SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD

Y SALUD OCUPACIONAL

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PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTACIN: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

PROCEDIMIENTO DE
DOCUMENTACIN:
CONTROL DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS.

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SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD

Y SALUD OCUPACIONAL

PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTACIN: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

JARDINES DE TRUJILLO S.A

1.- OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la elaboracin y el control de los documentos y registros
relacionados al Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional de Jardines de Trujillo
S.A.
2.- ALCANCE
Este

procedimiento

procedimientos,

se

aplica

informacin

de

todos

los

procesos,

documentos

normas

(poltica,

internas,

objetivos,

planes

de

metas,

emergencia,

organigramas, documentos externos, etc.) y registros del SGSSTO de las reas operativas y
administrativas de Jardines de Trujillo S.A.
3.- DEFINICIONES
3.1.- Documento
Informacin sobre un tema especfico y su medio de soporte.
3.2.- Documento Interno
Documento relacionado con el Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional que ha
sido emitido por Jardines de Trujillo S.A.
3.3.- Documento Externo
Documento relacionado con el Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional que ha
sido emitido por un organismo que no pertenece a Jardines de Trujillo S.A. como: Normas
legales, Normas Tcnicas, documentos de los contratistas, entre otros.
3.4.- Documento Controlado
Documento para el cual existe un procedimiento de control documentario, el cual asegura
que no se utilicen versiones no vigentes y que est disponible a todas las personas
responsables de desarrollar actividades relacionadas con dicho documento.
3.5.- Documento No Controlado

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Documento que no requiere estar actualizado ni disponible, y que se utiliza para fines de
consulta, informacin o capacitacin.
3.6.- Documento Histrico
Versiones anteriores de un Documento Controlado, las cuales han sido retiradas de
circulacin entre los usuarios y que se conservan para fines de consulta por un perodo
mximo determinado.
3.7.- Procedimiento.
Modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una
serie comn de pasos claramente definidos, que permiten realizar un trabajo, investigacin,
o estudio correctamente.
3.8.- Norma
Enunciado que establece los parmetros aceptables para un determinado tema.
3.9.- Formato
Documento que tiene por finalidad registrar determinada informacin para dejar evidencia de
los resultados obtenidos o de las actividades realizadas. El Formato al ser completado se
convierte en un Registro.
3.10.- Registro
Documento Interno o Externo que presenta evidencia de los resultados obtenidos o de las
actividades realizadas.
3.11.- Backup
Respaldo de la informacin en medios electrnicos.
3.12.- Procedimiento Estndar de Trabajo (PET)
Documento Interno que describe las acciones o pasos que deben seguirse para realizar de
manera segura y eficiente una determinada tarea.
3.13.- Norma de Procedimientos Operacionales (NPO)
Documento externo del sistema que describe los pasos a seguir para el funcionamiento de
equipos de manera segura, parmetros de funcionamiento, limpieza del equipo y EPP a usar
en cada actividad.
3.14.- Programa
Documento Interno que describe los recursos, actividades, responsables y plazos para logar

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un objetivo determinado.
3.15.-Reglamento
Documento Interno, generado para cumplir con un requisito legal, que contiene un conjunto
de normas.
4.- RESPONSABILIDADES
4.1.- Gerente de Marketing y Ventas.

Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento en el rea bajo su responsabilidad.

4.2.- Administrador.

Comunicar a todas las reas la actualizacin de un documento cada vez que se emite
una nueva versin.

Codifica, revisa y elabora los documentos y formatos de acuerdo a lo establecido en el

presente procedimiento.

Mantiene actualizada la red interna del SGSSO con la documentacin.

4.3.- Supervisor de Seguridad Salud Ocupacional

Apoyar en la distribucin y difusin de la versin actualizada de los documentos al

personal de las reas y Empresas Contratistas de Jardines de Trujillo S.A.

Controlar la distribucin de documentos del SGSSO y recuperar las copias histricas.

Mantener un registro de los documentos controlados distribuidos, as como de las

personas a quienes se les ha distribuido dichos documentos.

1.
5.- DESARROLLO
5.1.- GENERALES
5.1.1.- Jardines de Trujillo S.A. mantiene en formato fsico y/o electrnico la
documentacin necesaria para el SGSSO, priorizndose el uso de documentos en
formato electrnico.
5.1.2.- Todos los documentos controlados relacionados con Seguridad y Salud
Ocupacional son administrados por medio del presente procedimiento.
5.1.3.- En Jardines de Trujillo S.A. la documentacin tiene la siguiente estructura.

