04 Ins 01 01 - Rev1

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ndice
OBJETIVO
ALCANCE
INSTRUCTIVO
REFERENCIAS
REGISTROS
ANEXOS
OTROS
SSA
La informacin del presente documento es propiedad exclusiva de Petroamazonas EP y no deber ser usada para otros propsitos distintos a los especificados.
Codificacin de
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1
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OBJETIVO
Estandarizar la elaboracin de documentos, tipos de letras, sangras, numeracin, vietas, as
como la metadata de documentos y dibujos generados por el Departamento de Facilidades,
Ingeniera y Construcciones de Petroamazonas EP y sus contratistas.
ALCANCE
Este instructivo se aplica a todos los documentos y dibujos generados por el departamento de
Facilidades, Ingeniera y Construcciones de Petroamazonas EP y sus contratistas.
En el caso de documentos menores nicamente se aplica el encabezado descrito en el
numeral 5.3
Se excluye la documentacin normada por el Estado.
INSTRUCTIVO
3.1.
La Portada
La portada de cualquier documento de trabajo contiene los siguientes campos,
definidos para documento de proyecto o Documento definitivo, este ltimo son los
usados por PETROAMAZONAS EP como oficiales Anexo No.7:
Primer Bloque (Encabezado de la Portada)
CAMPO 1:
o
CAMPO 2:
o
o
Para Proyecto: Se incluye los logotipos de la empresa que

realiza el proyecto al lado izquierdo, a continuacin se
incluye el titulo del proyecto, luego se incluye el logo de
PETROAMAZONAS EP.
Para As-Built: Se eliminan los logos y el nombre del
proyecto y se reemplaza todo por PETROAMAZONAS EP
CAMPO 3:
CAMPO 4:
Para Proyecto: Se coloca Ingeniera.

Para As-Built: Se reemplazara el texto anterior por el
departamento al que pertenezca el documento.
Nombre del documento.

Cdigo del documento.
Segundo Bloque (Revisin Para Contratista solo en caso de proyecto)
CAMPO 5:
CAMPO 6:
CAMPO 7:
CAMPO 8:
CAMPO 9:
Nmero de revisin del documento, este nmero indica si el

documento es definitivo o de un proyecto por su primer campo
como lo detalla el punto 3.7.1.
Fecha de emisin del documento.
Nombre y firma del elaborador del documento, contratista-PAM
EP.
Nombre y firma del revisor del documento, contratista-PAM EP.
Nombre y firma del aprobador del documento, contratista-PAM
EP.
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Cuarto Bloque (Historial de Revisiones)
CAMPO 10:
CAMPO 11:
CAMPO 12:
CAMPO 13:
Nmero de revisin a la que se le realiza modificaciones.

Fecha en la que se realiza las modificaciones.
Pginas que se revisan del documento.
Motivo de la revisin.
Quinto bloque (Control de Distribucin)
CAMPO 14:
CAMPO 15:
CAMPO 16:
CAMPO 16A:
3.1.1
Los campos se imprimen de acuerdo a las siguientes especificaciones:
Ubicacin del documento.

Controlada (confidencial)
No controlada (de libre transferencia)
Derechos de autor
De la portada
3.2.
CAMPO 1:
Letra tipo Arial 16, negrita, maysculas, fondo gray

20%
CAMPOS 2, 3 y 4:
Letra tipo Arial 12, negrita/normal.
CAMPOS del 5 al 16: Letra tipo Arial 10, negrita/normal, fondo gray 20%.
CAMPO 16A:
Letra tipo Arial 6.
3.1.2
Las fechas de revisin del documento se describen con indicacin del

del ao respectivo (Mm-Aa).
mes y
3.1.3
Para guardar el documento electrnico se utiliza la Metadata designada en el

campo 4 de la portada como nombre del archivo.
El Encabezado Anexo No. 10

3.2.1
El encabezado se inserta en todas las pginas del documento y en la primera

del documento menor.
3.2.2
Los campos del encabezado estn identificados de la siguiente manera:
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Del formato del encabezado
CAMPO 28:
o Para Proyecto: Se incluye los logotipos de la empresa que
realiza el proyecto al lado izquierdo, a continuacin se incluye
el titulo del proyecto, luego se incluye el logo de
PETROAMAZONAS EP.
o
3.2.3
CAMPO 29:
CAMPO 30:
CAMPO 31:
CAMPO 32:
CAMPO 33:
Nombre del documento.

