100%, 300%) o de decimal (0,5; 1;
3).
Notas
Puede agregar un recurso de trabajo y la informacin asociada a l mediante la libreta de direcciones

de correo electrnico MAPI. En la Hoja de recursos, haga clic en Insertar, seleccione Nuevo recurso de y,
a continuacin, haga clic en Libreta de direcciones. Seleccione el recurso en su libreta de direcciones de
correo electrnico y haga clic en Aceptar.
Puede agregar recursos desde un fondo de recursos si desea compartir recursos (o si lo desea otro jefe
de proyecto).
Unidades de recursos
A veces basta un recurso para finalizar una tarea, pero en otras ocasiones se necesita ms de uno. Otras veces
un recurso slo puede trabajar a tiempo parcial. Para tener en cuenta estas diferencias, Microsoft Office Project
2003 utiliza unidades para calcular la cantidad exacta de tiempo que deben trabajar los recursos en las tareas.
38
Miguel Cubillos M.
Qu son exactamente las unidades?

Las unidades indican la cantidad de un recurso asignada a una tarea. Hay dos tipos de unidades en Project:
capacidad mxima y unidades de asignacin Si desea especificar de cunto tiempo dispone un recurso de
trabajo para trabajar en un proyecto, especifique la capacidad mxima en una vista de recursos. Por otra parte,
si desea especificar cunto tiempo de un recurso de trabajo se dedica a una tarea concreta, especifique unidades
de asignacin. Tambin se especifican unidades de asignacin para recursos materiales, a fin de indicar la
cantidad de material que se utiliza para la asignacin.
Cmo se utiliza la capacidad mxima de los recursos de trabajo?

Utilice el campo Capacidad mxima en una vista de recursos para indicar si el recurso de trabajo est asignado
a tiempo completo o a tiempo parcial al proyecto o si varias partes del recurso se consolidan como uno entero.
Por ejemplo:
Si desea indicar que una persona dedica todo su tiempo al proyecto en su totalidad, escriba 100 % en
el campo Capacidad mxima de la Hoja de recursos. La persona estar sobreasignada si cualquier
asignacin o combinacin de asignaciones sobrepasa el 100 % del da laborable disponible.
Si desea indicar que una persona se dedica slo parcialmente al proyecto en su totalidad, escriba un
nmero menor que 100 % en el campo Capacidad mxima de la Hoja de recursos. Por ejemplo, una
persona que tenga el 75 % del tiempo asignado al proyecto estar sobreasignada si cualquier
combinacin de asignaciones es igual al 80 % del da laborable disponible.
Si desea indicar que un grupo de recursos, como tres carpinteros, trabajan en el proyecto a tiempo
completo, escriba 300 % en el campo Capacidad mxima de la Hoja de recursos.
El porcentaje (el valor de unidades) se basa en la disponibilidad del calendario de recursos .De manera
predeterminada, el calendario de recursos es el calendario del proyecto Estndar, con semana laboral de 40
horas; pero si ha asignado un calendario basediferente a un recurso o ha personalizado el calendario de
recursos, el valor de capacidad mxima se basar en ese calendario.
Cmo se utilizan las unidades de asignacin de los recursos de trabajo?

Para indicar el nivel de esfuerzo que tiene un recurso de trabajo en una asignacin concreta, puede utilizar el
campo Unidades que se encuentra en el cuadro de dilogo Asignar recursos (men Herramientas, comando
Asignar recursos) o en la ficha Recursos del cuadro de dilogo Informacin de la tarea (men Proyecto).
Las unidades de asignacin indican qu cantidad del tiempo disponible del recurso, segn el calendario del
recurso, se utiliza para trabajar en una tarea concreta. Por ejemplo:
Especifique 100% si el recurso debe trabajar el tiempo completo estndar en la asignacin. ste es el
valor predeterminado para todas las asignaciones.
Especifique 50% si el recurso dedica la mitad de su tiempo disponible a esta asignacin. Aunque se
trate de un recurso a tiempo completo, puede haber asignaciones que slo requieren un esfuerzo de tiempo
parcial, de modo que el tiempo restante queda disponible para otra asignacin.
39
Miguel Cubillos M.
Especifique 300% si el equivalente a tres recursos a tiempo completo trabajan en esta asignacin.
Puede especificar 250% si en esta asignacin hay dos recursos a tiempo completo y uno que slo trabaja la
mitad del tiempo.
Este porcentaje se basa en la disponibilidad del calendario de recursos. De manera predeterminada, ste es el
calendario del proyecto Estndar, con semana laboral de 40 horas, pero si ha asignado un calendario base
diferente a un recurso o ha personalizado el calendario de recursos, el valor de unidades de la asignacin se
basar en ese calendario.
Cmo se utiliza la capacidad mxima de los recursos materiales?

El campo Capacidad mxima no est disponible para recursos materiales porque stos no estn asociados a
calendarios u otras indicaciones de disponibilidad. La cantidad de material utilizado depende de la asignacin
concreta a la que est asignado dicho material y se define con las unidades de asignacin.
Cmo se utilizan las unidades de asignacin de los recursos materiales?

Para recursos materiales, el campo Unidades (o Unidades de asignacin) indica la tasa de consumo de material,
es decir, el nmero de unidades o tasa de material que se utiliza en la asignacin. Existen dos tipos de unidades
de asignacin de material: fija y variable.
El consumo de material fijoindica que la cantidad de materiales utilizada es la misma,

independientemente de la duracin de la tarea.
El consumo de material variable indica que si cambia la duracin de la tarea, la cantidad de materiales
utilizada tambin cambiar proporcionalmente. El consumo variable se indica mediante una etiqueta de
tiempo que se agrega a la etiqueta de material en el campo Unidades de asignacin. Mientras el consumo fijo
de acero puede tener un valor de unidades de asignacin en toneladas, el consumo variable puede tener un
valor de unidades de asignacin en toneladas/da o toneladas/d. Las etiquetas y las abreviaturas de tiempo se
indican de la misma forma que otras duraciones: en minutos, horas, das, semanas y meses.
Por ejemplo, si el valor de las unidades de asignacin del acero es de 80 toneladas en una tarea de dos das, el
consumo total (o valor del material de trabajo) del acero ser de 80 toneladas. Sin embargo, si el valor es de 80
toneladas/da en una tarea de dos das, el consumo total ser de 160 toneladas.
Aunque las unidades de asignacin para recursos de trabajo pueden expresarse en porcentajes o mediante
nmeros decimales, las tasas de consumo de recursos materiales se expresan siempre con nmeros decimales.
Qu son las unidades de recursos asignadas?

Las unidades de recursos asignadas son el nivel ms alto al que se programa un recurso para todas las tareas
asignadas durante un perodo de tiempo determinado. Como ocurre con la capacidad mxima, las unidades de
recursos asignadas se expresan como porcentajes o decimales para los recursos de trabajo. En el caso de
recursos materiales, las unidades de recursos asignadas se expresan mediante un nmero decimal seguido de la
etiqueta de material, por ejemplo, 40 toneladas/semana.
La revisin de las unidades de recursos asignadas puede ayudarle a determinar si un recurso de trabajo est
infraasignado o sobreasignado durante un perodo de tiempo concreto.
Miguel Cubillos M.
En el caso de recursos materiales, puede comparar las unidades de recursos asignadas, es decir, la tasa de
consumo mxima requerida durante un perodo de tiempo especfico, con la tasa a la que el proveedor puede
suministrar el material.
Agregue el campo Mximo a la parte de tabla de la vista Uso de recursos para ver el total de las unidades de
recursos asignadas del recurso para todas las tareas asignadas. Agregue el campo Unidades de recursos
asignadas a la seccin de parte de horas de la vista Uso de recursos para ver dichas unidades para la escala
temporal seleccionada. Tambin puede ver unidades de recursos asignadas en la vista Grfico de recursos.
Cmo afectan las unidades de asignacin y los calendarios a la programacin?