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Grfico 1: Estructura de la Documentacin

Polticas
LO QUE LA EMPRESA SE
COMPROMETE HACER
Objetivos

Manual del SGSSO

Procedimientos, planes,
programas, reglamentos
KNOW HOW
PET, Cartillas, MSDS, NPO

Registros, planos u otra informacin

generada como parte del sistema

COMO SABER
EVIDENCIA DE
LO SE HACE

Documentos externos (Norma OHSAS 18001,2007, Normativas legales)

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5.1.4.- Los documentos definidos en Jardines de Trujillo S.A. para el SGSSO son los
siguientes:
Poltica de Seguridad y Salud Ocupacional (Documento Interno).
Objetivos, Metas y Programas de SSO (Documento Interno).
Manual del SGSSO. (Documento Interno).
Procedimientos (Documento Interno).
Formatos y registros (Documento Interno)
Programa Anual del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud

Ocupacional

(Documento Interno).
Procedimiento Estndar de Trabajo (Documento Interno/Externo).
Reglamento (Documento Interno).
Programas (Documento Interno)
Normas Legales y otros Requisitos (Documento Externo).
Manuales de Equipos de Alto Riesgo (Documento Externo).
Hojas de Datos de Seguridad de Materiales MSDS del proveedor

(Documento

Externo).
5.2.- ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN
Los principales aspectos a tener en cuenta para la elaboracin de la documentacin
son los siguientes:
a.- Encabezado
El encabezado se realiza siguiendo lo sealado en la tabla 1:
Tabla 1: Esquema del encabezado

Campo 1

Campo 2

Campo 4

Campo 3

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Campo 1: Todos los documentos llevarn el logotipo de Jardines de Trujillo S.A. el cual
se muestra en el grfico 2.

Grfico 2: Logotipo de la empresa.

Jardines de Trujillo S.A.

Campo 2: Debe contener el nombre del Sistema de Gestin en letras maysculas.

Ejemplo: SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Tipo de letra: Century Gothic

Tamao: 09

Campo 3: Titulo del documento; se consigna el nombre del documento, este debe ser
preciso y descriptivo del contenido del mismo.

Tipo de letra: Century Gothic

Tamao: 11

Campo 4: Consta de 4 campos, como se indica.

a) Cdigo: se consigna el cdigo del documento conforme lo sealado en la tabla 2.

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Tabla 2: Sistema de Codificacin

JARTSA

ABC

##e.
##f

=
=

Iniciales de Jardines de Trujillo S.A.

Indica el rea al cual pertenece el documento, los documentos del rea de
Seguridad y Salud Ocupacional llevarn el cdigo SSO.
De acuerdo a la Tabla de Codificacin de Documentacin (JARTSA-SSO-CDRXX-PRODXX-ANEXD), indica el nombre del documento de la Directriz.
Nmero correlativo de las Directrices.
Codificacin correlativa para documentos asociados.

b) Versin: Nmero de versin vigente del documento (comenzando con el 00)

c) Aprobacin: Fecha de inicio de vigencia del documento, debe escribirse como
sigue: da/mes/ao.
d) Pgina: colocar en cada hoja del documento el nmero de pgina como X de Y.
b.- Pie de pgina: Segn modelo.
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reproduccin total o parcial, debe asegurarse que se encuentre en la ltima versin,
para acceder a la ltima versin consultar con el Supervisor de Seguridad y Salud
Ocupacional.
c.- Escritura
Tipo de letra: Century Gothic, interlineado 1,5 espacios, y 1 espacio adicional en lo
posible entre numeral y numeral.
Negrilla para resaltar informacin relevante.
d.- Estructura del documento
La estructura de los documentos deber seguir lo establecido en el anexo Tabla de
Estructura de Documentos (JARTSA-SSO-CDR-XX-PRODXX-ANEXC),
5.3.- PROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS Y REGISTROS
La lista de documentos controlados se encuentra en el Anexo C
5.3.1.- El Control Documentario para Documentos Internos y Registros constan de las
siguientes etapas de acuerdo al Anexo A:
a.

Elaborar

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b.

Identificar / Codificar

c.

Revisar

d.

Aprobar

e.

Distribuir

f.

Comunicar

g.

Conservar

h.