Siglas del departamento al que pertenece el
Documento Anexo No. 3
Metadata del documento.
Nmero de revisin del documento.
Pgina X de Y del documento.
Los campos se imprimen de acuerdo a las siguientes especificaciones:
3.3.
Para As-Built: Se eliminan los logos y el nombre del proyecto y

se reemplaza todo por PETROAMAZONAS EP
CAMPO 28:
CAMPO 29:
CAMPO 30:
CAMPO 31, 32, 33:
Letra tipo Arial 12, maysculas, negrita.

Letra tipo Arial 12, negrita.
Letra tipo Arial 10, maysculas.
Letra tipo Arial 10.
Para la revisin en los planos Anexo No. 9:

3.3.1 Para completar la seccin de planos detallada en el Anexo No. 9 se determina
de la siguiente manera:
CAMPO 17:
Numero de revisin.
CAMPO 19:
Campo para incluir una descripcin asociada a la
revisin.
CAMPO 19:
Fecha de generacin de la modificacin o creacin.
CAMPO 20:
Campo que contiene las iniciales de la persona de la
contratista que dibuj la modificacin.
CAMPO 21:
contratista que revis la modificacin.
CAMPO 22:
contratista que aprob la modificacin.
CAMPO 23:
Campo que contiene las iniciales y/o firma de la
persona que realiz el diagrama, contratista PAM EP.
CAMPO 24:
Campo que contiene las iniciales y/o firma del
ingeniero que diseo lo representado en el diagrama
contratista PAM EP.
CAMPO 25:
responsable de especialidad que aprueba el diagrama,
de la empresa que realiza la ingeniera contratista
PAM EP,
CAMPO 26:
ingeniero del proyecto de la empresa que realiza la
ingeniera.
CAMPO 27:
ingeniero responsable del rea perteneciente a
Facilidades de Petroamazonas EP.
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3.4.
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El ndice de los Procedimientos

El ndice del documento en idioma Espaol est descrito en el Anexo No.8.
3.5.
El texto
3.5.1
El texto del documento debe ser claro y preciso.
3.5.2
Las oraciones deben ser redactadas en tercera persona.
3.5.3
Las oraciones deben ser construidas, de preferencia, como orden directa

(sujeto, verbo, complementos).
3.5.4
Los verbos se emplean en tiempo presente o infinitivo para describir las

operaciones secuenciales.
3.5.5
Si se utiliza la voz pasiva, se debe definir quin ejecuta la accin.
3.5.6
El texto debe ser justificado, tanto a la izquierda como a la derecha.
3.5.7
Se pueden utilizar expresiones y trminos extranjeros escritos entre comillas.
3.5.8
Al describir un cargo, colocar el ttulo del cargo tal como se indica en el

organigrama y no la funcin del mismo. Ejemplo: Gerente y no Gerencia.
3.5.9
Los cargos deben ser nombrados como nombre propio. Ejemplo: Gerente
General y no-gerente general.
3.5.10 Se debe evitar el uso de abreviaciones de palabras y minimizar el uso de siglas.

3.5.11 Si se requiere el uso de siglas, se debe especificar su significado y utilizar el
mtodo siguiente:
De acuerdo al nmero de caracteres necesitados, se usa la primera
letra y las siguientes consonantes, hasta completar el nmero de
caracteres necesitados.
Se excluye la utilizacin de caracteres especiales como letras con
diresis o letras como la .
Ejemplo
Tres caracteres para la palabra INSTRUCTIVO INS
3.5.12 El texto se escribe con letra ARIAL 10.
3.5.13 Los mrgenes del texto sern los siguientes:
Superior:
Inferior:
Izquierdo:
Derecho:
Encabezado:
Pi de Pgina:
1.0
1.0
0.92
0.92
0.50
0,50
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Documentos
3.6.
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Los ttulos y los prrafos

3.6.1 Los ttulos o temas de las secciones son formateados en MS Word, llevando
como nmero ordinal el 1, 2, en orden de aparicin
3.6.2
El ttulo se formatea as:

Estilo: Titulo 1. Descripcin: Normal + Fuente (Arial): 12 pto. Negrita.
Sangra: Sangra francesa 1.25 cm. Alineado a la izquierda, Espacio antes 12
pto. Despus 12 pto. Nivel 1, Esquema numerado, Tabulaciones: 1.25 cm.
3.6.3
Los subttulos y prrafos se formatean as:

Estilo: Titulo 2. Descripcin: Normal + Fuente (Arial): 10 pto.
Sangra: Izquierda 1.25 cm Sangra francesa 1.25 cm. Espacio antes 6 pto.
Despus 6pto. Nivel 2, Esquema numerado, Tabulaciones: 1.25 cm.
Los subttulos se escriben en negritas e inmediatamente el prrafo en letra
Arial, normal, tamao de letra 10.
Los subtemas o subttulos llevarn el nmero del tema al que pertenecen
seguido del nmero de orden correspondiente, as: 1.1, 1.2, 1.3, etc.
3.6.4
Los subprrafos se formatean as:

Estilo: Titulo 3. Descripcin: Normal + Fuente (Arial): 10 pto. Sangra: Izquierda
2.50 cm Sangra francesa 1.25 cm. Espacio antes 6 pto. Despus 6pto. Nivel 3,
Esquema numerado.
Los subttulos se escriben en negritas e inmediatamente el prrafo en letra
Arial, normal, tamao de letra 10.
3.6.5
Las vietas se formatean as:

Estilo: Texto independiente. Descripcin: Normal + Fuente (Arial): 10 pto.
Sangra: Izquierda 4.40 cm Sangra francesa 0.60 cm. Con vietas.
3.7.
El cuerpo
El cuerpo consta de diez (10) secciones, cuyo contenido se describe a continuacin:
3.7.1
Objetivo: seala la razn o finalidad que persigue el documento, el por qu y

para qu est escrito.
3.7.2
Alcance: seala el rea, producto o proceso al que aplica o cubre el

documento, o las exclusiones que este tiene. Se pueden incluir, cuando sean
aplicables, los sectores externos a la empresa.
3.7.3
Definiciones: se definen trminos, abreviaturas o expresiones, con el objeto de

uniformizar su significado para los diferentes lectores. En caso de repeticin en
diferentes documentos, stas deben ser iguales.
3.7.4
Responsabilidades: unidad de organizacin responsable de implantar el

documento para cumplir su propsito.
3.7.5
Procedimiento: descripcin de las actividades en una secuencia lgica y de

preferencia, en forma cronolgica, en la medida de lo posible.
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Documentos
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3.7.6
Referencias: Se indican normas, procedimientos, especificaciones

referenciales, que se usan como base en la elaboracin del procedimiento.
3.7.7
Registros: documentacin generada para registrar los resultados de las

actividades definidas en el procedimiento.
Cada procedimiento tiene que indicar y anexar al mismo, un listado de los

registros aplicables a ese procedimiento especfico.
Este listado debe contener bsicamente el cdigo y el nombre del

registro.
3.7.8
Anexos: se enlistan todos los anexos del procedimiento, tales como tablas,
listas, formularios, modelos, etc.
3.7.9
Otros: en esta seccin se incluyen principalmente los diagramas de flujo de la

documentacin generada, otros cuadros u otros documentos adicionales que
faciliten la aplicacin del procedimiento.
3.7.10 SSA: En esta seccin se debe hacer una somera referencia a los captulos
aplicables al procedimiento del Manual de SSA aprobado para un proyecto
especfico.
En caso de que un captulo no fuese necesario o requerido en el documento, la persona
elaboradora del mismo, debe escribir la frase NO APLICA.
Codificacin de
Documentos
3.8.
Departamento:
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Metadata para Documentos