En el caso de los recursos materiales, las unidades de asignacin variables pueden afectar a la programacin.
Un cambio en la duracin de la tarea, cambiar proporcionalmente la cantidad de materiales. De la misma
manera, si una tarea slo tiene asignados recursos materiales variables, cuando se modifique la cantidad, la
duracin de la tarea puede cambiar consecuentemente. El consumo variable se indica mediante una etiqueta de
tiempo que se agrega a la etiqueta de material en el campo Unidades de asignacin. Mientras el consumo fijo
de acero puede tener un valor de unidades de asignacin en toneladas, el consumo variable puede tener un
valor de unidades de asignacin en toneladas/da o toneladas/d.
Las programaciones de tareas de los recursos de trabajo tambin se pueden expandir o contraer segn los
calendarios laborales de los recursos de trabajo asignados. Utilice el calendario del proyecto que hay disponible
en el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral (men Herramientas) para establecer los perodos
(horas y das) laborables y no laborables de todos los recursos del proyecto. Utilice un calendario de recursos
para definir excepciones a los perodos laborables (como das no laborables o vacaciones) de los recursos
individuales.
El uso combinado de calendarios de recursos y unidades de asignacin permite determinar la programacin de
las asignaciones. Por ejemplo, si el calendario de recursos de Isabel se define en 8 horas de perodo laborable
los jueves y ella est programada al 100% en una tarea para el jueves, esto equivaldra a 8 horas. Sin embargo,
si el calendario de recursos de Isabel se define en 4 horas los viernes y ella est programada al 100% en una
tarea para el viernes, esto equivaldra a 4 horas.
Obtener informacin adicional sobre los recursos y su disponibilidad

Qu son y qu hacen los recursos? Microsoft Office Project 2003 los define como cualquier cosa o persona
responsable de que se realice el trabajo de las tareas.
Pueden ser las personas que llevan a cabo el trabajo, el equipamiento necesario para hacerlo o los materiales
utilizados.
Cul es la funcin de los recursos?

Los recursos son necesarios para concluir las tareas del proyecto. Existen dos tipos de recursos: recursos de
trabajo y recursos materiales.
Utilice recursos cuando desee indicar quin o qu es necesario para concluir las tareas de la programacin.
Puede configurar recursos en el proyecto y despus asignarles tareas. Las tareas se programan entonces de
acuerdo con el trabajo de los recursos, las unidades de asignacin y los calendarios de recursos,
proporcionando una programacin ms precisa.
41
Miguel Cubillos M.
Por qu debo utilizar recursos en mi proyecto?

Concretamente, utilice recursos en el proyecto cuando el objetivo sea:
Realizar un seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por las personas y el equipamiento, o la

cantidad de material utilizado en la realizacin de las tareas.
Garantizar una gran responsabilidad y comprensin del proyecto. Cuando las responsabilidades estn
claras, existe un menor riesgo de pasar por alto alguna tarea.
Ser ms preciso en la programacin de la duracin de las tareas y de su fecha de finalizacin.
Controlar los recursos con sobreasignacin o infraasignacin de trabajo.
Llevar la contabilidad del tiempo y costos de los recursos.
Qu son los recursos de trabajo?

Recursos de trabajo son las personas y el equipamiento que completan las tareas al emplear tiempo (o trabajo)
en ellas. Los recursos de trabajo son diferentes de los recursos materiales, que son material consumible
utilizado para completar una tarea.
Al configurar un recurso de trabajo, se hace en el contexto del tiempo. Un nuevo recurso de trabajo se define al
indicar la cantidad de tiempo o capacidad mxima que el recurso va a dedicar al proyecto en conjunto: tiempo
completo (100 por ciento), tiempo parcial (50 por ciento, por ejemplo) o mltiple (por ejemplo, 300 por ciento
para tres carpinteros en el proyecto).
Del mismo modo, cuando asigna un recurso de trabajo a la tarea, especifica la parte del tiempo del recurso
disponible para dicha tarea. Esto se conoce como unidades de asignacin. El recurso puede estar asignado a
tiempo completo (100 por ciento), a tiempo parcial (por ejemplo, 20 por ciento, con el tiempo restante
disponible para otras asignaciones) o mltiple (por ejemplo, 200 por ciento para dos fontaneros asignados a
una tarea).
Qu son los recursos materiales?

Los recursos materiales son suministros, existencias u otros artculos consumibles que se utilizan para realizar
las tareas del proyecto. Ejemplos de recursos materiales son el hormign, acero, tuberas, madera y cristal. Los
recursos materiales son diferentes de los recursos de trabajo (como, personal y equipamiento), que utilizan
tiempo en vez de material para completar las tareas.
Al configurar un recurso material, se establece que es un material en vez de un recurso de trabajo. Tambin se
define la etiqueta de material, o unidad de medida, para el material. Por ejemplo, metros cbicos, toneladas o
cajas.
42
Miguel Cubillos M.
Al asignar un recurso material a una tarea, se especifica el consumo de material de la asignacin; por ejemplo,
10 toneladas de acero (esto es un consumo de material fijo). Tambin puede establecer si el uso de material se
basa en el tiempo; por ejemplo, 2 toneladas de acero al da (esto es un consumo de material variable).
Los recursos materiales son distintos de los recursos de trabajo por lo siguiente:
Los campos de tasa de horas extra y grupo de trabajo estn desactivados.
La disponibilidad de unidades no puede especificarse.
Los recursos materiales no se redistribuyen.
Los recursos materiales no utilizan calendarios de recursos.
La acumulacin de los costos por uso es diferente.
Cmo se especifica la informacin de los recursos en un plan?

Los recursos pueden introducirse a medida que se van asignando a las tareas, o bien puede utilizarse una lista
de recursos que haya creado o comparta con otro proyecto. Para decidir qu mtodo debe utilizar, tenga en
cuenta los requisitos del proyecto y el uso de recursos en el departamento y en la compaa.
Mtodo
Utilcelo si...
Crear una lista de recursos dentro del plan

del proyecto.
Los recursos slo van a utilizarse en su proyecto. Puede

introducir toda la informacin de los recursos de una sola vez en
la vista Hoja de recursos. La informacin de los recursos incluye
su nombre, capacidad mxima, grupo de recursos, tipo y costos.
Compartir recursos con otros proyectos

desde un fondo de recursos (archivo
.mpp).
Varios proyectos van a utilizar de forma continuada los mismos

recursos. Un fondo de recursos es un archivo de proyecto que
contiene solamente la informacin de los recursos que van a
compartir varios proyectos.
Compartir la lista de recursos creada en

otro plan de proyecto.
Los recursos necesarios se enumeran en otro plan de proyecto.

