SEGURIDAD EN LA OFICINA

F. Garca Maci
Fanny.garcia@ua.es
Resumen
Cuando se habla de prevencin de los accidentes de trabajo siempre se piensa
en los ocurridos en
sectores como la construccin, industria, o transportes, pero casi nunca se
piensa en los accidentes
que suelen ocurrir en las oficinas, estos accidentes son bastante frecuentes y
como normalmente no
tienen la gravedad de los anteriores, no se les suele dar la importancia que se
merecen.
Introduccin
El trabajo de oficina no es potencialmente tan peligroso como otros, por lo que
es ah precisamente
donde reside el peligro para el trabajador intelectual. Con este tema no
pretendo ensear nada
nuevo, mi objetivo es poner de manifiesto ciertas situaciones de riesgo
frecuentes en las oficinas;
posiblemente las conozcamos o al menos las intuyamos, pero seguro que casi
nunca nos hemos
detenido a considerarlas, algunas situaciones pueden parecer evidentes, pero
en cualquier caso
son evidencias que producen al ao en Espaa alrededor de 43.000 accidentes,
de los cuales casi
1.500 son graves y algunos incluso mortales [1].
Estadsticas
Anualmente, uno de cada 20 trabajadores sufre un accidente, cuando decimos
accidente, ha de
entenderse accidente que produce la baja del trabajador por tiempo superior a
un da, y uno de

cada 8.700 trabajadores no vuelve a su puesto de trabajo, porque en el camino

hacia su empresa o
en su mismo puesto ha sufrido un accidente mortal. Ahora repasaremos las
cifras de accidentes
ocurridos en las oficinas.
Segn datos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales

[1] http://www.mtas.es/insht/statistics/est_acc.htmSeguridad en la Oficina FGM

2007
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Cada oficinista sufre un accidente, una vez por lo menos, claro que muchos
accidentes son de poca
importancia, un par de das de baja y listo, pero por cada 1.000 empleados en
oficinas, anualmente
se registran 20 accidentes de ms de 3 das de baja, y de estos 20 accidentes
uno es tan grave que
concluye en incapacidad permanente.
Elementos de un accidente
En todo accidente interactan tres elementos:
El agente, que es el objeto peligroso o mecanismo que lo produce.
El medio, que es la situacin o circunstancia fsica o social en que se produce.
El accidentado, que es quien lo sufre.
Prevencin del accidente
Podemos evitar el accidente tomando una actitud preactiva hacia la
prevencin:
Examinando crticamente los lugares de trabajo.
Identificando cules pueden ser los sistemas, elementos o equipos que
encierren peligros.
Solicitando se realicen las mejoras necesarias para que el lugar de trabajo
sea seguro.

 Modificando los comportamientos que impliquen riesgos para los

trabajadores.
Detectar el problema y corregir es la clave del xito para prevenir accidentes.
Tipos frecuentes de accidentes en una oficina
Los riesgos ms comunes que se encuentran presentes en las oficinas son:
Cadas de altura, por ejemplo de la silla de trabajo; cadas a un mismo nivel
por pisos
defectuosos.
Golpes por cajones abiertos, mamparas no sealizadas, mobiliario mal
dispuesto.
Electrocucin por falta de proteccin.
Cortes con elementos filosos o guillotinas.
Sobreesfuerzos por traslado incorrecto de cargas.
Uno de cada cuatro accidentes en la oficina se produce por cada, ocurre con
frecuencia que los
espacios previstos para el paso presentan el aspecto de una pista de
obstculos, slo tenemos que
dar un vistazo en cualquiera de ellas y nos daremos cuenta de esto. Seguridad
en la Oficina FGM 2007
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Escaleras
Alrededor de 5.000 accidentes al ao, ocurren en las escaleras de los edificios
de
oficinas. Detectar los puntos de riesgo es bueno y eliminarlos mucho mejor;
uno de cada
10 accidentes ocurridos en una escalera termina en incapacidad, este si que es
un dato
alarmante.
Cuando se requiere alcanzar un objeto situado en lo alto de un estante existe
una