3.8.1
Todos los Documentos:

Los documentos se denominan usando los siguientes campos:
Cliente o
Proyecto
PPPPP
Campo 1
Ubicacin
Disciplina
Documento
LLLLLL
Campo 2
DD
Campo 3
TT
Campo 4
No.
Secuencial
SSSS
Campo 5
Revisin
RR
Campo 6
La descripcin de cada campo puede usarse dependiendo del tipo

documento a ser codificado.
de
Campo 1:
- Cliente: Petroamazonas EP (PAM EP), propietario de la informacin.
Se usa cliente cuando el documento se encuentra en formato definitivo
(As Built, respaldos para AFP, Requisicin de Materiales, Cronogramas
de Control de Costos).
- Proyecto: Nmero generado por el Control de Documento de cada
rea. Se usa proyecto cuando el documento se encuentra en etapa de
diseo y construccin (Documentos de ingeniera, Planos con proyecto
definido, Registros).
- Tipo de Orden: Define si es Orden de Trabajo u Orden de Servicio y el
lugar de creacin donde indica si es de servicio (S) o de trabajo (T) y el
# define el lugar donde se gener la orden de trabajo, ya sea Quito (Q)
o Campo (C) (Actas, Ordenes de Servicio y Ordenes de Trabajo).
- Compras para Stock: Dgito de acuerdo al bloque asignado seguido
por la letra M500 y los dos ltimos dgitos del ao en curso (Compras
para Stock).
Campo 2:
- Ubicacin: Asignado en el Anexo No. 1 - Identificador de ubicacin (As
Built, Documentos de ingeniera, Planos con proyecto definido,
Cronogramas de Control de Costos, respaldos para AFP, Requisicin
de Materiales) .
- Contratista: Se define por el Anexo No.4 . (Actas, Ordenes de Servicio
y Ordenes de Trabajo)
- Departamento: Emisor de la informacin asignado en el Anexo No. 5
(Cronogramas de Control de Costos, respaldos para AFP).
Campo 3:
- Disciplina: Dgitos de acuerdo al Anexo No. 2 - Identificador de
disciplina para documentos (Documentos de ingeniera, Planos con
proyecto definido, Registros, Cronogramas de Control de Costos,
respaldos para AFP, Requisicin de Materiales).
- Nmero de Orden: Se utiliza tres caracteres y define el nmero
asignado a la orden (Actas, Ordenes de Servicio y Ordenes de Trabajo).
Campo 4:
- Tipo de Documento: Letras designadas por tipo de documento de
acuerdo al Anexo No. 3 - Identificador de tipo de documento
(Documentos de ingeniera, Registros, Actas, Cronogramas de Control
de Costos, respaldos para AFP, Requisicin de Materiales).
Codificacin de
Documentos
-
Departamento:
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Nmero de Proyecto: Proyecto al que se encuentra asociado el

documento (Ordenes de Servicio y Ordenes de Trabajo).
Campo: Asignado en Anexo No. 1 - Identificador de Ubicacin (Actas).
Campo 5:
- Nmero Secuencial: Utilizar 4 dgitos numricos mximo. Deben llevar
relacin con un documento anterior Asbuilt si existe, para ello deber
solicitar a FIC-PAM EP un listado inicial de documentos relacionados
(Documentos de ingeniera, Planos con proyecto definido, Registros,
Cronogramas de Control de Costos).
- Nmero de Procedimiento Asociado: Utilizar 3 dgitos secuenciales
de acuerdo al procedimiento relacionado (Registros).
- Nmero de AFP: Nmero de cuenta asignada para la orden (Ordenes
de Servicio y Ordenes de Trabajo, respaldos para AFP).
- Tipo de acta: Indica el tipo de acta que es (Actas).
Acta de Inicio de Obra (ACI)
Acta de Cambio de Cronograma (ACC)
Acta de Entrega Provisional de la Obra (ACP)
Acta de Entrega Definitiva de la Obra (ACD)
- Nmero de Especialidades: Nmero determinado de acuerdo al
Anexo No. 6 (Requisicin de Materiales).
Campo 6:
- Revisin: De acuerdo a lo siguiente:
- Designado para revisin en fase de diseo:
AZ
- Aprobado para construccin:
0
- Para revisiones posteriores a una ya aprobada:
1 oo
(Documentos de ingeniera, Planos con proyecto definido, Actas,
Ordenes de Servicio y Ordenes de Trabajo, Cronogramas de Control
de Costos, respaldos para AFP, Requisicin de Materiales).
Notas:
Los plot plan deben ser generados bajo la especialidad 30 Civiles, aunque incluyan
informacin general.
El idioma oficial para los dibujos es Castellano, excepto en actualizacin de diagramas
existentes y para nombrar equipos cuya denominacin sea normalmente en Ingls.
3.8.2
Formularios
Los formularios se numeran de la siguiente manera:
Disciplina
Tipo de
Documento
No. Procedimiento
Asociado
No. Secuencial de Registro
DD
TTT
00X
SSS
Disciplina: Dos dgitos de acuerdo al Anexo No. 2 - Identificador de

disciplina.
Tipo de Documento: Dos letras designadas por tipo de documento de

acuerdo al Anexo No. 3 - Identificador de tipo de documento.
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Cdigo No.:
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Nmero de Procedimiento Asociado: Utilizar 3 dgitos secuenciales de

acuerdo al procedimiento relacionado
Nmero Secuencial: Utilizar 3 dgitos secuenciales.