Cuando utilice los recursos de otro proyecto, la lista de recursos
aparecer en su propio plan de proyecto.
Utilizar los recursos de empresa de la

organizacin. (Los recursos de empresa
slo estn disponibles en Microsoft Office
Project Professional 2003).
Desea utilizar recursos compartidos por otros jefes de proyecto

de la organizacin. Un proyecto puede contener tanto recursos
de empresa como recursos que no formen parte de la lista de
recursos de la empresa
Cuando inserte recursos en un proyecto, puede crear una lista de recursos o especificarlos al asignarlos a las
tareas. A la hora de insertar recursos, dispone de las siguientes opciones:
Crear una lista de recursos dentro del plan del proyecto.
Compartir recursos con otros proyectos desde un fondo de recursos.
Compartir la lista de recursos creada en otro plan de proyecto.
Utilizar los recursos de empresa de la organizacin. (Los recursos de empresa slo estn disponibles
en Project Professional 2003).
43
Miguel Cubillos M.
Cree una lista de recursos dentro del plan de proyecto si los recursos slo van a utilizarse en su proyecto. Puede
introducir toda la informacin de los recursos de una sola vez en la vista Hoja de recursos. La informacin de
los recursos incluye su nombre, capacidad mxima, grupo de recursos, tipo y costos.
Si utiliza Project Professional, podr introducir los recursos de empresa cuando desee utilizar los recursos que
compartan otros jefes de proyecto de la organizacin. Un proyecto puede contener tanto recursos de empresa
como recursos que no formen parte de la lista de recursos de la empresa.
Comparta la lista de recursos creada en otro plan de proyecto si los recursos que necesita estn en ella. Cuando
utilice los recursos de otro proyecto, la lista de recursos aparecer en su propio plan de proyecto.
Comparta los recursos con otros proyectos desde un archivo de fondo de recursos (archivo .mpp) si varios
proyectos van a utilizar repetidamente los mismos recursos. Un fondo de recursos es un archivo de proyecto
que contiene solamente la informacin de los recursos que van a compartir varios proyectos. El mtodo ms
recomendable depende de los requisitos de cada proyecto, as como del uso concreto de los recursos en el
departamento y la empresa.
Cmo se organizan y agrupan los recursos?

A efectos organizativos, puede utilizar una de las tres opciones siguientes para agrupar los recursos:
Crear un esquema de recursos mediante cdigos de esquema personalizados.
Utilizar el campo Grupo para especificar categoras de recursos.
Crear nombres de recursos consolidados que representan una categora de recursos para asignaciones.
Con los cdigos de esquema personalizados se pueden definir cdigos alfanumricos que representen una
estructura de recursos jerrquica o de grupo. Los cdigos de esquema son etiquetas personalizadas para los
recursos o las tareas que comparten caractersticas. Puede utilizar cdigos de esquema personalizados, como
1026, Arquitecto5 o NIVEL-4 para agrupar los recursos del modo que prefiera. Tambin puede crear cdigos de
esquema personalizados para representar la estructura de la empresa, cdigos de trabajo o cdigos de
contabilidad para los costos asociados a los recursos. Una vez asignados los cdigos a los recursos, podr
agruparlos, filtrarlos y ordenarlos para reflejar la estructura que desee ver al consultar la informacin de los
recursos.
El campo Grupo le permite agrupar, filtrar u ordenar los recursos segn los criterios especificados en l. Si
utiliza nombres de recursos consolidados, puede asignar y controlar varios recursos como un nico recurso.
Considere la forma en que desea asignar y realizar el seguimiento de varios recursos del mismo tipo. Por
ejemplo, si hay cuatro ingenieros en el proyecto, puede especificar sus nombres o cargos individualmente.
Utilice este mtodo si es necesario diferenciar qu ingeniero est asignado a qu tarea, y si desea realizar el
seguimiento del tiempo y de los costos individualmente. Podr seguir utilizando el campo Grupo para revisar la
informacin combinada sobre los cuatro ingenieros.
Si todava faltan recursos en plantilla, pero sabe que va a necesitar cuatro ingenieros para los que deber
realizar un seguimiento individual, la solucin ms recomendable es especificarlos individualmente desde el
principio. Puede utilizar marcador de posicin como recursos, por ejemplo, Ingeniero1, Ingeniero2, etc.
Posteriormente, cuando contrate o asigne los ingenieros reales, puede reemplazar los marcadores de posicin
por los nombres reales sin que resulten afectadas las asignaciones que haya podido crear anteriormente.
44
Miguel Cubillos M.
Por otro lado, tambin puede configurar un grupo de recursos denominado Ingenieros y, si los integrantes son
cuatro recursos dedicados a tiempo completos, puede establecer su capacidad mxima como 400 por ciento.
Utilice este mtodo si las asignaciones de tareas se pueden intercambiar entre los ingenieros y si desea realizar
un seguimiento de los tiempos y costos como un grupo.
Qu es la disponibilidad de los recursos?

La disponibilidad del recurso es el perodo laborable o la capacidad que se ha programado en un recurso para
que trabaje en las tareas. La disponibilidad del recurso viene determinada por:
Los perodos laborables especificados en el calendario de recursos.
Las fechas de comienzo y fin de recursos para el proyecto.
La disponibilidad de unidades de los recursos (por ejemplo, 50 por ciento, 100 por ciento o 300 por
ciento) durante un perodo de tiempo determinado.
La disponibilidad de los recursos se aplica slo a los recursos de trabajo, no a los materiales.
Utilice el calendario del proyecto que hay disponible en el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral
para establecer los perodos (horas y das) laborables y no laborables de todos los recursos del proyecto. Utilice
un calendario de recursos para definir excepciones a los perodos laborables (por ejemplo, das no laborables o
das festivos o feriados) de los recursos individuales. El calendario de recursos determina cmo estn
programados los recursos para las tareas.
Si la fecha de comienzo o fin de un recurso no coincide con las fechas correspondientes del proyecto, puede
especificar las fechas de disponibilidad de comienzo y fin en el cuadro de dilogo Informacin del recurso.
Se puede indicar la disponibilidad de unidades del recurso para todo el proyecto: recurso a tiempo completo
(100 por ciento), recurso a tiempo parcial (por ejemplo, 50 por ciento) o recurso mltiple (por ejemplo, 300 por
ciento para tres carpinteros en el proyecto). En el cuadro de dilogo Informacin del recurso, tambin puede
especificar que la disponibilidad de unidades del recurso va a variar en los diferentes perodos de tiempo
durante el proyecto. Por ejemplo, utilice esta tabla para indicar que tres carpinteros (300 por ciento) van a estar
disponibles desde enero hasta marzo, cinco carpinteros (500 por ciento) desde abril hasta agosto y dos
carpinteros (200 por ciento) desde septiembre hasta octubre
Cmo afecta a la programacin de tareas la disponibilidad de los recursos?

La disponibilidad de los recursos se basa en las fechas de comienzo y de fin del recurso en el proyecto, as
como en la capacidad mxima del recurso. En tanto que la disponibilidad no afecta inicialmente a la
programacin de tareas, si se programa un recurso para tareas que quedan fuera de sus fechas disponibles o de
su capacidad mxima, el recurso se marcar como sobreasignado. Si, a continuacin, redistribuye el recurso o
realiza otros ajustes para solucionar los problemas relacionados con sobreasignaciones, las tareas asignadas
pueden dividirse o retrasarse, y la programacin de la tarea cambiar.
Si el trabajo asignado a un recurso queda fuera de las fechas de comienzo y fin del recurso o del tiempo
disponible, o si ste excede la capacidad mxima del recurso, Project asigna el recurso, pero indica que est
sobreasignado. De este modo, se le advierte de que probablemente hay un problema para que decida cmo
solucionarlo.
Miguel Cubillos M.
Qu son los recursos propuestos?