Modificar

5.3.2.- La etapa de Elaborar implica que, de acuerdo al anexo B Matriz para

Elaboracin y Aprobacin de Documentos el respectivo responsable:

Define que nuevos documentos son requeridos para la gestin de los riesgos
de Seguridad y Salud Ocupacional.

Asegura que los documentos relacionados con Seguridad y Salud Ocupacional

cumplan con la estructura establecida en el anexo C Tabla de Estructura de
Documentos Asegura que los documentos de Seguridad y Salud Ocupacional
emitidos por otras reas de Jardines de Trujillo S.A. cumplan con la estructura
establecida en el anexo D Tabla de Estructura de Documentos

5.3.3.- La etapa de Identificar / Codificar implica que:

Cada responsable de la elaboracin de los documentos de las reas de

Jardines de Trujillo S.A. enva los documentos propuestos para su revisin y
codificacin por parte del Administrador.

Administrador revisa que cumpla el presente procedimiento y los requisitos de

la norma OHSAS 18001:2007.

5.3.4.- Administrador codifica todos los documentos del SGSSO con un cdigo
alfanumrico nico de acuerdo al anexo D Tabla de Codificacin de La etapa de
revisar Implica que, de acuerdo al anexo Matriz para Elaboracin y Aprobacin de
Documentos (Anexo B) el responsable respectivo debe:

Revisar el documento realizando las modificaciones que considere necesarias.

Verificar que se utilice un lenguaje de fcil entendimiento para las personas a

las cuales va dirigido dicho documento.

5.3.5.- La etapa de Aprobar implica que, de acuerdo al anexo Matriz para Elaboracin

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y Aprobacin de Documentos (Anexo B) el responsable respectivo debe:

Revisar el documento realizando las modificaciones que considere necesarias.

Aprueba el documento.

Al aprobar los documentos debe ser incluido por el Administrador en el

formato Lista Maestra de Documentos Internos referenciado la fecha de
dicha aprobacin.

5.3.6.- La etapa de Distribuir implica que el Administrador,

enva a travs de un

correo electrnico a los niveles de supervisin de Jardines de Trujillo S.A., los

documentos que se generen y/o se modifiquen los existentes. En dicho correo
electrnico se adjuntara una breve resea sobre el requisito atendido y como acceder
al documento.
5.3.7.- Asimismo, los Jefes de rea son responsables de:

Verificar que se retiren las versiones anteriores de los documentos y

actualizar con los documentos vigentes

5.3.8.- La etapa de Conservar implica que:

El Administrador es el responsable que los documentos internos en formato

fsico y electrnico se encuentren identificados en el formato de la

Lista

Maestra de Documentos y que los registros en formato fsico y electrnico se

encuentren identificados en el formato de la Lista Maestra de Registros.
5.3.9.- La etapa de Modificar implica que:

Se cambia el nmero de versin del documento a la inmediata consecutiva.

Se utiliza letra cursiva para identificar las modificaciones, mantenindose as

hasta la siguiente revisin.

La versin anterior del documento quedar archivada por el

Supervisor de

Seguridad Salud Ocupacional.

5.4.- PROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
5.4.1.- El Control Documentario para los Documentos Externos consta de las
siguientes etapas de acuerdo al anexo A

Identificar y controlar

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Distribuir y Comunicar

Conservar

5.4.2.- La etapa de Identificar implica que el Administrador y/o Supervisor de

Seguridad Salud Ocupacional.

Recibe por parte de los responsables las reas de Jardines de Trujillo S.A., o
Empresas Contratistas los documentos relacionados con el Sistema de
Seguridad Salud Ocupacional de origen externo.

Incluye los documentos en el formato de Lista Maestra de Documentos

Externos que se mantendr en archivo.

5.4.3.- La etapa de Distribuir implica que el Administrador.

Enva cada vez que se identifique un nuevo documento o la modificacin de

uno existente, un correo electrnico a los niveles de supervisin de Jardines
de Trujillo S.A.

Asimismo, los Jefes de rea son responsables de:

Imprimir las copias necesarias para el personal a su cargo de Pesquera

Jardines de Trujillo S.A.

6.- CONTROL DE LOS REGISTROS

6.1.- Los registros son necesarios para demostrar conformidad con el Sistema de Gestin
SSO se identifican en la Lista Maestra de Registros.
6.2.- Los registros se identifican por Cdigo y/o Titulo. Asimismo deben tener Fecha y
nombre de la persona que lo elabora.
6.3.- El Lugar, tiempo y responsable de conservacin de los registros se encuentran
establecidos en la Lista Maestra de Registros.
6.4.- Para la conservacin de los registros electrnicos:

El Supervisor de

Seguridad Salud Ocupacional

es responsable de la

conservacin de los registros los cuales debern realizarse diariamente.