posibilidad segura, utilizar correctamente una escalera de mano, tarima, o

banqueta, pero
como contrapartida tambin existen un montn de posibilidades inseguras.
Para utilizar
correctamente las escaleras, se deben seguir las siguientes indicaciones:
Si necesitamos alcanzar un lugar alejado de donde nos encontramos, hay que
bajar de la
escalera, desplazarla y volver a subir. No utilizar las escaleras de tijera, como
escaleras de
apoyo.
Solamente en las escaleras de tijera, provistas de tirantes de seguridad,
podemos subirnos
hasta los ltimos peldaos, en todos los dems tipos de escaleras deben
quedar libres los
ltimos peldaos, para poder asirse a ellos, esta no es una exigencia arbitraria,
sino
completamente fundada: el 70% de los accidentes en escaleras de apoyo, se
producen por
cada desde los ltimos peldaos.
Las escaleras que no tienen tirantes de seguridad o que los tienen en mal
estado son
peligrosas y su uso est prohibido, porque los largueros se abren con facilidad,
el herraje no
aguanta y de pronto la escalera se desploma.
Las escaleras de apoyo deben tener dispositivos de apoyo antideslizante en
la parte inferior
o dispositivos de enganche en la parte superior.
Las escaleras rodantes sobre guas deben tener seguro contra
desplazamientos
involuntarios y topes al final de las guas.
Electricidad

Cada ao se producen en Espaa casi 2.000 accidentes con baja debidos a la

electricidad y una
buena parte de ellos son graves y algunos mortales. Estas cifras no necesitan
comentarios, una
cosa debe quedar clara: la corriente elctrica de las lneas de alumbrado
normales, en modo alguno
es inofensiva, la mayor parte de los accidentes mortales se producen con
tensiones de 220 voltios.
As se produce un accidente elctrico:
Si un aparato elctrico, por ejemplo una impresora, tiene el cable de
corriente deteriorado, y
nuestro cuerpo no est aislado del suelo, que es normal que no lo est, la
corriente circular
desde nuestra mano al suelo a travs de nuestro cuerpo, y si
desgraciadamente la corriente
atraviesa el corazn se produce la llamada fibrilacin ventricular, que es una
desestabilizacin del ritmo cardaco normal, un movimiento rapidsimo del
corazn, estado
en el que el corazn no bombea sangre.
Cmo podemos protegernos contra un accidente elctrico?
Todas las instalaciones elctricas deben ser revisadas peridicamente por un
especialista,
nada dura eternamente y segn avanza la tcnica y el nivel de electrificacin
aumenta, se
modifican los reglamentos de prevencin de accidentes elctricos.
Hay que utilizar solamente bases de enchufe y clavijas con toma de tierra, se
reconocen
fcilmente porque el cable tiene tres hilos y consecuentemente la clavija tiene
tres pastillas
y la base de enchufe tres agujeros. Seguridad en la Oficina FGM 2007
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 Hay que tirar todos los enchufes intermedios, dobles o triples, aunque tengan
dispositivo de
toma de tierra, esta clase de enchufes sobrecargan la lnea y pueden
representar un grave
peligro, por esta razn estn prohibidos, lo mismo que los cables deteriorados
o las cajas
de enchufe rotas. Los cables de prolongacin deben tener tres hilos, uno de
ellos de toma
de tierra.
No hay que manipular ni tratar de reparar nunca objetos, aparatos o
instalaciones que
tengan que ver con la electricidad, a no ser que sea un experto. No hay que
desconectar
nunca tirando del cable.
AS NO AS S
Accidentes producidos por mquinas
Realmente no son muy frecuentes los accidentes de esta clase en las oficinas,
pero de vez en
cuando se produce alguno. Las mquinas de oficina propiamente dichas
(ordenadores,
calculadoras, etc.) no son potencialmente peligrosas, pero hay algunas
mquinas auxiliares
(multicopistas, destructoras de documentos, etc.) que lo son por tener partes
en movimiento.
Tambin es cierto que este tipo de equipos suelen llevar sus partes peligrosas
(rodillos, engranes,
ejes, etc.) cubiertos por una carcasa de proteccin, pero no es menos cierto
que a veces no se usan
tales protecciones, por lo tanto se deben tener en cuenta estos consejos:
Utilicemos las mquinas siempre con sus protecciones puestas.
Hay que manejarlas con cuidado, no hay que perderles el respeto.