Disponibles nicamente en Project Professional, los recursos propuestos se utilizan normalmente para
determinar la mejor manera para distribuir el personal en varios proyectos que estn planendose o evaluar cul
es el proyecto que hay que llevar a cabo entre varios. Los jefes de proyecto y los administradores de recursos
pueden experimentar con diferentes maneras de asignar el personal a los proyectos propuestos sin tener que
comprometer ningn recurso (y sin que afecte a su disponibilidad) modificando el tipo de reserva de los
recursos de Comprometido a Propuesto en dichos proyectos.
Mientras que utilizar recursos genticos para planear un proyecto permite especificar tipos y nmeros de
recursos (qu y cuando), designar recursos propuestos permite planear el modo concreto en el que asignar el
personal a un proyecto basndose en el personal real de la organizacin y las cualificaciones necesarias para el
proyecto (quin y cmo).
Ver la disponibilidad de recursos

Puede ver un grfico con la disponibilidad de un recurso seleccionado para encontrar los recursos
sobreasignados o infraasignados de un proyecto o varios proyectos.
1.
2.
Si desea revisar la informacin de asignacin de trabajo de una tarea en concreto, seleccione esa tarea.
3.
Haga clic en Asignar recursos
4.
5.
Seleccione los recursos cuya disponibilidad desee ver y luego haga clic en Grficos. Si selecciona
varios recursos, podr comparar y contrastar su informacin de disponibilidad en los grficos.
En el cuadro Seleccione un grfico, elija una de las opciones siguientes:
Haga clic en Disponibilidad restante para ver la cantidad de tiempo de trabajo que el
recurso tiene disponible para asignarle trabajo adicional.
Haga clic en Trabajo para ver la cantidad de trabajo que el recurso tiene asignado
actualmente.
Haga clic en Trabajo de asignacin para ver la carga de trabajo total de los recursos
asignados a la tarea seleccionada y la disponibilidad total de los recursos seleccionados.
Sugerencia
Tambin puede ver el grfico en Microsoft Office Project Web Access 2003. Esto es especialmente
til si no tiene instalado Microsoft Office Project 2003 en el equipo o si desea ver la informacin con
ms detalle, como la disponibilidad de recursos desglosada por proyecto
Especificar o actualizar los nombres de los recursos del proyecto

Utilizando la vista Hoja de recursos, se puede crear una lista bsica de recursos que lleven a cabo las tareas
del proyecto.
1.
46
Miguel Cubillos M.
2.
3.
En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

Para especificar un nuevo nombre de recurso, en el campo Nombre del recurso, escriba el nombre
que desee.
Para actualizar un nombre de recurso existente, en el campo Nombre del recurso que contenga el nombre
que desea actualizar (por ejemplo, "Ingeniero 1"), escriba el nuevo nombre de recurso (por ejemplo, Julia
Ceballos).
4.
Si desea denominar grupos de recursos, en el campo Grupo correspondiente al nombre del recurso,
escriba el nombre del grupo.
Especificar informacin de colaboracin para los recursos

Para que los recursos puedan comunicarse utilizando Microsoft Office Project Server 2003, deber introducir
su informacin de colaboracin. Esta informacin incluye el mtodo de colaboracin (Project Server o
Ninguno) y la cuenta de usuario de Microsoft Windows (si es necesaria para la autenticacin). Si desea enviar
notificaciones o recordatorios a los recursos mediante mensajes de correo electrnico, tambin puede introducir
sus direcciones.
Introducir informacin de colaboracin slo para algunos recursos
1.
2.
En el campo Nombre del recurso, haga clic en el recurso cuya informacin de colaboracin desee
especificar y, a continuacin, haga clic en Informacin del recurso
3.
Haga clic en la ficha General.
4.
Si es necesario, en el cuadro Grupo de trabajo, elija el mtodo de colaboracin para este recurso.
El mtodo de colaboracin de los recursos se establece automticamente en el mtodo predeterminado que
se ha seleccionado en la ficha Colaborar del cuadro de dilogo Opciones. Puede usar el cuadro Grupo de
trabajo para cambiar el mtodo de colaboracin de recursos individuales.
5.
En el cuadro Correo electrnico, escriba la direccin de correo electrnico del recurso.

Si el recurso se encuentra fuera de su organizacin, asegrese de incluir la direccin completa. Por
ejemplo, si el nombre de correo electrnico del recurso es "Cualquiera" y se puede llegar a l a travs de
Internet en una ubicacin denominada Microsoft (registrada como microsoft.com), la direccin correcta
sera: cualquiera@microsoft.com
6.
Si ha decidido utilizar las cuentas de usuario de Windows (en vez de la autenticacin de Project
Server) para su propia autenticacin y la de los miembros del equipo al acceder a Project Server,
introduzca la cuenta de usuario de Windows del recurso en el cuadro Cuenta de Windows.
Si no conoce la cuenta de usuario de Windows del recurso, haga clic en Cuenta de Windows para buscar
esta informacin en la libreta de direcciones de correo electrnico.
Introducir las direcciones de correo electrnico de varios recursos
1.
2.

Haga clic en el campo situado a la derecha de donde desee insertar el campo Direccin de correo
electrnico.
47
Miguel Cubillos M.
Por ejemplo, para insertar el campo a la derecha de los nombres de recurso, haga clic en el campo situado
a la derecha del campo Nombre del recurso.
3.
En el men Insertar, haga clic en Columna.
4.
En el cuadro Nombre de campo, haga clic en Direccin de correo electrnico, y despus en

Aceptar.
5.
En el campo Direccin de correo electrnico de cada recurso para el que est especificando
informacin de colaboracin, escriba la direccin de correo correspondiente.
sera: : cualquiera@microsoft.com
Cambiar el mtodo de colaboracin para varios recursos
Si necesita cambiar el mtodo de colaboracin para varios recursos (ya sea Microsoft Project Server o
Ninguno), agregue el campo Grupo de trabajo a la vista Hoja de recursos.
1.
Haga clic en el campo situado a la derecha de donde desee insertar el campo Grupo de trabajo.
2.
3.
En el cuadro Nombre de campo, haga clic en Grupo de trabajo y despus en Aceptar.
4.
Si es necesario, en el cuadro Grupo de trabajo, elija el mtodo de colaboracin para el recurso. Las
opciones son Microsoft Project Server o Ninguno.
se ha seleccionado en la ficha Colaborar del cuadro de dilogo Opciones (Microsoft Project Server o
Ninguno). Para cambiar el mtodo de colaboracin de recursos individuales, haga clic en el campo Grupo
de trabajo situado junto al nombre del recurso, haga clic en la flecha y despus elija el mtodo de
colaboracin para ese recurso.
Especificar la disponibilidad de los recursos

Para que los recursos puedan comunicarse utilizando Microsoft Office Project Server 2003, deber introducir
su informacin de colaboracin. Esta informacin incluye el mtodo de colaboracin (Project Server o
Ninguno) y la cuenta de usuario de Microsoft Windows (si es necesaria para la autenticacin). Si desea enviar
notificaciones o recordatorios a los recursos mediante mensajes de correo electrnico, tambin puede introducir
sus direcciones.
Introducir informacin de colaboracin slo para algunos recursos
1.
2.
En el campo Nombre del recurso, haga clic en el recurso cuya informacin de colaboracin desee
especificar y, a continuacin, haga clic en Informacin del recurso
3.
Haga clic en la ficha General.
48
Miguel Cubillos M.
4.
Si es necesario, en el cuadro Grupo de trabajo, elija el mtodo de colaboracin para este recurso.
se ha seleccionado en la ficha Colaborar del cuadro de dilogo Opciones. Puede usar el cuadro Grupo de
trabajo para cambiar el mtodo de colaboracin de recursos individuales.
5.
En el cuadro Correo electrnico, escriba la direccin de correo electrnico del recurso.

sera:: cualquiera@microsoft.com
6.
Si ha decidido utilizar las cuentas de usuario de Windows (en vez de la autenticacin de Project
Server) para su propia autenticacin y la de los miembros del equipo al acceder a Project Server,
introduzca la cuenta de usuario de Windows del recurso en el cuadro Cuenta de Windows.
Si no conoce la cuenta de usuario de Windows del recurso, haga clic en Cuenta de Windows para buscar
esta informacin en la libreta de direcciones de correo electrnico.
Introducir las direcciones de correo electrnico de varios recursos
1.
2.