6.5.- Para la conservacin de los registros fsicos los Responsables de su conservacin,
conforme lo indicado en la Lista Maestra de Registros, deben asegurar que:

Estn protegidos de la humedad y polvo de modo que permanezcan legibles,

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Estn ordenados cronolgicamente,

Sean accesibles solo a personas autorizadas por el Responsable del control

del registro

Se identifique los registros que se hayan prestado

7.- CAPACITACION
No aplica
8.- FORMATOS
8.1.- Lista Maestra de Documentos Internos (JARTSA-SSO-CDR-XX-PRODXX-FOR01)
8.2.- Lista Maestra de Documentos Externos (JARTSA-SSO-CDR-XX-PRODXX-FOR02)
8.3.- Lista Maestra de Registros (JARTSA-SSO-CDR-XX-PRODXX-FOR03)
9.- NORMAS REFERENCIALES

Norma OHSAS 18001:2007, Requisito 4.4.4, 4.4.5, 4.5.4

DS 005-2012-TR Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo.

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10.- ANEXOS
Diagrama de Flujo del Proceso de Control Documentario de Documentos Internos
JARTSA-SSO-CDR-XX-PRODXX-ANEXA
(Anexo A)

Inicio

Definir documento a
Elaborar y/o modificar

Modificar el
Documento

No

Es un
docume
nto
nuevo?

Actualizar el
nmero de vigencia
del documento

Si

Elaborar el
documento

Asignar cdigo
de control
Llevar a
discusin pblica
Aprobar y distribuir el
documento
Archivar documento en
manual y/o procedimiento

Matriz para Elaboracin y Aprobacin

Finalde Documentos JARTSA-SSO-CDR-XX-PRODXXANEXB
(Anexo B)

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DOCUMENTOS

ELABORACIN

REVISIN

APROBACIN

Poltica de Seguridad y Salud

Supervisor de

Gerente de Marketing y

Supervisor de SSO

Ocupacional

SSO

Ventas / Administrador

Gerente General

Programa Anual de Seguridad y

Supervisor de

Gerente de Marketing y

Supervisor de SSO

Salud Ocupacional

SSO

Ventas / Administrador

Gerente General

Manual de Seguridad y Salud en el

Supervisor de

Gerente de Marketing y

Supervisor de SSO

Trabajo

SSO

Ventas / Administrador

Gerente General

Procedimiento de Seguridad y

Supervisor de

Gerente de Marketing y

Supervisor de SSO

Salud en el Trabajo

SSO

Ventas / Administrador

Gerente General

Formato de Seguridad y Salud en

Supervisor de

Gerente de Marketing y

Supervisor de SSO

el Trabajo

SSO

Ventas / Administrador

Gerente General

Procedimiento Estndar de Trabajo

Supervisor de

Gerente de Marketing y

Supervisor de SSO

(PET)

SSO

Ventas / Administrador

Gerente General

Norma de Procedimiento

Supervisor de

Operacional

SSO

Reglamento interno de Seguridad

Supervisor de

Gerente de Marketing y

Supervisor de SSO

y Salud en el Trabajo

SSO

Ventas / Administrador

Gerente General

Programa de Gestin de Seguridad

Supervisor de

Gerente de Marketing y

Supervisor de SSO

y Salud en el Trabajo

SSO Ocupacional

Ventas / Administrador

Gerente General

Copia Asignada a:

Jefe de Turno

Supervisor de SSO
Gerente General

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Tabla de Estructura de Documentos JARTSA-SSO-CDR-XX-PRODXX-ANEXC

Anexo C
DOCUMENTO

Encabezado

Poltica de Seguridad y Salud

Ocupacional
Contenido

ESTRUCTURA
Logo de la Empresa
Nombre del documento
Cdigo del documento
Versin del documento
Fecha de Aprobacin
Nmero de pgina
Enunciados
Formatos
Control de Cambios:
Informacin de donde
proviene la ltima versin
Elaborado, Revisado y

Pie de pgina

DOCUMENTO
Manual y Procedimientos de
Seguridad y Salud
Ocupacional

Encabezado

Contenido

Copia Asignada a:

Autorizado
Copia asignada a:

ESTRUCTURA
Logo de la Empresa
Nombre del procedimiento
Cdigo del procedimiento
Versin del procedimiento
Fecha de Aprobacin
Nmero de pgina
Objetivo
Alcance
Definiciones
Responsabilidades
Desarrollo
Capacitacin
Formatos

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Normas referenciales
Anexo
Control de Cambios
Elaborado, Revisado y
Autorizado
Pie de pgina

DOCUMENTO

Formato de Seguridad y

ESTRUCTURA

Encabezado

Salud Ocupacional
Contenido
DOCUMENTO

ESTRUCTURA

Encabezado

Reglamento Interno de
Seguridad y Salud en el

Logo de la Empresa
Nombre del formato
Cdigo del formato
Versin del formato
Fecha de Aprobacin
Nmero de pgina
Enunciados

Contenido

Trabajo

Logo de la Empresa
Nombre del Reglamento
Cdigo del Reglamento
Versin del Reglamento
Fecha de Aprobacin
Nmero de pgina
ndice
Captulos, Artculos
Control de Cambios
Elaborado, Revisado y
Autorizado

Pie de pgina

DOCUMENTO
Procedimiento Estndar de
Trabajo (PET)

Copia Asignada a:

Informacin de donde
proviene la ltima versin

ESTRUCTURA
Encabezado

Logo de la Empresa
Nombre del Procedimiento
Cdigo del Procedimiento
Versin del Procedimiento

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Aprobacin:

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PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTACIN: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

Fecha de Aprobacin
Nmero de pgina
Objetivo
Alcance
Definiciones
Responsabilidades
Desarrollo
Formatos
Normas referenciales
Anexos
Control de Cambios
Elaborado, Revisado y

Contenido

Autorizado
Informacin de donde

Pie de pgina

DOCUMENTO

proviene la ltima versin

ESTRUCTURA
Logo de la Empresa
Nombre del Programa
Cdigo del Programa
Versin del Programa
Fecha de Aprobacin
Nmero de pgina
Introduccin
Alcance
Definiciones
Responsabilidades
Recursos
Elementos
Objetivos
Comentarios Finales

Encabezado

Plan Anual de Seguridad y

Salud en el Trabajo
Contenido

DOCUMENTO
Documentos de otras reas

ESTRUCTURA
Encabezado (como mnimo)
Contenido

Copia Asignada a:

Logo de la Empresa
Nombre del documento
Enunciados

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Versin :

00

Aprobacin:

02/01/2013

Pgina :

18 de 23

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Versin, fecha y responsable

de aprobacin

Pie de pgina (como mnimo)

Tabla de Codificacin de Documentacin JARTSA-SSO-CDR-XX-PRODXX-ANEXD

Anexo D
Identificacin del Tipo de Documento
PROD/MAN

Procedimiento/ Manual del Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional

PET

Procedimiento Estndar de Trabajo

REG

Reglamento

PROG/PLAN

Programa/Plan

MP

Hojas de Datos de Seguridad de Materiales MSDS Nivel Usuario

OBJ

Otros

Formato

11.- CONTROL DE CAMBIOS

CAMBIOS
FECHA

VERSIN

CAMBIO

SECCIN

EFECTUADO

INCORPOR

12.- ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORADO POR:
NOMBRE

Copia Asignada a:

CARGO

FECHA

FIRMA

HUELLA DIGITAL

Este documento se encuentra en formato fsico y virtual, queda prohibida su reproduccin total o
parcial, debe asegurarse que se encuentre en la ltima versin, para acceder a la ltima
versin consultar con el Supervisor de Seguridad y Salud Ocupacional.

SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD

Y SALUD OCUPACIONAL

Cdigo:

JARTSA-SSO-CDR-XXPRODXX

Versin :

00

Aprobacin:

02/01/2013

Pgina :

19 de 23

PROCEDIMIENTO DE DOCUMENTACIN: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

Tula Aguilar Benites

Supervisor de SSO

REVISADO POR:

Tula Aguilar Benites

Supervisor de SSO

Jorge Gebhard Feijoo

Maichle

Administrador

Diego Eloy Gonzales

Orbegoso Contavalli

Gerente de
Marketing y Ventas

APROBADO POR:
Tula Aguilar Benites

Supervisor de SSO

Jorge Gebhard Feijoo

Maichle

Administrador

Diego Eloy Gonzales

Orbegoso Contavalli

Gerente de
Marketing y Ventas

Copia Asignada a:

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