Ejemplo de numeracin de Registros:
05-RGT-002-04
3.8.3
Codificacin para Archivo Central

Este cdigo ser implementado el momento de enviar la informacin para
pasivo a Archivo Central y ser su responsabilidad la Metadata y taxonoma
usada.
Archivo Central determina de esta manera los tiempos y formas de
almacenamiento de acuerdo a un cronograma preestablecido por este
departamento.
3.9.
Idioma de redaccin de los documentos
La redaccin de todos los documentos deben realizarse en idioma Castellano. En el

caso de los registros y especificaciones estos pueden redactarse en Castellano y/o
Ingls siempre y cuando no altere el contenido y concepto original.
En el caso de Especificaciones, se utilizar el documento original en Ingls y se podr
mantener una traduccin oficial del mismo, esto se realiza con el objeto de no desvirtuar
la concepcin original que fue diseada en idioma ingls.
3.10.
Modificaciones del texto del documento

3.10.1 La identificacin de las modificaciones de cualquier parte del documento se
efectuar mediante una lnea, colocado a la izquierda del prrafo modificado. Al
lado izquierdo de la lnea se indicar el nmero de la revisin respectiva.
3.10.2 Las correcciones que no implican una alteracin en el contenido, como formatos
de letra y errores ortogrficos, no se consideran como revisin o modificacin
de un documento.
Codificacin de
Documentos
FIC
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REFERENCIAS
4.1
4.2
Departamento:
Cdigo No.:
Revisin:
Pgina No.:
Norma ISO 9001:2008 Requisitos para el Sistema de Gestin de Calidad.

PAM-EC-05-PRC-001 Procedimiento de Elaboracin de Documentos.
REGISTROS
No aplica.
ANEXOS
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10
6.11
Anexo 1 Identificador de Ubicacin

Anexo 2 Identificador de Disciplina para Documentos y Dibujos
Anexo 3 Identificador del tipo de documento
Anexo 4 Identificador de Contratistas
Anexo 5 Identificador Departamental
Anexo 6 Identificador de MRs
Anexo 7 Plantilla de la Portada Documento Final
Anexo 8 Plantilla del ndice para Elaboracin de Procedimientos
Anexo 9 Plantilla para la Revisin en Planos
Anexo 10 Plantilla del encabezado Final y Plantilla del encabezado Proyecto
Anexo 11 Mapa distribucin de facilidades
OTROS
Los envos por correo electrnico internos y externos no debern exceder de los 2MB, si
excede la informacin debe ser colocada en el espacio proporcionado como es el FTP para
contratistas o drives de intercambio de documentos para usuarios internos (drive Z).
SSA
No aplica
Codificacin de
Documentos
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Cdigo No.:
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ANEXO No. 1
Identificador de Ubicacin Actividades PAM EP
Codificacin de
Documentos
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Cdigo No.:
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ANEXO No. 2
Identificador de Disciplinas para Documentos y Dibujos
Codificacin de
Documentos
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ANEXO No. 3
Identificador del Tipo de Documento
Codificacin de
Documentos
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ANEXO No. 4
Identificador de Contratistas
Codificacin de
Documentos
Departamento:
Cdigo No.:
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Pgina No.:
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ANEXO No. 5
Identificador Departamental
Codificacin de
Documentos
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17 de 22
ANEXO No. 6
Identificador MRs
Codificacin de
Documentos
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0
18 de 22
ANEXO No. 7
Plantilla de la Portada Documento Final
Codificacin de
Documentos
Departamento:
Cdigo No.:
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Pgina No.:
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19 de 22
ANEXO No. 8
Plantilla del ndice de los Procedimientos
ndice
OBJETIVO
ALCANCE
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
RESPONSABILIDADES
PROCEDIMIENTO
FLUJO
REFERENCIAS
REGISTROS
ANEXOS
10
OTROS
11
SSA
Codificacin de
Documentos
Departamento:
Cdigo No.:
Revisin:
Pgina No.:
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ANEXO No. 9
Plantilla para la Revisin en Planos
Codificacin de
Documentos
Departamento:
Cdigo No.:
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ANEXO No. 10
Plantilla del Encabezado
Plantilla del Encabezado en Proyecto
Codificacin de
Documentos
Departamento:
Cdigo No.:
Revisin:
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22 de 22
ANEXO No. 11