Haga clic en el campo situado a la derecha de donde desee insertar el campo Direccin de correo
electrnico.
3.
4.
En el cuadro Nombre de campo, haga clic en Direccin de correo electrnico, y despus en

Aceptar.
5.
En el campo Direccin de correo electrnico de cada recurso para el que est especificando
informacin de colaboracin, escriba la direccin de correo correspondiente.
sera:: cualquiera@microsoft.com
Seguimiento
Ajustar la cantidad de trabajo restante
Si necesita realizar un seguimiento minucioso del trabajo, quizs porque tenga una fecha
lmite especialmente ajustada, Microsoft Office Project 2003 permite realizar cambios en el
trabajo restante de una tarea en curso con el nivel de precisin que desee. Puede ajustar
todo el trabajo restante de una vez o ajustarlo da a da.
Ajustar la cantidad total del trabajo restante
Ajuste la cantidad total del trabajo restante si el total es lo que ms le interesa y puede
aceptar los efectos de otros factores de la programacin. Por ejemplo, si el aumento del
49
Miguel Cubillos M.
trabajo total restante no ocasiona la sobreasignacin de un recurso, tal vez desee utilizar este
mtodo.
1.
2.
3.
4.
En el men Vista, haga clic en Ms vistas.

En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar.
En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo.
En el campo Restante, escriba la nueva cantidad de trabajo restante.
Ajustar el trabajo restante da a da

Ajuste el trabajo restante da a da para definir el perfil del trabajo restante y adaptarlo a las
necesidades de la programacin. Por ejemplo, suponga que al aumentar el trabajo restante se
agregan dos das a una tarea y se produce la sobreasignacin de un recurso en el segundo
da. Podra evitar la sobreasignacin si agregara ms trabajo al primer da.
1.
2.
3.
4.
En el men Ver, haga clic en Uso de tareas.

En el men Formato, elija Escala temporal y seleccione la ficha Nivel superior, Nivel medio o
Nivel inferior.
En el cuadro Unidades del nivel de escala temporal mostrado, haga clic en Das y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo.
Nota Si ya est seleccionado el campo Trabajo, no vuelva a hacer clic en l, de lo

contrario ocultar el campo en vez de mostrarlo.
5.
En la seccin de parte de horas de la vista, escriba la nueva cantidad de trabajo restante para ese da en
el campo Trabajo.
Nota Si ya ha escrito un valor de trabajo real para un da, no cambie el valor de trabajo
restante para el mismo da a menos que desee reemplazar el valor de trabajo real.
Actualizar las fechas reales de comienzo y fin
1.
2.
3.
4.

En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee actualizar.
En el men Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Actualizar tareas.
En Real, escriba o seleccione las fechas en los cuadros Comienzo y Fin.
Nota Escribir una fecha de comienzo o una fecha de fin real para una tarea, cambia las
fechas programadas correspondientes. Sin embargo, las fechas previstas no se ven afectadas
por los cambios realizados en las fechas reales o programadas. Si especifica una fecha de fin
real para una tarea, Microsoft Office Project 2003 calcula el porcentaje completado para
que sea del 100%.
Sugerencia
Si una serie de tareas comenzaron y finalizaron a tiempo, puede establecer la
informacin de las fechas reales de comienzo y de fin de dichas tareas a la vez. En el
campo Nombre de tarea, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las tareas
que comenzaron y finalizaron a tiempo. En el men Herramientas, elija Seguimiento y,
a continuacin, haga clic en Actualizar proyecto. Haga clic en Actualizar trabajo
completado al, escriba o seleccione una fecha y, a continuacin, en Para, haga clic en
Tareas seleccionadas.
Actualizar el trabajo real
Si sabe la cantidad de trabajo que se ha llevado a cabo en una tarea, puede introducir el
trabajo real de la tarea.
50
Miguel Cubillos M.
1.
2.
3.

4.
En el campo Real de las tareas que desea actualizar, introduzca los valores de
trabajo reales.
Los valores recalculados de porcentaje de trabajo completado y de trabajo restante
aparecern en los campos % trabajo compl. (Porcentaje de trabajo completado) y
Restante (trabajo restante), respectivamente. Presione la tecla TAB para desplazarse al
campo si ste no est visible.
Nota Cuando se especifica el trabajo real completado para una tarea, Microsoft Office
Project 2003 calcula el porcentaje de trabajo completado y el trabajo restante de acuerdo
con las frmulas Porcentaje de trabajo completado = Trabajo real / Trabajo y Trabajo
restante = Trabajo - Trabajo real.
Actualizar una duracin real
1.
2.
3.
4.

En el men Ver, seale Tabla y haga clic en Seguimiento.
En el Duracin real, escriba las duraciones reales de las tareas que desee actualizar.
Los valores recalculados del porcentaje de finalizacin y la duracin restante aparecen

en los campos % completado (Porcentaje completado) y Duracin restante
respectivamente.
Presione la tecla TAB para desplazarse al campo si ste no est visible.
Cuando se especifica la duracin real de una tarea, Microsoft Office Project 2003 calcula el
porcentaje completado y la duracin restante de acuerdo con las frmulas Porcentaje
completado = Duracin real / Duracin y Duracin restante = Duracin - Duracin real.
Nota Si introduce una duracin real superior a la duracin programada antes de que la tarea
est completada, Project actualizar la duracin programada para que sea igual a la duracin
real, cambiar la duracin restante a cero y marcar la tarea como completada al 100%.
Actualizar las tareas completadas rpidamente
Si tiene tareas en el proyecto que se han completado segn lo programado, puede
actualizarlas todas rpidamente como completadas al 100 por ciento para la fecha que desee.
1.
2.
3.

En el men Herramientas, elija Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Actualizar proyecto.
Haga clic en Actualizar trabajo completado al y, a continuacin, escriba o seleccione la fecha hasta
la cual desee actualizar el progreso.
Si no se indica una fecha, Microsoft Office Project 2003 utilizar la fecha actual o la
fecha de estado.
4.
5.
Haga clic en Slo al 0% o al 100%.

Haga clic en Proyecto completo.
Nota Cuando se lleva a cabo el procedimiento descrito, los valores de porcentaje

completado introducidos anteriormente para las tareas con fechas de fin anteriores a la
fecha "completado al" se sustituyen por el valor 100%.
51
Miguel Cubillos M.
Actualizar el progreso de varias tareas rpidamente

Si tiene varias tareas en el proyecto que estn al da o se completaron segn la
programacin, puede actualizar rpidamente el progreso de todas las tareas, o incluso de
todo el proyecto.
1.
2.

En el campo Nombre de tarea, presione la tecla CTRL y seleccione las tareas que desee actualizar.
Nota Si desea actualizar todo el proyecto, no seleccione ninguna tarea.

3.
4.
5.
6.
En el men Herramientas, elija Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Actualizar proyecto.