 Hay que aprender a utilizar correctamente todos los equipos de la oficina,

leyendo
cuidadosamente las instrucciones antes de ponerlos en funcionamiento.
Respetar los pasos indicados para su puesta en marcha y desconexin.
Todos los aparatos deben contar con su correspondiente puesta a tierra.
Evitar colocar plantas o cualquier clase de objeto encima de ellos.
Recordar apagar los equipos cuando no se vayan a usar ms.
Accidentes producidos por estanteras y armarios
Los armarios y estanteras tienen una cosa en comn, la insuficiente
estabilidad puede producir el
vuelco. Cuanto ms estrecha y alta es una estantera, tanto ms fcilmente
vuelca; por otro lado la
estabilidad se ve reducida si el suelo no est correctamente nivelado, si la
estantera o armario se
carga demasiado, o si se utilizan las baldas como peldaos de una escalera.
Nosotros podemos hacer mucho por evitar los vuelcos, naturalmente es mucho
ms cmodo llenar
los cajones de un archivador solamente en su parte delantera o superior, pero
es mucho menos Seguridad en la Oficina FGM 2007
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seguro, si nosotros abrimos los dos cajones superiores de un archivador que se
encuentren
suficientemente cargados, el armario ya puede volcar y los restantes cajones,
que casi siempre van
equipados con ruedas, siguen a los dos primeros y el armario se cae. Nunca
debemos intentar
sujetar un armario que se cae.
La estabilidad de las estanteras, armarios y archivadores puede
asegurarse mediante su anclaje entre s o a la pared.
Los archivadores y armarios de cajones rodantes deben tener

dispositivo de bloqueo.
Si en nuestra empresa existen instalaciones de estanteras mviles,
no olvidemos que son peligrosas si no se saben manejar. Dejemos
este trabajo para una persona convenientemente adiestrada o
informarse adecuadamente.
Puertas
Quiz en nuestras oficinas tengan instaladas puertas de cristal, en
edificaciones nuevas suelen ser
frecuentes. Solamente tienen un fallo importante; a veces no son fcilmente
visibles y entonces es
cuando se pueden producir lesiones, por esta razn las paredes y puertas de
cristal deben ser
sealizadas a la altura de los ojos.
Existen otra clase de puertas que desdichadamente llevan a demasiada gente
al hospital, son las
puertas de vaivn, a veces su vaivn suele ser tan inoportuno que van a dar
contra la cabeza de
alguien, sobre todo cuando son opacas y no se puede ver lo que pasa al otro
lado.
Otra clase de puertas, son las puertas bajas, muy frecuentes en stanos de
archivos y desvanes
utilizados para el mismo fin, en las que uno puede golpearse la cabeza contra
el dintel superior. Si
en nuestra oficina existe alguna puerta en estas condiciones, debera ser
acolchada con goma
espuma por ejemplo y pintada luego con un color llamativo.
Finalmente hablaremos de unas puertas que en determinados momentos
pueden ser vitales, las de
salida de emergencia, ya que en caso de peligro deben garantizar una rpida
evacuacin del

edificio, por esta razn deben estar claramente sealizadas, ser de fcil
apertura y estar
constantemente libres. Esto quiere decir que no se debern colocar obstculos
delante de la salida
de emergencia, como cajas, paquetes, escaleras y trastos diversos adems, las
puertas de
emergencia han de abrirse hacia fuera.
Incendios
En caso de incendio, el edificio debe ser evacuado con rapidez y seguridad,
pero antes debe
pensarse con serenidad si es preferible utilizar el extintor o la salida de
emergencia. Por esta razn
los empleados deben saber:
Dnde estn colocados los extintores y como utilizarlos.
Caso que se produzca un incendio que escapa a las posibilidades de un
extintor, debe
evacuarse el edificio con rapidez y calma. Esto significa que todos los
empleados deben
conocer los caminos de salida de emergencia, y en este sentido conviene saber
que: Seguridad en la Oficina FGM 2007
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En caso de incendio est prohibida la utilizacin del ascensor.
En los incendios suele ser frecuente el fallo de las instalaciones
elctricas. Si el ascensor se queda sin corriente, tal vez se pare
entre dos plantas incendiadas.
Medidas preventivas
Solicitar que reparen de inmediato enchufes, interruptores o cables elctricos
en mal
estado.

 Si se usan estufas elctricas, asegurarse que tengan una buena base de

sustentacin y que
el interruptor est protegido para evitar que se enciendan si llegaran a
volcarse.
Almacenar las substancias combustibles en lugares ventilados y lejanos a
fuentes de calor.
Todas las oficinas deben contar con equipos de extincin (hidrantes o
matafuegos) en
cantidad y distribucin apropiada, revisados y mantenidos peridicamente.
El personal debe estar capacitado para el uso de los elementos de extincin.
Los accesos a los matafuegos o a los hidrantes no deben obstruirse, deben
mantenerse
despejadas las salidas, los pasillos y, si las hubiera, las salidas de emergencia.
Es necesario contar con iluminacin de emergencia en los puntos
estratgicos: pasillos,
salidas, etc.
Las salidas y las rutas que deban seguirse en una posible evacuacin deben
estar
adecuadamente sealizadas por medio de carteles y flechas de tamao y color
normalizado.
Evacuaciones
La evacuacin es el conjunto de procedimientos y acciones tendentes a que las
personas
amenazadas por un peligro (incendio, inundacin, etc.) protejan su vida e
integridad fsica mediante
su desplazamiento hasta y a travs de lugares de menor riesgo, por eso es
importante que exista un
plan de evacuacin para seguir en caso de emergencia y que se realicen
prcticas en forma
peridica mediante simulacros.
Para la preparacin del plan es necesario:

 Analizar las condiciones arquitectnicas y los materiales: salidas posibles,

puntos crticos,
sealizacin de los itinerarios.
Analizar los elementos humanos: nmero empleados, asignacin de tareas en
caso de
emergencia.
Analizar la situacin del entorno laboral: zonas donde concentrarse,
descripcin de puntos
de encuentro.
Toda persona que trabaje en el edificio debe conocer detalladamente el plan de
evacuacin, las
actividades a seguir y la asignacin de tareas. Debe estar capacitada para
enfrentar la evacuacin
mediante actividades de prevencin contra el fuego y el humo.
Reglas de evacuacin
Ninguna persona debe recoger sus objetos personales. Al or la seal de
alarma, se
desalojar primero los ocupantes de la planta en emergencia,
simultneamente, los Seguridad en la Oficina FGM 2007
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ocupantes de las plantas superiores debern movilizarse ordenadamente hacia
las
escaleras, sin descender, hasta que se haya desalojado la planta inferior.
Todos los ocupantes del edificio deben cumplir las indicaciones de los
equipos de emergencia. Las personas que tengan encomendadas funciones
concretas deben responsabilizarse de cumplirlas y de colaborar con el orden
del grupo.
Es importante actuar ordenadamente y con calma evitando actitudes de
precipitacin o nerviosismo. Todos los movimientos deben realizarse deprisa
pero sin precipitaciones que impliquen atropellos o empujones a los dems.

 Cada piso debe desalojarse por grupos saliendo primero los que estn ms
cerca de la
escalera, evitando utilizar escaleras en las que se observe humo en su parte
inferior.
Antes de abrir una puerta de salida, compruebe que no est caliente. Si fuera
as, buscar
otra salida.
La evacuacin debe ser en orden, prestando ayuda a los compaeros que
tengan
dificultades o sufran cadas.
No se debe volver atrs bajo ningn pretexto: buscar una persona, objetos
personales, etc.
Dejar libre la salida dirigindose directamente al punto de reunin
programado.
Un plan de evacuacin adecuado y practicado peridicamente puede salvar
muchas vidas.
Conclusiones
Muchos peligros presentes en las oficinas se pueden eliminar recurriendo al
sentido comn, como
ocurre en nuestra vida privada; lo importante es utilizar buenas prcticas de
seguridad, lo que se
consigue con la cultura preventiva, cultura que deben empezar a inculcar a los
nios desde
pequeos en los colegios y en la vida familiar.

RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD EN LAS OFICINAS

ADMINISTRATIVAS
Las oficinas, dependencias y otros lugares de la Universidad, destinados a actividades de ndole
administrativo (Contabilidad, Recursos Humanos, Servicios al Alumno, etc.), deben ser
consideradas como reas sensibles y regirse por claras polticas de seguridad interna, en donde
el personal que all labora, juegue un rol fundamental en la prevencin y proteccin de la
informacin y bienes existentes.
Por tal razn, hacemos llegar nuestras recomendaciones, con el propsito de que estas sirvan de
gua para minimizar o evitar los hurtos, robos o prdidas de valores, especies, informacin, ya
sea por descuidos negligentes o falta de medidas de proteccin.

1.-

OFICINAS :