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Codificacin de

Para Proyecto: Se incluye los logotipos de la empresa que

Para Proyecto: Se coloca Ingeniera.

Nombre del documento.

Segundo Bloque (Revisin Para Contratista solo en caso de proyecto)

Nmero de revisin del documento, este nmero indica si el

Cuarto Bloque (Historial de Revisiones)

Nmero de revisin a la que se le realiza modificaciones.

Quinto bloque (Control de Distribucin)

Los campos se imprimen de acuerdo a las siguientes especificaciones:

Ubicacin del documento.

Letra tipo Arial 16, negrita, maysculas, fondo gray

Las fechas de revisin del documento se describen con indicacin del

Para guardar el documento electrnico se utiliza la Metadata designada en el

El Encabezado Anexo No. 10

El encabezado se inserta en todas las pginas del documento y en la primera

Los campos del encabezado estn identificados de la siguiente manera:

Del formato del encabezado

Nombre del documento.

Los campos se imprimen de acuerdo a las siguientes especificaciones:

Para As-Built: Se eliminan los logos y el nombre del proyecto y

Letra tipo Arial 12, maysculas, negrita.

Para la revisin en los planos Anexo No. 9:

El ndice de los Procedimientos

El texto del documento debe ser claro y preciso.

Las oraciones deben ser redactadas en tercera persona.

Las oraciones deben ser construidas, de preferencia, como orden directa

Los verbos se emplean en tiempo presente o infinitivo para describir las

Si se utiliza la voz pasiva, se debe definir quin ejecuta la accin.

El texto debe ser justificado, tanto a la izquierda como a la derecha.

Se pueden utilizar expresiones y trminos extranjeros escritos entre comillas.

Al describir un cargo, colocar el ttulo del cargo tal como se indica en el

3.5.10 Se debe evitar el uso de abreviaciones de palabras y minimizar el uso de siglas.

Los ttulos y los prrafos

El ttulo se formatea as:

Los subttulos y prrafos se formatean as:

Los subprrafos se formatean as:

Las vietas se formatean as:

Objetivo: seala la razn o finalidad que persigue el documento, el por qu y

Alcance: seala el rea, producto o proceso al que aplica o cubre el

Definiciones: se definen trminos, abreviaturas o expresiones, con el objeto de

Responsabilidades: unidad de organizacin responsable de implantar el

Procedimiento: descripcin de las actividades en una secuencia lgica y de

Referencias: Se indican normas, procedimientos, especificaciones

Registros: documentacin generada para registrar los resultados de las

Cada procedimiento tiene que indicar y anexar al mismo, un listado de los

Este listado debe contener bsicamente el cdigo y el nombre del

Otros: en esta seccin se incluyen principalmente los diagramas de flujo de la

Metadata para Documentos

Todos los Documentos:

La descripcin de cada campo puede usarse dependiendo del tipo

Nmero de Proyecto: Proyecto al que se encuentra asociado el

No. Secuencial de Registro

Disciplina: Dos dgitos de acuerdo al Anexo No. 2 - Identificador de

Tipo de Documento: Dos letras designadas por tipo de documento de

Nmero de Procedimiento Asociado: Utilizar 3 dgitos secuenciales de

Nmero Secuencial: Utilizar 3 dgitos secuenciales.

Codificacin para Archivo Central

Idioma de redaccin de los documentos

La redaccin de todos los documentos deben realizarse en idioma Castellano. En el

Modificaciones del texto del documento

Norma ISO 9001:2008 Requisitos para el Sistema de Gestin de Calidad.

Anexo 1 Identificador de Ubicacin