Haga clic en Actualizar trabajo completado al y, a continuacin, escriba o seleccione la fecha hasta
la cual desee actualizar el progreso.
Haga clic en Por porcentaje completado.
Para actualizar todo el proyecto, haga clic en Proyecto completo.
Para actualizar solamente las tareas seleccionadas, haga clic en Tareas seleccionadas.
Actualizar el trabajo restante
Si sabe que una tarea va a requerir ms o menos trabajo del calculado por Microsoft Office
Project 2003, puede especificar el trabajo restante.
1.
2.
3.
4.

En el campo Restante, escriba el trabajo restante para las tareas que desee actualizar.
Los valores recalculados de trabajo y porcentaje de trabajo completado aparecern en los

campos Trabajo y % trabajo compl. (Porcentaje de trabajo completado),
respectivamente. Presione la tecla TAB para desplazarse al campo si ste no est visible.
Nota Cuando se ajusta el trabajo restante para una tarea, Project calcula el trabajo y el
porcentaje de trabajo completado utilizando los valores de trabajo real de acuerdo con las
frmulas Trabajo = Trabajo restante + Trabajo real y Porcentaje trabajo completado =
Trabajo real / Trabajo.
Actualizar el porcentaje de trabajo completado
Si ha asignado recursos a tareas y est haciendo un seguimiento del trabajo, puede indicar
el porcentaje de trabajo que se ha completado en una tarea. Al especificar un porcentaje de
trabajo completado entre 0 (cuando no se ha realizado trabajo en la tarea) y 100 (cuando
todo el trabajo de la tarea se ha llevado a cabo), puede comparar el trabajo completado real
con el programado.
1.
2.
3.
4.

En el campo % trabajo compl. (Porcentaje de trabajo completado), escriba el porcentaje de trabajo
completado para las tareas que desee actualizar. Presione la tecla TAB para desplazarse al campo si ste
no est visible.
Los valores recalculados para el trabajo real y el trabajo restante aparecen en los campos
Real y Restante, respectivamente.
Notas
Cuando se especifica el porcentaje de trabajo completado para una tarea, Microsoft Office
Project 2003 calcula el trabajo real y el trabajo restante de acuerdo con las frmulas Trabajo real =
Trabajo * Porcentaje trabajo completado y Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real.
52
Miguel Cubillos M.
Project calcula el porcentaje de trabajo de una tarea de resumen completada basndose en el progreso
de sus subtareas. Tambin puede escribir manualmente el porcentaje de trabajo completado en una tarea de
resumen.
Si introduce manualmente el porcentaje de trabajo de una tarea de resumen, Project la

aplicar a las subtareas, basndose en cundo estn programadas. A las tareas programadas
ms pronto se les aplica el progreso hasta que hayan finalizado y el progreso contina
aplicndose a las tareas hasta que todas hayan finalizado
Actualizar el porcentaje de finalizacin de una tarea
Indicar el porcentaje de finalizacin de una tarea ayuda a realizar un seguimiento del
progreso real. Al especificar un porcentaje de finalizacin entre 0 (para una tarea que no ha
comenzado) y 100 (para una tarea que ha finalizado), se puede comparar el progreso
planeado con el real.
1.
2.
3.
4.

En el men Ver, seale Tabla y haga clic en Seguimiento.
En el campo % completado (Porcentaje completado), escriba el porcentaje de finalizacin de las
tareas que desee actualizar.
Los valores recalculados de la duracin real y la duracin restante aparecen en los

campos Duracin real y Duracin restante.
Notas
Cuando se especifica el porcentaje de finalizacin de una tarea, Microsoft Office Project 2003 calcula
la duracin real y la duracin restante de acuerdo con las frmulas Duracin real
= Duracin * Porcentaje completado y Duracin restante = Duracin - Duracin real.
Para actualizar rpidamente el porcentaje de finalizacin de las tareas seleccionadas en cualquier vista
de tareas, seleccione Barras de herramientas en el men Ver y, a continuacin, haga clic en Seguimiento.
En el campo Nombre de tarea, haga clic en una tarea y, a continuacin, haga clic en un porcentaje, por
ejemplo 25% completado
, en la barra de herramientas Seguimiento.
Project calcula el porcentaje de finalizacin de una tarea de resumen basndose en el progreso de sus
subtareas. Tambin puede escribir manualmente el porcentaje de trabajo completado en una tarea de
resumen.
Puede establecer valores predeterminados para especificar cmo Project ajustar automticamente la
informacin si hay datos reales y trabajo restante segn la fecha de estado del proyecto.
Actualizar el trabajo real de fase temporal para asignaciones de recursos

Si necesita llevar un seguimiento de la cantidad de trabajo que ha llevado a cabo cada
recurso en una tarea durante un perodo determinado de tiempo (por ejemplo, a diario),
puede introducir la informacin de fase temporal del trabajo real ( de cada recurso
asignado.
1.
2.
3.

En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo real.
En el campo Trabajo real del derecho de la vista, escriba el trabajo real para las asignaciones de
recursos que desee actualizar.
53
Miguel Cubillos M.
De forma predeterminada, la escala temporal de la vista Uso de tareas est dividida en

das. Para actualizar el trabajo real para una asignacin de recursos en un intervalo de
tiempo diferente (por ejemplo, semanal o mensual), puede cambiar la escala temporal.
Nota Microsoft Office Project 2003 agrega el trabajo real de cada perodo para mostrar las
cantidades de trabajo real de cada recurso. Tambin agrega los valores de trabajo total para
cada recurso a fin de mostrar totales de trabajo para cada tarea.
Actualizar el trabajo real total para asignaciones de recursos
Para realizar un seguimiento de la cantidad de trabajo que cada recurso ha llevado a cabo
en una tarea desde el comienzo de sta, puede introducir el trabajo real total que haya
llevado a cabo cada recurso asignado.
1.
2.
3.

En el campo Real, escriba o seleccione el trabajo real para las asignaciones de recursos que desee
actualizar.
Presione la tecla TAB para desplazarse al campo si ste no est visible.

Nota Cuando se especifica el trabajo real completado para una asignacin de recurso,
Microsoft Office Project 2003 calcula el porcentaje de trabajo completado y el trabajo
restante de la asignacin, de acuerdo con las frmulas Porcentaje de trabajo completado =
Trabajo real / Trabajo y Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real. Para cada tarea, Project
calcula y muestra la suma del trabajo realizado por los recursos individuales.
Revisar progreso
Recopilar informacin manualmente
Aunque la forma ms rpida y fcil de recopilar informacin sobre el estado del proyecto
consiste en intercambiar mensajes del grupo de trabajo a travs de una intranet o de
Internet con Microsoft Office Project Server 2003, tal vez necesite o desee recopilar esa
informacin manualmente. Por ejemplo, podra no tener un sistema de correo electrnico ni
acceso a una intranet o a Internet o que su proyecto sea tan pequeo que pueda reunir todos
los datos personalmente en muy poco tiempo.
Si decide recopilar manualmente los datos de estado del proyecto, recuerde que tambin
deber especificar manualmente los datos en el plan del proyecto. He aqu algunos puntos
que se deben tener en cuenta:
Decida qu informacin del proyecto desea seguir y actualizar Por ejemplo, puede que
desee actualizar las fechas de comienzo y de fin de las tareas, los porcentajes de finalizacin y los costos.
Identifique y recopile los datos de las fuentes de informacin Por ejemplo, para actualizar las
fechas de comienzo y de fin, recopile las fechas reales de los recursos que estn asignados a las tareas. Para
recopilar los datos de costos, es posible que necesite consultar los costos reales al personal de contabilidad.
Decida el mtodo de recopilacin de datos Podra reunir datos personalmente llamando por
telfono a las fuentes o visitndolas puerta a puerta para entrevistarlas. O bien, podra pedir a las fuentes que
rellenen un formulario y se lo entreguen.
Decida una programacin realista de recopilacin y case a ella Con qu frecuencia necesita o
desea recopilar o actualizar informacin del proyecto? Semanalmente? Mensualmente? La seleccin de una
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Miguel Cubillos M.
frecuencia que sea conveniente y se ajuste a la programacin aumenta la probabilidad de obtener