1.1. Deben mantener las puertas de acceso/salida, con sus chapas y cerraduras en buen
estado.
1.2. Las ventanas, especialmente aquellas que dan hacia el exterior, deben tener sus seguros
en buen estado. De ser posible, sus vidrios deberan estar protegidos de la observacin
exterior, persianas, cortinas o con algn sistema polarizado.
1.3 Para aquellas dependencias destinadas al manejo de informacin clasificada, documentos
valorados o dinero en efectivo, se debe obviar su identificacin exterior, deben
permanecer siempre cerradas y con la indicacin respectiva (acceso restringido, slo
personal autorizado, etc.).
1.4. Si en dichas oficinas, est contemplada la tramitacin de documentos por parte de
personas externas a la Universidad, como Proveedores, Visitas u otros, debe considerarse como
medida bsica de seguridad, el uso de un sistema de cierre con chapa elctrica y citfono
exterior, que permita el acceso al lugar, slo a aquella persona debidamente identificada y
autorizada.
1.5. Si las polticas de Seguridad interna de cada Departamento, indican que los Alumnos o
personas externas no deben ingresar al " interior" de las dependencias sealadas, debe
considerarse la confeccin de Ventanillas de atencin en las puertas de acceso al lugar, o en SU
EFECTO , la ubicacin de Mesones que "limiten" el acceso directo de las personas a las reas
de trabajo (escritorios y otros).
1.6. Al trmino de la jornada laboral y especialmente durante los fines de semana, todas
aquellas oficinas y dependencias donde se mantiene documentacin importante y bienes
valorados, deberan quedar bajo llave y con el acceso restringido.
En situaciones de "Emergencia", debera haber siempre y bajo custodia de Porteria, una
copia de la llave de acceso al lugar, debidamente protegida en sobre sellado, as como
tambin l o los nombres del personal autorizado para hacer uso de ella.
1.7. Adicionalmente algunos Departamentos de la Casa Central para su proteccion han
incorporando medios tecnolgicos o Sistemas de Seguridad Electrnicos (alarmas), como por
ejemplo :
- Contactores Magnticos : Dispositivos de seguridad utilizados en puertas y ventanas,
las cuales al ser abiertas, emiten una seal de advertencia o aviso haca una Central de
Monitoreo ubicada en Porteria Placeres.
- Sensores Infrarrojos : Dispositivos de seguridad utilizados en el interior de las
dependencias y que actan al detectar movimiento. Al igual que el anterior, emite una seal
hacia una Central de Monitoreo.
2.-

MUEBLES Y ESCRITORIOS :

2.1. Por regla general, aquellos muebles o escritorios que tienen cajones con algn
sistema de seguridad (chapa o cerradura), estarn siempre cerrados cuando no esten en uso.
2.2. Al inicio de la jornada laboral, se revisarn el estado de las chapas y cerraduras, a fin
de detectar posibles seas de forzamiento.
2.3. En aquellos escritorios cuyos cajones no tienen ningn sistema de proteccin, los
empleados evitarn "guardar y/o mantener objetos de valor", ya sean estos personales o
de la empresa (Calculadoras, Grabadoras, Lapiceras, JOYAS , Lentes, Billeteras, etc.).

2.4. Asimismo los empleados no dejarn por motivo alguno, "documentos de carcter
personal", como TARJETAS DE CRDITO , Chequeras, Cdulas de Identidad, Pasaportes o
cualquier otro documento que pudiese generar un riesgo de utilizacin y/o suplantacin por
terceros, en muebles y/o cajoneras exentos que posean algn mecanismo de proteccin.
2.5. Evitar dejar documentacin con informacin importante o reservada, sobre los
escritorios o en cajones sin llaves. Para la documentacin, se debe utilizar muebles del tipo
kardex con llave o cajas de fuerte.
2.6. Si una persona u otro empleado observa anormalidades en su escritorio, no debe
mover ni tocar nada, debe avisar de inmediato al Encargado de Seguridad o Personal de
Vigilancia.
2.7. Si se maneja caja chica, utilizar de preferencia Caja metlica con llave o candado, y
mantenerla siempre en el interior de un cajn del escritorio con llave.
2.8. Fijar lmites mximos de efectivo para Caja Chica, y evitar la exhibicin abierta de
dinero u otros valores.
2.9. Especial cuidado se deber observar respecto de los "equipos de valor"dejados sobre los
escritorios, laboratorios y salas de clase, que puedan quedar abiertas por descuido u otras
circunstancias, como son PC, Equipos Multimedia, notebooks, telfonos celulares,
pendrives y otras especies de reducido tamao,son faciles de ocultar sin ser detectados.
2.10. Por circunstancias especiales, existe la necesidad de "guardar y/o
mantener" grandes cantidades de dinero y/o documentos valorados en alguna dependencia, es
imprescindible utilizar una Caja Fuerte, que tenga a lo menos "doble" mecanismo de
seguridad, es decir con llave y clave.
2.11. En el caso de ser objeto de robo, hurto, en el interior de alguna oficina o dependencia,
se deber tener siempre presente que la Policia necesita evidencias que no se encuentren
contaminadas esto quiere decir que el Sitio del Suceso no debe haber sido alterado o
modificado, razn por lo cual se deber proteger hasta la llegada de Personal
especializado. Adems se deber aportar el mximo de informacin posible que pueda ayudar
a esclarecer el hecho.

* LOS

HURTOS Y/O ROBOS, OCURREN HABITUALMENTE

EXCESO DE CONFIANZA DE LAS PERSONAS.

POR DESCUIDOS Y

* CADA UNO ES RESPONSABLE DE NUESTRA PROPIA SEGURIDAD PERSONAL Y

DE NUESTROS BIENES.