informacin sobre el estado del proyecto e incorporarla en el plan.
Decida el intervalo de tiempo con el que desee incorporar los datos reales al plan del proyecto
Por ejemplo, puede incorporar los costos reales por meses, por semanas, por das o por horas. Utilizando las
vistas de fase temporal de Microsoft Office Project 2003, la vista Uso de tareas y la vista Uso de recursos,
podr modificar la escala temporal y actualizar los datos reales con la frecuencia que necesite.
Cuanto ms simples sean los mtodos de recopilacin manual de datos, ms probabilidades

tendr de obtener informacin puntual. Simplifique el mtodo de creacin de informes de
estado tanto como lo permitan las necesidades del proyecto.
Analizar datos de fase temporal
Si desea mostrar informacin de fase temporal del proyecto en un grfico, puede utilizar las
funciones de representacin grfica de Microsoft Excel importando datos directamente
desde Microsoft Office Project 2003 utilizando un asistente.
1.
En el men Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Anlisis.
2.
Haga clic en Analizar datos de escala temporal en Excel
en la barra de herramientas Anlisis.
El Asistente para anlisis de datos de escala temporal le guiar a travs del proceso de
exportacin a Excel de los datos de fase temporal del proyecto y de su representacin
grfica. El archivo Excel resultante muestra informacin (como el trabajo y el costo) de
cada tarea o recurso, da a da.
Comprobar las tareas que van por detrs de la programacin
Si ha establecido una lnea de base para el proyecto, puede ver cmo las tares progresan en
el tiempo y ver si sus fechas de comienzo y fin se estn retrasando. Puede hacer un
seguimiento del proceso comparando las fechas previstas y las programadas o las fechas
reales de comienzo y de fin.
1.
2.
En el men Ver, haga clic en Gantt de seguimiento.

En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Variacin.
Presione la tecla TAB para desplazarse a los campos de variacin si stos no estn
visibles.
La vista Gantt de seguimiento muestra dos barras de tareas, una sobre la otra, para cada
tarea. La barra inferior muestra fechas de comienzo y de fin previstas, y la barra superior
muestra las fechas de comienzo y de fin programadas, de manera que puede ver la diferencia
entre el plan y la programacin actual.
Determinar si la fecha de fin del proyecto ha cambiado
Si ha configurado una lnea de base para el proyecto, podr ver la diferencia de tiempo
entre la lnea de base y la fecha de fin programada actualmente para el proyecto, a medida
que ste progrese.
1.
2.
En el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto.

Haga clic en Estadsticas.
La fila Variacin del campo Finalizar muestra la diferencia entre la fecha de fin prevista y
actual del proyecto.
55
Miguel Cubillos M.
Buscar mrgenes de demora en la programacin

La cantidad de margen de demora de la programacin informa de cunto tiempo pueden
retrasarse las tareas sin que se vean afectadas otras tareas o la fecha de fin del proyecto.
1.
2.
3.

En la lista Vistas, haga clic en Gantt detallado y elija Aplicar.
En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Programacin.
En la parte de diagrama de la vista, el margen de demora aparece como barras finas

situadas a la derecha de las tareas, con los valores del margen de demora contiguos a las
barras de Gantt normales.
Presione la tecla TAB para desplazarse a los campos Demora permisible y Margen de
demora total si no estn visibles en la parte de hoja de la vista.
Notas
Si sabe dnde se produce un margen de demora en la programacin, puede mover las

tareas cuando ciertas fases de la programacin presenten demoras y otras no.
Los valores del margen de demora tambin indican incoherencias en la
programacin. Por ejemplo, un valor negativo en el margen de demora indica una tarea que
presenta una dependencia de fin a comienzo con una tarea sucesora, aunque sta tiene una
delimitacin Debe comenzar el, que es anterior al fin de la primera tarea. Un margen de
demora negativo tambin puede producirse cuando una tarea est programada para
terminar despus de su fecha lmite.
Responder a una interrupcin en una tarea
Si tiene recursos cuyo trabajo se interrumpe en una tarea y necesita reprogramar el resto
del trabajo para una fecha posterior, puede dividir la tarea creando un intervalo entre su
trabajo real y su trabajo restante .
1.
2.
En la parte de diagrama de la vista, elija la parte incompleta de la tarea.
El puntero adquirir la forma de una flecha de cuatro puntas
3.
Arrastre la barra de tareas a la derecha para dividir la tarea y mover la parte

incompleta a la fecha que desee.
Nota Si arrastra la parte terminada de la tarea, se mover la tarea entera. Si arrastra el

final de la tarea, extender su duracin.
Nota Puede comprobar la fecha de reanudacin para la parte incompleta de la tarea
insertando el campo Reanudar en la parte de tabla del diagrama de Gantt. Para insertar el
campo Reanudar, haga clic en el campo situado a la derecha del lugar donde desee
insertarlo. En el men Insertar, haga clic en Columna. En la lista Nombre de campo, haga
clic en Reanudar
Configurar una tarea como completada al 100 por ciento
Si ha completado una tarea del proyecto, puede actualizarla rpidamente como completada
al 100 por ciento.
1.
2.
En el men Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Seguimiento.
56
Miguel Cubillos M.
Seleccione la tarea que desee que aparezca como completada y haga clic en
100% completado
.
Nota Si establece una tarea como completada al 100%, Microsoft Office Project 2003
establecer su fecha de fin real.
3.
Especificar los tipos de datos que se van a recopilar

Para obtener slo los tipos de informacin del proyecto que desea actualizar, puede
personalizar los mensajes de colaboracin del equipo. Por ejemplo, puede incluir el campo
Fecha lmite y otros campos, quitar los campos que no necesita y realizar un seguimiento del
trabajo de horas extra.
1.
En el men Herramientas, elija Personalizar y haga clic en Campos publicados.
2.
Haga clic en un mtodo de seguimiento en Personalizacin para. Se mostrar una
descripcin del mtodo de seguimiento junto a la seleccin.
3.
Para agregar un campo, en el cuadro Campos disponibles, haga clic en el campo
que desee y, a continuacin, haga clic en . Asegrese de agregar los campos en el
orden en el que desee que aparezcan.
4.
Para cada uno de los campos seleccionados en el cuadro Campos de la vista de
tareas, en Tipo de campo personalizado, haga clic en Tarea o Asignacin para indicar
si el campo es del tipo Asignacin o Tarea.
5.
Para permitir que los recursos especifiquen si pueden cambiar el campo, active la
casilla de verificacin Permitir que los recursos cambien el campo.
6.
Para quitar un campo, en el cuadro Campos de la vista de tareas, haga clic en el
campo que desee quitar y, a continuacin, haga clic en .
Para quitar todos los campos de una vez excepto los predeterminados, haga clic en
Notas
El administrador del servidor determina si los jefes de proyecto pueden sobrescribir

la configuracin de mensaje. Si desea una configuracin de informe distinta pero no puede
cambiarla en este cuadro de dilogo, acuda al administrador del servidor.
Para que los mensajes de colaboracin del equipo recuperen sus valores
predeterminados, haga clic en Restablecer. Al hacer clic en Restablecer, Microsoft Office
Project 2003 quita los campos adicionales de los mensajes de colaboracin del equipo
Ver el progreso de las tareas con lneas de progreso
Para crear una representacin visual del progreso de un proyecto, se pueden mostrar lneas
de progreso en la vista Diagrama de Gantt.
1.
2.
3.
4.

En el men Herramientas, seleccione Seguimiento y, acto seguido, haga clic en Lneas de
progreso.
A continuacin, haga clic en la ficha Fechas e intervalos.
Seleccione las opciones para mostrar las lneas de progreso:
Para mostrar siempre la lnea de progreso actual, active la casilla de verificacin Mostrar
siempre la lnea de progreso actual y, a continuacin, seleccione En la fecha de estado del proyecto o
En la fecha actual para indicar el lugar en el que desea que se dibuje la lnea de progreso.
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Miguel Cubillos M.
Para mostrar una lnea de progreso en intervalos de tiempo especficos, active la casilla de
verificacin Mostrar lneas de progreso a intervalos repetitivos y, a continuacin, haga clic en
Diariamente, Semanalmente o Mensualmente para especificar un intervalo de tiempo. Despus
seleccione las opciones que desee.
Para que las lneas de progreso empiecen al iniciarse el proyecto, en Comenzar, haga clic en
Al comenzar el proyecto; en caso contrario, haga clic en la opcin de fecha, y escriba o seleccione la
fecha en la que desea que comiencen las lneas de progreso.
Para mostrar una lnea de progreso en una fecha especfica, active la casilla de verificacin
Mostrar las lneas de progreso seleccionadas y, a continuacin, escriba o seleccione las fechas para las
que desee mostrar las lneas de progreso. Para eliminar una fecha para la que ha establecido lneas de
progreso, seleccinela y haga clic en Eliminar.
5.
Para mostrar el progreso comparado con un plan previsto, en Mostrar lneas de progreso en relacin
con el, haga clic en Plan previsto.
6.
Para cambiar el aspecto de las lneas de progreso, haga clic en la ficha Estilos de lnea y seleccione
las opciones de Estilos de lnea que desee.
Notas
Puede agregar rpidamente una lnea de progreso al proyecto utilizando el Mouse (ratn). En el men
Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Seguimiento. Haga clic en Agregar lnea de progreso
y, a continuacin, en la zona del Diagrama de Gantt en la que desee dibujar la lnea de progreso.
Para quitar una lnea de progreso con el Mouse, haga doble clic en la lnea de progreso,
seleccione la ficha Fechas e intervalos, elija la fecha de progreso en la lista Fechas de la
lnea de progreso y, por ltimo, haga clic en Eliminar.
Puede establecer valores predeterminados para especificar cmo Microsoft Office Project 2003
ajustar automticamente la informacin si hay datos reales y trabajo restante segn la fecha de estado del
proyecto.
Las lneas de progreso se dibujan en la barra de Gantt segn el porcentaje acumulado de conclusin
de una tarea hasta la fecha especificada. Para garantizar que los picos se dibujan correctamente (o para
mostrar el trabajo que est adelantado a la programacin) los cambios del porcentaje completado total deben
extenderse hasta la fecha de estado. En el men Herramientas, elija Opciones, haga clic en la ficha Clculo
y, a continuacin, en Opciones de clculo para, active la casilla de verificacin Las modificaciones de los
porcentajes completados se extienden a la fecha de estado
Ver el trabajo a lo largo del tiempo

Al ver el trabajo distribuido por perodos de tiempo, puede utilizar perodos que varan
desde un minuto a un ao.
1.
2.
3.
En el men Ver, haga clic en Uso de tareas o en Uso de recursos.

En el men Formato, haga clic en Escala temporal y, a continuacin, haga clic en la ficha Nivel
superior, Nivel medio o Nivel inferior.
En la ficha del nivel de escala temporal mostrado, en el cuadro Unidades, haga clic en la unidad de
tiempo que desee utilizar.
Por ejemplo, si desea ver el trabajo detallado por semanas y, a continuacin, por das,
haga clic en Semanas en el cuadro Unidades de la ficha Nivel superior y, luego, haga
clic en Das en el cuadro Unidades de la ficha Nivel medio.
Nota.- Para mostrar menos de tres escalas, seleccione en la lista Mostrar las escalas
temporales que desee que aparezcan.
4.
Para aplicar formato a la escala temporal, especifique los valores que desee utilizar en los cuadros
Etiqueta, Alineacin y Contador. Active o desactive las casillas de verificacin Utilizar ao fiscal y
Separadores y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
58
Miguel Cubillos M.
En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo, Trabajo real, Trabajo acumulado o Trabajo
previsto en la vista Uso de tareas. Tambin puede hacer clic en Trabajo, Trabajo real, Trabajo acumulado
o Sobreasignacin en la vista Uso de recurso
59

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- Grandes proyectos de inversin industrial.

- Instalaciones y plantas industriales.

- Lneas y procesos de produccin industrial.

- Mquinas, equipos y sus elementos.

Fases de un proyecto genrico

La metodologa del proyecto

La organizacin del proyecto

La gestin del proyecto

UTFSM-SEDE VIA DEL MAR-JMC

Anotar cundo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea.

Evaluarlo para realizar proyectos ms efectivos en el futuro, teniendo en cuenta las

DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO

Hitos: Representan la finalizacin de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En

Recursos: En los recursos estn incluidas las personas, herramientas, instalaciones o

UTFSM-SEDE VIA DEL MAR-JMC

Cmo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar:

UTFSM-SEDE VIA DEL MAR-JMC

Al generar un plan de proyecto, Project calcula y

Al crear un plan de proyecto, introduzca los tipos siguientes de

En esta leccin realizar un recorrido por algunos

Dependencias entre tareas

UTFSM-SEDE VIA DEL MAR-JMC

Funciones bsica de programacin de Project

Las frmulas y funciones bsicas funcionan en

Segn lo mucho que haya profundizado en la programacin

Programacin condicionada por el esfuerzo

A pesar de que son todas tcnicas de programacin

UTFSM-SEDE VIA DEL MAR-JMC

Introduccin a la frmula de programacin

Puede controlar cules de los valores de la frmula de

Las tres partes de la frmula de programacin

Antes de asignar un recurso a una tarea de proyecto,

Duracin es la longitud del perodo laborable entre el

Para aprovechar al mximo la programacin de

Trabajo indica la cantidad de esfuerzo, medido en

Nota En esta leccin, se hablar slo de

Estos tres elementos de la frmula de

necesita para completar la tarea. El trabajo total de una

individuales, de forma que le permite ajustar la

Unidades de recursos indica la cantidad de tiempo

Trabajar con calendarios

UTFSM-SEDE VIA DEL MAR-JMC

Usar calendarios para programar el trabajo del proyecto

Cmo se usan los calendarios en Project?

Calendario del proyecto

UTFSM-SEDE VIA DEL MAR-JMC

Qu es el calendario del proyecto?

UTFSM-SEDE VIA DEL MAR-JMC

UTFSM-SEDE VIA DEL MAR-JMC

Cmo afectan las opciones de configuracin de los calendarios a los perodos

Cmo estn interrelacionados los calendarios del proyecto, de recursos y de

Asignar un calendario base a un recurso

En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos.

Haga clic en Informacin del recurso

UTFSM-SEDE VIA DEL MAR-JMC

y, a continuacin, en la ficha Horario de trabajo.

Asignar un calendario a una tarea

En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un calendario.

Haga clic en Informacin de la tarea y, a continuacin, haga clic en la ficha Avanzado.

Si procede, active la casilla de verificacin La programacin omite los calendarios de recursos

En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.